İşletmenize Gelen IRS Bildirimi: Hangi Yazı, İlk Adım Ne?

İşletmem IRS'ten bildirim alırsa önce ne yapmalıyım?

Bildirimin sağ üst köşesindeki CP veya LTR numarasını bulun, yanıt tarihini not edin ve başka bir şey yapmadan önce numarayı IRS.gov'da arayın. IRS'e göre bildirim yanıt istiyorsa son tarihe kadar harekete geçmelisiniz; katılmıyorsanız itiraz haklarınızın güvence altında olması için de bu tarihe kadar yanıt vermelisiniz.

1. Bildirim numarasını, vergi dönemini, bildirimde adı geçen formu ve yanıt tarihini not edin.
2. Numarayı IRS bildirim ve yazı arama sayfasında arayın.
3. Bildirimi karşılaştırın: o dönem için verilen beyannameyle ve ödeme kayıtlarınızla.
4. Katılıyor musunuz, katılmıyor musunuz, yoksa tamamını ödeyemiyor musunuz? Katılıyorsanız bildirimin istediğini yapın; yanıt istemiyorsa yanıt vermeniz gerekmez. Katılmıyorsanız bildirimdeki talimatları izleyin ve belgelerinizin kopyalarını gönderin. Tamamını ödeyemiyorsanız son tarihe kadar ödeyebildiğiniz tutarı ödeyin; bu, faiz ve ceza yükünü azaltabilir.
5. Bildirimi ve gönderdiğiniz her şeyin bir kopyasını saklayın.

Bir bildirim şu durumlarda basit değildir:

• haciz (levy) veya vergi rehni (lien) anılıyorsa;
• birden fazla dönemi veya yılı kapsıyorsa;
• bordro vergisiyle ilgiliyse;
• işletmenin hiç vermediği bir beyanname isteniyorsa;
• ortaklık veya S şirketi beyannamesi için ceza kesiliyorsa;
• yabancı sahibi olan bir işletmeye Form 5472 cezası kesiliyorsa.

Haciz (levy), vergi borcu nedeniyle banka bakiyesi gibi mal varlığınıza yasal olarak el konmasıdır; vergi rehni (lien) ise ödenmemiş vergi nedeniyle devletin mal varlığınız üzerindeki yasal hakkıdır.

Bu durumlarda erken davranıp bir uzmana başvurun; nedenini aşağıdaki “Hangi IRS bildirimleri hemen uzman desteği almam gerektiği anlamına gelir?” bölümü anlatıyor. Yardım ararken yanıt tarihinin geçmesine izin vermeyin.

Toplayın: bildirimin ön ve arka yüzü dahil her sayfasını; o dönem için verilen beyannameyi ve EIN'i; her ödemenin kanıtını (hesap özeti veya ödenmiş çek); aynı konudaki önceki bildirimleri. Kayıtlar bunları toplayamayacak kadar gerideyse önce kayıtları düzeltmek gerekir: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama.

İşletmeme gelen IRS yazısı gerçek mi?

IRS, ilk iletişimi normalde ABD Posta İdaresi (USPS) üzerinden posta ile kurduğunu söylüyor. Beklenmedik, sizi acele ettiren, tehdit eden, kişisel veya mali bilgi isteyen ya da hemen ödeme talep eden bir arama, e-posta veya kısa mesaj IRS'ten gelmez; sosyal medyadan gelen doğrudan mesaj ise hiçbir zaman IRS'ten gelmez (IRS).

Bir yazıyı doğrulamak için numarasını IRS bildirim ve yazı arama sayfasında aratın. Numara çıkmıyorsa veya yazı şüpheli görünüyorsa IRS, 800-829-1040 numarasını aramanızı ve temsilcinin talimatlarını izlemenizi söylüyor. IRS'in telefonla destek sayfası işletmeler için 800-829-4933 numarasını veriyor.

İşletme sahiplerini şaşırtan iki gerçek iletişim türü vardır: borç bildirimi postalanmadan önce istihdam vergisi için arayan bir IRS tahsilat görevlisi (revenue officer; IRS ayrıca arama saatini içeren Letter 5857 gönderdiğini söylüyor, bu yazıdaki numarayla doğrulayın) ve özel tahsilat firmalarından gelen yazılar (IRS).

Bildirim numarası nerede ve ne anlama geldiğine nasıl bakarım?

CP veya LTR numarası yazının sağ üst köşesindedir (IRS). Numarayı IRS bildirim ve yazı aramasına girin veya konuya göre arayın. Bildirim sayfası, bildirimin ne hakkında olduğunu ve sonraki adımı anlatır. Bazı yazılarda CP yerine Letter 1058 gibi bir Letter veya LT numarası bulunur. Bildirimde yazan telefon numarasını arayın.

Yaygın IRS işletme bildirimleri ne anlama geliyor?

Aşağıdaki her bildirimin, ne olduğunu ve ilk adımı anlatan bir IRS sayfası vardır. Son sütun, çözümü ele alan rehberi gösterir.

IRS, CP161 ve CP215'i yalnızca ödenmemiş bakiye ve medeni ceza olarak tanımlıyor; sayfalarında bunların sadece işletmelere özel olduğu yazmıyor. Bildirimin hangi hesapla ilgili olduğunu anlamak için üzerindeki adı ve vergi numarasını kontrol edin.

Diğer yazıların kendi rehberleri var:

• Denetim yazısı: küçük işletmede IRS denetimi.
• Bordro firmasının IRS'e ödeme yapmaması: bordro firması vergilerinizi ödemedi.
• Ödenmemiş bordro vergisini soran IRS tahsilat görevlisi: güven fonu kurtarma cezası.
• Form 5472 cezası: verilmeyen yabancı sahip beyanları.
• Geç verilen 1099 veya W-2 cezası (Publication 1586 uyarınca Notice 972CG): geç verilen yüklenici ve çalışan vergi formları.

Bildirim ödediğimi düşündüğüm bir borcu gösteriyorsa veya katılmıyorsam ne yapmalıyım?

Yaptığınız her ödemeyi, IRS'in mahsup ettiğini söylediği ödemelerle karşılaştırın. CP161 bildiriminde, yukarıdaki tabloya göre eksik ödemeyi veya yanlış rakamları bildirmek için bildirim tarihinden itibaren yalnızca 10 gün süreniz vardır.

1. Her ödeme için kanıtınızı hazırlayın: tarih, tutar, ödemenin ait olduğu dönem ve form, banka kaydı. Bildirimdeki ödeme listesini ve hesaplamayı beyannamenizle karşılaştırarak okuyun.
2. IRS tarafını kontrol edin. İşletme vergi hesabı yıllara göre bakiyeyi ve ödeme geçmişini gösterir; vergi hesabı dökümü ise ödemeleri, cezaları, faizi ve ödenecek bakiyeyi gösterir.
3. Belgeler elinizdeyken bildirimdeki numarayı arayın. CP215 sayfası ödenmiş çek gibi evrak ister.
4. İtiraz etmediğiniz kısmı ödeyin, gösterilen tarihe kadar. Ödenmemiş bakiyeye son tarihten sonra faiz işlemeye devam eder.

İtirazın nereye gideceği bildirime göre değişir:

• Bakiye veya ceza bildirimi (CP161, CP215): bildirimdeki numarayı arayın. Bir cezaya itiraz etmek için, yeniden değerlendirilmesi gerektiğini gerekçeleriyle anlatan, belgelerle desteklenmiş imzalı bir mektup da gönderebilirsiniz. IRS, makul sebep (reasonable cause) varsa cezayı kaldırabilir veya azaltabilir; o ceza üzerinden hesaplanan faiz de bununla birlikte kalkar (IRS). önceki 3 yıl içinde zamanında beyan ve ödeme geçmişi olan bir işletme, geç beyan, geç ödeme veya geç depozito cezası için ilk kez ceza affından da yararlanabilir: bu af ya sizin talep ettiğiniz First Time Abate ya da uygun beyannamelerde otomatik muafiyettir (IRS: idari ceza affı; koşullar geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberinde). Verginin kendisine işleyen faiz, IRS'in yazılı bildirimden sonra yaptığı makul olmayan hata veya gecikme için ve işletmenin buna katkısı yoksa, Form 843 ile veya imzalı bir mektupla affedilebilir; Başvuru süresi şöyledir. Asıl beyannameden sonra 3 yıl veya verginin ödenmesinden sonra 2 yıl; hangisi daha geçse. Bu af, istihdam vergisini kapsamaz (IRS faiz affı).
• CP504: hemen arayın. Bildirim ayrıca, tahsilat işlemi başlamadan önce Collection Appeals Program incelemesinin nasıl isteneceğini anlatır. Zaten ödeme yaptıysanız veya taksit anlaşmanız varsa yine de arayın; hesabın bunu yansıttığından emin olun (IRS).
• LT11, Letter 1058 veya CP297: aşağıda anlatılan süre içinde Form 12153 ile Collection Due Process duruşma talebi.
• Hâlâ çözülmediyse: IRS bildirim sayfaları, IRS içinde bağımsız bir kuruluş olan Taxpayer Advocate Service'e ve Low Income Taxpayer Clinics'e yönlendirir. Publication 1660, Taxpayer Advocate Service'in duruşma talep etme süresini uzatamayacağını belirtir.

İşletme kapalıysa, faaliyeti yoksa veya bildirim eski bir Form 940 istiyorsa yine de yanıt vermem gerekir mi?

CP259 için evet. CP259 sayfası, bir dönemde çalışanı veya işletme faaliyeti olmayan bir işletmenin o dönem için beyanname vermesinin gerekmediğini ama bildirime yine de yanıt vermesi gerektiğini söyler; bunun için ekteki Response formu kullanılır ve beyannamenin neden gerekmediği açıklanır. İşletme o dönem için depozito veya ödeme yaptıysa ya da kredisi varsa, iade almak için bunları gösteren imzalı bir beyanname vermesi gerekir. Diğer bildirimlerde kendi talimatlarını izleyin.

Response formu göndermeden önce bilmeniz gereken dört şey:

• “Faaliyet yok” her zaman “beyanname yok” demek değildir. ABD'deki bir ortaklık, gelir elde etmiyor ve indirilebilir gider veya kredisi de yoksa Form 1065 vermez; aksi halde verir (Form 1065 talimatları). 501. madde kapsamında muaf olmayan bir ABD şirketi, vergilendirilebilir geliri olsun olmasın genellikle Form 1120 ile gelir vergisi beyannamesi vermelidir (Form 1120 talimatları). S şirketi bunun yerine Form 1120-S verir, ancak bu yalnızca IRS'in kabul ettiği seçim yürürlükte olduğu sürece geçerlidir (Form 1120-S talimatları); bildirimde S şirketi olarak kabul ettiğiniz bir işletme için Form 1120 anılıyorsa önce IRS kabul yazısını kontrol edin ve S şirketi seçiminin geç kabulü rehberine bakın.
• EIN, beyan yükümlülüklerini belirler. Bir EIN verildiğinde Form 940, 941 ve 1120 gibi belirli beyannameler için yükümlülük oluşturulur. Verilmemiş olan beyanname gecikmiş sayılır ve her form ve dönem için ayrı bildirim gelir (CP259). Hiç çalışanı olmayan bir işletmenin bordro bildirimi almasının nedeni budur.
• Eski bir Form 940 veya 941 bildirimi. CP259 sayfası, çalışanı veya işletme faaliyeti olmayan bir dönem için beyanname gerekmediğini söyler, ama Response formuyla yine de yanıt vermeniz gerekir. Buna karşın bir işletme ilk Form 941'inden sonra, ücret ödemese bile, nihai beyannamesini verene kadar genellikle her çeyrek beyanname verir (Form 941 talimatları); Form 940'ta da yıl boyunca kimseye ödeme yapmayan işveren için “ödeme yok” kutusu, kapanan işletme için “nihai beyanname” kutusu vardır (Form 940 talimatları). CP259 sayfası bunların birbirine nasıl uyduğunu söylemez; yanıt vermeden önce o dönemin bordro geçmişini kontrol edin: bkz. bordro vergisi borçlarını tamamlama ve IRS'in eksik beyannameleri normalde ne kadar geriye doğru istediği için verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama.
• CP259, beyanınızla çakışabilir. IRS, CP259 sayfasında bildirimde görünen ad ve EIN ile son dört hafta içinde beyanname verdiyseniz o bildirimi dikkate almayabileceğinizi söyler. Diğer bildirimler için böyle bir şey söylemez.

Bir işletmenin beyan yükümlülüklerini sona erdirmek için bkz. işletmenizin hangi beyannameleri verdiği ve şirket kapatma.

Ne kadar sürem var ve tarihi kaçırırsam ne olur?

Bildiriminizde yazan tarih geçerlidir; IRS tüm bildirimler için tek bir son tarih belirlemez, bazılarının içinde daha kısa bir süre de bulunur.

Haciz bildirimleri hakkında bilmeniz gereken üç şey:

• CP504 duruşma bildirimi değildir ve ardından duruşma bildirimi gelmeyebilir. IRS itiraz sık sorulan soruları, IRS'in yalnızca CP504 ile haciz koyamayacağını, bunun ardından resmi bir haciz niyeti ve duruşma hakkı bildirimi geleceğini söyler (IRS). Ancak bu bildirim her vergi ve dönem için yalnızca bir kez gerekir (section 6330(a)(1); Publication 1660); CP504 sayfası da onun ancak daha önce almadıysanız geleceğini söyler. Aynı vergi ve dönem için önceki bildirimleri kontrol edin: gönderilmişse yeni bir bildirim olmadan haciz gelebilir ve talep süresi işliyor ya da bitmiş olabilir. Eyalet vergi iadesine bu bildirim olmadan da haciz konabilir. Ayrıca, haciz konulan dönemden önceki iki yıl içinde istihdam vergisi için duruşma talep etmiş bir işletmenin mal varlığına da konabilir (disqualified employment tax levy); duruşması hacizden sonra yapılır, bunu CP297A sayfası anlatır (section 6330(f) ve (h)). Diğer istisnaları Publication 1660 sıralar. IRS yine de CP504'e beklemeden hemen yanıt vermenizi söyler.
• 30 gün süreyi bildirimdeki tarihten sonraki günden itibaren sayın. Düzenleme, süreyi alınma tarihinden değil bildirim tarihinden başlatır; bu yüzden bildirimi geç okumak süreyi uzatmaz, IRS'i aramak da uzatmaz, ABD dışında yaşamak da uzatmaz (Treas. Reg. 301.6330-1; Publication 1660). İtiraz sık sorulan soruları “alınma tarihinden” der; düzenlemeyi izleyin. Son gün cumartesi, pazar veya resmi tatile denk gelirse, bunların hiçbiri olmayan bir sonraki gün postaya verilen talep süresinde sayılır (madde 7503). IRS bildirimi işletmenin bilinen son adresine gönderebilir (section 6330(a)(2)); bu yüzden taşındıysanız veya sorumlu kişi değiştiyse adresi Form 8822-B ile güncelleyin. Bu günler boyunca veya zamanında yapılmış bir talep sürerken haciz genellikle yapılamaz.
• Geç talep daha zayıftır. Haciz bildirimi tarihinden itibaren bir yıl içinde postaya verilen talep yine de eşdeğer bir duruşma alabilir, ancak haciz engellenmez ve karar mahkemeye taşınamaz (Publication 1660).

Vergi rehni, duruşmalar ve tahsilatı durduran işlemler için bkz. işletme vergi borcu için IRS ödeme planları.

Muhasebecim veya muhasebe sorumlum IRS ile benim yerime ilgilenebilir mi?

İşletme Form 2848'i imzaladıktan sonra CPA, avukat veya enrolled agent bunu yapabilir. IRS talimatları, temsilcinin IRS önünde temsil yetkisine sahip olması gerektiğini söyler; Part II kimlerin yetkili olduğunu sıralar: avukatlar, CPA'ler, enrolled agent'lar, yöneticiler ve tam zamanlı çalışanlar dahil.

Bu gruplar dışındaki bir muhasebe sorumlusuna Form 8821 verilebilir; bu, vergi bilgilerini incelemesine ve almasına izin verir ama işletmeyi temsil etme yetkisi vermez. Kayıtlı olmayan beyanname hazırlayıcısı (avukat, CPA veya enrolled agent olmayan ücretli hazırlayıcı) ancak kendisinin hazırlayıp imzaladığı bir beyannamenin incelemesinde mükellefi temsil edebilir; ayrıca PTIN ve IRS'in Annual Filing Season Program kaydı gerekir. Bu, ödenecek bakiye veya haciz bildirimini kapsamaz; böyle bir hazırlayıcı mükellefi tahsilat görevlileri veya itiraz görevlileri önünde hiçbir zaman temsil edemez.

IRS, 3. satırında konuyu, formu ve dönemleri belirtmeyen Form 2848'i (“All years” veya “All taxes” yazılanları) ya da yanlış kişinin imzaladığı formu geri gönderir. Bir beyannameye bağlı olmayan ceza için 3. satırda “Civil Penalty” yazmalı veya cezayı tarif etmelisiniz. Şirkette, şirketi bağlama yetkisi olan bir yönetici imzalar. Ortaklıkta tüm ortaklar imzalar ya da eyalet hukukuna göre ortaklık adına hareket etmeye yetkili tek bir ortak, bu yetkinin kopyası eklenerek imzalar. Formun geri kalanı için bkz. küçük işletmede IRS denetimi ve muhasebeci değiştirme.

Form, işletmeyi vergi yükümlülüklerinden kurtarmaz.

İşletmem için tüm IRS yazılarını ve bakiyeleri nereden görebilirim?

IRS işletme vergi hesabı, yıllara göre ödenecek bakiyeyi, ödeme geçmişini, vergi dökümlerini, bildirimleri ve yazıları gösterir. IRS sayfası her yazının orada göründüğünü söylemez; bu yüzden kâğıt bildirime ve üzerindeki tarihe göre harekete geçin.

Belirlenmiş yetkili, rolü her yıl yeniler. Hesabınız yoksa işletme dökümü Form 4506-T ile posta yoluyla veya IRS işletme hattı aranarak alınabilir (IRS). Entity transcript (işletme kuruluş dökümü), işletmenin beyan yükümlülüklerini gösterir; bu, bir bildirim borçlu olduğunuzu bilmediğiniz bir beyanname istediğinde işe yarar. Beyandan kısa süre sonra görünen “beyanname kaydı yok” notu (e-beyandan sonra 2–3 hafta, posta ile gönderimden sonra 6–8 hafta bekleyin), beyannamenin henüz işlenmediği anlamına gelebilir.

Hangi IRS bildirimleri hemen uzman desteği almam gerektiği anlamına gelir?

Yanlış bir ilk hamlenin pahalı veya geri alınması zor olduğu durumlarda erken destek alın; bu sırada yanıt tarihini gözden kaçırmayın. Şu özellikler riski artırır:

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

İki yıl boyunca verilmeyen Form 1065

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli bir LLC ilk iki yılında gelir elde etti ve hiç Form 1065 vermedi.

• 1. ve 2. yıllar: her yılın Form 1065'i yıl bittikten sonra vadesi gelir (takvim yılı kullanan ortaklık için 15 Mart, Form 1065 talimatları uyarınca); ikisi de verilmedi.
• 3. yıl veya sonrası: her yıl için bir tane olmak üzere iki CP259 bildirimi gelir. İkisi de LLC'den şimdi beyanname vermesini veya Response formunda beyannamenin neden gerekmediğini açıklamasını ister.
• Yanıt: LLC'nin geliri vardı, bu yüzden her yıl için Form 1065 gerekliydi. CP259 sayfası hemen beyanname verilmesini söyler; LLC de iki yılın kayıtlarını banka hesap hareketlerinden oluşturup iki beyannameyi tüm ekleriyle verir.
• Sonrası: gecikmiş her yıl için bir ceza bildirimi (CP162C) gelebilir. Ceza ve af rehberleri, bu ücretin ne olduğunu gösterir. LLC, CP162C sayfasındaki koşulları (örneğin her üyenin mukim olmayan yabancı olmayan gerçek kişi olması ve payını zamanında verilmiş beyannamede bildirmiş olması) karşılıyorsa küçük ortaklık affı uygun olabilir (IRS).

Bir S şirketi ve eksik ödeme

Bir S şirketi US$8.000 tutarında CP161 alır. Banka hesap özeti, bildirimin mahsup edilmiş ödemeler listesinde bulunmayan US$5.000 tutarında bir ödeme gösteriyor.

Şirket, ödemenin tarihini, tutarını ve dönemini bildirimle karşılaştırır, işletme vergi hesabını kontrol eder ve banka kaydıyla birlikte bildirim tarihinden itibaren 10 gün içinde IRS ile iletişime geçer. IRS ödemeyi doğrularsa bakiye, faiz ve ceza hariç yaklaşık US$3.000'a düşebilir. S şirketi kalanı gösterilen tarihe kadar öder veya plan sorar.

Medeni ceza bildirimi

Danışmanlık yapan bir LLC, US$2.400 tutarında CP215 alır. Bildirim son tarihi, tutarı ve ödeme seçeneklerini belirtir. Sahip, bildirimde cezanın adını ve vergi dönemini arar, sonra bunu ilgili rehberle eşleştirir: geç beyanname cezası veya Form 5472 eksikliği. Beyan zamanında verildiyse veya bildirim cezayı net biçimde açıklamıyorsa sahip, ödemeden önce beyan kanıtıyla bildirimdeki numarayı arar. Ceza doğruysa US$2.400'ın tamamını son tarihe kadar ödemek, ek ceza ve faizin birikmesini durdurur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bildirimde haciz geçiyor, birden fazla dönem listeleniyor, bordro vergisi söz konusu veya hiç vermediğiniz bir beyanname isteniyor ve yanıt tarihi yakın: saat işliyor. Bildirimin hangi sahibi ilgilendirdiği, önce hangi beyannamenin verileceği, bir temsilcinin yanıt verip vermeyeceği ve ceza affının uygun olup olmadığı, bildirimin göstermediği olgulara bağlıdır. Hemen kurumlar vergisi desteği alın ve bu sırada yanıt tarihini gözden kaçırmayın.
• Birkaç yıl için beyannameler eksik veya muhasebe kayıtları beyannameyi ya da ödeme kanıtını bulamayacak kadar geride: verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama rehberini izleyin. Bu beyannameler kayıtlardan hazırlanır; bu yüzden genellikle önce kayıtlar gelir: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama ve muhasebe desteği.
• Bildirim bir ceza bildirimi: bkz. geç beyan ve geç ödeme cezaları; Form 1065 cezası için küçük ortaklık ceza affı.
• Bildirim bordro vergisiyle ilgili: bkz. bordro vergisi borçlarını tamamlama ve bir IRS tahsilat görevlisi devredeyse güven fonu kurtarma cezası.
• İşletmenin ödeyebileceğinden fazla borcu var: bkz. işletme vergi borcu için IRS ödeme planları.
• Yazı bir denetim bildirimi: bkz. küçük işletmede IRS denetimi.
• Verilmiş bir beyanname yanlıştı ve bildirim farklı bir rakam gösteriyor: bkz. verilmiş işletme beyannamesini düzeltme.
• İşletmenin sahibi yurt dışında ve ceza Form 5472 için: bkz. verilmeyen yabancı sahip beyanları.
• Bildirim, kişisel beyannameniz hakkında bir CP2000: bkz. underreporter bildirimi rehberi.