S Şirketi Bordrosu Hiç Çalıştırılmadı: Yıl Sonu Maaş Telafisi

Bu yıl kendim için S şirketi bordrosu çalıştırmadım: ücret ödemek zorunda mıyım?

Evet; sahip işletmede çalışıyor ve işletmeden para veya mal alıyorsa. Bir şirketin her yöneticisi, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi ile gelir vergisi stopajı bakımından çalışandır (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c)). IRS, küçük hizmetlerden fazlasını yapan bir yöneticiye yapılan ödemelerin dağıtım değil ücret olduğunu söyler (IRS: yönetici ücreti bilgi sayfası). Hissedar olmak bunu değiştirmez. İstisna, hiç hizmet vermeyen veya yalnızca küçük hizmet veren ve ne ödeme alan ne de ödemeye hak kazanan yöneticidir (IRS: kendinize ödeme).

Bordroyu şimdi başlatmak boşluğun büyümesini durdurur, ancak dört şey durumu sıradan olmaktan çıkarabilir:

• Geçen aylar. IRS, bir S şirketinin ücret dışı dağıtım yapmadan önce makul ücret ödemesi gerektiğini söyler (IRS: ücret konuları). IRS rehberi, geç başlayan bir bordronun öncesindeki ayları düzelttiğini söylemez.
• Alınmış dağıtımlar. Bir yöneticiye yapılan dağıtımlar, hizmetler için makul ücret oldukları ölçüde ücret sayılmalıdır (IRS: Form 1120-S talimatları).
• Birden fazla yıl veya bir bildirim. Bordrosuz geçen her yıl ayrı bir sorundur; IRS veya eyalet yazısı da öyle.
• Nakit. Bordro, net ödeme ve vergi ödemeleri için nakit gerektirir.

Önce toplayın:

• Sahibe yapılan her transferi tarihleriyle gösteren banka hesap özetleri
• Defterlerin dağıtım olarak adlandırdığı tutarların listesi
• EIN onay yazısı ve geçerlilik tarihini gösteren S statüsü seçimi kabul yazısı
• Önceki Form 1120-S ve K-1 belgeleri ile verilmiş tüm bordro beyannameleri
• Herhangi bir IRS veya eyalet bildirimi
• Şirketin sahip için ödediği veya geri ödediği sağlık sigortası primleri
• Sahibin görevlerinin ve haftalık saatlerinin bir notu

İlk adım en zor olanıdır: maaş rakamı ve önceki transferlerin ne olduğu, borcunuzu ve hangi cezaların uygulanacağını değiştirir. Yıl sonuna yakınsa ve hiçbir şey kurulu değilse (bordro, Form 941 veya eyalet hesabı yoksa) bu sayfanın sonundaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Yıl sonu telafisinin sırası. Yalnızca ödeme tarihinin 31 Aralık'a kadar gelmesi gerekir; ilk vergi ödemesi genellikle daha sonra yapılır.

Sonra defterleri düzeltin ve bu beyannamelerle eşleştirin.

Yedi aylık makul maaşı tek seferde ödeyebilir miyim?

Tek bir bordro çalıştırması mümkündür ve Publication 15, geriye dönük ücreti ödendiği yılda olağan ücret olarak vergilendirir (IRS: Publication 15). 31 Aralık'a kadar yapılan ödeme bu yılın Form W-2'sine girer. 31 Aralık'tan sonra yapılan ödeme gelecek yılın ücretidir ve S şirketi, defterler tahakkuk ettirse bile, bir hissedara borçlu olunan ücreti ödeninceye kadar genellikle indiremez (26 U.S.C. 267(a)(2) ve (e)(1)). 31 Aralık geçtiyse, bu yılın eksik ayları aşağıdaki “Birden fazla yıl bordrosuz geçtiyse ne olur?” başlığına girer. Ödeme son tarihleri, ücretin kapsadığı aylardan değil ödeme tarihinden işler.

Tek bir ödeme bir başlangıçtır, çözümün tamamı değildir. Çalıştırmanın yine de şunları yapması gerekir:

• Kesinti yapın. Çalışan Sosyal Güvenlik vergisi $184.500 tutarına kadar olan ücretlerde %6,2, Medicare %1,45 ($200.000 tutarının üzerindeki ücretlerde yalnızca çalışana ait ek %0,9) ve sahibin Form W-4'üne göre federal gelir vergisi. Şirket, Sosyal Güvenlik ve Medicare için eşit bir işveren payı öder.
• Gelir vergisi stopaj yöntemini çalıştırmadan önce belirleyin. Geçmiş aylar için toplu ödeme, Publication 15'in ek ücret saydığı geriye dönük ücret olabilir. İsteğe bağlı sabit oranı genellikle cari veya önceki yılda olağan ücretlerden gelir vergisi kesilmiş olmasını gerektirir; ilk bordroda bu olmayabilir. Düzenli bir bordro dönemi yoksa Publication 15, ödemenin kapsadığı günleri sayarak ödemeyi günlük veya çeşitli bir dönemi kapsıyormuş gibi stopaja tabi tutar. Hangi kuralın geçerli olduğunu bordroyu çalıştıran kişiye sorun (IRS: Publication 15).
• Aşağıdaki takvimlere göre yatırın ve beyan edin.
• Tüm yıl için makul olun. Ücret, yapılan işe göre ölçülür. Sahip bütün yıl çalıştıysa rakam bu işe göre belirlenir ve IRS rehberi geç başlamanın bunu düşürdüğünü söylemez.

Çalıştırmadan önce nakdi planlayın. Dağıtımlar hesabı boşalttıysa paranın geri nasıl konacağı ayrı bir sorudur: sermaye katkısı ile kredi farklı işlem görür ve kredinin gerçek şartları olmalıdır (sonraki bölüme bakın). Çalıştırmadan önce bunu gözden geçirtin.

Daha önce aldığım dağıtımlara ücret diyebilir miyim?

Kendiniz yeniden adlandırarak olmaz. IRS, bir hissedara yapılan ödemeleri dağıtımdan ücrete yeniden sınıflandırabilir (IRS: ücret konuları). Yönetici sayfası, ödemelerin gerçekten hizmet karşılığı olup olmadığına bakan bir mahkeme testini anlatır; şirketin ücreti sınırlama niyeti belirleyici değildir (IRS: şirket yöneticileri). IRS rehberi, sahibin geçmiş transferleri tek başına ücrete çevirebileceği bir adım tanımlamaz.

İki sonuç mümkündür ve hangisinin geçerli olduğuna olgular karar verir:

IRS ayrıca yönetici ücretinin kredi veya şirketin ödediği kişisel gider olarak ele alınmasına karşı uyarır (IRS: yönetici ücreti bilgi sayfası). Gerçek bir kredinin sözleşmesi, belirtilmiş bir faiz oranı, geri ödeme vadesi ve geri ödememenin bir sonucu vardır (IRS: kendinize ödeme). Transferleri ayırmak için bkz. S şirketi geciken defterleri tamamlama ve S şirketi dağıtımlarını kaydetme.

Makul ücret olarak ne kadar maaş uygundur ve çok düşükse ne olur?

IRS formül vermez. Vergi Kanunu ve yönetmeliklerde belirli bir ölçü yoktur ve mahkemeler olgulara göre karar verir (IRS: yönetici ücreti bilgi sayfası). IRS'nin saydığı etkenler arasında eğitim ve deneyim, görevler, zaman ve emek, benzer işletmelerdeki ücret ve temettü geçmişi vardır. Makul ücret, hissedarın doğrudan veya dolaylı olarak aldığı tutarı hiçbir zaman aşmaz (IRS: ücret konuları).

Çok düşük belirlenen bir rakam, IRS'ye dağıtımları ücret olarak yeniden sınıflandırma imkânı verir; bu da her iki pay için istihdam vergisi ve aşağıdaki cezaları getirir. Rakamın nasıl belirleneceği için bkz. S şirketi sahibi maaşı; lisanslı meslekler için bkz. meslek bazında makul maaş.

İlk çalıştırmadan önce bordro hesaplarını ve ödemeleri nasıl kurarım?

Ödeme tarihinden önce sahibin Sosyal Güvenlik numarasını ve Form W-4'ünü alın. Ödeme hesabı ilk ödeme son tarihine kadar çalışmalıdır; bu yüzden şimdi kaydolun.

Tam liste için bkz. bordro kurulumu.

Ödeme takvimi. Geriye bakış döneminde $50.000 veya daha az vergi bildiren bir şirket aylık öder. Geriye bakış dönemi, iki yıl öncesinin 1 Temmuz'undan geçen yılın 30 Haziran'ına kadar olan dört çeyrektir; o dönemde bordrosu olmayan bir şirket hiçbir şey bildirmemiştir. Aylık ödeyen için son tarih takip eden ayın 15'i olduğundan, Aralık'ta ödenen ücretlerin vadesi 15 Ocak'tır. Herhangi bir günde biriken vergi $100.000 veya üzerindeyse ertesi iş günü ödenmelidir ve buna ulaşan aylık ödeyen, o yılın kalanı ve ertesi yıl için en az yarı haftalık ödeyen olur (IRS: Publication 15).

Cari veya önceki çeyrekteki vergisi $2.500 altında olan ve cari çeyrekte $100.000 tutarlık ertesi gün ödeme yükümlülüğü doğmamış işveren, ödeme yerine zamanında verilen Form 941 ile ödeme yapabilir; ancak önceki transferler sonradan ücret sayılırsa bu test başarısız olabilir ve IRS emin değilseniz ödeme yatırmanızı söyler (IRS: Publication 15).

Ücretler yılın geç döneminde başlarsa hangi üç aylık beyannameyi veririm?

Ücretlerin ilk ödendiği çeyrek için Form 941 verin; yani ödeme tarihi Aralık ise dördüncü çeyrek beyannamesi gerekir. IRS şirkete Form 944 vermesini söylemedikçe, şirket mevsimlik işveren olmadıkça veya nihai beyanname vermedikçe, bundan sonraki her çeyrek için ücret olmasa bile beyanname gerekir (IRS: Form 941 talimatları).

Form 941'in son tarihi, çeyreğin bitiminden sonraki ayın son günüdür: 30 Nisan, 31 Temmuz, 31 Ekim veya 31 Ocak. Çeyreğin vergilerini zamanında yapılan ödemelerle tam olarak ödemiş bir işveren bunun yerine çeyreğin bitiminden sonraki ikinci ayın 10. günü, yani dördüncü çeyrek için 10 Şubat'a kadar beyanname verebilir. Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen son tarih sonraki iş gününe kayar. Aylık ödeyen, vergiyi 16. satırda ücretin ödendiği ay itibarıyla aylara göre bildirir (IRS: Form 941 talimatları).

Beyanname vermeden önce IRS hesabını kontrol edin. Form SS-4 talimatları, Form 944'ü seçmeyen bir işverenin her çeyrek için Form 941 vermesi gerektiğini söyler (IRS: Form SS-4 talimatları). EIN başvurusunda çalışan bildiren bir şirketin önceki çeyrekleri bu yüzden verilmemiş görünebilir. Önce bunu mutabık hale getirin; bkz. bordro vergilerinde geride kalmak.

Geç ödemelere ve geç beyannamelere hangi cezalar uygulanır?

Geç ödeme ve geç beyanname cezaları yalnızca son tarihini kaçıran ödemelere ve beyannamelere uygulanır. Telafi çalıştırması kendi tarihlerine göre değerlendirilir; IRS'nin daha önce ödenmiş saydığı ücretler ise o önceki tarihlere göre değerlendirilir.

Ödeme oranları toplanmaz; ulaşılan en yüksek oran uygulanır. Geç beyanname ve geç ödeme cezalarının ikisi de bir ayda geçerliyse, geç beyanname cezası geç ödeme cezası kadar düşürülür. Ödeme cezaları takvim günlerini son tarihten sayar. Aynı Form W-2 tutarları, çalışanın nüshası geç verilirse ayrıca ona da uygulanır (IRS: vergi ödemesini zamanında yatırmama cezası; IRS: Publication 15; IRS: Form W-2 ve W-3). Geç ödenen vergilere ve geç verilen beyannamelere faiz uygulanır (IRS: Form 941 talimatları).

Bordrodan sorumlu olup vergiyi kasten kesmeyen veya ödemeyen bir kişi ayrıca 26 U.S.C. 6672 uyarınca trust fund recovery penalty (çalışanlardan kesilen vergi için kişisel sorumluluk cezası) ile karşılaşabilir; ceza, kesilmesi gereken ödenmemiş verginin %100 kadarıdır (IRS: Publication 15). IRS, bir çalışanı (şirket yöneticisi dahil) çalışan saymayan işverenin kesmediği Sosyal Güvenlik, Medicare ve gelir vergisinden sorumlu olduğunu ve bu cezadan da sorumlu olabileceğini söyler (IRS: kendinize ödeme). Ceza, 3509. madde oranlarıyla hesaplanan vergiye tarh edilmez (IRS: IRM 4.23.8). Bkz. emanet vergi tahsil cezası; bildirimler ve af bordro vergilerinde geride kalmak rehberindedir.

Yıl sonundan sonra bordroyu hangi formlar bildirir?

Çalıştırmadan sonra sahip bir Form W-2 alır; şirket Form 941, Form W-2 ve W-3, ücretler aşağıdaki teste ulaştığında Form 940 ve eyalet beyannamelerini verir.

Şirketin, hisselerin veya oy hakkının %2 oranından fazlasına sahip bir sahip için ödediği sağlık sigortası primleri, o sahibin Form W-2'sinin 1. kutusunda ücrettir. Tüm çalışanlar veya bir çalışan sınıfı için bir plan kapsamında ödenirse 3 ve 5. kutuların dışında kalır (IRS: ücret konuları). Bkz. sahipler için sağlık sigortası.

Federal işsizlik vergisi, her çalışanın ücretinin ilk $7.000 tutarı üzerinden %6,0 oranındadır; tam eyalet kredisiyle bu oran %0,6 olur. Bazı eyaletler şirket yöneticilerini eyalet işsizlik vergisinin dışında tutar ve bu durumda federal oran daha yüksek olabilir (IRS: Publication 15; IRS: Form 940 talimatları). Form 940 ödemesinin ne zaman gerektiği bordroyu kendiniz çalıştırma rehberindedir.

Defterleri nasıl düzeltirim: ücretler, bordro yükümlülükleri, dağıtımlar?

Defterler ücretleri, IRS'ye ve eyalete borçlu olunan vergileri ve yalnızca gerçek dağıtımları tutan bir dağıtım hesabını göstermelidir.

Defterleri her çeyrek beyannamelerle eşleştirin: yükümlülük hesaplarını Form 941 ile, yılın ücretlerini Form W-2 ve W-3 ile. Form W-3 yalnızca çalışan payını bildirdiği için Form 941'ler, Form W-3'teki Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisinin yaklaşık iki katını göstermelidir (IRS: Publication 15). Bordro kayıtlarının ne kadar saklanacağı bordro kayıtlarının saklanması, kayıtlar ise bordro yevmiye kayıtları rehberindedir.

Birden fazla yıl bordrosuz geçtiyse ne olur?

Şimdi yapılan bordro çalıştırması bu yılın ücretlerini bildirir; önceki bir yılı düzeltmez. Şimdi ödenen ücretler ödendiği yılda vergilendirilir (IRS: Publication 15).

Şirket, sahibi çalışan saymadığı için stopaj yapmadıysa, 3509. madde kesilmeyen verginin çalışan payını azaltabilir. Kasıtlı göz ardı etmeye veya gelir vergisinin kesildiği ancak Sosyal Güvenlik ve Medicare'in kesilmediği durumlara uygulanmaz ve işveren payının tamamı yine borçtur (26 U.S.C. 3509; IRS: Form 941-X talimatları). Herhangi bir davada bağlayıcı olmayan IRS inceleme rehberi, bunu yalnızca dağıtımla ödenen ve Form W-2'si olmayan bir yöneticiye uygular: Schedule K-1'de bildirilen dağıtımlar için daha düşük, krediler ve kişisel giderler için daha yüksek oranlar. Zaten bir miktar W-2 ücreti ödenmiş bir yönetici, sonradan yeniden sınıflandırılan ödemede genellikle tam oranlarla karşılaşır (IRS: IRM 4.23.8.5.2.1). Bunun geçmiş yılları nasıl fiyatladığı için bkz. S şirketi sahibi maaşı.

IRS'nin ne kadar geriye gidebileceği neyin verildiğine bağlıdır. Form 941 verilmemiş bir çeyrek için vergiyi her zaman tarh edebilir (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Verilmiş bir Form 941 için olağan sınır üç yıldır; beyanname daha erken verilmişse sonraki yılın 15 Nisan'ından sayılır (26 U.S.C. 6501(a) ve (b)(2)). Her yılın maliyeti tutarlara, tarihlere ve neyin verildiğine bağlıdır. Geçmiş yıl riski için bkz. S şirketi sahibi maaşı, kayıtları yeniden kurmak için S şirketi geciken defterleri tamamlama.

Örnek

Açıklayıcı ABD doları tutarları, maaş ölçütü değildir.

Danışman S şirketi: ücretler dördüncü çeyrekte eklendi

Bir danışmanın S şirketi, sahip ücretinden önce $120.000 kâr elde etti ve sahip $100.000 tutarını dağıtım olarak çekti. Bordro çalıştırılmadı. Sahip yıl için $60.000 makul ücrette karar kılar ve bunu 15 Aralık tarihli tek bir çalıştırmada öder. Çalışan Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi $60.000 tutarının %7,65'i, yani $4.590'dır ve şirket ayrıca $4.590 öder. İşsizlik vergilerinden önce şirketin $64.590 tutarına ihtiyacı vardır: sahibin vergilerinin kesildiği $60.000 brüt ücret artı $4.590 işveren payı.

Şirketin geriye bakış döneminde bordrosu olmadığı varsayılırsa aylık ödeyen konumundadır; bu yüzden kesilen vergi ve her iki payın vadesi 15 Ocak'tır. Şirket dördüncü çeyrek Form 941, Form 940 ile sahibin Form W-2'sini Form W-3 ile verir. Ücretler şirketin kârını düşürdüğü için $100.000 tutarındaki dağıtımlar sahibin hissedeki maliyet esasını aşabilir; bkz. S şirketi dağıtımlarını kaydetme. $100.000 zaten şirketten çıktığı için sahibin para geri koyması gerekebilir ve bunun nasıl işlem göreceği olgulara bağlıdır.

Seçim Mart'ta geçerli, Kasım'a kadar hiçbir ödeme yok

Bir kurucunun S statüsü seçimi 1 Mart'ta geçerli olur. Şirket Mart'tan Ekim'e kadar hiçbir şey ödemez ve bordroyu Kasım'da başlatır. İlk Form 941, ücretlerin ilk ödendiği çeyrek olan dördüncü çeyrek içindir; önceki aylar bunda bildirilmez. Mart'tan Ekim'e ücret borçlu olunup olunmadığı, kurucunun küçük işten fazlasını yapıp yapmadığı ve ödemeye hak kazanıp kazanmadığı gibi olgulara bağlıdır; bu nedenle kurucu Kasım rakamını seçmeden önce ikisini de belgelendirir.

Ayda $4.000 transfer, sonra bunlara ücret deme talebi

Bir sahip sekiz ay boyunca şirketten ayda $4.000, toplam $32.000 çeker ve bunları çekim olarak etiketler. $32.000 tutarının brüt ücret olduğunu, tam oranların geçerli olduğunu ve şirketin çalışan payını sahibin sonraki ücretinden tahsil ettiğini varsayın (IRS: Publication 15). $32.000 üzerinden çalışan Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi, herhangi bir gelir vergisi stopajından önce $2.448 olur ve şirket için bir $2.448 daha vardır. Şirket çalışan payını kendisi öderse bu ödeme de ek ücret ve ek vergidir (IRS: Publication 15-A). Olgular transferlerin hizmet karşılığı olduğunu gösteriyorsa her biri kendi tarihinde bir ücret ödemesidir. Aylık ödeyen için Ocak transferinin ödemesinin vadesi 15 Şubat veya sonraki iş günüydü ve geç ödeme kademeleri bu tarihten sayılır. IRS hizmet karşılığı ödemeleri ücret sayar; bu yüzden herhangi bir şey bildirilmeden önce tutarlar ve yıllar gözden geçirilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yıl sonuna yakınsınız, yalnızca dağıtım aldınız ve henüz bordro, Form 941 veya eyalet hesabı yok: maaş rakamı, telafi çalıştırmasının tarihi ve biçimi, geçmiş transferlerin nasıl ele alınacağı ve önceki yılların risk altında olup olmadığı IRS'nin tarh edebileceklerini değiştirir; bu yüzden hepsine çalıştırmadan önce birlikte karar verin; bkz. şirket vergisi desteği.
• Bordrosuz birden fazla yıl geçti veya bir IRS ya da eyalet bildirimi geldi: her biri yanıtı değiştirir; bkz. geçmiş yıl riski ve bordro vergilerinde geride kalmak veya rakamlar ya da bildirimler söz konusuysa şirket vergisi desteği.
• Birkaç yılın defterleri geride: önce bunları yeniden oluşturun; bkz. S şirketi geciken defterleri tamamlama veya muhasebe kayıtları desteği.
• Sahibin yalnızca ITIN'i var veya ABD dışında yaşıyor: bordro, çalışma izni ve sahibin kendi beyannameleri yanıtı değiştirebilir; bkz. şirket vergisi desteği. Kanada mukimi bir sahip için bkz. Kanada'daki ABD S şirketi sahibi.
• Birden fazla sahip veya aile bireyi çalıştı ve transferle ödendi: her kişinin ücreti ayrı bir sorudur; bkz. S şirketinde aile bireylerini bordroda çalıştırma.
• Kendi vergilerinizi stopaj yapmadan EFTPS ile ödediniz veya CP05A bildirimi aldınız: bkz. EFTPS ile ödenen S şirketi sahibi vergisi.
• S statüsü seçimi verildi ama işletme Schedule C'de bildirildi: bkz. Schedule C'de bildirilen S şirketi.
• Lisanslı bir meslek için maaş ölçütüne ihtiyacınız var: bkz. meslek bazında makul maaş.
• Sonrasında her çeyreği kendiniz çalıştıracaksınız: bkz. bordroyu kendiniz çalıştırma.