חברת S בלי שכר בעלים: השלמת תשלומי שכר עד סוף השנה

לא הרצתי שכר לעצמי השנה בחברת S שלי: האם אני חייב לשלם שכר?

כן, כשהבעלים עובד בעסק ולוקח ממנו כסף או נכסים. כל נושא משרה בחברה הוא עובד לצורכי מס ביטוח לאומי ומדיקר ולצורכי ניכוי מס הכנסה במקור (⁦26 U.S.C. 3121(d)⁩; ⁦26 U.S.C. 3401(c)⁩). IRS קובע שתשלומים לנושא משרה שנותן יותר משירותים מזעריים הם שכר ולא חלוקות (IRS: דף העובדות על שכר נושאי משרה). היותו בעל מניות אינו משנה זאת. היוצא מן הכלל הוא נושא משרה שאינו נותן שירותים או נותן רק שירותים מזעריים, ואינו מקבל שכר ואינו זכאי לו (IRS: תשלום לעצמכם).

התחלת הרצת שכר עכשיו עוצרת את הגדלת הפער, אבל ארבעה דברים יכולים להפוך את המקרה ליותר מרגיל:

• חודשים שכבר עברו. IRS קובע שחברת S חייבת לשלם שכר סביר לפני שהיא מבצעת חלוקות שאינן שכר (IRS: סוגיות שכר). הנחיות IRS אינן קובעות שהרצת שכר מאוחרת מתקנת את החודשים שלפניה.
• חלוקות שכבר נלקחו. חלוקות לנושא משרה חייבות להיחשב שכר במידה שהן תשלום סביר על שירותים (IRS: הוראות טופס ⁦1120-S⁩).
• יותר משנה אחת, או הודעה. כל שנה בלי הרצת שכר היא בעיה בפני עצמה, וכך גם כל מכתב מ-⁠IRS או ממדינה.
• מזומן. הרצת שכר דורשת מזומן לשכר נטו ולהפקדות המס.

אספו קודם:

• דפי בנק שמראים כל העברה לבעלים, עם תאריכים
• רשימת הסכומים שהספרים מכנים חלוקות
• מכתב ה-⁠EIN ומכתב אישור בחירת S, שמראה את תאריך התחולה
• טפסי ⁦1120-S⁩ ו-⁠⁦K-1⁩ קודמים, וכל דוח שכר שהוגש אי פעם
• כל הודעה מ-⁠IRS או ממדינה
• פרמיות ביטוח בריאות שהחברה שילמה או החזירה לבעלים
• תיעוד של תפקידי הבעלים ושעות העבודה השבועיות שלו

הצעד הראשון הוא הקשה: סכום השכר ומה היו ההעברות הקודמות משנים כל אחד את מה שאתם חייבים ואילו קנסות חלים. אם סוף השנה קרוב ושום דבר עדיין לא הוקם (אין מערכת שכר, טופס 941 או חשבון מדינתי), ראו “המצב שלכם שונה?” בסוף העמוד.

הסדר של השלמה בסוף השנה. רק תאריך התשלום חייב לחול עד 31 בדצמבר; ההפקדה הראשונה באה בדרך כלל אחר כך.

אחר כך תקנו את הספרים והתאימו אותם לדוחות האלה.

האם אפשר לשלם שכר סביר של שבעה חודשים בתשלום אחד?

הרצת שכר אחת אפשרית, ופרסום 15 ממסה שכר רטרואקטיבי כשכר רגיל בשנה שבה שולם (IRS: פרסום 15). תשלום שבוצע עד 31 בדצמבר שייך לטופס ⁦W-2⁩ של השנה הזו. שכר שמשולם אחרי 31 בדצמבר הוא שכר של השנה הבאה, וחברת S אינה יכולה בדרך כלל לנכות שכר שחייבת לבעל מניות עד שהוא משולם, גם אם הספרים צוברים אותו (⁦26 U.S.C. 267(a)(2)⁩ ו-⁠⁦(e)(1)⁩). אם 31 בדצמבר חלף, החודשים החסרים של השנה הזו נכללים ב“מה אם עברה יותר משנה אחת בלי הרצת שכר?” בהמשך. מועדי ההפקדה נספרים מתאריך התשלום, לא מהחודשים שהשכר מכסה.

תשלום אחד הוא התחלה, לא התיקון המלא. הרצת השכר עדיין צריכה:

• ניכוי במקור. ביטוח לאומי של העובד בשיעור ⁦6.2%⁩ על שכר עד ⁦$184,500⁩, מדיקר בשיעור ⁦1.45%⁩ (ובנוסף ⁦0.9%⁩ של העובד בלבד על שכר מעל ⁦$200,000⁩), ומס הכנסה פדרלי לפי טופס ⁦W-4⁩ של הבעלים. החברה חבה בחלק מעסיק תואם של ביטוח לאומי ומדיקר.
• קבעו את שיטת ניכוי מס ההכנסה לפני ההרצה. תשלום חד-פעמי עבור חודשים קודמים עשוי להיות שכר רטרואקטיבי, שפרסום 15 מתייחס אליו כשכר משלים. השיעור האחיד האופציונלי שלו דורש בדרך כלל שמס הכנסה נוכה משכר רגיל בשנה הנוכחית או בשנה הקודמת, מה שעשוי לחסר בהרצת שכר ראשונה. בלי תקופת שכר רגילה, פרסום 15 מנכה כאילו התשלום כיסה תקופה יומית או שונות, לפי מספר הימים שהוא מכסה. שאלו את מי שמריץ את השכר איזה כלל חל (IRS: פרסום 15).
• הפקידו ודווחו לפי הלוחות שלמטה.
• היו סבירים לכל השנה. השכר נמדד לפי העבודה שנעשתה. אם הבעלים עבד כל השנה, הסכום נקבע לפי העבודה הזו, והנחיות IRS אינן קובעות שהתחלה מאוחרת מורידה אותו.

תכננו את המזומן לפני ההרצה. אם החלוקות רוקנו את החשבון, איך מחזירים כסף פנימה היא שאלה בפני עצמה: הזרמת הון והלוואה מטופלות אחרת, והלוואה צריכה תנאים אמיתיים (ראו בסעיף הבא). בקשו בדיקה לפני ההרצה.

האם אפשר לקרוא שכר לחלוקות שכבר משכתי?

לא על ידי שינוי תווית בעצמכם. IRS יכול לסווג מחדש תשלומים לבעל מניות מחלוקות לשכר (IRS: סוגיות שכר). הדף שלו על נושאי משרה מתאר מבחן של בית משפט אם התשלומים היו באמת תשלום עבור שירותים, וכוונת החברה להגביל שכר אינה קובעת (IRS: נושאי משרה בחברות). הנחיות IRS אינן מתארות שלב שבו בעלים הופך העברות קודמות לשכר בלבד.

שתי תוצאות אפשריות, והעובדות קובעות איזו חלה:

IRS גם מזהיר מפני טיפול בשכר נושא משרה כהלוואות או כהוצאות אישיות שהחברה שילמה (IRS: דף העובדות על שכר נושאי משרה). להלוואה אמיתית יש חוזה, ריבית מוצהרת, תקופת פירעון ותוצאה כשלא פורעים (IRS: תשלום לעצמכם). כדי למיין את ההעברות ראו השלמת ספרים לחברת S ורישום חלוקות בחברת S.

איזה שכר נחשב לשכר סביר, ומה אם הוא נמוך מדי?

IRS אינו נותן נוסחה. בחוק ובתקנות אין הנחיות מפורטות, ובתי המשפט מכריעים לפי העובדות (IRS: דף העובדות על שכר נושאי משרה). IRS מונה גורמים שכוללים הכשרה וניסיון, תפקידים, זמן ומאמץ, שכר בעסקים דומים והיסטוריית דיבידנדים. שכר סביר לעולם אינו עולה על מה שבעל המניות מקבל במישרין או בעקיפין (IRS: סוגיות שכר).

סכום שנקבע נמוך מדי נותן ל-⁠IRS מקום לסווג מחדש חלוקות כשכר, מה שמחייב במסי שכר על שני החלקים ובקנסות שלמטה. איך לקבוע את המספר ראו שכר בעלים בחברת S; למקצועות מוסדרים ראו שכר סביר לפי מקצוע.

איך מקימים חשבונות שכר והפקדות לפני ההרצה הראשונה?

השיגו את מספר הביטוח הלאומי האמריקאי (SSN) של הבעלים ואת טופס ⁦W-4⁩ לפני תאריך התשלום. חשבון ההפקדות חייב לפעול עד מועד ההפקדה הראשונה, ולכן הירשמו עכשיו.

לרשימה המלאה ראו הקמת מערכת שכר.

לוח הפקדות. חברה שדיווחה על ⁦$50,000⁩ מס או פחות בתקופת הבדיקה לאחור מפקידה מדי חודש. תקופת הבדיקה לאחור היא ארבעת הרבעונים מ-⁠1 ביולי של שנתיים אחורה עד 30 ביוני של השנה שעברה, וחברה בלי שכר באותה תקופה דיווחה על כלום. מפקיד חודשי מפקיד עד היום ה-⁠15 בחודש שלאחר מכן, ולכן שכר ששולם בדצמבר נדרש ב-⁠15 בינואר. מס של ⁦$100,000⁩ או יותר שנצבר בכל יום נדרש ביום העסקים הבא, ומפקיד חודשי שמגיע לכך הופך למפקיד דו-שבועי לפחות לשארית אותה שנה ולשנה שאחריה (IRS: פרסום 15).

מעסיק שהמס שלו ברבעון הנוכחי או הקודם נמוך מ-⁠⁦$2,500⁩, ושלא הייתה לו חובת הפקדה ליום הבא של ⁦$100,000⁩ ברבעון הנוכחי, רשאי לשלם עם טופס 941 שהוגש בזמן במקום להפקיד, אבל המבחן הזה עלול להיכשל אם העברות קודמות יסווגו מאוחר יותר כשכר, ו-⁠IRS אומר להפקיד כשיש ספק (IRS: פרסום 15).

איזה דוח רבעוני מגישים אם השכר מתחיל מאוחר בשנה?

הגישו טופס 941 לרבעון שבו שולם השכר לראשונה, כך שתאריך תשלום בדצמבר פירושו דוח הרבעון הרביעי. כל רבעון אחריו דורש דוח, גם בלי שכר, אלא אם IRS הורה לחברה להגיש טופס 944, היא מעסיק עונתי, או מגישה דוח אחרון (IRS: הוראות טופס 941).

טופס 941 מוגש עד היום האחרון בחודש שאחרי סוף הרבעון: 30 באפריל, 31 ביולי, 31 באוקטובר או 31 בינואר. מעסיק שהפקדותיו בזמן שילמו במלואם את מסי הרבעון רשאי להגיש עד היום ה-⁠10 בחודש השני אחרי סוף הרבעון, כלומר 10 בפברואר לרבעון הרביעי. מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא. מפקיד חודשי מדווח על המס לפי חודש בשורה 16, בחודש ששולם בו השכר (IRS: הוראות טופס 941).

בדקו את חשבון IRS לפני ההגשה. הוראות טופס ⁦SS-4⁩ קובעות שמעסיק שאינו בוחר בטופס 944 חייב להגיש טופס 941 לכל רבעון (IRS: הוראות טופס ⁦SS-4⁩). חברה שדיווחה על עובדים בבקשה ל-⁠EIN עשויה אפוא להופיע עם רבעונים קודמים שלא הוגשו. הסדירו זאת קודם; ראו פיגור במסי שכר.

אילו קנסות חלים על הפקדות באיחור ועל דוחות באיחור?

קנסות על הפקדה באיחור ועל דוח באיחור חלים רק על הפקדות ודוחות שהחמיצו את המועד. הרצת השלמה נבחנת לפי התאריכים שלה; שכר ש-⁠IRS רואה כמשולם קודם נבחן לפי התאריכים הקודמים.

שיעורי ההפקדה אינם מצטברים; חל הגבוה ביותר שהושג. כשקנס האי-הגשה וקנס האי-תשלום חלים שניהם בחודש, קנס האי-הגשה מופחת בקנס האי-תשלום. קנסות על הפקדה סופרים ימים קלנדריים ממועד ההפקדה. אותם סכומים לטופס ⁦W-2⁩ חלים בנפרד על עותק העובד אם הוא נמסר באיחור (IRS: קנס על אי-הפקדה; IRS: פרסום 15; IRS: טפסים ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩). ריבית נגבית על מסים ששולמו באיחור ועל דוחות שהוגשו באיחור (IRS: הוראות טופס 941).

אדם אחראי לשכר שנמנע במכוון מלנכות או להעביר מס עלול לעמוד גם בפני קנס שחזור מסי נאמנות לפי ⁦26 U.S.C. 6672⁩, ⁦100%⁩ מהמס שלא שולם ושהיה צריך לנכות (IRS: פרסום 15). IRS קובע שמעסיק שמטפל בעובד, כולל נושא משרה בחברה, כבלתי-עובד חב בביטוח הלאומי, במדיקר ובמס ההכנסה שלא נוכו, ועשוי לחוב גם בקנס הזה (IRS: תשלום לעצמכם). הקנס אינו נקבע על מס שחושב בשיעורי סעיף 3509 (IRS: IRM 4.23.8). ראו קנס שחזור מסי נאמנות; הודעות והקלה מופיעות בפיגור במסי שכר.

אילו טפסים מדווחים על השכר אחרי סוף השנה?

אחרי ההרצה הבעלים מקבל טופס ⁦W-2⁩, והחברה מגישה טופס 941, טפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩, טופס 940 כששכר מגיע למבחן שלמטה, וכל דוח מדינתי.

פרמיות ביטוח בריאות שהחברה שילמה עבור בעלים של יותר מ-⁠⁦2%⁩ מהמניות או מכוח ההצבעה הן שכר בתיבה 1 של טופס ⁦W-2⁩ של אותו בעלים. אם שולמו לפי תוכנית לכל העובדים או למעמד של עובדים, הן נשארות מחוץ לתיבות 3 ו-⁠5 (IRS: סוגיות שכר). ראו ביטוח בריאות לבעלים.

מס אבטלה פדרלי (FUTA) הוא ⁦6.0%⁩ על ⁦$7,000⁩ הראשונים משכרו של כל עובד, או ⁦0.6%⁩ עם הזיכוי המלא של המדינה. יש מדינות שמוציאות נושאי משרה בחברות מתשלום מס אבטלה מדינתי, ואז השיעור הפדרלי יכול להיות גבוה יותר (IRS: פרסום 15; IRS: הוראות טופס 940). מתי נדרשת הפקדה לטופס 940 מפורט בהרצת שכר בעצמכם.

איך מתקנים את הספרים: שכר, התחייבויות שכר, חלוקות?

הספרים צריכים להראות את השכר, את המסים שחייבים ל-⁠IRS ולמדינה, וחשבון חלוקות שמכיל רק חלוקות אמיתיות.

התאימו את הספרים להגשות בכל רבעון: חשבונות ההתחייבויות לטופס 941, ושכר השנה לטפסים ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩. טפסי 941 צריכים להראות בערך פי שניים ממס הביטוח הלאומי והמדיקר בטופס ⁦W-3⁩, כי טופס ⁦W-3⁩ מדווח רק על חלק העובד (IRS: פרסום 15). כמה זמן שומרים רישומי שכר מפורט בשמירת רישומי שכר, והרישומים בספרים בפקודות יומן לשכר.

מה אם עברה יותר משנה אחת בלי הרצת שכר?

הרצת שכר עכשיו מדווחת על שכר השנה הזו; היא אינה מתקנת שנה קודמת. שכר שמשולם עכשיו ממוסה בשנה שבה שולם (IRS: פרסום 15).

אם החברה לא ניכתה כי ראתה בבעלים לא-עובד, סעיף 3509 יכול להפחית את חלק העובד במס שלא נוכה. הוא אינו חל על התעלמות מכוונת, או כשמס הכנסה נוכה אבל ביטוח לאומי ומדיקר לא, וחלק המעסיק המלא עדיין נדרש (⁦26 U.S.C. 3509⁩; IRS: הוראות טופס ⁦941-X⁩). הנחיות הבדיקה של IRS, שאינן מחייבות בכל מקרה לגופו, מיישמות אותו על נושא משרה ששולם רק בחלוקות בלי טופס ⁦W-2⁩: שיעורים נמוכים יותר לחלוקות שדווחו ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩, שיעורים גבוהים יותר להלוואות והוצאות אישיות. נושא משרה ששולם כבר חלק משכר ⁦W-2⁩ ניצב בדרך כלל מול שיעורים מלאים על תשלום שסווג מחדש מאוחר יותר (IRS: IRM 4.23.8.5.2.1). איך זה מתמחר שנים קודמות ראו שכר בעלים בחברת S.

כמה אחורה IRS יכול ללכת תלוי במה שהוגש. לרבעון שבו לא הוגש טופס 941, הוא יכול לקבוע שומה בכל עת (⁦26 U.S.C. 6501(c)(3)⁩). לטופס 941 שהוגש, המגבלה הרגילה היא שלוש שנים, שנספרות מ-⁠15 באפריל של השנה הבאה אם הדוח הוגש מוקדם יותר (⁦26 U.S.C. 6501(a)⁩ ו-⁠⁦(b)(2)⁩). מה כל שנה עולה תלוי בסכומים, בתאריכים ובמה שהוגש. ראו שכר בעלים בחברת S לחשיפה בשנים קודמות והשלמת ספרים לחברת S לבנייה מחדש של הרישומים.

דוגמה

דולרים אמריקאיים להמחשה, לא אמת מידה לשכר.

חברת S של יועץ: שכר שנוסף ברבעון הרביעי

חברת S של יועץ הרוויחה ⁦$120,000⁩ לפני שכר בעלים, והבעלים משך ⁦$100,000⁩ כחלוקות. לא הורצה מערכת שכר. הבעלים מחליט על שכר סביר של ⁦$60,000⁩ לשנה ומשלם אותו בהרצה אחת בתאריך 15 בדצמבר. מס ביטוח לאומי ומדיקר של העובד הוא ⁦7.65%⁩ מ-⁠⁦$60,000⁩, כלומר ⁦$4,590⁩, והחברה חבה עוד ⁦$4,590⁩. לפני מסי אבטלה, החברה צריכה ⁦$64,590⁩: ⁦$60,000⁩ שכר ברוטו, שממנו מנוכים מסי הבעלים, בתוספת ⁦$4,590⁩ חלק מעסיק.

בהנחה שלחברה לא היה שכר בתקופת הבדיקה לאחור, היא מפקידה מדי חודש, ולכן המס שנוכה ושני החלקים נדרשים ב-⁠15 בינואר. היא מגישה את טופס 941 לרבעון הרביעי, טופס 940, וטופס ⁦W-2⁩ של הבעלים עם טופס ⁦W-3⁩. שכר מקטין את הרווח של החברה, ולכן ⁦$100,000⁩ החלוקות עלולים לעלות על בסיס העלות של הבעלים במניות; ראו רישום חלוקות בחברת S. מכיוון ש-⁠⁦$100,000⁩ כבר יצאו מהחברה, ייתכן שהבעלים יצטרך להחזיר כסף פנימה, והאופן שבו זה מטופל תלוי בעובדות.

בחירה שנכנסה לתוקף במרץ, בלי תשלום עד נובמבר

בחירת S של מייסד נכנסת לתוקף ב-⁠1 במרץ. החברה אינה משלמת דבר ממרץ עד אוקטובר ומתחילה הרצת שכר בנובמבר. טופס 941 הראשון הוא לרבעון הרביעי, הרבעון שבו השכר שולם לראשונה; החודשים הקודמים אינם מדווחים בו. אם היה חייב שכר על מרץ עד אוקטובר תלוי בעובדות, כמו אם המייסד עשה יותר מעבודה מזערית והיה זכאי לשכר, ולכן המייסד מתעד את שני הדברים לפני שבוחר את הסכום של נובמבר.

⁦$4,000⁩ בחודש בהעברות, ואחר כך בקשה לקרוא להן שכר

בעלים מעביר מהחברה ⁦$4,000⁩ בחודש במשך שמונה חודשים, ⁦$32,000⁩ בסך הכול, בתווית משיכות. נניח ש-⁠⁦$32,000⁩ הם שכר ברוטו, חלים שיעורים מלאים והחברה גובה את חלק העובד משכר מאוחר יותר של הבעלים (IRS: פרסום 15). מס ביטוח לאומי ומדיקר של העובד על ⁦$32,000⁩ יהיה ⁦$2,448⁩, ועוד ⁦$2,448⁩ לחברה, לפני כל ניכוי מס הכנסה. אם החברה משלמת בעצמה את חלק העובד, התשלום הזה הוא שכר נוסף ומס נוסף (IRS: פרסום ⁦15-A⁩). אם העובדות מראות שההעברות היו תשלום עבור שירותים, כל אחת מהן היא תשלום שכר בתאריך שלה. הפקדה של מפקיד חודשי על העברה בינואר הייתה אמורה להתבצע ב-⁠15 בפברואר, או ביום העסקים הבא, ושלבי קנס האיחור נספרים מהתאריך הזה. IRS רואה בתשלומים עבור שירותים שכר, ולכן הסכומים והשנים נבדקים לפני שמדווחים על כל דבר.

המצב שלכם שונה?

• סוף השנה קרוב, משכתם רק חלוקות, ועדיין אין מערכת שכר, טופס 941 או חשבון מדינתי: סכום השכר, התאריך והצורה של הרצת ההשלמה, איך מטפלים בהעברות קודמות והאם שנים קודמות חשופות, כולם משנים את מה ש-⁠IRS עשוי לקבוע, ולכן החליטו עליהם יחד לפני ההרצה; ראו עזרה במיסוי חברות.
• עברה יותר משנה אחת בלי הרצת שכר, או שהגיעה הודעה מ-⁠IRS או ממדינה: כל אחד מהם משנה את התשובה; ראו חשיפה בשנים קודמות ופיגור במסי שכר, או עזרה במיסוי חברות אם מעורבים מספרים או הודעות.
• ספרים של כמה שנים מפגרים: בנו אותם מחדש קודם; ראו השלמת ספרים לחברת S או עזרה בהנהלת חשבונות.
• לבעלים יש רק ITIN, או שהוא מתגורר מחוץ לארה״ב: שכר, אישור עבודה והדוחות של הבעלים עצמו יכולים לשנות את התשובה; ראו עזרה במיסוי חברות. לבעלים תושב קנדה ראו בעל חברת S אמריקאית בקנדה.
• יותר מבעלים אחד או בן משפחה עבדו ושולמו בהעברות: השכר של כל אדם הוא שאלה בפני עצמה; ראו העסקת בני משפחה בשכר בחברת S.
• שילמתם את המס שלכם דרך EFTPS בלי ניכוי, או שקיבלתם הודעה ⁦CP05A⁩: ראו מס בעלים בחברת S ששולם דרך EFTPS.
• בחירת S הוגשה אבל העסק דווח ב-⁠Schedule C: ראו חברת S שדווחה ב-⁠Schedule C.
• אתם צריכים אמת מידה לשכר במקצוע מוסדר: ראו שכר סביר לפי מקצוע.
• אתם תריצו בעצמכם כל רבעון מכאן והלאה: ראו הרצת שכר בעצמכם.