Karma Kullanımlı Giderler: Telefon ve Araçta İşletme Yüzdesi

Telefon, internet veya araç için işletme yüzdesini nasıl hesaplarım?

Kısmen kişisel olan bir giderin yalnızca işletme kısmını indirin. Publication 334, kişisel kısmın işletme kısmından ayrılmasını ve kişisel kısmın genel olarak indirilemeyeceğini söyler. Yüzde, her gider için ayrı hesaplanan işletme kullanım payıdır. Yüzdeyi bulduktan sonra muhasebe kayıtlarında gider olarak yalnızca bu pay görünür. Kişisel pay ya sahibin çekimine gider ya da kayıtlara hiç girmez (üçüncü bölüm).

Bu sayfanın andığı IRS yayınları ve talimatları, telefon veya internet yüzdesi için bir yöntem belirlemez. Pay bir değerlendirmedir; açıklayabilmeniz ve hattın gerçekte nasıl kullanıldığını gösteren kayıtlarla destekleyebilmeniz gerekir. IRS telefon veya internet için örnek ay kuralı koymaz. Bu yüzden kayıt tek bir olağandışı ayı değil, tüm yılı yansıtmalıdır. Tek bir dayanak seçin, yazın ve her ay aynı şekilde uygulayın; böylece sonradan açıklayabilirsiniz.

Durumunuz basit değildir, eğer:

• Bir aracın o yıl için mil kaydı yoksa. Aracın işletme payı tahmine dayandırılamaz (Publication 463).
• Bir aracın işletme payı, amortismanın nasıl yapılacağını belirleyen %50 sınırına yakınsa.
• Tek bir hat birden çok kişiyi kapsıyorsa; örneğin çalışan veya aile hatları.
• Karma faturalar işletme kartı veya hesabı üzerinden ödeniyor ve muhasebe kayıtları kişisel kısmı gider olarak gösteriyorsa.
• Önceki yıllar hiç ayırma yapılmadan kaydedildiyse.

Her faturayı, yıl başı ve yıl sonu kilometre sayacı okumalarını ve yolculuk kaydını, kredi hesap özetini, sigorta faturasını ve her birini hangi hesabın ödediğini toplayın.

Yüzdeyi öğrendikten sonra muhasebe kayıtlarında bir şey yapmam gerekir mi?

Evet. Yüzde, kayıtlara uygulanmadıkça hiçbir şeyi değiştirmez. Faturanın tamamı giderde kalırsa muhasebe kayıtları kişisel bir maliyeti işletme gideri gibi gösterir ve bu kayıtlardan hazırlanan beyanname onu indirebilir. Hiçbir şey kaydedilmezse işletme payı talep edilmemiş kalır. Publication 583, kayıtların brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermesi gerektiğini söyler.

1. Yüzdeyi, dayanağını ve başlangıç tarihini giderin yanına not edin.
2. Her faturayı kaydederken ayırmayı da yapın (sonraki bölüm). Nakit esaslı bir beyanname işletme payını genel olarak ödendiği yılda indirir. Kayıtlarınızda faturalar tahakkuk esasına göre işleniyorsa, beyanname hazırlanmadan önce zamanlamayı uyumlu hale getirin (Schedule C talimatları).
3. Yıl sonunda tahminleri yılın gerçek rakamıyla değiştirin. Araçta bu, yıllık toplam mildir. Aradaki fark tek bir düzeltme kaydıyla giderilir.

Faturanın tamamını mı kaydedip kişisel kısmı mı aktarmalıyım, yoksa yalnızca işletme payını mı kaydetmeliyim?

İki yol da aynı indirimi verir. Faturayı hangi hesabın ödediğine göre seçin ve yıl boyunca her fatura için aynı yöntemi sürdürün; yıl ortasında yöntem değiştirmek kayıtları takip etmeyi zorlaştırır. Sahibin çekimi, kendiniz için işletmeden çektiğiniz paradır ve gider değildir. Sermaye katkısı ise işletmeye koyduğunuz paradır ve gelir değildir.

Publication 583, işletme hesabının yalnızca iş için kullanılmasını ve kendinize çekleri yalnızca kişisel çekimler için yazmanızı söyler. Bu hesaptan ödenen karma bir fatura kısmen kişisel çekimdir; bu yüzden çekim kaydını aynı ay içinde yapın. Çekimin muhasebe kayıtlarındaki yeri için sahip çekimlerinin kaydı rehberine bakın.

Ortaklık olarak vergilendirilen çok üyeli bir LLC'de kişisel kısım genellikle yararlanan üyeye dağıtım olarak kaydedilir. Üyeye verilmiş gerçek bir kredi ise farklıdır. Bir ödeme, ancak hizmet karşılığıysa veya sermayenin kullanımı içinse ve ortaklık gelirine bakılmaksızın belirlenmişse garantili ödemeyi karşılar; ortak da bunu gelir olarak bildirir (26 U.S.C. 707(c)). Sözleşmedeki bir ad, ödemenin niteliğini değiştirmez. Tek bir hat birkaç üyeye hizmet veriyorsa önce işletme kullanımını her üyenin kişisel kullanımından ayırın. Bir ortaklık, Form 1065'in 9 ila 21. satırlarında yalnızca ticari faaliyet veya iş indirimlerini bildirir (talimatlar). İşletme hesabından ödenen kişisel giderler rehberine bakın.

İşletme payı küçük veya büyük olursa bir şey değişir mi?

Pay ne olursa olsun yalnızca işletme kısmı indirilebilir, geri kalanı kişiseldir. İki şey değişir.

• Araç amortismanı. İşletme kullanımı %50 üzerindeyse daha hızlı amortisman mümkündür. Bu sınırda veya altında araç doğrusal yöntemle amortismana tabi tutulur ve sonradan bir düşüş, önceki fazladan amortismanın gelire geri eklenmesine yol açabilir (Publication 946). Kullanıma alındığı yıl bu sınırda veya altında olan araç, kullanım sonradan artsa bile doğrusal yöntemde kalır. İlk yılında mil oranını kullanıp sonra gerçek giderlere geçen araç da doğrusal yöntemle sınırlıdır (Publication 463; bkz. standart mil oranı veya gerçek araç giderleri). Kurallar işletmeniz üzerinden araç almak rehberindedir. Standart mil oranında sınır yoktur; oran yalnızca iş miliyle çarpılır.
• Hangi yolla kaydedileceği. Çoğunlukla kişisel bir faturayı kişisel hesaptan, çoğunlukla işletme faturası olanı işletme hesabından ödeyin. Böylece aktarmanız gereken kısım küçük olan kısım olur.

Bu yayınlarda telefon veya internet planı için bir sınır yoktur.

Standart mil oranında ve gerçek giderlerde araç için muhasebe kayıtlarına ne yazılır?

Standart mil oranında kayıtlarda tek bir araç gideri bulunur: iş mili çarpı oran, artı işletme otoparkı, geçiş ücretleri ve aracın kişisel mülk vergisinin işletme payı. Gerçek giderlerde her işletme gideri kendi işletme payıyla, artı amortismanla birlikte kaydedilir.

Kaynaklar: Publication 463, Publication 334 ve Topic 510.

Kişisel olarak sahip olduğunuz araçta mil tutarının arkasında bir banka işlemi yoktur; bu yüzden diğer tarafta sermaye katkısı bulunan bir yevmiye kaydıdır. Araç işletmenin ise veya masraflarını işletme ödüyorsa fiilen ödenenleri kaydedin ve vergi zamanında mil indirimiyle mutabakat yapın; mil tutarı sermaye katkısı değildir. Oranın zaten kapsadığı bir fatura ayrıca giderde de durmamalıdır; yoksa araç iki kez indirilir. Yöntemin nasıl seçileceği ve değiştirilip değiştirilemeyeceği standart mil oranı veya gerçek araç giderleri rehberindedir. Bir kaydın neleri göstermesi gerektiği mil kaydı gereklilikleri rehberindedir.

Kişisel araç kredimin anaparasını işletme hesabından ödersem bu gider olur mu?

Hayır. Araç ve kredi kişiselse sahibin çekimine, kredi işletmenin kayıtlarındaysa kredi bakiyesine karşı kaydedin. Anapara, borç alınan paranın geri ödemesidir; aracı kullanmanın maliyeti değildir. Publication 463, borç aldığınız tutarı aracın maliyet esasının parçası sayar ve standart mil oranı zaten amortismanı içerir. Aracın maliyeti amortisman veya oran yoluyla geri gelir; anaparayı ödendikçe indirmek aracı iki kez indirmek olur.

Faiz ise farklıdır. Serbest çalışan biri, standart mil oranını kullansa bile araç kredisi faizinin işletme kullanım kısmını Schedule C'de indirebilir (Publication 463). Kişisel kısım işletme maliyeti değildir ve işletme kayıtlarının dışında kalır. Bu kısım Schedule 1-A (Form 1040) üzerinde nitelikli binek araç kredisi faizi olarak değerlendirilebilir; aynı faiz iki kez indirilemez (Publication 463).

İşletmeden önce sahip olduğunuz araç kişisel varlıkları LLC'nize koymak rehberinde ele alınır.

Evdeki ilk telefon hattı veya ev interneti sayılır mı, ya ev ofisi?

Mobil hat veya ev interneti karma kullanımlı bir giderdir: destekleyebileceğiniz bir işletme payını indirin. Bu sayfanın andığı IRS yayınları ve talimatları ikisi hakkında da bir şey söylemez, çünkü telefon kuralları sabit hat için yazılmıştır.

Eve giren ilk sabit hattın temel ücreti kişisel bir giderdir. O hattaki iş amaçlı şehirlerarası görüşmelerin ücreti ve yalnızca iş için kullanılan ikinci hattın maliyeti indirilebilir (Publication 587). İkinci hat kişisel amaçla da kullanılıyorsa Schedule C talimatlarının tarif ettiği gibi işletme yüzdesi kadarını 25. satır, Utilities (kamu hizmeti giderleri) altında indirin.

Evden çalışma indirimi ayrıdır. Evin alan payını kullanır; bazı telefon giderleri ise ev ofisi sınırının dışında, kendi satırlarında indirilir (Publication 587). Her gideri bir kez sayın: ya evden çalışma indiriminin içinde ya da kendi satırında, ikisinde birden değil. Hak kazanıp kazanmadığınız ve yüzdenin nasıl hesaplandığı evden çalışma indirimi rehberindedir.

Yüzdem yıl içinde değişirse ne olur?

Telefon veya internet planında yeni yüzdeyi kullanımın değiştiği tarihten itibaren uygulayın; önceki ayları kaydedildiği gibi bırakın. Tarihi ve nedenini giderin yanına not edin; örneğin bir planın yalnızca iş için olduğu ya da artık iş için kullanılmadığı tarih gibi.

Araç farklıdır. Yüzdesi tüm yıl için iş mili bölü toplam mildir (Publication 946); bu yüzden aylık rakam yalnızca bir tahmindir. Belirttiğiniz bir tahminle, örneğin geçen yılın yüzdesiyle kaydedin; gerçek mil belli olunca yıl sonunda tek bir kayıtla düzeltin.

Araç yıl içinde kişisel kullanımdan işe geçtiyse ve önceki aylar için mil kaydınız yoksa Publication 463 kendi hesabını verir: geçişten sonraki dönemin iş mili payı çarpı iş kullanımı ay sayısı bölü 12. Geçiş tarihini saklayın. Bkz. kişisel varlıkları LLC'nize koymak.

Bu giderler Schedule C'nin hangi satırlarına gider?

Schedule C talimatları araç giderlerini 9. satıra, amortismanı 13. satıra yazar. Mobil hat veya internet için bir satır belirtmez.

Her yıl aynı satırı kullanmak yılları karşılaştırılabilir tutar. Form 1065'te ortaklık için araç veya telefon satırı yoktur: araç kredisi faizi 15. satıra, amortisman 16a satırına, diğer işletme giderleri ise 21. satıra (Other Deductions, diğer indirimler) yazılır; her biri türü ve tutarıyla bir ek listede gösterilir (talimatlar).

Yüzdeyi hangi kayıtlar destekler?

Kullanım anında tutulan kayıtlar, sonradan hazırlanan beyandan daha değerlidir (Publication 463). Tek başına banka hesap özeti yetmez: Publication 583, ödeme kanıtının tek başına bir indirimi doğrulamadığını söyler.

Araç için Publication 463, yaklaşık veya tahmini tutarların indirilemeyeceğini söyler. Amortisman süresinin her yılı için iş kullanımı kayıtlarını saklayın.

Bir indirimi destekleyen kayıtları, beyannamenin verilmesinden veya son tarihinden, hangisi daha geçse, sonra en az 3 yıl saklayın. Bazı durumlar daha uzun sürer; aracın kendisine ait kayıtlar, aracı elden çıkardığınız yıl için zamanaşımı dolana kadar saklanır (Publication 583). Kayıt eksikse mil kaydını yeniden oluşturmak rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Serbest çalışan birinin telefonu

Bir serbest çalışan her ay işletme hesabından $120 telefon faturası öder. İş kullanımı %60. Faturanın tamamı olan $120'ı telefon giderine yazar, sonra $48'ı sahibin çekimine aktarır. Gider ayda $72, yılda $864 olur. Kişisel kartla ödeseydi telefon giderine $72 yazar, karşılığında $72 sermaye katkısı alacak kaydederdi. İndirim aynıdır.

Teslimat sürücüsünün aracı ve kredisi

Bir sürücü yıl içinde 15.000 mil yapar; bunun 9.000 mili teslimat içindir, yani %60 iştir. Gerçek giderleri kullanır. $1.800 tutarındaki sigorta faturasının işletme payı $1.080'dir. Kişisel araç kredisinin $500'lık bir taksiti işletme hesabından çıkar: $380 anapara, $120 faizdir. Anapara gidere değil sahibin çekimine gider. Faizin $72'si faiz gideri, $48'i çekimdir. Aracın maliyeti işletme payı kadar amortisman yoluyla geri gelir; bu Form 4562'de bildirilir ve burada gösterilmemiştir. Standart mil oranında sigorta hiç indirilemezdi, çünkü oran onu kapsar.

Bir tasarımcının ev interneti

Bir tasarımcı yılda $900 ev interneti öder. Birkaç tipik ayı kapsayan bir kullanım kaydı %25 iş kullanımını destekler. İşletme payı $225'tir; kalan $675 kişisel kalır. Kişisel hesaptan ödediği için gidere yalnızca $225 yazar ve karşılığında aynı tutarda sermaye katkısı kaydeder. İndirim bu kayda bağlıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İşletme payınız büyük ve kaydınız ya da dayanağınız yok, veya tek bir hat birkaç kişiye hizmet ediyor: destekleyebileceğiniz yüzdeyi bulmak ve aylık kayıtları yapmak muhasebe işidir. Mil kaydını yeniden oluşturmak ile başlayın, sonra muhasebe desteğine bakın.
• Önceki yıllarda faturanın tamamı ayırma yapılmadan indirildi: muhasebe kayıtları ve verilmiş beyannameler indirimi fazla gösteriyor olabilir. Bu beyannamelerin düzeltilip düzeltilmeyeceği yıllara, tutarlara ve beyan geçmişinize bağlıdır. Hangi yılların ve faturaların etkilendiğini ayıklamak muhasebe desteği işidir.
• Bir aracın işletme payı %50 civarında: aracın nasıl amortismana tabi tutulacağı bu sınırda değişebilir; kaydetmeden önce yılın milini doğrulayın. Bkz. işletmeniz üzerinden araç almak, sonra muhasebe desteği.
• Karma faturalar işletme kartı veya hesabından geçiyor ve muhasebe kayıtları kişisel maliyetleri gider olarak gösteriyor: aylardır süren bu karışıklık karışmış işletme ve kişisel paraları düzeltmek rehberinde çözülür; mutabakatı tutmayan kayıtların yeniden kurulması ise muhasebe desteği kapsamındadır.
• Bir S şirketi size telefon, ev ofisi veya araç için geri ödeme yapıyor: geri ödeme kuralları sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberindedir.
• Araç veya ekipman işletmeden önce sizindi: bkz. kişisel varlıkları LLC'nize koymak.
• Bir ortak ortak gideri kişisel olarak ödedi: bkz. ortağın LLC giderini kendi cebinden ödemesi.
• Telefon cihazının gider mi varlık mı olduğuna karar veriyorsunuz: bkz. küçük alımları gider yazmak veya varlık olarak kaydetmek.