Kayıp Mil Kaydını Yeniden Oluşturma: IRS Neyi Kabul Eder

Hiç mil kaydı tutmadıysam veya kaybettiysem iş amaçlı milleri indirebilir miyim?

İndirebilirsiniz, ancak her yolculuğun kanıtı gerekir: tarihi, mili ve iş amacı ile aracın yıl boyunca toplam mili. ABD federal yasası, aracı yeterli kayıtlarla veya kendi beyanınızı doğrulayan yeterli kanıtla belgelemediğiniz sürece araç için indirim tanımaz (26 U.S.C. 274(d)). IRS, araçları bu ek kanıtı gerektiren kısa listeye koyar (Revenue Procedure 2019-46, section 2.03). Kural, indirimi talep eden her mükellef için geçerlidir; aracın sahibi olan şirket de buna dahildir.

Mil kaydının olmaması en kolay kanıtı ortadan kaldırır. Talep yine de başka kanıtlarla desteklenebilir; tabii o kanıt varsa. Tahminler boşluğu doldurmaz: yönetmelik, indirimin yaklaşık tutarlara veya mükellefin desteksiz ifadesine dayanamayacağını söyler ve giderin gerçekten yapıldığı belli olduğunda tahminle yetinen eski mahkeme uygulamasının yerini almıştır (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

Şimdi yazdığınız kayıt, yolculuk sırasında tutulmuş bir kayıt sayılmaz. Kendi beyanınız olarak değerlendirilir ve her unsur için doğrulama ister: olguları bilen başka kişilerin tarihli belgeleri veya ayrıntılı ifadeleri. Desteksiz hatırlama yeterli değildir.

Durum şu hallerde basit değildir:

• Birden fazla yılın kaydı yoksa, çünkü her beyanname yılının kendi kanıtı gerekir;
• bir IRS bildirimi veya hazırlayıcınız mil kaydını istiyorsa;
• talep edilen miller hiçbir belgenin desteklediği miktarı karşılamıyorsa veya araç sayacı okumalarıyla uyuşmuyorsa;
• işin içinde bir şirket, bir ortaklık veya ikinci bir sürücü varsa;
• veriyi tutan uygulama veya telefon artık yoksa.

Bunlardan biri sizin için geçerliyse, son bölüm olan “Sizin durumunuz farklı mı?” nereye başvuracağınızı söyler.

Önce toplayın: takvimler, adres içeren faturalar veya iş fişleri, platformların yolculuk özetleri, araç sayacı okumalı servis ve muayene kayıtları, yakıt, geçiş ücreti ve otopark makbuzları, müşteri e-postaları veya mesajları, verilmiş beyanname ve varsa IRS bildirimi.

IRS iş amaçlı mil için hangi kanıtı kabul eder?

IRS, yeterli kayıtları veya başka kanıtla desteklenen ayrıntılı kendi beyanınızı kabul eder. Araç için yönetmelik, kanıtlanacak unsurları sayar: her iş amaçlı kullanımın mili, tarihi, iş amacı ve aracın yıl boyunca toplam kullanımı. Publication 463 buna iş amaçlı varış noktasını da ekler (26 CFR 1.274-5T(b)). Bir mil kaydında satır satır neyin görünmesi gerektiği mil kaydı şartları rehberinde yer alır. Gerçek bir kayıt tuttuysanız ama eksikse, yönetmelik yeterli kayıt kurallarına büyük ölçüde uyduğunuz bir unsur için IRS'nin başka kanıtı kabul etmesine izin verir; sizinkinin buna girip girmediğine IRS karar verir (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

İkinci yolda kullanımın tarihine, yerine veya tutarına ilişkin kanıt doğrudan kanıt olmalıdır: başka bir tanığın ayrıntılı yazılı beyanı veya sözlü ifadesi ya da makbuzlar ve ödenmiş faturalar gibi belgesel kanıt. İş amacına ilişkin kanıt dolaylı olabilir (26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463 teslimat işini örnek verir: işin niteliği aracın iş için kullanıldığının dolaylı kanıtıdır, teslimat faturaları ise ne zaman kullanıldığını gösterir.

Yolculuk sırasında tutulan mil kaydı neden sonradan yeniden oluşturulandan daha çok ağırlık taşır?

Yönetmeliğe göre bir yolculuk sırasında veya hemen sonrasında tutulan ve yeterli belgesel kanıtla desteklenen kayıt, sonradan verilen bir beyanın taşımadığı yüksek bir güvenilirliğe sahiptir; çünkü insanlar ayrıntıları sonradan doğru hatırlamaz. Aynı anda tutulmuş bir kayıt şart değildir; o haftanın kullanımı için her hafta tutulan kayıt, yolculuk sırasında veya hemen sonrasında tutulmuş sayılır (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

Sonradan verilen bir beyanın aynı ağırlığı taşıması için güçlü destek gerekir. Yazılı kanıt sözlü kanıttan, yolculuğa zaman olarak yakın kanıt ise uzak olandan daha çok değer taşır. Bu nedenle yeniden oluşturulan bir kayıtta, yolculuk sırasında düzenlenmiş belgeler ve genel olarak yazılı kanıtlar, sonradan yazılan notlardan büyük olasılıkla daha çok ağırlık taşır.

Mil kaydını sonradan yeniden oluşturmak için neleri kullanabilirim?

Aracın nerede ve ne zaman olduğunu gösteren tarihli kayıtları ve yılın toplam milini belirlemek için tarihli araç sayacı okumalarını kullanın. IRS kaynakları makbuzları, ödenmiş faturaları, teslimat faturalarını ve olguları bilen kişilerin yazılı beyanlarını sayar. Aşağıdaki kayıtların yok olması kuralı ve durumun kendisi daha ayrıntılı kanıtı imkânsız kıldığında uygulanan dar bir kural (26 CFR 1.274-5T(c)(4)) dışında, bir kaydı yeniden oluşturmak için onaylı bir yol tarif etmezler. Takvimlerden, platform geçmişinden veya konum verisinden de söz etmezler. Bunların sayılıp sayılmadığını ya da her birine ne kadar ağırlık verileceğini söylemezler.

Listeyi oluşturmak için:

1. Araç sayacını sabitleyin. Yılın başına ve sonuna yakın tarihli okumaları bulun. Aradaki fark aracın toplam milidir. İki uçtan birinde okuma yoksa en yakın tarihli okumaları kullanın ve yılın toplamını tahmin olarak işaretleyin; destekleyemediğiniz bir toplam, beyanname vermeden veya bildirime yanıt vermeden önce yardım almanız için bir sebeptir.
2. Kanıtın ispatladığı her yolculuğu listeleyin. Belge başına değil, yolculuk başına bir satır: tarih, başlangıç noktası, varış noktası, amaç. Aynı yolculuğa ait tüm belgeleri tek satırla eşleştirin. Gidiş dönüş veya kesintisiz bir iş durakları dizisi tek satır olabilir; sürülen her etabı bir kez sayın (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. Her yolculuğu aynı yöntemle ölçün. Kanıtın, aracın o tarihte o yere gittiğini gösterdiğini kontrol edin. Miller sizin kendi ölçümünüzdür; bu yüzden nasıl ölçtüğünüzü yazın.
4. Her satırda kaynağı belirtin; onu doğrulayabilecek bir belge veya tanık olsun, bu belgeleri ya da beyanları listenin yanında saklayın. Kaynağı olmayan satır bir tahmindir.
5. Belgeli satırları ve tahminleri ayrı ayrı toplayın; tahmini milleri hiçbir zaman belgeli mil olarak talep etmeyin.
6. Belgeli toplamı beyannamede talep edilenle karşılaştırın. Henüz beyanname vermediyseniz belgeli toplam, kanıtın desteklediği rakamdır. Beyanname zaten verildiyse aradaki fark risk altındaki kısımdır.

Yeniden oluşturulan mil kaydı şablonu neye benzer?

Yeniden oluşturulan kayıt, iki ek sütunlu sıradan bir kayda benzer: her satırın kaynağı ve satırın belgeli mi tahmin mi olduğu. Publication 463, tarih, varış noktası, iş amacı, araç sayacı başlangıç ve bitiş okumaları ile yolculuğun milini içeren örnek bir günlük kayıt basar (Table 5-2).

Örnek olarak doldurulmuş bir satır: 14 Mart, dükkândan 212 Oak St'ye, kombi onarımı, 18 mil (haritadan ölçüldü, gidiş dönüş), fatura 1041, belgeli.

Listenin tamamına ne olduğunu yazın: gerçek tarihle “Yeniden oluşturuldu”, kapsadığı dönem ve kullanılan kaynaklar. IRS kaynakları bir etiketleme kuralı vermez. Sonradan verilen beyanı, yolculuk sırasında tutulan kayıttan farklı tartarlar; bu yüzden ne zaman ve nasıl hazırlandığını belirten bir liste, yolculuk sırasında tutulmuş sanılma ihtimali daha düşük bir listedir.

Yeniden oluşturulan mil kaydıyla asla neler yapılmamalı?

Şunları yapmayın:

• Listeye geriye tarih atmayın ve yolculukları sanki o gün kaydetmiş gibi girmeyin. Sonradan hazırlanıp yolculuk sırasında tutulmuş kayıt gibi sunulan bir liste yanlıştır. IRS, eksik ödemenin bir kısmının hileden kaynaklandığını ortaya koyarsa ceza, hileye atfedilen kısmın %75 oranındadır ve hile olmadığını kanıtladığınız kısım dışında eksik ödemenin tamamı hile sayılır (26 U.S.C. 6663).
• Boşlukları yuvarlak sayılarla doldurmayın, örneğin her Salı aynı mesafe gibi. Publication 463, yaklaşık veya tahmini tutarları indiremeyeceğinizi söyler.
• Beyannamedeki mile ulaşmak için yolculuk eklemeyin. Beyannamedeki sayı bir yolculuğu gerçek yapmaz.
• İşe gidiş gelişi kontrol etmeden saymayın. Ev ile düzenli iş yeri arasındaki yolculuklar genellikle kişiseldir. İstisnalar vardır; bunları mil kaydı şartları rehberi ele alır.

Schedule C, Part IV (veya bu formu vermeniz gerekiyorsa Form 4562, Part V), indirimi destekleyecek kanıtınız olup olmadığını ve bu kanıtın yazılı olup olmadığını sorar (Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). Gerçekte elinizde olana göre yanıt verin. Bugünden itibaren her yolculuğu yapıldığı sırada veya hemen sonrasında kaydedin ve yıl sonunda bir kopya alın: elektronik sistem kayıtlarınızı okunur biçimde geri getirip çoğaltabilmelidir (Publication 583).

Uygulamam verilerimi sildi veya telefonum bozuldu: kayıtların yok olması kuralı geçerli olur mu?

Yalnızca kayıp sizin kontrolünüz dışında gerçekleştiyse, örneğin yangın, sel veya başka bir afet gibi. Yönetmelik ve Publication 463, silinmiş bir uygulama hesabının veya bozulmuş bir telefonun bu kapsama girip girmediğini söylemez. Yeterli kayıtlar mükellefin kontrolü dışındaki koşullarla, örneğin yangın, sel, deprem veya başka bir afetle yok olduğunda mükellef, indirimi makul bir yeniden oluşturmayla belgeleme hakkına sahiptir (26 CFR 1.274-5T(c)(5)). Publication 463 aynı kolaylığı tarif eder ve yangın, sel ve diğer afetleri sayar (Publication 463).

Üç sınır önemlidir:

• Afetleri sayarlar. Silinmiş bir hesabın, bozulmuş bir telefonun veya sona ermiş bir aboneliğin sayılıp sayılmadığını söylemezler. Kaybın kontrolünüz dışında olduğunu ortaya koymanız gerekir.
• Kural var olan kayıtları kapsar. Hiç tutulmamış bir kayda yardımcı olmaz.
• Makul bir yeniden oluşturmaya izin verir. “Makul” kelimesini tanımlamazlar. Bunu hafızanızdan değil, yukarıdaki tarihli kayıtlardan oluşturun.

Önce verinin geri alınıp alınamayacağını öğrenin: uygulamadan veya platformdan dışa aktarım isteyin, e-postanızı ve bulut yedeklerinizi kontrol edin, eski hazırlayıcınızda kopya olup olmadığına bakın. Olanların kanıtını saklayın: tarih, neden, uygulamanın destek ekibiyle yazışmalar ve varsa onarım veya yenileme kaydı.

Yılın yalnızca bir bölümünü kaydedip tüm yıl için kullanabilir miyim?

Evet; kaydedilen dönemler yeterli kayıtsa ve başka kanıtlar bu dönemlerin yılı temsil ettiğini gösteriyorsa. İstisna, birden fazla çalışanın kullanabildiği işveren aracıdır. Buna örnekleme denir (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

Publication 463'ün örneği, her ayın ilk haftasında tutulan bir kayıttır; faturalar ve borç belgeleri, iş amaçlı kullanımın sonraki haftalarda aynı oranda sürdüğünü gösterir. Yönetmelik ise tersini gösterir: her ayın dördüncü haftası, diğer üç haftadan farklı olarak teslimat haftası olan bir satış elemanı. O hafta ayı temsil etmediği için bir yıllık rakamı destekleyemezdi.

Beş sınır geçerlidir:

• Yılın herhangi bir bölümünde birden fazla çalışanın kullanımına açılan bir işveren aracı örnekleme ile belgelenemez (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• Kaydedilen her dönem, kendi başına yolculuk sırasında veya hemen sonrasında tutulmuş bir kayıt olmalıdır. Sonradan hafızadan yazılan bir hafta örnek sayılmaz.
• Başka kanıtlar kaydedilen dönemlerin tipik olduğunu göstermelidir. Faturalar, borç belgeleri ve istikrarlı bir iş düzeni bunu gösterir; yoğun bir sezon göstermez.
• Yönetmelik ve Publication 463 bir vergi yılı içindeki dönemlerden söz eder. İkisi de bir yılın kaydının, kaydı olmayan başka bir yılın yerine geçebileceğini söylemez.
• Örnekleme iş amaçlı kullanım payını verir. Yılın toplam milini yine araç sayacı okumalarından belirlemeniz gerekir.

Standart mil oranını kullanıyorsam mil kaydı gerekir mi?

İş amaçlı millerinizin kanıtına yine ihtiyacınız var; ancak yolculuk sırasında tutulmuş bir kayıt şart değildir: yolculuk sırasında tutulan kayıt bir yoldur, doğrulayıcı kanıtla desteklenen ayrıntılı kendi beyanınız diğer yoldur. Standart mil oranı, aracın işletme maliyetinin kaydının yerini alır; iş için ne kadar yol gittiğinizin kanıtının yerini almaz. İndirim, oran çarpı iş amaçlı millerdir ve miller yine de 274(d) maddesi kapsamında belgelenmelidir (Revenue Procedure 2019-46, sections 2.03 and 4.01; Tax Topic 510).

Bu sayfanın kapsadığı yılda iş oranı yıl içinde değişti. Ocak–Haziran arasında sürülen millerin her biri mil başına 72,5 sent, Temmuz–Aralık arasında sürülen millerin her biri mil başına 76 sent değerindedir. Önceki yılların oranları aynı IRS sayfasında yer alır; bu yüzden her yolculuk için kendi yılının oranını kullanın. Destekleyemediğiniz her mil, indirimden bir mil karşılığı oranı eksiltir. Oranın neleri kapsadığı standart oran mı, fiili giderler mi rehberinde, kaydın neyi göstermesi gerektiği ise mil kaydı şartları rehberinde anlatılır.

Mil indirimlerim reddedildi: bunun bedeli nedir ve ne yapabilirim?

Reddedilen miller vergiyi artırır. IRS ayrıca faiz ve ihmal, kuralları görmezden gelme veya önemli ölçüde eksik beyandan kaynaklanan eksik ödemenin %20 oranında doğruluğa ilişkin ceza ekleyebilir (IRS: Doğruluğa ilişkin ceza). Birkaç yıl kayıt olmadan mil talep etmek, birkaç ayrı risk demektir ve her yılın kendi süresi işler: IRS genellikle ek vergi tarh etmek için beyannameyi verdiğiniz tarihten (erken verdiyseniz asıl son tarihten) itibaren 3 yıl süreye sahiptir; hile veya diğer olgular bu sınırı kaldırabilir ya da uzatabilir (26 U.S.C. 6501; IRS: IRS'nin vergi tarh edebileceği süre). Bir incelemenin ne kadar geriye gidebileceği ve neye mal olabileceği IRS denetimi rehberinde anlatılır.

Beyannameniz incelenirse IRS, kayıtlarınızın, beyanlarınızın ve belgelerinizin doğru ve güvenilir olduğunu ortaya koymak için daha fazla bilgi isteyebilir (Publication 463). Yeniden oluşturulan liste, arkasındaki belgelerle birlikte sizin beyanınız olarak sunulur. Talep edilen millerin desteklenemeyeceğini şimdiden görüyorsanız iş gideri hataları için beyannamenin düzeltilmesi rehberine bakın. Elinizde bir bildirim varsa yanıt talimatlarını ve süreyi izleyin (IRS: Doğruluğa ilişkin ceza). Fatura bir defada ödeyemeyeceğiniz kadar yüksekse ödenmemiş bakiyeye faiz ve aylık geç ödeme cezası işlemeye devam eder; IRS kısa vadeli (180 gün veya daha az) bir plan ile uzun vadeli aylık bir plan sunar (IRS: Ödeme planları; taksit anlaşmaları).

Örnek

Bu örneklerde ABD doları ve yuvarlak, açıklayıcı rakamlar kullanılmıştır.

Uygulaması iki yıllık veriyi kaybeden bir araç paylaşım sürücüsü

Bir sürücünün iki beyannamesi de 14.000 iş amaçlı mil talep etti. Uygulamanın verisi yok. Sürücünün hesabından indirilen platform yolculuk özetleri her yolculuğun tarihini ve alış ile bırakış noktalarını gösteriyor; servis faturaları da her yılın başındaki ve sonundaki araç sayacı okumasını veriyor. Sürücü listedeki her yolculuğu aynı yöntemle ölçüyor ve satırları topluyor. Platform millerinden hangilerinin sayıldığı araç paylaşım sürücüsü rehberinde anlatılır.

Yeniden oluşturulan liste 19.000 belgeli mil gösterir ve kalan 9.000 mili kayıt değil, tahmin olarak işaretler. Mil başına örnek olarak 65 sent (gerçek oran yıla göre değişir) alınırsa, desteklenmeyen 9.000 mil yaklaşık $5.850 indirimi risk altına sokar. Bu milleri savunmak, düzeltmek veya vazgeçmek, başka hangi kanıtın bulunduğuna ve hangi yılların hâlâ açık olduğuna bağlıdır.

Bir kamyoneti olan ve mil kaydı tutmayan elektrikçi

Bir elektrikçinin mil kaydı yok. Tarihli iş kayıtları ve 190 fatura, dükkândan işe ve geri olmak üzere 190 ayrı yolculuğu destekliyor; yinelenen veya birleştirilmiş güzergâh yok. Aynı yöntemle ölçüldüğünde 190 yolculuk toplam 6.840 mil ediyor. Servis kayıtları kamyonetin yıllık toplamını 12.000 mil olarak veriyor. Liste 6.840 iş amaçlı mili, yani %57 iş payını destekliyor. Kalan 5.160 mil kişisel ya da belgesiz. Liste, gerçek tarihle “Faturalardan yeniden oluşturuldu” başlığını taşıyor ve her satır fatura numarasını belirtiyor. Faturası olmayan malzeme deposu gezileri, tarihi ve yeri gösteren bir makbuz yoksa listeye girmiyor. Evden başlayan bir yolculuk, mil kaydı şartları rehberindeki işe gidiş geliş sorusunu gündeme getirir.

Şimdi mil kaydı tutmaya başlayan bir yüklenici

Yılın ilk yarısında mil kaydı olmayan bir yüklenici, temmuzda kayda başlıyor ve her ayın ilk haftasını kapsıyor. Kaydedilen haftalar toplam 1.200 milin 900 tanesini iş amaçlı gösteriyor; bu %75 iş payı demektir. Faturalar diğer haftalarda da aynı iş düzenini gösteriyor. Bu, fiilen kaydedilen aylar için Publication 463'teki örnekleme düzenine uyar. Araç sayacı Temmuz–Aralık arasında 6.000 mil gösteriyor. Kaydedilen haftalar temsil ediyorsa bu pay, o altı ay için en fazla 4.500 iş amaçlı mili destekler (6.000'in %75'i). Ocak–Haziran için kayıt tek başına hiçbir şey göstermez. Örnekleme kuralı, tarihli faturalar gibi başka kanıtlar kaydedilen haftaların o aylar için de temsil edici olduğunu göstermedikçe bu aylara ulaşmaz; üstelik yönetmeliğin örnekleri daha önceki bir örneklemden sonraki haftalara doğru gider, tersine değil.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir IRS bildirimi veya hazırlayıcınız, elinizde olmayan bir kaydı istiyor, uygulama verileriniz yok ya da birkaç yıl kayıt olmadan mil talep edildi: hangi yılların risk altında olduğu, hangi kanıtın dürüstçe toplanabileceği ve düzeltme mi yapılacağı, bildirime mi yanıt verileceği yoksa mil kayıt biçiminin mi değiştirileceği, bir listenin çözemeyeceği olgulara bağlıdır. Kanıtı toplamak ve önümüzdeki yıllar için kayıt düzeni kurmak üzere muhasebe kayıtları desteği alın.
• IRS denetim başlattı veya verilmiş bir beyannameyi düzeltmek istiyorsunuz: IRS denetimi rehberine, hangi Schedule C giderlerinin sorgulandığına ve iş gideri hataları için beyannamenin düzeltilmesine bakın.
• Tüm yıllar hiç beyan edilmedi: verilmemiş beyannamelerin tamamlanması ve verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri rehberlerine bakın.
• Bir araç paylaşım veya teslimat platformu için sürüyorsunuz: araç paylaşım ve teslimat sürücüsü indirimleri rehberine bakın.
• Başka makbuzlar da eksik veya yalnızca miller değil, tüm kayıtlar geride: iş giderleri için kaybolan makbuzlar ve gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberlerine bakın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Aracın sahibi bir LLC veya S şirketi, ya da bir şirket size mil ödemesi yapıyor: şirketin indirimi de aynı kanıtı gerektirir. Hesap verebilirlik planı (accountable plan) kapsamındaki geri ödeme makul bir süre içinde hesap verilmesini ister; bu yüzden yolculuklardan çok sonra hazırlanan bir liste uygun olmayabilir ve plan kurallarını karşılamayan bir geri ödeme maaş olarak bildirilir (Publication 463, chapter 6). İşletme üzerinden araç satın alma ve sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberlerine bakın.
• Özel olarak yapılmış bir iş aracı kullanıyorsunuz: mil kaydı kuralı, niteliği gereği kişisel amaçla önemsiz bir düzeyden fazla kullanılması beklenmeyen, nitelikli kişisel olmayan kullanım aracı için geçerli değildir (26 U.S.C. 274(d) ve (i)). Mil kaydı kuralı, özel olarak değiştirilmedikçe her kamyonet ve van için geçerlidir (26 CFR 1.274-5(k)(8)). Sıradan bir kamyonet, van veya otomobil bu kapsama girmez.
• Kanada'da beyan veriyorsunuz: kurallar farklıdır; inceleme için CRA seyir defteri rehberine bakın.