S 公司從未運行工資核算：年底前補發所有者薪金

我今年一直沒有為自己運行 S 公司工資核算：必須支付工資嗎？

必須，只要所有者在企業中工作，並從企業取得金錢或財產。就社會安全稅和醫療保險稅以及所得稅預扣而言，公司的任何高級職員都是雇員（26 U.S.C. 3121(d)；26 U.S.C. 3401(c)）。IRS 表示，高級職員所提供的服務如果不止輕微，付給他的款項就是工資，不是分配（IRS：高級職員工資說明）。身為股東並不改變這一點。例外是不提供服務或只提供輕微服務，並且既沒有收到也無權取得報酬的高級職員（IRS：給自己發薪）。

現在開始工資核算，可以讓缺口不再擴大，但有四件事可能使案件不止是例行事務：

• 已經過去的月份。IRS 表示，S 公司必須先支付合理薪酬，才能進行非工資分配（IRS：薪酬問題）。IRS 的指引並未說明遲開始的工資核算可以補救之前的月份。
• 已經取走的分配。在屬於服務的合理報酬的範圍內，對高級職員的分配必須作為工資處理（IRS：1120-S 表填表說明）。
• 超過一個年度，或已收到通知。每個沒有工資核算的年度都是獨立的問題，任何 IRS 或州的函件也是。
• 現金。工資核算需要現金來支付實發工資和稅款存款。

請先收集：

• 顯示每筆轉給所有者款項及日期的銀行對帳單
• 帳簿中列為分配的金額清單
• EIN 確認函和 S 公司選擇的接受函，後者載明生效日期
• 以前的 1120-S 表和 K-1，以及曾經提交過的任何工資稅表
• 任何 IRS 或州的通知
• 公司為所有者支付或報銷的健康保險保費
• 所有者職責和每週工時的說明

第一步最難：薪金數字，以及之前的各筆轉帳是什麼性質，都會改變您欠多少稅、適用哪些罰款。如果已經接近年底，而什麼都還沒設立（沒有工資核算、941 表或州帳戶），見本頁末尾的「您的情況不同嗎？」。

年底補發的步驟順序。只有發薪日須在 12 月 31 日之前；第一筆存款通常稍後才到期。

然後更正帳簿，使其與這些稅表一致。

我可以一次付清七個月的合理薪金嗎？

可以一次發薪。Publication 15 規定，補發的工資在發放當年按普通工資課稅（IRS：Publication 15）。12 月 31 日前支付的款項，應列入本年度的 W-2 表。12 月 31 日之後支付的，是明年的工資；而且即使帳簿已經計提，S 公司一般也要等實際支付後，才能扣除欠股東的薪酬（26 U.S.C. 267(a)(2) 和 (e)(1)）。如果 12 月 31 日已過，本年度缺少的月份適用下文的「如果超過一個年度都沒有工資核算怎麼辦？」。存款到期日從發薪日起算，而不是從所涵蓋的月份起算。

一次付款只是開始，不是全部的補救。這次發薪還必須：

• 預扣。雇員的社會安全稅，工資上限 $184,500 以內按 6.2%；醫療保險稅按 1.45%（工資超過 $200,000 的部分，另加僅由雇員負擔的 0.9%）；以及依所有者 W-4 表計算的聯邦所得稅。公司還須負擔對應的雇主份額，包括社會安全稅和醫療保險稅。
• 發薪前先定好所得稅預扣方法。補發過去月份的一次性付款，可能屬於補發工資，Publication 15 視之為補充工資。它可選用的統一稅率，一般要求在本年度或上一年度已從正常工資中預扣過所得稅，而第一次發薪可能沒有這個條件。沒有正常發薪期間時，Publication 15 把這筆付款當作涵蓋每日或其他期間，按它涵蓋的天數來預扣。請向負責工資核算的人確認適用哪一條規則（IRS：Publication 15）。
• 按下列時間表存繳並申報。
• 全年都要合理。薪酬以所做的工作來衡量。如果所有者全年都在工作，這個數字就是對照這些工作來定的，IRS 的指引並未說明遲開始會降低這個數字。

發薪前先規劃現金。如果分配已把帳戶取空，錢怎樣再放回去是另一個問題：出資和貸款的處理方式不同，貸款需要有實質條款（見下一節）。請在發薪前找人審核。

我已經取走的分配，可以改稱為工資嗎？

不能自己重新標示。IRS 可以把付給股東的款項從分配重新歸類為工資（IRS：薪酬問題）。IRS 的高級職員頁面介紹了法院的測試，看這些款項是否真正是服務的報酬，公司想限制工資的意圖並不起決定作用（IRS：公司高級職員）。IRS 的指引沒有介紹任何步驟，讓所有者單憑己意把過去的轉帳變成工資。

有兩種結果可能出現，由事實決定適用哪一種：

IRS 還警告，不要把高級職員的薪酬當作貸款，或當作公司代付的個人開支（IRS：高級職員工資說明）。真正的貸款有合約、約定的利率、還款期限，以及不還款的後果（IRS：給自己發薪）。整理這些轉帳，見 S 公司補做帳簿和記錄 S 公司分配。

多少薪金才算合理薪酬？定得太低會怎樣？

IRS 沒有給出公式。《稅法》（Code）和法規沒有具體指引，由法院根據事實裁決（IRS：高級職員工資說明）。IRS 列出的因素包括培訓和資歷、職責、時間和精力、可比企業的薪酬，以及股息歷史。合理薪酬絕不會超過股東直接或間接收到的金額（IRS：薪酬問題）。

定得過低，IRS 就有空間把分配重新歸類為工資，這意味著雙方份額的僱傭稅，再加上下文的罰款。如何確定這個數字，見 S 公司所有者的薪金；有執照的專業，見各專業的合理薪金。

第一次發薪前，我如何設立工資帳戶和存款？

發薪日之前，備好所有者的社會安全號碼和 W-4 表。存款帳戶必須在第一個存款到期日前可以使用，所以現在就要登記。

完整清單見設立工資核算。

存款時間表。在回溯期內申報的稅額為 $50,000 或以下的公司，按月存款。回溯期是從兩年前的 7 月 1 日到去年 6 月 30 日的四個季度，當時沒有工資核算的公司申報為零。按月存款者須在 次月 15 日 前存款，所以 12 月發放的工資，須在 1 月 15 日前存繳。任何一天累積的稅款達到 $100,000 或以上，須在下一個營業日存繳；達到此數額的按月存款者，至少在當年的剩餘時間和下一年，成為每週兩次存款者（IRS：Publication 15）。

如果雇主本季度或上一季度的稅額低於 $2,500，並且本季度沒有 $100,000 的次日存款義務，則可以隨按時提交的 941 表一併付款，而不必存款；但如果之前的轉帳後來被視為工資，這項測試可能不成立，IRS 的建議是不確定時就存款（IRS：Publication 15）。

如果工資在年底才開始發放，我提交哪個季度的稅表？

就首次發放工資的季度提交 941 表，所以 12 月發薪就是第四季度的稅表。之後的每個季度都須提交稅表，即使沒有工資，除非 IRS 已通知該公司改為提交 944 表、屬於季節性雇主，或提交最後一份稅表（IRS：941 表填表說明）。

941 表的截止日期是季度結束後次月的最後一天：4 月 30 日、7 月 31 日、10 月 31 日或 1 月 31 日。按時存款並全額繳納該季度稅款的雇主，也可以改為在季度結束後第二個月的第 10 天前提交，第四季度即 2 月 10 日。截止日期落在週末或法定假日時，順延至下一個營業日。按月存款者在第 16 行按月申報稅款，以工資實際支付的月份為準（IRS：941 表填表說明）。

提交前先查看 IRS 帳戶。SS-4 表填表說明指出，沒有選擇 944 表的雇主，必須每個季度都提交 941 表（IRS：SS-4 表填表說明）。因此，在 EIN 申請中申報有雇員的公司，可能在帳戶上顯示更早的季度未提交。請先對清楚；見落後的工資稅。

遲交存款和稅表會有哪些罰款？

遲交存款罰款和遲交稅表罰款，只適用於錯過到期日的存款和稅表。補發的這次工資核算，以其自己的日期來判斷；IRS 視為更早支付的工資，則以那些更早的日期來判斷。

存款罰款的稅率不會疊加；適用已達到的最高一檔。當遲交和遲繳罰款在同一個月同時適用時，遲交罰款會減去遲繳罰款。存款罰款從到期日起按日曆日計算。如果雇員聯的 W-2 表遲送，同樣的 W-2 表金額另外適用於雇員聯（IRS：未存款罰款；IRS：Publication 15；IRS：W-2 表和 W-3 表）。遲繳的稅款和遲交的稅表，都會被收取利息（IRS：941 表填表說明）。

負責工資核算的人如果故意不預扣或不繳納稅款，還可能面臨 26 U.S.C. 6672 規定的信託基金追繳罰款，金額為應預扣而未繳稅款的 100%（IRS：Publication 15）。IRS 表示，把雇員（包括公司高級職員）當作非雇員的雇主，要為未預扣的社會安全稅、醫療保險稅和所得稅承擔責任，也可能要承擔這項罰款（IRS：給自己發薪）。按第 3509 條稅率計算的稅款，不評定這項罰款（IRS：IRM 4.23.8）。見信託基金追繳罰款；通知和減免見落後的工資稅。

年底之後，用哪些表格申報工資？

發薪後，所有者收到一份 W-2 表，公司則提交 941 表、W-2 表和 W-3 表；工資達到下列測試時還要提交 940 表，以及任何州稅表。

公司為持有股票或投票權超過 2% 的所有者支付的健康保險保費，是該所有者 W-2 表第 1 欄的工資。如果是根據適用於全體雇員或某一類雇員的計劃支付的，則不列入第 3 欄和第 5 欄（IRS：薪酬問題）。見所有者的健康保險。

聯邦失業稅按每位雇員工資的前 $7,000 的 6.0% 計算；如果取得全額州抵免，則為 0.6%。有些州的州失業稅不包括公司高級職員，此時聯邦稅率可能更高（IRS：Publication 15；IRS：940 表填表說明）。940 表存款何時到期，見自己運行工資核算。

如何更正帳簿：工資、工資負債、分配？

帳簿需要顯示工資、欠 IRS 和州的稅款，以及只記錄真正分配的分配帳戶。

每季度把帳簿與申報對起來：負債帳戶對 941 表，全年工資對 W-2 表和 W-3 表。941 表上的社會安全稅和醫療保險稅，應約為 W-3 表所列金額的兩倍，因為 W-3 表只列雇員份額（IRS：Publication 15）。工資記錄保存多久，見工資記錄的保存期限；會計分錄見工資會計分錄。

如果超過一個年度都沒有工資核算怎麼辦？

現在發薪只申報本年度的工資，不會修正更早的年度。現在支付的工資，在支付當年課稅（IRS：Publication 15）。

如果公司因為把所有者視為非雇員而沒有預扣，第 3509 條可以降低未預扣稅款中雇員份額的稅率。它不適用於故意無視規定的情形，也不適用於已預扣所得稅但未預扣社會安全稅和醫療保險稅的情形，雇主份額仍須全額繳納（26 U.S.C. 3509；IRS：941-X 表填表說明）。IRS 的審查指引對個案沒有約束力，它把這一條適用於只以分配方式領取報酬、沒有 W-2 表的高級職員：對在 Schedule K-1 上申報的分配適用較低稅率，對貸款和個人開支適用較高稅率。已經領取過一部分 W-2 工資的高級職員，其後來被重新歸類的報酬，一般適用全額稅率（IRS：IRM 4.23.8.5.2.1）。這如何為過去年度定價，見 S 公司所有者的薪金。

IRS 能追溯多久，取決於提交過什麼。對沒有提交 941 表的季度，IRS 可以隨時評定稅款（26 U.S.C. 6501(c)(3)）。對已提交的 941 表，通常的期限是 3 年，如果稅表提前提交，則從次年 4 月 15 日起算（26 U.S.C. 6501(a) 和 (b)(2)）。每個年度要付出多少，取決於金額、日期和提交過什麼。過去年度的風險見 S 公司所有者的薪金，重建記錄見 S 公司補做帳簿。

舉例

僅供說明，以美元計，不是薪金基準。

顧問 S 公司：第四季度補發工資

一家顧問 S 公司在扣除任何所有者工資之前有 $120,000 的利潤，所有者以分配方式取走 $100,000，沒有運行過工資核算。所有者決定當年的合理工資為 $60,000，並在 12 月 15 日的一次發薪中支付。雇員的社會安全稅和醫療保險稅為 $60,000 的 7.65%，即 $4,590，公司還要另外負擔 $4,590。在計入失業稅之前，公司需要 $64,590：$60,000 的稅前工資（所有者的稅款從中預扣），加上 $4,590 的雇主份額。

假設公司在回溯期內沒有工資核算，它就是按月存款者，所以預扣稅款和雙方份額須在 1 月 15 日前存繳。它提交第四季度 941 表、940 表，以及所有者的 W-2 表和 W-3 表。工資降低了公司的利潤，所以 $100,000 的分配可能超過所有者的股票計稅基礎；見記錄 S 公司分配。由於已有 $100,000 離開公司，所有者可能需要把錢放回去，如何處理取決於事實。

選擇在 3 月生效，11 月才開始支付

一位創辦人的 S 公司選擇自 3 月 1 日起生效。公司從 3 月到 10 月沒有支付任何款項，11 月開始運行工資核算。第一份 941 表是第四季度的，即首次發放工資的季度；更早的月份不在其中申報。3 月到 10 月是否應當支付報酬，取決於這位創辦人做的是否不止輕微的工作、是否有權取得報酬等事實，所以創辦人在選定 11 月的數字之前，要把這兩點都記錄下來。

每月轉帳 $4,000，之後要求改稱為工資

一位所有者連續 8 個月、每月從公司轉出 $4,000，共 $32,000，標為提款。假設這 $32,000 是稅前工資，適用全額稅率，並且公司從所有者之後的薪酬中收回雇員份額（IRS：Publication 15）。在任何所得稅預扣之前，$32,000 的雇員社會安全稅和醫療保險稅為 $2,448，公司另外負擔 $2,448。如果公司自己支付雇員份額，這筆付款算作更多工資，也要繳更多稅（IRS：Publication 15-A）。如果事實顯示這些轉帳是服務的報酬，每一筆在各自日期都是一次工資支付。按月存款者對 1 月轉帳的存款，在 2 月 15 日到期，或順延至下一個營業日，遲繳罰款的各個檔次從這個日期起算。IRS 把服務的報酬視為工資，所以在申報任何內容之前，要先審查金額和年度。

您的情況不同嗎？

• 已接近年底，您只以分配方式取款，而且還沒有工資核算、941 表或州帳戶：薪金數字、補發的日期和方式、過去轉帳的處理，以及更早年度是否有風險，這些都會改變 IRS 可能評定的金額，所以要在發薪前一起決定；見公司稅務協助。
• 超過一個年度沒有工資核算，或已收到 IRS 或州的通知：每一項都會改變答案；見過去年度的風險和落後的工資稅；涉及金額或通知時，見公司稅務協助。
• 有好幾個年度的帳簿落後：先重建帳簿；見 S 公司補做帳簿或記帳協助。
• 所有者只有 ITIN，或住在美國境外：工資核算、工作授權和所有者自己的申報，都可能改變答案；見公司稅務協助。加拿大居民所有者見身在加拿大的美國 S 公司所有者。
• 不止一位所有者或家人在工作，並以轉帳方式領取報酬：每個人的報酬各自是一個問題；見在 S 公司的工資單上給家人發薪。
• 您透過 EFTPS 繳了自己的稅，卻沒有預扣，或收到 CP05A 通知：見 S 公司所有者透過 EFTPS 繳納的稅款。
• 已提交 S 公司選擇，但業務卻在 Schedule C 上申報：見在 Schedule C 上申報的 S 公司。
• 您需要有執照專業的薪金基準：見各專業的合理薪金。
• 您之後會自己每個季度運行：見自己運行工資核算。