Aile Ofisi Muhasebesi: Kayıtlar, K-1'ler ve Tüm Beyannameler

Kayıtları ve beyannameleri kim yapar: tek aile ofisi mi, çok aileli ofis mi, dış CPA firması mı?

ABD'de tek bir dış CPA firması, aile genelinde muhasebe kayıtlarını, fon mutabakatlarını ve beyannameleri koordine edebilir. İşe, firmanın hizmet sözleşmesinin kapsadığı tüzel kişileri ve kişileri listeleyerek başlayın.

Tablo, işi hizmet sözleşmesine bağlı olarak genellikle kimin yaptığını gösterir; devletin zorunlu tuttuğu hizmet paketlerini göstermez.

Her tüzel kişiyi ve aile üyesini, teslim edilecek işleri ve eksik bilgileri kapsayan yazılı bir kapsam isteyin; bkz. fonlar ve aile ofisleri için vergi ve muhasebe. Yalnızca beyannameyi kapsayan bir hizmet sözleşmesinde sürekli kayıtlar, fatura ödemeleri ve net servet raporlaması ailede kalabilir.

Hukuki yapı ve ofis giderlerinin indirimiyle ilgili sorular Aile ofisi vergi yapısı rehberinin konusudur.

Tipik bir aile yapısı her yıl hangi beyannameleri verir?

ABD'de her vergi mükellefinin vergi sınıflandırması, hangi federal beyannameyi vereceğini belirler. Bir LLC'nin adı tek başına, onun ortaklık olarak mı, şirket olarak mı yoksa sahibinin beyannamesinin parçası olarak mı beyan vereceğini göstermez.

Birden fazla üyesi olan bir ABD LLC'si genellikle varsayılan olarak ortaklık muamelesi görür (IRS sınıflandırma kuralları).

Tablo, süre uzatımı öncesindeki olağan takvim yılı son tarihlerini verir. Hafta sonu ve resmî tatil kuralları bir son tarihi kaydırabilir; mali yıllar, kısa dönemler ve özel trust düzenlemeleri için ayrı tarihler gerekir.

Tamamen bir grantor'a ait sayılan trust, Form 1041 verirken genellikle lehtar K-1'i yerine sahip beyanı kullanır; kısmen grantor trust olan trust'larda iki kısım ayrı ayrı ele alınır (Form 1041 talimatları).

Geri alınabilir (revocable) bir trust'ın grantor'ı vefat ettiğinde yeni bir EIN (işveren kimlik numarası) alın ve ayrı Form 1041 beyanını inceleyin. Trustee ve varsa tereke yöneticisi, Form 8855 ile Section 645 kapsamında tereke muamelesi seçebilir; seçim, uzatımlar dahil, terekenin veya beyan veren trust'ın ilk gelir vergisi beyannamesinin son tarihine kadar yapılmalıdır (IRS).

S şirketi hisselerini bir trust'a devretmeden önce uygunluğu kontrol edin. Yeni bir seçim gerekiyorsa, nitelikli subchapter S trust (QSST) seçimini cari gelir lehtarı imzalar; seçim yapan küçük işletme trust'ı (ESBT) seçim beyanını trustee imzalar. Olağan beyan süresi, devir tarihinde başlayan 2 ay 16 gün süresidir. Vefat sonrası bazı trust'lar, 2 yıl süreli geçici uygunluk dönemi içinde veya ertesi gün başlayan bu seçim süresi içinde seçim yapabilir (yönetmelik). Süreyi kaçırmak S statüsünü sona erdirebilir; ancak amaçlanan geçerlilik tarihinden itibaren 3 yıl 75 gün süresi içinde, şartları karşılayan geç seçim kolaylığından yararlanılabilir (IRS); bkz. S şirketleri nasıl vergilendirilir.

ABD'de hediye vergisini hediyeyi veren öder. Vergi ödenmezse, Section 6324(b) hediyeyi alanı hediyenin değerine kadar kişisel olarak sorumlu tutabilir. Hediye vergisi haczi, hediyeden itibaren 10 yıl süresince devam edebilir; hediyeyi alan adına yapılan ayrı bir tarhiyattan sonra IRS'nin tahsil süresi, uzatmalar saklı kalmak üzere, genellikle 10 yıl süresidir (IRS).

İlgili her işletme veya trust beyannamesi için Form 7004'ü, o beyannamenin asıl son tarihine kadar ayrı ayrı verin (IRS). Bireysel ve hediye beyannamesi uzatımlarını kendi son tarihlerine kadar talep edin; bkz. İşletmenizin verdiği beyannameler. Beyan süresi uzatımları genellikle ödeme süresini uzatmaz (bireysel beyannameler, Form 709).

Eyalet beyannameleri için ikamet, yatırımlar ve tüzel kişi faaliyetleri ayrıca incelenmelidir; bkz. Fon yatırımcıları için eyalet beyannameleri.

Bu tablo yaygın ABD federal beyannamelerini kapsar. Yabancı sahipleri, yurt dışındaki aile üyelerini ve yurt dışı varlıkları sınır ötesi beyan incelemesi için işaretleyin; LLC'nin ayrı gelir vergisi beyannamesi olmasa da geçerli olabilecek bilgi beyannameleri için bkz. Yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı (IRS).

Sermaye çağrıları, dağıtımlar ve fon hesap özetleri K-1'lerle nasıl eşleşir?

Her fonun nakit işlemlerini, raporlanan değerini ve vergi kayıtlarını ayrı ayrı izlenebilir tutun. Mutabakat farkları açıklar; her bakiyeyi K-1'e eşit olmaya zorlamaz.

Bir ortaklık fonuna nakit katkı yapıldığında, ödemeyi katılan tüzel kişinin yatırım hesabına kaydedin ve sermaye çağrısı bildirimini saklayın. Henüz ödenmemiş taahhüt ayrı bir taahhüt tablosunda izlenir. Ücret, borçlanma veya nakit dışı katkı içeren bildirimleri, kayıtları seçmeden önce muhasebeciye inceletin.

Bir dağıtımda tahsilatı fon bildirimi ve banka kaydıyla eşleştirin. Ödemenin, kayıtların muhasebe esasına göre yatırım bakiyesini mi azalttığını yoksa başka bir muameleye mi tabi olduğunu belirleyin; her tahsilatı otomatik olarak vergilendirilebilir gelir diye kaydetmeyin. Ortaklık geliri dağıtılsın ya da dağıtılmasın beyan edilir; dağıtımların vergi muamelesi ayrıdır (Schedule K-1 ortak talimatları).

Yatırım yapan her tüzel kişi ve her fon için şunları içeren bir tablo tutun:

• Açılış yatırım bakiyesi ve kullanılan muhasebe esası.
• Tarihli bildirimlere ve banka kayıtlarına bağlanmış katkılar, dağıtımlar ve devirler.
• Bu muhasebe esasına göre gelir, değer değişiklikleri ve diğer düzeltmeler.
• Kapanış bakiyesi, hesap özeti tarihi ve çözülmemiş farklar.
• Ayrı bir vergisel sermaye hesabı (tax capital) mutabakatı, vergisel maliyet esası kaydı ve K-1 ekleri.

Fon idarecisinin (administrator) net varlık değeri (NAV) özeti yatırım değerini kendi raporlama esasına göre ölçer; K-1 Item L ise gerektiğinde vergisel sermaye hesabını gösterir. Neden farklı olduklarını görmek için bkz. Fon vergisel sermaye hesabı ve tahsisler (Form 1065 talimatları).

Vergisel maliyet esası (basis), fon payında kazancı ölçmek ve zarar indirimlerini sınırlamak için kullanılan vergisel tutardır; K-1 Item L'deki sermaye bakiyesi bunu belirlemez. Her ortak, ilgili borçlar ve ortağa özgü düzeltmeler dahil, bir maliyet esası kaydı tutmak zorundadır (IRS). Muhasebeci değiştirirken bu kaydı devredin.

Yazılım 20 ila 30 tüzel kişiyi konsolide edemiyorsa kayıtlar nasıl kurulmalı?

Her tüzel kişi için ayrı bir defter tutun ve benzer işlemlerde ortak hesaplar kullanın. Aile özetini bu defterlerden oluşturun.

IRS'ye göre ayrı işletmelerin, destekleyici belgeler dahil eksiksiz ve ayrı kayıtları olmalıdır (Publication 583). Schedule L dolduran ortaklıklarda bilanço ortaklığın kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır; farkları açıklayan bir beyan ekleyin (Form 1065 talimatları).

Nakit, yatırımlar, krediler, katkılar, dağıtımlar ve giderler aynı anlama geliyorsa aynı hesap adlarını kullanın. Yalnızca bir tüzel kişinin faaliyeti gerektirdiğinde hesap ekleyin. Her işlemde yasal sahibi, vergi mükellefini, banka hesabını ve fon katılımını belirtin.

Her transferin kredi mi, katkı mı, dağıtım mı yoksa masraf iadesi mi olduğunu belgeleyin; sonra iki tüzel kişinin kayıtlarına da tutarlı biçimde işleyin. Bir tutar borç olarak kalıyorsa alacak ve borçları eşleştirin. Katkıları ve dağıtımları, otomatik olarak bir kredi bakiyesi oluşturmak yerine ilgili yatırım ve sermaye hesaplarına kaydedin (IRS). Aile sahipliği tek başına kaydın nasıl yapılacağını belirlemez.

Aile ofisi konsolide raporlaması neleri kapsar?

Raporu hizmet sözleşmesinde tanımlayın: yönetim amaçlı net servet raporu, nakit tahmini veya kredi veren için mali tablolar. Yönetim raporu için dahil edilen tüzel kişileri, sahiplik paylarını, değerleme tarihlerini ve muhasebe esasını belirtin. Bu kapsamda mükerrer bakiyeleri çıkarın; böylece ailenin, kapsama dahil LLC'sine verdiği kredi net serveti şişirmez. Bu düzeltmeleri raporlama tablosunda tutun ve her tüzel kişinin kendi kayıtlarını koruyun.

30 veya daha fazla K-1'i, süre uzatımlarını ve tahmini vergileri nasıl takip ederiz?

Beklenen her K-1'i yasal alıcısına ve onu kullanan beyannameye bağlayan tek bir kayıt listesi kullanın. Fonlara yatırım yapan bir aile LLC'si, kendi tahsislerini ve üyelerinin K-1'lerini kesinleştirmeden önce fonların vergi bilgilerine ihtiyaç duyar.

Fon ve yatırımcı adlarını, vergi kimlik numaralarını, beklenen geliş tarihini, alınma tarihini, ekleri, düzeltmeleri ve inceleyen kişiyi izleyin. Etkilenen her beyannamenin asıl ve uzatılmış son tarihlerini, uzatımın kabulünü ve beyannamenin kabulünü kaydedin. Her tahmini vergi veya uzatım ödemesi için vergi mükellefini, vergi idaresini, son tarihi, planlanan tutarı, hazırlayan kişiyi, onaylayan ve gönderen kişiyi ve ödeme teyidini kaydedin.

Sahiplik kademelerini sırayla ele alın:

1. Tüzel kişi kayıtlarını mutabık hale getirin ve beklenen tüm fon vergi paketlerini isteyin.
2. Eksik paketleri, etkilenen her beyannamenin asıl son tarihinden önce belirleyin.
3. Etkilenen tüzel kişiler ve bireyler için süre uzatımlarını ayrı ayrı alın ve gerekli ödemeleri ayarlayın.
4. Gelen fon K-1'lerini ve eklerini inceleyin; ardından alıcı tüzel kişilerin beyannamelerini ve gönderilecek K-1'leri hazırlayın.
5. Tüzel kişi bilgileri hazır olduktan sonra üyelerin ve lehtarların beyannamelerini tamamlayın.

ABD'de ortaklıklar K-1'leri, uzatımlar dahil, beyanname son tarihine kadar vermek zorundadır; bir fonun süre uzatımı, yatırımcılarının süresini otomatik olarak uzatmaz (Form 1065 talimatları). Her beyannameyi son günde bitirmeyi planlamak yerine kademeler arasında inceleme süresi bırakın.

Zorunlu bir Form 1065'in geç verilmesi, ödenecek gelir vergisi olmasa bile ortaklığa, vergi yılının herhangi bir bölümünde ortak olan her kişi için her ay veya ay kesri başına $260 tutarında, en fazla 12 ay süresi için ceza doğurabilir (IRS, güncel tutar). Küçük ortaklık veya makul sebep kolaylığı uygulanabilir. Otomatik ceza muafiyeti, asıl son tarihinden itibaren 3 yıl süresi içinde verilen uygun bir asıl beyanname ve önceki 3 yıl için şartları karşılayan bir uyum geçmişi varsa cezanın tarh edilmesini önleyebilir (IRS). Bkz. Geç beyan ve geç ödeme cezaları.

Geç verilen Form 1041'e genellikle, örtüşen geç ödeme düzeltmesi öncesinde, ödenmemiş verginin her ay veya ay kesri için %5 oranında, en fazla %25 oranında ceza uygulanır. Gecikme 60 gün süresini aşarsa asgari ceza $535 tutarı ya da daha azsa beyannamede gösterilmesi gereken vergidir; makul sebep cezayı kaldırabilir (IRS, güncel asgari tutar). Eksik vergi belgelerini ele almak için bkz. Geciken fon vergi belgeleri.

Fon raporları vergilendirilebilir geliri göstermiyorsa vergi ödemelerini nasıl tahmin ederiz?

Nakit ihtiyacını ve vergilendirilebilir geliri ayrı ayrı tahmin edin. Fon dağıtımları ve raporlanan değerdeki değişiklikler, vergiye tabi tahsislerin yerini tutmaz (Schedule K-1 ortak talimatları).

Bireyler için, öngörülen cari yıl vergisini geçerli önceki yıl ödeme kurallarıyla karşılaştırın, düzensiz gelirde yıllıklandırmayı değerlendirin ve tahmin yöntemi için bkz. Geciken fon vergi belgeleri (Publication 505).

Fonlardan ön vergi bilgisi isteyin ve varsayımları geçici olarak işaretleyin. Sermaye çağrıları için gereken nakdi, vergi ödemeleri için ayrılan nakitten ayrı tutun. Ödemeleri, vergiyi borçlanan mükellef adına izleyin; bir bireyin ödemesi otomatik olarak bir trust'ın ödemesi sayılmaz. Trust'ın tahmini vergileri Form 1041-ES kapsamında ayrıca incelenmelidir. Trustee, Form 1041-T'yi imzalayıp yıl sonunu izleyen 65. gün tarihine kadar (hafta sonu ve tatillere göre düzeltilir) vererek trust'ın tahmini vergi ödemelerini lehtarlara tahsis edebilir (form ve talimatları).

Finans kontrolörümüz ayrıldığında veya CPA'imiz emekli olduğunda yeni bir firma işi nasıl devralır?

Yeni bir muhasebe ekibinin, aile genelinde sorumluluk alabilmesi için eksiksiz bir tüzel kişi listesine, açılış bakiyelerine ve beyan geçmişine ihtiyacı vardır. Yaklaşan son tarihler ve çözülmemiş bakiyelerle başlayın, sonra her tüzel kişinin devrini mutabık hale getirin.

Şunları toplayın:

• Sahiplik şeması, yasal unvanlar, EIN'ler, vergi sınıflandırmaları ve yıl sonları.
• Faaliyet sözleşmeleri, trust senetleri, değişiklikler ve imza yetkileri.
• Önceki beyannameler, K-1'ler, seçimler, amortisman tabloları ve vergisel maliyet esası kayıtları.
• Federal ortaklık denetim rejiminden geçerli şekilde çıkmayı seçmemişse, her ortaklığın açık yıllar için ortaklık temsilcisi (partnership representative) ve varsa atanmış gerçek kişi. Form 8821 bunların yerini tutmaz; Form 8979 ile değişiklik yalnızca talimatlarında belirtilen durumlarda yapılabilir, devir sırasında rutin olarak yapılamaz (IRS). Bkz. Ortaklıklar nasıl vergilendirilir.
• Defter çıktıları, mizanlar, banka mutabakatları ve tüzel kişiler arası bakiyeler.
• Fon katılım belgeleri, sermaye hesap özetleri, çağrı ve dağıtım bildirimleri ve ödenmemiş taahhütler.
• Beyan ve uzatım kabulleri, vergi ödeme teyitleri, bildirimler ve eksik yıl listeleri.
• Raporlama tanımları, fatura onayları ve yeni ekip için yetkili erişim.

Yalnızca özet raporu değil, dayanak kayıtları da saklayın; IRS'nin kayıt tutma rehberi gelir, indirim ve vergi kredilerini destekleyen belgeleri zorunlu tutar (Publication 583).

IRS bilgilerine erişim için, ayrı vergi mükellefi olan her tüzel kişiye ilgili formları ve dönemleri listeleyen ayrı bir Form 8821 düzenleyin; bireysel mükellefleri de ayrıca kapsayın. Form 8821 vergi bilgilerine erişim sağlar ancak temsil yetkisi vermez; temsil genellikle Form 2848 gerektirir (Form 8821 hakkında, talimatlar ve imza kuralları). Yok sayılan bir işletmeyi (disregarded entity) veya grantor trust'ı, her yasal tüzel kişinin ayrı bir gelir vergisi hesabı olduğunu varsaymak yerine, gerçekte beyan veren vergi mükellefiyle eşleştirin.

Trust için Form 8821'i yetkili bir trustee imzalar. Trust, mevcut trustee'yi bildiren Form 56'yı daha önce vermemişse bu bildirimi de verin (IRS).

Aylık veya üç aylık muhasebe neleri kapsar ve diğer işleri kim yapar?

Düzenli muhasebe paketini yazılı olarak tanımlayın. Bu paket, mutabık hale getirilmiş tüzel kişi kayıtlarını, fon tablolarını, tüzel kişiler arası bakiyeleri, nakit tahminlerini, vergi belgesi takibini ve üzerinde anlaşılan aile raporlarını içerebilir.

Aylık veya üç aylık sıklık bir hizmet tercihidir; ABD'de aile ofisleri için genel bir federal raporlama son tarihi değildir. Sıklığı işlem hacmine, sermaye çağrısı yoğunluğuna ve ailenin ödemeleri onaylama ihtiyacına göre belirleyin.

Kredi veren, trustee veya lehtar belirli bir mali tablo ya da hizmet istiyorsa bunu ayrıca belirtin.

Örnek

Yalnızca açıklama amaçlıdır; tüm tutarlar ABD doları cinsindendir.

Bir ailenin 18 tüzel kişisi var ve 40 fon K-1'i bekliyor. Altı üyeli bir aile LLC'si, nakitle finanse edilmiş ve US$100.000 olarak kaydedilmiş bir yatırımla başlıyor, US$20.000 daha katkı yapıyor ve US$10.000 nakit dağıtım alıyor.

Borç, değerleme veya başka maliyet esası düzeltmesi olmadığını varsayın. Fon, LLC'nin K-1'inde US$30.000 vergilendirilebilir gelir bildiriyor. Vergisel maliyet esası US$100.000 + US$20.000 katkı + US$30.000 tahsis edilen gelir − US$10.000 dağıtım = US$140.000 olur. US$10.000 nakit tahsilat tek başına vergilendirilebilir geliri ölçmedi.

Ekip, üyelerin beyannamelerini hazırlamadan önce LLC'nin tahsislerini kesinleştiriyor. LLC'nin zorunlu Form 1065'inin son tarihinin 2027'de olduğunu ve geçerli bir süre uzatımı olmadan iki tam ceza ayı gecikmeyle verildiğini varsayın. Önceki üç yılda kaldırılmamış bir beyan cezası, LLC'yi otomatik kolaylıktan yararlanamaz hale getiriyor; küçük ortaklık veya başka bir kolaylık da uygulanmıyor. Yalnızca geç beyanname cezası 6 × 2 × US$260 = US$3.120 olur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• 10 veya daha fazla tüzel kişiniz, ayrılan bir finans kontrolörünüz ya da beyannameleri eksik bir tüzel kişiniz varsa: muhasebe ve vergi koordinasyonu için tüzel kişi şemasını, EIN'leri, sözleşmeleri, son beyannameleri ve fon sermaye hesap özetlerini toplayın.
• Ofis yapısını seçmek veya indirimleri değerlendirmek için yardım gerekiyorsa: bkz. Aile ofisi vergi yapısı.
• LLC'ye çocuklar, ebeveynler veya eşler birlikte sahipse: bkz. Eş ve aile LLC'leri.
• Sorun, çok sayıda fon K-1'i olan tek bir kişinin beyannamesiyse: bkz. Çok sayıda fon yatırımı için CPA seçimi.
• Kayıtlar geride ve beyanname son tarihi geldiyse: bkz. Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• Bir tüzel kişi hiç beyanname vermediyse veya birkaç yılı kaçırdıysa: bkz. Verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama ve tüzel kişi muhasebe ve beyan desteği ayarlayın.
• Günlük kayıtları kimin tutacağına karar veriyorsanız: bkz. Kayıtları kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı.