CRA araç kayıt defteri: tam yıl mı, üç aylık örnek mi

CRA araç kayıt defterinde neler görünmelidir?

CRA araç kayıt defteri (kilometre kaydı), her iş yolculuğunu tarihi, varış yeri, amacı ve kilometresiyle listeler; mali dönemin başında ve sonunda kilometre sayacını da kaydeder. CRA, tüm yıl boyunca tutulan doğru bir iş seyahati kaydını işte kullanımın en güçlü kanıtı sayar (CRA: motorlu araç giderleri). Araç giderleri yalnızca makul olduklarında ve makbuzları bulunduğunda düşülebilir (CRA: motorlu araç kayıtları).

Bir tam yıl kayıt tuttuktan sonra, sonraki yıllarda üç aylık örnek dönem kullanılabilir (aşağıya bakın). Kayıt yoksa talep, mevcut diğer kayıtlara dayanır; CRA zaten soru soruyorsa hiç kayıt tutmadıysanız ne yapmalı rehberine bakın.

Araç kiralıksa, ortak mülkiyetteyse, eşinize veya şirkete aitse, ailenizden başkaları da kullanıyorsa, sürüşün bir kısmı evle düzenli işyeri arasındaysa veya önceki yıllar kayıt tutulmadan talep edildiyse talep basit değildir. Her durum aşağıda ele alınmıştır. Başlamadan önce kilometre sayacı değerlerini, yolculuk kaydını ve yakıt, sigorta, kira ve onarım makbuzlarını toplayın.

Tüm yıl boyunca her yolculuğu kaydetmem gerekir mi?

Her yıl değil, ama ilk yıl tam kayıt gerekir. CRA, bir aracın işte kullanım payının temel yılını belirlemek için işletmenin bir tam yıl boyunca tam kayıt tutmasına izin verir (CRA: motorlu araç kayıtları). Üç aylık örnek dönem, tam kaydın yerini ancak bu yıldan sonra tutabilir.

CRA temel yılı aracın kendi olağan kullanımına bağlar ve her araç için ayrı kayıt ister; bu nedenle sonradan alınan aracın kendi temel yılı yoktur. Temel yıl 12 aylık bir dönemdir; CRA'nın sayfası bunun mali yılla aynı olması gerektiğini söylemez.

Üç aylık örnek dönem nasıl işler ve hangi aralıkta kalmalıdır?

Temel yıldan sonra üç ay boyunca tam kayıt tutun, sonra temel yılın yıllık işte kullanım oranını, bu üç ayın temel yıldaki aynı aylarla karşılaştırmasına göre ölçeklendirin. Sonuç, temel yılın yıllık rakamının %10 içinde kalırsa ve başka hiçbir kanıt onunla çelişmezse kabul edilir (CRA: motorlu araç kayıtları).

CRA'nın formülü:

(örnek aylardaki işte kullanım ÷ temel yılın aynı aylarındaki işte kullanım) × temel yılın tamamı için işte kullanım = hesaplanan yıllık işte kullanım

1. Üç örnek ay boyunca her iş yolculuğunu ve bu aylarda sürülen toplam kilometreyi kaydedin (başlangıç ve bitiş kilometre sayacı değerleri bunu verir); böylece işte kullanım payını hesaplayabilirsiniz.
2. Aynı üç ayın işte kullanım payını temel yıl kaydından okuyun.
3. Hesaplanan yıllık işte kullanımı bulmak için formülü uygulayın.
4. Bunu temel yılın yıllık rakamıyla karşılaştırın. Aralığın içindeyse, yıl için hesaplanan rakamı talep edin.
5. Temel yılın aracın olağan kullanımını hâlâ yansıttığını kontrol edin. CRA, işletmenin bunu gösterebilmesi gerektiğini söyler.

CRA, %10 “içinde” ifadesinin ne anlama geldiğini tanımlamaz. Aşağıdaki Örnek bölümünde yer alan kendi uygulamalı örneği bunu, temel yılın yıllık rakamına eklenen veya ondan çıkarılan yüzde puanı olarak ele alır; o rakamın onda biri olarak değil. Sayfa ayrıca üç ayın ardışık olması gerekip gerekmediğini veya hangi ayların kullanılacağını da belirtmez; örneği Nisan–Haziran'ı kullanır.

Ne zaman yeni bir tam yıllık kayıtla baştan başlamam gerekir?

CRA, hesaplanan yıllık kullanım izin verilen aralığın dışında kaldığında yeni bir 12 aylık temel yıl düşünülmesini önerir. O durumda temel yıl, sonraki yıl için güvenilir bir kılavuz değildir ve örnek dönem yalnızca kapsadığı üç ayı destekler. CRA, o yılın geri kalanı için gerçek bir seyahat kaydı “veya alternatif kayıtlar” gerektiğini söyler ve ikinci terimi hiçbir yerde tanımlamaz; bu yüzden sayfasında bir kayıt defterinden azının kabul edileceğine dair bir söz yoktur (CRA: motorlu araç kayıtları).

CRA ayrıca işletmenin temel yılın hâlâ olağan kullanımı yansıttığını göstermesini ister; yeni bir çalışma bölgesi veya sürüşü devralan ikinci bir araç bunu şüpheli hale getirir. Sayfası, yerine geçen bir araca ne olacağını belirtmez; yeni aracın kendi temel yılı yoktur.

İş kilometreleri benzin, sigorta, onarım, kiralama, faiz ve CCA indirimine nasıl dönüşür?

İşte kullanım payı, iş kilometreleri ÷ toplam kilometredir ve yılın araç giderlerine uygulanır. Amortisman indirimi (CCA) de aynı şekilde bölünür (CRA: mülkün kişisel kullanımı). Serbest çalışan kişi gerçek giderlerle ve bu payla çalışır; kilometre başına ödenek oranları aracı işletmeniz üzerinden almak rehberindedir.

Giderler CRA'nın düşülebilir araç giderleri listesinde yer alır. Sınırlar 67.2. maddeden, 67.3. maddeden ve 7307. yönetmelik maddesinden gelir; güncel tutarlar Finance duyurusundadır. CRA'nın kendi örneği önce faiz sınırını, sonra işte kullanım payını uygular. T2125'te Chart A iş kilometrelerinizi ve toplam kilometrenizi sorar; toplamı Part 4'teki 9281 satırına yazılır; CCA ise Part 4'teki 9936 satırına yazılır (Form T2125; Guide T4002).

Binek aracın sermaye maliyeti CCA için de sınırlanır; üst sınır ve bir otomobilde CCA'nın nasıl işlediği amortisman indirimi (CCA) rehberindedir, elektrikli otomobilin kendi sınırı ise elektrikli aracı gider yazmak rehberindedir. Sınırlar binek araç için geçerlidir; genellikle bir sürücü ile en fazla sekiz yolcu taşıyan araç bu sayılır (CRA: araç türü). Bir van veya pikabın binek araç sayılıp sayılmadığı, kullanımının ne kadarının gelir elde etmek için mal, ekipman veya yolcu taşımaya ayrıldığına bağlıdır. Bunu gösteren sizin kaydınızdır; testler aracı işletmeniz üzerinden almak rehberindedir.

GST/HST mükellefiyseniz, araç giderlerindeki vergi ayrı bir taleptir; bkz. GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri.

Kilometre kaydının yanında benzin makbuzları da gerekir mi?

Evet, ikisi de. Kayıt işte kullanım payını, makbuzlar ise aracın maliyetini gösterir. CRA araç giderlerine yalnızca makul olduklarında ve makbuzlarla desteklendiklerinde izin verir (CRA: motorlu araç giderleri). Örnek kayıt yüzdeyi sabitler, ama uygulandığı giderlerin tüm yıl için makbuzu yine de gerekir. Makbuzda neler görünmesi gerektiği için bkz. CRA makbuz şartları.

Aracın tamamını iş gideri olarak yazmak risk işareti midir?

CRA'nın araç sayfaları, risk işareti sayılan bir işte kullanım yüzdesi belirtmez. Her kilometrenin işte kullanıldığı iddiasına, ancak kayıtlar her kilometrenin iş geliri elde etmek için sürüldüğünü gösteriyorsa izin verilir.

Vergi kuralları yükü yüzdeye değil, talebe yükler. İş gideri gelir elde etmek için yapılmış veya doğmuş olmalıdır; kişisel veya geçim giderleri düşülemez (18. madde). Yalnızca harcamanın makul kısmı sayılır (67. madde). CRA, başka bir kanıt çelişmedikçe örnek dönem sonucunu kabul eder; bu yüzden önemli olan çelişen kanıttır.

Talebi kilometre sayacıyla sınayın. Yolculuk kaydındaki kilometreler, dönem için sayacın toplamına ulaşmalıdır. Aradaki her fark, alışveriş, hafta sonu veya aile kullanımı gibi kişisel sürüştür ya da kayıttan eksik kalmış iş sürüşüdür. Tamamen iş amaçlı bir talep fark bırakmaz; bu yüzden her kilometre kayıtta olmalıdır.

Fark, evle düzenli bir işyeri arasındaki sürüşten de gelebilir. CRA'nın serbest çalışanlara yönelik araç sayfaları eve gidiş gelişe yalnızca çiftçiler ve balıkçılar için değinir: çiftlikte oturmuyorsanız çiftlikten eve sürüş iş seyahati sayılmaz; ev ana işyeriniz ise balıkçı teknesine sürüş sayılır (CRA: motorlu araç giderleri). Çalışanın şirket aracı için CRA, evle düzenli işyeri arasındaki yolculuğu genellikle kişisel sayar (CRA: işverenin sağladığı otomobil). İkisi de aynı yöne işaret eder: evden ayrı bir düzenli işyerine sürüş genellikle kişiseldir ve yalnızca ev ana işyeriniz olduğunda sayılır. Bunu ayrı kaydedin ve iş olarak dahil etmeden önce gözden geçirtin; bkz. aracı işletmeniz üzerinden almak.

CRA, denetim tetikleyicilerinin listesini yayımlamaz. Risk değerlendirme sistemlerinin uyumsuzluk riski yüksek beyannameleri işaretlediğini, ardından bir görevlinin denetim gerekip gerekmediğine karar verdiğini söyler (CRA: işletme denetimleri); bkz. CRA denetimini ne tetikler.

Aracın sahibi ben değilsem ne olur: kiralık, ortak mülkiyet, eşimin veya ödünç alınmış?

Kiralık veya ortak mülkiyetli araç için CRA'nın sayfalarında kurallar vardır. Eşin veya ödünç alınmış araç için yoktur.

Son satır için: Income Tax Act, yalnızca mükellefin iş geliri elde etmek için yaptığı veya üstlendiği harcamanın düşülmesine izin verir. Amortisman indirimine (CCA) mükellefin kendi sermaye maliyeti için, faize ise mükellefin ödemekle yükümlü olduğu kendi borcu için izin verir (20. madde); dolayısıyla bu ikisi, aracın sahibini ve onun için borçlananı izler. Başkasının aracı için ödediğiniz yakıt veya onarımın bu sınavı geçip geçmediği olgulara bağlıdır: aracın sahibi kim, diğer giderlerini kim ödüyor, kim kullanıyor ve nasıl kullanılıyor. Kaydı ve makbuzları saklayın; talep etmeden önce bu olguları bir uzmanla netleştirmeye değer.

Aracın sahibi şirketimse kayıt defterim neden önemli?

Kişisel olarak da kullandığınız bir aracın sahibi olan şirket, iş ve kişisel kilometrelerin kaydını tutmalıdır; çünkü aracın kişisel kullanıma açık olması genellikle sizin için vergilendirilebilir bir menfaattir, kayıt ise kişisel kilometreleri ölçer ve menfaatin azaltılıp azaltılamayacağını belirler. CRA'nın işveren otomobili sayfası, işverene ait aracı kullanan çalışanın iş ve kişisel kilometreleri gösteren bir yolculuk kaydı tutması ve bir kopyasını işverene vermesi gerektiğini, aynı kuralların bir hissedar veya hissedarla ilişkili bir kişi için de geçerli olabileceğini söyler (CRA: işverenin sağladığı otomobil).

• İndirimli hazır bulundurma bedeli (reduced standby charge), diğer koşulların yanında, iş için sürülen mesafenin %50 değerinden fazla olmasını gerektirir; bunu gösteren de kayıttır.
• İsteğe bağlı işletme gideri yöntemi (operating-cost method), çalışan aracı ağırlıklı olarak iş için kullandığında ve yıl bitmeden şirkete yöntemin kullanılacağını yazılı olarak bildirdiğinde geçerlidir (CRA: işverenin sağladığı otomobil). Kayıt, işte kullanımı gösterir.
• Kayıt yoksa: şirket yine de iş ve kişisel dağılımı makul biçimde açıklayabilmelidir (CRA: işverenin sağladığı otomobil).
• Şirket kendi aracınız için kilometre başına ödenek ödüyorsa: iş kilometrelerine dair kayıt yoksa ödenek veya geri ödeme genellikle vergilendirilebilir (CRA: otomobil ödenekleri).

CRA'nın motorlu araç kayıtları sayfası şahıs işletmeleri ve ortaklıklar başlığı altındadır ve CRA'nın sayfalarında bir şirketin kendi indirimi için ayrı bir kayıt defteri kuralı yoktur; ancak 230. madde, iş yapan herkesin vergiyi belirlemeye yetecek kayıtları tutmasını ister. Aracın kimde olması gerektiği ile menfaatin ve indirimli hazır bulundurma bedelinin nasıl hesaplandığı için bkz. aracı işletmeniz üzerinden almak.

Kayıt defterini ve makbuzları ne kadar saklamalıyım?

Yolculuk kayıtlarını, örnek dönem kayıtlarını ve makbuzları ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın; temel yıl kaydını ise işte kullanımı belirlemek için en son kullanıldığı vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın. Sonraki her örnek dönem temel yıla dayanır; bu yüzden o kayıt, tutulduğu yılı çok aşabilir.

Geç beyan ile açık bir itiraz veya Tax Court temyizi süreyi değiştirir: zamanında verilmemiş bir beyannamede altı yıl süresi beyannamenin verildiği günden başlar; açık bir itiraz veya temyizde kayıtlar, temyiz süresi geçene veya temyiz bitene kadar saklanır. Elektronik kayıtlar aynı süre boyunca okunabilir elektronik biçimde kalmalıdır (230. madde; CRA: motorlu araç kayıtları). Diğer kayıtlar için bkz. işletme kayıtları ne kadar saklanır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

Ontario'lu yüklenici: temel yıl, bir örnek dönem, sonra sınır aşımı

Bir yüklenici 1. yıl her yolculuğu kaydeder. Çeyreklere göre işte kullanım %52, %46, %39 ve %67'dir. CRA'nın örneği yıl için %49 verir; bu, çeyreklerin basit ortalaması (%51) değildir, yani çeyreklerin kilometreleri farklıdır. Nisan–Haziran %46 idi. İşletme giderleri her yıl C$8.000'dır.

1. ve 2. yıl CRA'nın kendi uygulamalı örneğini izler; orada aralık %49'un iki yanında 10 yüzde puanıdır. 3. yılda temel yıl artık uymaz, bu yüzden kalan dokuz ay için gerçek bir seyahat kaydı veya CRA'nın tanımlamadığı başka kayıtlar gerekir ve CRA yeni bir 12 aylık kayıt düşünülmesini önerir.

Alberta'lı sahip-yönetici ve şirketin SUV'si

Bir şirket, sahibinin müşteri sahalarına ve aile hafta sonlarında kullandığı bir SUV'nin sahibidir. Hiç kayıt tutulmamıştır. Şirket yine de iş ve kişisel dağılımı açıklayabilmelidir ve kayıt yoksa elinde yalnızca mevcut diğer kayıtlar vardır. Bu durumda mesele yalnızca şirketin araç indirimi değil, sahibin vergilendirilebilir menfaatidir; %50'den fazla iş sürüşü gerektiren indirimli hazır bulundurma bedeli de şüpheye düşer.

British Columbia'lı tasarımcı ve eşinin arabası

Serbest çalışan bir tasarımcı müşterilerini eşinin arabasıyla ziyaret eder ve yakıtı kendisi öder. CRA'nın sayfaları kiralık ve ortak mülkiyetli araçları kapsar, bu durumu kapsamaz. Yolculuk kaydı, kilometre sayacı değerleri ve yakıt makbuzları tutabilir; ancak talep edip edemeyeceği ve ne kadar edebileceği aracın kime ait olduğuna, diğer giderlerini kimin ödediğine ve nasıl kullanıldığına bağlıdır. Bu olguları beyan vermeden önce bir uzmanla netleştirmeye değer.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Araç talebiniz büyük, önceki yıllarda kayıt yok, araç eşinizin veya ödünç ya da şirketiniz kişisel olarak da kullandığınız bir aracın masrafını ödüyor: destekleyebileceğiniz işte kullanım yüzdesi, tam bir temel yıl gerekip gerekmediği ve önceki yılların taleplerinin durumu, kayıtlar elinizdeyken karara bağlanacak konulardır. Kayıt, makbuz ve defterler için muhasebe kayıtları desteği alın.
• CRA var olmayan bir kayıt istiyor: bkz. hiç kayıt tutmadıysanız ne yapmalı ve CRA incelemeleri ve denetimleri. Bir yanıtın dayandığı kayıtlar zayıfsa, göndermeden önce bunlar için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Aracın kimin adına olması gerektiği veya şirketiniz kilometre ödeneği ödüyor: bkz. aracı işletmeniz üzerinden almak.
• Bir denetimde şirket aracının kişisel kullanımı bulundu: bkz. denetimde bulunan hissedar menfaati.
• Rideshare veya teslimat platformunda sürücülük yapıyorsunuz: bkz. rideshare ve teslimat sürücüsü giderleri.
• Aracı kredi ile aldınız veya kişisel bir arabayı işletmeye aldınız: bkz. araç alımını ve kredisini kaydetmek ve amortisman indirimi (CCA).
• Araç elektrikli: bkz. elektrikli aracı gider yazmak.
• Makbuzlar eksik veya zayıf: bkz. CRA makbuz şartları ve makbuzsuz giderler.
• Québec'te yaşıyorsunuz: ayrıca bir Québec beyannamesi verirsiniz ve Québec kurallarını ve rakamlarını Revenu Québec belirler. Bu sayfa yalnızca federal kuralları kapsar.