سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا: کیا کریں اور کیسے

کیا مجھے بک کیپنگ سافٹ ویئر سال کے درمیان بدلنا چاہیے یا سال کے آخر کا انتظار کرنا چاہیے؟

سال کا آخر بدلنے کا سب سے آسان وقت ہے، کیونکہ تب ایک ہی نظام میں پورا ٹیکس سال ہوتا ہے۔ سال کے درمیان تبدیلی تب چلتی ہے جب حسابات کسی مہینے کے آخر تک ملائے جا چکے ہوں اور پرانی فائل محفوظ رکھی جائے، لیکن پھر ٹیکس گوشوارہ، Forms 1099 اور پے رول کے فارم دو نظاموں سے بنانے پڑتے ہیں۔

سال کے آخر تک انتظار اس کاروبار کے لیے ٹھیک ہے جس کا پرانا پروگرام چلتا رہے اور سال کے آخر تک اس کی ادائیگی ہو چکی ہو۔ جلد بدلنا اس کے لیے ٹھیک ہے جس کی سپورٹ یا رسائی اس سے پہلے ختم ہو رہی ہو، یا جس کی تجدید سر پر ہو: اگلا ایسا مہینے کا آخر چنیں جس کے اکاؤنٹس ملائے جا چکے ہوں۔ صرف قیمت بڑھنا منتقلی کے تقاضے نہیں بدلتا۔

سال کے آخر والا کالم فرض کرتا ہے کہ ٹیکس سال 31 دسمبر کو ختم ہوتا ہے۔ اگر ٹیکس سال کسی اور مہینے میں ختم ہو تو صرف منافع و نقصان ایک نظام میں آتا ہے: Forms 1099 کیلنڈر سال کی رپورٹ دیتے ہیں اور پے رول کے گوشوارے کیلنڈر سہ ماہی یا سال کے مطابق ہوتے ہیں۔ سیلز ٹیکس کی مدتیں ریاست کے مقرر کردہ شیڈول کے مطابق ہوتی ہیں، اس لیے 31 دسمبر کی منتقلی بھی کسی مدت کے اندر آ سکتی ہے: کیلیفورنیا میں سالانہ مالی بنیاد ہے جو 30 جون کو ختم ہوتی ہے۔

ان میں سے کوئی بھی بات ہو تو منتقلی آسان نہیں رہتی:

• پے رول اکاؤنٹنگ فائل کے اندر چلتا ہو۔
• سیلز ٹیکس ایک سے زیادہ ریاستوں میں وصول ہوتا ہو۔
• کاروبار کے پاس انوینٹری ہو۔
• کئی بینک یا کارڈ فیڈز ہوں، یا ایک سے زیادہ ادارے ہوں۔
• کسی اکاؤنٹ میں غیر ملکی کرنسی ہو، یا مالک یا مادر کمپنی امریکہ سے باہر ہو۔
• منتقلی سے پہلے کے کچھ مہینوں کے حسابات ملائے نہ گئے ہوں۔
• ٹیکس سال دسمبر کے علاوہ کسی اور مہینے میں ختم ہوتا ہو۔

تاریخ چننے سے پہلے یہ جمع کریں:

• ٹرائل بیلنس: ایک تاریخ پر ہر اکاؤنٹ کا بیلنس، آخری ایسے مہینے کے آخر پر لیا گیا جس کے حسابات ملائے جا چکے ہوں۔
• وصول طلب اور واجب الادا رقوم کی عمر کی رپورٹ: گاہکوں کے غیر ادا شدہ انوائسز اور وینڈرز کے غیر ادا شدہ بل، ہر ایک اپنی تاریخ کے ساتھ۔
• مستقل اثاثوں کی فہرست، لاگت اور آج تک کی فرسودگی کے ساتھ۔
• اب تک وینڈرز کو ادائیگیاں، اور پے رول اور سیلز ٹیکس کی سال بہ تاریخ رپورٹیں۔
• پرانی فائل کا مکمل بیک اپ۔

منتقلی سے پہلے گوشوارہ تیار کرنے والے کو منتقلی کی تاریخ بتا دیں: سال کے آخر میں اسے دونوں نظاموں کی رپورٹیں چاہییں۔

کیا سافٹ ویئر بدلنے سے میرا ٹیکس سال یا اکاؤنٹنگ کا طریقہ بدل جاتا ہے؟

نہیں۔ سافٹ ویئر کی تبدیلی نہ ٹیکس سال بدلتی ہے نہ اکاؤنٹنگ کا طریقہ: دونوں پہلے جمع شدہ گوشواروں سے آتے ہیں، سافٹ ویئر سے نہیں۔ یہاں دیے گئے IRS کے مواد میں سافٹ ویئر کی تبدیلی کا ذکر نہیں؛ یہ نتیجہ Publication 538 میں ٹیکس سال اور اکاؤنٹنگ کے طریقے کی تعریفوں سے نکلتا ہے۔

گوشوارہ پورے ٹیکس سال کا ہوتا ہے، اس لیے وہ منتقلی کی تاریخ پر تقسیم نہیں ہوتا۔

Publication 583 کہتی ہے کہ قابل ٹیکس آمدنی نکالنے اور حساب کتاب رکھنے کے لیے ایک ہی اکاؤنٹنگ طریقہ استعمال کریں؛ Publication 334 چھوٹے کاروبار کے لیے یہی کہتی ہے۔ ضابطہ نرم ہے: اکاؤنٹنگ ریکارڈ میں کتابوں اور گوشوارے کے درمیان کسی بھی فرق کا ملاپ شامل ہے۔ کتابیں ایک طریقے پر اور گوشوارہ دوسرے پر ہو تو دیکھیں استحقاقی کتابیں اور نقد بنیاد کا ٹیکس گوشوارہ۔ خطرہ نئی فائل کی وہ ترتیب ہے جس سے گوشوارہ بنتا ہے۔ اگر اس کی رپورٹنگ کی بنیاد، انوینٹری کی لاگت کا طریقہ یا فرسودگی جمع شدہ گوشواروں میں استعمال ہونے والے طریقے سے مختلف ہو تو کسی اہم مد کا ٹریٹمنٹ بدل سکتا ہے۔ Publication 538 کہتی ہے کہ طریقے کی تبدیلی میں کسی بھی اہم مد کے ٹریٹمنٹ کی تبدیلی شامل ہے، اور انوینٹری کی قدر کے طریقے یا فرسودگی کے طریقے جیسی تبدیلیوں کے لیے عموماً IRS کی منظوری چاہیے، جو Form 3115 پر مانگی جاتی ہے۔ خودکار تبدیلی تبدیلی کے سال کے بروقت جمع شدہ گوشوارے کے ساتھ جاتی ہے، اور گوشوارہ جمع ہونے کے دن تک IRS کو دستخط شدہ کاپی بھی بھیجی جاتی ہے؛ غیر خودکار تبدیلی اسی سال کے دوران جمع کرائی جاتی ہے۔ حساب یا اندراج کی غلطی درست کرنا طریقے کی تبدیلی نہیں۔ کوئی فرق ان دونوں میں سے کون سا ہے، یہ گوشوارہ تیار کرنے والے کا فیصلہ ہے، جو نئی فائل کے گوشوارے میں جانے سے پہلے ہو۔ جان بوجھ کر نقد سے استحقاقی پر جانے کے لیے: نقد سے استحقاقی اکاؤنٹنگ پر جانا۔

منتقلی کی کون سی تاریخ چنوں؟

ایسے مہینے کا آخری دن چنیں جس کے بینک اور کارڈ اکاؤنٹس ان کی اسٹیٹمنٹس سے ملائے جا چکے ہوں، اور اگر انتظار کر سکیں تو ٹیکس سال کا آخری دن۔ Publication 583 کہتی ہے کہ چیکنگ اکاؤنٹ ہر مہینے ملائیں۔

سال کے آخر کی منتقلی کو بھی ان اندراجات کا انتظار کرنا پڑتا ہے جو گوشوارہ تیار کرنے والا سال کے بعد پوسٹ کرتا ہے، جیسے فرسودگی اور استحقاق۔ اگر نئی فائل ان کے پوسٹ ہونے سے پہلے کھل گئی تو ہر ایک کو تاریخ کے ساتھ ایک اندراج کے طور پر درج کریں، ورنہ ابتدائی بیلنس جمع شدہ گوشوارے سے نہیں ملیں گے۔

جو بھی تاریخ ہو، اسے لکھ لیں، پرانی فائل میں اس کے بعد کی تاریخ کی کوئی اندراج نہ کریں، اور اگر پرانی فائل میں ہو تو وہاں لاک ڈیٹ لگائیں (وہ تاریخ جس سے پہلے فائل نئی اندراجات قبول نہیں کرتی)۔ مدت لاک کرنے کے لیے: ٹیکس گوشوارے جمع ہونے کے بعد حساب بند کرنے کی تاریخ۔

نئے سافٹ ویئر میں کیا لانا ہے؟

ہسٹری نہیں، منتقلی کی تاریخ کے بیلنس لائیں: ایک ابتدائی ٹرائل بیلنس، دستاویز کے حساب سے کھلے انوائسز اور بل، فہرستیں، اور اثاثوں کی فہرست۔

Publication 583 کہتی ہے کہ اثاثوں کے ریکارڈ میں خریداری کی قیمت، بہتری، section 179 کی کٹوتی اور لی گئی فرسودگی ہو، اور انوینٹری کی دستاویزات ادا کی گئی رقم دکھائیں۔ ڈبل انٹری نظام خود متوازن ہوتا ہے، اس لیے جو ابتدائی اندراج متوازن نہ ہو اس میں غلطی ہے۔

جمع شدہ گوشوارے سے جڑے ابتدائی بیلنس: اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس۔

کیا پرانے لین دین لانے ہیں، یا صرف بیلنس اور آرکائیو؟

گوشوارے کے لیے عموماً بیلنس اور آرکائیو کافی ہیں۔ پرانے لین دین صرف تب لائیں جب نئے نظام کے اندر کسی کو وہ تفصیل چاہیے ہو، جیسے قرض دینے والا یا سرمایہ کار جو سال بھر کے مہینوں کا موازنہ کرے۔

• بیلنس اوپر دی گئی ابتدائی اندراج سے آتے ہیں۔
• آرکائیو پوری پرانی فائل ہے، جیسی ہے ویسی رکھی ہوئی۔ یہ ہر پرانے لین دین کا اصل ریکارڈ رہتی ہے: لین دین دوبارہ درج کر کے بنائی گئی فائل اصل اندراج کے حساب کتاب اور ریکارڈ کی کاپی نہیں ہوتی، اور IRS کے بیک اپ کے مطالبے کو پورا نہیں کرتی۔
• لین دین خطرناک حصہ ہیں: ہر منتقل کیا گیا لین دین کسی چیز کو دو بار گننے کا ایک اور موقع ہے۔ اگر آپ کو پورا سال ایک فائل میں چاہیے تو تاریخ کے ایک ٹکڑے کو امپورٹ کرنے کی بجائے نئی فائل ٹیکس سال کے پہلے دن سے کھولیں اور اس کے بعد کے مہینے اسٹیٹمنٹس سے درج کریں، جیسا اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس میں بیان ہے۔ استحقاقی کتابوں میں اسٹیٹمنٹس کافی نہیں: انوائسز، بل اور غیر نقد اندراجات، جیسے فرسودگی، بھی داخل کرنے ہوں گے۔

ہر مدت کی بینک سرگرمی کا ایک ہی ماخذ رکھیں: پرانی فائل، یا اسٹیٹمنٹس، یا بینک فیڈ، کبھی دو نہیں۔

جب سال دو نظاموں میں بٹا ہو تو پورے سال کا منافع و نقصان کیسے بنائیں؟

پورے سال کا منافع و نقصان پرانے نظام کی رپورٹ ہے (ٹیکس سال کے پہلے دن سے منتقلی کی تاریخ تک) جمع نئے نظام کی رپورٹ (اگلے دن سے سال کے آخری دن تک)، اکاؤنٹ بہ اکاؤنٹ جوڑی ہوئی، سوائے اس کے کہ نئی فائل میں ابتدائی مہینے پہلے سے ہوں۔ امپورٹ سے پہلے تین راستوں میں سے ایک چنیں، اور پرانی رپورٹ کو کبھی ایسی نئی فائل میں نہ جوڑیں جس میں ابتدائی مہینے پہلے سے ہوں۔

جو بھی راستہ ہو:

1. منتقلی سے پہلے ایک شیٹ پر ہر پرانے اکاؤنٹ کو نئے اکاؤنٹ سے ملائیں۔
2. سال کے پہلے دن سے منتقلی کی تاریخ تک پرانا منافع و نقصان نکالیں اور اسے فائل کے طور پر محفوظ کریں۔
3. سال کے آخر میں اسی تاریخوں کا نیا منافع و نقصان نکالیں۔
4. آج تک کی پرانی خالص آمدنی کو اس سے ملائیں جو نئی فائل میں اس کے لیے درج ہے: پہلے راستے میں ایکویٹی کے اندر، دوسرے میں آمدنی اور اخراجات کے بیلنس میں۔
5. گوشوارہ تیار کرنے والے کو دونوں اصل رپورٹیں اور ملی ہوئی رپورٹ دیں۔

شراکت داری یا S کارپوریشن کو منتقلی کی تاریخ پر مالک بہ مالک ایکویٹی بھی صحیح چاہیے؛ دیکھیں مالک کی ایکویٹی طے کرنا۔

دو نظاموں میں Forms 1099 کے لیے سال بہ تاریخ وینڈر کی رقوم کیسے درست رکھیں؟

کسی کو Form 1099-NEC دینے کا فیصلہ کرنے سے پہلے ہر وصول کنندہ کو کیلنڈر سال میں دونوں نظاموں سے کی گئی ادائیگیوں کا مجموعہ نکالیں۔ ٹیسٹ یہ ہے کہ آپ نے سال کے دوران وصول کنندہ کو کم از کم ⁦$2,000⁩ ادا کیے یا نہیں۔ جو وصول کنندہ ہر نظام میں اس رقم سے کم رہے وہ مجموعی طور پر اس سے اوپر ہو سکتا ہے۔ جس وصول کنندہ سے آپ نے بیک اپ ودہولڈنگ کے تحت وفاقی انکم ٹیکس کاٹا ہو اس کے لیے مجموعہ جو بھی ہو فارم لازمی ہے۔

1. منتقلی سے پہلے 1 جنوری سے منتقلی کی تاریخ تک وینڈر کے حساب سے ادائیگیوں کی رپورٹ نکالیں۔ ادائیگیاں استعمال کریں، بل نہیں: ٹیسٹ ادا کی گئی رقم گنتا ہے۔
2. اس رپورٹ کو ہر وصول کنندہ کے نام، ٹیکس شناختی نمبر، ادارے کی قسم اور Form W-9 کی حیثیت کے ساتھ رکھیں۔
3. نئے نظام میں ہر وصول کنندہ کو ایک ہی بار، ایک ہی نام اور ٹیکس شناختی نمبر کے ساتھ بنائیں۔ جس وصول کنندہ کا نام دو طرح لکھا ہو وہ مجموعہ تقسیم کر دیتا ہے۔
4. سال کے آخر میں منتقلی سے پہلے کی ادائیگیاں نئے نظام کی رپورٹ میں وصول کنندہ بہ وصول کنندہ جوڑ دیں۔
5. جو فارم میں شامل نہیں اسے چھوڑ دیں۔ کس کو فارم ملتا ہے، بشمول کارڈ ادائیگیاں اور کارپوریشنز، اس کے لیے دیکھیں کن ٹھیکیداروں کو 1099 ملتا ہے۔

Forms 1099 کیلنڈر سال میں ادا کی گئی رقوم کی رپورٹ دیتے ہیں، اس لیے مالی ٹیکس سال والا کاروبار جو اپنے مالی سال کے آخر پر بدلے، اس کا کیلنڈر سال پھر بھی دو نظاموں میں بٹا رہتا ہے۔ جو فارم پہلے ہی چھوٹ چکے ہوں: ٹھیکیداروں اور ملازمین کے ٹیکس فارم دیر سے۔

ایک ہی انوائس، ڈپازٹ یا بل دو بار گننے سے کیسے بچوں؟

ہر مد صرف ایک بار درج کریں: بیلنس ابتدائی اندراج سے آتے ہیں، کھلے انوائسز اور بل (استحقاقی کتابوں میں) صرف کھلی مدات کے طور پر، اور منتقلی کی تاریخ یا اس سے پہلے کی آمدنی اور اخراجات صرف اس پورے سال کے راستے سے جو آپ نے چنا ہو۔

پہلی تین قطاریں استحقاقی کتابوں کے لیے ہیں۔ نقد طریقے میں غیر ادا شدہ انوائس یا بل ابھی آمدنی یا خرچ نہیں: نقد طریقہ آمدنی وصول ہونے پر گنتا ہے اور استحقاقی طریقہ کمائی جانے پر، اس لیے منتقلی کے بعد کی ادائیگی نقد کتابوں میں نئی آمدنی یا خرچ ہے اور استحقاقی کتابوں میں صرف کھلی مد کو نمٹاتی ہے۔ مزید تفصیل اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس میں ہے۔ فائل میں پہلے سے موجود ڈپلیکیٹ: دوہری آمدنی۔

میں کیسے جانچوں کہ نئی فائل منتقلی کی تاریخ پر پرانی فائل سے ملتی ہے؟

نئی فائل تب ملتی ہے جب اس کے منتقلی کی تاریخ کے ٹرائل بیلنس میں بیلنس شیٹ کا ہر اکاؤنٹ اکاؤنٹس ملانے کے بعد پرانی فائل کے برابر ہو، اور سال بہ تاریخ منافع بھی مل جائے۔

دونوں ٹرائل بیلنس تاریخ کے ساتھ فائلوں کے طور پر محفوظ کریں؛ یہ ثبوت ہیں کہ دونوں فائلیں ملتی ہیں۔ دوسرا مہینہ درج کرنے سے پہلے نئی فائل میں پہلے مہینے کے حسابات ملائیں۔

منتقلی پر پے رول اور سیلز ٹیکس کی ہسٹری میں کیا چاہیے؟

پے رول اور سیلز ٹیکس دونوں کو صرف بیلنس شیٹ نہیں، اپنے سال بہ تاریخ بیلنس اور گوشوارہ جمع کرانے کی مدتیں چاہییں۔

پے رول اور سیلز ٹیکس کی تفصیل رکھیں، صرف رقوم نہیں۔ ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ میں اجرت کی ادائیگی کی رقوم اور تاریخیں اور ٹیکس ڈپازٹس شامل ہیں، اور ہر ریاست سیلز ٹیکس کے ریکارڈ رکھنے کی اپنی مدت مقرر کرتی ہے۔

نیا پے رول فراہم کنندہ اپنا الگ معاملہ ہے: پے رول فراہم کنندہ بدلنا۔ جمع کرانے کی تعدد اور آخری تاریخیں: سیلز ٹیکس کے گوشوارے جمع کرانا۔ ایسی واجب الادا رقم جو گوشوارے سے نہ ملے: سیلز ٹیکس واجب الادا جو گوشوارے سے نہیں ملتا۔

پرانا ڈیٹا کتنی دیر اور کس شکل میں رکھنا ہے؟

پرانا ڈیٹا اتنی دیر رکھیں جب تک وہ گوشوارے جن کی وہ تائید کرتا ہے جانچے یا ترمیم کیے جا سکیں، اور پوری فائل رکھیں، صرف رپورٹیں نہیں۔

آمدنی، کٹوتی اور کریڈٹ کے ریکارڈ عموماً گوشوارہ جمع ہونے یا اس کی آخری تاریخ کے بعد، جو بعد میں ہو، 3 سال رکھنے ہوتے ہیں۔ ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ ٹیکس واجب الادا ہونے یا ادا ہونے کے بعد، جو بعد میں ہو، کم از کم چار سال رکھنے ہوتے ہیں۔ آپ کی ملکیت کی جائیداد کے ریکارڈ، جیسے اثاثوں کی فہرست، اس سال کے لیے حد ختم ہونے تک رہتے ہیں جس میں آپ جائیداد کو فروخت کریں۔ IRS کا ریکارڈ رکھنے کا جدول طویل صورتیں بتاتا ہے، اور کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں ان کی وضاحت کرتا ہے۔

کیا رکھیں:

• پرانے نظام کی مکمل بیک اپ فائل۔ IRS زیادہ تر ایسے معاملات میں جہاں حساب کتاب سافٹ ویئر میں رکھا گیا ہو، جانچ کے آغاز میں ہی اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کی بیک اپ فائلیں مانگتا ہے، ایڈمنسٹریٹر لاگ ان کے ساتھ۔ وہ کہتا ہے کہ اسپریڈ شیٹ کی کاپی کو اصل کی طرح جانچا نہیں جا سکتا، اور زیرِ جانچ سالوں کے لیے مختصر کیا گیا ڈیٹا قابل قبول نہیں۔
• 14 ماہ کی کھڑکی۔ جانچ کرنے والا بیک اپ میں جانچ کے تحت سال سے ایک مہینہ پہلے اور ایک مہینہ بعد بھی مانگ سکتا ہے، تاکہ کٹ آف جانچا جا سکے۔ سال کے آخر کی منتقلی میں بھی وہ مہینے دو فائلوں میں رہ جاتے ہیں۔
• ایکسپورٹ کی گئی رپورٹیں، جو پرانے پروگرام کے بغیر پڑھی جا سکیں: سالانہ منافع و نقصان، بیلنس شیٹ، جنرل لیجر، ٹرائل بیلنس، عمر کی رپورٹیں، وینڈر کی ادائیگی اور پے رول کی رپورٹیں۔
• معاون دستاویزات جو صرف پرانی فائل میں اٹیچمنٹ کے طور پر رکھی ہیں۔ IRS کہتا ہے کہ خریداری، فروخت، پے رول اور دیگر لین دین معاون دستاویزات بناتے ہیں جن میں وہ معلومات ہوتی ہیں جو آپ اپنی کتابوں میں درج کرتے ہیں۔
• نظام کی وضاحت: Publication 583 مشین سے پڑھے جانے والے ریکارڈ اور کمپیوٹرائزڈ حصے کی مکمل وضاحت مانگتی ہے، بشمول کنٹرولز اور اکاؤنٹس کی فہرست۔

دو کاپیاں الگ الگ جگہوں پر رکھیں، اور پرانی سبسکرپشن ختم ہونے سے پہلے جانچ لیں کہ بیک اپ کھلتا ہے۔ منسوخ کرنے سے پہلے کیا ایکسپورٹ کریں: منسوخ کرتے وقت کون سے ریکارڈ رکھیں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔

ایک مشاورتی S کارپوریشن 1 جولائی کو منتقل ہوتی ہے

استحقاقی طریقے پر کیلنڈر سال والی ایک S کارپوریشن جون کے حسابات ملانے کے بعد 1 جولائی کو منتقل ہوتی ہے۔ پرانا نظام جنوری سے جون کی فروخت ⁦US$180,000⁩ اور اخراجات ⁦US$120,000⁩ دکھاتا ہے۔ نئی فائل 30 جون کے بیلنس (وصول طلب رقوم کے علاوہ)، ⁦US$40,000⁩ کے کھلے انوائسز جو انوائس بہ انوائس درج ہوں، اور اثاثوں کی فہرست کے ساتھ کھلتی ہے۔ نئے نظام میں جولائی سے دسمبر کی فروخت ⁦US$170,000⁩ اور اخراجات ⁦US$115,000⁩ ہیں۔

گوشوارے کا منافع و نقصان دونوں کا مجموعہ ہے: فروخت ⁦US$350,000⁩، اخراجات ⁦US$235,000⁩، منافع ⁦US$115,000⁩۔ ⁦US$40,000⁩ کے انوائسز پرانے نظام کی فروخت میں پہلے ہی شامل ہیں، اس لیے جولائی اور اگست میں ان پر ہونے والی ادائیگیاں ان انوائسز کو نمٹاتی ہیں اور جولائی کی فروخت نہیں ہیں۔

انفرادی کاروبار کی مالکہ مارچ دو بار گن لیتی ہے

استحقاقی طریقے پر ایک انفرادی کاروبار کی مالکہ 1 اپریل کو منتقل ہوتی ہے۔ مارچ کے کام کے غیر ادا شدہ انوائسز کا مجموعہ ⁦US$6,000⁩ ہے۔ وہ 31 مارچ کی وصول طلب رقم ⁦US$6,000⁩ کے ایک مجموعے کے طور پر درج کرتی ہے اور مارچ کے انوائسز بھی امپورٹ کرتی ہے۔ وصول طلب رقم ⁦US$12,000⁩ دکھائی دیتی ہے۔ امپورٹ کیے گئے انوائسز نئی فائل میں مارچ کی ⁦US$6,000⁩ کی فروخت بھی درج کرتے ہیں، اس لیے 1 جنوری سے نئی فائل پڑھنے والا کوئی بھی پورے سال کا منافع و نقصان وہ آمدنی دو بار گنتا ہے۔ حل یہ ہے کہ مجموعہ حذف کریں اور وصول طلب رقم کو انوائس بہ انوائس، ایک بار، ابتدائی اندراج کے مقابل کھولیں۔

ایک فری لانسر جو دو نظاموں میں بٹ گیا

شراکت داری کے طور پر ٹیکس دینے والی دو اراکین کی LLC منتقلی سے پہلے ایک فری لانسر کو چیک سے ⁦US$1,500⁩ اور بعد میں بینک ٹرانسفر سے ⁦US$1,200⁩ ادا کرتی ہے، دونوں خدمات کے لیے۔ ہر نظام میں وصول کنندہ ⁦$2,000⁩ کی حد سے کم دکھائی دیتا ہے، مگر مجموعہ ⁦US$2,700⁩ ہے۔ LLC پرانے نظام سے منتقلی کی تاریخ تک ادائیگیوں کی بہ لحاظ وینڈر رپورٹ نکالتی ہے، نئے نظام کی رپورٹ جوڑتی ہے، اور اگر فری لانسر کارپوریشن نہیں ہے تو اسے ⁦US$2,700⁩ کا Form 1099-NEC جمع کرانا پڑ سکتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• منتقلی سال کے درمیان آ رہی ہے اور جس فائل کو آپ چھوڑ رہے ہیں وہ پے رول، سیلز ٹیکس، انوینٹری یا کئی بینک فیڈز چلاتی ہے: منتقلی کی تاریخ، جو ہسٹری آئے، دو نظاموں سے بنے پورے سال کے اعداد اور 1099 کی رقوم، اور پرانی فائل سے ملنے والا آغاز، یہ سب ایک دوسرے پر منحصر ہیں، اور ایک میں غلطی باقیوں میں نظر آتی ہے۔ منتقلی سے پہلے حساب کتاب میں مدد لیں۔
• منتقلی سے پہلے کے مہینوں کے حسابات کبھی ملائے ہی نہیں گئے: ابتدائی بیلنس ہر غلطی ساتھ لے جاتے ہیں، اس لیے پہلے حسابات ملائیں۔ دیکھیں پچھڑے ہوئے حساب کتاب کو مکمل کرنا اور حساب کتاب میں مدد۔
• کسی اکاؤنٹ میں غیر ملکی کرنسی ہے، یا مالک یا مادر کمپنی امریکہ سے باہر ہے: دیکھیں امریکی حساب کتاب میں غیر ملکی کرنسی کے اکاؤنٹس، غیر ملکی مادر کمپنی کی امریکی ذیلی کمپنی کا حساب کتاب اور گوشواروں کے لیے سرحد پار ٹیکس میں مدد۔
• آپ نے اکاؤنٹنٹ بھی بدلا ہے اور آپ کے پاس صرف پچھلے سال کی رپورٹیں ہیں: دیکھیں اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس۔
• آپ کا اکاؤنٹنگ پروگرام بند ہو رہا ہے: دیکھیں ڈیسک ٹاپ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کا بند ہونا۔ اگر منتقلی کے بعد بیلنس بگڑ گئے ہوں تو دیکھیں ڈیسک ٹاپ سے آن لائن منتقلی کے بعد غلط بیلنس اور حساب کتاب میں مدد لیں۔
• آپ ابھی نیا پروگرام چن رہے ہیں: دیکھیں وہ سافٹ ویئر جسے آپ کا اکاؤنٹنٹ سپورٹ کرے اور دو پروڈکٹس کا موازنہ۔
• پے رول بھی منتقل ہو رہا ہے: دیکھیں پے رول فراہم کنندہ بدلنا۔
• نئی فائل کی ترتیبات نقد کو استحقاقی میں بدل دیں گی، یا انوینٹری یا فرسودگی کا ٹریٹمنٹ بدل دیں گی: یہ طریقے کی تبدیلی ہو سکتی ہے؛ دیکھیں نقد سے استحقاقی اکاؤنٹنگ پر جانا اور حساب کتاب میں مدد لیں۔
• جمع شدہ سال نئی فائل میں بدلتا رہتا ہے: دیکھیں ٹیکس گوشوارے جمع ہونے کے بعد حساب بند کرنے کی تاریخ۔
• نوٹس یا جانچ جاری ہے: IRS کہتا ہے کہ زیرِ آڈٹ سالوں کے لیے مختصر کیا گیا ڈیٹا قابل قبول نہیں، اور دوبارہ درج کی گئی فائل اصل کتابوں کی کاپی نہیں۔ پرانی فائل بدلنے سے پہلے دیکھیں چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ۔