Registre de kilométrage de l'IRS : quoi noter, quels trajets

Que doit montrer un registre de kilométrage pour l'IRS?

La loi exige la preuve de chaque usage d'affaires de l'automobile, non un registre de ce nom ni dans un format précis, et un registre est la façon habituelle de fournir cette preuve. Si votre préparateur ou une lettre de l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) demande un registre ou la preuve des milles d'affaires, la preuve doit montrer la date de chaque trajet, la destination, le motif et le nombre de milles, plus le total des milles de l'automobile pour l'année.

La loi fédérale n'autorise aucune déduction pour une automobile ou un autre véhicule, à moins que le contribuable ne la justifie par des registres adéquats (un registre écrit de chaque trajet) ou par des éléments de preuve suffisants, comme un calendrier ou des factures, qui corroborent sa propre déclaration (26 U.S.C. 274(d)). Cette règle ne s'applique pas à un véhicule admissible à usage non personnel, comme un camion de livraison dont le seul siège est celui du conducteur (Publication 463). Le règlement énumère un livre de comptes, un journal, un registre, une feuille de route ou un document semblable comme formes que peuvent prendre les registres adéquats (26 CFR 1.274-5T).

Source : Publication 463, tableau 5-1. Son modèle de registre quotidien ajoute des colonnes pour l'odomètre au départ et à l'arrivée; elles ne sont pas obligatoires, mais elles rendent chaque chiffre vérifiable.

Inscrire seulement un total de fin d'année ne suffit pas. Un exemple restreint : si votre seule conduite d'affaires consiste en des livraisons ou des visites de vente sur un trajet établi, vous pouvez noter une seule fois la longueur du trajet, la date de chaque parcours et le total des milles de l'année, sans objet écrit pour chaque trajet (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Un cas n'est pas simple lorsque votre préparateur ou une lettre de l'IRS demande une preuve, que le registre n'a jamais été tenu ou a été reconstitué en fin d'année, que l'automobile sert à un bureau à domicile ou à un deuxième lieu de travail, que plus d'un véhicule est en cause ou qu'une société de personnes ou une société détient l'automobile. Rassemblez la lecture de l'odomètre au début et à la fin de l'année, votre calendrier, les adresses des clients ou les factures, et l'objet de chaque trajet.

Faut-il un registre de kilométrage avec le taux de kilométrage standard comme avec les frais réels?

Oui. Les deux méthodes exigent un registre des milles d'affaires. Le taux de kilométrage standard remplace le registre de ce que coûte l'exploitation de l'automobile; il ne remplace pas le registre de la distance parcourue pour affaires. La déduction est le taux multiplié par les milles d'affaires parcourus (Revenue Procedure 2019-46, article 4.01; Tax Topic 510).

Avec les frais réels, le registre établit la part d'affaires de frais comme l'essence, l'assurance et l'amortissement. Les milles d'affaires divisés par le total des milles donnent le pourcentage (Publication 463). Si vous amortissez l'automobile, gardez les registres de son usage d'affaires pour chaque année de la période de récupération (Publication 463). Pour choisir entre les méthodes et pour le critère d'usage d'affaires, voir taux de kilométrage standard ou frais réels d'automobile.

Le taux standard a changé au milieu de l'année d'imposition que couvre cette page : la date de chaque trajet compte donc, soit 72,5 cents par mille de janvier à juin et 76 cents par mille de juillet à décembre (Announcement 2026-11).

Une application, un chiffrier ou un carnet suffit-il?

Oui, s'il contient les détails ci-dessus et qu'il est exact. Le règlement n'impose ni format ni produit. Un registre tenu sur ordinateur compte comme écrit lorsqu'il est fait dans un dispositif de mémoire d'ordinateur avec un programme de consignation, et la Publication 463 dit qu'un registre préparé sur ordinateur est un registre adéquat (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Trois pièges valent pour tout format :

• L'objet manquant. Le suivi automatique enregistre généralement les milles et les heures, non la raison pour laquelle vous avez conduit. Un énoncé écrit de l'objet d'affaires est généralement exigé, sauf si l'objet ressort des circonstances : ajoutez-le à chaque trajet (26 CFR 1.274-5T).
• Les estimations. La Publication 463 dit que vous ne pouvez pas déduire les montants que vous approximez ou estimez.
• Des registres que vous ne pouvez pas rouvrir plus tard. Si vous gardez vos registres dans un système informatisé, vous devez pouvoir produire des registres lisibles qui appuient les inscriptions de votre déclaration et concordent avec vos livres (Publication 583). Exportez le registre en fin d'année plutôt que de compter sur un compte que vous pourriez fermer.

À quelle fréquence dois-je mettre le registre à jour?

Faites chaque inscription au moment du trajet ou peu après. Un registre jour par jour n'est pas exigé : un registre tenu chaque semaine pour l'usage de cette semaine est considéré comme fait au moment du trajet ou peu après. Un registre rédigé plus tard n'est pas un registre adéquat à lui seul, et votre propre déclaration exige alors une forte corroboration, comme des entrées de calendrier, des factures et des messages avec des clients (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Si vous ne consignez qu'une partie de l'année, l'IRS l'accepte pour toute l'année seulement lorsque d'autres éléments de preuve, comme des factures, montrent que ces périodes sont représentatives. Pour cela, et pour un registre qui n'a jamais été tenu ou qui a été perdu, voir reconstituer un registre de kilométrage.

Quels trajets sont des trajets d'affaires, et lesquels sont des déplacements domicile-travail?

Conduire entre votre domicile et votre lieu de travail habituel est un déplacement domicile-travail, et ce déplacement n'est jamais déductible, quelle que soit la distance et même si vous faites des appels ou transportez des outils en chemin (Publication 463).

Les six premières lignes supposent que votre domicile n'est pas votre principal lieu d'affaires; voir la section sur le bureau à domicile ci-dessous.

Un lieu de travail est temporaire lorsque le travail qui s'y fait devrait raisonnablement durer, et dure effectivement, un an ou moins. Si vous vous attendez à ce qu'il dure plus d'un an, il n'est pas temporaire même s'il se termine plus tôt, et il cesse d'être temporaire quand votre attente change. Votre région métropolitaine est la ville plus les banlieues qui en font partie (Publication 463; instructions de l'annexe C, ligne 44b).

Un détour personnel demande de la prudence. Entre deux lieux de travail, si vous quittez le trajet direct pour une raison personnelle, vous ne pouvez pas déduire plus que ce que le trajet direct aurait coûté : inscrivez donc les milles en plus comme d'autres milles (Publication 463). Un bref arrêt, comme un dîner entre deux arrêts d'affaires, n'interrompt pas l'usage d'affaires (26 CFR 1.274-5T).

Les trajets à partir de mon bureau à domicile comptent-ils?

Oui, lorsque le bureau à domicile est votre principal lieu d'affaires. Les trajets entre ce domicile et un autre lieu de travail de la même entreprise ou profession sont alors des milles d'affaires, que l'autre lieu soit habituel ou temporaire et quelle que soit la distance (Publication 463; instructions de l'annexe C, ligne 44b; Revenue Ruling 99-7).

Le critère vient des règles sur le bureau à domicile. Votre bureau à domicile est votre principal lieu d'affaires si vous l'utilisez exclusivement et régulièrement pour les activités administratives ou de gestion de l'entreprise, et que vous n'avez aucun autre lieu fixe où vous exercez des activités administratives ou de gestion importantes (Publication 587). Cette publication indique aussi de peser l'importance relative du travail fait à chaque endroit et le temps qui y est passé. Un domicile qui n'est pas votre principal lieu d'affaires vous laisse sous les règles ordinaires des déplacements domicile-travail ci-dessus. Pour la déduction du bureau à domicile elle-même, voir méthode simplifiée ou méthode réelle.

Seul un domicile qui est votre principal lieu d'affaires compte pour les trajets; un bureau à domicile qui n'est admissible que parce que vous y recevez des clients, ou comme structure distincte, ne compte pas (instructions de l'annexe C, ligne 44b). Si vous travaillez pour votre propre société comme employé, l'usage du domicile doit aussi se faire pour la commodité de votre employeur (26 U.S.C. 280A(c)(1)). La Publication 587 n'accorde à un employé aucune déduction pour bureau à domicile, mais cela ne fait pas à lui seul des trajets du domicile au chantier des déplacements domicile-travail : lorsque le domicile satisfait au critère du principal lieu d'affaires, la société peut rembourser ces trajets selon un régime comptable (accountable plan), exclus de votre salaire si les règles du régime sont respectées (Revenue Ruling 99-7; Publication 5137).

Et si j'utilise aussi un espace de cotravail ou un deuxième lieu?

Cela dépend de votre bureau à domicile. Si votre domicile est votre principal lieu d'affaires, les trajets entre le domicile et le poste de travail, et du poste de travail à un client, sont des milles d'affaires. Sinon, conduire du domicile à un poste de travail que vous utilisez régulièrement est généralement un déplacement domicile-travail, et du poste de travail au client, ce sont des affaires. L'IRS n'a aucune règle propre au cotravail : c'est la règle du lieu de travail habituel qui s'applique, et la fréquence d'usage du poste de travail et ce que vous y faites peuvent changer la réponse.

La Publication 587 dit qu'un lieu fixe hors du domicile où vous faites un travail administratif ou de gestion important, comme la facturation, la tenue de livres ou la planification, peut empêcher le domicile d'être admissible. Un travail important qui n'est pas administratif, comme rencontrer ou servir des clients à un lieu fixe, ne le peut pas (Publication 587). L'endroit où vous faites le travail administratif, et dans quelle mesure, est quelque chose qu'un registre de milles ne peut pas montrer seul : notez donc dans le registre où le travail de chaque journée s'est fait.

Dois-je inscrire le total des milles si seulement une partie est déductible?

Oui. Inscrivez chaque mille que l'odomètre a avancé, puis répartissez-les entre affaires, déplacements domicile-travail et autres; seuls les milles d'affaires sont déductibles. L'annexe C, partie IV, s'adresse à l'entrepreneur individuel qui utilise le taux de kilométrage standard, loue le véhicule ou en a un entièrement amorti, et qui n'a pas à produire le formulaire 4562 pour une autre raison. Le formulaire 4562, partie V, vise un véhicule que vous amortissez, ou le cas où vous devez produire ce formulaire de toute façon. Chacun demande la date de mise en service, les milles d'affaires, de déplacements domicile-travail et autres, et si vous avez une preuve écrite de la déduction (instructions de l'annexe C, ligne 9; formulaire de l'annexe C; formulaire 4562; 26 CFR 1.274-5T).

Pour les remplir, prenez la lecture de l'odomètre à la fin de l'année moins celle du début pour le total, additionnez les trajets d'affaires pour le chiffre des affaires, additionnez les déplacements domicile-travail pour leur chiffre, et traitez le reste comme autres. Un odomètre qui indique 40 000 le 1er janvier et 52 000 le 31 décembre donne 12 000 milles au total. Si le registre montre 7 500 milles d'affaires et 600 milles de déplacements domicile-travail, les 3 900 autres sont personnels, et seuls les 7 500 sont déductibles.

Tenez un registre distinct pour chaque véhicule; les instructions de l'annexe C demandent les renseignements de la partie IV dans un énoncé joint pour chaque véhicule additionnel (instructions de l'annexe C).

La règle change-t-elle lorsqu'une société de personnes ou une société est en cause?

La règle de justification s'applique à tout contribuable qui demande une déduction pour une automobile, y compris une société de personnes ou une société qui en possède une (26 U.S.C. 274(d)). Une telle entité n'a pas d'annexe C; elle déclare le kilométrage d'un véhicule utilisé par un propriétaire ou une personne liée sur son propre formulaire 4562, partie V (formulaire 4562).

Un registre prouve les milles; il ne crée pas de déduction. Si vous travaillez pour votre propre société comme employé, les frais d'automobile non remboursés d'un employé ne sont généralement pas déductibles dans une déclaration personnelle (Publication 463); la société peut plutôt vous rembourser les milles à partir de votre registre. Si la société vous fournit plutôt une automobile, l'usage pour les déplacements domicile-travail et à d'autres fins personnelles est généralement un avantage accessoire imposable que la société doit évaluer et déclarer sur le formulaire W-2, sauf si vous payez cet usage : gardez donc la répartition entre milles domicile-travail et autres milles même si vous ne demandez aucune déduction (Publication 15-B). Un associé peut déduire des frais d'automobile que la société de personnes ne rembourse pas seulement si la convention de société de personnes l'obligeait à les payer, comme dépense non remboursée de la société de personnes sur l'annexe E (instructions de l'annexe E).

Lorsqu'une société vous rembourse, vous lui rendez des comptes adéquats avec la date, la destination, l'objet d'affaires et les milles de chaque trajet, consignés au moment du trajet ou peu après. Si vous détenez, directement ou indirectement, plus de 10 % des actions de la société, vous êtes lié à votre employeur et devez aussi pouvoir prouver les dépenses à l'IRS (Publication 463). Pour les règles de remboursement, voir remboursement des dépenses du propriétaire; pour les automobiles achetées par l'entremise d'une entité, acheter un véhicule par l'entremise de votre entreprise.

Exemple

Ces exemples ne parlent que de milles.

Un photographe avec un bureau à domicile

La chambre d'appoint d'un photographe sert uniquement à la facturation et à la tenue de livres, il n'a aucun autre bureau, et la pièce satisfait au critère du principal lieu d'affaires de la Publication 587 : les trajets du domicile à une séance de photos sont donc des trajets d'affaires. Un jour, l'odomètre avance de 16 milles : 11 pour l'aller-retour à une séance de photos, puis un aller-retour distinct de 5 milles au gym. Le registre montre 11 milles d'affaires, avec la séance de photos comme objet, 5 autres milles et 0 mille de déplacement domicile-travail.

Un spécialiste de la tenue de livres qui visite un client

Un spécialiste de la tenue de livres travaille depuis un bureau à domicile admissible et fait 20 milles aller-retour chez un client. Le registre consigne la date, la ville du client, l'objet (examen trimestriel des livres) et 20 milles d'affaires. Comme le domicile est le principal lieu d'affaires, le trajet à partir du domicile compte.

Une pigiste avec un poste de travail en cotravail

Une pigiste qui travaille chaque jour de semaine au même poste de travail loué, à 12 milles de chez elle, n'a aucun bureau à domicile admissible. Les 24 milles de chaque jour sont des déplacements domicile-travail. Un jour, elle conduit de son poste de travail jusqu'à un client situé à 10 milles, puis revient à son poste. Ces 20 milles sont des milles d'affaires. La question de savoir si le trajet du domicile au poste de travail pourrait un jour compter dépend du critère du bureau à domicile ci-dessus.

Votre situation est différente?

• Votre préparateur a demandé un registre, ou une lettre de l'IRS demande la preuve des milles d'affaires : les trajets déductibles et la solidité de vos registres dépendent de faits qu'un registre ne règle pas seul, comme le critère du bureau à domicile, un deuxième lieu de travail et les trajets mixtes. L'aide en tenue de livres convient quand ce sont les registres qui manquent. Si l'IRS a ouvert une vérification, voir le guide sur la vérification de l'IRS et quelles dépenses de l'annexe C sont remises en question.
• Vous n'avez tenu aucun registre, ou vous l'avez perdu : utilisez reconstituer un registre de kilométrage. Plusieurs années sans registre peuvent aussi signifier des livres à rattraper, ce qui relève de l'aide en tenue de livres.
• Vous hésitez entre le taux standard et les frais réels, ou vous changez de méthode : voir taux de kilométrage standard ou frais réels d'automobile.
• Vous conduisez pour une plateforme de covoiturage ou de livraison : voir déductions des conducteurs de covoiturage et de livraison.
• Une LLC ou une société de type S détient l'automobile ou vous la rembourse : voir acheter un véhicule par l'entremise de votre entreprise et remboursement des dépenses du propriétaire.
• L'automobile sert à la fois aux affaires et à un usage personnel, avec du stationnement, des péages et des reçus à suivre, ou vous voulez savoir combien de temps garder le registre : voir pourcentage d'affaires des dépenses à usage mixte, exigences de l'IRS sur les reçus et durée de conservation des registres d'entreprise.
• Vous conduisez au Canada : les règles canadiennes sur le registre de kilométrage diffèrent; voir le guide de l'ARC sur le registre de kilométrage d'un véhicule.