Gecikmiş Muhasebe Kayıtlarını Tamamlama Maliyeti: Teklifte Neler Olmalı

Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlamak ne kadara mal olur?

Hiçbir devlet kaynağı, gecikmiş kayıtların tamamlanması veya düzeltilmesi için fiyat yayımlamaz; bu yüzden kayıtlarınızı kimse görmeden verilen rakam bir tahmindir. Ücret işi izler: kaç ayın geride olduğu, bunların içinde kaç hesap ve işlem bulunduğu ve ne kadarının eksik olduğu.

Şunlardan herhangi biri geçerliyse düzeltme işi basit değildir:

• Aylar değil yıllar geridedir veya bazı aylara ait ekstreler eksiktir.
• Bordro, satış vergisi veya yüklenici ödemeleri de birikmiş işin içindedir.
• O yılların vergi beyannameleri de verilmemiştir veya bir bildirim gelmiştir.
• Bir kredi veren, bir alıcı veya bir son tarih tarihi belirliyordur.

Teklif istemeden önce her banka, kart, kredi ve ödeme hesabının ekstrelerini, verilmiş beyannamelerinizi, platform raporlarını ve düzenli tedarikçilerin listesini toplayın.

Elinizde zaten bir teklif varsa kapsadığı hesap-ay sayısını çıkarın (hesap sayısı çarpı geride kalan ay sayısı) ve satış vergisi, bordro, yüklenici belgeleri ile gecikmiş beyannamelerin kapsamda mı dışında mı olduğunun yazılı olup olmadığına bakın. Yıllarca ekstre eksikse veya bir bildirim ya da kredi veren tarihi belirliyorsa fiyatın anlam taşıması için hizmet sağlayıcının kayıtlarınıza bakması gerekir. Teklifi kayıtlarınızla birlikte kontrol ettirmek istiyorsanız muhasebe desteği alın.

Gecikmiş kayıtların tamamlanması veya düzeltilmesi aslında neleri kapsar?

Tamamlama, hiç deftere yazılmamış ayların kaydedilmesi; düzeltme ise var olan ama yanlış olan kayıtların düzeltilmesidir. Birçok iş ikisini de içerir ve aynı sırayla ilerler:

1. Toplayın: her hesap ve ay için ekstreleri ve raporları.
2. Mutabakat yapın: her hesapta her kaydı banka veya kart ekstresiyle eşleştirin; en eski kayıtsız aydan başlayın ki sonraki bakiyeler önceki hataları devralmasın. Publication 583, işletme sahiplerine işletme hesabını mutabakat yaparak hatalara karşı kontrol etmelerini söyler.
3. Sınıflandırın: her işlemi satış, iade, ücret, gider, transfer, kredi, sahibin koyduğu veya çektiği para ya da kişisel harcama olarak ayırın. Destek belgeleri alıcıyı, tutarı, ödeme kanıtını, tarihi ve neyin satın alındığını göstermelidir (IRS kayıt tutma).
4. Varsa son verilen beyannameden başlayın ve aynı muhasebe yöntemini kullanın: defterler vergi beyannamesinin kullandığı yöntemi kullanmalıdır ve yöntem değişikliği genellikle IRS onayı gerektirir; bu onay Form 3115 ile istenir (Publication 583; Publication 538). Hiç beyanname verilmediyse yöntem ilk beyannamede seçilir ve sonra tutarlı biçimde kullanılmalıdır.
5. Desteklenemeyenleri listeleyin ki hazırlayıcı neyin beyannameye gireceğine karar versin.
6. Brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini gösteren defterleri teslim edin (IRS kayıt tutma).

Defterlerin neleri göstermesi gerektiği için gecikmiş defterleri tamamlama rehberine bakın. Hiç defter yoksa banka ekstrelerinden defterleri yeniden oluşturmak rehberine bakın. Eski dosyayı düzeltmekle yenisine başlamak arasında karar vermek için düzeltme mi yeniden başlangıç mı rehberine bakın.

Fiyatı genellikle hangi etkenler etkiler?

Aşağıdaki her etken, teklifin adını koyması gereken iş ekler. Ne kadar çoğu geçerliyse tek bir yuvarlak rakam o kadar az şey anlatır.

Düzeltme teklifim makul mü? Neleri listelemeli?

Bir teklif ancak kapsamı kadar karşılaştırılabilir. Dar kapsamlı düşük bir rakam, daha fazlasını kapsayan yüksek bir rakamdan ucuz değildir. İki teklifi karşılaştırmak için her biri şunları belirtmelidir:

Bir teklifi şu durumlarda değerlendirmek zordur:

• Defterler gecikmiş beyannamelerden ayrı fiyatlandırılmıştır ve ikisinin birbirine nasıl uyduğundan kimse sorumlu değildir.
• Kimse bir ekstreyi görmeden sabit bir fiyat verilmiştir; bu yüzden hangi kapsamı varsaydığı belirsizdir. Arkasındaki kapsam listesini isteyin.
• Herhangi bir beyanname hazırlığı iadenin bir yüzdesi olarak fiyatlandırılmıştır. IRS, ücretini iade yüzdesine bağlayan hazırlayıcılardan kaçınmayı önerir (IRS Topic 254).

Teklif gecikmiş beyannamelerin verilmesini kapsıyor mu?

Çoğunlukla kapsamaz; bu yüzden sorun: defterler ve beyannameler ayrı işler olabilir. Rakamları defterler sağlar; vergi hazırlayıcı vergi kimlik numarasına (PTIN) sahip ücretli bir hazırlayıcı beyannameyi hazırlar ve imzalar; üzerindeki her kalemden siz sorumlu kalırsınız (IRS Topic 254).

Teklifin şunları kapsayıp kapsamadığını sorun:

• Hangi yılların beyannameleri ve hangi formlar (Schedule C, Form 1065, Form 1120-S veya Form 1120).
• İkisini de tek bir firmanın yapıp yapmayacağı ve hangi sırayla.
• Yeniden oluşturulan rakamlar verilmiş bir beyannameden farklıysa ne olacağı.

Gecikmiş beyannameler her ay büyüyen cezalar doğurabilir (aşağıda). Verme sırası için verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama rehberine bakın. Hazırlayıcının kendi ücreti için küçük işletme muhasebecisi maliyeti rehberine bakın.

İşi kim yapabilir ve nasıl kontrol ederim?

Defter tutmak, beyanname hazırlamak ve IRS ile görüşmek, farklı yetki belgeleri gerektiren farklı işlerdir.

Bir IRS bildirimi, birkaç yıllık verilmemiş beyanname veya bir denetim söz konusuysa temsil yetkisi de defter tutma kadar önemlidir. İşe alma kontrol listesinin geri kalanı için gecikmiş muhasebe kayıtları hizmeti seçmek rehberine bakın; üç rolün nasıl farklılaştığı için muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın.

Bir CPA'in ücretini düşürmek için önceden yapabileceğim bir şey var mı?

Hazırlık, hizmet sağlayıcının kayıtları bulup ayırmaya harcadığı süreyi kısaltabilir. Bunun ücreti düşürüp düşürmeyeceğini teklif belirler; bu bir söz değildir. Şunları getirin:

• Her banka, kart, kredi ve ödeme hesabı ile her ay için ekstreler. IRS, hesap ekstrelerini destek belgeleri arasında sayar (IRS kayıt tutma).
• Verilmiş beyannameler. Bir kopya kaybolduysa IRS transcript'i çoğu satır kalemini gösterir ama ekleri göstermez: ortaklık veya şirket için işletme vergi transcript'i, Form 1040'ta (Schedule C) bildirim yapan sahip için vergi beyannamesi transcript'i. Bireysel transcript yalnızca cari ve önceki üç vergi yılını kapsar; bu yüzden daha eski beyannameler için başka bir yol gerekebilir.
• Platform ve ödeme işleyici raporları ile aldığınız Form 1099 belgeleri.
• Kredi belgeleri, kira sözleşmeleri ve varlık faturaları.
• Verildiyse bordro raporları ve satış vergisi beyannameleri.
• Düzenli tedarikçilerin ve müşterilerin listesi ve her birinin ne olduğu; böylece her biri bir kez sınıflandırılır.
• Hangi hesapların kişisel olduğuna dair bir not ve sahibin yatırdıkları ile çektikleri hakkında bildikleriniz.
• Eksik olduğunu bildiklerinizin listesi.

Her aslı saklayın; hizmet sağlayıcı eski kayıtları olduğu gibi görmek isteyebilir.

Tamamlamayı beklemenin maliyeti nedir?

Beklemek her ay büyüyen federal cezalar ve hiçbir ücretin kapsamadığı maliyetler ekler. Eyaletler, geç verilen eyalet beyannameleri için kendi cezalarını belirler.

Geç beyan ve geç ödeme cezaları birlikte uygulandığında geç beyan cezası geç ödeme cezası kadar azaltılır; yani ikisi düz biçimde toplanmaz. 5 aydan sonra geç beyan cezası artmayı bırakır, geç ödeme cezası sürer (IRS).

Ortaklık veya S şirketi beyannamesinde ceza, vergi borcu olsun olmasın sahip sayısı çarpı gecikme ayı üzerinden hesaplanır. Form 1040 ve Form 1120 beyannamelerinde ceza, borçlu olunan vergiyle birlikte artar; 60 gün geçen beyannamelerde bir asgari tutar vardır: sabit bir tutar veya borçlu olunan verginin tamamı, hangisi daha azsa (IRS). İkisi de kaçınılmaz değildir. IRS makul sebep bulunursa cezayı kaldırabilir. First Time Abate ve daha yeni Automatic Exemption from Penalty de geç beyan ve geç ödeme cezalarını kaldırabilir; ancak yalnızca aynı beyanname türü önceki 3 yıl içinde zamanında verilmişse; bu yüzden zaten yıllarca geride kalan bir işletme genellikle uygun olmaz (IRS). En fazla 10 ortağı olan yurt içi ortaklıklar, her ortak mukim olmayan yabancı olmayan bir birey (veya bir tereke) ise, her kalem aynı oranlarda paylaşılıyorsa ve her ortak payını zamanında verilmiş bir beyannamede bildirdiyse makul sebebe sahip sayılır (IRS); tüm koşullar ve af süreci cezalar rehberindedir.

Ödenmeyen stopaj yapılmış bordro vergisi, bunu ödemeyen sorumlu kişiye de tarh edilebilir; örneğin bir şirketin yöneticisi veya bir ortaklığın üyesi, kasıtlı olarak ödemediğinde (IRS); bkz. bordro vergilerinde gecikme.

Düzeltme bir cezayı kaldırmaz; yalnızca beyannamelerin verilmesini sağlar. Bu yüzden defterlerin maliyetini sorduğunuz kadar beyannamelerin ne zaman verileceğini de sorun. Son tarihe göre tutarlar için geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberine bakın.

Saatlik, sabit ücret veya aylık: risk kimde?

Sözleşmenin aşımı bıraktığı taraf riski taşır; düzeltme işinde risk, kayıtların durumudur.

Sabit ücret ancak kapsam listesi kadar kesindir. Sabit ücretin neye dayanacağını görmek için hizmet sağlayıcıdan önce bir örnek incelemesini isteyin; örneğin her hesaptan bir ay; fiyatı bunun gösterdiğine göre belirleyin. Kayıtlar güncel hale geldikten sonraki aylık fiyatlandırma için aylık muhasebe maliyeti rehberine bakın.

Aynı mantık Kanada dolarıyla verilen bir Kanada teklifi için de geçerli mi?

Evet. Belirleyiciler ve teklifin içeriği aynıdır: geride kalan aylar, hesaplar, işlemler, eksik kayıtlar ve bordro, GST/HST ile gecikmiş beyannamelerin kapsamda mı dışında mı olduğu. Her birini Kanada doları cinsinden fiyatlandırılmış ayrı bir satır olarak isteyin.

Kayıt kuralı da benzerdir. CRA, gelir ve gider taleplerini desteklemek için tüm işlemlerin kayıtlarını ister ve bunlar genellikle ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren en az altı yıl saklanır (CRA). Geç verilen bir beyanname için altı yıl bunun yerine verme tarihinden itibaren sayılır (CRA). Québec'te işverenler QPP, QPIP ve Québec gelir vergisi kesintilerini CRA'ya değil Revenu Québec'e gönderir (CRA); bu yüzden Québec teklifi bu beyanları da kapsamda veya dışında olarak listelemelidir. CRA'nın tekrar cezası dahil geç beyan cezaları için cezalar, faiz ve af rehberine bakın.

Kanada'daki aylık fiyatlar için Kanada'da aylık muhasebe maliyeti rehberine bakın. Kanada defterlerini beyanname için hazırlamak için Kanada'da gecikmiş defterleri tamamlama rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Çevrimiçi mağaza, 14 ay geride

Bir sahibin iki banka hesabı, bir kredi kartı ve bir ödeme platformu hesabı vardır ve hepsi 14 ay gecikmiştir. Teklif 14 aya yayılan 4 hesabı, yani 56 aylık mutabakatı listelemelidir. Platform ücretlerinin ve iadelerinin platform raporlarından deftere yazılıp yazılmadığını ve müşterilerden tahsil edilen satış vergisinin eyalet bazında mutabık hale getirilip getirilmediğini söylemelidir. Yalnızca “14 aylık muhasebe, tek fiyat” diyen bir teklif ikinci bir teklifle karşılaştırılamaz. Her hizmet sağlayıcıdan fiyatladığı hesap-ay sayısını belirtmesini isteyin.

İki üyeli LLC, üç yıl geride

Ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC üç yıl gecikmiştir ve bir yıla ait ekstreleri yoktur. Teklif, banka o yılı veremezse hizmet sağlayıcının ne yapacağını (isteyecek, başka kayıtlardan yeniden oluşturacak veya çözülmemiş olarak işaretleyecek) ve bunun ek ücrete yol açıp açmadığını söylemelidir. Ayrıca üç gecikmiş ortaklık beyannamesini kimin hazırlayacağını ve hangi fiyatla hazırlanacağını da söylemelidir.

Ölçek için 2023, 2024 ve 2025'te vadesi gelen beyannameleri alalım; iki üye yıl boyunca ortaktır ve her beyanname en az 12 ay gecikmiştir; yani her biri için tam 12 ay ceza uygulanır. IRS'nin temel oranı son tarihe göre değişir; bu yüzden üç beyanname aynı tutarda cezalandırılmaz:

Bu, herhangi bir af uygulanmadan önce $16.800 eder (IRS). 2026'da vadesi gelen bir beyanname daha yüksek bir oranla cezalandırılır; bu yüzden 12 ay gecikmeye ulaştığında 2 × $255 × 12 = $6.120'ye çıkabilir. Bir üye mukim olmayan yabancıysa, kalemler farklı oranlarda dağıtılıyorsa veya üyelerin kendi beyannameleri geç verildiyse yukarıdaki küçük ortaklık karinesi geçerli olmaz. Her iki durumda da gecikmiş beyannameler teklifin kapsamında yer almalıdır.

Çalışanları olan ve bordro raporu bulunmayan müteahhit

Bir müteahhidin $300.000 geliri ve çalışanları vardır, ancak son sekiz çeyrek için üç aylık bordro raporu yoktur. Bordroyu hiç anmayan bir “muhasebe” teklifi büyük bir riski fiyatlandırmadan bırakır. Bordro mutabakatı, ücretleri, stopajı ve yatırımları sekiz çeyreğin her biri için bir Form 941 ile eşleştirir; kasıtlı olarak ödenmeyen stopaj yapılmış vergi, sorumlu kişiler için kişisel bir cezaya yol açabilir. Teklif, bordro mutabakatını kendi fiyatlı satırı olarak göstermeli ve eksik raporları kimin vereceğini söylemelidir. Bkz. bordro vergilerinde gecikme.

Sizin için farklı mı?

• Değerlendiremediğiniz bir teklifiniz var veya aylar ya da yıllar eksik kayıtlarla teklif istemek üzeresiniz: onu yukarıdaki tablolarla karşılaştırın. Güvenebileceğiniz bir teklif ekstrelerinize bakıldıktan sonra verilir ve dönemlerini, hesaplarını, gecikmiş beyannamelerini ve fiyat esasını adıyla belirtir. Taahhüt vermeden önce kapsamın kayıtlarınızla kontrol edilmesini istiyorsanız muhasebe desteği alın.
• Birkaç yıllık beyannameler de verilmemiş veya bir bildirim aldınız: bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama ve geç beyan ve geç ödeme cezaları; o beyannamelerin dayandığı defterler için muhasebe desteği alın.
• Bordro vergileri veya satış vergisi bildirilmedi: bkz. bordro vergilerinde gecikme ve tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama; o beyannamelerin dayandığı bordro veya satış vergisi kayıtlarını mutabık hale getirmek için muhasebe desteği alın.
• Bir kredi veren, bir alıcı veya bir son tarih tarihi belirliyor: bir işletme kredisi başvurusu verilmiş beyannamelerin kopyalarını gerektirir; bu yüzden hem defterlerin hem gecikmiş beyannamelerin önce bitirilmesi gerekir. O tarihe kadar nelerin yapılabileceğini belirlemek için muhasebe desteği alın.
• S statüsü seçimi geç yapılmış veya hiç onaylanmamış bir şirket: verilmesi gereken beyanname, Form 1120-S veya Form 1120, buna bağlıdır ve geç seçim affı genellikle amaçlanan yürürlük tarihinden itibaren 3 yıl 75 gün içinde talep edilmelidir (IRS). Beyannameler hazırlanmadan önce S şirketi geç seçim affı rehberine bakın.
• Hiç defter yok veya eski dosya çok yanlış: bkz. banka ekstrelerinden defterleri yeniden oluşturmak veya düzeltme mi yeniden başlangıç mı.
• Henüz bir hizmet sağlayıcı seçmediniz: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtları hizmeti seçmek.
• Güncel hale geldikten sonra aylık hizmet istiyorsunuz: aylık muhasebe maliyeti rehberini aylık hizmetin neleri kapsadığı ile karşılaştırın veya defterlerinizi kendiniz tutmak ya da muhasebe sorumlusu tutmak seçeneklerini tartın.
• İşletme Kanada'da: işi yetki belgesiyle eşleştirmek için Kanada'da muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberini kullanın.