IRS माइलेज लॉग: क्या दर्ज करें, कौन-सी यात्राएँ गिनी जाती हैं

IRS माइलेज लॉग में क्या दिखना चाहिए?

कानून कार के हर व्यावसायिक इस्तेमाल का सबूत माँगता है, इस नाम का या किसी तय ढाँचे का लॉग नहीं, और यह सबूत देने का आम तरीका लॉग ही है। अगर आपके तैयारकर्ता ने लॉग माँगा है, या IRS का पत्र व्यावसायिक मील का सबूत माँगता है, तो सबूत में हर यात्रा की तारीख, आप कहाँ गए, क्यों, और कितने मील, तथा साल के कार के कुल मील दिखने चाहिए।

अमेरिकी संघीय कानून में कार या दूसरे वाहन की कटौती तब तक नहीं मिलती जब तक करदाता उसे पर्याप्त रिकॉर्ड (हर यात्रा का लिखित रिकॉर्ड) से, या ऐसे पर्याप्त सबूत से साबित न करे, जैसे कैलेंडर या चालान, जो करदाता के अपने बयान की पुष्टि करे (26 U.S.C. 274(d))। यह नियम योग्य गैर-निजी-उपयोग वाहन पर लागू नहीं होता, जैसे डिलीवरी ट्रक जिसमें सिर्फ़ ड्राइवर की सीट है (Publication 463)। नियम पर्याप्त रिकॉर्ड के रूप में खाता-बही, डायरी, लॉग, ट्रिप शीट या ऐसे ही रिकॉर्ड गिनाता है (26 CFR 1.274-5T)।

स्रोत: Publication 463, Table 5-1। उसके नमूना दैनिक लॉग में ओडोमीटर शुरू और अंत के कॉलम भी हैं, जो ज़रूरी नहीं हैं पर हर आँकड़े को जाँचने लायक बनाते हैं।

सिर्फ़ साल के अंत का कुल लिखना काफ़ी नहीं है। एक सीमित उदाहरण: अगर आपकी एकमात्र व्यावसायिक ड्राइविंग तय रूट पर डिलीवरी या बिक्री के दौरे हैं, तो आप रूट की लंबाई एक बार, हर यात्रा की तारीख और साल के कुल मील दर्ज कर सकते हैं, बिना हर यात्रा के लिखित उद्देश्य के (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T)।

मामला आसान नहीं रहता जब तैयारकर्ता या IRS का पत्र सबूत माँगे, जब लॉग कभी रखा नहीं गया या साल के अंत में दोबारा बनाया गया, जब कार किसी होम ऑफ़िस या दूसरे कार्यस्थल की सेवा करती हो, जब एक से ज़्यादा वाहन हों, या जब कार साझेदारी या कंपनी की हो। साल की शुरुआत और अंत की ओडोमीटर रीडिंग, अपना कैलेंडर, ग्राहकों के पते या चालान, और हर यात्रा का उद्देश्य जुटाएँ।

क्या मानक माइलेज दर और असली खर्च, दोनों में माइलेज लॉग चाहिए?

हाँ। दोनों पद्धतियों में व्यावसायिक मील का रिकॉर्ड चाहिए। मानक माइलेज दर कार चलाने की लागत के रिकॉर्ड की जगह लेती है; व्यवसाय के लिए आपने कितना चलाया, उसके रिकॉर्ड की जगह नहीं। कटौती दर गुणा तय किए गए व्यावसायिक मील है (Revenue Procedure 2019-46, धारा 4.01; Tax Topic 510)।

असली खर्च में लॉग तय करता है कि पेट्रोल, बीमा और मूल्यह्रास जैसी लागतों का कितना हिस्सा व्यावसायिक है। व्यावसायिक मील को कुल मील से भाग देने पर प्रतिशत मिलता है (Publication 463)। अगर आप कार पर मूल्यह्रास लेते हैं, तो रिकवरी अवधि के हर साल के लिए उसके व्यावसायिक इस्तेमाल के रिकॉर्ड रखें (Publication 463)। पद्धतियों में चुनाव और व्यावसायिक इस्तेमाल की कसौटी के लिए देखें मानक माइलेज दर या कार के असली खर्च।

जिस कर वर्ष को यह पृष्ठ कवर करता है, उसके बीच में मानक दर बदली, इसलिए हर यात्रा की तारीख मायने रखती है: जनवरी से जून के लिए 72.5 सेंट प्रति मील और जुलाई से दिसंबर के लिए 76 सेंट प्रति मील (Announcement 2026-11)।

क्या ऐप, स्प्रेडशीट या नोटबुक काफ़ी है?

हाँ, अगर उसमें ऊपर की जानकारी हो और वह सटीक हो। नियम कोई तय ढाँचा या प्रोडक्ट नहीं बताता। कंप्यूटर पर रखा रिकॉर्ड तब लिखित माना जाता है जब वह लॉगिंग प्रोग्राम वाली कंप्यूटर मेमोरी डिवाइस में बनाया गया हो, और Publication 463 कहता है कि कंप्यूटर पर तैयार रिकॉर्ड पर्याप्त रिकॉर्ड है (26 CFR 1.274-5T; Publication 463)।

तीन जाल हर ढाँचे पर लागू होते हैं:

• उद्देश्य का न होना। अपने-आप ट्रैकिंग आम तौर पर मील और समय दर्ज करती है, यह नहीं कि आपने गाड़ी क्यों चलाई। व्यावसायिक उद्देश्य का लिखित बयान आम तौर पर ज़रूरी है, जब तक परिस्थितियों से उद्देश्य साफ़ न हो, इसलिए हर यात्रा में उसे जोड़ें (26 CFR 1.274-5T)।
• अनुमान। Publication 463 कहता है कि आप वे राशियाँ नहीं काट सकते जो आपने अंदाज़े या अनुमान से लिखी हों।
• ऐसे रिकॉर्ड जो आप बाद में खोल नहीं सकते। अगर आप रिकॉर्ड कंप्यूटरीकृत प्रणाली में रखते हैं, तो आपको पढ़ने लायक रिकॉर्ड पेश कर पाना होगा जो आपके रिटर्न की एंट्री का समर्थन करें और आपके बहीखाते से मिलें (Publication 583)। साल के अंत में लॉग एक्सपोर्ट कर लें, ऐसे खाते पर निर्भर न रहें जिसे आप बंद कर सकते हैं।

लॉग कितनी बार अपडेट करना चाहिए?

हर एंट्री यात्रा के समय या उसके पास करें। दिन-ब-दिन लॉग ज़रूरी नहीं है: जो लॉग उस हफ़्ते के इस्तेमाल के लिए हर हफ़्ते रखा जाए, वह समय पर बना माना जाता है। बाद में लिखा लॉग अकेले पर्याप्त रिकॉर्ड नहीं है, और तब आपके अपने बयान को मज़बूत पुष्टि चाहिए, जैसे कैलेंडर की एंट्री, चालान और ग्राहकों के संदेश (26 CFR 1.274-5T; Publication 463)।

अगर आप साल के सिर्फ़ एक हिस्से का लॉग रखते हैं, तो IRS उसे पूरे साल के लिए तभी मानता है जब चालान जैसे दूसरे सबूत दिखाएँ कि वे अवधियाँ प्रतिनिधि हैं। इसके लिए, और जो लॉग कभी रखा नहीं गया या खो गया, उसके लिए देखें माइलेज लॉग दोबारा बनाना।

कौन-सी यात्राएँ व्यावसायिक हैं, और कौन-सी कम्यूटिंग?

घर और अपने नियमित कार्यस्थल के बीच ड्राइविंग कम्यूटिंग है, और कम्यूटिंग कभी कटौती योग्य नहीं है, चाहे दूरी कितनी भी हो और रास्ते में आप कॉल करें या औज़ार ले जाएँ (Publication 463)।

पहली छह पंक्तियाँ मानती हैं कि आपका घर आपका मुख्य व्यावसायिक स्थान नहीं है; नीचे होम ऑफ़िस वाला भाग देखें।

कोई कार्य-स्थान अस्थायी तब है जब वहाँ का काम व्यावहारिक रूप से एक साल या उससे कम चलने की उम्मीद हो, और चलता भी हो। अगर आप उम्मीद करते हैं कि वह एक साल से ज़्यादा चलेगा, तो वह अस्थायी नहीं है, भले ही जल्दी खत्म हो जाए, और उम्मीद बदलते ही वह अस्थायी नहीं रहता। आपका महानगरीय क्षेत्र शहर और उसका हिस्सा माने जाने वाले उपनगर हैं (Publication 463; Schedule C के निर्देश, लाइन 44b)।

निजी चक्कर में सावधानी चाहिए। दो कार्यस्थलों के बीच, अगर आप किसी निजी कारण से सीधा रास्ता छोड़ते हैं, तो आप सीधी यात्रा की लागत से ज़्यादा नहीं काट सकते, इसलिए अतिरिक्त मील को अन्य मील के रूप में लॉग करें (Publication 463)। दो व्यावसायिक पड़ावों के बीच लंच जैसा छोटा पड़ाव व्यावसायिक इस्तेमाल को नहीं तोड़ता (26 CFR 1.274-5T)।

क्या मेरे होम ऑफ़िस से शुरू होने वाली यात्राएँ गिनी जाती हैं?

हाँ, जब होम ऑफ़िस आपके मुख्य व्यावसायिक स्थान की शर्त पूरी करता है। तब उस घर और उसी व्यापार या व्यवसाय के किसी दूसरे कार्य-स्थान के बीच की यात्राएँ व्यावसायिक मील हैं, चाहे दूसरा स्थान नियमित हो या अस्थायी और कितनी भी दूर हो (Publication 463; Schedule C के निर्देश, लाइन 44b; Revenue Ruling 99-7)।

यह कसौटी होम ऑफ़िस के नियमों से आती है। आपका होम ऑफ़िस मुख्य व्यावसायिक स्थान तब है जब आप उसे व्यवसाय की प्रशासनिक या प्रबंधन गतिविधियों के लिए केवल और नियमित रूप से इस्तेमाल करते हैं, और आपके पास ऐसा कोई दूसरा तय स्थान नहीं है जहाँ आप काफ़ी प्रशासनिक या प्रबंधन गतिविधियाँ करते हों (Publication 587)। वही प्रकाशन यह भी कहता है कि हर स्थान पर किए काम का सापेक्ष महत्व और वहाँ बिताया समय तौलें। जो घर आपका मुख्य व्यावसायिक स्थान नहीं है, उसमें आप ऊपर के सामान्य कम्यूटिंग नियमों के अधीन रहते हैं। होम ऑफ़िस कटौती के लिए देखें सरल या असली पद्धति।

यात्राओं के लिए केवल वही घर गिना जाता है जो आपका मुख्य व्यावसायिक स्थान है; जो होम ऑफ़िस सिर्फ़ इसलिए पात्र है कि आप वहाँ ग्राहकों से मिलते हैं, या जो अलग इमारत है, वह नहीं गिना जाता (Schedule C के निर्देश, लाइन 44b)। अगर आप अपनी ही कंपनी में कर्मचारी के रूप में काम करते हैं, तो घर का इस्तेमाल आपके नियोक्ता की सुविधा के लिए भी होना चाहिए (26 U.S.C. 280A(c)(1))। Publication 587 कर्मचारी को होम ऑफ़िस कटौती नहीं देता, लेकिन इससे अपने-आप घर से साइट की यात्राएँ कम्यूटिंग नहीं बन जातीं: जब घर मुख्य व्यावसायिक स्थान की कसौटी पूरी करता है, कंपनी जवाबदेह योजना (accountable plan) के तहत उन यात्राओं का खर्च लौटा सकती है, जो योजना के नियम पूरे होने पर आपके वेतन से बाहर रहता है (Revenue Ruling 99-7; Publication 5137)।

अगर मैं कोवर्किंग स्पेस या दूसरी जगह भी इस्तेमाल करूँ तो?

यह आपके होम ऑफ़िस पर निर्भर है। अगर आपका घर आपका मुख्य व्यावसायिक स्थान है, तो घर से डेस्क तक और डेस्क से ग्राहक तक की यात्राएँ व्यावसायिक मील हैं। अगर नहीं, तो घर से उस डेस्क तक ड्राइविंग जिसे आप नियमित इस्तेमाल करते हैं, आम तौर पर कम्यूटिंग है, और डेस्क से ग्राहक तक व्यावसायिक। IRS का कोवर्किंग के लिए कोई अलग नियम नहीं है: यह नियमित-कार्यस्थल के नियम को लागू करता है, इसलिए आप डेस्क कितनी बार इस्तेमाल करते हैं और वहाँ क्या करते हैं, जवाब बदल सकता है।

Publication 587 कहता है कि घर के बाहर कोई तय स्थान, जहाँ आप काफ़ी प्रशासनिक या प्रबंधन का काम करते हैं, जैसे बिलिंग, बहीखाता या शेड्यूलिंग, घर को पात्र होने से रोक सकता है। ऐसा काफ़ी काम जो प्रशासनिक नहीं है, जैसे किसी तय स्थान पर ग्राहकों से मिलना या उन्हें सेवा देना, नहीं रोकता (Publication 587)। प्रशासनिक काम आप कहाँ और कितना करते हैं, यह मील का लॉग अकेले नहीं दिखा सकता, इसलिए लॉग में लिखें कि हर कार्यदिवस का काम कहाँ हुआ।

अगर सिर्फ़ कुछ मील कटौती योग्य हैं, तो क्या मैं कुल मील लिखूँ?

हाँ। ओडोमीटर जितना चला, हर मील लिखें, फिर उसे व्यावसायिक, कम्यूटिंग और अन्य में बाँटें; सिर्फ़ व्यावसायिक मील कटौती योग्य हैं। Schedule C, Part IV उस एकल स्वामी के लिए है जो मानक माइलेज दर इस्तेमाल करता है, वाहन पट्टे पर लेता है या जिसका वाहन पूरी तरह मूल्यह्रास हो चुका है, और जिसे किसी और कारण से Form 4562 फ़ाइल नहीं करना। Form 4562, Part V उस वाहन के लिए है जिसका आप मूल्यह्रास लेते हैं, या जब आपको वह फ़ॉर्म वैसे भी फ़ाइल करना है। दोनों इस्तेमाल में लाने की तारीख, व्यावसायिक, कम्यूटिंग और अन्य मील, और कटौती के लिए लिखित सबूत है या नहीं, माँगते हैं (Schedule C के निर्देश, लाइन 9; Schedule C फ़ॉर्म; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T)।

इन्हें भरने के लिए, कुल के लिए साल के अंत की ओडोमीटर रीडिंग में से साल की शुरुआत की रीडिंग घटाएँ, व्यावसायिक आँकड़े के लिए व्यावसायिक यात्राएँ जोड़ें, कम्यूटिंग के आँकड़े के लिए कम्यूटिंग की यात्राएँ जोड़ें, और बाकी को अन्य मानें। जिस ओडोमीटर पर 1 जनवरी को 40,000 और 31 दिसंबर को 52,000 है, उससे कुल 12,000 मील बनते हैं। अगर लॉग में 7,500 व्यावसायिक मील और 600 कम्यूटिंग मील हैं, तो बाकी 3,900 निजी हैं, और सिर्फ़ 7,500 कटौती योग्य हैं।

हर वाहन के लिए अलग लॉग रखें; Schedule C के निर्देश हर अतिरिक्त वाहन के लिए Part IV की जानकारी संलग्न कथन में माँगते हैं (Schedule C के निर्देश)।

क्या साझेदारी या कंपनी होने पर नियम बदलता है?

प्रमाणित करने का नियम हर उस करदाता पर लागू होता है जो कार की कटौती का दावा करता है, उस साझेदारी या कंपनी पर भी जिसके पास कार है (26 U.S.C. 274(d))। ऐसी संस्था का कोई Schedule C नहीं होता; वह किसी स्वामी या संबंधित व्यक्ति के इस्तेमाल किए वाहन के माइलेज को अपने Form 4562, Part V पर रिपोर्ट करती है (Form 4562)।

लॉग मील साबित करता है; वह कटौती नहीं बनाता। अगर आप अपनी ही कंपनी में कर्मचारी के रूप में काम करते हैं, तो कर्मचारी की बिना लौटाई कार की लागत आम तौर पर निजी रिटर्न पर कटौती योग्य नहीं है (Publication 463); कंपनी इसके बजाय आपके लॉग के मील का भुगतान लौटा सकती है। अगर कंपनी आपको कार देती है, तो कम्यूटिंग और अन्य निजी इस्तेमाल आम तौर पर कर योग्य अतिरिक्त लाभ है, जिसका मूल्य कंपनी को आँककर Form W-2 पर रिपोर्ट करना होता है, जब तक आप उस इस्तेमाल का भुगतान न करें; इसलिए कटौती का दावा न करने पर भी कम्यूटिंग और अन्य मील का बँटवारा रखें (Publication 15-B)। साझेदार ऐसी कार की लागत तभी काट सकता है जो साझेदारी नहीं लौटाती, जब साझेदारी समझौते ने साझेदार से उसे चुकाने को कहा हो, Schedule E पर साझेदारी के बिना लौटाए खर्च के रूप में (Schedule E के निर्देश)।

जब कंपनी आपको खर्च लौटाती है, तो आप उसे हर यात्रा की तारीख, गंतव्य, व्यावसायिक उद्देश्य और मील के साथ पर्याप्त हिसाब देते हैं, जो समय पर या उसके पास दर्ज हो। अगर आप कंपनी के 10% से अधिक शेयर के सीधे या परोक्ष मालिक हैं, तो आप अपने नियोक्ता से संबंधित हैं और आपको खर्च IRS को भी साबित कर पाना होगा (Publication 463)। भुगतान के नियमों के लिए देखें स्वामी के खर्चों की प्रतिपूर्ति; संस्था के ज़रिए खरीदी कारों के लिए, अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना।

उदाहरण

इन उदाहरणों में सिर्फ़ मील इस्तेमाल हुए हैं।

होम ऑफ़िस वाला फ़ोटोग्राफ़र

एक फ़ोटोग्राफ़र का खाली कमरा सिर्फ़ बिलिंग और बहीखाते के लिए इस्तेमाल होता है, कोई और दफ़्तर नहीं है, और कमरा Publication 587 की मुख्य व्यावसायिक स्थान की कसौटी पूरी करता है, इसलिए घर से शूट तक की यात्राएँ व्यावसायिक यात्राएँ हैं। एक दिन ओडोमीटर 16 मील चलता है: शूट की राउंड ट्रिप में 11, फिर जिम की अलग 5 मील की राउंड ट्रिप। लॉग में 11 व्यावसायिक मील दिखते हैं, जिनका उद्देश्य शूट है, 5 अन्य मील, और 0 कम्यूटिंग मील।

ग्राहक के पास जाने वाली बहीखाता विशेषज्ञ

एक बहीखाता विशेषज्ञ पात्र होम ऑफ़िस से काम करती है और ग्राहक तक 20 मील की राउंड ट्रिप चलाती है। लॉग तारीख, ग्राहक का शहर, उद्देश्य (बहीखाते की तिमाही समीक्षा) और 20 व्यावसायिक मील दर्ज करता है। क्योंकि घर मुख्य व्यावसायिक स्थान है, घर से यात्रा गिनी जाती है।

कोवर्किंग डेस्क वाला फ़्रीलांसर

एक फ़्रीलांसर, जो हर कार्यदिवस उसी किराये के डेस्क पर काम करता है, जो एक तरफ़ 12 मील है, उसके पास पात्र होम ऑफ़िस नहीं है। रोज़ के 24 मील कम्यूटिंग हैं। एक दिन फ़्रीलांसर डेस्क से 10 मील दूर ग्राहक के पास जाता है और डेस्क पर लौटता है। वे 20 मील व्यावसायिक मील हैं। घर से डेस्क तक की ड्राइविंग कभी गिनी जा सकती है या नहीं, यह ऊपर की होम ऑफ़िस कसौटी पर निर्भर है।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• आपके तैयारकर्ता ने लॉग माँगा है, या IRS का पत्र व्यावसायिक मील का सबूत माँगता है: कौन-सी यात्राएँ कटौती योग्य हैं, और आपके रिकॉर्ड टिकते हैं या नहीं, यह ऐसे तथ्यों पर निर्भर है जिन्हें अकेला लॉग तय नहीं करता, जैसे होम ऑफ़िस की कसौटी, दूसरा कार्यस्थल और मिली-जुली यात्राएँ। जब कमी रिकॉर्ड में हो तब बहीखाता सहायता ठीक बैठती है। अगर IRS ने ऑडिट शुरू कर दिया है, तो देखें IRS ऑडिट की मार्गदर्शिका और Schedule C के कौन-से खर्चों पर सवाल उठते हैं।
• आपने लॉग नहीं रखा, या खो गया: माइलेज लॉग दोबारा बनाना देखें। कई साल बिना लॉग के होने का मतलब पीछे चल रहा बहीखाता भी हो सकता है, जिसके लिए बहीखाता सहायता है।
• आप मानक दर और असली खर्च के बीच चुन रहे हैं, या बदल रहे हैं: देखें मानक माइलेज दर या कार के असली खर्च।
• आप राइडशेयर या डिलीवरी प्लेटफ़ॉर्म के लिए गाड़ी चलाते हैं: राइडशेयर और डिलीवरी ड्राइवर की कटौतियाँ देखें।
• कार किसी LLC या S corporation की है, या वह आपको उसका खर्च लौटाती है: देखें अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना और स्वामी के खर्चों की प्रतिपूर्ति।
• कार व्यावसायिक और निजी, दोनों ड्राइविंग में इस्तेमाल होती है, पार्किंग, टोल और रसीदें ट्रैक करनी हैं, या आप जानना चाहते हैं कि लॉग कितने समय रखना है: देखें मिले-जुले इस्तेमाल के खर्चों का व्यावसायिक प्रतिशत, IRS की रसीद संबंधी ज़रूरतें और व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।
• आप कनाडा में ड्राइव करते हैं: कनाडा के लॉगबुक नियम अलग हैं; देखें CRA (कनाडा राजस्व एजेंसी) वाहन लॉगबुक की मार्गदर्शिका।