Société de type S sans paie : rattrapage avant la fin de l'année

Je n'ai jamais fait de paie pour moi-même dans ma société de type S cette année : dois-je me verser un salaire?

Oui, lorsque le propriétaire travaille dans l'entreprise et en retire de l'argent ou des biens. Tout dirigeant d'une société est un employé aux fins de la cotisation de sécurité sociale (Social Security), de la cotisation Medicare et de la retenue d'impôt sur le revenu (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c)). L'IRS indique que les paiements à un dirigeant qui rend plus que des services mineurs sont un salaire, et non des distributions (IRS : fiche sur la rémunération des dirigeants). Être actionnaire n'y change rien. L'exception vise le dirigeant qui ne rend aucun service ou seulement des services mineurs et qui ne reçoit ni n'a droit à aucune rémunération (IRS : se payer soi-même).

Démarrer la paie maintenant empêche l'écart de s'agrandir, mais quatre éléments peuvent rendre le dossier plus qu'ordinaire :

• Des mois déjà écoulés. L'IRS indique qu'une société de type S doit verser une rémunération raisonnable avant de faire des distributions qui ne sont pas un salaire (IRS : questions de rémunération). Les directives de l'IRS ne disent pas qu'une paie tardive règle les mois qui la précèdent.
• Des distributions déjà prises. Les distributions à un dirigeant doivent être traitées comme un salaire dans la mesure où elles constituent une rémunération raisonnable de services (IRS : instructions du formulaire 1120-S).
• Plus d'une année, ou un avis. Chaque année sans paie est un problème distinct, tout comme une lettre de l'IRS ou d'un État.
• Les liquidités. Une paie exige des liquidités pour la paie nette et pour les dépôts d'impôts.

Rassemblez d'abord :

• Les relevés bancaires montrant chaque transfert au propriétaire, avec les dates
• La liste des montants que les livres appellent des distributions
• La lettre d'EIN et la lettre d'acceptation du choix de société de type S, qui indique la date d'entrée en vigueur
• Les formulaires 1120-S et K-1 antérieurs, et toute déclaration de paie déjà produite
• Tout avis de l'IRS ou d'un État
• Les primes d'assurance maladie que la société a payées ou remboursées pour le propriétaire
• Une note des fonctions du propriétaire et de ses heures hebdomadaires

La première étape est la plus difficile : le salaire retenu et la nature des transferts antérieurs changent chacun ce que vous devez et les pénalités qui s'appliquent. Si la fin de l'année approche et que rien n'est en place (ni paie, ni formulaire 941, ni compte d'État), consultez « Votre situation est différente? » à la fin de cette page.

L'ordre d'un rattrapage de fin d'année. Seule la date de paie doit tomber au plus tard le 31 décembre; le premier dépôt vient généralement plus tard.

Corrigez ensuite les livres et rapprochez-les de ces déclarations.

Puis-je verser sept mois de salaire raisonnable en une seule somme?

Une seule paie est possible, et la Publication 15 impose le rappel de salaire comme un salaire ordinaire de l'année du paiement (IRS : Publication 15). Un paiement fait au plus tard le 31 décembre figure sur le formulaire W-2 de cette année. La rémunération versée après le 31 décembre est un salaire de l'an prochain, et une société de type S ne peut généralement pas déduire la rémunération due à un actionnaire avant qu'elle soit payée, même si les livres la comptabilisent (26 U.S.C. 267(a)(2) et (e)(1)). Si le 31 décembre est passé, les mois manquants de cette année relèvent de « Et si plus d'une année s'est écoulée sans paie? » plus bas. Les dates d'échéance des dépôts se calculent à partir de la date de paie, et non des mois que la paie couvre.

Un seul paiement est un début, et non la solution complète. La paie doit encore :

• Retenir. La cotisation de sécurité sociale (Social Security) de l'employé de 6,2 % sur les salaires jusqu'à 184 500 $, la cotisation Medicare de 1,45 % (plus 0,9 %, à la charge de l'employé seulement, sur les salaires au-dessus de 200 000 $), et l'impôt fédéral sur le revenu selon le formulaire W-4 du propriétaire. La société doit une part équivalente de l'employeur pour la sécurité sociale et Medicare.
• Fixez la méthode de retenue d'impôt sur le revenu avant la paie. Une somme forfaitaire pour des mois passés peut être un rappel de salaire, que la Publication 15 traite comme un salaire supplémentaire. Son taux fixe facultatif exige généralement qu'un impôt sur le revenu ait été retenu sur des salaires réguliers de l'année en cours ou de l'année précédente, ce qui peut manquer à une première paie. Sans période de paie régulière, la Publication 15 prévoit une retenue comme si le paiement visait une période quotidienne ou diverse, selon le nombre de jours qu'il couvre. Demandez à la personne qui fait la paie quelle règle s'applique (IRS : Publication 15).
• Déposez et déclarez selon les calendriers ci-dessous.
• Soyez raisonnable pour toute l'année. La rémunération se mesure au travail accompli. Si le propriétaire a travaillé toute l'année, le montant est fixé en fonction de ce travail, et les directives de l'IRS ne disent pas qu'un départ tardif le réduit.

Planifiez les liquidités avant la paie. Si les distributions ont vidé le compte, la façon de remettre l'argent est une question distincte : un apport et un prêt sont traités différemment, et un prêt exige de vraies modalités (voir la section suivante). Faites-la examiner avant la paie.

Puis-je appeler salaire les distributions que j'ai déjà prises?

Pas en les renommant vous-même. L'IRS peut requalifier des paiements à un actionnaire de distributions en salaire (IRS : questions de rémunération). Sa page sur les dirigeants décrit un test des tribunaux qui consiste à savoir si les paiements rémunéraient réellement des services, l'intention de la société de limiter le salaire ne tranchant pas (IRS : dirigeants d'une société). Les directives de l'IRS ne décrivent aucune étape par laquelle un propriétaire transforme à lui seul des transferts passés en salaire.

Deux résultats sont possibles, et ce sont les faits qui décident lequel s'applique :

L'IRS met aussi en garde contre le fait de traiter la rémunération d'un dirigeant comme des prêts ou comme des dépenses personnelles payées par la société (IRS : fiche sur la rémunération des dirigeants). Un vrai prêt comporte un contrat, un taux d'intérêt établi, une durée de remboursement et une conséquence en cas de non-remboursement (IRS : se payer soi-même). Pour classer les transferts, consultez livres de rattrapage d'une société de type S et inscrire les distributions d'une société de type S.

Quel salaire constitue une rémunération raisonnable, et que se passe-t-il s'il est trop bas?

L'IRS ne donne aucune formule. L'Internal Revenue Code et les règlements n'ont aucune ligne directrice précise, et les tribunaux décident selon les faits (IRS : fiche sur la rémunération des dirigeants). L'IRS énumère des facteurs, dont la formation et l'expérience, les fonctions, le temps et l'effort, la rémunération dans des entreprises comparables et l'historique des dividendes. Une rémunération raisonnable ne dépasse jamais ce que l'actionnaire reçoit, directement ou indirectement (IRS : questions de rémunération).

Un montant fixé trop bas donne à l'IRS la marge de requalifier des distributions en salaire, ce qui entraîne l'impôt sur l'emploi sur les deux parts, plus les pénalités ci-dessous. Pour savoir comment établir le montant, consultez le salaire du propriétaire d'une société de type S; pour les professions réglementées, consultez salaire raisonnable selon la profession.

Comment mettre en place les comptes de paie et les dépôts avant la première paie?

Ayez le numéro de sécurité sociale et le formulaire W-4 du propriétaire avant la date de paie. Le compte de dépôt doit fonctionner à la première date d'échéance de dépôt; inscrivez-vous donc dès maintenant.

Pour la liste complète, consultez mettre en place la paie.

Calendrier de dépôt. Une société qui a déclaré 50 000 $ ou moins d'impôt pendant la période de référence (lookback period) dépose chaque mois. La période de référence couvre les quatre trimestres allant du 1er juillet d'il y a deux ans au 30 juin de l'an dernier, et une société sans paie à ce moment n'a rien déclaré. Un déposant mensuel dépose au plus tard le 15e jour du mois suivant; les salaires versés en décembre sont donc exigibles le 15 janvier. Un impôt de 100 000 $ ou plus accumulé un jour donné est exigible le jour ouvrable suivant, et un déposant mensuel qui atteint ce seuil devient un déposant semi-hebdomadaire au moins pour le reste de cette année et pour l'année suivante (IRS : Publication 15).

Un employeur dont l'impôt du trimestre en cours ou du trimestre précédent est inférieur à 2 500 $, et qui n'a eu aucune obligation de dépôt le lendemain de 100 000 $ pendant le trimestre en cours, peut payer avec un formulaire 941 produit à temps plutôt que de déposer, mais ce critère peut ne plus être respecté si des transferts antérieurs sont plus tard traités comme un salaire, et l'IRS dit de déposer en cas de doute (IRS : Publication 15).

Quelle déclaration trimestrielle dois-je produire si les salaires commencent tard dans l'année?

Produisez le formulaire 941 du trimestre où les salaires sont versés pour la première fois; une date de paie en décembre signifie donc la déclaration du quatrième trimestre. Chaque trimestre suivant exige une déclaration, même sans salaire, sauf si l'IRS a demandé à la société de produire le formulaire 944, s'il s'agit d'un employeur saisonnier ou si elle produit une déclaration finale (IRS : instructions du formulaire 941).

Le formulaire 941 est exigible le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre : 30 avril, 31 juillet, 31 octobre ou 31 janvier. Un employeur qui a fait des dépôts à temps payant intégralement les impôts du trimestre peut plutôt produire au plus tard le 10e jour du deuxième mois suivant la fin du trimestre, soit le 10 février pour le quatrième trimestre. Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié est reportée au jour ouvrable suivant. Un déposant mensuel déclare l'impôt par mois à la ligne 16, dans le mois où les salaires ont été versés (IRS : instructions du formulaire 941).

Vérifiez le compte de l'IRS avant de produire. Les instructions du formulaire SS-4 indiquent qu'un employeur qui ne choisit pas le formulaire 944 doit produire le formulaire 941 pour chaque trimestre (IRS : instructions du formulaire SS-4). Une société qui a déclaré des employés dans sa demande d'EIN peut donc avoir des trimestres antérieurs affichés comme non produits. Rapprochez cela d'abord; consultez retard dans les charges sociales.

Quelles pénalités s'appliquent aux dépôts et aux déclarations en retard?

Les pénalités pour dépôt tardif et pour déclaration tardive ne s'appliquent qu'aux dépôts et aux déclarations qui manquent leur date d'échéance. Une paie de rattrapage est jugée selon ses propres dates; les salaires que l'IRS traite comme versés plus tôt sont jugés selon ces dates antérieures.

Les taux de pénalité de dépôt ne s'additionnent pas; le plus élevé atteint s'applique. Lorsque les pénalités pour production tardive et pour paiement tardif s'appliquent toutes deux au cours d'un mois, la pénalité pour production tardive est réduite de la pénalité pour paiement tardif. Les pénalités de dépôt comptent les jours civils à partir de la date d'échéance. Les mêmes montants du formulaire W-2 s'appliquent séparément à la copie de l'employé si elle est fournie en retard (IRS : pénalité pour défaut de dépôt; IRS : Publication 15; IRS : formulaires W-2 et W-3). Des intérêts sont facturés sur les impôts payés en retard et sur les déclarations produites en retard (IRS : instructions du formulaire 941).

Une personne responsable de la paie qui omet volontairement de retenir ou de verser l'impôt peut aussi faire face à la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) prévue à l'article 6672 du 26 U.S.C., soit 100 % de l'impôt impayé qui devait être retenu (IRS : Publication 15). L'IRS indique qu'un employeur qui traite un employé, y compris un dirigeant de société, comme un non-employé est responsable des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare et de l'impôt sur le revenu qu'il n'a pas retenus, et peut aussi être responsable de cette pénalité (IRS : se payer soi-même). La pénalité n'est pas établie sur l'impôt calculé aux taux de l'article 3509 (IRS : IRM 4.23.8). Consultez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie; les avis et l'allègement sont expliqués dans retard dans les charges sociales.

Quels formulaires déclarent la paie après la fin de l'année?

Après la paie, le propriétaire reçoit un formulaire W-2, et la société produit le formulaire 941, les formulaires W-2 et W-3, le formulaire 940 lorsque les salaires atteignent le seuil indiqué plus bas, ainsi que les déclarations d'État.

Les primes d'assurance maladie que la société a payées pour un propriétaire de plus de 2 % des actions ou des droits de vote sont un salaire à la case 1 du formulaire W-2 de ce propriétaire. Payées dans le cadre d'un régime offert à tous les employés ou à une catégorie d'entre eux, elles restent hors des cases 3 et 5 (IRS : questions de rémunération). Consultez l'assurance maladie des propriétaires.

L'impôt fédéral de chômage est de 6,0 % sur les premiers 7 000 $ du salaire de chaque employé, ou de 0,6 % avec le plein crédit de l'État. Certains États excluent les dirigeants de société de l'impôt de chômage de l'État, et le taux fédéral peut alors être plus élevé (IRS : Publication 15; IRS : instructions du formulaire 940). La date d'échéance d'un dépôt du formulaire 940 est expliquée dans faire sa paie soi-même.

Comment corriger les livres : salaires, passifs de paie, distributions?

Les livres doivent montrer les salaires, les impôts dus à l'IRS et à l'État, et un compte de distributions qui ne contient que de vraies distributions.

Rapprochez les livres des déclarations chaque trimestre : les comptes de passif du formulaire 941, et les salaires de l'année des formulaires W-2 et W-3. Les formulaires 941 devraient montrer environ le double de la cotisation de sécurité sociale (Social Security) et Medicare du formulaire W-3, parce que le formulaire W-3 ne déclare que la part de l'employé (IRS : Publication 15). La durée de conservation des registres de paie est expliquée dans conservation des registres de paie, et les écritures dans écritures de journal de paie.

Et si plus d'une année s'est écoulée sans paie?

Une paie faite maintenant déclare les salaires de cette année; elle ne corrige pas une année antérieure. Les salaires versés maintenant sont imposés dans l'année du paiement (IRS : Publication 15).

Si la société n'a pas fait de retenue parce qu'elle traitait le propriétaire comme un non-employé, l'article 3509 peut réduire la part de l'employé de l'impôt non retenu. Il ne s'applique pas en cas de mépris intentionnel des règles, ni lorsque l'impôt sur le revenu a été retenu mais pas la sécurité sociale (Social Security) ni Medicare, et la pleine part de l'employeur demeure due (26 U.S.C. 3509; IRS : instructions du formulaire 941-X). Les directives d'examen de l'IRS, qui ne lient pas dans un cas particulier, l'appliquent à un dirigeant payé seulement par des distributions sans formulaire W-2 : taux réduits pour les distributions déclarées sur l'annexe K-1, taux plus élevés pour les prêts et les dépenses personnelles. Un dirigeant qui a déjà reçu un certain salaire W-2 fait généralement face aux taux pleins sur la rémunération requalifiée plus tard (IRS : IRM 4.23.8.5.2.1). Pour savoir comment cela chiffre les années passées, consultez le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Jusqu'où l'IRS peut remonter dépend de ce qui a été produit. Pour un trimestre sans formulaire 941 produit, elle peut établir l'impôt à tout moment (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Pour un formulaire 941 produit, la limite habituelle est de trois ans, comptés à partir du 15 avril de l'année suivante si la déclaration a été produite plus tôt (26 U.S.C. 6501(a) et (b)(2)). Ce que coûte chaque année dépend des montants, des dates et de ce qui a été produit. Consultez le salaire du propriétaire d'une société de type S pour l'exposition des années passées et livres de rattrapage d'une société de type S pour reconstituer les registres.

Exemple

Dollars américains à titre d'illustration, et non un repère de salaire.

Société de type S d'un consultant : salaires ajoutés au quatrième trimestre

La société de type S d'un consultant a réalisé 120 000 $ de bénéfice avant tout salaire du propriétaire, et le propriétaire a pris 100 000 $ en distributions. Aucune paie n'a été faite. Le propriétaire fixe à 60 000 $ le salaire raisonnable de l'année et le verse en une seule paie datée du 15 décembre. La cotisation de sécurité sociale (Social Security) et Medicare de l'employé est de 7,65 % de 60 000 $, soit 4 590 $, et la société doit 4 590 $ de plus. Avant l'impôt de chômage, la société a besoin de 64 590 $ : les 60 000 $ de salaire brut, sur lesquels les impôts du propriétaire sont retenus, plus la part de l'employeur de 4 590 $.

En supposant que la société n'avait aucune paie pendant la période de référence, elle est déposante mensuelle; l'impôt retenu et les deux parts sont donc exigibles le 15 janvier. Elle produit le formulaire 941 du quatrième trimestre, le formulaire 940, ainsi que le formulaire W-2 du propriétaire avec le formulaire W-3. Les salaires réduisent le bénéfice de la société; les 100 000 $ de distributions peuvent donc dépasser le coût de base américain des actions du propriétaire; consultez inscrire les distributions d'une société de type S. Comme 100 000 $ ont déjà quitté la société, le propriétaire peut devoir remettre de l'argent, et le traitement de cette somme dépend des faits.

Choix en vigueur en mars, rien payé avant novembre

Le choix de société de type S d'un fondateur entre en vigueur le 1er mars. La société ne paie rien de mars à octobre et démarre la paie en novembre. Le premier formulaire 941 est celui du quatrième trimestre, le trimestre où des salaires sont versés pour la première fois; les mois antérieurs n'y figurent pas. La question de savoir si une rémunération était due pour mars à octobre dépend de faits, comme celui de savoir si le fondateur a rendu plus que des services mineurs et avait droit à une rémunération; le fondateur documente donc les deux avant de choisir le montant de novembre.

4 000 $ par mois en transferts, puis une demande de les appeler salaire

Un propriétaire retire 4 000 $ par mois de la société pendant huit mois, soit 32 000 $ en tout, étiquetés comme des retraits. Supposons que les 32 000 $ soient un salaire brut, que les taux pleins s'appliquent et que la société recouvre la part de l'employé sur la paie ultérieure du propriétaire (IRS : Publication 15). La cotisation de sécurité sociale (Social Security) et Medicare de l'employé sur 32 000 $ serait de 2 448 $, avec 2 448 $ de plus pour la société, avant toute retenue d'impôt sur le revenu. Si la société paie elle-même la part de l'employé, ce paiement est un salaire de plus et un impôt de plus (IRS : Publication 15-A). Si les faits montrent que les transferts rémunéraient des services, chacun est un paiement de salaire à sa propre date. Le dépôt d'un déposant mensuel pour un transfert de janvier était exigible le 15 février, ou le jour ouvrable suivant, et les paliers de dépôt tardif se comptent à partir de cette date. L'IRS traite les paiements pour services comme un salaire; les montants et les années sont donc examinés avant que quoi que ce soit soit déclaré.

Votre situation est différente?

• La fin de l'année approche, vous n'avez pris que des distributions, et il n'y a encore ni paie, ni formulaire 941, ni compte d'État : le salaire retenu, la date et la forme de la paie de rattrapage, le traitement des transferts passés et l'exposition éventuelle des années antérieures changent tous ce que l'IRS peut établir; décidez-les donc ensemble avant la paie; consultez l'aide en fiscalité des sociétés.
• Plus d'une année s'est écoulée sans paie, ou un avis de l'IRS ou d'un État est arrivé : chacun change la réponse; consultez l'exposition des années passées et retard dans les charges sociales, ou l'aide en fiscalité des sociétés si des chiffres ou des avis sont en cause.
• Plusieurs années de livres sont en retard : reconstituez-les d'abord; consultez livres de rattrapage d'une société de type S ou l'aide en tenue de livres.
• Le propriétaire n'a qu'un ITIN, ou vit à l'extérieur des États-Unis : la paie, l'autorisation de travail et les propres déclarations du propriétaire peuvent changer la réponse; consultez l'aide en fiscalité des sociétés. Pour un propriétaire résident du Canada, consultez propriétaire d'une société de type S américaine au Canada.
• Plus d'un propriétaire ou membre de la famille a travaillé et a été payé par transfert : la rémunération de chaque personne est une question distincte; consultez payer des membres de la famille par la paie dans une société de type S.
• Vous avez payé votre propre impôt par l'EFTPS sans retenue, ou vous avez reçu un avis CP05A : consultez impôt du propriétaire d'une société de type S payé par l'EFTPS.
• Le choix de société de type S a été produit, mais l'entreprise a été déclarée à l'annexe C : consultez société de type S déclarée à l'annexe C.
• Il vous faut un repère de salaire pour une profession réglementée : consultez salaire raisonnable selon la profession.
• Vous ferez vous-même chaque trimestre par la suite : consultez faire sa paie soi-même.