Yêu cầu nhật ký số dặm của IRS: cần ghi gì, chuyến nào được tính

Nhật ký số dặm của IRS phải ghi những gì?

Luật yêu cầu chứng minh từng lần dùng xe cho kinh doanh, không đòi một cuốn nhật ký mang tên đó hay một định dạng cố định, và nhật ký là cách thông thường để chứng minh. Nếu người chuẩn bị thuế yêu cầu nhật ký, hoặc thư của IRS yêu cầu chứng minh số dặm kinh doanh, bằng chứng phải cho thấy ngày, nơi bạn đến, lý do và số dặm của từng chuyến, cùng tổng số dặm của xe trong năm.

Luật liên bang không cho phép khấu trừ chi phí cho xe hơi hay phương tiện khác trừ khi người nộp thuế chứng minh bằng hồ sơ đầy đủ (adequate records) (ghi chép bằng văn bản về từng chuyến đi) hoặc bằng bằng chứng đủ mạnh, chẳng hạn lịch hoặc hóa đơn, củng cố lời khai của chính người nộp thuế (26 U.S.C. 274(d)). Quy tắc này không áp dụng cho xe không dùng cá nhân đủ điều kiện (qualified nonpersonal use vehicle), chẳng hạn xe giao hàng chỉ có ghế cho tài xế (Publication 463). Quy định liệt kê sổ kế toán, nhật ký, sổ ghi chuyến hoặc hồ sơ tương tự là hình thức của hồ sơ đầy đủ (26 CFR 1.274-5T).

Nguồn: Publication 463, Table 5-1. Nhật ký mẫu theo ngày của tài liệu này thêm các cột số đồng hồ lúc bắt đầu và kết thúc; các cột này không bắt buộc nhưng giúp kiểm tra được từng con số.

Chỉ ghi tổng số cuối năm là không đủ. Một ví dụ hẹp: nếu việc lái xe kinh doanh duy nhất của bạn là giao hàng hoặc đi gặp khách theo một tuyến cố định, bạn có thể ghi chiều dài tuyến một lần, ngày của từng chuyến và tổng số dặm của năm, mà không cần ghi mục đích bằng văn bản cho từng chuyến (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Trường hợp không còn đơn giản khi người chuẩn bị thuế hoặc thư của IRS yêu cầu chứng minh, khi nhật ký chưa từng được ghi hoặc được dựng lại vào cuối năm, khi xe phục vụ văn phòng tại nhà hoặc nơi làm việc thứ hai, khi có nhiều hơn một xe, hoặc khi hợp danh hay công ty sở hữu xe. Hãy gom số đồng hồ đầu và cuối năm, lịch của bạn, địa chỉ hoặc hóa đơn của khách hàng, và mục đích của từng chuyến.

Tôi có cần nhật ký số dặm với cả mức dặm tiêu chuẩn lẫn chi phí thực tế không?

Có. Cả hai phương pháp đều cần hồ sơ số dặm kinh doanh. Mức dặm tiêu chuẩn thay thế hồ sơ về chi phí vận hành xe; nó không thay thế hồ sơ về quãng đường bạn đã lái cho kinh doanh. Khoản khấu trừ bằng mức dặm nhân với số dặm kinh doanh đã đi (Revenue Procedure 2019-46, section 4.01; Tax Topic 510).

Với chi phí thực tế, nhật ký xác định phần chi phí thuộc kinh doanh, như xăng, bảo hiểm và khấu hao. Số dặm kinh doanh chia cho tổng số dặm cho ra tỷ lệ phần trăm (Publication 463). Nếu bạn khấu hao xe, hãy giữ hồ sơ về việc dùng xe cho kinh doanh trong từng năm của thời gian khấu hao (Publication 463). Để chọn giữa hai phương pháp và về tiêu chuẩn tỷ lệ dùng cho kinh doanh, xem mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế.

Mức tiêu chuẩn đã thay đổi giữa năm thuế mà trang này nói đến, nên ngày của từng chuyến rất quan trọng: 72,5 cent mỗi dặm cho tháng 1 đến tháng 6 và 76 cent mỗi dặm cho tháng 7 đến tháng 12 (Announcement 2026-11).

Ứng dụng, bảng tính hay sổ tay có đủ không?

Có, nếu nó chứa các chi tiết nêu trên và chính xác. Quy định không nêu định dạng hay sản phẩm bắt buộc. Hồ sơ lưu trên máy tính được coi là bằng văn bản khi được lập trong thiết bị bộ nhớ máy tính có chương trình ghi nhật ký, và Publication 463 nói hồ sơ lập trên máy tính là hồ sơ đầy đủ (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Ba cái bẫy áp dụng cho mọi định dạng:

• Thiếu mục đích. Theo dõi tự động thường chỉ ghi số dặm và thời gian, không ghi vì sao bạn lái xe. Nhìn chung cần có bản ghi mục đích kinh doanh bằng văn bản, trừ khi mục đích đã rõ qua hoàn cảnh, nên hãy thêm vào từng chuyến (26 CFR 1.274-5T).
• Số ước chừng. Publication 463 nói bạn không được khấu trừ số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính.
• Hồ sơ sau này không mở được. Nếu bạn lưu hồ sơ trên hệ thống máy tính, bạn phải xuất được hồ sơ đọc rõ, hỗ trợ các mục trên tờ khai và khớp với sổ sách của bạn (Publication 583). Hãy xuất nhật ký vào cuối năm thay vì trông cậy vào một tài khoản mà bạn có thể đóng.

Tôi phải cập nhật nhật ký thường xuyên đến mức nào?

Hãy ghi mỗi mục vào lúc hoặc gần lúc chuyến đi diễn ra. Không bắt buộc ghi từng ngày: nhật ký ghi hằng tuần cho việc dùng xe của tuần đó được coi là ghi vào lúc hoặc gần lúc đó. Nhật ký viết muộn hơn không tự nó là hồ sơ đầy đủ, và khi đó lời khai của chính bạn cần được củng cố mạnh, chẳng hạn bằng mục trong lịch, hóa đơn và tin nhắn với khách hàng (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Nếu bạn chỉ ghi nhật ký một phần của năm, IRS chỉ chấp nhận cho cả năm khi có bằng chứng khác, chẳng hạn hóa đơn, cho thấy các giai đoạn đó mang tính đại diện. Về điều đó, và về nhật ký chưa từng ghi hoặc đã mất, xem dựng lại nhật ký số dặm.

Chuyến nào được tính là kinh doanh, và chuyến nào là đi làm hằng ngày?

Lái xe giữa nhà và nơi làm việc thường xuyên của bạn là đi làm hằng ngày (commuting), và đi làm hằng ngày không bao giờ được khấu trừ, dù xa đến đâu và dù bạn gọi điện hay chở dụng cụ trên đường (Publication 463).

Sáu dòng đầu giả định nhà của bạn không phải nơi kinh doanh chính; xem phần văn phòng tại nhà bên dưới.

Một địa điểm làm việc là tạm thời khi công việc ở đó được dự kiến một cách thực tế sẽ kéo dài, và thực sự kéo dài, một năm hoặc ít hơn. Nếu bạn dự kiến kéo dài hơn một năm, nó không phải tạm thời dù kết thúc sớm hơn, và nó thôi là tạm thời khi dự kiến của bạn thay đổi. Khu vực đô thị của bạn là thành phố cùng các vùng ngoại ô được coi là một phần của thành phố đó (Publication 463; hướng dẫn Schedule C, line 44b).

Đi đường vòng vì việc cá nhân cần thận trọng. Giữa hai nơi làm việc, nếu bạn rời tuyến đường thẳng vì lý do cá nhân, bạn không được khấu trừ nhiều hơn chi phí của chuyến đi thẳng, nên hãy ghi số dặm thêm vào là số dặm khác (Publication 463). Một lần dừng ngắn như ăn trưa giữa hai điểm kinh doanh không làm gián đoạn việc dùng cho kinh doanh (26 CFR 1.274-5T).

Các chuyến đi từ văn phòng tại nhà của tôi có được tính không?

Có, khi văn phòng tại nhà đủ điều kiện là nơi kinh doanh chính của bạn. Khi đó các chuyến giữa nhà đó và một địa điểm làm việc khác trong cùng ngành nghề hoặc hoạt động kinh doanh là số dặm kinh doanh, dù địa điểm kia là thường xuyên hay tạm thời và dù xa đến đâu (Publication 463; hướng dẫn Schedule C, line 44b; Revenue Ruling 99-7).

Tiêu chuẩn này đến từ quy tắc văn phòng tại nhà. Văn phòng tại nhà của bạn đủ điều kiện là nơi kinh doanh chính nếu bạn dùng nó riêng biệt và thường xuyên cho các hoạt động hành chính hoặc quản lý của doanh nghiệp, và bạn không có địa điểm cố định nào khác nơi bạn thực hiện các hoạt động hành chính hoặc quản lý đáng kể (Publication 587). Tài liệu đó cũng yêu cầu bạn cân nhắc tầm quan trọng tương đối của công việc ở từng nơi và thời gian dành cho nơi đó. Nhà không phải là nơi kinh doanh chính của bạn thì vẫn theo quy tắc đi làm hằng ngày thông thường nêu trên. Về chính khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, xem phương pháp đơn giản hay thực tế.

Chỉ nhà là nơi kinh doanh chính của bạn mới được tính cho các chuyến đi; văn phòng tại nhà chỉ đủ điều kiện vì bạn gặp khách ở đó, hoặc là một công trình riêng biệt, thì không (hướng dẫn Schedule C, line 44b). Nếu bạn làm việc cho công ty của chính mình với tư cách nhân viên, việc dùng nhà còn phải vì sự thuận tiện của người sử dụng lao động (26 U.S.C. 280A(c)(1)). Publication 587 không cho nhân viên khấu trừ văn phòng tại nhà, nhưng điều đó tự nó không biến các chuyến từ nhà đến công trường thành đi làm hằng ngày: khi nhà đáp ứng tiêu chuẩn nơi kinh doanh chính, công ty có thể hoàn lại các chuyến đó theo kế hoạch có giải trình (accountable plan), không tính vào tiền lương của bạn nếu đáp ứng quy tắc của kế hoạch (Revenue Ruling 99-7; Publication 5137).

Nếu tôi còn dùng không gian coworking hoặc một địa điểm thứ hai thì sao?

Điều đó tùy vào văn phòng tại nhà của bạn. Nếu nhà là nơi kinh doanh chính, các chuyến giữa nhà và bàn làm việc, và từ bàn làm việc đến khách hàng, là số dặm kinh doanh. Nếu không, lái xe từ nhà đến bàn làm việc bạn dùng thường xuyên nhìn chung là đi làm hằng ngày, còn từ bàn đến khách hàng là kinh doanh. IRS không có quy tắc riêng cho coworking: đây là áp dụng quy tắc nơi làm việc thường xuyên, nên tần suất bạn dùng bàn và việc bạn làm ở đó có thể thay đổi câu trả lời.

Publication 587 nói một địa điểm cố định bên ngoài nhà, nơi bạn làm công việc hành chính hoặc quản lý đáng kể, như lập hóa đơn, ghi sổ hoặc xếp lịch, có thể khiến nhà không đủ điều kiện. Công việc đáng kể không phải hành chính, như gặp gỡ hoặc phục vụ khách hàng tại một địa điểm cố định, thì không có tác dụng đó (Publication 587). Bạn làm công việc hành chính ở đâu và nhiều đến mức nào là điều mà nhật ký số dặm tự nó không cho thấy được, nên hãy ghi trong nhật ký công việc của mỗi ngày làm việc diễn ra ở đâu.

Tôi có ghi tổng số dặm nếu chỉ một phần được khấu trừ không?

Có. Hãy ghi mọi dặm mà đồng hồ xe đã chạy, rồi chia thành kinh doanh, đi làm hằng ngày và khác; chỉ số dặm kinh doanh được khấu trừ. Schedule C, Part IV dành cho chủ doanh nghiệp một chủ dùng mức dặm tiêu chuẩn, thuê xe hoặc có xe đã khấu hao hết, và không phải nộp Form 4562 vì lý do khác. Form 4562, Part V dành cho xe bạn khấu hao, hoặc khi bạn phải nộp form đó dù thế nào. Mỗi nơi hỏi ngày đưa vào sử dụng, số dặm kinh doanh, đi làm hằng ngày và khác, và bạn có bằng chứng bằng văn bản cho khoản khấu trừ không (hướng dẫn Schedule C, line 9; form Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T).

Để điền, lấy số đồng hồ cuối năm trừ số đồng hồ đầu năm để ra tổng, cộng các chuyến kinh doanh cho con số kinh doanh, cộng các chuyến đi làm hằng ngày cho con số đi làm hằng ngày, và coi phần còn lại là khác. Đồng hồ ghi 40.000 vào ngày 1 tháng 1 và 52.000 vào ngày 31 tháng 12 cho tổng 12.000 dặm. Nếu nhật ký cho thấy 7.500 dặm kinh doanh và 600 dặm đi làm hằng ngày, 3.900 dặm còn lại là cá nhân, và chỉ 7.500 dặm được khấu trừ.

Hãy giữ nhật ký riêng cho từng xe; hướng dẫn Schedule C yêu cầu thông tin Part IV trên một bản giải trình đính kèm cho mỗi xe bổ sung (hướng dẫn Schedule C).

Quy tắc có thay đổi khi có hợp danh hoặc công ty không?

Quy tắc chứng minh áp dụng cho mọi người nộp thuế khai khấu trừ cho xe, kể cả hợp danh hoặc công ty sở hữu xe (26 U.S.C. 274(d)). Một pháp nhân như vậy không có Schedule C; họ khai số dặm của xe do chủ sở hữu hoặc người có quan hệ dùng trên Form 4562, Part V của chính mình (Form 4562).

Nhật ký chứng minh số dặm; nó không tạo ra khoản khấu trừ. Nếu bạn làm việc cho công ty của chính mình với tư cách nhân viên, chi phí xe không được hoàn lại của nhân viên nhìn chung không được khấu trừ trên tờ khai cá nhân (Publication 463); thay vào đó công ty có thể hoàn lại số dặm từ nhật ký của bạn. Nếu công ty cung cấp xe cho bạn, việc đi làm hằng ngày và dùng cá nhân khác nhìn chung là lợi ích chịu thuế mà công ty phải định giá và khai trên Form W-2 trừ khi bạn trả cho phần dùng đó, nên hãy giữ cách chia đi làm hằng ngày và dặm khác ngay cả khi bạn không khai khấu trừ (Publication 15-B). Thành viên hợp danh chỉ được khấu trừ chi phí xe mà hợp danh không hoàn lại nếu thỏa thuận hợp danh yêu cầu thành viên đó tự trả, như một chi phí hợp danh không được hoàn lại trên Schedule E (hướng dẫn Schedule E).

Khi công ty hoàn tiền cho bạn, bạn giải trình đầy đủ với công ty bằng ngày, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm của từng chuyến, ghi vào lúc hoặc gần lúc đó. Nếu bạn sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, hơn 10% cổ phần của công ty, bạn là người có quan hệ với người sử dụng lao động và còn phải chứng minh được các khoản chi với IRS (Publication 463). Về quy tắc hoàn tiền, xem hoàn lại chi phí cho chủ sở hữu; về xe mua qua pháp nhân, xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ dùng số dặm.

Một nhiếp ảnh gia có văn phòng tại nhà

Phòng trống của một nhiếp ảnh gia chỉ dùng để lập hóa đơn và ghi sổ, không có văn phòng nào khác, và căn phòng đáp ứng tiêu chuẩn nơi kinh doanh chính trong Publication 587, nên các chuyến từ nhà đến buổi chụp là chuyến kinh doanh. Một ngày, đồng hồ chạy 16 dặm: 11 cho chuyến khứ hồi đến buổi chụp, rồi một chuyến khứ hồi riêng 5 dặm đến phòng tập. Nhật ký ghi 11 dặm kinh doanh với buổi chụp là mục đích, 5 dặm khác, và 0 dặm đi làm hằng ngày.

Một nhân viên ghi sổ đến gặp khách hàng

Một nhân viên ghi sổ làm việc từ văn phòng tại nhà đủ điều kiện và lái xe 20 dặm khứ hồi đến khách hàng. Nhật ký ghi ngày, thành phố của khách hàng, mục đích (rà soát sổ sách hằng quý) và 20 dặm kinh doanh. Vì nhà là nơi kinh doanh chính, chuyến đi từ nhà được tính.

Một freelancer có bàn làm việc coworking

Một freelancer làm việc tại cùng một bàn thuê mỗi ngày trong tuần, 12 dặm mỗi chiều, không có văn phòng tại nhà đủ điều kiện. 24 dặm mỗi ngày là đi làm hằng ngày. Một ngày, freelancer lái xe từ bàn làm việc đến một khách hàng cách 10 dặm rồi quay lại bàn. 20 dặm đó là dặm kinh doanh. Việc lái xe từ nhà đến bàn làm việc có bao giờ được tính hay không phụ thuộc vào tiêu chuẩn văn phòng tại nhà nêu trên.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người chuẩn bị thuế yêu cầu nhật ký, hoặc thư của IRS yêu cầu chứng minh số dặm kinh doanh: chuyến nào được khấu trừ, và hồ sơ của bạn có đứng vững không, phụ thuộc vào những sự việc mà một cuốn nhật ký tự nó không giải quyết được, như tiêu chuẩn văn phòng tại nhà, nơi làm việc thứ hai và các chuyến hỗn hợp. Hỗ trợ ghi sổ phù hợp khi hồ sơ là chỗ thiếu. Nếu IRS đã mở cuộc kiểm tra thuế, xem hướng dẫn về kiểm tra thuế của IRS và chi phí Schedule C nào bị hỏi.
• Bạn không ghi nhật ký, hoặc đã làm mất: hãy dùng dựng lại nhật ký số dặm. Nhiều năm không có nhật ký cũng có thể có nghĩa là sổ sách cần hoàn thiện, đó là hỗ trợ ghi sổ.
• Bạn đang chọn giữa mức tiêu chuẩn và chi phí thực tế, hoặc chuyển đổi: xem mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế.
• Bạn lái xe cho nền tảng rideshare hoặc giao hàng: xem khoản khấu trừ cho tài xế rideshare và giao hàng.
• LLC hoặc S corporation sở hữu xe, hoặc hoàn tiền xe cho bạn: xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn và hoàn lại chi phí cho chủ sở hữu.
• Xe dùng cho cả kinh doanh và cá nhân, có phí đỗ xe, phí cầu đường và biên lai cần theo dõi, hoặc bạn muốn biết giữ nhật ký bao lâu: xem tỷ lệ kinh doanh cho chi phí dùng chung, yêu cầu biên lai của IRS và giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.
• Bạn lái xe ở Canada: quy tắc nhật ký xe của Canada khác; xem hướng dẫn nhật ký xe của CRA.