Corporación S sin nómina: regularice su sueldo antes del cierre

No corrí la nómina de mi corporación S para mí este año: ¿tengo que pagar salarios?

Sí, cuando el propietario trabaja en el negocio y retira dinero o bienes de él. Todo ejecutivo de una corporación es empleado para el impuesto del Seguro Social y Medicare y para la retención del impuesto sobre la renta (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c)). El IRS dice que los pagos a un ejecutivo que presta más que servicios menores son salarios, no distribuciones (IRS: hoja informativa sobre pagos a ejecutivos). Ser accionista no cambia eso. La excepción es un ejecutivo que no presta servicios o solo presta servicios menores y que ni recibe ni tiene derecho a un pago (IRS: cómo pagarse a sí mismo).

Iniciar la nómina ahora detiene el crecimiento del atraso, pero cuatro cosas pueden hacer que el caso sea más que rutinario:

• Meses ya pasados. El IRS dice que una corporación S debe pagar una compensación razonable antes de hacer distribuciones que no sean salarios (IRS: problemas de compensación). La guía del IRS no dice que una nómina tardía corrija los meses anteriores.
• Distribuciones ya retiradas. Las distribuciones a un ejecutivo deben tratarse como salarios en la medida en que sean un pago razonable por servicios (IRS: instrucciones del Form 1120-S).
• Más de un año, o un aviso. Cada año sin nómina es un problema aparte, y también lo es cualquier carta del IRS o del estado.
• Efectivo. Una nómina necesita efectivo para el pago neto y para los depósitos de impuestos.

Reúna primero:

• Estados de cuenta bancarios que muestren cada transferencia al propietario, con fechas
• La lista de los montos que los libros llaman distribuciones
• La carta del EIN y la carta de aceptación de la elección S, que muestra la fecha de entrada en vigor
• Los Forms 1120-S y K-1 anteriores, y cualquier declaración de nómina presentada alguna vez
• Cualquier aviso del IRS o del estado
• Las primas del seguro médico que la corporación pagó o reembolsó al propietario
• Una nota de las funciones del propietario y de sus horas semanales

El primer paso es el más difícil: la cifra del sueldo y la naturaleza de las transferencias anteriores cambian lo que usted debe y qué multas se aplican. Si se acerca el fin de año y todavía no hay nada configurado (nómina, Form 941 ni cuenta estatal), consulte «¿Su caso es distinto?» al final de esta página.

El orden de una regularización de fin de año. Solo la fecha de pago debe caer a más tardar el 31 de diciembre; el primer depósito normalmente llega después.

Después corrija los libros y concílielos con esas declaraciones.

¿Puedo pagar siete meses de sueldo razonable en un solo pago?

Es posible hacer una sola corrida de pago, y la Publicación 15 grava el pago retroactivo como salarios ordinarios del año en que se paga (IRS: Publicación 15). Un pago hecho antes del 31 de diciembre pertenece al Form W-2 de este año. El pago hecho después del 31 de diciembre es salario del año siguiente, y una corporación S, en general, no puede deducir el pago que debe a un accionista hasta que se pague, aunque los libros lo acumulen (26 U.S.C. 267(a)(2) y (e)(1)). Si ya pasó el 31 de diciembre, los meses faltantes de este año caen bajo «¿Qué pasa si pasó más de un año sin nómina?» más abajo. Las fechas de vencimiento de los depósitos se cuentan desde la fecha de pago, no desde los meses que cubre el pago.

Un solo pago es un comienzo, no la solución completa. La corrida todavía debe:

• Retener. El Seguro Social del empleado a 6.2% sobre salarios de hasta $184,500, Medicare a 1.45% (más 0.9%, a cargo solo del empleado, sobre los salarios superiores a $200,000) y el impuesto federal sobre la renta según el Form W-4 del propietario. La corporación debe una parte equivalente del empleador por Seguro Social y Medicare.
• Defina el método de retención del impuesto sobre la renta antes de la corrida. Un pago único por meses anteriores puede ser un pago retroactivo, que la Publicación 15 trata como salarios suplementarios. Su tasa fija opcional, en general, requiere que se haya retenido impuesto sobre la renta de salarios regulares en el año actual o en el anterior, algo que una primera nómina puede no tener. Sin un período de nómina regular, la Publicación 15 indica retener como si el pago cubriera un período diario o misceláneo, contando los días que cubre. Pregunte a quien corre la nómina qué regla se aplica (IRS: Publicación 15).
• Deposite y declare según los calendarios de abajo.
• Sea razonable para todo el año. El pago se mide frente al trabajo realizado. Si el propietario trabajó todo el año, la cifra se fija frente a ese trabajo, y la guía del IRS no dice que empezar tarde la reduzca.

Planifique el efectivo antes de la corrida. Si las distribuciones vaciaron la cuenta, cómo regresa el dinero es una cuestión aparte: un aporte de capital y un préstamo se tratan de forma distinta, y un préstamo necesita condiciones reales (vea la sección siguiente). Haga que lo revisen antes de la corrida.

¿Puedo llamar salarios a las distribuciones que ya retiré?

No si usted mismo les cambia el nombre. El IRS puede reclasificar los pagos a un accionista de distribuciones a salarios (IRS: problemas de compensación). Su página sobre ejecutivos describe una prueba judicial de si los pagos eran realmente un pago por servicios, sin que cuente la intención de la corporación de limitar los salarios (IRS: ejecutivos de corporaciones). La guía del IRS no describe ningún paso por el cual un propietario convierta por su cuenta transferencias pasadas en salarios.

Son posibles dos resultados, y los hechos deciden cuál se aplica:

El IRS también advierte contra tratar el pago a un ejecutivo como préstamos o como gastos personales que pagó la corporación (IRS: hoja informativa sobre pagos a ejecutivos). Un préstamo real tiene un contrato, una tasa de interés indicada, un plazo de pago y una consecuencia por no pagar (IRS: cómo pagarse a sí mismo). Para clasificar las transferencias, consulte contabilidad atrasada de una corporación S y cómo registrar las distribuciones de una corporación S.

¿Qué sueldo es una compensación razonable y qué pasa si es demasiado bajo?

El IRS no da una fórmula. El Código y los reglamentos no tienen pautas específicas, y los tribunales deciden según los hechos (IRS: hoja informativa sobre pagos a ejecutivos). El IRS enumera factores que incluyen la formación y la experiencia, las funciones, el tiempo y el esfuerzo, el pago en negocios comparables y el historial de dividendos. El pago razonable nunca excede lo que el accionista recibe directa o indirectamente (IRS: problemas de compensación).

Una cifra demasiado baja da al IRS margen para reclasificar distribuciones como salarios, lo que implica impuestos de nómina sobre ambas partes más las multas de abajo. Para saber cómo calcular la cifra, consulte sueldo del propietario de una corporación S; para profesiones con licencia, consulte sueldo razonable por profesión.

¿Cómo configuro las cuentas de nómina y los depósitos antes de la primera corrida?

Tenga el número de Seguro Social del propietario y el Form W-4 antes de la fecha de pago. La cuenta de depósitos debe funcionar para la primera fecha de vencimiento de un depósito, así que inscríbase ahora.

Para ver la lista completa, consulte cómo configurar la nómina.

Calendario de depósitos. Una corporación que declaró $50,000 o menos de impuestos en el período de referencia (lookback period) deposita mensualmente. El período de referencia son los cuatro trimestres que van del 1 de julio de hace dos años al 30 de junio del año pasado, y una corporación sin nómina entonces no declaró nada. Un depositante mensual deposita a más tardar el día 15 del mes siguiente, así que los salarios pagados en diciembre vencen el 15 de enero. Un impuesto de $100,000 o más acumulado en cualquier día vence el siguiente día hábil, y un depositante mensual que llega a esa cifra pasa a ser depositante dos veces por semana (semiweekly) al menos durante el resto de ese año y el siguiente (IRS: Publicación 15).

Un empleador cuyo impuesto del trimestre actual o del anterior es menor de $2,500, y que no tuvo una obligación de depósito al día hábil siguiente de $100,000 en el trimestre actual, puede pagar con un Form 941 presentado a tiempo en lugar de depositar, pero esa prueba puede dejar de cumplirse si después se tratan como salarios las transferencias anteriores, y el IRS indica depositar cuando haya dudas (IRS: Publicación 15).

¿Qué declaración trimestral presento si los salarios empiezan tarde en el año?

Presente el Form 941 del trimestre en que se pagan los primeros salarios, así que una fecha de pago en diciembre significa la declaración del cuarto trimestre. Cada trimestre posterior necesita una declaración, aun sin salarios, salvo que el IRS haya indicado a la corporación presentar el Form 944, que sea un empleador de temporada o que presente una declaración final (IRS: instrucciones del Form 941).

El Form 941 vence el último día del mes siguiente al cierre del trimestre: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre o 31 de enero. Un empleador que hizo depósitos a tiempo que pagan en su totalidad los impuestos del trimestre puede presentarlo, en cambio, hasta el día 10 del segundo mes después del cierre del trimestre, que es el 10 de febrero para el cuarto trimestre. Una fecha de vencimiento en fin de semana o día feriado se traslada al siguiente día hábil. Un depositante mensual declara el impuesto por mes en la línea 16, en el mes en que se pagaron los salarios (IRS: instrucciones del Form 941).

Revise la cuenta del IRS antes de presentar. Las instrucciones del Form SS-4 dicen que un empleador que no elige el Form 944 debe presentar el Form 941 por cada trimestre (IRS: instrucciones del Form SS-4). Por eso, una corporación que declaró empleados en su solicitud del EIN puede mostrar trimestres anteriores como no presentados. Concilie eso primero; consulte atraso en impuestos de nómina.

¿Qué multas se aplican a los depósitos y las declaraciones tardíos?

Las multas por depósito tardío y por declaración tardía se aplican solo a los depósitos y las declaraciones que no cumplen su fecha de vencimiento. Una corrida de regularización se juzga por sus propias fechas; los salarios que el IRS trata como pagados antes se juzgan por esas fechas anteriores.

Las tasas de depósito no se suman; se aplica la más alta que se alcance. Cuando las multas por presentación tardía y por pago tardío se aplican en un mismo mes, la multa por presentación tardía se reduce por el monto de la multa por pago tardío. Las multas por depósito cuentan los días calendario desde la fecha de vencimiento. Los mismos montos del Form W-2 se aplican por separado a la copia del empleado si se entrega tarde (IRS: multa por no depositar; IRS: Publicación 15; IRS: Forms W-2 y W-3). Se cobran intereses sobre los impuestos pagados tarde y las declaraciones presentadas tarde (IRS: instrucciones del Form 941).

Una persona responsable de la nómina que de forma intencional no retiene o no entrega el impuesto también puede enfrentar la multa de recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty) conforme a 26 U.S.C. 6672, de 100% del impuesto impago que debía retenerse (IRS: Publicación 15). El IRS dice que un empleador que trata a un empleado, incluido un ejecutivo de la corporación, como no empleado es responsable del Seguro Social, Medicare e impuesto sobre la renta que no retuvo, y también puede ser responsable de esa multa (IRS: cómo pagarse a sí mismo). La multa no se determina sobre el impuesto calculado con las tasas de la sección 3509 (IRS: IRM 4.23.8). Consulte la multa de recuperación de fondos en fideicomiso; los avisos y el alivio están en atraso en impuestos de nómina.

¿Qué formularios reportan la nómina después del cierre del año?

Después de la corrida, el propietario recibe un Form W-2, y la corporación presenta el Form 941, los Forms W-2 y W-3, el Form 940 cuando los salarios alcanzan la prueba de abajo y las declaraciones estatales que correspondan.

Las primas del seguro médico que la corporación pagó por un propietario con más de 2% de las acciones o del poder de voto son salarios en la casilla 1 del Form W-2 de ese propietario. Si se pagan conforme a un plan para todos los empleados o para una clase de ellos, quedan fuera de las casillas 3 y 5 (IRS: problemas de compensación). Consulte seguro médico para propietarios.

El impuesto federal por desempleo es de 6.0% sobre los primeros $7,000 de salarios de cada empleado, o de 0.6% con el crédito estatal completo. Algunos estados dejan fuera del impuesto estatal por desempleo a los ejecutivos de corporaciones, y entonces la tasa federal puede ser mayor (IRS: Publicación 15; IRS: instrucciones del Form 940). Cuándo vence un depósito del Form 940 se explica en cómo correr la nómina usted mismo.

¿Cómo corrijo los libros: salarios, obligaciones de nómina y distribuciones?

Los libros deben mostrar los salarios, los impuestos que se deben al IRS y al estado, y una cuenta de distribuciones que contenga solo distribuciones verdaderas.

Concilie los libros con las declaraciones cada trimestre: las cuentas de obligaciones con el Form 941, y los salarios del año con los Forms W-2 y W-3. Los Forms 941 deben mostrar cerca del doble del impuesto del Seguro Social y Medicare del Form W-3, porque el Form W-3 reporta solo la parte del empleado (IRS: Publicación 15). Cuánto tiempo conservar los registros de nómina está en conservación de los registros de nómina, y los asientos están en asientos contables de nómina.

¿Qué pasa si pasó más de un año sin nómina?

Una corrida de nómina ahora reporta los salarios de este año; no corrige un año anterior. Los salarios pagados ahora tributan en el año en que se pagan (IRS: Publicación 15).

Si la corporación no retuvo porque trató al propietario como no empleado, la sección 3509 puede reducir la parte del empleado del impuesto no retenido. No se aplica al descuido intencional, ni cuando se retuvo impuesto sobre la renta pero no Seguro Social ni Medicare, y la parte completa del empleador igual se debe (26 U.S.C. 3509; IRS: instrucciones del Form 941-X). La guía de revisión del IRS, que no obliga en ningún caso concreto, la aplica a un ejecutivo pagado solo con distribuciones y sin Form W-2: tasas menores para distribuciones declaradas en el Schedule K-1 y tasas mayores para préstamos y gastos personales. Un ejecutivo que ya recibió algún salario en el Form W-2, en general, enfrenta las tasas completas sobre el pago reclasificado después (IRS: IRM 4.23.8.5.2.1). Para saber cómo se valoran así los años anteriores, consulte sueldo del propietario de una corporación S.

Hasta cuándo puede retroceder el IRS depende de lo que se presentó. Para un trimestre sin Form 941 presentado, puede determinar el impuesto en cualquier momento (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Para un Form 941 presentado, el límite habitual es de tres años, contados desde el 15 de abril del año siguiente si la declaración se presentó antes (26 U.S.C. 6501(a) y (b)(2)). Lo que cuesta cada año depende de los montos, las fechas y lo que se presentó. Consulte sueldo del propietario de una corporación S para la exposición de años anteriores y contabilidad atrasada de una corporación S para reconstruir los registros.

Ejemplo

Dólares estadounidenses ilustrativos, no una referencia de sueldo.

Corporación S de un consultor: salarios añadidos en el cuarto trimestre

La corporación S de un consultor tuvo $120,000 de ganancia antes de cualquier salario del propietario, y el propietario retiró $100,000 como distribuciones. No se corrió ninguna nómina. El propietario fija $60,000 de salario razonable para el año y los paga en una sola corrida con fecha del 15 de diciembre. El impuesto del empleado al Seguro Social y Medicare es 7.65% de $60,000, es decir, $4,590, y la corporación debe otros $4,590. Antes de los impuestos por desempleo, la corporación necesita $64,590: los $60,000 de salarios brutos, de los cuales se retienen los impuestos del propietario, más la parte del empleador de $4,590.

Suponiendo que la corporación no tuvo nómina en el período de referencia, es depositante mensual, así que el impuesto retenido y ambas partes vencen el 15 de enero. La corporación presenta el Form 941 del cuarto trimestre, el Form 940 y el Form W-2 del propietario con el Form W-3. Los salarios reducen la ganancia de la corporación, así que los $100,000 de distribuciones pueden exceder la base del propietario en las acciones; consulte cómo registrar las distribuciones de una corporación S. Como ya salieron $100,000 de la corporación, el propietario puede tener que devolver dinero, y cómo se trata eso depende de los hechos.

Elección vigente desde marzo, sin pagos hasta noviembre

La elección S de un fundador entra en vigor el 1 de marzo. La corporación no paga nada de marzo a octubre y empieza la nómina en noviembre. El primer Form 941 es del cuarto trimestre, el trimestre en que se pagan los primeros salarios; los meses anteriores no se reportan en él. Si se debía pagar sueldo de marzo a octubre depende de hechos como si el fundador hizo más que un trabajo menor y tenía derecho a un pago, así que el fundador documenta ambas cosas antes de elegir la cifra de noviembre.

$4,000 al mes en transferencias, y luego una solicitud para llamarlas salarios

Un propietario saca $4,000 al mes de la corporación durante ocho meses, $32,000 en total, rotulados como retiros. Suponga que los $32,000 son salarios brutos, que se aplican las tasas completas y que la corporación cobra la parte del empleado del pago posterior del propietario (IRS: Publicación 15). El impuesto del empleado al Seguro Social y Medicare sobre $32,000 sería $2,448, con otros $2,448 para la corporación, antes de cualquier retención del impuesto sobre la renta. Si la corporación paga ella misma la parte del empleado, ese pago es más salario y más impuesto (IRS: Publicación 15-A). Si los hechos muestran que las transferencias fueron un pago por servicios, cada una es un pago de salario en su propia fecha. El depósito de un depositante mensual por una transferencia de enero vencía el 15 de febrero, o el siguiente día hábil, y los niveles de multa por depósito tardío cuentan desde esa fecha. El IRS trata los pagos por servicios como salarios, así que los montos y los años se revisan antes de reportar cualquier cosa.

¿Su caso es distinto?

• Se acerca el fin de año, solo ha retirado distribuciones y todavía no hay nómina, Form 941 ni cuenta estatal: la cifra del sueldo, la fecha y la forma de la corrida de regularización, cómo se tratan las transferencias pasadas y si los años anteriores están expuestos cambian lo que el IRS puede determinar, así que decídalos en conjunto antes de la corrida; consulte ayuda con impuestos de corporaciones.
• Pasó más de un año sin nómina, o llegó un aviso del IRS o del estado: cada situación cambia la respuesta; consulte exposición de años anteriores y atraso en impuestos de nómina, o ayuda con impuestos de corporaciones si hay cifras o avisos de por medio.
• Varios años de libros están atrasados: reconstrúyalos primero; consulte contabilidad atrasada de una corporación S o ayuda con la contabilidad.
• El propietario solo tiene un ITIN, o vive fuera de EE. UU.: la nómina, la autorización de trabajo y las propias declaraciones del propietario pueden cambiar la respuesta; consulte ayuda con impuestos de corporaciones. Para un propietario residente en Canadá, consulte propietario de una corporación S de EE. UU. que vive en Canadá.
• Más de un propietario o familiar trabajó y recibió pagos por transferencia: el pago de cada persona es una cuestión aparte; consulte pagar a familiares en la nómina de una corporación S.
• Usted pagó su propio impuesto por EFTPS sin retención, o recibió un aviso CP05A: consulte impuesto del propietario de una corporación S pagado por EFTPS.
• La elección S se presentó, pero el negocio se declaró en el Schedule C: consulte corporación S declarada en el Schedule C.
• Necesita una referencia de sueldo para una profesión con licencia: consulte sueldo razonable por profesión.
• Después correrá usted mismo cada trimestre: consulte cómo correr la nómina usted mismo.