Changer de logiciel comptable en cours d'année : marche à suivre

Dois-je changer de logiciel de tenue de livres en cours d'année ou attendre la fin de l'année?

La fin de l'année est le moment le plus simple pour changer, parce qu'un seul système contient alors toute l'année d'imposition. Un changement en cours d'année fonctionne si les livres sont rapprochés jusqu'à une fin de mois et que l'ancien fichier est conservé, mais la déclaration, les formulaires 1099 et les formulaires de paie doivent alors être bâtis à partir de deux systèmes.

Attendre la fin de l'année convient à une entreprise dont l'ancien programme continue de fonctionner et reste payé jusqu'à cette date. Changer plus tôt convient à celle qui perd le soutien ou l'accès, ou qui fait face à un renouvellement, d'ici là : choisissez la prochaine fin de mois dont les comptes sont rapprochés. Une hausse de prix ne change pas à elle seule ce que la bascule doit accomplir.

La colonne de fin d'année suppose une fin d'année au 31 décembre. Si l'année d'imposition se termine un autre mois, seul l'état des résultats se retrouve dans un seul système : les formulaires 1099 déclarent l'année civile, et les déclarations de paie suivent le trimestre ou l'année civile. Les périodes de taxe de vente suivent le calendrier attribué par l'État; même une bascule au 31 décembre peut donc tomber à l'intérieur d'une période : la Californie offre une base annuelle d'exercice qui se termine le 30 juin.

Un changement n'est pas simple dans l'un ou l'autre de ces cas :

• La paie est traitée dans le fichier comptable.
• La taxe de vente est perçue dans plus d'un État.
• L'entreprise détient des stocks.
• Il y a plusieurs flux bancaires ou de carte, ou plus d'une entité.
• Un compte détient une devise étrangère, ou un propriétaire ou une société mère se trouve à l'extérieur des États-Unis.
• Certains mois précédant la bascule ne sont pas rapprochés.
• L'année d'imposition se termine un autre mois que décembre.

Rassemblez ces éléments pour choisir une date :

• La balance de vérification : le solde de chaque compte à une même date, prise à la dernière fin de mois rapprochée.
• La balance âgée des comptes clients et des comptes fournisseurs : les factures de clients impayées et les factures de fournisseurs impayées, chacune avec sa date.
• La liste des immobilisations, avec le coût et l'amortissement à ce jour.
• Les paiements aux fournisseurs à ce jour, et les rapports de paie et de taxe de vente depuis le début de l'année.
• Une copie de sauvegarde complète de l'ancien fichier.

Indiquez la date de bascule à la personne qui prépare la déclaration, puis passez au nouveau système : le préparateur aura besoin des rapports des deux systèmes à la fin de l'année.

Changer de logiciel modifie-t-il mon année d'imposition ou ma méthode comptable?

Non. Un changement de logiciel ne modifie ni l'année d'imposition ni la méthode comptable : les deux découlent des déclarations déjà produites, pas du logiciel. Les publications de l'IRS citées ici ne traitent pas du changement de logiciel lui-même; cette conclusion découle des définitions de l'année d'imposition et de la méthode comptable dans la Publication 538.

La déclaration couvre l'année d'imposition entière; elle ne se scinde donc pas à la date de bascule.

La Publication 583 précise d'utiliser la même méthode comptable pour calculer le revenu imposable et pour tenir les livres; la Publication 334 dit la même chose pour une petite entreprise. Le règlement est plus souple : les registres comptables comprennent un rapprochement de tout écart entre les livres et la déclaration. Des livres selon une méthode et une déclaration selon une autre : des livres selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse. Le piège est un paramètre du nouveau fichier à partir duquel la déclaration est bâtie. Si sa base de présentation, son mode d'évaluation des stocks ou son amortissement diffèrent de ce que les déclarations produites ont utilisé, le traitement d'un élément important peut changer. La Publication 538 indique qu'un changement de méthode comprend un changement dans le traitement de tout élément important, et que des changements comme la méthode d'évaluation des stocks ou la méthode d'amortissement exigent généralement l'approbation de l'IRS, demandée au moyen du formulaire 3115. Un changement automatique accompagne la déclaration produite à temps pour l'année du changement, avec une copie signée envoyée à l'IRS au plus tard le jour de la production de la déclaration; un changement non automatique est demandé pendant cette année. Corriger une erreur de calcul ou de saisie n'est pas un changement de méthode. Déterminer s'il s'agit de l'un ou de l'autre revient au préparateur, qui doit trancher avant que le nouveau fichier alimente une déclaration. Pour passer volontairement de la méthode de caisse à la méthode d'exercice : passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Quelle date de bascule choisir?

Choisissez le dernier jour d'un mois dont les comptes bancaires et de carte sont rapprochés de leurs relevés, et le dernier jour de l'année d'imposition si vous pouvez attendre. La Publication 583 indique de rapprocher le compte-chèques chaque mois.

Une bascule en fin d'année doit quand même attendre les écritures que le préparateur comptabilise après la fin de l'année, comme l'amortissement et les charges à payer. Si le nouveau fichier a été ouvert avant leur comptabilisation, saisissez chacune sous forme d'une écriture datée, sinon ses soldes d'ouverture ne concorderont pas avec la déclaration produite.

Quelle que soit la date, notez-la, cessez de saisir dans l'ancien fichier toute opération postérieure à cette date, et fixez-y une date de verrouillage (une date en deçà de laquelle le fichier refuse de nouvelles écritures) s'il en offre une. Pour verrouiller une période : la date de clôture après la production des déclarations.

Que dois-je reprendre dans le nouveau logiciel?

Reprenez les soldes à la date de bascule, pas l'historique : une balance de vérification d'ouverture, les factures et les comptes fournisseurs ouverts document par document, les listes et la liste des immobilisations.

La Publication 583 précise que les registres des immobilisations montrent le prix d'achat, les améliorations, la déduction prévue à l'article 179 et l'amortissement pris, et que les documents relatifs aux stocks montrent le montant payé. Un système en partie double s'équilibre de lui-même; une écriture d'ouverture qui ne s'équilibre pas contient donc une erreur.

Soldes d'ouverture rapprochés de la déclaration produite : les soldes d'ouverture après un changement de comptable.

Dois-je transférer les anciennes opérations, ou seulement les soldes et une archive?

Les soldes et une archive suffisent habituellement pour la déclaration. Ne transférez d'anciennes opérations que si quelqu'un a besoin de ce détail dans le nouveau système, comme un prêteur ou un investisseur qui compare des mois de l'année.

• Les soldes entrent par l'écriture d'ouverture, décrite ci-dessus.
• L'archive est l'ancien fichier au complet, conservé tel quel. Elle reste le registre d'origine de chaque opération antérieure : un fichier reconstruit en ressaisissant les opérations n'est pas une copie des livres et registres d'écriture initiale, et ne répond pas à une demande de copie de sauvegarde de l'IRS.
• Les opérations sont la partie risquée : chaque opération transférée est une autre occasion de compter quelque chose en double. Si vous avez besoin de toute l'année dans un seul fichier, ouvrez le nouveau fichier le premier jour de l'année d'imposition et saisissez les mois écoulés depuis à partir des relevés, comme le décrit les soldes d'ouverture après un changement de comptable, plutôt que d'importer une tranche d'historique. Avec des livres selon la méthode d'exercice, les relevés ne suffisent pas : il faut aussi saisir les factures, les factures de fournisseurs et les écritures sans mouvement de fonds, comme l'amortissement.

Utilisez une seule source pour l'activité bancaire de chaque période : l'ancien fichier, les relevés ou un flux bancaire, jamais deux.

Comment obtenir un état des résultats pour toute l'année quand l'année est répartie entre deux systèmes?

L'état des résultats de l'année entière est le rapport de l'ancien système du premier jour de l'année d'imposition à la date de bascule, plus le rapport du nouveau système du lendemain au dernier jour de l'année, additionnés compte par compte, sauf si le nouveau fichier contient déjà les premiers mois. Choisissez l'une des trois voies avant d'importer, et n'ajoutez jamais le rapport de l'ancien système à un nouveau fichier qui contient déjà les premiers mois.

Quelle que soit la voie :

1. Au préalable, associez chaque ancien compte à un nouveau compte dans une même feuille.
2. Produisez l'ancien état des résultats du premier jour de l'année à la date de bascule et enregistrez-le dans un fichier.
3. À la fin de l'année, produisez le nouvel état des résultats pour les mêmes dates.
4. Rapprochez le bénéfice net à ce jour de l'ancien système de ce que le nouveau fichier en retient : dans les capitaux propres avec la première voie, dans les soldes de revenus et de dépenses avec la deuxième.
5. Remettez au préparateur les deux rapports d'origine et le rapport combiné.

Une société de personnes ou une société de type S a aussi besoin des capitaux propres par propriétaire à la date de bascule; voyez la fixation des capitaux propres du propriétaire.

Comment garder exacts les totaux des fournisseurs depuis le début de l'année pour les formulaires 1099 avec deux systèmes?

Additionnez les paiements de chaque bénéficiaire dans les deux systèmes pour l'année civile avant de décider qui reçoit un formulaire 1099-NEC. Le critère est de savoir si vous avez payé au bénéficiaire au moins 2 000 $ pendant l'année. Un bénéficiaire qui reste sous ce montant dans chaque système peut le dépasser au total. Un bénéficiaire sur les paiements duquel vous avez retenu de l'impôt fédéral sur le revenu au titre de la retenue de réserve a besoin d'un formulaire, quel que soit le total.

1. Au préalable, produisez le rapport des paiements par fournisseur du 1er janvier à la date de bascule. Utilisez les paiements, pas les factures : le critère compte les montants payés.
2. Conservez ce rapport avec le nom, le numéro d'identification fiscale, le type d'entité et le statut du formulaire W-9 de chaque bénéficiaire.
3. Dans le nouveau système, créez chaque bénéficiaire une seule fois, sous le même nom et le même numéro d'identification fiscale. Un bénéficiaire écrit de deux façons scinde le total.
4. À la fin de l'année, ajoutez les paiements antérieurs à la bascule au rapport du nouveau système, bénéficiaire par bénéficiaire.
5. Excluez ce que le formulaire ne couvre pas. Les bénéficiaires d'un formulaire, y compris les paiements par carte et les sociétés, sont décrits dans les entrepreneurs qui reçoivent un 1099.

Les formulaires 1099 déclarent les montants payés pendant l'année civile; une entreprise dont l'année d'imposition est un exercice qui change de système à la fin de son exercice a donc quand même une année civile répartie entre deux systèmes. Formulaires déjà manqués : formulaires fiscaux tardifs pour les entrepreneurs et les employés.

Comment éviter de compter deux fois la même facture, le même dépôt ou la même facture de fournisseur?

Saisissez chaque élément une seule fois : les soldes entrent par l'écriture d'ouverture, les factures et les factures de fournisseurs ouvertes (livres selon la méthode d'exercice) seulement comme éléments ouverts, et les revenus et dépenses datés de la date de bascule ou d'une date antérieure seulement par la voie de l'année entière que vous avez choisie.

Les trois premières lignes concernent les livres selon la méthode d'exercice. Selon la méthode de caisse, une facture ou une facture de fournisseur impayée n'est pas encore un revenu ou une dépense : la méthode de caisse compte le revenu à l'encaissement et la méthode d'exercice quand il est gagné; un paiement postérieur à la bascule est donc un nouveau revenu ou une nouvelle dépense avec des livres selon la méthode de caisse, et ne fait que régler l'élément ouvert avec des livres selon la méthode d'exercice. Pour en savoir plus, voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable. Pour des doublons déjà dans le fichier : les revenus en double.

Comment vérifier que le nouveau fichier concorde avec l'ancien à la date de bascule?

Le nouveau fichier concorde quand chaque compte du bilan de sa balance de vérification à la date de bascule égale celui de l'ancien fichier après l'association des comptes, et que le bénéfice depuis le début de l'année concorde.

Enregistrez les deux balances de vérification dans des fichiers datés : elles prouvent que les deux fichiers concordent. Rapprochez le premier mois dans le nouveau fichier avant de saisir le deuxième.

De quoi l'historique de la paie et de la taxe de vente a-t-il besoin lors d'un changement?

La paie et la taxe de vente ont chacune besoin de leurs soldes depuis le début de l'année et de leurs périodes de production, pas seulement du bilan.

Conservez le détail de la paie et de la taxe de vente, pas seulement les totaux. Les registres de l'impôt sur l'emploi comprennent les montants et les dates des salaires versés et les dépôts d'impôt, et chaque État fixe sa propre durée de conservation des registres de taxe de vente.

Un nouveau fournisseur de paie est un changement en soi : changer de fournisseur de paie. Fréquence de production et dates d'échéance : produire les déclarations de taxe de vente. Un montant à payer qui ne concorde plus avec la déclaration : taxe de vente à payer qui ne concorde pas avec la déclaration.

Combien de temps garder les anciennes données, et sous quelle forme?

Gardez les anciennes données aussi longtemps que les déclarations qu'elles appuient peuvent encore faire l'objet d'une vérification ou d'une modification, et gardez le fichier complet, pas seulement des rapports.

Les registres de revenus, de déductions et de crédits doivent généralement être conservés 3 ans après la production de la déclaration ou sa date d'échéance, selon la dernière de ces dates. Les registres de l'impôt sur l'emploi doivent être conservés au moins quatre ans après l'échéance ou le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates. Les registres des biens que vous possédez, comme la liste des immobilisations, se conservent jusqu'à la fin du délai applicable pour l'année où vous disposez du bien. Le tableau de conservation de l'IRS énumère les cas plus longs, et combien de temps conserver les registres d'une entreprise les explique.

À conserver :

• La copie de sauvegarde complète de l'ancien système. Dans la plupart des cas où les livres sont tenus dans un logiciel, l'IRS demande les copies de sauvegarde du logiciel comptable dès le début d'une vérification, avec l'identifiant de l'administrateur. Il précise qu'une copie sous forme de chiffrier ne peut pas être vérifiée comme l'original, et que des données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées.
• Une fenêtre de 14 mois. Un vérificateur peut demander que la copie de sauvegarde comprenne le mois précédent et le mois suivant l'année vérifiée, pour tester la séparation des exercices. Une bascule en fin d'année laisse quand même ces mois dans deux fichiers.
• Des rapports exportés, lisibles sans l'ancien programme : état des résultats annuel, bilan, grand livre, balance de vérification, balances âgées, rapports des paiements aux fournisseurs et de la paie.
• Les pièces justificatives conservées seulement comme pièces jointes dans l'ancien fichier. L'IRS précise que les achats, les ventes, la paie et les autres opérations produisent des pièces justificatives qui contiennent les renseignements que vous inscrivez dans vos livres.
• Une description du système : la Publication 583 demande les registres lisibles par machine et une description complète de la partie informatisée, y compris les contrôles et le plan comptable.

Conservez deux copies à des endroits distincts, et vérifiez que la copie de sauvegarde s'ouvre avant la fin de l'ancien abonnement. Ce qu'il faut exporter avant de résilier : les registres à conserver en résiliant.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Une société de type S de consultation change de système le 1er juillet

Une société de type S à année civile, selon la méthode d'exercice, change de système le 1er juillet après avoir rapproché juin. L'ancien système montre, de janvier à juin, des ventes de 180 000 $ US et des dépenses de 120 000 $ US. Le nouveau fichier s'ouvre avec les soldes du 30 juin autres que les comptes clients, les 40 000 $ US de factures ouvertes saisies par facture, et la liste des immobilisations. De juillet à décembre, le nouveau système montre des ventes de 170 000 $ US et des dépenses de 115 000 $ US.

L'état des résultats de la déclaration est la somme des deux : ventes de 350 000 $ US, dépenses de 235 000 $ US, bénéfice de 115 000 $ US. Les 40 000 $ US de factures figurent déjà dans les ventes de l'ancien système; les paiements reçus en juillet et en août sur ces factures règlent donc ces factures et ne sont pas des ventes de juillet.

Une entrepreneure individuelle compte mars en double

Une entrepreneure individuelle qui suit la méthode d'exercice change de système le 1er avril. Les factures impayées pour le travail de mars totalisent 6 000 $ US. Elle saisit le compte client du 31 mars comme un total de 6 000 $ US et importe aussi les factures de mars. Le compte client indique 12 000 $ US. Les factures importées comptabilisent aussi 6 000 $ US de ventes de mars dans le nouveau fichier; tout état des résultats de l'année entière qui lit le nouveau fichier depuis le 1er janvier compte donc ce revenu deux fois. La solution est de supprimer le total et d'ouvrir le compte client par facture, une seule fois, comptabilisé contre l'écriture d'ouverture.

Un pigiste réparti entre deux systèmes

Une LLC à deux membres imposée comme une société de personnes paie un pigiste 1 500 $ US par chèque avant le changement et 1 200 $ US par virement bancaire après, les deux pour des services. Chaque système montre un bénéficiaire sous le seuil de 2 000 $, mais le total est de 2 700 $ US. La LLC produit un rapport des paiements par fournisseur de l'ancien système jusqu'à la date de bascule, y ajoute le rapport du nouveau système et, si le pigiste n'est pas une société, peut devoir produire un formulaire 1099-NEC de 2 700 $ US.

Votre situation est différente?

• Le changement tombe en cours d'année et le fichier que vous quittez traite la paie, la taxe de vente, les stocks ou plusieurs flux bancaires : la date de bascule, l'historique repris, les chiffres de l'année entière et les totaux des 1099 bâtis à partir de deux systèmes, et une ouverture qui concorde avec l'ancien fichier dépendent les uns des autres, et une erreur dans l'un se répercute dans les autres. Obtenez de l'aide en tenue de livres avant de passer au nouveau système.
• Des mois précédant la bascule n'ont jamais été rapprochés : les soldes d'ouverture héritent de chaque erreur; rapprochez donc d'abord. Voyez mettre à jour des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Un compte détient une devise étrangère, ou le propriétaire ou la société mère se trouve à l'extérieur des États-Unis : voyez les comptes en devise étrangère dans des livres américains, les livres d'une filiale américaine d'une société mère étrangère et, pour les déclarations, l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous avez aussi changé de comptable et n'avez que les rapports de l'an dernier : voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable.
• Votre programme comptable est abandonné : voyez un logiciel comptable de bureau abandonné. Si des soldes se sont brisés après le passage, voyez des soldes erronés après le passage d'un logiciel de bureau à la version en ligne et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous choisissez encore le nouveau programme : voyez les logiciels que votre comptable prendra en charge et la comparaison de deux produits.
• La paie change aussi de système : voyez changer de fournisseur de paie.
• Les paramètres du nouveau fichier feraient passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou changeraient le traitement des stocks ou de l'amortissement : il pourrait s'agir d'un changement de méthode; voyez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• L'année déjà produite continue de changer dans le nouveau fichier : voyez la date de clôture après la production des déclarations.
• Un avis ou une vérification est en cours : l'IRS précise que des données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées, et qu'un fichier ressaisi n'est pas une copie des livres d'origine. Voyez une vérification de l'IRS d'une petite entreprise avant de modifier l'ancien fichier.