İşletme Vergi Kayıtları ve Makbuzlar Ne Kadar Saklanır?

İşletme vergi kayıtlarını, makbuzları ve hesap özetlerini ne kadar saklamalıyım?

Vergi bakımından, beyannameyi verdikten sonra 3 yıl boyunca, beyannamedeki bir kalemi destekleyen makbuzları, hesap özetlerini, faturaları ve diğer kayıtları saklayın (IRS). Bu, IRS'nin ek vergi isteyebileceği ve sizin iade talep edebileceğiniz olağan süredir. Erken verilen beyanname, son tarihinde verilmiş sayılır. Bir makbuzda neler görünmesi gerektiği IRS makbuz şartları yazısındadır.

Üç yıl yalnızca varsayılan süredir. Bir yıl hiç verilmediyse, beyannameye gelir yazılmadıysa, işletmenin çalışanları, ekipmanı veya yurt dışı hesabı varsa ya da işletme kapanıyor veya satılıyorsa durum basit değildir. Her biri süreyi değiştirir; sonraki bölüm nasıl değiştirdiğini sıralar.

Herhangi bir şeyi imha etmeden önce toplayın: verilen her beyanname ve verilme tarihinin kanıtı, satın alma faturalarıyla varlık listesi, bordro dosyaları, kredi, kira ve sigorta belgeleri ve ABD dışındaki her hesabın özetleri. Hangi yılların hâlâ açık olduğunu anlayamıyorsanız (çoğunlukla işletme kapanırken, satılırken, muhasebe yazılımı iptal edilirken veya kutular boşaltılırken) önce kayıtları yıla göre ayırın.

İşletme kayıtlarını üç yıldan uzun ne zaman saklamam gerekir?

Bunlar federal sürelerdir ve çoğunlukla gelir vergisi beyannameleri içindir; eyalet vergileri ve diğer vergiler farklı olabilir (IRS).

%25 testi, işletme için satılan malın maliyeti düşülmeden önceki brüt geliri kullanır. Beyannamede veya ekli bir açıklamada yeterince bildirilen tutarları saymaz; ancak beyan dışı kalma şişirilmiş maliyet esasından kaynaklanıyorsa bildirim işe yaramaz (26 U.S.C. 6501(e)). Uygulandığında uzun süre beyannamenin tamamını kapsar; bu yüzden yalnızca eksik kalemi değil, o yılın tüm kayıtlarını saklayın.

FBAR kayıt kuralı, hukuki FBAR cezasının tarh edilebileceği altı yıl süreden kısadır (31 U.S.C. 5321(b)(1)).

Üç yıllık süre ne zaman başlar?

Süre, beyannameyi verdiğiniz gün veya erken verdiyseniz son tarihinde başlar (Publication 583). Geç verilen veya süre uzatımıyla verilen beyannamede, fiilen verildiği gün başlar (26 U.S.C. 6501(a)). Hiç verilmeyen beyanname süreyi hiç başlatmaz.

Düzeltme beyannamesi vermek yeni bir üç yıl başlatmaz; süreyi yine asıl verilme tarihi belirler. Tek istisna: sürenin son 60 gününde alınan, daha fazla vergi gösteren imzalı bir düzeltme beyannamesi süreyi IRS'nin onu aldığı günden 60 gün sonrasına uzatır (26 U.S.C. 6501(c)(7)).

İşletme beyannamelerinde ikinci bir süre daha vardır, çünkü sahipler kuruluşun rakamlarını kendi beyannamelerinde bildirir:

Bu nedenle S şirketinin kayıtları, son hissedarın beyannamesinin son tarihinden veya verilme tarihinden, hangisi daha geçse, 3 yıl sonrasına kadar açık kalır; ortaklığınki ise ortaklık beyannamesi ve her ortağın beyannamesi için aynı noktaya kadar. Merkezi denetim rejimine tabi bir ortaklık, beyannamesinin verilme tarihi, son tarihi veya verdiği idari düzeltme talebinden en geç olanının 3 yıl sonrasına kadar IRS düzeltmelerine de açık kalır; bazı durumlarda süreler daha uzundur (26 U.S.C. 6235).

İstihdam vergisi kayıtları ne kadar saklanır?

İstihdam vergisi kayıtlarını, vergi ne zaman vadesi gelirse veya ödenirse, hangisi daha geçse, ondan sonra en az dört yıl saklayın (26 CFR 31.6001-1(e); IRS). IRS sayfası saklama süresini (dört yıl) yılın dördüncü çeyrek beyannamesinin verilmesinden başlatır; bu da genellikle önceki çeyreklere daha geç bir bitiş tarihi verir. Bordro beyannamesi verilmemiş bir çeyreğin süre sınırı yoktur; kayıtlarını geç beyanname verilene ve kendi süresi dolana kadar saklayın. Bordro iadesi, kredisi veya ceza silme talebi için talebin kayıtlarını, talep verildikten sonra en az dört yıl saklayın.

31 Mart 2021 sonrasında kullanılan izne ait nitelikli hastalık ve aile izni ücretlerinin ve 30 Haziran 2021 sonrasında ödenen çalışan elde tutma kredisi ücretlerinin kayıtları en az 6 yıl saklanmalıdır (IRS). Çalışan elde tutma kredisinde tarhiyat süresi, asıl beyannamenin verilme tarihi, farazi verilme tarihi veya kredi talebinin yapıldığı tarihten en geç olanının 6 yıl öncesinde bitmez; bu yüzden oradan sayın (26 U.S.C. 3134(l)). Hangi bordro kayıtlarının hangi biçimde saklanacağı bordro kayıtlarının saklanması yazısındadır.

Ekipman ve diğer mülklere ait kayıtları ne kadar saklamalıyım?

Mülk kayıtlarını, satın aldığınız yıl değil, mülkü sattığınız veya vergiye tabi bir işlemle elden çıkardığınız yılın süresi kapanana kadar saklayın (Publication 583). Bu kayıtlar, ayırdığınız amortismanı ve satışta kazanç veya zararı hesaplamak için kullanılan maliyet esasını (genellikle maliyet artı iyileştirmeler, eksi ayırdığınız veya ayırabileceğiniz amortisman, Publication 551) kanıtlar. Satın alma faturalarını, iyileştirme maliyetlerini ve amortisman çizelgelerini saklayın; kuruluş beyannamesi talimatları da aynısını söyler (Form 1120-S talimatları).

• Vergiye tabi olmayan takas: eski mülk ve yeni mülk kayıtlarını, yeni mülkü elden çıkardığınız yılın süresi kapanana kadar saklayın.
• Araç: araç amortismana tabi tutulduğu her yıl için iş kullanım kayıtlarını da saklayın (Publication 463); yukarıdaki elden çıkarma yılı kuralı yine geçerlidir.

Hangi işletme kayıtlarını en uzun süre saklamalıyım?

Verilmiş beyannameler, defterler, sahibin maliyet esası kayıtları ve sonraki yıllara devreden bir zararın veya kredinin kayıtları, sonraki beyannameler onlara dayandığı için olağan makbuzlardan daha uzun yaşar. Aşağıdaki kaynaklar bunların hiçbirine sabit bir bitiş tarihi vermez.

• Verilmiş beyannameler: IRS kopyaları saklamanızı söyler, çünkü sonraki ve düzeltme beyannamelerinde işe yarar (IRS). Verilme tarihinin kanıtını da saklayın; örneğin e-beyan kabul bildirimi veya posta makbuzu. Süreyi verilme tarihi başlatır.
• Defterler: büyük defterler ve yevmiye kayıtları, içerikleri herhangi bir vergi kanununun uygulanmasında önem taşıyabildiği sürece saklanır (26 CFR 1.6001-1(e)).
• Sahibin maliyet esası kayıtları: S şirketi hissedarı veya ortak, hisselerdeki veya ortaklık payındaki maliyet esasını hesaplamak için gereken kaydı tutmakla sorumludur (Form 7203 talimatları; Schedule K-1 için ortak talimatları). Şirket ayrıca yönetim kurulu toplantılarının tutanaklarını da saklamalıdır (Publication 583).
• Sonraki yıllara devreden zararlar ve krediler: hâlâ devredilmekte olan bir zararın veya kredinin kayıtları, onu kullanan sonraki yılda önem kazanabilir. Yönetmelik sabit bir yıl sayısı değil, bir test koyar; bu yüzden daha güvenli okuma, onları o sonraki yılın süresi kapanana kadar saklamaktır (26 CFR 1.6001-1(e)).

İşletmemi kapatırsam veya satarsam ne olur?

Kapatmak veya satmak bu rehberdeki hiçbir süreyi kısaltmaz. IRS, işletmesini kapatan sahiplere mülk kayıtlarını elden çıkarma yılının süresi kapanana kadar, istihdam vergisi kayıtlarını ise en az dört yıl saklamalarını söyler (IRS: İşletmeyi kapatmak).

• Kime hâlâ fatura çıkarılabilir: kapatmak, IRS'nin hâlâ tarh edebileceği bir yılın vergisini sona erdirmez. Şirketin varlıklarını alan sahipler, şirketin tarhiyat süresi bittikten bir yıl sonrasına kadar devralan olarak sorumlu olabilir (26 U.S.C. 6901(c)); ödenmemiş stopaj bordro vergisinden sorumlu kişi de bunu kişisel olarak borçlanabilir (26 U.S.C. 6672). Kapanan şirketin kayıtlarını bu ek yıl boyunca saklayın.
• Son beyannameler: son gelir vergisi beyannamesi, verildiğinde kendi üç yıllık süresini başlatır. Son bordro beyannameleri için bordro kayıtlarının saklama süresi (en az dört yıl) geçerlidir.
• Bordro kayıtları: son Form 941 veya 944, bordro kayıtlarını kimin ve nerede sakladığını belirten bir açıklama taşır.
• Satış: satış sözleşmesini, fiyat dağılımını ve maliyet esası kayıtlarını satış yılının süresi kapanana kadar saklayın. Fiyat birkaç yıla yayılarak ödenirse satışı bildiren sonraki beyannameler de bunlara dayanır: kayıtlar içerikleri önem taşıyabildiği sürece saklanır (26 CFR 1.6001-1(e)) ve her beyannamenin kendi süresi geçerlidir (IRS Topic 305).
• Muhasebe yazılımı: iptal etmeden önce açık olan her yılı dışa aktarın. Bkz. muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar.

Başvuru adımları şirket kapatma ve işletmenizi satmak yazılarındadır.

Bir yılı hiç vermediysem ne olur?

Beyannamesi olmayan bir yılın süre sınırı yoktur: süre hiç başlamaz, bu yüzden IRS o yıl için istediği zaman vergi tarh edebilir (26 U.S.C. 6501(c)(3)). O yıla ait her kaydı en az geç beyanname verilene ve kendi süresi dolana kadar saklayın. Geç verilen beyanname, olağan süreyi verildiği gün başlatır.

IRS'nin eksik beyannameleri kaç yıl geriye doğru beklediği ve hangi sırayla verileceği verilmemiş işletme beyannamelerini yetiştirmek yazısındadır. Bu, yukarıdaki süre sınırı olmayan kuralı kısaltmaz; bu yüzden eksik yıllara ait her kaydı saklayın. Defterler eksikse bkz. defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturmak.

Kredi verenler, sigortacılar veya eyaletler daha uzun süre isteyebilir mi?

İsteyebilirler. Kayıtlara vergi bakımından artık ihtiyaç kalmadığında atmadan önce kontrol edin, çünkü sigortacılar veya alacaklılar bunları IRS'den daha uzun süre isteyebilir (Publication 583). Kredi sözleşmeleri, kira sözleşmeleri ve sigorta poliçeleri kendi sürelerini belirtebilir.

Eyalet vergi idareleri eyalet beyannameleri için kendi sınırlarını belirler ve bazıları federal varsayılandan uzundur. California bunlardan biridir: Franchise Tax Board olağan sürenin son tarihten veya verilme tarihinden itibaren dört yıl olduğunu, federal denetim veya büyük bir gelir beyan dışı bırakma gibi bazı durumlarda ise daha uzun olduğunu söyler. İşletmenin beyanname verdiği her eyaletin vergi idaresine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıyla verilmiştir.

Serbest çalışanın makbuzları ve satılan bir dizüstü bilgisayar

Bir serbest çalışan 2023 beyannamesini 10 Nisan 2024'te verir. Son tarih 15 Nisan 2024'tü, bu yüzden süre o tarihte başlar. Daha uzun bir süre geçerli olmadıkça, 2023'e ait olağan makbuzlar ve hesap özetleri Nisan 2027'ye kadar saklanır.

2023'te US$1.800 değerinde bir dizüstü bilgisayar alır ve 2026'da satar. Bilgisayarın kayıtları satış yılını izler:

• 2023: alındı ve amortismana tabi tutuldu.
• 2024 ve 2025: kullanılmaya devam etti.
• 2026: satıldı. Süreyi satış yılı belirler.
• Nisan 2027: 2026 beyannamesi verilir.
• Nisan 2030: bilgisayar kayıtlarının atılabileceği en erken tarih.

Çalışanları olan bir restoran sahibi işletmeyi kapatıyor

Bir restoran sahibi, son ücretleri ödedikten sonra Aralık 2026'da işletmeyi kapatır. Son üç aylık bordro beyannamesinin son tarihi Ocak 2027 sonudur ve vergi o zamana kadar ödenmiştir. Bordro kayıtları bundan sonra en az dört yıl, 2031 başına kadar saklanır; vergi daha geç ödenirse dört yıl o geç tarihten başlar. Son beyanname, kayıtları kimin ve nerede sakladığını belirtir.

Beyannameye gelir yazmayan danışman

Bir danışman, 2023 beyannamesini Nisan 2024'te US$120.000 brüt gelirle verir. Sonra US$40.000 tutarını dışarıda bıraktığını ve beyannamenin hiçbir yerinde bildirmediğini fark eder. US$120.000'in dörtte biri US$30.000'dir, bu yüzden US$40.000 sınırı aşar. Tarhiyat süresi üç değil altı yıldır; bu yüzden yalnızca eksik gelirin kayıtları değil, 2023'e ait tüm kayıtları Nisan 2030'a kadar saklanır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İşletmeyi kapatıyor veya satıyorsunuz ya da kutuları boşaltıyorsunuz ve hangi yılların hâlâ açık olduğunu anlayamıyorsunuz. Cevap, her beyannamenin verilme tarihine, verilmemiş yıllara, yurt dışı hesaplara ve hâlâ amortismana tabi tuttuğunuz ekipmana bağlıdır. Bir şey imha edilmeden veya bir hesap iptal edilmeden önce kayıtları yıla göre ayırmak muhasebe işidir: muhasebe kayıtları desteği alın ve şirket kapatma yazısına bakın.
• Bir yılla ilgili IRS yazısı veya bildirimi aldınız: olağan süre geçmiş olsa bile o yıla ait her kaydı saklayın ve bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi. Yanıtlamadan önce elinizdekileri yıla göre ayırmak muhasebe işidir: muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir yıl hiç verilmedi: verilmemiş işletme beyannamelerini yetiştirmek yazısını kullanın; kayıtlar eksikse muhasebe kayıtları desteği alın.
• Verilmiş bir beyannameye gelir yazılmadı: bkz. geçmiş beyannamelerde eksik bırakılan gelir için düzeltme.
• İşletmenin veya sahiplerinin yurt dışı hesabı ya da yabancı şirketi var, ya da ABD şirketinin sahibi yabancı bir kişi: bkz. FBAR'da hangi hesaplar sayılır, yabancı şirket için bilgi formları ve yabancı sahipli LLC için işlem kayıtları.
• Ekipman kayıtları eksik: bkz. kayıp bir amortisman çizelgesini yeniden oluşturmak.
• Makbuzlar kayıp ya da kâğıdı tarayıp atmak istiyorsunuz: bkz. kayıp makbuzlar, kâğıt yerine taranmış makbuzlar ve kayıt tutmamanın cezaları.
• Mülk kiralıyorsunuz: bkz. kiralık mülk kayıtları ve makbuzları.
• Kanada'da da beyanname veriyorsunuz veya işletme Kanadalı: CRA'nın kendi süresi vardır, bkz. Kanada'da işletme kayıtları ne kadar saklanır. Her ülkenin beyannamesine ait kayıtlar o ülkenin kurallarını izler.