IRS Mil Kaydı Şartları: Ne Yazılır, Hangi Yolculuklar Sayılır

IRS mil kaydı neyi göstermelidir?

Kanun, arabanın her iş amaçlı kullanımının kanıtlanmasını şart koşar; bu adla bir kayıt veya belirli bir biçim değil. Kanıt vermenin olağan yolu ise bir kayıt tutmaktır. Hazırlayıcınız bir kayıt istediyse veya bir IRS yazısı iş milleri için kanıt istiyorsa, kanıt her yolculuğun tarihini, nereye gittiğinizi, nedenini ve kaç mil olduğunu, ayrıca arabanın yıllık toplam milini göstermelidir.

Federal kanun, vergi mükellefi bir araba veya başka bir taşıt için indirimi yeterli kayıtlarla (adequate records; her yolculuğun yazılı kaydı) ya da mükellefin kendi beyanını doğrulayan, takvim veya faturalar gibi yeterli kanıtla belgelemedikçe indirime izin vermez (26 U.S.C. 274(d)). Bu kural, yalnızca sürücü koltuğu olan bir teslimat kamyonu gibi kişisel kullanıma uygun olmayan nitelikli bir taşıt için geçerli değildir (Publication 463). Düzenleme, yeterli kayıtların biçimi olarak bir hesap defteri, günlük, kayıt, yolculuk çizelgesi veya benzer bir kaydı sayar (26 CFR 1.274-5T).

Kaynak: Publication 463, Table 5-1. Örnek günlük kaydında kilometre sayacının başlangıç ve bitiş sütunları da bulunur; bunlar zorunlu değildir ama her rakamı kontrol edilebilir kılar.

Yalnızca yıl sonu toplamını kaydetmek yeterli değildir. Dar bir örnek: tek iş sürüşünüz yerleşik bir güzergâhta teslimat veya satış ziyaretleriyse, güzergâhın uzunluğunu bir kez, her yolculuğun tarihini ve yılın toplam milini kaydedebilirsiniz; yolculuk başına yazılı amaç gerekmez (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Hazırlayıcınız veya bir IRS yazısı kanıt istediğinde, kayıt hiç tutulmamış veya yıl sonunda yeniden yazılmışsa, araba bir ev ofisine ya da ikinci bir iş yerine hizmet ediyorsa, birden fazla araç söz konusuysa ya da arabanın sahibi bir ortaklık veya şirketse durum basit değildir. Yılın başındaki ve sonundaki kilometre sayacı okumasını, takviminizi, müşteri adreslerini veya faturaları ve her yolculuğun amacını toplayın.

Hem standart mil oranında hem de fiili giderlerde mil kaydı tutmam gerekir mi?

Evet. Her iki yöntem de iş millerinin kaydını gerektirir. Standart mil oranı, arabanın işletme maliyetinin kaydının yerine geçer; iş için ne kadar yol gittiğinizin kaydının yerine geçmez. İndirim, oranın iş için gidilen mille çarpımıdır (Revenue Procedure 2019-46, section 4.01; Tax Topic 510).

Fiili giderlerde kayıt, benzin, sigorta ve amortisman gibi maliyetlerin iş payını belirler. İş mili toplam mile bölününce yüzde bulunur (Publication 463). Arabayı amortismana tabi tutuyorsanız geri kazanım süresinin her yılı için iş kullanımına ilişkin kayıtları saklayın (Publication 463). Yöntemler arasında seçim yapmak ve iş kullanımı testi için bkz. standart mil oranı veya fiili araç giderleri.

Bu sayfanın kapsadığı vergi yılının ortasında standart oran değişti; bu yüzden her yolculuğun tarihi önemlidir: Ocak–Haziran için mil başına 72,5 sent, Temmuz–Aralık için mil başına 76 sent (Announcement 2026-11).

Uygulama, elektronik tablo veya defter yeterli mi?

Evet; yukarıdaki ayrıntıları içeriyor ve doğruysa yeterlidir. Düzenleme belirli bir biçim veya ürün şart koşmaz. Bilgisayarda tutulan bir kayıt, kayıt programı bulunan bir bilgisayar bellek aygıtında oluşturulduğunda yazılı sayılır ve Publication 463, bilgisayarda hazırlanan bir kaydın yeterli kayıt olduğunu söyler (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Her biçim için üç tuzak geçerlidir:

• Eksik amaç. Otomatik takip genellikle mili ve saatleri kaydeder, neden sürdüğünüzü kaydetmez. Amaç koşullardan açıkça anlaşılmıyorsa genellikle yazılı bir iş amacı beyanı gerekir; bu yüzden her yolculuğa ekleyin (26 CFR 1.274-5T).
• Tahminler. Publication 463, yaklaşık veya tahmini tutarları indiremeyeceğinizi söyler.
• Sonradan açamayacağınız kayıtlar. Kayıtları bilgisayarlı bir sistemde tutuyorsanız, beyannamenizdeki kayıtları destekleyen ve muhasebe kayıtlarınızla mutabık olan okunabilir kayıtlar sunabilmelisiniz (Publication 583). Kapatabileceğiniz bir hesaba güvenmek yerine kaydı yıl sonunda dışa aktarın.

Kaydı ne sıklıkla güncellemeliyim?

Her kaydı yolculuk sırasında veya hemen sonrasında yapın. Günü gününe tutulan bir kayıt şart değildir: o haftanın kullanımı için haftalık tutulan bir kayıt, zamanında yapılmış sayılır. Daha sonra yazılan bir kayıt tek başına yeterli kayıt değildir ve bu durumda kendi beyanınız, müşterilerle takvim kayıtları, faturalar ve mesajlar gibi güçlü bir doğrulama gerektirir (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Yılın yalnızca bir bölümünü kaydederseniz IRS bunu, ancak faturalar gibi başka kanıtlar o dönemlerin temsil edici olduğunu gösterirse tüm yıl için kabul eder. Bunun ve hiç tutulmamış ya da kaybolmuş bir kayıt için bkz. mil kaydını yeniden oluşturma.

Hangi yolculuklar iştir, hangileri evden işe gidiş gelişidir?

Ev ile düzenli iş yeriniz arasında araç kullanmak evden işe gidiş gelişidir (commuting) ve yol ne kadar uzun olursa olsun, yolda telefon görüşmesi yapsanız ya da alet taşısanız bile evden işe gidiş geliş hiçbir zaman indirilemez (Publication 463).

İlk altı satır, evinizin ana iş yeriniz olmadığını varsayar; aşağıdaki ev ofisi bölümüne bakın.

Bir iş yeri, orada çalışmanın gerçekçi olarak bir yıl veya daha kısa sürmesi beklendiğinde ve gerçekten öyle sürdüğünde geçicidir. Bir yıldan uzun süreceğini bekliyorsanız, daha erken bitse bile geçici değildir; beklentiniz değiştiğinde de geçici olmaktan çıkar. Metropol bölgeniz, şehir artı onun parçası sayılan banliyölerdir (Publication 463; Schedule C talimatları, 44b satırı).

Kişisel bir güzergâh sapması dikkat gerektirir. İki iş yeri arasında kişisel bir nedenle doğrudan güzergâhtan ayrılırsanız, doğrudan yolculuğun maliyetinden fazlasını indiremezsiniz; bu yüzden fazladan milleri diğer mil olarak kaydedin (Publication 463). İki iş durağı arasındaki öğle yemeği gibi kısa bir mola iş kullanımını kesmez (26 CFR 1.274-5T).

Ev ofisimden yaptığım yolculuklar sayılır mı?

Evet, ev ofisi ana iş yeriniz olarak nitelik taşıdığında. Bu ev ile aynı ticari faaliyet veya meslekteki başka bir iş yeri arasındaki yolculuklar, diğer yer düzenli de geçici de olsa ve ne kadar uzak olursa olsun iş milidir (Publication 463; Schedule C talimatları, 44b satırı; Revenue Ruling 99-7).

Test, ev ofisi kurallarından gelir. Ev ofisinizi işin idari veya yönetim faaliyetleri için yalnızca ve düzenli olarak kullanıyorsanız ve önemli idari veya yönetim faaliyetlerini yürüttüğünüz başka sabit bir yeriniz yoksa, ev ofisiniz ana iş yeri olarak nitelik taşır (Publication 587). Aynı yayın, her yerde yapılan işin göreli önemini ve orada geçirilen zamanı tartmanızı da söyler. Ana iş yeriniz olmayan bir ev, sizi yukarıdaki olağan evden işe gidiş geliş kurallarına bırakır. Ev ofisi indiriminin kendisi için bkz. basitleştirilmiş veya fiili yöntem.

Yolculuklar için yalnızca ana iş yeriniz olan ev sayılır; müşterilerle orada buluştuğunuz için veya ayrı bir yapı olarak nitelik taşıyan bir ev ofisi sayılmaz (Schedule C talimatları, 44b satırı). Kendi şirketinizde çalışan olarak çalışıyorsanız, ev kullanımı ayrıca işvereninizin kolaylığı için olmalıdır (26 U.S.C. 280A(c)(1)). Publication 587 bir çalışana ev ofisi indirimi tanımaz, ancak bu tek başına evden iş yerine yolculukları evden işe gidiş geliş yapmaz: ev ana iş yeri testini karşılıyorsa, şirket bu yolculukları hesap verilebilir bir plan (accountable plan) kapsamında geri ödeyebilir; planın kuralları karşılanırsa bu ödeme ücretinizin dışında tutulur (Revenue Ruling 99-7; Publication 5137).

Ortak çalışma alanı veya ikinci bir yer de kullanıyorsam ne olur?

Ev ofisinize bağlıdır. Eviniz ana iş yeriniz ise ev ile masa arasındaki ve masadan müşteriye yolculuklar iş milidir. Değilse, evden düzenli kullandığınız bir masaya araç kullanmak genellikle evden işe gidiş gelişidir, masadan müşteriye ise iştir. IRS'nin ortak çalışma alanına özel bir kuralı yoktur: bu, düzenli iş yeri kuralının uygulanmasıdır; bu yüzden masayı ne sıklıkla kullandığınız ve orada ne yaptığınız cevabı değiştirebilir.

Publication 587, evin dışında faturalama, muhasebe kayıtları veya programlama gibi önemli idari veya yönetim işinin yapıldığı sabit bir yerin, evin ana iş yeri sayılmasını engelleyebileceğini söyler. Müşterilerle sabit bir yerde görüşmek veya onlara hizmet vermek gibi idari olmayan önemli işler bunu engellemez (Publication 587). İdari işi nerede ve ne kadar yaptığınızı mil kaydı tek başına gösteremez; bu yüzden kayıtta her iş gününün işinin nerede yapıldığını not edin.

Yalnızca bir kısmı indirilebilirse toplam mili yazar mıyım?

Evet. Kilometre sayacının ilerlediği her mili yazın, sonra iş, evden işe gidiş geliş ve diğer olarak bölün; yalnızca iş milleri indirilebilir. Schedule C, Part IV; standart mil oranını kullanan, aracı kiralayan veya tamamen amortismana tabi tutulmuş bir araca sahip olan ve başka bir nedenle Form 4562 vermesi gerekmeyen şahıs işletmesi sahibi içindir. Form 4562, Part V ise amortismana tabi tuttuğunuz bir araç içindir veya o formu zaten vermeniz gerektiğinde kullanılır. Her biri kullanıma alınma tarihini, iş, evden işe gidiş geliş ve diğer milleri ve indirim için yazılı kanıtınız olup olmadığını sorar (Schedule C talimatları, 9 satırı; Schedule C formu; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T).

Bunları doldurmak için toplam mil için yıl sonu kilometre sayacı okumasından yıl başındaki okumayı çıkarın, iş rakamı için iş yolculuklarını ekleyin, evden işe gidiş geliş rakamı için evden işe gidiş geliş yolculuklarını ekleyin ve kalanı diğer sayın. 1 Ocak'ta 40.000, 31 Aralık'ta 52.000 gösteren bir kilometre sayacı 12.000 toplam mil verir. Kayıt 7.500 iş mili ve 600 evden işe gidiş geliş mili gösteriyorsa, kalan 3.900 mil kişiseldir ve yalnızca 7.500 mil indirilebilir.

Her araç için ayrı bir kayıt tutun; Schedule C talimatları, her ek araç için Part IV bilgilerinin ekli bir beyanda verilmesini ister (Schedule C talimatları).

Bir ortaklık veya şirket söz konusu olduğunda kural değişir mi?

Belgelendirme kuralı, sahibi olduğu bir araba da dahil olmak üzere, araba için indirim talep eden her mükellefe uygulanır; bir ortaklık veya şirket dahil (26 U.S.C. 274(d)). Böyle bir kuruluşun Schedule C'si yoktur; bir sahibin veya ilişkili bir kişinin kullandığı aracın milini kendi Form 4562, Part V üzerinde bildirir (Form 4562).

Kayıt milleri kanıtlar; indirim yaratmaz. Kendi şirketiniz için çalışan olarak çalışıyorsanız, bir çalışanın geri ödenmeyen araba maliyeti genellikle kişisel beyannamede indirilemez (Publication 463); bunun yerine şirket, kaydınızdaki milleri size geri ödeyebilir. Şirket bunun yerine size bir araba sağlıyorsa, evden işe gidiş geliş ve diğer kişisel kullanım, bu kullanım için ödeme yapmadığınız sürece genellikle şirketin değerleyip Form W-2'de bildirmesi gereken vergilendirilebilir bir yan haktır; bu yüzden indirim talep etmeseniz de evden işe gidiş geliş ve diğer mil ayrımını tutun (Publication 15-B). Bir ortak, ortaklığın geri ödemediği araba maliyetini yalnızca ortaklık sözleşmesi ortağın bunu ödemesini şart koştuysa, Schedule E üzerinde geri ödenmeyen ortaklık gideri olarak indirebilir (Schedule E talimatları).

Bir şirket size geri ödeme yaptığında, her yolculuğun tarihini, varış yerini, iş amacını ve milini yolculuk sırasında veya hemen sonrasında kaydederek ona hesap verirsiniz. Şirketin hisselerinin %10'dan fazla kadarına doğrudan veya dolaylı olarak sahipseniz, işvereninizle ilişkilisinizdir ve giderleri IRS'ye de kanıtlayabilmelisiniz (Publication 463). Geri ödeme kuralları için bkz. sahip giderlerini geri ödeme; bir işletme üzerinden satın alınan arabalar için bkz. işletmeniz üzerinden araç satın alma.

Örnek

Bu örneklerde yalnızca mil kullanılır.

Ev ofisi olan bir fotoğrafçı

Bir fotoğrafçının yedek odası yalnızca faturalama ve muhasebe kayıtları için kullanılır, başka ofisi yoktur ve oda Publication 587 içindeki ana iş yeri testini karşılar; bu yüzden evden çekime yapılan yolculuklar iş yolculuğudur. Bir gün kilometre sayacı 16 mil ilerler: çekime gidiş dönüşte 11, ardından spor salonuna ayrı bir 5 millik gidiş dönüş. Kayıt, amacı çekim olan 11 iş mili, 5 diğer mil ve 0 evden işe gidiş geliş mili gösterir.

Müşteri ziyareti yapan bir muhasebe sorumlusu

Bir muhasebe sorumlusu, nitelikli bir ev ofisinden çalışır ve bir müşteriye gidiş dönüş 20 mil sürer. Kayıt; tarihi, müşterinin şehrini, amacı (kayıtların üç aylık incelemesi) ve 20 iş milini içerir. Ev ana iş yeri olduğu için evden yapılan yolculuk sayılır.

Ortak çalışma masası olan bir serbest çalışan

Her hafta içi gün aynı kiralık masada çalışan ve her yöne 12 mil giden bir serbest çalışanın nitelikli bir ev ofisi yoktur. Her gün 24 mil evden işe gidiş gelişidir. Bir gün serbest çalışan masadan 10 mil uzaktaki bir müşteriye gidip masaya geri döner. Bu 20 mil iş milidir. Evden masaya yapılan sürüşün hiçbir zaman sayılıp sayılamayacağı, yukarıdaki ev ofisi testine bağlıdır.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Hazırlayıcınız bir kayıt istedi veya bir IRS yazısı iş milleri için kanıt istiyor: hangi yolculukların indirilebilir olduğu ve kayıtlarınızın geçerli olup olmadığı, ev ofisi testi, ikinci bir iş yeri ve karışık yolculuklar gibi, bir kaydın tek başına çözmediği olgulara bağlıdır. Boşluk kayıtlardaysa muhasebe kayıtları desteği uygundur. IRS denetim açtıysa bkz. IRS denetim rehberi ve hangi Schedule C giderleri sorgulanır.
• Kayıt tutmadınız veya kaybettiniz: mil kaydını yeniden oluşturma rehberini kullanın. Birkaç yıl kayıt olmaması, tamamlanması gereken muhasebe kayıtları anlamına da gelebilir; bu muhasebe kayıtları desteğidir.
• Standart oran ile fiili giderler arasında seçim yapıyor veya geçiş yapıyorsunuz: bkz. standart mil oranı veya fiili araç giderleri.
• Bir araç paylaşımı veya teslimat platformu için sürüyorsunuz: bkz. araç paylaşımı ve teslimat sürücüsü indirimleri.
• Arabanın sahibi bir LLC veya S şirketi, ya da size onun için geri ödeme yapıyor: bkz. işletmeniz üzerinden araç satın alma ve sahip giderlerini geri ödeme.
• Araba hem iş hem kişisel sürüş için kullanılıyor; takip edilecek otopark, geçiş ücretleri ve makbuzlar var veya kaydı ne kadar saklayacağınızı öğrenmek istiyorsunuz: bkz. karma kullanım giderleri için iş yüzdesi, IRS makbuz gereklilikleri ve işletme kayıtları ne kadar saklanır.
• Kanada'da araç kullanıyorsunuz: Kanada'nın sürüş defteri kuralları farklıdır; bkz. CRA araç sürüş defteri rehberi.