Şirketin Ödediği Kişisel Giderler: Hissedar Menfaati mi Kredi mi?

Şirketim Kanada'da kişisel giderlerimi öderse ne olur?

Geri ödenecek gerçek bir borç yoksa CRA, şirketin ödediği kişisel gideri genellikle hissedar menfaati sayar. Değer, sahibin o yıla ait gelirine eklenir, şirket bunu indiremez ve mukim bir sahip için şirket bu tutardan vergi kesmez (Income Tax Act, 15(1) alt maddesi; CRA: hissedar menfaatleri). CRA, hissedarla ilişkili veya bağlı bir kişiye, örneğin eşe veya fiili birlikte yaşadığı partnere verilen menfaati de sayar. Tipik kalemler aile seyahati, market alışverişi ve ev giderleridir; CRA ayrıca şirketin mülkünün, örneğin bir evin veya arabanın kişisel kullanımını da menfaat olarak sayar. Menfaati piyasa değeriyle, şirkete maliyetiyle veya şirketin kazanamadığı tutarla değerler; kalemlerin değerlemesi denetimde bulunan hissedar menfaati rehberindedir.

Bu sayfa, sahibin Kanada mukimi olduğunu varsayar. Mukim olmayan bir hissedar için section 15 kapsamındaki tutar bunun yerine Part XIII vergisi bakımından temettü sayılır (subsection 214(3)): şirket, anlaşma indirimi uygulanmadan önce %25 stopaj yapmak zorundadır ve kesmediği tutardan sorumludur (subsections 215(1) and (6)).

Mukim bir sahip için şirket menfaati T4A belgesiyle bildirir. CRA, yıllık toplam $500 tutarını aştığında veya vergi kesildiğinde bu belgenin düzenlenmesi gerektiğini söyler; menfaat her iki durumda da gelirdir. Gelir vergisini hissedar kendi beyannamesinde öder. CRA'nın hissedar sayfası CPP katkılarından da söz eder, ancak Kanada Emeklilik Planı yalnızca emekliliğe esas istihdamı ve işletme gelirini kapsar (section 12; section 14). Bu yüzden herhangi birinin geçerli olup olmadığını muhasebeciye sorun (CRA: hissedar menfaatleri).

Para çıkarken sahip ile şirket arasında geri ödemeye dair gerçek bir anlaşma varsa tutar bunun yerine kredidir ve hissedar hesabında durur. CRA, belirleyici olanın muhasebe kayıtları değil, olayın özü olduğunu söyler (CRA folio S3-F1-C1, paras 1.13 and 1.14).

Şu durumlarda mesele basit değildir:

• Kişisel kalemler zaten işletme gideri olarak kaydedilmiş veya bir GST/HST beyannamesinde talep edilmiştir.
• Harcamalar birden fazla mali yıl boyunca tekrar eder veya bakiye büyümeye devam eder.
• Para çıkarken hiçbir şey yazıya dökülmemiştir.
• Sahip, şirkette aynı zamanda çalışan olarak da çalışmaktadır.
• Harcamaları sahipten başka biri (eş, ortak sahip veya personel) yapmıştır: CRA'nın ölçütü, hissedarın menfaatten haberdar olup olmadığını veya olması gerekip gerekmediğini de içerir (CRA: hissedar menfaatleri).
• Sahip Kanada mukimi değildir.
• Şirketin ödenmemiş vergisi vardır: sahip bunun bir kısmından sorumlu olabilir (aşağıya bakın).
• Şirket Québec'tedir; Revenu Québec kendi kurallarını ekleyebilir.

Kişisel kalemler zaten gider olarak kaydedildiyse veya bir GST/HST beyannamesinde talep edildiyse ya da harcamalar bir yıldan uzun sürdüyse düzeltme, verilmiş beyannamelere kadar uzanabilir. Bu, bir muhasebe kaydı değil, muhasebecinin vereceği bir karardır; nereye başvuracağınız son bölümde gösterilmiştir.

Şirket kartı ve banka hesap özetlerini, makbuzları, genel defteri ve hissedar hesabını, varsa kredi sözleşmesini veya yönetim kurulu kararını, ayrıca daha önce verilmiş T2, GST/HST ve T4A beyanlarını toplayın.

Bu bir menfaat mi, kredi mi, maaş mı yoksa temettü mü ve bunu kim belirler?

Olgular belirler ve olayın zamanında tutulan kayıtlar bunları kanıtlar. Bir etiket, bir yevmiye kaydı veya sonradan duyulan bir istek, ödemenin ne olduğunu değiştirmez.

Önce şirket kaydeder, çünkü T2'yi ve belgeleri o verir; ancak olgular belirler ve CRA inceleme sırasında farklı düşünebilir. T4A belgesi bir kez verildikten sonra CRA, üzerindeki gelirin veya menfaatin niteliğinin değiştirilemeyeceğini söyler (değişikliği geriye dönük vergi planlaması sayabilir); yine de bildirim hatası düzeltilebilir. Bu yüzden muameleyi belge çıkmadan önce kesinleştirin.

Bir çekim, yalnızca bordro veya ilan edilmiş bir temettü yoluyla maaş ya da temettü olur. Bkz. sonradan maaş ödemek ve temettü ilan etmek ve ödemek.

Şirket kişisel bir gideri indirebilir mi veya üzerinden GST/HST talep edebilir mi?

Hayır. Gelir vergisi yalnızca bir işletmeden veya mülkten gelir elde etmek için yapılan harcamaların indirilmesine izin verir (Income Tax Act, paragraph 18(1)(a)); CRA ayrıca bir şirketin hissedar menfaatini işletme gideri olarak talep edemeyeceğini söyler. Gider olarak kaydedilmiş bir kişisel kalem hatalı biçimde indirilmiş olabilir. T2 verildiyse Schedule 1'de bunun zaten geri eklenip eklenmediğini kontrol edin (CRA T2 guide, Schedule 1) ve fiilen talep edilen her indirimi düzeltin. Karışık bir kalem bölünür: yalnızca gelir elde etmek için yapılan kısım indirilebilir. Nelerin geçerli olduğu için bkz. CRA'nın kabul ettiği işletme giderleri.

Aynı tutar iki kez vergilendirilebilir: şirket indirim alamaz, sahip de menfaat üzerinden vergi öder. Zamanında geri ödenen belgelenmiş bir kredi, sahip için gelire ekleme sonucunu önler; ancak şirkete yine indirim sağlamaz.

GST/HST mükellefi, girdi vergisi kredisini (input tax credit) yalnızca ticari faaliyetlerinde kullanmak üzere edindiği alımın o kısmı için talep edebilir (Excise Tax Act, madde 169; CRA: uygunluk yüzdesi). Sahibin hanesi için alınmış kişisel bir kalem, şirketin ticari faaliyetleri için edinilmemiştir; bu yüzden üzerinden talep edilen kredi genellikle fazla talep edilmiştir. Kişisel bir harcamanın gider olarak kaydedildiği dönemlere ait her GST/HST beyannamesini kontrol edin.

Excise Tax Act, section 173 içindeki ayrı bir kural, mükellefin bir bireye kendisinin sağladığı bazı menfaatler üzerindeki GST/HST'yi kapsar; bunun için tutarın subsection 15(1) uyarınca gelire dahil edilmesi gerekir. Kural uygulandığında o kalem üzerindeki kredi geçerli kalabilir, menfaat tutarı üzerinden ise GST/HST borçlanılır; bu, section 170 sınırları içinde olur. Kuralın uygulanıp uygulanmayacağı şirketin ne sağladığına, örneğin kendi mülkünün kullanımına bağlıdır; bu yüzden bir krediyi geri almadan önce muhasebeciye danışın. Verilmiş beyannameler için bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim. Bir düzeltmenin eklediği vergiye, asıl son tarihten itibaren faiz işleyebilir (Income Tax Act, subsection 161(1); Excise Tax Act, subsection 280(1)).

Şirketin ödenmemiş bir vergisi de varsa sahip bunun bir kısmından sorumlu olabilir. Bir malın, para dahil, devredenin bağımsız taraf ilişkisi içinde olmadığı bir kişiye gerçek değerinden az bir bedelle devredilmesi, devralanı, devredenin o yıl ve önceki yıllara ait ödenmemiş tutarlarından, devredilen değerden karşılığında verilenin düşülmesiyle bulunan tutara kadar müteselsilen sorumlu kılar (Income Tax Act, subsection 160(1); GST/HST için Excise Tax Act, subsection 325(1)). CRA, devralan hakkında herhangi bir zamanda tarhiyat yapabilir (subsections 160(2) ve 325(2)). Bir ödemenin böyle bir devir olup olmadığına muhasebeci karar verir.

Şirket kişisel bir gideri ödediğinde defterleri nasıl düzeltirim?

Her kişisel kalemi gider hesaplarından çıkarın, üzerindeki GST/HST kredisini gözden geçirin, sonra ne olduğuna göre kaydedin. Hissedar hesabı yalnızca gerçek bir borç varsa doğru yerdir.

1. Kart, banka ve nakit hesap özetlerindeki her kişisel harcamayı listeleyin: tarih, alıcı, tutar ve kimin için olduğu.
2. Her birini, satılan malın maliyeti dahil gider hesaplarından çıkarın; böylece hiçbir indirim kalmaz.
3. Üzerinde talep edilen GST/HST girdi vergisi kredisini gözden geçirin, kalemin hak etmediği kısmı geri alın ve beyanname dönemini not edin. Kalemi şirketin kendisi sağladıysa section 173 bunu değiştirebilir (yukarıya bakın).
4. Şirketin sahibe zaten borcu olup olmadığını kontrol edin (sahibin kendi avanslarından doğan “hissedara borç” bakiyesi). Kayıtların gösterdiği gibi bu borcun gerçek bir geri ödemesi olarak ödenen bir fatura borcu azaltır ve yeni kredi doğurmaz; yalnızca fazlayı sınıflandırın. Alacak bakiyesi bir menfaati kendiliğinden ortadan kaldırmaz (CRA folio S3-F1-C1, para 1.82; CRA audit manual, 24.10.4).
5. Her kalemi olgularına göre kaydedin. Belgelenmiş bir kredi, sahibin borçlu olduğu tutar olarak hissedar hesabına (“hissedardan alacak”) yazılır. Borcu olmayan tutar bir hissedar menfaatidir: kredi hesabına değil, indirilemeyen kendi hesabına kaydedin ve T4A ile bildirin. İstihdam nedeniyle alınan menfaat bordro üzerinden işlenir.
6. Her kalemi tarihleyin. Bir kredinin geri ödeme süresi şirketin mali yıl sonundan başlar ve yıl sonu kontrol listesi bu adımın yerini gösterir.
7. Kredi bakiyesini zamanında geri ödeyerek kapatın (aşağıdaki geri ödeme bölümüne bakın) ve hesabı hesap özetleriyle mutabık hale getirin.

Bir kalemin hissedar hesabına yazılması onun kredi olduğunu kanıtlamaz. CRA, şirketin hissedar adına üçüncü kişilere yaptığı ödemeleri kredi hesabının tutabileceği kalemler arasında sayar; ancak geri ödeme anlaşması yoksa bunun yerine subsection 15(1) uygulanabilir (CRA folio S3-F1-C1, paras 1.11 and 1.13). Yön ve kayıtlar hissedar kredisi hesabında anlatılır. Yıl kapanmışsa veya T2 verilmişse düzeltme bir beyannameyi değiştirmek anlamına gelebilir; bu muhasebecinin işidir.

Ne zaman kredidir ve bunu ne gösterir?

Sahip parayı harcandığı günden itibaren geri ödemekle yükümlüyse ve iki taraf da buna göre davrandıysa kredidir. CRA, bir kredinin yazılı bir sözleşmeyle veya mali tablolara yansıyan bir şirket kararı gibi inandırıcı başka bir kanıtla gösterilebileceğini söyler (CRA folio S3-F1-C1, para 1.13).

Para çıkarken hazırlanmış, işe yarayan kanıtlar:

• Şirketin kalemi sahip adına ödediğini ve sahibin geri ödeyeceğini belirten bir yönetim kurulu kararı veya yazılı sözleşme.
• Bitiş tarihinin anlaşılabilmesi için geri ödeme şartları.
• Sahibin kendi parasından fiilen yaptığı geri ödemeler.
• Kalemin, yıl sonu mali tablolarında sahibin borcu olarak gösterilmesi.

Bir yıl kuralı hissedar kredileri rehberinde, faiz menfaati ise hissedar kredisi faizi rehberindedir.

Sadece geri ödeyebilir miyim ve ne kadar hızlı?

Geri ödeme, gerçek bir krediyi kapatır. Bir menfaati sonradan krediye çevirmez. Gerçek bir kredi, kredinin verildiği şirket vergi yılının bitiminden bir yıl sonra içinde geri ödenirse ve geri ödeme bir dizi kredinin veya başka işlemlerin ve geri ödemelerin parçası değilse gelire eklenmez (Income Tax Act, 15(2.6) alt maddesi).

Sahibin kendi parasından geri ödeyin ve banka kaydını saklayın. Maaş, prim veya temettü ile geri ödeme ve geri ödeyip yeniden borçlanma kuralı hissedar kredileri rehberindedir.

Harcandığı sırada borcu olmayan bir tutar için CRA'nın hissedar menfaati sayfası, sahibin sonradan geri ödediği tutarlar nedeniyle menfaatin azaltılmasından söz etmez; bu yüzden geç bir geri ödemenin menfaati ortadan kaldıracağını varsaymayın. CRA'nın denetim kılavuzu, yani kanun değil personeline yönelik rehber, sayılan birkaç durumda geri ödemeye izin verir; bunlardan biri, hızlı geri ödeme ve yazılı anlaşmayla yapılan gönüllü bildirimdir (audit manual, 24.10.4). Önce muhasebecinin karar vermesini sağlayın; bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim.

Şirket kartında kişisel harcamalar varsa veya kartı şirketten ödüyorsam ne olur?

Şirket kartı faturasını şirketin banka hesabından ödemek olağandır. Bu faturanın içindeki kişisel harcamalar yine şirketin ödediği, sahibe ait kişisel giderlerdir ve şirketin ödediği diğer kişisel giderler gibi işlem görür: para çıkarken bir borç belgelenmişse kredi, aksi halde hissedar menfaati.

Ödemeyi tek bir gider olarak değil, hesap özeti satırlarına göre kaydedin:

• Faturanın tamamını ödeyin, sonra kişisel satırları gider hesaplarından hissedar hesabına veya bir menfaat kaydına taşıyın.
• Her hesap özetindeki kişisel satırları, sahip harcamanın kimin için olduğunu hâlâ söyleyebilirken, ay kapanırken işaretleyin.
• Borç belgelenmişse sahibin kişisel kısmı aynı ay kendi hesabından geri ödemesi, defterler kapanmadan hesabı kapatır.
• Bir işletme gideri bunun yerine kişisel karta gittiyse bu tersi bir durumdur: bkz. kişisel ödenen işletme giderleri.

Bir muhasebe sorumlusundan kişisel kalemleri işletme gideri olarak kaydetmesi isteniyor: risk nedir?

Kişisel kalemleri işletme gideri olarak kaydetmek, beyannamelere kanunun izin vermediği bir indirim ve GST/HST kredisi koyar; muhasebe sorumlusunu da ceza kurallarının kapsamına sokabilir. Bu kurallar bilgiye, ağır ihmale veya kusurlu davranışa dayanır (Kanun, kurallara uyulup uyulmamasına kayıtsızlığı da buna dahil eder); dürüst bir hata bu kapsama girmez. 1. ve 2. satırlar, sorumlu kişinin vergisi veya net vergisi üzerinden hesaplanır; beyannameyi veren şirket bu kişidir. 3. satır ise başkasının beyanına yardım eden bir kişi için yazılmıştır.

Kanun, müşterinin verdiği bilgilere iyi niyetle güvenen ve bu yüzden bunları kontrol etmeyen bir danışmanın yalnızca bu nedenle kusurlu sayılmayacağını söyler (Income Tax Act, subsection 163.2(6)). 3. satırdaki kural yine kişinin neyi bildiğine veya bilmesinin makul biçimde beklenip beklenmediğine bağlıdır; bu yüzden iyi niyetle güvenmek, muhasebe sorumlusunun yanlış olduğunu bildiği bir beyana karşı koruma sağlamaz. Kanunun büro ve sekreterlik yardımına tanıdığı istisna muhasebe kayıtları hizmetlerini kapsamaz (subsection 163.2(9)).

Bir kalemi işletme gideri olarak destekleyemeyen muhasebe sorumlusu, onu sahibin hesabına kaydedebilir ve makbuzu ile işletme amacını isteyebilir. Sahip gider olarak kaydedilmesinde ısrar ederse kaydı yapmadan önce soruyu muhasebeciye iletin.

Kişi aynı zamanda çalışansa ne olur?

Şirkette çalışan bir hissedar, aynı ödemeyi çalışan olarak da hissedar olarak da alabilir. CRA hangisi olduğunu bir olgu meselesi sayar ve menfaat menfaat inceler (CRA: hissedar menfaatleri).

İstihdam nedeniyle alınan menfaat çalışan menfaatidir: görev veya istihdam nedeniyle alınan menfaatlerin değeri istihdam gelirdir (Income Tax Act, paragraph 6(1)(a)) ve bordro kuralları uygulanır. Kişinin hisse sahibi olması nedeniyle alınan menfaat ise hissedar menfaatidir. Bordro işleyişi için bkz. bordro yürütme.

Hangi kayıtları saklamalıyım ve muhasebeci ya da CRA sormadan önce neleri toplamalıyım?

Her kalemin ne olduğunu, kimin için olduğunu ve nasıl işlem gördüğünü gösteren her şeyi saklayın. Toplayın:

• Her mali yıl için şirket kartı ve banka hesap özetleri; kişisel satırlar işaretlenmiş olmalı.
• Her kalemin makbuzları veya faturaları.
• Genel defter ve hissedar hesabı; geçen yılın kapanış bakiyesiyle birlikte.
• Varsa kredi sözleşmesi, yönetim kurulu kararı veya geri ödeme notu ve her geri ödemenin banka kaydı.
• O dönemler için daha önce verilmiş T2, GST/HST beyannameleri ve T4A belgeleri.

Kayıtları ve destekleyici belgeleri, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan, geç verilen bir gelir vergisi beyannamesi için ise veriliş tarihinden itibaren altı yıl saklayın; bir itiraz, temyiz veya CRA talimatı daha uzun süre gerektirebilir. CRA, pay kayıt defterinin ve diğer geçmiş bilgilerin süresiz saklandığını söyler; bu yüzden karar defterini ve varsa kredi kararını bunlarla birlikte saklayın (CRA: kayıt tutma).

T2 rehberi, hissedarlar, yöneticiler veya çalışanlarla olağan iş akışı dışındaki işlemler için Schedule 11'in doldurulmasını söyler; bu yüzden hazırlayıcının bunu sormasını bekleyin (CRA T2 kılavuzu). Elinizdeki tek kayıt hesap özetleriyse bkz. hesap özetlerinden defterleri yeniden kurmak.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır, şirketin mali yılı 31 Aralık'ta biter, sahip Kanada mukimidir ve şirketin sahibe borcu yoktur.

Aile seyahati ve market alışverişi: kredi mi menfaat mi

1. yılda şirket, sahibin aile seyahatinin ve market alışverişinin C$4.800 tutarındaki kısmını öder.

• O sırada yazılmış bir karar, sahibin geri ödeyeceğini söylüyor: bu bir kredidir. Sahip bunu kendi parasından 2. yılın 31 Aralık'ına kadar geri öder. Geri ödeme bir dizinin parçası değilse kredi tutarının kendisi sahibin gelirine eklenmez; üzerindeki faiz ise ayrı bir meseledir. Bu tarihten sonra hâlâ ödenmemişse subsection 15(2), C$4.800 tutarını sahibin 1. yıl gelirine ekler ve 1. yıla ait kişisel beyanname düzeltilir.
• Hiçbir şey yazılmamış ve hiçbir şey geri ödenmemiş: bu genellikle hissedar menfaati sayılır. C$4.800, sahibin 1. yıl gelirine eklenir ve T4A ile bildirilir; şirket indirim alamaz. Sonradan hissedar hesabına kaydetmek bunu değiştirmez.

Satılan malın maliyeti olarak kaydedilen kişisel alımlar

Muhasebe sorumlusu, sahibin C$6.000 tutarındaki kişisel alımlarını satılan malın maliyeti olarak kaydetti ve şirket ödediği C$780 HST'yi talep etti (bu örnekte %13). Sahibin kalemleri kişisel kullanım için aldığını ve şirketin yalnızca faturaları ödediğini varsayın; şirket sahibe mal tedarik etmemiştir (etmişse section 173 HST sonucunu değiştirebilir). C$6.000 indirimi geri alınır, C$780 kredisi de öyle. Ödenen C$6.780 tutarın tamamı hissedar hesabına taşınır; borç gösterilmemişse menfaat sayılır. Menfaat maliyetle ölçülürse subsection 15(1.3) HST'yi de içerir: C$6.000 değil, C$6.780; esası muhasebeci teyit eder. Ardından T2 (C$6.000 Schedule 1'de zaten geri eklenmiş miydi?) ve GST/HST beyannamesi gözden geçirilir.

Kişisel harcamaları olan kart

Şirket C$3.400 tutarında bir kart hesap özetini öder. Bunun C$2.500'ü işletme, C$900'ü sahibin kişisel harcamasıdır. Şirket faturanın tamamını öder. C$2.500 işletme gideri olarak kalır. C$900, borç belgelenmişse hissedar hesabına gider; aksi halde menfaattir. Borç belgelenmişse ve sahip o ay kendi hesabından C$900 aktarırsa hissedar hesabı defterler kapanmadan kapanır. Menfaat idiyse aktarım tek başına bunu geri almaz.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kişisel harcamalar şirket kartında bir yıl veya daha uzun süredir duruyor, bazıları zaten işletme gideri olarak kaydedilmiş veya bir GST/HST beyannamesinde talep edilmiş; yani verilmiş beyannamelerde indirim veya kredi var: gider, kredi ve verilmiş beyannamelerin her biri için ayrı bir karar gerekir. Her kalemin nasıl işlem göreceğini belirlemek için hesap özetlerini muhasebe kayıtları desteğine getirin. Ayrıca bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim ve CRA ne kadar geriye dönük yeniden tarh edebilir.
• Sahip Kanada dışında yaşıyor veya vergi mukimliğini değiştirdi: T4A yerine Part XIII stopajı ve bir NR4 beyanı uygulanabilir. Ödeme tarihlerini ve mukimlik geçmişini sınır ötesi vergi desteği için toplayın.
• Şirketin ödenmemiş vergisi var: ödemeler sahibi bunun bir kısmından sorumlu kılabilir. Vergi dökümlerini ve ödeme kayıtlarını muhasebe kayıtları desteğine getirin; ayrıca bkz. denetimde bulunan hissedar menfaati.
• Bir bakiye bir mali yıldan eskidir veya büyümeye devam ediyor: geri ödeme süresi geçmiş olabilir. Bkz. hissedar kredileri ve muhasebe kayıtları desteği.
• Defterler geride kaldı: bkz. geciken defterleri toparlamak ve muhasebe kayıtları desteği.
• CRA bir menfaati denetleyip yeniden tarh etti: bkz. denetimde bulunan hissedar menfaati.
• Geçmiş çekimler maaşa dönüşmeli: bkz. sonradan maaş ödemek.
• Şirket, sizin yaşadığınız bir evin veya dairenin sahibi: bkz. şirketinize ait ev.
• İşletme geliri kişisel hesabınıza girdi: bkz. kişisel hesaptaki şirket geliri.
• İki veya daha fazla sahip farklı tutarlar çekiyor: bkz. hissedarların farklı tutarlar çekmesi.
• Şirketiniz Québec'te: Revenu Québec kuralları burada kapsanmaz. Bunları federal kurallarla birlikte kontrol ettirin.