Dành cho ai
- Chủ S corporation làm việc trong doanh nghiệp và năm nay chỉ nhận khoản phân phối
- Chủ doanh nghiệp bắt đầu bảng lương muộn trong năm, hoặc phát hiện các năm trước không có bảng lương
Không đề cập ở đây
- Mức lương bao nhiêu là hợp lý cho một doanh nghiệp hoặc nghề cụ thể
- Chạy bảng lương từng quý sau khi đã thiết lập
- Thông báo phạt thuế lương của IRS, xóa tiền phạt và ấn định trust fund
- Chi tiết đăng ký bảng lương và hạn nộp của tiểu bang
Năm nay tôi chưa chạy bảng lương S corp cho chính mình: tôi có phải trả lương không?
Có, khi chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp và nhận tiền hoặc tài sản từ doanh nghiệp. Mọi cán bộ điều hành của một công ty đều là nhân viên đối với thuế An sinh Xã hội và Medicare và đối với việc khấu trừ thuế thu nhập (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c)). IRS cho biết khoản chi trả cho cán bộ điều hành làm nhiều hơn các dịch vụ nhỏ là tiền lương, không phải khoản phân phối (IRS: tờ thông tin về tiền lương của cán bộ điều hành). Là cổ đông không làm thay đổi điều đó. Ngoại lệ là cán bộ điều hành không làm dịch vụ nào hoặc chỉ làm các dịch vụ nhỏ, và không nhận cũng không có quyền được trả (IRS: tự trả tiền cho mình).
Bắt đầu bảng lương ngay bây giờ ngăn khoảng trống lớn thêm, nhưng bốn điều có thể khiến trường hợp này phức tạp hơn thông thường:
- Các tháng đã qua. IRS cho biết S corporation phải trả mức thù lao hợp lý trước khi chi các khoản phân phối không phải tiền lương (IRS: vấn đề về thù lao). Hướng dẫn của IRS không nói rằng bảng lương trả muộn sẽ khắc phục các tháng trước đó.
- Các khoản phân phối đã nhận. Các khoản phân phối cho cán bộ điều hành phải được coi là tiền lương trong chừng mực chúng là mức thù lao hợp lý cho dịch vụ (IRS: hướng dẫn Form 1120-S).
- Nhiều hơn một năm, hoặc có thông báo. Mỗi năm không có bảng lương là một vấn đề riêng, và mỗi thư của IRS hoặc tiểu bang cũng vậy.
- Tiền mặt. Bảng lương cần tiền để trả lương ròng và nộp thuế.
Hãy chuẩn bị trước:
- Sao kê ngân hàng cho thấy mọi khoản chuyển cho chủ sở hữu, kèm ngày
- Danh sách các khoản mà sổ sách gọi là khoản phân phối
- Thư EIN và thư chấp nhận bầu chọn S, trong đó có ngày có hiệu lực
- Các Form 1120-S và Schedule K-1 trước đây, và mọi tờ khai bảng lương từng nộp
- Mọi thông báo của IRS hoặc tiểu bang
- Phí bảo hiểm y tế mà công ty đã trả hoặc hoàn lại cho chủ sở hữu
- Ghi chú về nhiệm vụ và số giờ làm mỗi tuần của chủ sở hữu
Bước đầu tiên là bước khó: mức lương và bản chất các khoản chuyển trước đó đều làm thay đổi số bạn nợ và các khoản phạt áp dụng. Nếu gần cuối năm và chưa thiết lập gì (chưa có bảng lương, Form 941 hay tài khoản tiểu bang), xem "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối trang này.
Thứ tự của việc bù lương cuối năm. Chỉ ngày trả lương phải rơi vào hoặc trước ngày 31 tháng 12; khoản nộp thuế đầu tiên thường đến sau.
| Khi nào | Làm gì |
|---|---|
| Trước ngày trả lương | Tính mức lương và xác định các khoản chuyển trước đó là gì; lấy Số An sinh Xã hội của chủ sở hữu và Form W-4 đã ký; kiểm tra khi nào đến hạn các tài khoản tiểu bang |
| Ngày trả lương vào hoặc trước ngày 31 tháng 12 | Chạy bảng lương, qua đơn vị xử lý bảng lương hoặc làm thủ công (tự chạy bảng lương); tiền lương được tính cho năm nay |
| Ngày 15 tháng 1, với người nộp thuế theo tháng, trừ khi áp dụng quy tắc nộp ngày hôm sau nêu bên dưới | Nộp điện tử thuế đã khấu trừ và phần của người sử dụng lao động |
| Ngày 31 tháng 1, hoặc ngày làm việc kế tiếp | Form 941 quý 4 và Form 940 |
| ngày 1 tháng 2 năm 2027 | Form W-2 và W-3 |
Sau đó sửa sổ sách và đối chiếu với các tờ khai đó.
Tôi có thể trả một lần mức lương hợp lý của bảy tháng không?
Có thể chạy một lần trả lương duy nhất, và Publication 15 tính thuế tiền lương truy lĩnh như tiền lương thông thường trong năm được trả (IRS: Publication 15). Khoản trả đến hết ngày 31 tháng 12 thuộc Form W-2 của năm nay. Tiền trả sau ngày 31 tháng 12 là tiền lương của năm sau, và S corporation nói chung không được khấu trừ khoản phải trả cho cổ đông cho đến khi thực trả, dù sổ sách đã ghi dồn tích (26 U.S.C. 267(a)(2) và (e)(1)). Nếu đã qua ngày 31 tháng 12, các tháng còn thiếu của năm nay thuộc phần "Nếu hơn một năm trôi qua mà không có bảng lương thì sao?" bên dưới. Hạn nộp thuế tính từ ngày trả lương, không tính từ các tháng mà khoản tiền lương đó chi trả.
Một lần trả là bước khởi đầu, không phải cách sửa trọn vẹn. Lần chạy lương vẫn phải:
- Khấu trừ. Thuế An sinh Xã hội của nhân viên 6,2% trên tiền lương đến $184.500, Medicare 1,45% (cộng 0,9% chỉ do nhân viên chịu trên tiền lương vượt $200.000), và thuế thu nhập liên bang dựa trên Form W-4 của chủ sở hữu. Công ty phải nộp phần tương ứng của người sử dụng lao động cho thuế An sinh Xã hội và Medicare.
- Xác định phương pháp khấu trừ thuế thu nhập trước khi chạy lương. Khoản trả một lần cho các tháng trước có thể là tiền lương truy lĩnh, và Publication 15 coi đó là tiền lương bổ sung (supplemental wages). Mức đồng nhất tùy chọn này nói chung cần có thuế thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương thông thường trong năm hiện tại hoặc năm trước, điều mà kỳ lương đầu tiên có thể không có. Khi không có kỳ lương đều đặn, Publication 15 khấu trừ như thể khoản trả đó là cho kỳ theo ngày hoặc kỳ khác, tính theo số ngày mà khoản trả bao gồm. Hãy hỏi người chạy bảng lương quy tắc nào áp dụng (IRS: Publication 15).
- Nộp thuế và khai theo các lịch bên dưới.
- Hợp lý cho cả năm. Mức lương được đo theo công việc đã làm. Nếu chủ sở hữu làm việc cả năm, con số được đặt theo công việc đó, và hướng dẫn của IRS không nói rằng bắt đầu muộn thì làm con số giảm.
Hãy lên kế hoạch tiền mặt trước khi chạy lương. Nếu các khoản phân phối đã rút cạn tài khoản, cách đưa tiền quay lại là một câu hỏi riêng: khoản góp vốn và khoản vay được xử lý khác nhau, và khoản vay cần điều khoản thật (xem phần tiếp theo). Hãy nhờ xem xét trước khi chạy lương.
Tôi có thể gọi các khoản phân phối đã nhận là tiền lương không?
Không thể tự đổi tên chúng. IRS có thể phân loại lại các khoản chi trả cho cổ đông từ khoản phân phối thành tiền lương (IRS: vấn đề về thù lao). Trang về cán bộ điều hành của IRS mô tả phép thử của tòa án: các khoản chi trả có thật sự là tiền công cho dịch vụ hay không, và ý định hạn chế tiền lương của công ty không quyết định được (IRS: cán bộ điều hành công ty). Hướng dẫn của IRS không mô tả bước nào để chủ sở hữu tự biến các khoản chuyển trước đây thành tiền lương.
Có hai kết quả có thể xảy ra, và sự việc quyết định kết quả nào áp dụng:
| Kết quả | Hệ quả |
|---|---|
| Các khoản chuyển trước đó vẫn là khoản phân phối; tiền lương bắt đầu từ bây giờ | Các khoản nộp thuế và Form 941 đầu tiên tính từ ngày trả lương mới. IRS vẫn có thể phân loại lại các khoản phân phối trước đó đến mức lương hợp lý, và việc bắt đầu muộn không giải quyết được điều đó. |
| Một số khoản chuyển trước đó được coi là tiền lương | Mỗi khoản chuyển là một lần trả lương vào đúng ngày của nó. Các khoản nộp thuế cho những ngày đó đã đến hạn theo lịch, phải nộp Form 941 cho mỗi quý trước đó, và tiền phạt nộp trễ bên dưới tính từ những ngày đó (IRS: Publication 15). |
IRS cũng cảnh báo không được coi tiền công của cán bộ điều hành là khoản vay hoặc chi phí cá nhân do công ty trả (IRS: tờ thông tin về tiền lương của cán bộ điều hành). Một khoản vay thật có hợp đồng, lãi suất ghi rõ, thời hạn trả và hậu quả nếu không trả (IRS: tự trả tiền cho mình). Để phân loại các khoản chuyển, xem bắt kịp sổ sách S corporation và ghi sổ khoản phân phối của S corporation.
Mức lương nào là thù lao hợp lý, và nếu quá thấp thì sao?
IRS không đưa ra công thức. Internal Revenue Code và các quy định không có hướng dẫn cụ thể, và tòa án quyết định theo sự việc (IRS: tờ thông tin về tiền lương của cán bộ điều hành). IRS liệt kê các yếu tố gồm đào tạo và kinh nghiệm, nhiệm vụ, thời gian và công sức, mức lương tại các doanh nghiệp tương đương, và lịch sử cổ tức. Mức thù lao hợp lý không bao giờ vượt quá số tiền cổ đông nhận, trực tiếp hay gián tiếp (IRS: vấn đề về thù lao).
Con số đặt quá thấp cho IRS cơ sở để phân loại lại khoản phân phối thành tiền lương, kéo theo thuế việc làm cho cả hai phần cộng với các khoản phạt bên dưới. Về cách xác định con số, xem mức lương của chủ S corporation; với các nghề có giấy phép hành nghề, xem mức lương hợp lý theo nghề.
Làm sao thiết lập tài khoản bảng lương và khoản nộp thuế trước lần chạy lương đầu tiên?
Hãy có sẵn Số An sinh Xã hội và Form W-4 của chủ sở hữu trước ngày trả lương. Tài khoản nộp thuế phải dùng được vào hạn nộp thuế đầu tiên, nên hãy ghi danh ngay bây giờ.
| Bước | Việc cần làm | Thời điểm và lưu ý |
|---|---|---|
| Tài khoản người sử dụng lao động | Dùng EIN của công ty. Tài khoản thuế doanh nghiệp (Business Tax Account) cho xem bảng ghi, thông báo và khoản thanh toán. Quyền truy cập đầy đủ dành cho một Designated Official là cán bộ điều hành và là nhân viên hiện tại có Form W-2 cho năm khai thuế gần nhất, điều mà chủ sở hữu chưa từng chạy bảng lương có thể không có (IRS: Business Tax Account). | Kiểm tra trước lần chạy lương đầu tiên |
| Giấy tờ của chủ sở hữu | Lấy Số An sinh Xã hội của chủ sở hữu và Form W-4 đã ký, có hiệu lực từ lần trả lương đầu tiên (IRS: thuê nhân viên). ITIN không được chấp nhận thay Số An sinh Xã hội để đi làm (IRS: Publication 15). | Trước ngày trả lương |
| Nộp thuế điện tử | Mọi khoản nộp thuế lương liên bang đều được thực hiện bằng chuyển tiền điện tử, ví dụ EFTPS (IRS: các khoản nộp thuế). | Phải sẵn sàng vào hạn nộp thuế đầu tiên; ghi danh EFTPS mới có thể mất đến năm ngày làm việc (IRS: EFTPS) |
| Tài khoản tiểu bang | Khấu trừ thuế thu nhập tiểu bang và bảo hiểm thất nghiệp tiểu bang là các đăng ký riêng của tiểu bang, ở nơi tiểu bang có những khoản này. Có thể áp dụng báo cáo nhân viên mới của tiểu bang (IRS: Publication 15; IRS: trang web của tiểu bang). | Quy định và hạn nộp khác nhau theo tiểu bang |
Để xem danh sách đầy đủ, xem thiết lập bảng lương.
Lịch nộp thuế. Công ty đã khai $50.000 thuế hoặc ít hơn trong kỳ lookback thì nộp thuế theo tháng. Kỳ lookback là bốn quý từ ngày 1 tháng 7 của hai năm trước đến ngày 30 tháng 6 của năm ngoái, và công ty không có bảng lương lúc đó thì đã khai bằng không. Người nộp thuế theo tháng nộp chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau, nên tiền lương trả trong tháng 12 đến hạn vào ngày 15 tháng 1. Thuế tích lũy từ $100.000 trở lên vào bất kỳ ngày nào thì đến hạn vào ngày làm việc kế tiếp, và người nộp thuế theo tháng đạt mức này sẽ trở thành người nộp thuế hai lần mỗi tuần (semiweekly) ít nhất cho phần còn lại của năm đó và năm sau (IRS: Publication 15).
Người sử dụng lao động có thuế của quý hiện tại hoặc quý trước dưới $2.500, và không có nghĩa vụ nộp ngày hôm sau $100.000 trong quý hiện tại, có thể trả cùng Form 941 nộp đúng hạn thay vì nộp riêng, nhưng điều kiện này có thể không còn đúng nếu các khoản chuyển trước đó sau này bị coi là tiền lương, và IRS khuyên hãy nộp thuế khi không chắc (IRS: Publication 15).
Nếu tiền lương bắt đầu muộn trong năm thì tôi nộp tờ khai hằng quý nào?
Hãy nộp Form 941 cho quý đầu tiên trả lương, nên ngày trả lương trong tháng 12 nghĩa là tờ khai quý thứ tư. Mỗi quý sau đó đều cần một tờ khai, kể cả khi không có lương, trừ khi IRS đã yêu cầu công ty nộp Form 944, công ty là người sử dụng lao động theo mùa, hoặc nộp tờ khai cuối cùng (IRS: hướng dẫn Form 941).
Form 941 đến hạn vào ngày cuối của tháng sau khi quý kết thúc: ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 hoặc ngày 31 tháng 1. Người sử dụng lao động đã nộp đủ và đúng hạn thuế của quý có thể nộp tờ khai trước ngày 10 của tháng thứ hai sau khi quý kết thúc, tức ngày 10 tháng 2 cho quý thứ tư. Hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Người nộp thuế theo tháng khai thuế theo từng tháng ở line 16, trong tháng trả lương (IRS: hướng dẫn Form 941).
Hãy kiểm tra tài khoản IRS trước khi nộp. Hướng dẫn Form SS-4 nói người sử dụng lao động không chọn Form 944 phải nộp Form 941 cho mọi quý (IRS: hướng dẫn Form SS-4). Vì vậy, công ty đã khai có nhân viên trong đơn xin EIN có thể bị ghi các quý trước là chưa nộp. Hãy đối chiếu việc đó trước; xem chậm nộp thuế lương.
Những khoản phạt nào áp dụng cho khoản nộp thuế trễ và tờ khai trễ?
Tiền phạt nộp thuế trễ và tờ khai trễ chỉ áp dụng cho các khoản nộp và tờ khai bỏ lỡ hạn của chúng. Một lần chạy lương bù được xét theo ngày của chính nó; tiền lương mà IRS coi là đã trả sớm hơn được xét theo những ngày sớm hơn đó.
| Lỗi | Tiền phạt |
|---|---|
| Nộp thuế trễ 1 đến 5 ngày theo lịch | 2% số tiền nộp thiếu |
| Nộp thuế trễ 6 đến 15 ngày theo lịch | 5% |
| Nộp thuế trễ hơn 15 ngày theo lịch | 10% |
| Vẫn chưa nộp sau hơn 10 ngày theo lịch kể từ thông báo đầu tiên của IRS, hoặc vào ngày nhận thông báo đòi nộp ngay | 15% |
| Khoản nộp bắt buộc được trả cùng tờ khai hoặc gửi thẳng cho IRS | 10%, trừ khi áp dụng ngoại lệ trả cùng tờ khai |
| Nộp Form 941 trễ | 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 25% |
| Nộp thuế trễ | 0,5% cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 25% |
| Nộp Form W-2 trong vòng 30 ngày sau hạn | $60 cho mỗi biểu mẫu |
| Nộp Form W-2 muộn hơn nhưng chậm nhất vào ngày 1 tháng 8 | $130 cho mỗi biểu mẫu |
| Nộp Form W-2 sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp | $340 cho mỗi biểu mẫu |
Các mức phạt nộp thuế trễ không cộng dồn; áp dụng mức cao nhất đã đạt. Khi cả tiền phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ cùng áp dụng trong một tháng, tiền phạt nộp tờ khai trễ được giảm bằng tiền phạt nộp thuế trễ. Tiền phạt nộp thuế trễ tính theo ngày theo lịch kể từ hạn. Các mức Form W-2 tương tự áp dụng riêng cho bản gửi nhân viên nếu gửi trễ (IRS: tiền phạt nộp trễ khoản nộp thuế; IRS: Publication 15; IRS: Form W-2 và W-3). Tiền lãi tính trên thuế nộp trễ và tờ khai nộp trễ (IRS: hướng dẫn Form 941).
Người chịu trách nhiệm về bảng lương mà cố ý không khấu trừ hoặc không nộp thuế cũng có thể bị phạt theo trust fund recovery penalty (tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ giữ hộ) theo 26 U.S.C. 6672, bằng 100% số thuế chưa nộp lẽ ra phải khấu trừ (IRS: Publication 15). IRS cho biết người sử dụng lao động coi một nhân viên, kể cả cán bộ điều hành của công ty, là không phải nhân viên thì phải chịu trách nhiệm về thuế An sinh Xã hội, Medicare và thuế thu nhập đã không khấu trừ, và cũng có thể phải chịu khoản phạt này (IRS: tự trả tiền cho mình). Khoản phạt không được ấn định trên thuế tính theo mức của section 3509 (IRS: IRM 4.23.8). Xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác; thông báo và việc xóa phạt nằm trong chậm nộp thuế lương.
Biểu mẫu nào khai bảng lương sau khi kết thúc năm?
Sau lần chạy lương, chủ sở hữu nhận Form W-2, và công ty nộp Form 941, Form W-2 và W-3, Form 940 khi tiền lương đạt mức kiểm tra bên dưới, và mọi tờ khai của tiểu bang.
| Biểu mẫu | Khai gì | Hạn |
|---|---|---|
| Form 941, quý 4 | Tiền lương, thuế thu nhập đã khấu trừ và cả hai phần thuế An sinh Xã hội và Medicare | Ngày 31 tháng 1, hoặc ngày làm việc kế tiếp |
| Form W-2 gửi chủ sở hữu; Form W-2 và W-3 gửi Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) | Tiền lương và thuế đã khấu trừ của năm | ngày 1 tháng 2 năm 2027 cho cả hai (IRS: Form W-2 và W-3) |
| Form 940 | Thuế thất nghiệp liên bang; nói chung bắt buộc khi tiền lương đạt $1.500 trong bất kỳ quý nào của năm hiện tại hoặc năm trước | ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương (IRS: hướng dẫn Form 940) |
| Tờ khai của tiểu bang | Khấu trừ và bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang | Do từng tiểu bang quy định |
| Form 1120-S | Thù lao của cán bộ điều hành ở line 7, kèm Form 1125-E khi tổng doanh thu từ $500.000 trở lên (IRS: hướng dẫn Form 1120-S; IRS: hướng dẫn Form 1125-E) | Cùng với tờ khai của công ty |
Phí bảo hiểm y tế mà công ty trả cho chủ sở hữu có hơn 2% cổ phần hoặc quyền biểu quyết là tiền lương ở box 1 của Form W-2 của chủ sở hữu đó. Nếu được trả theo một chương trình cho tất cả hoặc một nhóm nhân viên, chúng không nằm trong box 3 và 5 (IRS: vấn đề về thù lao). Xem bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu.
Thuế thất nghiệp liên bang là 6,0% trên $7.000 đầu tiên tiền lương của mỗi nhân viên, hoặc 0,6% khi có đủ tín thuế tiểu bang. Một số tiểu bang không đưa cán bộ điều hành công ty vào thuế thất nghiệp tiểu bang, và khi đó mức liên bang có thể cao hơn (IRS: Publication 15; IRS: hướng dẫn Form 940). Thời điểm đến hạn khoản nộp Form 940 có trong tự chạy bảng lương.
Sửa sổ sách thế nào: tiền lương, khoản phải trả thuế lương, khoản phân phối?
Sổ sách cần cho thấy tiền lương, các khoản thuế phải nộp cho IRS và tiểu bang, và một tài khoản khoản phân phối chỉ chứa các khoản phân phối thật.
| Mục | Trong sổ sách |
|---|---|
| Tiền lương gộp | Chi phí tiền lương cán bộ điều hành, khớp với Form W-2 và line 7 của Form 1120-S |
| Thuế của người sử dụng lao động | Chi phí thuế lương cho phần của người sử dụng lao động về thuế An sinh Xã hội, Medicare và thuế thất nghiệp |
| Thuế đã khấu trừ và phần của người sử dụng lao động | Khoản phải trả thuế lương cho đến khi nộp; khoản nộp sẽ xóa các khoản này |
| Lương ròng | Tiền trả cho chủ sở hữu, giữ ngoài khoản phân phối |
| Các khoản chuyển trước đó | Vẫn ở trong khoản phân phối trừ khi sự việc cho thấy đó là tiền công cho dịch vụ; hãy giữ hồ sơ ngân hàng và lập luận |
| Tiền đưa trở lại để trang trải lần chạy lương | Ghi đúng bản chất thật, là khoản góp vốn hoặc khoản vay thật, và không bù trừ với tiền lương |
Đối chiếu sổ sách với các hồ sơ nộp mỗi quý: các tài khoản phải trả với Form 941, và tiền lương của năm với Form W-2 và W-3. Các Form 941 nên cho thấy thuế An sinh Xã hội và Medicare gấp khoảng hai lần so với Form W-3, vì Form W-3 chỉ khai phần của nhân viên (IRS: Publication 15). Thời gian lưu giữ hồ sơ bảng lương có trong lưu giữ hồ sơ bảng lương, và các bút toán có trong bút toán bảng lương.
Nếu hơn một năm trôi qua mà không có bảng lương thì sao?
Lần chạy lương bây giờ khai tiền lương của năm nay; nó không sửa một năm trước. Tiền lương trả bây giờ bị đánh thuế trong năm được trả (IRS: Publication 15).
| Tình huống của năm trước | Nói chung áp dụng gì |
|---|---|
| Chưa nộp bảng lương, và IRS coi các khoản phân phối là tiền công | Một Form 941 gốc cho mỗi quý có trả lương, trên bản sửa đổi của biểu mẫu cho kỳ đó (IRS: Publication 15), cộng Form W-2 và W-3, Form 940 nếu bắt buộc, và tờ khai của tiểu bang. Nếu không nộp Form 941 vì mọi người lao động đều bị xếp là không phải nhân viên, mỗi Form 941 nộp trễ được đánh dấu "Misclassified Employees" và kèm Form 941-X (IRS: hướng dẫn Form 941-X, line 42) |
| Đã nộp tờ khai nhưng khai thiếu | Một Form 941-X riêng cho mỗi Form 941 đã nộp cần sửa; không dùng cho quý chưa có tờ khai gốc, trừ trường hợp nêu trên. Với năm trước, thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ chỉ được sửa cho lỗi hành chính và các trường hợp section 3509 (IRS: hướng dẫn Form 941-X) |
| Tờ khai của công ty không khấu trừ tiền lương | Form 1120-S điều chỉnh và Schedule K-1, và xem xét Form 1040 của chủ sở hữu (IRS: hướng dẫn Form 1120-S) |
Nếu công ty không khấu trừ vì coi chủ sở hữu không phải nhân viên, section 3509 có thể giảm phần của nhân viên trong số thuế không khấu trừ. Section này không áp dụng khi cố tình bỏ qua quy định, hoặc khi thuế thu nhập đã được khấu trừ nhưng thuế An sinh Xã hội và Medicare thì không, và phần đầy đủ của người sử dụng lao động vẫn phải nộp (26 U.S.C. 3509; IRS: hướng dẫn Form 941-X). Hướng dẫn kiểm tra thuế của IRS, không ràng buộc trong từng trường hợp cụ thể, áp dụng section này cho cán bộ điều hành chỉ được trả bằng khoản phân phối và không có Form W-2: mức thấp hơn cho khoản phân phối khai trên Schedule K-1, mức cao hơn cho khoản vay và chi phí cá nhân. Cán bộ điều hành đã được trả một phần lương W-2 nói chung phải chịu mức đầy đủ trên khoản trả bị phân loại lại sau đó (IRS: IRM 4.23.8.5.2.1). Về cách điều này định giá các năm trước, xem mức lương của chủ S corporation.
IRS có thể truy lại bao xa tùy vào những gì đã nộp. Với quý chưa nộp Form 941, IRS có thể ấn định thuế bất cứ lúc nào (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Với Form 941 đã nộp, giới hạn thông thường là ba năm, tính từ ngày 15 tháng 4 của năm sau nếu tờ khai được nộp sớm hơn (26 U.S.C. 6501(a) và (b)(2)). Chi phí của mỗi năm phụ thuộc vào số tiền, ngày tháng và những gì đã nộp. Xem mức lương của chủ S corporation về rủi ro các năm trước và bắt kịp sổ sách S corporation để dựng lại hồ sơ.
Ví dụ
Đô la Hoa Kỳ minh họa, không phải mức lương chuẩn.
S corporation của một chuyên gia tư vấn: thêm tiền lương vào quý 4
S corporation của một chuyên gia tư vấn có lợi nhuận $120.000 trước tiền lương của chủ sở hữu, và chủ sở hữu nhận $100.000 dưới dạng khoản phân phối. Không có bảng lương nào được chạy. Chủ sở hữu quyết định mức lương hợp lý cho cả năm là $60.000 và trả trong một lần chạy lương ghi ngày 15 tháng 12. Thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên là 7,65% của $60.000, tức $4.590, và công ty nợ thêm $4.590. Trước thuế thất nghiệp, công ty cần $64.590: $60.000 tiền lương gộp, từ đó khấu trừ thuế của chủ sở hữu, cộng $4.590 phần của người sử dụng lao động.
Giả sử công ty không có bảng lương trong kỳ lookback, công ty là người nộp thuế theo tháng, nên thuế đã khấu trừ và cả hai phần đến hạn vào ngày 15 tháng 1. Công ty nộp Form 941 quý 4, Form 940, và Form W-2 của chủ sở hữu kèm Form W-3. Tiền lương làm giảm lợi nhuận của công ty, nên $100.000 khoản phân phối có thể vượt giá gốc cổ phần của chủ sở hữu; xem ghi sổ khoản phân phối của S corporation. Vì $100.000 đã rời công ty, chủ sở hữu có thể cần đưa tiền trở lại, và cách xử lý việc đó phụ thuộc vào sự việc.
Bầu chọn có hiệu lực từ tháng 3, đến tháng 11 mới trả lương
Bầu chọn S của một nhà sáng lập có hiệu lực từ ngày 1 tháng 3. Công ty không trả gì từ tháng 3 đến tháng 10 và bắt đầu bảng lương vào tháng 11. Form 941 đầu tiên là cho quý thứ tư, quý đầu tiên trả lương; các tháng trước đó không được khai trên đó. Việc có phải trả lương cho tháng 3 đến tháng 10 hay không phụ thuộc vào sự việc, chẳng hạn nhà sáng lập có làm nhiều hơn công việc nhỏ và có quyền được trả hay không, nên nhà sáng lập ghi hồ sơ cả hai điều này trước khi chọn con số cho tháng 11.
Chuyển $4.000 mỗi tháng, rồi yêu cầu gọi đó là tiền lương
Một chủ sở hữu chuyển $4.000 mỗi tháng ra khỏi công ty trong tám tháng, tổng cộng $32.000, ghi là tiền rút. Giả sử $32.000 là tiền lương gộp, áp dụng mức đầy đủ và công ty thu phần của nhân viên từ lương sau này của chủ sở hữu (IRS: Publication 15). Thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên trên $32.000 sẽ là $2.448, cộng $2.448 nữa cho công ty, trước mọi khoản khấu trừ thuế thu nhập. Nếu công ty tự trả phần của nhân viên, khoản trả đó là thêm tiền lương và thêm thuế (IRS: Publication 15-A). Nếu sự việc cho thấy các khoản chuyển là tiền công cho dịch vụ, mỗi khoản là một lần trả lương vào đúng ngày của nó. Khoản nộp thuế của người nộp thuế theo tháng cho khoản chuyển trong tháng 1 đến hạn vào ngày 15 tháng 2, hoặc ngày làm việc kế tiếp, và các mức phạt nộp trễ tính từ ngày đó. IRS coi các khoản chi trả cho dịch vụ là tiền lương, nên số tiền và các năm được xem xét trước khi khai bất cứ điều gì.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Gần cuối năm, bạn chỉ nhận khoản phân phối, và chưa có bảng lương, Form 941 hay tài khoản tiểu bang: mức lương, ngày và hình thức của lần chạy lương bù, cách xử lý các khoản chuyển trước đây và việc các năm trước có rủi ro hay không đều làm thay đổi những gì IRS có thể ấn định, nên hãy quyết định cùng lúc trước khi chạy lương; xem hỗ trợ thuế công ty.
- Hơn một năm đã trôi qua mà không có bảng lương, hoặc đã có thông báo của IRS hoặc tiểu bang: mỗi điều đều làm thay đổi câu trả lời; xem rủi ro các năm trước và chậm nộp thuế lương, hoặc hỗ trợ thuế công ty nếu liên quan đến số liệu hay thông báo.
- Sổ sách của nhiều năm đang bị chậm: hãy dựng lại trước; xem bắt kịp sổ sách S corporation hoặc hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Chủ sở hữu chỉ có ITIN, hoặc sống ngoài Hoa Kỳ: bảng lương, quyền làm việc và tờ khai của chính chủ sở hữu có thể làm thay đổi câu trả lời; xem hỗ trợ thuế công ty. Với chủ sở hữu cư trú tại Canada, xem chủ S corporation Hoa Kỳ sống tại Canada.
- Có nhiều hơn một chủ sở hữu hoặc người thân làm việc và được trả bằng cách chuyển tiền: tiền lương của mỗi người là một câu hỏi riêng; xem trả lương cho người thân trong S corporation.
- Bạn tự nộp thuế qua EFTPS mà không khấu trừ, hoặc nhận thông báo CP05A: xem thuế của chủ S corporation nộp qua EFTPS.
- Đã nộp bầu chọn S nhưng doanh nghiệp lại khai trên Schedule C: xem S corporation khai trên Schedule C.
- Bạn cần mức lương chuẩn cho một nghề có giấy phép hành nghề: xem mức lương hợp lý theo nghề.
- Sau này bạn sẽ tự chạy bảng lương từng quý: xem tự chạy bảng lương.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Hạn nộp và hạn gửi Form W-2 và Form W-3 cho năm 2026 Nộp Form W-2 và W-3 năm 2026 cho SSA và cung cấp W-2 cho nhân viên chậm nhất vào ngày này | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3 (2026) Đã kiểm tra |
| Thuế suất An sinh Xã hội cho mỗi bên, nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế, tối đa đến mức lương tính thuế hằng năm | 6,2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã kiểm tra |
| Thuế suất Medicare cho mỗi bên là nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế; không có giới hạn mức lương tính thuế | 1,45% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức khấu trừ thuế Medicare bổ sung Thuế chỉ do nhân viên chịu trên tiền lương vượt ngưỡng khấu trừ hằng năm của người sử dụng lao động | 0,9% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Ngưỡng bắt đầu người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế Medicare bổ sung Tiền lương mà người sử dụng lao động này trả cho một nhân viên trong một năm dương lịch | $200.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Ngưỡng nghĩa vụ thuế lao động theo kỳ tham chiếu (lookback) để áp dụng lịch nộp hằng tháng Nghĩa vụ thuế trong kỳ tham chiếu (lookback) của Form 941 bằng hoặc thấp hơn mức này thì nộp thuế hằng tháng, tùy thuộc các quy định đặc biệt | $50.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Hạn nộp thuế lương hằng tháng tại Hoa Kỳ Người sử dụng lao động mới nộp Form 941 thông thường bắt đầu với lịch nộp hằng tháng; áp dụng quy tắc nộp vào ngày làm việc kế tiếp | Ngày 15 của tháng sau | IRS: Publication 15 Đã kiểm tra |
| Ngưỡng kích hoạt nghĩa vụ nộp thuế lao động vào ngày làm việc kế tiếp Nghĩa vụ thuế tích lũy vào bất kỳ ngày nào trong kỳ nộp thuế hằng tháng hoặc hai lần mỗi tuần | $100.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Giới hạn nghĩa vụ nhỏ được nộp thuế cùng với tờ khai Form 941 Nghĩa vụ thuế của quý hiện tại hoặc quý trước thấp hơn mức này và quý hiện tại không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế vào ngày làm việc kế tiếp | $2.500 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp thuế lao động liên bang, trễ 1 đến 5 ngày Áp dụng trên khoản nộp thuế (deposit) chưa nộp; các mức phạt không cộng dồn với nhau | 2% | IRS: Tiền phạt không nộp tiền thuế đúng kỳ (Failure to Deposit Penalty) Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp thuế lao động liên bang, trễ 6 đến 15 ngày Áp dụng trên khoản nộp thuế (deposit) chưa nộp; các mức phạt không cộng dồn với nhau | 5% | IRS: Tiền phạt không nộp tiền thuế đúng kỳ (Failure to Deposit Penalty) Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp thuế lao động liên bang, trễ hơn 15 ngày Áp dụng trên khoản nộp thuế (deposit) chưa nộp bị trễ hơn 15 ngày, trước hạn thông báo làm phát sinh mức 15% | 10% | IRS: Tiền phạt không nộp tiền thuế đúng kỳ (Failure to Deposit Penalty) Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp thuế lao động liên bang sau thời hạn thông báo Áp dụng khi vẫn chưa nộp sau hơn 10 ngày theo lịch kể từ thông báo đầu tiên hoặc theo thông báo yêu cầu nộp ngay, tùy trường hợp | 15% | IRS: Tiền phạt không nộp tiền thuế đúng kỳ (Failure to Deposit Penalty) Đã kiểm tra |
| Tiền phạt thuế lao động liên bang khi nộp khoản thuế bắt buộc trực tiếp hoặc cùng với tờ khai Áp dụng cho các khoản phải nộp theo hình thức nộp thuế định kỳ (deposit) nhưng lại nộp trực tiếp cho IRS hoặc nộp kèm tờ khai; có thể có ngoại lệ đối với khoản thanh toán nộp kèm tờ khai | 10% | IRS: Publication 15 (2026), Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp tờ khai thuế lao động trễ cho mỗi tháng hoặc một phần tháng Tính trên thuế chưa nộp cùng với tờ khai; được giảm đi bằng tiền phạt nộp trễ khi áp dụng cả hai | 5% | IRS: Publication 15 (2026), Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp tờ khai thuế lao động trễ tối đa Thông thường là mức tối đa của số thuế chưa nộp cùng với tờ khai | 25% | IRS: Publication 15 (2026), Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp thuế lao động trễ cho mỗi tháng hoặc một phần tháng Tính trên thuế chưa nộp; thỏa thuận trả góp của cá nhân có mức khác | 0,5% | IRS: Publication 15 (2026), Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiền phạt nộp thuế lao động trễ tối đa Tính trên thuế chưa nộp | 25% | IRS: Publication 15 (2026), Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiền phạt cho mỗi tờ khai thông tin hoặc bản kê người nhận đến hạn năm 2027, được sửa trong vòng 30 ngày Áp dụng riêng cho tờ khai và bảng kê gửi người nhận tiền (payee statement); các mẫu cho khoản thanh toán năm 2026 đến hạn vào năm 2027 | $60 Năm thuế 2027 | IRS: Revenue Procedure 2025-32 Đã kiểm tra |
| Tiền phạt cho mỗi tờ khai thông tin hoặc bản kê người nhận đến hạn năm 2027, được sửa sau 30 ngày đến hết ngày 1 tháng 8 Áp dụng riêng cho tờ khai và bảng kê gửi người nhận tiền; bảng của IRS ghi ngày 1 tháng 8 năm 2026, nhưng sections 6721(b)(2) và 6722(b)(2) đặt mốc cắt trong năm đến hạn | $130 Năm thuế 2027 | IRS: Revenue Procedure 2025-32 Đã kiểm tra |
| Tiền phạt cho mỗi tờ khai thông tin hoặc bản kê người nhận đến hạn năm 2027, được sửa sau ngày 1 tháng 8 hoặc không được sửa Áp dụng riêng cho tờ khai và bảng kê gửi người nhận tiền (payee statement); các mẫu cho khoản thanh toán năm 2026 đến hạn vào năm 2027 | $340 Năm thuế 2027 | IRS: Revenue Procedure 2025-32 Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty tính theo tỷ lệ thuế khấu trừ chưa nộp Áp dụng cho thuế quỹ ủy thác (trust fund tax) chưa nộp của người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động theo IRC section 6672 | 100% | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Tiêu chí tiền lương hằng quý để phải nộp Form 940 Tiền lương trong bất kỳ quý nào của năm hiện tại hoặc năm trước đối với hầu hết người sử dụng lao động | $1.500 | IRS: Hướng dẫn Form 940 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp hằng năm của Form 940 Có thể được gia hạn sang ngày làm việc kế tiếp hoặc theo quy định nộp đúng hạn | Ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương | IRS: Yêu cầu nộp và đóng thuế của Form 940 Đã kiểm tra |
| Ngưỡng tổng doanh thu của Form 1125-E Form 1125-E được hoàn thành và đính kèm Form 1120-S khi tổng doanh thu bằng hoặc vượt số tiền này và công ty khấu trừ thù lao của cán bộ điều hành | $500.000 | IRS: Hướng dẫn Form 1125-E Đã kiểm tra |
| Mức sở hữu của S corporation mà trên đó áp dụng quy tắc đặc biệt về tiền lương bảo hiểm y tế của cổ đông Quyền sở hữu phải lớn hơn tỷ lệ cổ phần hoặc quyền biểu quyết này | 2% | IRS: Vấn đề về thù lao và bảo hiểm y tế của S corporation Đã kiểm tra |
| Thuế suất thuế thất nghiệp liên bang trước khi trừ tín thuế tiểu bang Mức thuế suất trước khi tính tín thuế thất nghiệp của tiểu bang | 6,0% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức lương chịu thuế thất nghiệp liên bang cho mỗi nhân viên Tiền lương đầu tiên trả cho mỗi nhân viên trong năm dương lịch | $7.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thuế suất thuế thất nghiệp liên bang sau khi trừ tín thuế thất nghiệp tiểu bang tối đa Thuế suất FUTA 6,0% trừ khoản tín thuế tối đa 5,4% cho thuế thất nghiệp tiểu bang đã nộp đủ và đúng hạn, ở các tiểu bang không bị giảm tín thuế | 0,6% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide (2026) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Tiền lương của cán bộ điều hành S corporation (FS-2008-25)
- IRS: Vấn đề về thù lao và bảo hiểm y tế của S corporation
- IRS: Nhân viên, cổ đông và cán bộ điều hành của S corporation
- IRS: Tự trả tiền cho mình
- 26 U.S.C. 3121: Định nghĩa (FICA)
- 26 U.S.C. 3401: Định nghĩa (khấu trừ thuế thu nhập)
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Publication 15-A, Hướng dẫn thuế bổ sung cho người sử dụng lao động
- IRS: Hướng dẫn Form 941
- IRS: Hướng dẫn Form 941-X
- 26 U.S.C. 3509: Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi người lao động bị xếp là không phải nhân viên
- 26 U.S.C. 267: Lỗ, chi phí và tiền lãi giữa các bên nộp thuế có liên quan
- 26 U.S.C. 6501: Giới hạn thời gian ấn định và thu thuế
- 26 U.S.C. 6672: Không thu và không nộp thuế
- IRS: Internal Revenue Manual 4.23.8, Xác định trách nhiệm thuế việc làm
- IRS: Hướng dẫn Form 1125-E
- IRS: Hướng dẫn Form 940
- IRS: Hướng dẫn Form SS-4
- IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3
- IRS: Hướng dẫn Form 1120-S
- IRS: Nộp và khai thuế việc làm
- IRS: Tiền phạt nộp trễ khoản nộp thuế
- IRS: Hệ thống nộp thuế liên bang điện tử (EFTPS)
- IRS: Thuê nhân viên
- IRS: Tài khoản thuế doanh nghiệp (Business Tax Account)
- IRS: Trang web của chính quyền tiểu bang
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.