S şirketi kişisel giderleri ödedi: dağıtım, ücret veya kredi mi?

S şirketim kişisel faturalarımı veya vergilerimi ödeyebilir mi ve IRS buna ne der?

S şirketi, sahibin kişisel faturasını karşılamak için para gönderebilir, ancak fatura bir işletme maliyeti değildir. 262. madde kişisel, geçim veya aile giderleri için indirime izin vermez. Şirket ödemeyi yalnızca hizmet karşılığı makul ücret olarak ve ücret sayılarak ya da kişiye uyan bir çalışan yan hakkı kuralı kapsamında indirebilir (aşağıdaki sağlık sigortası satırına bakın); aksi halde ödeme sahibe kredi veya dağıtım olarak ulaşır. "İş" yazan bir kart veya banka özeti hangisi olduğunu belirlemez. Aynı durum, aynı Form 1120-S'yi veren, S şirketi olarak vergilendirilen LLC için de geçerlidir. Sahipler buna çoğu zaman çekim der; vergideki etiketler ücret, kredi veya dağıtımdır.

IRS, S şirketinin bir yöneticinin hizmet karşılığı ödemesini dağıtım, kişisel gider veya kredi olarak ele almasına izin vermemesi gerektiğini söyler (Fact Sheet FS-2008-25). Her ödemeyi şu etiketlere göre sınayın: hizmet karşılığı mıydı, gerçek bir kredi mi; ikisi de değilse genellikle dağıtımdır:

Hizmet karşılığı ücret de gerçek bir kredi de olmayan ödeme, kimse ona hiç dağıtım demese bile genellikle dağıtımdır (sahibin şirkete verdiği parayı geri ödeyen ödeme hariç; bkz. kredi bölümü). Yönetmelikler, yalnızca "dağıtım" yazılı çekleri değil, etiket olmadan dağıtım gibi işleyen ödemeleri, yani zımni dağıtımları da tanır (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Şu durumlarda iş basit değildir:

• yıl sonu incelemesinde kişisel harcamalar çıktı ve bunların nasıl etiketleneceğine kimse karar vermedi;
• sahibin bordrosu yok veya ücreti işin değerinin çok altında;
• birden fazla hissedar var;
• harcamalar birkaç yıla yayılıyor veya verilmiş beyannameler bunları indirdi;
• sahibin hisse maliyet esası sıfıra yakın; bu yüzden bir dağıtım kazanç doğurabilir.

Seçilen etiket bordro vergisini, hisse maliyet esasını ve belki de verilmiş beyannameleri değiştirir; bu yüzden etiketleri beyanname verilmeden önce netleştirin. Her yıla ait banka ve kart hesap özetlerini, K-1'leri, önceki Form 1120-S'yi ve bordro kayıtlarını toplayın.

S şirketi hesabından ödenen kişisel giderleri nasıl ayırıp kaydederim?

Harcamaları tek tek gözden geçirin ve şirketin bu maliyete işini yürütürken katlanıp katlanmadığını sorun. Bir işletme maliyeti, olağan ve gerekliyse indirilebilir (162. madde). Sahibin özel yaşamına hizmet eden maliyet kişiseldir. Adımlar:

1. Şirketin sahip olduğu her hesap için yıla ait tüm banka ve kart hesap özetlerini dışa aktarın.
2. Her satırı işletme, kişisel veya emin değilim olarak işaretleyin. Emin olmadığınız her kalem için makbuzu ve işletme gerekçesini alın. Belgelenmiş bir işletme gerekçesi olmayan kalemi, belgelenene kadar kişisel olarak kaydedin.
3. Kişisel kalemleri sahip bazında toplayın.
4. Her kişisel kaleme yukarıdaki tablodan tek bir etiket verin. Bir yılı tek bir toplam olarak etiketlemeyin.
5. Her kişisel kalemi gider hesaplarından çıkarın.
6. Eski rakamları kullanmış beyannameleri, W-2'leri ve bordro beyannamelerini listeleyin.

Form 1120-S talimatları bu yaygın harcamaların ilk üçünü ele alır:

Kendi gelir vergimin veya tahmini vergimin ödenmesi dağıtım mı ve eyaletin aktarmalı vergilendirilen kuruluş vergisi ne olur?

Sahibin kendi gelir vergisi sahibin yükümlülüğüdür; bu yüzden şirket bunu ödemesini vergi olarak indiremez. Form 1120-S talimatları, şirkete federal gelir vergilerini veya şirkete uygulanmayan vergileri vergi satırında indirmemesini söyler. Şirketin sahibin vergisini ödemesi bu durumda, her kişisel fatura gibi, genellikle ücret, kredi veya dağıtımdır.

Ödemenin kimin yükümlülüğünü kapattığını sorun:

Notice 2020-75, S şirketinin kendisine uygulanan gelir vergisini ele alır ve mükelleflerin öngörülen yönetmelikler yayımlanana kadar ona güvenebileceğini söyler. Bir ödemenin kuruluşun vergisi olup olmadığına eyaletin kuralları karar verir; bu yüzden seçim onayını ve ödeme kaydını kontrol edin. Sahibin ücretinden kesilen federal gelir vergisi, şirket hesabından gönderilen bir tahmini ödemeden farklıdır; bkz. S şirketi tahmini vergi ödemeleri ve EFTPS ödeme düzeltmesi.

Kişisel bir ödeme ne zaman ücret sayılmalıdır?

Kişisel bir ödeme, adı ne olursa olsun, sahibin işi karşılığıysa ücrettir. Kanun, bir şirketin her yöneticisini çalışan sayar (3121(d) maddesi; 3401(c) maddesi). Hiç hizmet vermeyen veya yalnızca küçük hizmetler veren ve ücret almayan ve almaya hakkı da olmayan bir yönetici çalışan değildir (IRS).

S şirketi, maaş dışı dağıtım yapmadan önce hissedar-çalışana makul ücret ödemelidir ve IRS dağıtımları ücret olarak yeniden sınıflandırabilir (IRS). Üç sınır:

• Ücret tutarı hiçbir zaman hissedarın doğrudan veya dolaylı olarak aldığını aşmaz.
• Ne kanun ne yönetmelikler bir formül belirler; olgular belirler (Fact Sheet FS-2008-25). Bkz. S şirketi sahibi ne kadar maaş ödemeli.
• Şirketin ücreti sınırlama niyeti belirleyici değildir. Ölçüt, ödemelerin gerçekten hizmet karşılığı olup olmadığıdır (IRS).

Kişisel kalemler kendileri de ücret olabilir. Ücret, vergilendirilen yan hakları da kapsar (Publication 15) ve bir yan hak, kanun onu hariç tutmadıkça vergilendirilir (Publication 15-B). Ücret olarak ele almanın anlamı:

Ücret olarak ele alma gerçek olmalıdır: bordrodan geçirilmeli ve ödemenin yapıldığı yıl için bildirilmelidir. Zaten verilmiş bir yıl için bu genellikle düzeltilmiş bordro beyannameleri ve W-2'ler demektir; düzeltmenin gerekip gerekmediği ve nasıl yapılacağı yıla ve olgulara bağlıdır; bkz. bordro hatasını düzeltmek ve S şirketinde hiç çalıştırılmamış bordro.

Ne zaman kredi olabilir ve gerçek kredi neyle anlaşılır?

Bir ödeme, ancak sahip şirkete gerçekten borçluysa kredidir. Yalnızca "kredi" etiketi yetmez. IRS, sözde hissedar kredilerini ücret sayan bir mahkeme kararını özetler: faizsiz ve teminatsız, istendiğinde ödenecek senetler; önemli ölçüde çalışan bir sahibe hissedarın takdiriyle verilmiş; yalnızca şirketin sahibe borçlu olduğu tutarlara karşı yapılan bir muhasebe alacağı kaydıyla "geri ödenmiş" (IRS).

Bu sorunlardan kaçınan bir kayıt şunları gösterir:

• tutarı, vade tarihini veya ödeme planını ve faizi belirten imzalı bir senet;
• en az geçerli federal faiz oranı kadar faiz; IRS bunu her ay yayımlar;
• sahibin senet uyarınca fiilen yaptığı ve kayıtların gösterdiği geri ödemeler; yukarıdaki davada salt muhasebe alacağı kaydı bir "kâğıt işlemi" sayıldı.

Bunlar gerçek borcun yaygın özellikleridir, IRS güvenli limanı değildir; IRS sayfası bir kontrol listesi vermez. Paranın kredi olup olmadığı tüm olgulara bağlıdır.

Bu oranın altındaki faiz, onu 7872. madde kapsamında piyasa altı faizli bir şirket-hissedar kredisi yapar ve sahibin dağıtım aldığı kabul edilir (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Örnek 5). Küçük kredi istisnası, şartlar ve faiz için bkz. kendi şirketinizden borç almak.

Yöne dikkat edin. Şirketin sizin için yaptığı ödeme, kredi ise "hissedarlara verilen krediler"e gider (Schedule L, Form 1120-S 7 satırı); bkz. bilançoda hissedarlara verilen krediler. "Hissedarlardan alınan krediler" (19 satırı) şirkete borç verdiğiniz paradır ve size borç maliyet esası sağlayabilir; bu da hisse maliyet esasınızı aşan zararları indirmenize imkân verebilir (Form 7203 talimatları). Şirketin ödemesini oraya kaydetmek hikâyeyi tersine çevirir.

Şirkete daha önce para borç verdiyseniz, sizin için yapılan bir ödeme bunun yerine o krediyi geri ödüyor olabilir. Bu Schedule K 16e satırına ve K-1'inize gider, kredi kaydı gerektirir ve borç maliyet esasının düşürüldüğü yerde kazanç doğurabilir (Form 1120-S talimatları; Form 7203 talimatları). Bkz. S şirketine hissedar kredileri.

Dağıtım nasıl kaydedilir; maliyet esasına, Schedule K-1'e, Schedule L'ye ve Schedule M-2'ye etkisi nedir?

Dağıtım gidere değil, özkaynağa karşı kaydedilir. Temettü olmayan kısmı sahibin hisse maliyet esasını düşürür ve Schedule K 16d satırında ve sahibin K-1'inde bildirilir. Şirketin C şirketi yılından kalan birikmiş kazanç ve kârı (earnings and profits) varsa, bir kısmı bunun yerine temettü olabilir: Schedule K 17c satırı ve Form 1099-DIV'de, K-1'de değil, maliyet esası düşüşü olmadan (1368(c) maddesi; talimatlar). Kayıtta hissedar dağıtımları borçlandırılır, nakit veya kart borcu alacaklandırılır. Ödeme önce bir gider hesabına kodlandıysa, dağıtımlar borçlandırılır ve o gider hesabı alacaklandırılır.

Sahip, temettü olmayan dağıtım aldığı her yıl, maliyet esasının tamamen karşıladığı bir dağıtım için bile, beyannameyle birlikte Form 7203 verir (Form 7203 talimatları); bkz. S şirketi hissedarının maliyet esası. Kazanç testinde yılın geliri ve maliyet esasındaki diğer artışlar önce sayılır; yılın indirilemeyen giderleri, zararları ve indirimleri ise dağıtımdan sonra sayılır (1368(d) maddesi; Form 7203 talimatları). Birikmiş kazanç ve kâr (earnings and profits) sırayı değiştirir; aşağıdaki maliyet esasını aşma rehberi bunu ele alır.

Verilmiş bir beyanname, ücret olmayan kişisel bir kalemi indirdiyse, bu indirim genellikle kaldırılmalıdır. Olağan gelir artar, sahibe aktarılır ve dağıtım onu düşürmeden önce maliyet esasını yükseltir. Bu değişiklik Form 1120-S'ye ve sahibin beyannamesine ulaşabilir. Kayıtlar ve denkleşmeyen bir bilanço için bkz. S şirketi dağıtımlarını kaydetmek. Maliyet esasını aşan dağıtımlar için bkz. maliyet esasını aşma rehberi.

Kişisel harcamayı yalnızca bir sahip yaptıysa ne olur?

Birkaç sahipten yalnızca birinin aldığı ve diğerlerine denk bir ödeme yapılmayan bir ödeme, tek hisse sınıfı kuralı kapsamında eşit haklar sorusunu gündeme getirir. S şirketinin tek hisse sınıfı olabilir; yani dağıtım ve tasfiye gelirlerinde aynı haklar. Test, yönetim hükümlerine bakar: kuruluş belgesi, iç yönetmelik, eyalet hukuku ve bağlayıcı sözleşmeler. Zamanlaması veya tutarı farklı fiili, zımni veya farz edilen dağıtımlara uygun vergi etkisi verilir (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Yönetmelikler, eşit sahipler arasındaki zamanlama farkını, bir sahibe fazla ödemeyi ve bir sahibe piyasa altı faizli krediyi ikinci bir hisse sınıfı yaratmayan durumlar olarak ele alır (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Örnek 2, 3 ve 5). Bu yüzden bir sahibe ücret veya gerçek bir kredi, bir sahibe dağıtımdan farklı bir soru doğurur. Yönetim hükümleri her hisseye aynı hakları veriyorsa IRS, orantısız dağıtımların S statüsü seçimini sona erdirmediğini, ancak yine de vergi etkisi gördüğünü söyler (Rev. Proc. 2022-19, 3.02 bölümü). Diğerlerine denk bir tutar borçlu olunup olunmadığı yönetim hükümlerine bağlıdır. Kaydedin, ardından çözümü bir hazırlayıcıyla netleştirin; bkz. eşit olmayan S şirketi dağıtımları.

Bunu nasıl önlerim: ayrı kartlar, accountable plan, geri ödeme düzeni?

Şirketin parasını ve sahibin parasını ayrı tutun ve sahibe yapılan her ödeme için düzenli bir yol belirleyin. Adımlar:

1. Ayrı hesaplar ve kartlar kullanın; şirketin kartına kişisel harcama yapmayın.
2. Sahibin makul ücretini bordro üzerinden ödeyin. Dağıtımları bir takvime göre, hisselerle orantılı yapın.
3. Sahibe, kişisel olarak ödediği gerçek işletme maliyetlerini accountable plan yoluyla geri ödeyin; bkz. sahip giderlerinin geri ödenmesi.
4. Hesap özetlerini her ay gözden geçirin. Kişisel bir harcamayı işlendiği anda etiketleyin ve bir sonraki kapanıştan önce nasıl ele alınacağına karar verin.

Yıllarca sürdüyse veya S şirketinin bordrosu yoksa ne olur?

Yıllarca süren kişisel harcama ile çok az bordro veya hiç bordro olmaması, makul ücret kuralının ilk devreye girdiği durumdur ve IRS ödemeleri ücret olarak yeniden sınıflandırabilir (IRS). Bu durumda muhasebe kayıtları, bordro beyannameleri ve sahibin maliyet esası yıl yıl yeniden yapılmalıdır.

Şu sırayla çalışın:

1. Yeni kişisel harcamaları durdurun.
2. Her yıl için kişisel kalemleri listeleyin ve her birine bir etiket verin.
3. Sahibe ödenenleri, yıl yıl, iş için makul ücretle karşılaştırın.
4. Hisse maliyet esasını yıl yıl yeniden hesaplayın; böylece maliyet esasını aşan dağıtım kazanç olarak ortaya çıkar.
5. Nelerin verildiğini listeleyin: Form 1120-S ve K-1'ler, Form 941 ve W-2'ler ve sahibin beyannameleri. Hangilerinin düzeltilmesi gerektiğine karar verin.

Şirkete para geri koymadan önce etiketi netleştirin. Sonraki bir para yatırmanın nasıl ele alınacağı, asıl ödemenin ne olduğuna ve belgelere bağlıdır ve muhasebe kayıtlarını ile maliyet esasını değiştirir.

Doğrulukla ilgili ceza, bir beyannamedeki eksik ödemenin ihmale veya gelir vergisinin önemli ölçüde düşük beyan edilmesine atfedilen kısmının %20 kadarıdır (IRS). Ödemeler ücret olarak yeniden sınıflandırılırsa şirket ayrıca istihdam vergisi borçlanabilir ve ödenmeyen ödemenin yüzdesi olan ödeme yapmama cezalarıyla karşılaşabilir (IRS). İncelemecilere yönelik IRS el kitabı, yalnızca dağıtım, kredi veya kişisel giderlerle ve W-2 olmadan ödenen bir yöneticiye, kasıtlı ihmal olmadıkça 3509. madde indirimli oranlarının uygulanabileceğini söyler; ancak bir miktar W-2 ücreti bildirilmiş ve daha fazlası ücret olarak yeniden nitelendiriliyorsa uygulanamaz (IRM 4.23.8.5.2.1). Kesilen vergiyi bilerek tahsil etmeyen veya aktarmayan sorumlu bir kişi de güven fonu kurtarma cezasını şahsen borçlanabilir (6672. madde); el kitabı bunun tamamen 3509. madde oranlarıyla yapılan bir tarhiyata uygulanmadığını söyler. Tahsil süresi genellikle tarhiyattan itibaren 10 yıl sürer; bkz. güven fonu kurtarma cezası. Çok yıllı bir temizlik muhasebe kayıtlarına, bordro beyannamelerine ve maliyet esasına birlikte dokunur; bkz. S şirketi gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ve muhasebe kayıtları desteği.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Tek sahibin aile faturaları

C şirketi yılından kalan kazanç ve kârı olmayan tek sahipli bir S şirketi, işletme hesabından US$9.000 tutarında aile sağlık faturalarını ve bir tatili öder. Sahip zaten bordro üzerinden makul ücret çekiyor ve kredi belgesi yok. US$9.000 kişiseldir. Ücret olarak ele alınmadığı için genellikle dağıtımdır: indirim yok, 16d satırında ve 16. kutuda D koduyla US$9.000. Sahibin hisse maliyet esası bu kalemden önce US$30.000 idiyse ve başka bir şey değişmediyse US$21.000'a düşer.

Muhasebe sorumlusu ödemeyi "ofis giderleri" olarak kodlamış olsaydı, olağan gelir de US$9.000 düşük çıkardı. Düzeltme, sahibin K-1 gelirini ve dağıtımdan önceki maliyet esasını US$9.000 artırır.

Şirket sahibin tahmini vergisini ödüyor

Bir S şirketi, sahibin US$15.000 tutarındaki federal tahmini vergisini şirket hesabından gönderir. Vergi sahibin kendi vergisidir; bu yüzden şirket onu vergi olarak indiremez. Ücret olarak ele alınmadığı ve belgelenmiş bir kredi bulunmadığı için bu, US$15.000 tutarında bir dağıtımdır. Sahibin o yıl bordrosu yoksa önce ücret sorusu gelir. Bunun yerine ücret olarak ele alınsaydı US$15.000 stopaj, bordro vergisi ve W-2 ile bordrodan geçerdi; dağıtım etiketi bunların hiçbirini yapmaz. Bir seçim kapsamında şirketin kendi adına ödenen eyalet aktarmalı vergilendirilen kuruluş vergisi farklı bir ödemedir: şirketin vergisidir.

İki hissedar, bir sahibin faturaları

İki eşit hissedar bir S şirketine sahiptir. Şirket, sahiplerden birinin US$20.000 tutarındaki kişisel faturalarını öder. Bu bir dağıtımsa yalnızca bir sahibe gitmiştir. Yönetim belgelerine göre paylar eşit haklar taşıyorsa diğer sahibe de denk US$20.000 ödenmesi gerekebilir veya ödemenin başka bir şekilde ele alınması gerekebilir. Hangisi olduğu, kendi vergi etkileri olan belgelenmiş bir karardır. Bu, muhasebe kayıtlarıyla birlikte bir uzman gerektirir; bkz. muhasebe kayıtları desteği.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yıl sonu incelemesinde kişisel harcamalar çıktı ve etiketler net değil: bordronun olmaması veya yetersiz olması, birden fazla sahip, birden fazla yıl, sıfıra yakın hisse maliyet esası veya eski rakamları kullanmış verilmiş beyannameler cevabı değiştirir. Yılları S şirketi gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ile ayırın; her etiketin arkasındaki muhasebe kayıtları, bordro ve maliyet esası için muhasebe kayıtları desteğine bakın.
• Şirket giderlerini kendiniz ödediniz ve şirket size hiç geri ödemedi: bkz. hiç iade edilmeyen S şirketi giderleri ve sahip giderlerinin geri ödenmesi.
• Çalışanlar ve sahipler şirket kartlarını paylaşıyor: şirket kartlarındaki kişisel harcamalar rehberini kullanın.
• Kendiniz için hiç bordro çalıştırmadıysanız: S şirketinde hiç çalıştırılmamış bordro rehberiyle başlayın.
• Paranın kredi olarak ele alınmasını istiyorsanız: kendi şirketinizden borç almak rehberini okuyun.
• Maliyet esasınızdan fazlasını aldıysanız: bkz. maliyet esasını aşan dağıtımlar ve S şirketi hissedarının maliyet esası.
• Diğer hissedarlar denk tutarlar almadıysa: bkz. eşit olmayan S şirketi dağıtımları.
• İşletmeniz şahıs işletmesi, şahıs işletmesi olarak vergilendirilen bir LLC veya C şirketiyse: bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler, işletme ve kişisel paraların karışmasını düzeltmek veya C şirketinin sahip giderlerini ödemesi.