Beyannameden Önce Gecikmiş Muhasebe Kayıtlarını Tamamlama

Beyanname hazırlanmadan önce kayıtlar neyi göstermelidir?

Kayıtlar, tüm raporlama dönemi için işletmenin gelirini, giderlerini, varlıklarını, borçlarını ve sahip işlemlerini göstermelidir. Her tutarın bir işlem kaydına dayanan bir izi olmalıdır; tek başına banka bakiyesi vergilendirilebilir geliri açıklamaz.

Diğer serbest çalışan işletmeler geliri kazanıldığında, gideri ise doğduğunda, ödeme sonradan gelse bile bildirir. Çiftçiler, balıkçılar ve serbest çalışan komisyon acenteleri nakit yöntemini kullanabilir; ödenmemiş faturaları ve borçları yeniden oluşturmadan önce önceki beyannamede kullanılan yöntemi doğrulayın (CRA: muhasebe yöntemleri). Gelirde nakit muhasebesi kullanan çiftçiler, GST/HST/QST için ayrı tahakkuk kayıtları tutmalıdır; ödenmemiş kalemleri bu kayıtlara karşı kontrol edin. Yalnızca banka dökümünü beyannameyle uyuşturmak için yöntem değiştirmeyin. Uygun bir işletme tahakkuktan nakde geçerse bir sonraki beyannamesinde nakit yöntemini kullanır ve bir düzeltme tablosu ekler; nakitten tahakkuka geçiş için beyanname vadesinden önce CRA'dan yazılı izin istenmesi ve ayrıca bir düzeltme tablosu gerekir (CRA: muhasebe yöntemleri).

Önce hangi kayıtları toplamalıyım?

Açılış durumunu ve işlem izinin tamamını gösteren kayıtları toplayın. CRA, vergi yükümlülüklerini ve haklarını belirlemeye yetecek ayrıntıda kayıt ister; bunlara muhasebe sorumlusunun veya başka bir üçüncü tarafın elindeki kayıtlar da dahildir.

Son muhasebe sorumlusundan defteri kebiri, mizanı, banka mutabakatlarını, açık fatura ve borç listelerini ve kullanılabilir bir dışa aktarım veya yedek isteyin. Elektronik kayıtlara ilişkin CRA rehberi, üçüncü taraf veya sistem değişikliğinde verilere ve denetim izine erişimin korunması gerektiğini belirtir. Kayıtlar dağınıksa, bir şey girmeden önce onları hesap ve döneme göre toplayın. Muhasebeci devri için bkz. Muhasebeci değiştirme.

Muhasebe sorumlum yıl ortasında bıraktı. Nereden yeniden başlamalıyım?

Kayıtlarını ve banka ile kart bakiyelerini doğrulayabildiğiniz son aydan sonra yeniden başlayın. O defterin bir kopyasını saklayın, kesim tarihini not edin ve yeni işlem eklemeden önce kapanış bakiyelerini sonraki ekstrelerle karşılaştırın.

Bir ay girilmiş ama hiç mutabık hale getirilmemişse, tamamlanmış saymadan önce işlemlerini inceleyin. Her hesap için defter bakiyesini ekstreyle karşılaştırın; düzenlenmiş ama henüz bankada ödenmemiş çek gibi hesaba yansımamış kalemleri hesaba katın. Ardından sırayla ilerleyin. Düzeltmeleri açıklama ve kaynak belgeyle kaydedin; yalnızca uyuşturmak için önceki kayıtların üzerine yazmayın. CRA'nın elektronik kayıt rehberi, kaynak belgelerden özetlenmiş hesaplara uzanan bir denetim izi ve kayıtlı işlemlerdeki değişikliklerin belgelenmesini ister.

Eksik dönemlerin, belirsiz kayıtların ve hâlâ gereken kaynak belgelerin ayrı bir listesini yapın. Bu liste, çözülmemiş bir kalemin uydurma bir satışa, gidere veya vergi kredisine dönüşmesini önler.

Satışları, ödenmemiş faturaları ve giderleri tekrar etmeden nasıl yeniden oluştururum?

Ne olduğunu belirlemek için faturaları ve diğer kaynak kayıtlarını, nasıl kapatıldığını belirlemek için banka ve kart kayıtlarını kullanın. Yeni bir gelir veya gider kaydı oluşturmadan önce ödemeyi mevcut bir faturayla veya borçla eşleştirin.

Satışlar için faturaları ve alacak dekontlarını tarihe ve müşteriye göre listeleyin, ardından para yatırmaları ve diğer ödemeleri eşleştirin. Kart ve nakit satışlarda, satış özetlerini ve mutabakat raporlarını para yatırmalarla eşleştirin; brüt satışları, iadeleri ve işlem ücretlerini net yatan tutardan ayrı kaydedin. Bir para yatırma müşteri ödemesi, sahip katkısı, kredi, vergi iadesi veya hesaplar arası transfer olabilir; satış saymadan önce kaynağını araştırın. Kayıtlarla desteklenen nakit ve nakit dışı satışları da dahil edin. CRA, brüt gelir kayıtlarının tarihi, tutarı ve kaynağı göstermesini ve fatura, kasa fişi veya para yatırma makbuzu gibi orijinal belgelerle desteklenmesini ister. Tahakkuk muhasebesinde, ödenmemiş bir fatura yine de kazanıldığı dönemin gelirine ait olabilir (CRA: muhasebe yöntemleri).

Alımlar için tedarikçi faturalarını kart harcamalarıyla veya banka ödemeleriyle eşleştirin. İşletme tahakkuk muhasebesi kullanıyorsa, ödenmemiş borçları doğru döneme dahil edilmeleri için ayrı bir listede tutun. İadeleri ve alacak dekontlarını belirleyin. Sermaye alımlarını olağan giderlerden ayrı tutun; CRA gider rehberi sermaye varlığını farklı ele alır. T2125 için, girdi vergisi kredisi olarak talep edilen GST/HST kadar gideri azaltın. Dönemi kaydettikten sonra her banka ve kart hesabını mutabık hale getirin, ardından eşleşmeyen kayıtları tahminle atamak yerine inceleyin.

Banka veya kart ekstreleri eksik fişlerin yerini tutabilir mi?

Banka veya kart ekstresi paranın hareket ettiğini kanıtlamaya yardımcı olur; ancak çoğu zaman neyin satın alındığını veya ne kadarının işletme için olduğunu gösteremez. Önce kopya fatura, fiş, sözleşme veya tedarikçi ekstresi isteyin ve ödeme kaydıyla birlikte saklayın. CRA, işletme giderleri için harcamayı destekleyen bir fatura, sözleşme, fiş veya başka bir belge ister.

Tedarikçi fiş veremiyorsa, CRA işletme kayıtları rehberinin öngördüğü gibi, tedarikçinin adını ve adresini, ödeme tutarını ve tarihini ve işlem ayrıntılarını gider defterine kaydedin. Varsa sözleşmeyi, yazışmaları veya diğer kanıtları saklayın. Belirsiz kalan noktaları vergi hazırlayıcısı için işaretleyin; tek başına bir ekstre kaydı indirimi kanıtlamaz.

Girdi vergisi kredisinin ayrı bir kanıt testi vardır. CRA, ITC talep edilmeden önce yeterli belge ister; bunlar arasında geçerli olduğu ölçüde tedarikçi, işlem ve tahsil edilen GST/HST bilgisi bulunur. GST/HST'yi kart harcamasından tahmin etmeyin veya yeterli belge olmadan ITC talep etmeyin. Talep ve düzeltme kuralları için bkz. GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri.

Kişisel harcamaları ve sahip transferlerini nasıl ayırırım?

Karma her işlemi gerçekte neyi temsil ettiğine göre sınıflandırın. Sahibin hesapları ile işletme hesabı arasındaki bir transfer kendiliğinden satış veya gider değildir; işletme kartıyla yapılan kişisel bir alım işletme gideri değildir.

Şahıs işletmesi sahibi için, çekimleri sahip çekimi, işletmeye konan kişisel fon veya varlıkları ise katkı olarak izleyin. Ortaklıkta, her ortak transferini katkı, çekim, borç veya borç geri ödemesi olarak sınıflandırmadan önce sözleşmeyi ve destekleyici kayıtları kontrol edin; her ortağın bakiyesini ayrı tutun. CRA'nın serbest çalışan gelir kılavuzu katkıları anlatır; ortaklık kılavuzu ise ortak borçlarını ayırt eder. Karma kullanımlı bir giderin yalnızca işletme kısmını kaydedin; CRA kişisel giderleri T2125 indirimlerinin dışında tutar.

Şirkette, sahibe yapılan ve sahibin yaptığı her ödemenin ve kanıtının ayrı bir listesini tutun. Vergi hazırlayıcısının, her kalemin geri ödenebilir bir işletme gideri, borç, ücret, temettü veya başka bir hissedar işlemi olup olmadığını belirlemesi gerekir. Şirketin sahibin kişisel faturasını ödemesi, otomatik bir gider kaydı yerine bu incelemeyi gerektirir. Kayıt ve geri ödeme ayrıntıları için bkz. Kişisel ödenen işletme giderleri.

Bir şirket, mülkü bağımsız taraflar arasında olmayan bir sahibe gerçek değerinden düşük bir bedelle devrederse, sahip, devir dönemi veya daha önceki bir dönem için şirketin gelir vergisinin veya GST/HST'sinin bir kısmından, borç ve değer farkıyla sınırlı olarak sorumlu olabilir. Şirketin vergisi devirden sonra tarh edilmiş olsa bile CRA, alıcıyı Income Tax Act madde 160 veya Excise Tax Act madde 325 uyarınca istediği zaman tarh edebilir.

Verilmiş beyannamelere karşı GST/HST'yi ve bordroyu nasıl kontrol ederim?

Yeniden oluşturulan vergi hesaplarını, dosyada zaten bulunan beyannamelerle, belgelerle, aktarımlarla ve CRA hesap hareketleriyle raporlama dönemi bazında mutabık hale getirin. Bir fark, çözülmesi gereken bir sorudur; verilmiş bir beyannameyi sessizce değiştirmek için bir davet değildir.

CRA hesabı yönetiyorsa, uygun bir kayıtlının her verilmiş dönem için GST/HST Hızlı Yöntemini online olarak veya Form GST74 ile seçip seçmediğini kontrol edin. Yıllık beyan verenler ikinci mali çeyreğin ilk günü tarihine kadar seçim yapmalıdır; ilk dönemi kısa olan yeni kayıtlılar ise o beyannamenin son tarihine kadar seçebilir; aylık veya üç aylık beyan verenler ilk Quick Method beyanının son tarihi tarihine kadar seçim yapar. Gelir veya faaliyet değiştiğinde uygunluk sona erebilir. Uygulandığı yerde, ilk satış kredisi dahil, bu yöntemin aktarımını tahsil edilen vergiden ayrı olarak mutabık hale getirin; işletme gideri veya envanter alımı için girdi vergisi kredisi talep etmeyin ve bu yöntem kapsamında alıkonulan vergiyi gelire dahil edin. Uygun sermaye alımları yine de girdi vergisi kredisi doğurabilir.

CRA, GST/HST kayıtlarının tahsil edilen vergiyi ve talep edilen kredileri desteklemesi, bordro kayıtlarının ise çalışan saatlerini ve kesilen tutarları göstermesi gerektiğini söyler. T4 Özeti talimatları, toplamların belgelerle uyuşmasını ve kesintilerin aktarımlarla karşılaştırılmasını ister. GST/HST dönemleri ve bordro takvim yılları gelir vergisi yılından farklı olabilir; bu yüzden her karşılaştırmayı gerçek dönemiyle etiketleyin. Verilmiş bir GST/HST beyannamesinin düzeltilmesi gerekiyorsa GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri rehberini izleyin.

Şahıs işletmesi sahibi, işletmenin aktarımlarından doğrudan sorumludur. Mevcut ve eski genel ortaklar, ortak oldukları sırada vadesi gelen ortaklık GST/HST borcundan sorumlu olabilir; fesih sırasında ortak olanlar, sonradan vadesi gelen tutarlardan sorumlu olabilir. Katılım öncesi borçlar da Excise Tax Act madde 272.1(5) uyarınca ortaklık mülküne uzanabilir. Şirket yönetim kurulu üyeleri, aktarılmamış gelir vergisi kesintilerinden, CPP katkılarından, EI primlerinden ve net GST/HST'den Income Tax Act madde 227.1, Canada Pension Plan madde 21.1, Employment Insurance Act madde 83 ve Excise Tax Act madde 323 uyarınca, kanuni tahsil ve özen koşullarına bağlı olarak sorumlu olabilir. CRA, GST/HST için yönetim kurulu üyelerini görevden ayrıldıktan sonra iki yıl içinde tarh etmelidir; bordro tahsil işlemleri de bu süre içinde başlamalıdır.

Şirketin açılış bilançosu geçen yılın kapanışıyla eşleşmeli mi?

Normalde şirketin cari defterine önceki yılın nihai kapanış bakiyeleriyle başlayın, ardından her farkı açıklayın. Değişmiş bir açılış bakiyesi, cari bilançoyu, hissedar hesaplarını ve T2 mali tablo bilgilerini etkileyebilir.

Açılıştaki banka, kart, alacak, borç, kredi, GST/HST, bordro ve özkaynak bakiyelerini önceki nihai mizan ve mali tablolarla karşılaştırın. Önceki verilmiş T2 mali tablo bilgilerini de bu nihai tablolarla karşılaştırın. Önceki vergi hazırlayıcısının, muhasebe sorumlusunun kopyası alındıktan sonra yıl sonu düzeltmeleri işleyip işlemediğini kontrol edin. Her farkı bir düzeltmeye, düzeltilmiş bir önceki rakama veya atlanmış bir işleme kadar izleyin; açıklamayı kayıtlarla birlikte saklayın. CRA'nın GIFI rehberi, T2 için bilanço ve gelir tablosu bilgilerini kullanır. Tabloların ve GIFI çalışmasının kendisi için bkz. Şirket için yıl sonu mali tabloları.

Kayıtların vergi hazırlayıcısı için hazır olduğunu ne gösterir?

Beyanname vadesi yakınsa, hazırlayıcıya doğrulanmış son ayı, eldeki kayıtları ve çözülmemiş kalemler listesini hemen gönderin. Tüm dönem kaydedildiğinde ve önemli bakiyeler mutabık hale getirildiğinde veya kanıtla açıklandığında, kayıtlar beyanname rakamlarını sağlayabilir. Bu rakamlar kullanılmadan önce hazırlayıcıya kalan soruları iletin.

Serbest çalışan bir T1 için vergi genellikle 30 Nisan tarihinde ödenir, beyanname ise izleyen yılın 15 Haziran tarihine kadar verilir. Şirket genellikle yıl sonundan itibaren iki ay içinde öder (nitelikli CCPC için üç ay) ve T2'sini altı ay içinde verir. T5013 gerekiyorsa, tüm ortakları bireyse yıldan sonra 31 Mart, tüm ortakları şirketse yıl sonundan sonra beş ay, karma ortaklarda ise daha erken olan tarihte vadesi gelir. Ödenmemiş vergisi olan geç bir T1 veya T2 genellikle %5 artı her tam ay için %1 ceza getirir, en fazla 12 ay olmak üzere; geç bir T5013 günde $25 ceza getirir, $100 ile $2.500 arasında (CRA: T5013 kılavuzu). CRA geç bir T1 veya T2 talep ettiyse ve önceki 3 vergi yılından herhangi birinde geç beyan cezası uygulandıysa, tekrarlanan ceza %10 artı her tam ay için %2 olup en fazla 20 ay olur (Income Tax Act madde 162).

• Her banka ve kart bakiyesini son ekstresiyle mutabık hale getirin ve kapanmamış kalemleri listeleyin.
• Müşteri ve tedarikçi ödemelerini açık faturalar ve borçlarla eşleştirin; eski ödenmemiş kalemleri inceleyin.
• Satış ve gider kategorilerini, iadeleri, sermaye alımlarını, ilgiliyse envanteri ve karma kullanımlı giderleri gözden geçirin.
• Sahip katkılarını, çekimlerini ve şirket sahip işlemlerini destekleyici kayıtlarla eşleştirin.
• GST/HST ve bordro bakiyelerini verilmiş beyannamelerle, belgelerle, aktarımlarla ve CRA hesap hareketleriyle karşılaştırın.
• Şirkette, açılış bakiyelerini önceki nihai kapanışla uyumlu hale getirin ve düzeltmeleri açıklayın.
• Tam dönemli bir gelir ve gider özeti, işlem ayrıntısı, mutabakatlar, kullanılıyorsa açık fatura ve borç listeleri, kaynak kayıtlar ve bir sorun listesi gönderin. İşletme tutuyorsa mizanı ve bilançoyu da ekleyin; şirketin T2 hazırlayıcısı ayrıca gelir tablosu ve bilanço bilgilerine ihtiyaç duyar.

CRA, gelir vergisi beyannamesiyle birlikte kaynak kayıtların gönderilmesini istemez; ancak genellikle bunların ilgili olduğu son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklanmasını şart koşar (CRA: Kayıt tutma). Hazırlayıcı, beyandan önce belirsiz tutarları çözmek için yine de bunlara ihtiyaç duyabilir.

Örnek

Kanada doları cinsinden örnek tutarlar. Bir şirketin kayıtları Ağustos'tan sonra duruyor. Doğrulanmış son banka bakiyesi C$10.000'dir. Eylül banka ekstresinde C$5.000 tutarında bir müşteri tahsilatı, sahipten C$2.000 tutarında bir transfer ve C$1.000 tutarında bir tedarikçi ödemesi görünür. Muhasebe sorumlusunun elinde ayrıca müşterinin Eylül'de ödediği C$5.000 tutarında bir satış faturası vardır.

C$5.000 tutarındaki faturayı kazanıldığı dönemde bir kez kaydedin ve tahsilatı onunla eşleştirin; ödeme ikinci bir satış değildir. C$2.000 tutarındaki sahip transferini satış olarak değil, inceleme bekleyen bir sahip işlem hesabında tutun. C$1.000 tutarındaki ödemeyi tedarikçi faturasıyla eşleştirin; fatura ve ödeme iki ayrı gider değildir. Banka bakiyesi, kapanmamış kalemlerden önce C$16.000'dir (C$10.000 + C$5.000 + C$2.000 − C$1.000). Ardından GST/HST ve sahip bakiyelerini verilmiş kayıtlarla karşılaştırın ve çözülmemiş kalemleri vergi hazırlayıcısına verin.

Sizin durumunuz farklı mı?

Beyannameler verilmemişse, vadeler yakınsa veya kayıtlar belgelenemiyorsa bir sonraki adım değişir.

• Birkaç şirket T2, GST/HST veya bordro beyannamesi hiç verilmedi: bkz. Verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama.
• Bireysel veya şahıs işletmesi beyannameleri verilmedi: bkz. Verilmemiş beyannameleri tamamlama.
• Bir şirket beyan veya ödeme vadesi yakın: bkz. Şirket beyannamenizi verme.
• Bir şahıs işletmesi beyan veya ödeme vadesi yakın: bkz. Ne zaman vergi muhasebecisine ihtiyacınız olur.
• GST/HST beyanlarınızın veya kredilerinizin düzeltilmesi gerekiyor: bkz. GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri.
• Muhasebecinizi değiştiriyorsunuz veya eski kayıtlara ulaşamıyorsunuz: bkz. Muhasebeci değiştirme.
• Québec'teyseniz: QST ve eyalet bordro kayıtlarını, ayrıca şahıs işletmesi sahipleri ve ortaklar için TP-80, gerekli olan ortaklıklar için TP-600 ve RL-15 veya Québec'te iş yeri olan şirketler için CO-17 rakamlarını toplayın. Eyalet beyannamelerini ve hesap ekstrelerini de mutabık hale getirin. Revenu Québec tarafından yönetilen bir Hızlı Yöntem seçimi için Form FP-2074-V formunu kontrol edin.
• Alberta şirketiyseniz: Hazırlayıcınız ayrıca, yıl sonundan sonra altı ay içinde verilmesi gereken ayrı AT1 beyannamesi için rakamlara ihtiyaç duyar.
• Kaynak kayıtlar, sahip işlemleri veya açılış bakiyeleri belirsiz kalıyor: yeniden oluşturulan rakamlara güvenmeden önce sorun listesini ve eldeki belgeleri muhasebe kayıt hizmetlerine getirin.