IRS Makbuz Şartları: Her Gider İçin Makbuz Gerekir mi?

Her işletme gideri için makbuz almam gerekir mi?

Pratikte çoğunlukla evet; ancak kanun makbuzu yalnızca bazı durumlarda şart koşar. Her indirim kanıtlanabilir olmalıdır ve makbuz olağan kanıttır. Federal kurallar, gelir vergisine tabi olan veya bilgi beyannamesi vermesi gereken herkesten beyannamedeki indirimleri ortaya koymaya yeterli defter veya kayıt tutmasını ister; yani şahıs işletmeleri, ortaklıklar ve şirketlerin hepsi kapsamdadır. IRS işletmelere bir indirimi destekleyen makbuzları, ödenmiş çekleri ve diğer belgeleri saklamalarını söyler ve birkaç durum dışında özel bir kayıt türü şart koşmaz (IRS: Recordkeeping).

Kurala göre makbuzun ne zaman şart olduğu giderin türüne bağlıdır:

Kaynaklar: Publication 583, 26 CFR 1.274-5 ve Publication 463.

Giderlerin çoğunun yalnızca kart satırı varsa, bir yıllık harcamanın amaç notu yoksa, seyahat, hediye veya araç kullanımı söz konusuysa ya da IRS, bir hazırlayıcı veya bir kredi veren kanıt istediyse durum basit değildir. Zaten kaybolmuş makbuzlar için işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar rehberine bakın.

Toplayın:

• Her gider için makbuz, fatura veya sipariş e-postası.
• İşletme giderlerini ödeyen her hesabın ve kartın ekstresi.
• Her gider için bir amaç notu: ne için yapıldığı ve hangi iş veya müşteriye ait olduğu.
• Seyahatler için takvim veya yolculuk planı ve araç kullanımı için kilometre kaydı.

$75 altındaki alımlar için makbuz almam gerekir mi?

Makbuz gerektirmeyen sınır yalnızca seyahat, hediye ve araç giderleri için vardır. $75 altında bu giderler makbuz istemez, ancak yine de tutar, tarih, yer ve amaç kaydı ister; konaklama, aşağıdaki günlük harcırah durumu dışında her tutarda makbuz ister. Sarf malzemesi, yazılım, kira ve reklamda alt sınır yoktur: küçük bir gider de kanıtlanabilir olmalıdır. Publication 463, belgeye dayalı kanıtın üç durumda gerekmediğini söyler:

• Bir işverenin hesap verilebilir bir plan (accountable plan) kapsamında sabit bir günlük tutarla (günlük harcırah) karşıladığı seyahatteki yemek veya konaklama gideri; yani işverene bunun hesabını verirsiniz. İşverenle ilişkili bir çalışan bu istisnadan yararlanamaz ve giderleri IRS'ye kanıtlayabilmelidir. İlişkili olmak, bir şirket işvereninin hisselerinin değer olarak %10'dan fazla kadarına doğrudan veya dolaylı sahip olmayı ve bazı aile ve trust bağlarını kapsar (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, 6.07 bölümü). Yalnızca yemek için günlük harcırah ayrı bir kuraldır; bkz. işletme yemekleri indirimi.
• $75 altındaki, konaklama dışındaki bir gider.
• Makbuza kolayca ulaşılamayan bir ulaşım gideri.

$75 sınırı makbuzu ortadan kaldırır, kaydı kaldırmaz. Her giderin tutarı, tarihi, yeri ve iş amacı yine de, genel olarak yazılı olarak, kaydedilmelidir (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Sınır her harcama için ayrı uygulanır. Publication 463, her ayrı ödemeyi genel olarak ayrı bir gider sayar; ancak tek bir etkinlik sırasındaki benzer nitelikteki giderleri tek gider olarak ele alır.

Sınır seyahat, hediye ve araç kurallarına aittir, olağan maliyetlere ait değildir. 26 CFR 1.6001-1 de Publication 583 de sarf malzemesi, yazılım veya reklam için bir tutar tabanı belirlemez; bu yüzden küçük bir olağan alım da kanıtlanabilir olmalıdır. Küçük nakit ödemeler için Publication 583, giderlere ilişkin belgeler arasında küçük kasa (petty cash) fişlerini sayar: küçük kasadan yapılan her ödeme için, ödeme kanıtı olarak makbuza eklenen bir fiş düzenlenir.

Bir makbuzun geçerli sayılması için neleri göstermesi gerekir?

Makbuz, giderin tutarını, tarihini, yerini ve temel niteliğini, yani ne satın alındığını gösteriyorsa olağan olarak yeterlidir (26 CFR 1.274-5). IRS iki örnek verir (Publication 463):

Bu örnekler seyahat ve yemek kurallarından gelir. Genel olarak belgeye dayalı kanıt için düzenleme aynı dört unsuru olağan olarak yeterli sayar: tutar, tarih, yer ve ne satın alındığı. Makbuz alımın neden yapıldığını nadiren gösterir; bu yüzden yanına bir amaç notu konur. Fiş yalnızca toplamı gösteriyorsa, ne satın alındığını gösteren faturayı veya sipariş e-postasını ekleyin.

Makbuz olmadan banka veya kart ekstresi yeterli mi?

Genellikle tek başına değil. Ekstre ödeme yaptığınızı kanıtlar; ne satın aldığınızı veya nedenini kanıtlamaz. Publication 583, hesap ekstrelerini giderlere ilişkin belgeler arasında sayar ve alacaklının adını, tutarı ve tarihi (çekte çek numarasını da) gösteren, çok okunaklı bir ekstreyi ödeme kanıtı olarak kabul eder; ancak ödeme kanıtının tek başına bir indirimi ortaya koymadığını ekler: gideri üstlendiğinizi gösteren fatura veya satış fişlerini saklayın.

Yalnızca bir işyeri adını veya kodunu gösteren satır olağan boşluktur: aynı mağaza bir iş için sarf malzemesi de satabilir, kişisel bir şey de. Konaklama ile $75 veya üzerindeki seyahat, hediye ya da araç giderleri için düzenleme makbuz veya ödenmiş fatura gibi belgeye dayalı kanıt ister. Düzenleme de Publication 463 de tek başına bir ekstre satırının sayılıp sayılmadığını söylemez. Makbuzu saklamak soruyu ortadan kaldırır. Elinizde yalnızca ekstreler kaldıysa işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar rehberine bakın.

Bir giderin iş amacını ne kanıtlar ve ne yazmalıyım?

İş amacı genel olarak iş nedenini belirten, hesap defterinde, günlükte, kayıt defterinde, gider beyanında veya benzeri bir kayıtta tutulan yazılı bir açıklamayla kanıtlanır; bilgisayarda yapılan kayıt da sayılır (Publication 463). Kanıt derecesi değişir. Amaç çevredeki olgulardan açıksa yazılı açıklama gerekmez: yerleşik bir güzergâhta çalışan satış temsilcisinin o güzergâhtaki her yolculuk için not tutmasına gerek yoktur; ancak güzergâh uzunluğu, yolculuk tarihleri ve toplam kilometre yine kaydedilir (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Maliyeti işletmeye bağlayan şeyi tek satırda yazın:

Makbuzun zaten gösterdiği şeyi kaydınıza kopyalamanız gerekmez; yeter ki ikisi birbirini tamamlasın (Publication 463). Olağan maliyetlerde Publication 583, destekleyici belgelerin ödenen tutarı ve bunun bir işletme gideri olduğunu göstermesini ister; makbuzla birlikte saklanan kısa bir not bunu sağlayabilir.

Hangi giderlerin kuralları daha katıdır: konaklama, seyahat, hediye ve araç kullanımı?

Seyahat (evden uzakta yemek ve konaklama dahil), hediyeler ve binek otomobil gibi listelenmiş mülk daha katı bir teste tabidir. Tutarı, zamanı ve yeri veya tanımı, iş amacını ve hediyede iş ilişkisini kanıtlamadıkça indirim yapılamaz (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

Kaynak: Publication 463, Table 5-1 ve 26 CFR 1.274-5T.

Bu kuralları karşılamanın olağan yolu makbuzdur, tek yolu değil. Bir kayıt bir unsurda eksik kalırsa kanun, kendi ayrıntılı beyanınızla desteklenmiş doğrulayıcı kanıtla da kanıtlamaya izin verir; tutar, zaman ve yer için bu kanıt doğrudan veya belgeye dayalı olmalıdır (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463 ayrıca, durumun niteliği nedeniyle makbuz alamadığınızda ve kanıtınız mümkün olan en iyi kanıt olduğunda, olağanüstü koşullarda başka kanıtlara da izin verir. Kaybolan kayıtlar için işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar rehberine bakın.

Yaklaşık veya tahmini tutarlar bu kurallar kapsamında indirilemez (Publication 463). Standart yemek ödeneği ve standart kilometre oranı yalnızca gerçek maliyet kayıtlarının yerini tutar; zaman, yer, iş amacı ve iş kilometresi yine gereklidir (Publication 463).

İş seyahatindeki bir yemek bu kurallar kapsamında seyahat giderdir. Yerel bir iş yemeği değildir: kanunun listesi seyahat yemeklerini, hediyeleri ve listelenmiş mülkü kapsar ve Treasury, yiyecek ve içecek giderlerinin bir gideri ortaya koyma ve defter ve kayıt tutma genel kurallarına tabi kaldığını söyler (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925). Dolayısıyla seyahat makbuzu sınırı yerel bir yemeği belirlemez. Tutarın, tarihin, yerin, kimlerin katıldığının ve nedeninin kanıtını saklayın. Bir yemeğin ne kadarının indirilebileceği işletme yemekleri indirimi rehberinde, kilometre kaydının neleri göstermesi gerektiği ise kilometre kaydı şartları rehberinde yer alır.

Amacı ne kadar çabuk yazmalıyım?

Giderin yapıldığı sırada veya yakınında. Seyahat, hediye ve araç giderlerinde o zaman yapılmış ve belgelerle desteklenmiş bir kayıt, sonradan verilen bir beyanın sahip olmadığı yüksek bir güvenilirliğe sahiptir; çünkü hatırlama zamanla zayıflar. Sonradan verilen bir beyanın aynı ağırlığı taşıması için yüksek ispat değeri olan doğrulayıcı kanıt gerekir (26 CFR 1.274-5T).

Eşzamanlı bir kayıt şart değildir. O haftanın kullanımını hesaba katan, haftalık tutulan bir kayıt, tutarı, zamanı, yeri ve amacı hâlâ tam olarak bildiğiniz sırada yazdığınız sürece zamanında sayılır (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T). Diğer maliyetler için Publication 583, giderleri oluştukları anda kaydetmezseniz unutabileceğiniz konusunda uyarır.

Makbuzları beyannameyle birlikte göndermem gerekir mi?

IRS işletmelere makbuzları ve destekleyici belgeleri saklamalarını söyler; kayıt tutma rehberi bunları beyannameyle göndermekten söz etmez. Kayıtlar her zaman incelemeye hazır tutulmalıdır ve IRS bir beyannameyi incelerse sizden üzerindeki kalemleri açıklamanız istenebilir (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

Publication 463'teki örnek haftalık çizelge, tüm konaklama ve $75 veya üzerindeki diğer giderler için makbuzlu faturaları o çizelgeye eklemenizi söyler; yayın, bunu beyannameyle göndermenizi söylemez. Kayıtların ne kadar süre saklanacağı işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberinde.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Bir danışman müşterisine uçar

Bir danışman müşteri atölyesine uçar: US$420 uçak bileti ve bir gece otel için US$180. Otel makbuzu her tutarda şarttır. Uçak bileti $75 sınırının üzerindedir; bu yüzden bilet makbuzu, kolayca ulaşılamıyorsa hariç, şarttır. Tarihlerle ve “müşteri atölyesi, Austin” notuyla yer ve amaç kanıtlanır. $75 veya üzerindeki bir seyahat yemeği de makbuz ister; standart yemek ödeneğini kullanırsanız bu maliyet kaydının yerini tutar, ancak zaman, yer ve amacın yerini tutmaz. Bir yemeğin ne kadarının indirilebileceği işletme yemekleri indirimi rehberinde.

Bir tamirci kartla sarf malzemesi alır

Bir tamirci işletme kartıyla US$60 değerinde sarf malzemesi alır. Tutar sınırın altındadır, ancak sarf malzemesi olağan bir maliyettir; bu yüzden sınır uygulanmaz ve maliyetin yine de kanıtlanabilir olması gerekir. Ekstre yalnızca mağazayı gösterir. Mağaza makbuzu veya sipariş e-postası kalemleri gösterir, “banyo tadilatı işi” notu da bunları bir müşteriye bağlar.

Kart satırları belirsiz bir çevrimiçi satıcı

Bir çevrimiçi satıcının bir ayda US$900 tutarında kart harcaması vardır; birkaçı yalnızca kısaltılmış bir pazaryeri adıyla görünür. Ekstre ödemeyi kanıtlar. Pazaryerinin sipariş geçmişi neyin ne zaman satın alındığını gösterir. O olmadan bir satırı işletmeye bağlamak veya kişisel bir alımdan ayırmak zor olabilir; her siparişe yazılan bir not da bunun yeniden satış stoku mu yoksa sarf malzemesi mi olduğunu söyler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Biri sizden kanıt istiyor (IRS yazısı, bir hazırlayıcı veya bir kredi veren) ve birçok giderin yalnızca kart satırı var ya da bir veya daha fazla yıllık harcamanın amaç notu yok: hangi giderlerin şimdi desteklenebileceği, ekstrelerden nelerin yeniden oluşturulacağı ve aylık kayıtların neleri yakalaması gerektiği, olgularınıza bağlı değerlendirmelerdir. Muhasebe kayıtları desteğine bakın; bir yazı geldiyse ayrıca küçük işletmede IRS denetimi rehberine bakın.
• Makbuzlar kayıp veya hiç saklanmadı: bkz. işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar.
• Makbuzları fotoğraf olarak veya bir uygulamada tutuyorsunuz ve kâğıtları atmak istiyorsunuz: bkz. kâğıt yerine taranmış makbuzlar.
• Yıl boyunca bir düzen ve muhasebe sorumlunuz için bir liste istiyorsunuz: bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma veya kendi kayıtlarınızı tutmak ya da muhasebe sorumlusu tutmak rehberini değerlendirin.
• Şirketiniz veya ortaklığınız adına harcama yapan sahipler veya çalışanlar var: kuruluş kendi indirimlerini ortaya koyan kayıtları tutmalıdır (26 CFR 1.6001-1). Sahibin şahsen ödeyip geri aldığı maliyetler için sahip giderlerinin geri ödenmesi ve kişisel kredi kartıyla işletme giderleri rehberlerine bakın; kişisel ve işletme harcamaları aynı hesapları paylaşıyorsa muhasebe kayıtlarına bakın.
• Hangi Schedule C satırlarının soru çektiğini kontrol ediyorsunuz: bkz. IRS'nin sorguladığı Schedule C giderleri.