Küçük İşletme Muhasebesinde Yıl Sonu Kapanış Kontrol Listesi

Yıl sonunda defterleri kapatmak ne demek ve önce neleri toplamalıyım?

Defterleri kapatmak, vergi yılının kayıtlarında yapılan son bir mutabakat ve incelemedir; beyanname verme işlemi değildir. IRS, brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini gösteren defterler ister; bunlar gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir sistemde tutulabilir. Kapanış, defterleri hazırlayıcının beyannameyi çıkarabileceği kadar güvenilir hale getirir.

Defterler vergi yılını izler: en yaygın dönem takvim yılıdır; bu yüzden çoğu küçük işletme 31 Aralık'ta kapanış yapar. Mali yıl kullanan işletme kendi yıl sonunda kapatır (takvim yılı mı mali yıl mı sayfasına bakın). Defterleri beyannamedeki muhasebe yöntemiyle tutun (Publication 583); farklı bir esas kullanıyorlarsa farkların yazılı bir mutabakatını hazırlayıcı için saklayın (26 CFR 1.446-1; bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi).

Tek banka hesabı, bordro ve stok olmayan bir işletmede kapanış rutindir. Şunlar işi zorlaştırır:

• Ortaklık veya şirket. Beyannamedeki bilanço (Schedule L), gerekiyorsa defterlerle uyuşmalıdır (Form 1065, Form 1120-S ve Form 1120 talimatları).
• Stok. Yıl sonu sayımı, satılan malın maliyetini belirler.
• Bordro veya yükleniciler. Bunların formları yıl sonundan sonraki ay verilir ve defterlerle eşleşmelidir.
• Çok sayıda hesap veya bir aydan fazla geride kalmış defterler. IRS, çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini söyler; geride kalmış defterler kapanışı bir gecikmiş kayıtları tamamlama işine çevirir.
• Kategorisiz kalemler, mutabık olmayan hesaplar veya karışmış sahip paraları. Bir kontrol listesi temiz defterleri kapatır. Bu durumdaki defterlerin hazırlayıcı kullanmadan önce onarılması gerekir: bkz. muhasebe kayıtlarını düzeltme kontrol listesi.

Önce şunları toplayın:

• Her banka, kart, kredi ve ödeme işlemcisi hesabının Aralık hesap özetleri
• Bordro raporları ve yıllık ücret toplamları
• Yüklenici ödemeleri; her alıcı için bir W-9 (vergi kimlik numarası belgesi)
• 31 Aralık bakiyesini ve yıllık faizi gösteren kredi hesap özetleri
• Yıl içinde alınan, satılan veya hurdaya çıkarılan varlıklar
• Mal satıyorsanız stok sayım formları
• Size gönderilen Form 1099-K ve 1099-NEC belgeleri; Form 1099-K gelirinize eşit olmayabilir
• Geçen yılın beyannamesi

Yıl sonu kapanış kontrol listesinde önce neyi mutabık hale getirmeliyim?

Her banka, kart ve kredi hesabını 31 Aralık bakiyesine göre mutabık hale getirin. Publication 583 çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini söyler; ölçüt, düzeltilmiş hesap özeti bakiyesinin (henüz görünmeyen yatırmalar ve tahsil edilmemiş çeklerden sonra) düzeltilmiş defter bakiyesine (banka masrafları ve düzeltmelerden sonra) eşit olmasıdır.

1. Aralık hesap özetlerini alın. Onlar gelmeden kapatmak Aralık'ı eşleşmemiş bırakır. Bir kart veya kredi döngüsü daha erken bitiyorsa 31 Aralık bakiyesini isteyin.
2. Geçen yılın kapanış bakiyesinden başlayın. Yanlış bir açılış bakiyesi önce çözülür: bkz. yanlış çıkan açılış bakiyesi.
3. Yatırmaları ve ödemeleri eşleştirin. Bir hesap özeti, henüz girilmemiş banka masrafları, özet tarihinden sonra yapılan yatırmalar veya henüz tahsil edilmemiş çekler yüzünden defterlerden farklı çıkar. Masrafları girin; tahsil edilmemiş çekleri bekleyen çekler (outstanding) olarak listeleyin.
4. Kartlar ve krediler. Her kartı kendi hesap özetiyle mutabık hale getirin; kartı ödemek ikinci bir gider değil, bir transferdir (kredi kartı ödemeleri). Her krediyi borç verenin 31 Aralık hesap özetiyle eşleştirin; faiz gider, anapara ise krediyi azaltır (işletme kredisini kaydetme).
5. İşletme parası tutan diğer hesaplar, örneğin ödeme işlemcisi bakiyeleri ve nakit: bkz. satışlar ile işlemci ödemelerinin mutabakatı.

Banka bağlantısı (bank feed) işlemleri içe aktarır; defterlerin hesap özetiyle eşleştiğini kanıtlamaz. Bkz. banka bağlantıları mutabakat değildir.

Yıl sonuna yayılan satışları, faturaları ve bordroyu nasıl ele alırım?

Beyanname için her kalemi vergi muhasebesi yönteminin gerektirdiği yıla koyun (Publication 538) ve defterlerinizle aradaki farkı hazırlayıcı için işaretleyin:

Sarf malzemeleri her iki yöntemde de kendi kuralına tabidir: takip ettiğiniz veya saydığınız malzemeler genellikle ilk kullanıldığında veya tüketildiğinde indirilir; kullanım kaydı ya da sayımı olmadan tutulanlar ödendiğinde indirilir (tahakkuk esasında doğduğunda). Aşağıdaki küçük alımlar seçimi bunu değiştirebilir (26 CFR 1.162-3; küçük satıcılar için stok mu sarf malzemesi mi).

Geçen yılın beyannamesinde kullanılan yöntemi koruyun: yöntemi değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir; bu onay Form 3115 ile istenir ve otomatik değişiklikte form, değişikliğin yapıldığı yılın beyannamesiyle birlikte verilir (Form 3115 talimatları). Stoklu bir işletme alımlar ve satışlar için genellikle tahakkuk esasını kullanır; aşağıda bir küçük işletme istisnası vardır. Bkz. küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu.

Üç kalem iki yıla yayılabilir:

• Aralık'ta gönderilip Ocak'ta ödenen fatura: bkz. sonraki vergi yılında ödenen fatura.
• Peşin ödenen kira, sigorta veya diğer maliyetler: bkz. yıl sonunda peşin ödenmiş giderler.
• Aralık bordrosunun Ocak'ta ödenmesi: Form W-2 tutarları takvim yılı içinde ödenen ücretlere dayanır; bu yüzden 1 Ocak'ta ödenen Aralık çalışmasının ücretleri bir sonraki yılın W-2'sine girer (W-2 talimatları). Giderin Aralık'a ait olup olmadığı muhasebe yöntemine ve kime ödendiğine bağlıdır: nakit esasını kullanan ilişkili bir kişiye borçlanılan ücret yalnızca ödendiğinde indirilebilir (Publication 538). Bkz. yıl sonunda tahakkuk eden bordro.

Hangi bordro ve yüklenici formları defterlere bağlıdır ve son tarihleri nedir?

Çalışan ve yüklenici formları yıl sonunu izleyen ilk ayda, işletme beyannamesinden önce verilir; bu yüzden önce bordro ve yüklenici ödemelerini kapatın.

Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen bir son tarih bir sonraki iş gününe kayar (IRS son tarihleri); yukarıdaki tarihler bunu zaten hesaba katar. Vergilerin tamamını zamanında yatırdıysanız Form 941 veya Form 940'ı bunun yerine 10 Şubat 2027 tarihine kadar verebilirsiniz (Form 941 talimatları). 10 veya daha fazla bilgi beyannamesi (W-2 ve 1099'lar toplamı) veren işverenler bunları elektronik olarak vermelidir (IRS).

Bordro. Bordro raporlarını ücret, stopaj ve işveren vergisi hesaplarıyla mutabık hale getirin ve toplamları zorla eşitlemek yerine, Aralık ücretlerinin Ocak'ta ödenmesi gibi zamanlama farklarını açıklayın. IRS, dört üç aylık Form 941'i Form W-3'teki W-2 toplamlarıyla (kesilen gelir vergisi, Social Security ücretleri ve bahşişleri, Medicare ücretleri ve bahşişleri) eşleştirir ve toplamlar farklıysa sizinle iletişime geçebilir (Form 941 talimatları). Temizlenmeyen bir bakiye için bkz. temizlenmeyen bordro yükümlülükleri. Kesilip IRS'ye aktarılmayan vergi, kusur kasıtlıysa sorumlu kişiyi verginin tutarına eşit bir cezadan şahsen sorumlu kılabilir (6672. madde); IRS bunu tarh etmek için genellikle bordro yılından sonraki 15 Nisan tarihinden veya daha sonraki bir beyan tarihinden itibaren 3 yıl süreye sahiptir (IRM 5.7.3). Bkz. Trust Fund Recovery Penalty.

Yükleniciler. Yıl içinde hizmet karşılığı (parça ve malzeme dahil) eşik tutarını veya daha fazlasını ödediğiniz her alıcıyı, dosyada bir W-9 ile birlikte listeleyin. Kredi kartı, banka kartı veya üçüncü taraf ödeme ağı ile yapılan ödemeleri ödeme şirketi Form 1099-K ile bildirir; bu yüzden bunlar 1099-NEC listesinden çıkar (1099 talimatları). Kimin form alacağı (şirketler ve yedek stopaj dahil): hangi yüklenicilere vergi formu verilir. Numara vermeyen alıcı: yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama. Kaçırılan tarih: geç verilen yüklenici ve çalışan vergi formları.

Yıl sonunda stok, sabit kıymetler ve amortisman için ne yapmalıyım?

Stoku sayın ve varlıkları tarihleri ve maliyetleriyle listeleyin.

Stok

Satmak üzere mal üreten veya satın alan bir işletme, satılan malın maliyetini bulmak için her vergi yılının başında ve sonunda stokunu değerler. IRS makul aralıklarla fiziki sayım ister ve defterdeki tutar bu sayıma uyacak şekilde düzeltilmelidir; yıl sonu bunun için pratik zamandır. Satılan malın maliyeti, açılış stoku artı alımlar ve diğer maliyetler, eksi kapanış stokudur.

• Açılış stoku genellikle geçen yılın kapanış stokuna eşittir; fark varsa açıklanmalıdır (Publication 334).
• Sahibin kişisel kullanım için aldığı mallar alımlardan çıkarılır ve sahibin çekim hesabına yazılır.
• Sayım formları sayımı kimin yaptığını ve kalemlerin fiyatını kimin belirlediğini göstermelidir; değerleme yöntemi yıldan yıla tutarlı kalmalıdır (Publication 334).

Önceki üç yılın ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya altında olan (enflasyona göre düzeltilmiş sınır; tek işveren sayılan işletmeler hasılatlarını birlikte sayar, bkz. Publication 538) ve vergi sığınağı (tax shelter) olmayan bir işletme stok hesabı yapmamayı seçebilir, ancak yine de geliri açıkça gösteren bir yöntem kullanmalıdır (Publication 538). Sayımı atlamadan önce hangisinin geçerli olduğunu netleştirin. Satılamayan stok: ölü stoku zarara yazma.

Sabit kıymetler ve amortisman

Amortisman, mülk kullanıma alındığında başlar: özel kullanımı için hazır ve elverişli olduğunda, onu henüz kullanmamış olsanız bile. Takvim yılı esaslı bir işletmede kesim tarihi 31 Aralık tarihidir. Aralık'ta teslim edilip Ocak'a kadar kurulmayan ve çalışmayan ekipman, Ocak varlığıdır.

Her varlığı açıklaması, maliyeti, satıcısı, kullanıma alınma tarihi, işletme kullanım payı ve varsa satış, hurdaya çıkarma veya kişisel kullanıma geçiş bilgisiyle listeleyin. Publication 946, işletme, yatırım ve kişisel kullanıma ilişkin kayıt ister ve mülk satıldığında, kişisel kullanıma geçtiğinde, terk edildiğinde, hurdaya çıkarıldığında veya yok olduğunda amortismanı durdurur. Hazırlayıcı listeyi amortisman için, gerekli olduğunda Form 4562 üzerinde kullanır (Form 4562 talimatları).

• Küçük alımlar: bir işletme, zamanında verilmiş bir beyannamede, fatura veya kalem başına $2.500 tutarına kadar olan kalemleri gider yazmayı seçebilir (bu, uygulanabilir bir mali tablosu olmayan işletmeler için sınırdır); koşul, defterlerinin yılın başında var olan tutarlı bir gider yazma politikasını izlemiş olmasıdır; stok hariçtir (IRS maddi mülk kuralları). Bkz. küçük alımları gider yazma mı aktifleştirme mi.
• Kaçırılan amortisman: önceki bir yılda ayrılmayan, izin verilen amortisman bu yıl öylece ayrılamaz; düzeltme için düzeltme beyannamesi veya muhasebe yöntemi değişikliği gerekebilir. Bkz. eksik amortisman çizelgesini yeniden oluşturma.

Kategorisiz kalemleri ve sahip işlemlerini nasıl temizlerim?

Her işleme bir kategori ve bir belge verin. Defterler brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermelidir (Publication 583); kategorisiz bir kalem bunların hiçbirini göstermez. Tek başına ödeme kanıtı bir indirimi kanıtlamaz: faturayı veya makbuzu da saklayın. İspat yükü mükellefe aittir. Bkz. vergi zamanından önce kategorisiz giderler.

Çekimler, dağıtımlar, konulan sermaye ve kredi anaparası işletme gelirinin ve giderinin dışında kalır. Sahip ücreti ve garanti ödemeler (guaranteed payments) dışarıda kalmaz: her biri ayrı bir kalemdir. Nereye gideceği işletmeye bağlıdır:

İşletme hesabından ödenen kişisel harcamalar işletme gideri değildir: bir giderin kişisel kısmı genellikle indirilemez. Bunları tabloda gösterildiği gibi kaydedin: sahibin çekimlerini kaydetme ve garanti ödemeler ile ortak çekimleri. Bkz. işletme hesabından ödenen kişisel harcamalar; şirketler için ayrıca kişisel harcamaları ödeyen S şirketi veya sahip harcamalarını ödeyen C şirketi.

Hazırlayıcımın hangi raporlara ve kayıtlara ihtiyacı var?

Yıllık gelir tablosunu, 31 Aralık bilançosunu (beyannamedeki Schedule L, varsa bununla uyuşmalıdır), işlem ayrıntılarını, Aralık hesap özetleriyle yapılan mutabakatları ve yukarıdaki adımlardan bordro, yüklenici, varlık, stok ve sahip çizelgelerini gönderin. Açılış stoku, amortisman çizelgesi ve açılış özkaynağı için geçen yılın beyannamesini ekleyin.

Hangi raporun beyannamenin hangi satırını beslediği muhasebe kayıtlarından işletme vergi beyannamesine sayfasındadır. Geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan özkaynak: uyuşmayan birikmiş kârlar.

İşletme beyannamesi ne zaman verilir ve ne kadar zamanım var?

Ortaklık veya S şirketi beyannamesi, yıl sonundan sonraki üçüncü ayın 15. günü verilir; şahıs işletmesi veya C şirketi beyannamesi ise dördüncü ayın aynı günü. Bordro ve yüklenici formları önce gelir. Takvim yılı için:

S veya C şirketi statüsünü seçen bir LLC, o şirketin satırını izler; bir ortaklığın veya şirketin sahip olduğu tek üyeli LLC, sahibinin beyannamesinde bildirilir (IRS). Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen bir tarih bir sonraki iş gününe kayar. Eyalet beyannamelerinin, eyalet bordro raporlarının ve satış vergisi beyannamelerinin kendi tarihleri vardır.

Bir ortaklığın veya S şirketinin 31 Aralık'tan sonra yaklaşık iki buçuk ayı vardır ve bordro ile yüklenici formları bunun ilk ayını alır. Bir işletme beyannamesi için zamanında verilen Form 7004 veya Form 1040 için Form 4868, beyanname verme süresini uzatır, ödeme süresini değil: bkz. defterler hazır değilken süre uzatımı. Hazırlayıcıya defterleri hangi tarihte istediğini sorun; bu genellikle son tarihten önceki bir tarihtir.

Defterler kesinleştiğinde yılı kilitlemeli miyim?

Genellikle yılı defterleri bitirdiğinizde değil, beyanname verildikten sonra kilitleyin. Kilit (kapanış tarihi), bir vergi kuralı değil, muhasebe yazılımındaki bir ayardır. Hazırlayıcı işini bitirmeden 31 Aralık'a kilit konursa amortisman veya stok düzeltmesi gibi düzeltme kayıtları kilit açılmadan girilemez. Beyanname verildikten sonra kilit, verilmiş yılın yanlışlıkla değişmesini önler. Bkz. vergi beyannameleri verildikten sonra kapanış tarihi.

Neleri ne kadar süre saklamalıyım?

Bir beyannamedeki her kalemin arkasındaki kayıtları, o beyanname için zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın ve verilen beyannamelerin kopyalarını tutun.

Bazı durumlar daha uzun sürer; hiç verilmemiş bir beyannamenin veya hileli bir beyannamenin kayıtları süresiz saklanır. Sigortacılar ve alacaklılar kayıtların IRS'nin istediğinden daha uzun saklanmasını isteyebilir. Taramalar, kâğıdın yerine geçmeden önce IRS'nin saklama gereksinimlerini karşılamalıdır: bkz. kâğıt yerine taranmış makbuzlar. Tam liste işletme kayıtları ne kadar süre saklanır sayfasındadır; bordro kayıtları bordro kayıtlarının saklanması sayfasındadır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Tek hesabı ve tek kartı olan serbest çalışan bir tasarımcı

US$120.000 geliri olan bir tasarımcı, işletme hesabını ve kartı 31 Aralık'a göre mutabık hale getirir. US$800 tutarında bir çek henüz tahsil edilmemiştir ve bekleyen çekler listesinde kalır. Kişisel hesaba aktarılan US$6.000 gider değil, çekim olarak kaydedilir. Yıl içinde hizmet karşılığı ödeme yapılan, şirket olarak kurulmamış üç serbest çalışandan banka havalesiyle US$3.500 ödenen kişi için bir W-9 ve bir 1099-NEC gerekir, çünkü eşik US$2.000 tutarındadır; US$1.200 ödenen kişi için genellikle gerekmez; kredi kartıyla US$2.500 ödenen kişi listeden çıkarılır, çünkü kart ödemelerini kart şirketi Form 1099-K ile bildirir. Tasarımcı gelir tablosunu ve bilançoyu hazırlayıcı için dışa aktarır.

İki çalışanlı bir S şirketi

US$600.000 geliri olan ve tek sahip-hissedarı bulunan bir S şirketi, bordro raporunda US$150.000 brüt ücret göründüğünü ama defterlerde US$138.000 göründüğünü fark eder; çünkü son iki bordro hiç girilmemiştir. W-2'ler gönderilmeden önce bunları girer, sonra dört Form 941'i W-2 toplamlarıyla karşılaştırır. Sahibin ücreti bordro yoluyla ödenir. Sahibin ayrıca çektiği US$30.000, ücret veya gider olarak değil, dağıtım (ya da gerçekte öyleyse kredi geri ödemesi) olarak kaydedilir. Ücretin yeterince yüksek olup olmadığı ayrı bir sorudur: bkz. S şirketi sahip maaşı.

Elinde stok bulunan bir online mağaza

US$250.000 satışı olan bir online mağaza 31 Aralık'ta stokunu sayar ve US$40.000 bulur. Defterler US$46.000 gösteriyordu; bu yüzden defterdeki tutar US$6.000 düşer ve satılan malın maliyeti aynı tutarda artar. Açılış stoku, geçen yılın kapanış stoku olan US$30.000 tutarındadır. Alımlar US$120.000 olup başka mal maliyeti yoktur; sahibin eve götürdüğü US$2.000 tutarındaki mal bundan düşülür. Satılan malın maliyeti US$30.000 artı US$118.000 eksi US$40.000, yani US$108.000 eder ve geriye US$142.000 brüt kâr kalır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Defterlerinizde kategorisiz kalemler, mutabık olmayan hesaplar veya karışmış sahip paraları varsa: muhasebe kayıtlarını düzeltme kontrol listesini uygulayın. Hangi kalemlerin bitirilip hangilerinin yeniden kurulacağını söyleyemiyorsanız veya beyanname tarihi yakınsa muhasebe kayıtları desteğine bakın.
• Defterleriniz aylar veya bir yıl geride kaldıysa ya da beyanname tarihine yetişmeyecekse: gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama, defterler hazır değilken süre uzatımı ve muhasebe kayıtları desteği sayfalarına bakın.
• S veya C şirketiyseniz, stokunuz varsa ya da bordro yürütüyorsanız: beyannamedeki bilanço defterlerle uyuşmalıdır ve bordro tarihleri önce gelir. Bkz. muhasebe kayıtlarından işletme vergi beyannamesine ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bir bordro veya 1099 tarihi geçtiyse ya da beyanname gecikmişse: bkz. geç verilen yüklenici ve çalışan vergi formları ve geç beyan ve geç ödeme cezaları. Bu formların arkasındaki defterler de bitmemişse muhasebe kayıtları desteğine bakın.
• LLC'nizin veya şirketinizin sahibi ABD kişisi değilse: şirket ile yabancı sahibi arasındaki bazı işlemler Form 5472 ile bildirilir; bu yüzden defterlerin bunları izlemesi gerekir. Bkz. yabancı sahipli bir ABD şirketi için muhasebe kayıtları ve muhasebe kayıtları desteği.
• İşletme yıl içinde vergilendirilme şeklini değiştirdiyse veya bir sahip katıldı ya da ayrıldıysa: yürürlük tarihi, defterler için bir kesim noktasıdır. Seçimi yıl ortasında sona eren bir S şirketi, bir S kısa yılı ve bir C kısa yılı için beyanname verir (Form 1120-S talimatları). Yeni bir S seçimi (Form 2553), kapsadığı yılın başlangıcından sonraki 2 ay 15 gün içinde ya da bir önceki yıl içinde herhangi bir zamanda verilmelidir (Form 2553 talimatları). Bkz. S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları, bir ortağın payının satın alınmasını kaydetme ve muhasebe kayıtları desteği.
• İşletmeniz mali yıl kullanıyorsa veya şirketiniz Kanada şirketiyse: bkz. takvim yılı mı mali yıl mı veya Kanada şirketi yıl sonu kontrol listesi.