年中更換記帳或會計軟體怎麼做

我該在年中更換記帳軟體，還是等到年底？

年底是最簡單的切換時間，因為整個稅務年度只在一套系統裡。年中切換也可行，前提是帳目已對到某個月底，並且保留舊檔案；但稅表、1099 表和工資相關表格，就必須用兩套系統的資料來編製。

如果舊軟體在年底前仍能正常使用，並且已付費到年底，就適合等到年底。如果舊軟體在此之前會失去支援或存取權，或者要續約，就適合提早切換：請選下一個帳目已對好的月底。僅僅是漲價，不會改變切換時要做的事。

表中「年底切換」一欄假設年度在 12 月 31 日結束。如果稅務年度在其他月份結束，就只有損益表會落在一套系統裡：1099 表按曆年申報，工資稅表則按曆季或曆年。銷售稅期間按各州指定的時間表，所以即使在 12 月 31 日切換，也可能落在某個期間中間：加州有一種財政年度制，在 6 月 30 日結束。

出現下列任何一種情況，切換就不簡單：

• 工資在會計檔案內處理。
• 在多個州收取銷售稅。
• 企業持有存貨。
• 有多個銀行或信用卡連線，或有多個實體。
• 有帳戶持有外幣，或者所有者或母公司在美國境外。
• 切換日之前的某些月份尚未對帳。
• 稅務年度在 12 月以外的月份結束。

選定日期之前，先準備好：

• 試算表：所有帳戶在同一天的餘額，取自最後一個已對帳的月底。
• 應收款和應付款帳齡表：未付的客戶發票和未付的供應商帳單，每筆都附日期。
• 固定資產清單，含成本和截至目前的折舊。
• 截至目前向供應商的付款，以及工資和銷售稅的年初至今報表。
• 舊檔案的完整備份。

搬遷之前，把切換日期告訴負責編製稅表的人：年底時，報稅員需要兩套系統的報表。

更換軟體會改變我的稅務年度或會計方法嗎？

不會。更換軟體既不改變稅務年度，也不改變會計方法：兩者都來自已提交的稅表，而不是軟體。這裡引用的 IRS 出版物並沒有直接談更換軟體；此結論來自 Publication 538 對稅務年度和會計方法的定義。

稅表涵蓋整個稅務年度，所以不會在切換日分開。

Publication 583 指出，計算應稅收入和記帳要採用同一種會計方法；Publication 334 對小企業的說法相同。法規比較寬鬆：會計記錄包括帳目與稅表之間任何差異的對帳。帳目用一種方法而稅表用另一種：請參閱權責發生制帳目與現金收付制稅表。陷阱在於新檔案中，稅表所依據的某項設定。如果它的報告基礎、存貨成本計算或折舊方法，與已提交稅表所用的不同，重要項目的處理方式就可能改變。Publication 538 指出，會計方法變更包括任何重要項目處理方式的變更，而存貨計價方法或折舊方法等變更，一般須經 IRS 批准，並以 3115 表申請。自動變更隨變更年度按時提交的稅表一併辦理，並在稅表提交當天前向 IRS 另寄一份簽署的副本；非自動變更則在該年度內提交。更正計算或過帳錯誤不屬於方法變更。差異屬於哪一種，由報稅員判斷，並且要在新檔案用於編製稅表之前做出。如果是有意從現金收付制改為權責發生制：請參閱從現金收付制改為權責發生制。

我該選哪一天切換？

請選一個月的最後一天，該月的銀行和信用卡帳戶已與對帳單對好；如果能等，就選稅務年度的最後一天。Publication 583 指出，支票帳戶要每月對帳。

年底切換仍然要等報稅員在年底後過帳的分錄，例如折舊和應計項目。如果新檔案在它們過帳之前就已啟用，請把每一筆都作為一筆帶日期的分錄輸入，否則期初餘額將與已提交的稅表不符。

不論選哪一天，都請寫下來，停止在舊檔案中輸入該日之後的任何記錄；如果舊檔案有鎖定日期（在該日期之前，檔案拒絕新增記錄），請在那裡設定。鎖定期間的方法：請參閱報稅後的結帳日期。

我要把什麼帶進新軟體？

帶入的是切換日的餘額，而不是歷史資料：一份期初試算表、按單據逐筆的未結清發票和帳單、各類名單和資產清單。

Publication 583 指出，資產記錄要顯示購買價格、改良支出、Section 179 扣除和已提折舊，存貨的單據則要顯示支付的金額。複式記帳系統能自行平衡，所以期初分錄如果不平衡，就是裡面有錯。

期初餘額與已提交稅表對上：請參閱更換會計師後的期初餘額。

要搬舊的交易記錄，還是只要餘額和存檔？

一般來說，餘額加上存檔就足夠報稅。只有在新系統裡有人需要那些明細時，才搬舊的交易記錄，例如貸款機構或投資人要比較全年各月份的數字。

• 餘額通過上面的期初分錄帶入。
• 存檔是整個舊檔案，保持原樣。它仍然是以往每筆交易的原始記錄：靠重新輸入交易重建出來的檔案，不是原始分錄帳簿和記錄的副本，也無法滿足 IRS 要求提供備份的請求。
• 交易記錄是風險所在：每搬一筆，就多一次重複計算的可能。如果您需要整年都在一個檔案裡，請在稅務年度第一天啟用新檔案，再根據對帳單輸入之後的各月，如更換會計師後的期初餘額所述，而不是匯入一段歷史資料。權責發生制帳目只靠對帳單不夠：發票、帳單和非現金分錄（例如折舊）也要輸入。

每個期間的銀行交易只用一個來源：舊檔案、對帳單或銀行連線，絕不能同時用兩個。

年度分在兩套系統時，怎樣得出全年損益表？

全年損益表等於：舊系統從稅務年度第一天到切換日的報表，加上新系統從次日到年末的報表，按帳戶逐項相加；如果新檔案已經包含前幾個月，則不須相加。匯入之前，先從三條路線中選一條，並且絕不要把舊報表加到已含前幾個月的新檔案上。

不論選哪條路線：

1. 切換之前，在一張表上把每個舊帳戶對應到一個新帳戶。
2. 運行舊系統從年初第一天到切換日的損益表，並存成檔案。
3. 年底時，運行新系統對應日期的損益表。
4. 把舊系統截至目前的淨收入，與新檔案中對應的記錄核對：第一條路線在權益裡，第二條路線在收入和費用餘額裡。
5. 把兩份原始報表和合併後的報表一併交給報稅員。

合夥企業或 S 公司還需要在切換日按所有者列出權益；請參閱設定所有者權益。

在兩套系統間，怎樣讓 1099 表的年初至今供應商合計保持準確？

決定誰要收到 1099-NEC 表之前，先把每位收款人在兩套系統中的全年付款相加。判斷標準是您是否在該年度內向收款人付款至少 $2,000。在每套系統裡都沒超過這個金額的收款人，加起來可能超過。如果您依備用預扣稅從某位收款人處預扣過聯邦所得稅，不論總額多少，都要給他開表。

1. 切換之前，運行 1 月 1 日到切換日的按供應商付款報表。用付款而不是帳單：判斷標準計算的是已付金額。
2. 把這份報表與每位收款人的姓名、稅務識別號碼、實體類型和 W-9 表狀態一併保存。
3. 在新系統裡，每位收款人只建立一次，使用相同的名稱和稅務識別號碼。同一收款人若有兩種拼寫，總額就會被拆開。
4. 年底時，把切換前的付款，按收款人逐一加到新系統的報表上。
5. 表格不涵蓋的款項就不要計入。誰要收到表，包括信用卡付款和公司，請參閱哪些承包人要收到 1099 表。

1099 表申報的是曆年內支付的金額，所以採用財政稅務年度、並在財政年度末切換的企業，其曆年仍然分在兩套系統中。已經漏掉的表格：請參閱逾期的承包人和雇員稅表。

怎樣避免同一張發票、存款或帳單被計算兩次？

每個項目只輸入一次：餘額通過期初分錄帶入，未結清的發票和帳單（權責發生制帳目）只作為未結清項目，切換日當天及之前的收入和費用，只通過您選定的全年路線處理。

前三行適用於權責發生制帳目。在現金收付制下，未付的發票或帳單還不是收入或費用：現金收付制在收到時計收入，權責發生制在賺取時計收入，所以切換日之後的付款，在現金收付制帳目上是新的收入或費用，在權責發生制帳目上只是結清未結清項目。更多內容請參閱更換會計師後的期初餘額。檔案裡已經有的重複項目：請參閱重複的收入。

怎樣檢查新檔案與舊檔案在切換日是否一致？

當新檔案切換日試算表上的每個資產負債表帳戶，在對應之後都等於舊檔案的帳戶，並且年初至今的利潤一致時，新檔案就與舊檔案一致。

把兩份試算表存成帶日期的檔案；它們是兩個檔案一致的證據。先在新檔案裡把第一個月對好帳，再輸入第二個月。

切換時，工資和銷售稅的歷史資料需要什麼？

工資和銷售稅都需要年初至今的餘額和各自的申報期間，而不只是資產負債表。

請保留工資和銷售稅的明細，而不只是合計。雇傭稅記錄包括工資支付的金額和日期，以及稅款存款，各州對銷售稅記錄的保存期限也有各自的規定。

換新的工資服務供應商是另一件事：請參閱更換工資服務供應商。申報頻率和到期日：請參閱申報銷售稅。與稅表不符的應付款：請參閱與稅表不符的應付銷售稅。

舊資料要保存多久，用什麼形式保存？

舊資料要保存到它所支持的稅表不能再被審查或更正為止，並且要保留完整的檔案，而不只是報表。

收入、扣除和抵免的記錄，一般須在稅表提交或到期（以較晚者為準）之後保存 3 年。雇傭稅記錄須在稅款到期或繳納（以較晚者為準）之後至少保存 四年。您所擁有財產的記錄，例如資產清單，要保存到您處置該財產那一年的期限屆滿為止。IRS 的保存期限表列出了較長的情形，企業記錄要保存多久則有說明。

該保存什麼：

• 舊系統的完整備份檔案。在大多數用軟體記帳的案件中，IRS 會在審查初期要求提供會計軟體備份檔案，並附管理員登入權限。IRS 表示，試算表副本無法像原檔案那樣測試，被審查年度的資料也不接受精簡版。
• 14 個月的範圍。審查人員可能要求備份涵蓋被審查年度的前一個月和後一個月，以測試截止點。即使在年底切換，這些月份仍然分在兩個檔案裡。
• 匯出的報表，不用舊程式就能讀：年度損益表、資產負債表、總帳、試算表、帳齡表、供應商付款報表和工資報表。
• 佐證文件：只以附件形式存放在舊檔案裡的文件。IRS 表示，採購、銷售、工資和其他交易會產生佐證文件，裡面有您記入帳目的資訊。
• 系統說明：Publication 583 要求提供機器可讀的記錄，以及對電腦化部分的完整說明，包括控制措施和會計科目表。

在不同地方保存兩份副本，並在舊訂閱到期之前，測試備份是否能打開。取消之前該匯出什麼：請參閱取消訂閱時要保留的記錄。

舉例

以下例子僅作說明，金額以美元計。

一家諮詢 S 公司在 7 月 1 日切換

一家採用權責發生制的曆年 S 公司，在 6 月對帳之後，於 7 月 1 日切換。舊系統顯示 1 月至 6 月的銷售額為 US$180,000，費用為 US$120,000。新檔案以 6 月 30 日的餘額（應收款除外）、按發票逐筆輸入的 US$40,000 未結清發票，以及資產清單啟用。新系統顯示 7 月至 12 月的銷售額為 US$170,000，費用為 US$115,000。

稅表的損益表是兩者之和：銷售額 US$350,000，費用 US$235,000，利潤 US$115,000。US$40,000 的發票已經計入舊系統的銷售額，所以 7 月和 8 月對這些發票的收款只是結清發票，不是 7 月的銷售額。

一位獨資經營者把 3 月算了兩次

一位採用權責發生制的獨資經營者在 4 月 1 日切換。3 月工作的未付發票共 US$6,000。她把 3 月 31 日的應收款作為 US$6,000 的合計輸入，同時又匯入了 3 月的發票。應收款顯示為 US$12,000。匯入的發票還在新檔案裡記入了 US$6,000 的 3 月銷售額，所以任何從 1 月 1 日起讀取新檔案的全年損益表，都會把這筆收入算兩次。解決辦法是刪掉合計，並按發票逐筆開立應收款，一次即可，與期初分錄對沖記帳。

跨在兩套系統的自由工作者

一家按合夥企業課稅的雙成員 LLC，在切換前用支票向一位自由工作者支付了 US$1,500，切換後用銀行轉帳支付了 US$1,200，都是服務費。每套系統顯示的該收款人都低於 $2,000 的門檻，但總額是 US$2,700。這家 LLC 運行舊系統到切換日的按供應商付款報表，加上新系統的報表，如果這位自由工作者不是公司，可能須提交一份 US$2,700 的 1099-NEC 表。

您的情況不同嗎？

• 切換發生在年中，而您要離開的檔案處理著工資、銷售稅、存貨或多個銀行連線：切換日期、帶入的歷史資料、用兩套系統編出的全年數字和 1099 合計，以及與舊檔案一致的期初餘額，彼此相互影響，一處出錯就會牽連其他。搬遷之前，請先取得記帳協助。
• 切換日之前的月份從未對帳：期初餘額會繼承所有錯誤，所以請先對帳。請參閱補記逾期的帳目和記帳協助。
• 有帳戶持有外幣，或者所有者或母公司在美國境外：請參閱美國帳目中的外幣帳戶、外國母公司的美國子公司記帳，申報事宜請參閱跨境稅務協助。
• 您同時更換了會計師，手上只有去年的報表：請參閱更換會計師後的期初餘額。
• 您的會計軟體即將停售：請參閱桌面版會計軟體停售。如果搬遷後餘額出了問題，請參閱從桌面版搬到線上版後餘額不符，並取得記帳協助。
• 您還在選新軟體：請參閱會計師支援的軟體和兩款產品比較。
• 工資服務也要換：請參閱更換工資服務供應商。
• 新檔案的設定會把現金收付制改為權責發生制，或改變存貨或折舊的處理方式：這可能構成方法變更；請參閱從現金收付制改為權責發生制，並取得記帳協助。
• 已提交的年度在新檔案裡不斷變動：請參閱報稅後的結帳日期。
• 有通知或審查尚未結案：IRS 表示，被審計年度的資料不接受精簡版，重新輸入的檔案也不是原始帳簿的副本。更動舊檔案之前，請參閱IRS 對小企業的審查。