Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- Eigentümer einer S Corporation, die im Unternehmen arbeiten und in diesem Jahr nur Ausschüttungen entnommen haben
- Eigentümer, die spät im Jahr mit der Lohnabrechnung beginnen oder frühere Jahre ohne Lohnabrechnung entdecken
Hier nicht behandelt
- Wie viel Gehalt für ein bestimmtes Unternehmen oder einen Beruf angemessen ist
- Die Lohnabrechnung Quartal für Quartal, sobald sie eingerichtet ist
- IRS-Schreiben zu Strafzuschlägen bei der Lohnabrechnung, Erlass von Strafzuschlägen und Festsetzungen für treuhänderisch einbehaltene Steuern
- Einzelheiten und Fristen der Registrierung für die Lohnabrechnung in den Bundesstaaten
Ich habe in diesem Jahr keine Lohnabrechnung für mich als Eigentümer meiner S Corporation durchgeführt: Muss ich Lohn zahlen?
Ja, wenn der Eigentümer im Unternehmen arbeitet und daraus Geld oder Vermögen entnimmt. Jeder Officer (Führungskraft) einer Kapitalgesellschaft ist Arbeitnehmer im Sinne der Social-Security-Steuer (US-Rentenversicherung), der Medicare-Steuer (US-Krankenversicherung für Ältere) und des Einbehalts der Einkommensteuer (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c)). Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) sagt, dass Zahlungen an einen Officer, der mehr als nur geringfügige Leistungen erbringt, Lohn sind und keine Ausschüttungen (IRS: Merkblatt zum Lohn der Officers). Daran ändert auch die Stellung als Aktionär nichts. Die Ausnahme ist ein Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und weder Vergütung erhält noch Anspruch darauf hat (IRS: Sich selbst bezahlen).
Mit der Lohnabrechnung jetzt zu beginnen, stoppt das Wachsen der Lücke, aber vier Dinge können den Fall zu mehr als Routine machen:
- Monate, die schon vergangen sind. Der IRS sagt, eine S Corporation müsse eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen leistet, die kein Lohn sind (IRS: Vergütungsfragen). Die IRS-Hinweise sagen nicht, dass eine späte Lohnabrechnung die Monate davor heilt.
- Ausschüttungen, die schon entnommen wurden. Ausschüttungen an einen Officer müssen als Lohn behandelt werden, soweit sie eine angemessene Vergütung für Leistungen sind (IRS: Anleitung zu Form 1120-S).
- Mehr als ein Jahr oder ein Schreiben. Jedes Jahr ohne Lohnabrechnung ist ein eigenes Problem, ebenso jedes Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates.
- Bargeld. Eine Lohnabrechnung braucht Geld für den Nettolohn und für die Einzahlung der Steuern.
Stellen Sie zuerst zusammen:
- Kontoauszüge mit jeder Überweisung an den Eigentümer, mit Datum
- Die Liste der Beträge, die die Bücher als Ausschüttungen führen
- Das EIN-Bestätigungsschreiben (EIN: US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) und das Bestätigungsschreiben zur S-Wahl, das das Datum des Wirksamwerdens zeigt
- Frühere Forms 1120-S und K-1 sowie jede jemals eingereichte Lohnsteuererklärung
- Jedes Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates
- Krankenversicherungsbeiträge, die die Kapitalgesellschaft für den Eigentümer gezahlt oder erstattet hat
- Eine Notiz zu den Aufgaben und den Wochenstunden des Eigentümers
Der erste Schritt ist der schwere: Die Höhe des Gehalts und die Frage, was die früheren Überweisungen waren, ändern jeweils, was Sie schulden und welche Strafzuschläge gelten. Wenn das Jahresende nah ist und noch nichts eingerichtet ist (keine Lohnabrechnung, keine Form 941, kein Konto im Bundesstaat), lesen Sie „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende dieser Seite.
Die Reihenfolge eines Nachholens zum Jahresende. Nur das Zahlungsdatum muss auf den 31. Dezember oder davor fallen; die erste Einzahlung folgt meist später.
| Wann | Was |
|---|---|
| Vor dem Zahlungsdatum | Gehalt festlegen und klären, was die früheren Überweisungen waren; die Social Security Number (SSN, US-Sozialversicherungsnummer) des Eigentümers und eine unterschriebene Form W-4 (Angaben des Arbeitnehmers zum Einbehalt) einholen; prüfen, wann die Konten im Bundesstaat fällig sind |
| Zahlungsdatum am oder vor dem 31. Dezember | Lohnabrechnung durchführen, über einen Lohnabrechnungsanbieter oder von Hand (Lohnabrechnung selbst durchführen); der Lohn zählt für dieses Jahr |
| 15. Januar bei einem monatlichen Einzahler, es sei denn, die Regel zum nächsten Geschäftstag unten greift | Die einbehaltene Steuer und den Arbeitgeberanteil elektronisch einzahlen |
| 31. Januar oder der nächste Geschäftstag | Form 941 für das vierte Quartal und Form 940 |
| 1. Februar 2027 | Forms W-2 und W-3 |
Danach die Bücher korrigieren und mit diesen Erklärungen abstimmen.
Kann ich sieben Monate angemessenes Gehalt als Einmalzahlung leisten?
Eine einzige Lohnzahlung ist möglich, und Publication 15 besteuert Lohnnachzahlungen als gewöhnlichen Lohn des Jahres, in dem sie gezahlt werden (IRS: Publication 15). Eine Zahlung bis zum 31. Dezember gehört in die Form W-2 dieses Jahres. Eine Zahlung nach dem 31. Dezember ist Lohn des nächsten Jahres, und eine S Corporation kann eine an einen Aktionär geschuldete Vergütung in der Regel erst abziehen, wenn sie gezahlt ist, auch wenn die Bücher sie abgrenzen (26 U.S.C. 267(a)(2) und (e)(1)). Ist der 31. Dezember vorbei, fallen die fehlenden Monate dieses Jahres unter „Was gilt, wenn mehr als ein Jahr ohne Lohnabrechnung verging?“ unten. Die Fälligkeitstermine der Einzahlung richten sich nach dem Zahlungsdatum, nicht nach den Monaten, die die Zahlung abdeckt.
Eine Zahlung ist ein Anfang, nicht die ganze Lösung. Die Lohnabrechnung muss noch:
- Einbehalten. Social Security des Arbeitnehmers mit 6,2 % auf Löhne bis $184.500, Medicare mit 1,45 % (zuzüglich 0,9 % nur für den Arbeitnehmer auf Löhne über $200.000) und die Einkommensteuer des Bundes auf Grundlage der Form W-4 des Eigentümers. Die Kapitalgesellschaft schuldet einen entsprechenden Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare.
- Die Methode für den Einbehalt der Einkommensteuer vor der Lohnabrechnung festlegen. Eine Pauschalzahlung für vergangene Monate kann eine Lohnnachzahlung sein, die Publication 15 als zusätzlichen Lohn (Supplemental Wages) behandelt. Der optionale Pauschalsatz setzt in der Regel voraus, dass im laufenden oder im Vorjahr Einkommensteuer vom regulären Lohn einbehalten wurde, was einer ersten Lohnabrechnung fehlen kann. Ohne regulären Lohnzeitraum behält Publication 15 so ein, als decke die Zahlung einen täglichen oder gemischten Zeitraum ab, wobei die abgedeckten Tage gezählt werden. Fragen Sie den, der die Lohnabrechnung durchführt, welche Regel gilt (IRS: Publication 15).
- Einzahlen und melden nach den Fristen unten.
- Für das ganze Jahr angemessen sein. Die Vergütung wird an der geleisteten Arbeit gemessen. Hat der Eigentümer das ganze Jahr gearbeitet, wird die Zahl an dieser Arbeit gemessen, und die IRS-Hinweise sagen nicht, dass ein später Beginn sie senkt.
Planen Sie das Geld vor der Lohnabrechnung. Haben Ausschüttungen das Konto geleert, ist die Rückführung von Geld eine eigene Frage: Eine Einlage und ein Darlehen werden unterschiedlich behandelt, und ein Darlehen braucht echte Bedingungen (siehe den nächsten Abschnitt). Lassen Sie das vor der Lohnabrechnung prüfen.
Kann ich die bereits entnommenen Ausschüttungen als Lohn bezeichnen?
Nicht, indem Sie sie selbst umbenennen. Der IRS kann Zahlungen an einen Aktionär von Ausschüttungen in Lohn umqualifizieren (IRS: Vergütungsfragen). Seine Seite zu Officers beschreibt einen Gerichtstest, ob die Zahlungen wirklich Entgelt für Leistungen waren, wobei die Absicht der Kapitalgesellschaft, den Lohn zu begrenzen, nicht entscheidet (IRS: Corporate Officers). Die IRS-Hinweise beschreiben keinen Schritt, mit dem ein Eigentümer frühere Überweisungen allein zu Lohn macht.
Zwei Ergebnisse sind möglich, und die Tatsachen entscheiden, welches gilt:
| Ergebnis | Was folgt |
|---|---|
| Frühere Überweisungen bleiben Ausschüttungen; der Lohn beginnt jetzt | Einzahlungen und die erste Form 941 laufen ab dem neuen Zahlungsdatum. Der IRS kann frühere Ausschüttungen weiterhin bis zur Höhe einer angemessenen Vergütung umqualifizieren, und der späte Beginn beantwortet das nicht. |
| Manche frühere Überweisungen werden als Lohn behandelt | Jede Überweisung ist eine Lohnzahlung an ihrem eigenen Datum. Die Einzahlungen für diese Daten waren nach dem Zeitplan fällig, für jedes frühere Quartal ist eine Form 941 fällig, und die Zuschläge für Verspätung unten laufen ab diesen Daten (IRS: Publication 15). |
Der IRS warnt außerdem davor, die Vergütung von Officers als Darlehen oder als persönliche Ausgaben zu behandeln, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat (IRS: Merkblatt zum Lohn der Officers). Ein echtes Darlehen hat einen Vertrag, einen vereinbarten Zinssatz, eine Rückzahlungsfrist und eine Folge, wenn nicht zurückgezahlt wird (IRS: Sich selbst bezahlen). Zum Sortieren der Überweisungen lesen Sie Nachholbuchhaltung einer S Corporation und Ausschüttungen einer S Corporation verbuchen.
Wie viel Gehalt ist eine angemessene Vergütung, und was gilt, wenn es zu niedrig ist?
Der IRS nennt keine Formel. Der Internal Revenue Code und die Vorschriften enthalten keine konkreten Richtwerte, und Gerichte entscheiden nach den Tatsachen (IRS: Merkblatt zum Lohn der Officers). Der IRS nennt Faktoren, darunter Ausbildung und Erfahrung, Aufgaben, Zeit und Mühe, Vergütung in vergleichbaren Unternehmen und den Verlauf der Dividenden. Eine angemessene Vergütung übersteigt nie, was der Aktionär direkt oder indirekt erhält (IRS: Vergütungsfragen).
Eine zu niedrig angesetzte Zahl gibt dem IRS Spielraum, Ausschüttungen als Lohn umzuqualifizieren, was Lohnsteuer auf beide Anteile plus die Strafzuschläge unten nach sich zieht. Wie Sie die Zahl bemessen, lesen Sie unter Gehalt des Eigentümers einer S Corporation; für zugelassene Berufe lesen Sie angemessenes Gehalt nach Beruf.
Wie richte ich Lohnabrechnungskonten und Einzahlungen vor der ersten Lohnabrechnung ein?
Halten Sie die SSN und die Form W-4 des Eigentümers vor dem Zahlungsdatum bereit. Das Einzahlungskonto muss zum ersten Fälligkeitstermin der Einzahlung funktionieren, melden Sie sich also jetzt an.
| Schritt | Was zu tun ist | Zeitpunkt und Hinweise |
|---|---|---|
| Arbeitgeberkonto | Nutzen Sie die EIN der Kapitalgesellschaft. Ein Business Tax Account (Online-Konto des Unternehmens beim IRS) zeigt Kontoauszüge, Schreiben und Zahlungen. Vollzugriff erhält ein Designated Official (benannter Verantwortlicher), der Officer und aktueller Arbeitnehmer mit einer Form W-2 für das jüngste Steuerjahr der Einreichung ist, was ein Eigentümer, der nie eine Lohnabrechnung durchgeführt hat, möglicherweise nicht hat (IRS: Business Tax Account). | Vor der ersten Lohnabrechnung prüfen |
| Unterlagen des Eigentümers | Holen Sie die SSN des Eigentümers und eine unterschriebene Form W-4 ein, wirksam mit der ersten Lohnzahlung (IRS: Arbeitnehmer einstellen). Eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, US-Steuernummer für Personen ohne SSN) wird für die Arbeit nicht anstelle einer SSN akzeptiert (IRS: Publication 15). | Vor dem Zahlungsdatum |
| Elektronische Einzahlungen | Alle Einzahlungen der Lohnsteuer des Bundes erfolgen per elektronischer Überweisung, zum Beispiel über EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System, elektronisches Zahlungssystem des IRS) (IRS: Einzahlungen). | Bis zum ersten Fälligkeitstermin der Einzahlung bereit; eine neue Anmeldung bei EFTPS kann bis zu fünf Geschäftstage dauern (IRS: EFTPS) |
| Konten im Bundesstaat | Der Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaates und die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates sind getrennte Registrierungen im Bundesstaat, wo es sie gibt. Eine Meldung neu eingestellter Arbeitnehmer an den Bundesstaat kann erforderlich sein (IRS: Publication 15; IRS: Websites der Bundesstaaten). | Regeln und Fristen unterscheiden sich je nach Bundesstaat |
Die vollständige Liste finden Sie unter Lohnabrechnung einrichten.
Einzahlungsplan. Eine Kapitalgesellschaft, die im Rückschauzeitraum (Lookback Period) $50.000 oder weniger Steuer gemeldet hat, zahlt monatlich ein. Der Rückschauzeitraum umfasst die vier Quartale vom 1. Juli vor zwei Jahren bis zum 30. Juni des Vorjahres, und eine Kapitalgesellschaft ohne Lohnabrechnung hat in dieser Zeit nichts gemeldet. Ein monatlicher Einzahler (Monthly Depositor) zahlt bis der 15. Tag des folgenden Monats ein, sodass im Dezember gezahlter Lohn am 15. Januar fällig ist. Steuer von $100.000 oder mehr, die an einem Tag aufläuft, ist am nächsten Geschäftstag fällig, und ein monatlicher Einzahler, der sie erreicht, wird für mindestens den Rest dieses Jahres und das nächste Jahr zum halbwöchentlichen Einzahler (Semiweekly Depositor) (IRS: Publication 15).
Ein Arbeitgeber, dessen Steuer für das laufende oder das vorherige Quartal unter $2.500 liegt und der im laufenden Quartal keine Pflicht zur Einzahlung am nächsten Geschäftstag über $100.000 hatte, darf mit einer fristgerechten Form 941 zahlen, statt einzuzahlen; dieser Test kann aber scheitern, wenn frühere Überweisungen später als Lohn behandelt werden, und der IRS sagt, im Zweifel sei einzuzahlen (IRS: Publication 15).
Welche Quartalserklärung reiche ich ein, wenn der Lohn spät im Jahr beginnt?
Reichen Sie Form 941 für das Quartal ein, in dem erstmals Lohn gezahlt wird; ein Zahlungsdatum im Dezember bedeutet also die Erklärung für das vierte Quartal. Jedes weitere Quartal braucht eine Erklärung, auch ohne Lohn, es sei denn, der IRS hat der Kapitalgesellschaft aufgetragen, Form 944 einzureichen, sie ist ein Saisonarbeitgeber oder sie reicht eine Abschlusserklärung ein (IRS: Anleitung zu Form 941).
Form 941 ist am letzten Tag des Monats nach Quartalsende fällig: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober oder 31. Januar. Ein Arbeitgeber, der fristgerecht Einzahlungen in voller Höhe der Steuern des Quartals geleistet hat, darf stattdessen bis zum 10. Tag des zweiten Monats nach Quartalsende einreichen, also bis zum 10. Februar für das vierte Quartal. Fällt ein Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Geschäftstag. Ein monatlicher Einzahler meldet die Steuer nach Monaten in Zeile 16, im Monat der Lohnzahlung (IRS: Anleitung zu Form 941).
Prüfen Sie das IRS-Konto vor der Einreichung. Die Anleitung zu Form SS-4 sagt, ein Arbeitgeber, der Form 944 nicht wählt, müsse für jedes Quartal Form 941 einreichen (IRS: Anleitung zu Form SS-4). Eine Kapitalgesellschaft, die im Antrag auf eine EIN Arbeitnehmer angegeben hat, kann daher frühere Quartale als nicht eingereicht ausweisen. Stimmen Sie das zuerst ab; lesen Sie Rückstand bei der Lohnsteuer.
Welche Strafzuschläge gelten für verspätete Einzahlungen und verspätete Erklärungen?
Strafzuschläge für verspätete Einzahlung und verspätete Erklärung gelten nur für Einzahlungen und Erklärungen, die ihre Fälligkeitstermine verpassen. Eine Nachholung wird nach ihren eigenen Daten beurteilt; Lohn, den der IRS als früher gezahlt behandelt, wird nach diesen früheren Daten beurteilt.
| Versäumnis | Strafzuschlag |
|---|---|
| Einzahlung 1–5 Kalendertage verspätet | 2 % der nicht gezahlten Einzahlung |
| Einzahlung 6–15 Kalendertage verspätet | 5 % |
| Einzahlung mehr als 15 Kalendertage verspätet | 10 % |
| Mehr als 10 Kalendertage nach dem ersten IRS-Schreiben noch unbezahlt oder am Tag, an dem ein Schreiben mit der Aufforderung zur sofortigen Zahlung eintrifft | 15 % |
| Vorgeschriebene Einzahlung mit der Erklärung gezahlt oder direkt an den IRS gesendet | 10 %, es sei denn, die Ausnahme für Zahlung mit der Erklärung greift |
| Form 941 verspätet eingereicht | 5 % der unbezahlten Steuer je Monat oder angefangenem Monat, bis zu 25 % |
| Steuer verspätet gezahlt | 0,5 % je Monat oder angefangenem Monat, bis zu 25 % |
| Form W-2 innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitstermin eingereicht | $60 je Formular |
| Form W-2 später, aber bis zum 1. August eingereicht | $130 je Formular |
| Form W-2 nach dem 1. August eingereicht oder nicht eingereicht | $340 je Formular |
Die Sätze für Einzahlungen werden nicht addiert; es gilt der höchste erreichte. Gelten in einem Monat sowohl der Zuschlag für verspätete Einreichung als auch der für verspätete Zahlung, wird der Zuschlag für verspätete Einreichung um den Zuschlag für verspätete Zahlung gekürzt. Zuschläge für Einzahlungen zählen Kalendertage ab dem Fälligkeitstermin. Dieselben Beträge für Form W-2 gelten gesondert für die Ausfertigung des Arbeitnehmers, wenn sie verspätet ausgehändigt wird (IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung; IRS: Publication 15; IRS: Forms W-2 und W-3). Auf verspätet gezahlte Steuern und verspätet eingereichte Erklärungen werden Zinsen erhoben (IRS: Anleitung zu Form 941).
Eine für die Lohnabrechnung verantwortliche Person, die vorsätzlich versäumt, Steuern einzubehalten oder abzuführen, kann zudem einem Trust Fund Recovery Penalty (Haftungszuschlag für treuhänderisch einbehaltene Steuern) nach 26 U.S.C. 6672 ausgesetzt sein, 100 % der unbezahlten Steuer, die einzubehalten war (IRS: Publication 15). Der IRS sagt, ein Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer, einschließlich eines Officers, als Nichtarbeitnehmer behandelt, hafte für die nicht einbehaltene Social-Security-, Medicare- und Einkommensteuer und könne zudem für diesen Zuschlag haften (IRS: Sich selbst bezahlen). Der Zuschlag wird nicht auf Steuern festgesetzt, die zu den Sätzen nach section 3509 berechnet sind (IRS: IRM 4.23.8). Lesen Sie Trust Fund Recovery Penalty; Schreiben und Erlass finden Sie unter Rückstand bei der Lohnsteuer.
Welche Formulare melden die Lohnabrechnung nach dem Jahresende?
Nach der Lohnabrechnung erhält der Eigentümer eine Form W-2, und die Kapitalgesellschaft reicht Form 941, Forms W-2 und W-3, Form 940, wenn der Lohn den Test unten erreicht, und alle Erklärungen der Bundesstaaten ein.
| Formular | Was es meldet | Fällig |
|---|---|---|
| Form 941, viertes Quartal | Löhne, einbehaltene Einkommensteuer und beide Anteile an Social Security und Medicare | 31. Januar oder der nächste Geschäftstag |
| Form W-2 an den Eigentümer; Forms W-2 und W-3 an die SSA (Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde) | Die Löhne des Jahres und der Einbehalt | 1. Februar 2027 für beide (IRS: Forms W-2 und W-3) |
| Form 940 | Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung (FUTA); in der Regel erforderlich, wenn der Lohn in einem Quartal des laufenden oder des Vorjahres $1.500 erreicht | 31. Januar nach dem Lohnjahr (IRS: Anleitung zu Form 940) |
| Erklärungen der Bundesstaaten | Einbehalt und Arbeitslosenversicherung im Bundesstaat | Von jedem Bundesstaat festgelegt |
| Form 1120-S | Vergütung der Officers in Zeile 7, mit Form 1125-E, wenn die gesamten Einnahmen $500.000 oder mehr betragen (IRS: Anleitung zu Form 1120-S; IRS: Anleitung zu Form 1125-E) | Mit der Erklärung der Kapitalgesellschaft |
Krankenversicherungsbeiträge, die die Kapitalgesellschaft für einen Eigentümer von mehr als 2 % der Anteile oder Stimmrechte gezahlt hat, sind Lohn in Feld 1 der Form W-2 dieses Eigentümers. Werden sie im Rahmen eines Plans für alle Arbeitnehmer oder eine Gruppe gezahlt, bleiben sie aus den Feldern 3 und 5 heraus (IRS: Vergütungsfragen). Lesen Sie Krankenversicherung für Eigentümer.
Die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung beträgt 6,0 % auf die ersten $7.000 des Lohns jedes Arbeitnehmers, oder 0,6 % mit der vollen Gutschrift des Bundesstaates. Manche Bundesstaaten nehmen Officers von Kapitalgesellschaften von der Arbeitslosenversicherungssteuer des Bundesstaates aus, und dann kann der Satz des Bundes höher sein (IRS: Publication 15; IRS: Anleitung zu Form 940). Wann eine Einzahlung für Form 940 fällig ist, steht unter Lohnabrechnung selbst durchführen.
Wie korrigiere ich die Bücher: Löhne, Lohnverbindlichkeiten, Ausschüttungen?
Die Bücher müssen die Löhne, die dem IRS und dem Bundesstaat geschuldeten Steuern und ein Ausschüttungskonto zeigen, das nur echte Ausschüttungen enthält.
| Posten | In den Büchern |
|---|---|
| Bruttolöhne | Aufwand für Löhne der Officers, übereinstimmend mit Form W-2 und Zeile 7 der Form 1120-S |
| Steuern des Arbeitgebers | Lohnsteueraufwand für den Arbeitgeberanteil an Social Security, Medicare und Arbeitslosenversicherungssteuer |
| Einbehaltene Steuer und Arbeitgeberanteil | Lohnverbindlichkeiten bis zur Einzahlung; die Einzahlung löst sie auf |
| Nettolohn | An den Eigentümer gezahltes Geld, getrennt von den Ausschüttungen gehalten |
| Frühere Überweisungen | Bleiben in den Ausschüttungen, sofern die Tatsachen nicht zeigen, dass sie Entgelt für Leistungen waren; bewahren Sie Bankunterlagen und Begründung auf |
| Zurückgeführtes Geld zur Finanzierung der Lohnabrechnung | Verbucht als das, was es tatsächlich ist, eine Einlage oder ein echtes Darlehen, und nicht mit Löhnen verrechnet |
Stimmen Sie die Bücher jedes Quartal mit den Einreichungen ab: die Verbindlichkeitskonten mit Form 941 und die Löhne des Jahres mit Forms W-2 und W-3. Die Forms 941 sollten etwa das Doppelte der Social-Security- und Medicare-Steuer auf Form W-3 zeigen, weil Form W-3 nur den Arbeitnehmeranteil meldet (IRS: Publication 15). Wie lange Lohnunterlagen aufzubewahren sind, steht unter Aufbewahrung von Lohnunterlagen, und die Buchungen stehen unter Buchungssätze der Lohnabrechnung.
Was gilt, wenn mehr als ein Jahr ohne Lohnabrechnung verging?
Eine Lohnabrechnung jetzt meldet den Lohn dieses Jahres; sie korrigiert kein früheres Jahr. Jetzt gezahlter Lohn wird in dem Jahr besteuert, in dem er gezahlt wird (IRS: Publication 15).
| Lage in einem früheren Jahr | Was in der Regel gilt |
|---|---|
| Keine Lohnabrechnung eingereicht, und der IRS behandelt Ausschüttungen als Vergütung | Eine ursprüngliche Form 941 für jedes Quartal mit Lohnzahlungen, auf der Formularfassung für diesen Zeitraum (IRS: Publication 15), dazu Forms W-2 und W-3, Form 940, wo erforderlich, und Erklärungen der Bundesstaaten. Wurde keine Form 941 eingereicht, weil alle Arbeitskräfte als Nichtarbeitnehmer behandelt wurden, wird jede verspätete Form 941 mit „Misclassified Employees“ (fehlerhaft eingestufte Arbeitnehmer) gekennzeichnet und mit einer Form 941-X versehen (IRS: Anleitung zu Form 941-X, Zeile 42) |
| Erklärungen wurden eingereicht, aber zu niedrig angesetzt | Eine eigene Form 941-X für jede eingereichte Form 941, die berichtigt wird; sie wird nicht für ein Quartal ohne ursprüngliche Erklärung genutzt, außer im Fall oben. Für ein früheres Jahr kann der Einbehalt der Einkommensteuer des Bundes nur bei Verwaltungsfehlern und in Fällen nach section 3509 berichtigt werden (IRS: Anleitung zu Form 941-X) |
| Die Erklärung der Kapitalgesellschaft nahm keinen Lohnabzug vor | Eine geänderte Form 1120-S und K-1 sowie eine Prüfung der Form 1040 des Eigentümers (IRS: Anleitung zu Form 1120-S) |
Hat die Kapitalgesellschaft nicht einbehalten, weil sie den Eigentümer nicht als Arbeitnehmer behandelte, kann section 3509 den Arbeitnehmeranteil der nicht einbehaltenen Steuer senken. Sie gilt nicht bei vorsätzlicher Missachtung oder wenn Einkommensteuer einbehalten wurde, Social Security und Medicare aber nicht, und der volle Arbeitgeberanteil ist weiterhin fällig (26 U.S.C. 3509; IRS: Anleitung zu Form 941-X). Die Prüfungshinweise des IRS, die im Einzelfall nicht bindend sind, wenden sie auf einen Officer an, der nur durch Ausschüttungen ohne Form W-2 bezahlt wurde: niedrigere Sätze für Ausschüttungen, die in Schedule K-1 gemeldet wurden, höhere Sätze für Darlehen und persönliche Ausgaben. Ein Officer, der bereits teilweise Lohn nach Form W-2 erhielt, muss bei später umqualifizierter Vergütung in der Regel mit den vollen Sätzen rechnen (IRS: IRM 4.23.8.5.2.1). Wie das frühere Jahre bepreist, lesen Sie unter Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
Wie weit der IRS zurückgehen kann, hängt davon ab, was eingereicht wurde. Für ein Quartal, für das keine Form 941 eingereicht wurde, kann er die Steuer jederzeit festsetzen (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Für eine eingereichte Form 941 gilt in der Regel eine Grenze von drei Jahren, gezählt ab dem 15. April des Folgejahres, wenn die Erklärung früher eingereicht wurde (26 U.S.C. 6501(a) und (b)(2)). Was jedes Jahr kostet, hängt von den Beträgen, den Daten und dem Eingereichten ab. Zur Belastung früherer Jahre lesen Sie Gehalt des Eigentümers einer S Corporation, zum Wiederaufbau der Unterlagen Nachholbuchhaltung einer S Corporation.
Beispiel
Beträge in US-Dollar zur Veranschaulichung, kein Gehaltsrichtwert.
S Corporation einer Beraterin: Löhne im vierten Quartal nachgeholt
Die S Corporation eines Beraters erzielte vor jeglichem Lohn des Eigentümers $120.000 Gewinn, und der Eigentümer entnahm $100.000 als Ausschüttungen. Eine Lohnabrechnung gab es nicht. Der Eigentümer legt $60.000 angemessenen Lohn für das Jahr fest und zahlt ihn in einer Lohnabrechnung mit Datum 15. Dezember. Die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers beträgt 7,65 % von $60.000, also $4.590, und die Kapitalgesellschaft schuldet weitere $4.590. Vor Arbeitslosenversicherungssteuern braucht die Kapitalgesellschaft $64.590: die $60.000 Bruttolohn, von denen die Steuern des Eigentümers einbehalten werden, plus den Arbeitgeberanteil von $4.590.
Angenommen, die Kapitalgesellschaft hatte im Rückschauzeitraum keine Lohnabrechnung, ist sie ein monatlicher Einzahler, sodass die einbehaltene Steuer und beide Anteile am 15. Januar fällig sind. Sie reicht Form 941 für das vierte Quartal, Form 940 und die Form W-2 des Eigentümers mit Form W-3 ein. Löhne senken den Gewinn der Kapitalgesellschaft, sodass die $100.000 Ausschüttungen die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers übersteigen können; lesen Sie Ausschüttungen einer S Corporation verbuchen. Weil $100.000 die Kapitalgesellschaft bereits verlassen haben, muss der Eigentümer womöglich Geld zurückführen, und wie das behandelt wird, hängt von den Tatsachen ab.
S-Wahl ab März wirksam, bis November nichts gezahlt
Die S-Wahl eines Gründers wird zum 1. März wirksam. Die Kapitalgesellschaft zahlt von März bis Oktober nichts und beginnt die Lohnabrechnung im November. Die erste Form 941 gilt für das vierte Quartal, das Quartal, in dem erstmals Lohn gezahlt wird; die früheren Monate werden darauf nicht gemeldet. Ob für März bis Oktober Vergütung geschuldet war, hängt von Tatsachen ab, etwa ob der Gründer mehr als geringfügige Arbeit leistete und Anspruch auf Vergütung hatte; der Gründer dokumentiert daher beides, bevor er die Zahl für November wählt.
$4.000 im Monat an Überweisungen, dann der Wunsch, es Lohn zu nennen
Ein Eigentümer überweist acht Monate lang jeden Monat $4.000 aus der Kapitalgesellschaft, insgesamt $32.000, als Entnahmen bezeichnet. Angenommen, die $32.000 sind Bruttolohn, die vollen Sätze gelten und die Kapitalgesellschaft holt sich den Arbeitnehmeranteil aus späterem Lohn des Eigentümers zurück (IRS: Publication 15). Die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers auf $32.000 betrüge $2.448, mit weiteren $2.448 für die Kapitalgesellschaft, vor jedem Einbehalt der Einkommensteuer. Zahlt die Kapitalgesellschaft den Arbeitnehmeranteil selbst, ist diese Zahlung weiterer Lohn und weitere Steuer (IRS: Publication 15-A). Zeigen die Tatsachen, dass die Überweisungen Entgelt für Leistungen waren, ist jede einzelne eine Lohnzahlung an ihrem eigenen Datum. Die Einzahlung eines monatlichen Einzahlers für eine Überweisung im Januar war am 15. Februar oder am nächsten Geschäftstag fällig, und die Stufen für verspätete Einzahlung zählen ab diesem Datum. Der IRS behandelt Zahlungen für Leistungen als Lohn, daher werden Beträge und Jahre geprüft, bevor etwas gemeldet wird.
Anders in Ihrem Fall?
- Das Jahresende ist nah, Sie haben nur Ausschüttungen entnommen, und es gibt noch keine Lohnabrechnung, keine Form 941 und kein Konto im Bundesstaat: Die Höhe des Gehalts, Datum und Form der Nachholung, die Behandlung früherer Überweisungen und die Frage, ob frühere Jahre angreifbar sind, ändern jeweils, was der IRS festsetzen kann; entscheiden Sie sie daher gemeinsam vor der Lohnabrechnung; lesen Sie Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
- Mehr als ein Jahr verging ohne Lohnabrechnung, oder ein Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates ist eingetroffen: Jedes ändert die Antwort; lesen Sie Belastung früherer Jahre und Rückstand bei der Lohnsteuer oder Hilfe bei der Körperschaftsteuer, wenn es um Zahlen oder Schreiben geht.
- Die Bücher mehrerer Jahre sind im Rückstand: Bauen Sie sie zuerst neu auf; lesen Sie Nachholbuchhaltung einer S Corporation oder Hilfe bei der Buchhaltung.
- Der Eigentümer hat nur eine ITIN oder lebt außerhalb der USA: Lohnabrechnung, Arbeitserlaubnis und die eigenen Einreichungen des Eigentümers können die Antwort ändern; lesen Sie Hilfe bei der Körperschaftsteuer. Für einen in Kanada ansässigen Eigentümer lesen Sie Eigentümer einer US-S-Corporation in Kanada.
- Mehr als ein Eigentümer oder Familienmitglied arbeitete und wurde per Überweisung bezahlt: Die Vergütung jeder Person ist eine eigene Frage; lesen Sie Familie in der S Corporation auf die Lohnliste setzen.
- Sie haben Ihre eigene Steuer über EFTPS ohne Einbehalt gezahlt oder ein CP05A-Schreiben erhalten: Lesen Sie Steuer des Eigentümers einer S Corporation über EFTPS gezahlt.
- Die S-Wahl wurde eingereicht, das Unternehmen wurde aber in Schedule C gemeldet: Lesen Sie S Corporation in Schedule C gemeldet.
- Sie brauchen einen Gehaltsrichtwert für einen zugelassenen Beruf: Lesen Sie angemessenes Gehalt nach Beruf.
- Sie führen danach jedes Quartal selbst durch: Lesen Sie Lohnabrechnung selbst durchführen.
Werte auf dieser Seite
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Einreichungs- und Aushändigungsfrist 2026 für die Forms W-2 und W-3 2026 Forms W-2 und W-3 bis zu diesem Datum bei der SSA einreichen und das W-2 den Arbeitnehmern aushändigen | 1. Februar 2027 Steuerjahr 2026 | IRS: Allgemeine Anleitung für die Forms W-2 und W-3 (2026) Geprüft |
| Social-Security-Steuersatz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils Jede Seite zahlt diesen Satz auf versicherte Löhne bis zur jährlichen Beitragsbemessungsgrenze | 6,2 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Bemessungsgrenze für die Social-Security-Steuer Höchste Summe aus Löhnen und Nettoeinkünften aus selbstständiger Tätigkeit, auf die der Social-Security-Teil der Steuer erhoben wird | $184.500 Steuerjahr 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Geprüft |
| Medicare-Steuersatz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils Jede Seite zahlt diesen Satz auf versicherte Löhne; es gibt keine Beitragsbemessungsgrenze | 1,45 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Satz des zusätzlichen Medicare-Einbehalts Steuer, die nur der Arbeitnehmer trägt, auf Löhne über der jährlichen Einbehaltungsschwelle des Arbeitgebers | 0,9 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Auslöser für den zusätzlichen Medicare-Einbehalt beim Arbeitgeber Löhne, die dieser Arbeitgeber einem Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr zahlt | $200.000 Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Rückblickgrenze bei der Lohnsteuer für den Turnus der monatlichen Einzahlung Liegt die Steuerschuld des Rückblickzeitraums der Form 941 bei diesem Betrag oder darunter, gelten monatliche Einzahlungen, vorbehaltlich besonderer Regeln | $50.000 Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Monatliche Einzahlungsfrist der Lohnsteuer in den USA Neue Arbeitgeber mit Form 941 beginnen in der Regel mit dem Turnus der monatlichen Einzahlung; die Regeln zur Einzahlung am nächsten Werktag gelten | Der 15. Tag des folgenden Monats | IRS: Publication 15 Geprüft |
| Auslöser für die Einzahlung am nächsten Werktag bei der Lohnsteuer Aufgelaufene Steuerschuld an einem beliebigen Tag innerhalb eines monatlichen oder halbwöchentlichen Einzahlungszeitraums | $100.000 Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Grenze für kleine Steuerschulden, die bei der Form 941 mit der Erklärung gezahlt werden dürfen Steuerschuld des laufenden oder des vorherigen Quartals unter diesem Betrag, ohne Pflicht zur Einzahlung am nächsten Tag im laufenden Quartal | $2.500 Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, 1 bis 5 Tage zu spät Wird auf die nicht gezahlte Einzahlung angewendet; die Strafzuschlagssätze werden nicht addiert | 2 % | IRS: Strafzuschlag für unterlassene Einzahlung (Failure to Deposit Penalty) Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, 6 bis 15 Tage zu spät Wird auf die nicht gezahlte Einzahlung angewendet; die Strafzuschlagssätze werden nicht addiert | 5 % | IRS: Strafzuschlag für unterlassene Einzahlung (Failure to Deposit Penalty) Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, mehr als 15 Tage zu spät Wird auf die nicht gezahlte Einzahlung angewendet, die mehr als 15 Tage verspätet ist, vor der Mitteilungsfrist, die den Satz von 15 % auslöst | 10 % | IRS: Strafzuschlag für unterlassene Einzahlung (Failure to Deposit Penalty) Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen nach Ablauf der Frist im Schreiben Gilt, wenn mehr als 10 Kalendertage nach der ersten Mitteilung oder bei einer Mitteilung über sofortige Zahlung, je nach Fall, noch unbezahlt | 15 % | IRS: Strafzuschlag für unterlassene Einzahlung (Failure to Deposit Penalty) Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, wenn eine erforderliche Einzahlung direkt oder mit der Erklärung geleistet wird Gilt für Beträge, die einzuzahlen waren, aber direkt an den IRS oder mit der Steuererklärung gezahlt wurden; für Zahlungen mit der Steuererklärung können Ausnahmen gelten | 10 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuererklärung je Monat oder angefangenem Monat Der mit der Erklärung fälligen, unbezahlten Steuer; um den Säumniszuschlag gekürzt, wenn beide anfallen | 5 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Höchster Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuererklärung In der Regel der Höchstbetrag der mit der Erklärung fälligen unbezahlten Steuer | 25 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuerzahlung je Monat oder angefangenem Monat Der unbezahlten Steuer; für Ratenzahlungsvereinbarungen von Privatpersonen gilt ein anderer Satz | 0,5 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Höchster Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuerzahlung Der fälligen, unbezahlten Steuer | 25 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Strafzuschlag pro Informationsmeldung oder Empfängerbescheinigung, fällig 2027, korrigiert innerhalb von 30 Tagen Gilt getrennt für eine Steuererklärung und eine Empfängermitteilung; Formulare für Zahlungen des Jahres 2026 sind 2027 fällig | $60 Steuerjahr 2027 | IRS: Revenue Procedure 2025-32 Geprüft |
| Strafzuschlag pro Informationsmeldung oder Empfängerbescheinigung, fällig 2027, korrigiert nach 30 Tagen bis zum 1. August Gilt getrennt für eine Steuererklärung und eine Empfängermitteilung; die IRS-Tabelle nennt den 1. August 2026, doch die Abschnitte 6721(b)(2) und 6722(b)(2) legen die Stichtagsgrenze in das Fälligkeitsjahr | $130 Steuerjahr 2027 | IRS: Revenue Procedure 2025-32 Geprüft |
| Strafzuschlag pro Informationsmeldung oder Empfängerbescheinigung, fällig 2027, korrigiert nach dem 1. August oder nicht korrigiert Gilt getrennt für eine Steuererklärung und eine Empfängermitteilung; Formulare für Zahlungen des Jahres 2026 sind 2027 fällig | $340 Steuerjahr 2027 | IRS: Revenue Procedure 2025-32 Geprüft |
| Trust Fund Recovery Penalty als Anteil der unbezahlten einbehaltenen Steuer Gilt für die nicht gezahlte Trust-Fund-Steuer einer verantwortlichen Person, die nach IRC Abschnitt 6672 vorsätzlich gehandelt hat | 100 % | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Test der Form 940 nach Quartalslöhnen Löhne in einem beliebigen Quartal des laufenden oder des Vorjahres (bei den meisten Arbeitgebern) | $1.500 | IRS: Anleitung zu Form 940 Geprüft |
| Jährliche Einreichungsfrist der Form 940 Verlängerungen auf den nächsten Werktag und bei rechtzeitiger Einzahlung können gelten | 31. Januar nach dem Lohnjahr | IRS: Anforderungen an Einreichung und Einzahlung zur Form 940 Geprüft |
| Schwellenwert der Gesamteinnahmen für Form 1125-E Form 1125-E wird ausgefüllt und der Form 1120-S beigefügt, wenn die Gesamteinnahmen diesen Betrag erreichen oder übersteigen und die Kapitalgesellschaft Vergütungen an Officer (Führungskräfte) abzieht | $500.000 | IRS: Anleitung zu Form 1125-E Geprüft |
| Beteiligung an einer S Corporation, ab der besondere Lohnregeln für die Krankenversicherung der Aktionäre gelten Die Beteiligung muss über diesem Anteil der Aktien oder Stimmrechte liegen | 2 % | IRS: Vergütung in der S Corporation und Fragen zur Krankenversicherung Geprüft |
| Satz der Bundes-Arbeitslosenversicherungssteuer vor der Gutschrift des Bundesstaates Satz vor Anrechnung einer Arbeitslosenversicherungsgutschrift des Bundesstaates | 6,0 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Steuerpflichtige Lohngrenze der Bundes-Arbeitslosenversicherungssteuer je Arbeitnehmer Erste Löhne, die in einem Kalenderjahr an jeden Arbeitnehmer gezahlt werden | $7.000 Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide Geprüft |
| Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung (FUTA) nach Abzug der Höchstgutschrift für die Arbeitslosensteuer des Bundesstaates FUTA-Satz von 6,0 % abzüglich der Gutschrift von höchstens 5,4 % für vollständig und fristgerecht gezahlte Arbeitslosensteuer des Bundesstaates, außerhalb von Staaten mit gekürzter Gutschrift | 0,6 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide (2026) Geprüft |
Primärquellen
- IRS: Lohnvergütung für Officers einer S Corporation (FS-2008-25)
- IRS: Vergütung in der S Corporation und Fragen zur Krankenversicherung
- IRS: Arbeitnehmer, Aktionäre und Officers einer S Corporation
- IRS: Sich selbst bezahlen
- 26 U.S.C. 3121: Begriffsbestimmungen (FICA)
- 26 U.S.C. 3401: Begriffsbestimmungen (Einbehalt der Einkommensteuer)
- IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide
- IRS: Publication 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide
- IRS: Anleitung zu Form 941
- IRS: Anleitung zu Form 941-X
- 26 U.S.C. 3509: Haftung des Arbeitgebers, wenn Arbeitskräfte als Nichtarbeitnehmer behandelt werden
- 26 U.S.C. 267: Verluste, Ausgaben und Zinsen zwischen nahestehenden Steuerpflichtigen
- 26 U.S.C. 6501: Fristen für Festsetzung und Beitreibung
- 26 U.S.C. 6672: Versäumte Einbehaltung und Abführung von Steuern
- IRS: Internal Revenue Manual 4.23.8, Feststellung der Haftung für Lohnsteuern
- IRS: Anleitung zu Form 1125-E
- IRS: Anleitung zu Form 940
- IRS: Anleitung zu Form SS-4
- IRS: Allgemeine Anleitung zu Forms W-2 und W-3
- IRS: Anleitung zu Form 1120-S
- IRS: Einzahlung und Meldung der Lohnsteuern
- IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung
- IRS: Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS)
- IRS: Arbeitnehmer einstellen
- IRS: Business Tax Account
- IRS: Websites der Bundesstaaten
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen
Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstmals veröffentlicht.