Schedule C Denetimi: IRS'nin Sorguladığı Giderler ve Belgeler

Diğer küçük işletmeler nasıl her şeyi gider olarak indirebiliyor gibi görünüyor?

Hiç kimse her şeyi indiremez. Schedule C'deki her gider işletme için olağan ve gerekli olmalı, kişisel olmamalı ve kanıtlanabilmelidir (Publication 334; 162. madde). Her şeyi indiriyor gibi görünen bir sahibin gerçek maliyetleri farklı olabilir, henüz kimsenin incelemediği bir yılı olabilir ya da kişisel harcamaları işletme gideri saymış olabilir. Daha az vergi ödemenin yasal yolları işletme vergisini düşürme rehberindedir.

Banka hesap özetinden fazlasını isteyen satırlar araç ve kamyon, seyahat ve yemek, ev ofisi, bağımsız yüklenici ödemeleri, ekipman ve büyük “diğer” toplamlarıdır. Her birinin gerektirdiği kanıt aşağıdadır; ancak burada anılan IRS sayfalarının hiçbiri bu satırları önem sırasına koymaz.

Hiç denetlenmemiş bir beyanname onaylanmış sayılmaz. IRS genellikle son üç yılda verilen beyannameleri denetime alabilir, önemli bir hata bulursa daha fazla yıl ekleyebilir ve genellikle altı yıldan öteye gitmez (IRS denetimleri). Kanuna göre vergi tarhiyatı için süre genellikle beyannamenin verilmesinden sonra üç yıldır; beyan dışı bırakılan brüt gelir %25 eşiğini aşarsa altı yıl, beyanname hiç verilmemişse veya hileliyse süre sınırsızdır (6501. madde).

Araç, ev ofisi veya “diğer” giderler büyükse, giderler gelire göre yüksekse, işletme ve kişisel paralar karışmışsa, beyan edilmemiş yıllar varsa ya da bir IRS yazısı geldiyse durumunuz basit değildir. Yazı geldiyse küçük işletmenin IRS denetiminin nasıl işlediğinden başlayın. Önce şunları toplayın:

• Her işletme hesabı ve kartı için hesap özetleri
• Schedule C satırına göre ayrılmış makbuzlar veya faturalar
• Bir mil kaydı
• Evinizin ve çalışma alanının alanı (square feet olarak)
• Aldığınız veya düzenlediğiniz her Form 1099 (ödeme bilgi belgesi)

Schedule C'deki bir gider ne zaman indirilebilir?

Bir gider, o yıl işletmeniz için ödenmiş veya tahakkuk etmişse, olağan ve gerekliyse ve kişisel değilse indirilebilir (162(a). madde; 262. madde).

Bir kanunu çiğnediği için devlete ödenen para cezaları ve idari cezalar indirilemez (Schedule C talimatları).

Bir giderin işle ilgili olduğunu nasıl kanıtlarım?

Her gider için üç şey saklayın: ödediğinizin kanıtı, ne olduğunu gösteren bir belge ve işle ilgili neden. İspat yükü sizdedir ve genellikle makbuz, bankadan geçmiş çek veya fatura gibi belgeye dayalı kanıt gerekir (IRS ispat yükü).

• Ödeme kanıtı: bankadan geçmiş bir çek ya da tutarı, alıcıyı ve hesaba işlendiği tarihi gösteren hesap özeti. Tek başına ödeme, indirimi kanıtlamaz (Publication 583).
• Ne olduğu: tutarı ve masrafın işletme için yapıldığını gösteren fatura, makbuz veya satış fişi.
• Neden işle ilgili olduğu: amaç kalemden anlaşılmıyorsa o sırada alınmış bir not; örneğin yemeğe kimlerin katıldığı ve konunun ne olduğu.

Seyahat, hediye ve araç giderleri için aşağıda anlatılan daha sıkı kurallar vardır. Geçerli bir makbuzun neleri göstermesi gerektiği için IRS makbuz gereklilikleri, yıl boyu işleyen bir sistem ve nakit alımlar için serbest çalışanlar için kayıt tutma, makbuzlar kaybolduysa işletme giderleri için kayıp makbuzlar rehberlerine bakın.

IRS denetim için bir Schedule C beyannamesini nasıl seçer ve bazı kategoriler daha yakından incelenir mi?

Burada anılan IRS sayfaları, denetlediği gider türlerini sıralamaz. Bir beyannamenin seçilme yollarını şöyle anlatırlar (IRS denetimleri; eski bir baskı olan Publication 556):

• Bilgisayar taraması ve rastgele örnekleme. Beyannameler, benzer beyannamelerin “normlarıyla” karşılaştırılır; bazıları yalnızca istatistiksel bir formülle seçilir.
• Belge eşleştirme. Form 1099 veya W-2 belgelerindeki gelir, beyannameyle uyuşmaz.
• Şüpheli bir kalem. Bir beyanname, bir kalemin nasıl işlendiğini ele almak ve benzer mükelleflerin aynı vergi konusunu nasıl ele aldığını incelemek için seçilebilir.
• İlişkili incelemeler ve diğer bilgiler. Beyanname, beyannamesi seçilmiş bir ortağı, yatırımcıyı veya başka bir mükellefi ilgilendirir ya da IRS dışarıdan bilgi almıştır; IRS bu bilgiyi önce güvenilirlik açısından değerlendirir.

Seçilmek bir hata olduğu anlamına gelmez; Publication 556'ya göre birçok inceleme iade ile veya beyannamenin değişmeden kabul edilmesiyle sona erer. İki sayfa da karşılaştırmanın hangi satırları veya tutarları tarttığını söylemez; bu yüzden “kırmızı bayrak” satırları listesi bir tahmindir, IRS'nin bir tespiti değildir.

IRS ayrıca denetçiler için, çoğunlukla sektöre göre hazırlanmış Denetim Teknikleri Rehberleri yayımlar; bunlardan biri kâr amacıyla yürütülmeyen faaliyetleri ele alır. Sektörünüz için bir rehber varsa, o sektörün denetimlerinde sık görülen konuları anlatır. Denetim, belirli belgeleri isteyen yazılı bir talep ile posta yoluyla başlar; bkz. küçük işletmenin IRS denetimi nasıl işler.

Schedule C'nin hangi satırları en çok soru çeker ve her biri neyle kanıtlanır?

Bunlar, kanunun banka hesap özetinden fazlasını istediği veya işletme ile kişisel kullanımın karıştığı satırlardır.

Kaynaklar: Schedule C ve talimatları; Publication 463; Publication 587. Satır numaraları yayımlanmış en son Schedule C'yi izler; satırlar yıldan yıla değişebilir, bu yüzden verdiğiniz formu kontrol edin.

Araç, seyahat ve yemek giderleri hangi kanıtları gerektirir?

Seyahat, hediye ve yolcu otomobili gibi listelenen mülk için, yeterli kayıtlarla veya kendi beyanınızı destekleyen başka kanıtlarla şunları ispatlamadıkça indirim yapılamaz: tutar, seyahatin zamanı ve yeri (hediyede tarih ve tanım), iş amacı ve hediyede, hediyeyi alan kişinin işle ilişkisi (274(d). madde). Tahminler ve destekleyen belgesi olmayan beyanlar sayılmaz (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

• Araç. Her iş amaçlı kullanım için tarih, varış yeri, amaç ve mil; ayrıca aracın yıl boyunca toplam mili. Evle düzenli iş yeri arasındaki sürüş işe gidiş gelişdir ve indirilemez; ana iş yeriniz olan evinizden aynı işletmenin başka bir iş yerine sürüş ise işe gidiş geliş sayılmaz (Schedule C talimatları).
• Seyahat. Evden uzakta seyahat, vergisel ana işyerinizin (ailenizin nerede yaşadığından bağımsız olarak ana iş yeriniz) genel çevresi dışına yapılan, sıradan bir iş gününden önemli ölçüde uzun süren ve uyumayı veya dinlenmeyi gerektiren yolculuk demektir. Böyle her yolculuk için her giderin tutarını, ayrıldığınız ve döndüğünüz tarihleri, varış yerini ve iş amacını kaydedin. Konaklama için ve $75 veya üzerindeki her diğer gider için makbuz saklayın; kolayca bulunamayan bir ulaşım makbuzu için istisna vardır. Yolculuktaki yemekler için standart yemek ödeneğini kullanırsanız bu yemeklerin gerçek maliyetine ilişkin kayıt tutmazsınız, ancak yolculuğun zamanı, yeri ve iş amacına ilişkin kayıtları yine de saklarsınız (Schedule C talimatları; Publication 463).
• Yemekler. Çoğu durumda yalnızca %50 kadarı indirilebilir ve eğlence gideri genellikle indirilemez (274. madde; Schedule C talimatları). İş yemeklerinde ayrıca kimlerin bulunduğuna, yemeğin kim için olduğuna ve yemeğin gösterişli olup olmadığına ilişkin koşullar da vardır. Tarihi, yeri, iş amacını ve katılanları kaydedin; restoran makbuzunda adı ve yeri, kişi sayısı, tarih ve tutar görünmelidir (Publication 463).

Olay anında tutulan bir kayıt zorunlu değildir, ancak olay sırasında veya hemen sonrasında yapılmış ve belgelerle desteklenmiş bir kayıt, sonradan hazırlanmış bir beyandan çok daha fazla ağırlık taşır. Yılın yalnızca bir bölümü için tutulan kayıt, başka kanıtlar o dönemin temsil edici olduğunu gösteriyorsa yılın iş kullanımı payını destekleyebilir (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Ayrıntılar: mil kaydı gereklilikleri, standart mil oranı veya gerçek araç giderleri, iş yemeği indirimi. Hiç kayıt tutulmadıysa mil kaydını yeniden oluşturma rehberine bakın.

Ev ofisi indirimi neleri gerektirir?

Evinizin bir bölümü düzenli olarak ve yalnızca iş için kullanılmalıdır; ayrıca burası ana iş yeriniz, müşterilerle buluştuğunuz bir yer veya ayrı bir yapı olmalıdır (Publication 587; 280A(c)(1). madde).

• Yalnızca iş için ve düzenli: yalnızca işletme için ve düzenli olarak kullanılan belirli bir alan. Bir oda ya da kalıcı bölmesi olmayan, ayrı olarak tanımlanabilen bir alan olabilir. Aynı alanın herhangi bir kişisel kullanımı testi geçemez; ancak stok veya ürün numunesi depolanan alanın ve çocuk bakımı (daycare) alanının kendi kuralları vardır. Tesadüfi veya ara sıra yapılan iş kullanımı düzenli kullanım değildir.
• Ana iş yeri: IRS, her yerde yapılan işin göreli önemini ve orada geçirilen zamanı tartar. Ev ofisini yalnızca ve düzenli olarak idari veya yönetim işleri için kullanıyorsanız ve önemli ölçüde idari veya yönetim işi yaptığınız başka sabit bir yeriniz yoksa ev ofisi yine de uygun sayılır.

Ayrıca bir gelir sınırı vardır. Gerçek giderlerde elektrik, su gibi hizmet giderleri, sigorta, amortisman ve benzeri giderler, evden elde edilen işletme gelirinden evin mortgage faizi ve emlak vergileri ile işletmenin diğer giderleri düşüldükten sonra kalan tutarı aşamaz; aşan kısım Form 8829 ile sonraki yıla devredilir (Publication 587; 280A(c)(5). madde). Basitleştirilmiş yöntemin kendi sınırı vardır ve uygunluk testlerini gevşetmez (Schedule C talimatları). Kayıtlar, evin kullanılan bölümünü ve bu bölümün düzenli olarak ve yalnızca iş için kullanıldığını göstermelidir; gerçek giderlerde ayrıca o bölüme ait giderleri ve amortismanı da göstermelidir. Yöntem seçimi için bkz. ev ofisi: basitleştirilmiş veya gerçek.

Gider kısmen kişiselse ne olur?

Hem iş hem kişisel amaçla kullanılan bir giderde yalnızca işe ait kısmı indirin; bunu gösterebileceğiniz bir esasa göre ayırın. Kişisel kısım genellikle indirilemez (Publication 334).

• Araç, iş için ve kişisel amaçla yapılan mil sayısına göre ayrılır (Publication 463).
• Ev, alana göre ayrılır: iş alanı evin tamamıyla karşılaştırılır. Hem iş hem kişisel amaçla kullanılan bir alan genellikle uygun sayılmaz (Publication 587).

İşletme hesabından ödenen kişisel faturalar defterlerde ayrılmalıdır. Bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler ve karışmış işletme ve kişisel paraların düzeltilmesi.

Giderlerim gelirime göre yüksek veya zarar ediyorum: IRS nelere bakar?

Her gider olağan, gerekli, işe ait ve kanıtlanabilir olduğunda yüksek giderlere izin verilir. IRS beyannameleri benzer beyannamelerin “normlarıyla” karşılaştırır (IRS denetimleri), ancak burada anılan sayfalar bu normları vermez; bu yüzden her satırın kendi desteği olmalıdır. Giderler gelirden fazla olduğunda IRS ayrıca faaliyetin kâr elde etmek için yürütülen bir işletme olup olmadığına bakar. İşletmenin asıl amacı gelir veya kâr elde etmektir ve süreklilik ve düzenle yürütülür; hobi bu şartı sağlamaz (Schedule C talimatları). Bir faaliyet kâr amacıyla yürütülmüyorsa zararı diğer gelirleri azaltamaz ve geliri yine de beyan edilmelidir; giderleri ise genellikle hiç indirilemez, çünkü 183. maddenin bunlar için tanıdığı indirim, 67. maddenin artık izin vermediği bir çeşitli kalemli indirimdir (IRS hobi bilgi sayfası; 67. madde; 183. madde).

Kanuna göre, art arda 5 yılın 3 veya daha fazlasında kâr eden bir faaliyetin (ağırlıklı olarak at yetiştirme, eğitme, gösterme veya yarıştırma olan faaliyetlerde 7 yılın 2'sinde) IRS aksini göstermedikçe kâr amacıyla yürütüldüğü varsayılır. Bu varsayımı karşılamamak faaliyeti hobi yapmaz; IRS, eksiksiz defter tutulup tutulmadığı, kârlılığı artırmak için yöntem değiştirilip değiştirilmediği ve zararların kâra ulaşmak için gereken sürenin ötesinde sürüp sürmediği gibi olguları tartar (IRS hobi bilgi sayfası). Yeni bir faaliyet, Form 5213 ile varsayım testini faaliyetin beşinci yılının (atlarda yedinci yılının) sonuna kadar erteleme seçimi yapabilir. Seçim, ilk yılın beyannamesinin uzatılmamış son tarihinden sonraki üç yıl içinde ya da IRS'den indirimlerin reddedilmesini öneren yazılı bir bildirim gelirse, bu daha erkense bildirimden sonraki 60 gün içinde verilir; ortak beyannamede her iki eş de seçim yapar. Seçim genellikle faaliyete ilişkin vergi tarhiyatı süresini, o dönemdeki son beyannamenin uzatılmamış son tarihinden sonraki iki yıla kadar uzatır (Form 5213; 183(e). madde).

Ayrı kurallar da gerçek bir işletmenin zararını sınırlayabilir: risk altında tuttuğunuz tutara ve işletmenin yönetimine ne kadar katıldığınıza bağlı sınırlar ile toplam işletme zararlarına uygulanan yıllık bir üst sınır (Schedule C'nin G ve 32. satırları ile Form 461). Hobi sorularının tam listesi ve bu zarar sınırları için bkz. işletme zararları. Online yeniden satıcılar için bkz. hobi mi işletme mi.

IRS bir gideri reddederse ne olur?

IRS bir gideri reddederse net kârınız o tutar kadar artar. 31. satırdaki net kâr hem Schedule 1'e hem Schedule SE'ye aktarılır; bu yüzden gelir vergisi ve serbest çalışma vergisi birlikte artabilir (Schedule C talimatları). Buna ek olarak:

• Doğruluğa bağlı ceza: eksik ödemenin, ihmalden, kuralların göz ardı edilmesinden veya önemli bir eksik beyandan kaynaklanan kısmı üzerinden %20 oranında ceza (IRS doğruluğa bağlı ceza; 6662. madde). İhmal, yeterli defter ve kayıt tutmamayı veya kalemleri usulüne uygun belgelememeyi de kapsar (26 CFR 1.6662-3). Bireyler için eksik beyan, doğru verginin %10 kadarından veya $5.000 tutarından hangisi büyükse onu aştığında önemli sayılır; beyanname 199A. madde kapsamındaki nitelikli işletme geliri indirimini talep ediyorsa oran %5 olur. IRS, iyi niyetle hareket ettiğinizi ve makul sebep gösterebildiğinizi görürse cezayı azaltabilir.
• Faiz: vergiye beyannamenin son tarihinden, doğruluğa bağlı cezaya ise son tarihten (süre uzatımı alındıysa uzatılmış son tarihten) itibaren işler; oran her çeyrekte değişebilir (IRS faizi; 6601(e)(2)(B). madde).
• Hile: IRS eksik ödemenin bir kısmının hileden kaynaklandığını ortaya koyarsa, doğruluğa bağlı ceza yerine, hileden kaynaklanmadığını kanıtladığınız kısım dışında eksik ödemenin tamamına %75 oranında ayrı bir ceza uygulanır (6663. madde; 6662(b). madde).

Denetim değişiklik olmadan, üzerinde anlaşılan değişikliklerle ya da katılmadığınız ve itiraz edebileceğiniz değişikliklerle sona erer (IRS denetimleri). Faiz ve cezalar hakkında daha fazlası için bkz. küçük işletmenin IRS denetimi nasıl işler. Gider hataları olan ve zaten verilmiş bir beyanname için bkz. işletme gider hataları nedeniyle beyannameyi düzeltme.

Beyanname vermeden önce her satırda neyi kontrol etmeliyim?

1. Her indirim destekleyici kayıtlara bağlanır. Banka ve kart ödemelerini hesap özetleri ile makbuz veya faturalarla, nakit alımları makbuz ya da o sırada alınmış bir notla, hesaplanan indirimleri (mil, amortisman, basitleştirilmiş ev ofisi) kayıtlarıyla veya çalışma sayfalarıyla eşleştirin. Ev giderleri dışarıda kalır; karışık kalemleri mile, alana veya gösterebileceğiniz başka bir esasa göre ayırın.
2. Araç, seyahat, yemek ve ev (9, 24a, 24b ve 30. satırlar). Kayıtlar yukarıdaki tabloyla uyuşur: iş, işe gidiş geliş ve diğer mil toplam mile eşittir; yolculuklar ve yemekler tarih, yer ve amaçla kaydedilmiştir; yemekler izin verilen payda ve eğlence hariçtir; evdeki alan ölçülmüş, yalnızca iş için ve düzenli olarak kullanılmıştır; kanıtlara ilişkin Part IV (veya Form 4562, Part V) yanıtları doğrudur.
3. Diğer giderler, 48. satır. Her biri türü ve tutarıyla listelenmiştir, ekipman amortismanda veya belgelenmiş bir güvenli liman seçimindedir ve hiçbir para cezası ya da idari ceza yoktur.
4. Form 1099 belgeleri ve zarar. I ve J satırları doğru yanıtlanmıştır, aldığınız her Form 1099 brüt hasılatla uyuşur ve zarar, kâr elde etme çabasını gösteren defterlerle desteklenir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Kaydı olmayan araç giderleri

US$90.000 geliri olan bir danışman, hiç kayıt tutmadan US$12.000 tutarındaki gerçek araç ve kamyon giderini tamamen iş kullanımı sayarak indirir. Yolcu otomobili listelenen mülktür; bu yüzden indirim için tahmin değil, her iş kullanımının tarihi, varış yeri, amacı ve mili ile aracın toplam mili gerekir. Sonradan yeniden oluşturulan bir kayıt, takvim kayıtları ve müşteri faturaları gibi güçlü destekleyici belgeler ister. Yeniden oluşturulan kayıt toplam 20.000 mil içinde 12.000 iş mili gösteriyorsa iş kullanımı %60 olur; dolayısıyla giderlerin en fazla yaklaşık US$7.200'ü iş gideri olabilir ve bu da yalnızca kayıtların ayakta kalması ölçüsünde geçerlidir; kalan US$4.800 kişiseldir. Standart mil oranında ise indirim, iş mili çarpı IRS oranı artı otopark ve geçiş ücretleridir ve aynı kayıtlar gereklidir. İş kullanımının %50'nin üzerinde olması, bir aracın hızlandırılmış amortisman veya 179. madde indirimi kullanabilmesinin de koşuludur; sonradan %50 veya altına düşmesi, daha önce fazladan indirilen amortismanı yeniden gelire ekler (Publication 463).

Oturma odasındaki bir masa

Bir tasarımcı, aile oturma odasındaki bir masadan ibaret “ofis” için US$6.000 ev gideri indirir. Aile de alanı kullanıyorsa alan yalnızca iş için kullanım testini geçemez ve indirim reddedilebilir. Tanımlanmış bir köşe yalnızca iş için ve düzenli kullanılıyorsa iş payı, o köşenin alanının evin tamamına oranıdır; odanın tamamının oranı değildir.

Üç yıl üst üste zarar

Bir online satıcının geliri US$20.000, giderleri US$30.000'dir ve üst üste üçüncü yıl da zarar etmiştir; her yıl zarar vardır. Art arda üç zarar yılı, kâr varsayımının karşılanmadığı anlamına gelir; bu yüzden IRS faaliyetin kâr elde etmek için yürütülüp yürütülmediğini sorabilir. Eksiksiz defterler ve sonuçları iyileştirmeye yönelik değişiklikler evet yanıtını destekler; kâr noktasına ulaşmak için gereken sürenin ötesinde süren zararlar ise ters yönü gösterir. Bu, faaliyetin üçüncü yılıysa yukarıdaki Form 5213 seçimi hâlâ açık olabilir. Faaliyet hobiyse US$20.000 yine de beyan edilmelidir ve giderler buna karşı genellikle indirilemez; dolayısıyla zarar diğer gelirleri azaltamaz.

Sizin durumunuz farklı mı?

Bu durumlar, cevap kendi kayıtlarınıza bağlı olduğu için yukarıdaki kuralların ötesine geçer:

• Büyük bir araç, ev ofisi veya diğer gider toplamı indiriyorsunuz ve kayıtlar yetersiz: beyanname verilmeden veya bir yazıya yanıt verilmeden önce destekleyici kayıtların satır satır yeniden oluşturulması gerekebilir. Bkz. kayıp makbuzlar, mil kaydını yeniden oluşturma ve muhasebe kayıtları desteği.
• Giderleriniz gelire göre yüksek veya zarar ediyorsunuz: eksiksiz defter ve kayıtlar, kâr amacı testinin sorduğu sorulardan biridir. Bkz. işletme zararları ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bir IRS bildirimi geldi: bkz. küçük işletmenin IRS denetimi nasıl işler ve işletmenize gelen IRS bildirimiyle ne yapmalı. Kayıtları her satırla eşleştirmek muhasebe kayıtları işidir: muhasebe kayıtları desteği.
• Verilmiş bir yılda artık şüphe duyduğunuz giderler var: bkz. işletme gider hataları nedeniyle beyannameyi düzeltme. Şüphenin ardındaki kayıtları gözden geçirmek muhasebe kayıtları işidir: muhasebe kayıtları desteği.
• Yıllar hiç beyan edilmedi veya defterler geride: bkz. beyan edilmemiş yıllar için Schedule C giderleri, geciken defterleri tamamlama ve işletme kayıtlarını tutmamanın cezaları. Kaçırılan yıllarda genellikle beyanname hazırlanmadan önce defterlerin hesap özetlerinden ve kayıtlardan yeniden oluşturulması gerekir: muhasebe kayıtları desteği.
• Siz veya işletme kısmen ABD dışında bulunuyorsunuz: bkz. işletme geliri için mukim olmayan beyannamesi.