Corporação S sem folha de pagamento: regularize até o fim do ano

Nunca rodei a folha da minha corporação S para mim neste ano: preciso pagar salário?

Sim, quando o proprietário trabalha na empresa e retira dinheiro ou bens dela. Todo diretor de uma corporação é empregado para fins do imposto de Social Security e Medicare e da retenção do imposto de renda (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c)). O IRS diz que os pagamentos a um diretor que presta mais do que serviços mínimos são salário, e não distribuições (IRS: ficha sobre o salário de diretores). Ser acionista não muda isso. A exceção é o diretor que não presta serviços, ou presta apenas serviços mínimos, e não recebe nem tem direito a pagamento (IRS: como se pagar).

Iniciar a folha agora impede que a lacuna aumente, mas quatro fatores podem tornar o caso mais do que rotineiro:

• Meses que já passaram. O IRS diz que uma corporação S deve pagar remuneração razoável antes de fazer distribuições que não sejam salário (IRS: questões de remuneração). As orientações do IRS não dizem que uma folha tardia corrige os meses anteriores.
• Distribuições já retiradas. As distribuições a um diretor devem ser tratadas como salário na medida em que sejam pagamento razoável por serviços (IRS: instruções do Form 1120-S).
• Mais de um ano, ou um aviso. Cada ano sem folha é um problema próprio, assim como qualquer carta do IRS ou do estado.
• Caixa. Uma folha de pagamento precisa de dinheiro para o pagamento líquido e para os depósitos dos impostos.

Reúna primeiro:

• Extratos bancários que mostrem cada transferência ao proprietário, com as datas
• A lista dos valores que a escrituração chama de distribuições
• A carta do EIN e a carta de aceitação da opção pela corporação S, que mostra a data de início
• Os Forms 1120-S e K-1 anteriores, e qualquer declaração da folha já entregue
• Qualquer aviso do IRS ou do estado
• Os prêmios de seguro-saúde que a corporação pagou ou reembolsou ao proprietário
• Uma anotação das funções e das horas semanais do proprietário

O primeiro passo é o mais difícil: o valor do salário e o que foram as transferências anteriores mudam o que você deve e quais multas se aplicam. Se o fim do ano está perto e nada foi montado ainda (nem folha, nem Form 941, nem conta estadual), veja “E no seu caso?” no fim desta página.

A ordem de uma regularização no fim do ano. Só a data de pagamento precisa cair até 31 de dezembro; o primeiro depósito costuma vir depois.

Depois corrija a escrituração e concilie-a com essas declarações.

Posso pagar sete meses de salário razoável de uma só vez?

Um único pagamento é possível, e a Publication 15 tributa o pagamento retroativo (back pay) como salário comum no ano em que é pago (IRS: Publication 15). Um pagamento feito até 31 de dezembro entra no Form W-2 deste ano. O pagamento feito depois de 31 de dezembro é salário do ano seguinte, e uma corporação S geralmente não pode deduzir o que deve a um acionista até pagá-lo, mesmo que a escrituração o provisione (26 U.S.C. 267(a)(2) e (e)(1)). Se 31 de dezembro já passou, os meses que faltam deste ano caem em “E se passou mais de um ano sem folha de pagamento?” abaixo. Os vencimentos dos depósitos contam a partir da data de pagamento, e não dos meses que o pagamento cobre.

Um pagamento é um começo, não a correção inteira. A folha ainda precisa:

• Reter. Social Security do empregado a 6,2% sobre salários até $184.500, Medicare a 1,45% (mais 0,9%, só do empregado, sobre salários acima de $200.000) e imposto de renda federal com base no Form W-4 do proprietário. A corporação deve uma parte equivalente do empregador de Social Security e Medicare.
• Defina o método de retenção do imposto de renda antes da folha. Um pagamento único por meses passados pode ser pagamento retroativo, que a Publication 15 trata como salário suplementar (supplemental wages). A alíquota fixa opcional geralmente exige que tenha havido imposto de renda retido sobre salários regulares no ano atual ou no anterior, o que uma primeira folha pode não ter. Sem um período de pagamento regular, a Publication 15 manda reter como se o pagamento cobrisse um período diário ou diverso, contando os dias que ele abrange. Pergunte a quem roda a folha qual regra se aplica (IRS: Publication 15).
• Deposite e declare conforme os calendários abaixo.
• Seja razoável para o ano inteiro. O pagamento é medido pelo trabalho feito. Se o proprietário trabalhou o ano todo, o valor é definido em relação a esse trabalho, e as orientações do IRS não dizem que um começo tardio o reduz.

Planeje o caixa antes da folha. Se as distribuições esvaziaram a conta, a forma de devolver dinheiro é uma questão própria: um aporte de capital e um empréstimo recebem tratamentos diferentes, e um empréstimo precisa de termos reais (veja a próxima seção). Peça uma revisão antes de rodar a folha.

Posso chamar de salário as distribuições que já retirei?

Não, rotulando-as por conta própria. O IRS pode reclassificar os pagamentos a um acionista de distribuições para salário (IRS: questões de remuneração). A página dele sobre diretores descreve um teste dos tribunais sobre se os pagamentos eram de fato remuneração por serviços, em que a intenção da corporação de limitar o salário não decide (IRS: diretores de corporações). As orientações do IRS não descrevem nenhum passo pelo qual um proprietário transforme sozinho transferências passadas em salário.

Dois resultados são possíveis, e os fatos decidem qual se aplica:

O IRS também alerta contra tratar o pagamento de diretores como empréstimos ou como despesas pessoais pagas pela corporação (IRS: ficha sobre o salário de diretores). Um empréstimo real tem contrato, taxa de juros declarada, prazo de pagamento e uma consequência para quem não paga (IRS: como se pagar). Para separar as transferências, veja escrituração atrasada de corporação S e como registrar distribuições de corporação S.

Quanto de salário é uma remuneração razoável, e o que acontece se for baixo demais?

O IRS não dá fórmula. O Código e os regulamentos não têm diretrizes específicas, e os tribunais decidem pelos fatos (IRS: ficha sobre o salário de diretores). O IRS lista fatores que incluem formação e experiência, funções, tempo e esforço, pagamento em empresas comparáveis e histórico de dividendos. A remuneração razoável nunca passa do que o acionista recebe, direta ou indiretamente (IRS: questões de remuneração).

Um valor baixo demais dá ao IRS espaço para reclassificar distribuições como salário, o que traz imposto sobre a folha nas duas partes, mais as multas abaixo. Para dimensionar o valor, veja salário do proprietário de corporação S; para profissões regulamentadas, veja salário razoável por profissão.

Como configuro as contas e os depósitos da folha antes da primeira rodada?

Tenha o número de Social Security e o Form W-4 do proprietário antes da data de pagamento. A conta de depósito precisa funcionar até o primeiro vencimento de depósito, então inscreva-se agora.

Para a lista completa, veja como montar a folha de pagamento.

Calendário de depósitos. Uma corporação que informou $50.000 ou menos de imposto no período de referência (lookback period) deposita mensalmente. O período de referência são os quatro trimestres de 1º de julho de dois anos atrás até 30 de junho do ano passado, e uma corporação sem folha de pagamento nesse período não informou nada. O depositante mensal deposita até o dia 15 do mês seguinte, então os salários pagos em dezembro vencem em 15 de janeiro. O imposto de $100.000 ou mais acumulado em qualquer dia vence no próximo dia útil, e o depositante mensal que o atinge passa a ser depositante semissemanal (semiweekly depositor) pelo menos pelo resto daquele ano e pelo seguinte (IRS: Publication 15).

O empregador cujo imposto do trimestre atual ou do anterior é menor que $2.500, e que não teve obrigação de depósito no dia seguinte de $100.000 no trimestre atual, pode pagar junto com o Form 941 entregue no prazo em vez de depositar, mas esse teste pode falhar se transferências anteriores forem depois tratadas como salário, e o IRS manda depositar quando houver dúvida (IRS: Publication 15).

Que declaração trimestral entrego se os salários começam no fim do ano?

Entregue o Form 941 do trimestre em que os salários são pagos pela primeira vez, então uma data de pagamento em dezembro significa a declaração do quarto trimestre. Todo trimestre seguinte exige uma declaração, mesmo sem salários, salvo se o IRS mandou a corporação entregar o Form 944, se ela é uma empregadora sazonal ou se entrega uma declaração final (IRS: instruções do Form 941).

O Form 941 vence no último dia do mês seguinte ao fim do trimestre: 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro ou 31 de janeiro. O empregador que fez depósitos no prazo que pagaram integralmente os impostos do trimestre pode entregá-lo até o 10º dia do segundo mês após o fim do trimestre, que é 10 de fevereiro para o quarto trimestre. Um vencimento em fim de semana ou feriado passa para o próximo dia útil. O depositante mensal informa o imposto por mês na linha 16, no mês em que os salários foram pagos (IRS: instruções do Form 941).

Confira a conta do IRS antes de entregar. As instruções do Form SS-4 dizem que o empregador que não opta pelo Form 944 deve entregar o Form 941 de todos os trimestres (IRS: instruções do Form SS-4). Uma corporação que informou empregados no pedido de EIN pode, por isso, aparecer com trimestres anteriores não entregues. Concilie isso primeiro; veja atraso nos impostos da folha de pagamento.

Que multas se aplicam a depósitos e declarações atrasados?

As multas por depósito atrasado e por declaração atrasada se aplicam apenas a depósitos e declarações que perdem o vencimento. Uma folha de regularização é julgada pelas suas próprias datas; os salários que o IRS trata como pagos antes são julgados por essas datas anteriores.

As alíquotas dos depósitos não se somam; vale a mais alta atingida. Quando as multas por atraso na entrega e por atraso no pagamento se aplicam no mesmo mês, a multa por atraso na entrega é reduzida pela multa por atraso no pagamento. As multas por depósito contam dias corridos a partir do vencimento. Os mesmos valores do Form W-2 se aplicam separadamente à via do empregado, se ela for entregue com atraso (IRS: multa por falta de depósito; IRS: Publication 15; IRS: Forms W-2 e W-3). Cobram-se juros sobre os impostos pagos com atraso e sobre as declarações entregues com atraso (IRS: instruções do Form 941).

Uma pessoa responsável pela folha que deixa intencionalmente de reter ou de recolher o imposto também pode enfrentar a multa de recuperação de fundos retidos (trust fund recovery penalty) da 26 U.S.C. 6672, de 100% do imposto não pago que deveria ter sido retido (IRS: Publication 15). O IRS diz que o empregador que trata um empregado, inclusive um diretor da corporação, como não empregado responde pelo imposto de Social Security, Medicare e de renda que não reteve, e também pode responder por essa multa (IRS: como se pagar). A multa não é lançada sobre imposto calculado às alíquotas da seção 3509 (IRS: IRM 4.23.8). Veja a multa de recuperação de fundos retidos; os avisos e o alívio estão em atraso nos impostos da folha de pagamento.

Que formulários declaram a folha depois do fim do ano?

Depois da folha, o proprietário recebe um Form W-2, e a corporação entrega o Form 941, os Forms W-2 e W-3, o Form 940 quando os salários atingem o teste abaixo e as declarações estaduais.

Os prêmios de seguro-saúde que a corporação pagou para um proprietário com mais de 2% das ações ou do poder de voto são salário na caixa 1 do Form W-2 desse proprietário. Se pagos por um plano para todos os empregados ou para uma classe deles, ficam fora das caixas 3 e 5 (IRS: questões de remuneração). Veja seguro-saúde para proprietários.

O imposto federal de seguro-desemprego é de 6,0% sobre os primeiros $7.000 do salário de cada empregado, ou de 0,6% com o crédito estadual integral. Alguns estados deixam os diretores de corporações fora do imposto estadual de seguro-desemprego, e então a alíquota federal pode ser maior (IRS: Publication 15; IRS: instruções do Form 940). Quando vence um depósito do Form 940 está em como rodar a folha de pagamento por conta própria.

Como corrijo a escrituração: salários, obrigações da folha e distribuições?

A escrituração precisa mostrar os salários, os impostos devidos ao IRS e ao estado, e uma conta de distribuições que contenha apenas distribuições verdadeiras.

Concilie a escrituração com as declarações a cada trimestre: as contas de obrigações com o Form 941 e os salários do ano com os Forms W-2 e W-3. Os Forms 941 devem mostrar cerca do dobro do imposto de Social Security e Medicare do Form W-3, porque o Form W-3 informa apenas a parte do empregado (IRS: Publication 15). Por quanto tempo guardar os registros da folha está em guarda dos registros da folha de pagamento, e os lançamentos estão em lançamentos contábeis da folha de pagamento.

E se passou mais de um ano sem folha de pagamento?

Rodar a folha agora declara os salários deste ano; não corrige um ano anterior. Os salários pagos agora são tributados no ano em que são pagos (IRS: Publication 15).

Se a corporação não reteve porque tratou o proprietário como não empregado, a seção 3509 pode reduzir a parte do empregado do imposto não retido. Ela não se aplica a desrespeito intencional, nem quando houve retenção do imposto de renda mas não de Social Security e Medicare, e a parte integral do empregador continua devida (26 U.S.C. 3509; IRS: instruções do Form 941-X). As orientações de exame do IRS, que não vinculam em nenhum caso concreto, a aplicam a um diretor pago apenas por distribuições, sem Form W-2: alíquotas menores para distribuições informadas no Schedule K-1 e maiores para empréstimos e despesas pessoais. Um diretor que já recebeu algum salário no W-2 geralmente enfrenta as alíquotas integrais sobre o pagamento reclassificado depois (IRS: IRM 4.23.8.5.2.1). Para ver como isso precifica anos passados, veja salário do proprietário de corporação S.

Até quando o IRS pode voltar depende do que foi entregue. Para um trimestre sem Form 941 entregue, ele pode lançar o imposto a qualquer tempo (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Para um Form 941 entregue, o limite habitual é de três anos, contados de 15 de abril do ano seguinte se a declaração foi entregue antes (26 U.S.C. 6501(a) e (b)(2)). O custo de cada ano depende dos valores, das datas e do que foi entregue. Veja salário do proprietário de corporação S para a exposição em anos passados e escrituração atrasada de corporação S para reconstruir os registros.

Exemplo

Dólares americanos ilustrativos, não uma referência de salário.

Corporação S de consultoria: salários acrescentados no quarto trimestre

A corporação S de um consultor teve US$120.000 de lucro antes de qualquer salário do proprietário, e o proprietário retirou US$100.000 como distribuições. Nenhuma folha foi rodada. O proprietário define US$60.000 de salário razoável para o ano e os paga em uma só folha datada de 15 de dezembro. O imposto de Social Security e Medicare do empregado é 7,65% de US$60.000, ou US$4.590, e a corporação deve outros US$4.590. Antes dos impostos de seguro-desemprego, a corporação precisa de US$64.590: os US$60.000 de salário bruto, de onde saem os impostos retidos do proprietário, mais os US$4.590 da parte do empregador.

Supondo que a corporação não tivesse folha no período de referência, ela é depositante mensal, então o imposto retido e as duas partes vencem em 15 de janeiro. Ela entrega o Form 941 do quarto trimestre, o Form 940 e o Form W-2 do proprietário com o Form W-3. Os salários reduzem o lucro da corporação, então os US$100.000 de distribuições podem passar do custo-base (basis) do proprietário nas ações; veja como registrar distribuições de corporação S. Como US$100.000 já saíram da corporação, o proprietário pode ter que devolver dinheiro, e o tratamento disso depende dos fatos.

Opção em vigor em março, nada pago até novembro

A opção pela corporação S de um fundador vale a partir de 1º de março. A corporação não paga nada de março a outubro e inicia a folha em novembro. O primeiro Form 941 é o do quarto trimestre, o trimestre em que os salários são pagos pela primeira vez; os meses anteriores não são informados nele. Se havia salário devido de março a outubro depende de fatos, como se o fundador fez mais do que trabalho mínimo e tinha direito a pagamento, então o fundador documenta as duas coisas antes de escolher o valor de novembro.

US$4.000 por mês em transferências, e depois um pedido para chamá-las de salário

Um proprietário tira US$4.000 por mês da corporação durante oito meses, US$32.000 no total, classificados como retiradas. Suponha que os US$32.000 sejam salário bruto, que valham as alíquotas integrais e que a corporação cobre a parte do empregado do pagamento posterior do proprietário (IRS: Publication 15). O imposto de Social Security e Medicare do empregado sobre US$32.000 seria US$2.448, com outros US$2.448 da corporação, antes de qualquer retenção do imposto de renda. Se a corporação paga a parte do empregado por conta própria, esse pagamento é mais salário e mais imposto (IRS: Publication 15-A). Se os fatos mostram que as transferências eram pagamento por serviços, cada uma é um pagamento de salário na sua própria data. O depósito de um depositante mensal por uma transferência de janeiro venceu em 15 de fevereiro, ou no próximo dia útil, e as faixas de multa por depósito atrasado contam a partir dessa data. O IRS trata pagamentos por serviços como salário, então os valores e os anos são revisados antes de qualquer declaração.

E no seu caso?

• O fim do ano está perto, você retirou só distribuições e ainda não há folha, Form 941 nem conta estadual: o valor do salário, a data e a forma da folha de regularização, o tratamento das transferências passadas e a exposição de anos anteriores mudam o que o IRS pode lançar, então decida tudo junto antes de rodar a folha; veja ajuda com impostos de corporação.
• Passou mais de um ano sem folha de pagamento, ou chegou um aviso do IRS ou do estado: cada um muda a resposta; veja exposição em anos passados e atraso nos impostos da folha de pagamento, ou ajuda com impostos de corporação se houver valores ou avisos em jogo.
• Vários anos de escrituração estão atrasados: reconstrua-os primeiro; veja escrituração atrasada de corporação S ou ajuda com a escrituração contábil.
• O proprietário tem só um ITIN, ou mora fora dos EUA: a folha, a autorização de trabalho e as declarações do próprio proprietário podem mudar a resposta; veja ajuda com impostos de corporação. Para um proprietário residente no Canadá, veja proprietário de corporação S dos EUA no Canadá.
• Mais de um proprietário ou familiar trabalhou e foi pago por transferência: o pagamento de cada pessoa é uma questão própria; veja como pagar familiares na folha de uma corporação S.
• Você pagou o seu próprio imposto pelo EFTPS sem retenção, ou recebeu um aviso CP05A: veja imposto do proprietário de corporação S pago pelo EFTPS.
• A opção pela corporação S foi entregue, mas o negócio foi declarado no Schedule C: veja corporação S declarada no Schedule C.
• Você precisa de uma referência de salário para uma profissão regulamentada: veja salário razoável por profissão.
• Você vai rodar cada trimestre por conta própria depois: veja como rodar a folha de pagamento por conta própria.