Dành cho ai
- Chủ sở hữu, cán bộ điều hành, thành viên hợp danh và quản lý của doanh nghiệp còn nợ thuế lương
- Người được nhân viên thu thuế của IRS yêu cầu gặp hoặc điền báo cáo tài chính
- Người nhận thư của IRS đề xuất áp dụng tiền phạt
Không đề cập ở đây
- Việc một người cụ thể có phải là người chịu trách nhiệm hay có cố ý hay không
- Bỏ lỡ khoản nộp thuế, Form 941 nộp trễ và việc xóa tiền phạt thuế lương
- Kế hoạch trả góp và quyền cầm giữ thuế trên khoản nợ của chính doanh nghiệp
- Thuế lương và tiền phạt về bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang
- Thuế tiêu thụ đặc biệt đã thu và thuế hưu trí đường sắt, cũng thuộc phạm vi của tiền phạt
IRS có thể buộc tôi tự nộp thuế lương của doanh nghiệp không?
Có thể, thông qua tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty, TFRP). Thuế quỹ ủy thác (trust fund taxes) là thuế thu nhập và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên được khấu trừ từ tiền lương, giữ như tài sản ủy thác cho đến khi nộp (IRS). Theo section 6672, người có nghĩa vụ thu và nộp một loại thuế mà cố ý không làm có thể bị phạt bằng số thuế không thu hoặc không nộp. Tiền phạt mang tính cá nhân. IRS nhìn chung theo đuổi khoản phạt này khi doanh nghiệp không thể nộp ngay, nhưng luật không đòi hỏi điều đó, và doanh nghiệp không nhất thiết phải đã đóng cửa (IRS; Publication 594). Cố ý không thu hoặc không nộp thuế cũng có thể là trọng tội (section 7202), và IRS có thể chuyển hồ sơ sang Bộ Tư pháp Hoa Kỳ (Publication 594).
Cần thỏa mãn đồng thời hai điều kiện: người đó chịu trách nhiệm và cố ý. Mỗi điều kiện tùy vào sự kiện cụ thể, đó là lý do nhân viên thu thuế phỏng vấn các cá nhân (sổ tay IRS, IRM 5.7.3; IRM 5.7.4).
Những trường hợp phức tạp hơn:
- Tờ khai thuế lương chưa nộp, hoặc hồ sơ không khớp với ngân hàng hay số dư tại IRS, và đã có lịch gặp. Số thuế quỹ ủy thác chưa nộp được lấy từ các tờ khai và hồ sơ đó, nên hãy kiểm tra chúng trước buổi gặp. IRS không có thời hạn để ấn định tiền phạt cho một kỳ cho đến khi tờ khai của kỳ đó được nộp (xem phần về tờ khai chưa nộp).
- Có nhiều hơn một chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành. IRS có thể ấn định toàn bộ số tiền cho từng người chịu trách nhiệm, nhưng chỉ thu một lần (IRM 5.7.3).
- Đã có nhân viên thu thuế được phân công. Hãy chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn, một yêu cầu cung cấp tài liệu và các bản báo cáo tài chính.
- Hình thức pháp lý. Thuế lương chưa nộp của chủ doanh nghiệp một chủ vốn đã là khoản nợ của chính họ (IRS), nên tiền phạt chủ yếu quan trọng với những người khác. LLC một thành viên là người sử dụng lao động riêng về thuế lương (IRS), nên chủ sở hữu của nó có thể phải đối mặt với tiền phạt (IRM 5.7.3). Thành viên hợp danh chung chịu trách nhiệm theo luật tiểu bang cho mọi khoản nợ của hợp danh, nên IRS thường ấn định họ theo vai trò đó, không qua tiền phạt; trong hợp danh trách nhiệm hữu hạn thì có thể không, và khi đó tiền phạt có thể áp dụng cho một thành viên hợp danh (IRM 5.17.7).
Trước buổi gặp:
- Chuẩn bị tờ khai và báo cáo thuế lương, sao kê ngân hàng và thẻ mẫu chữ ký, ai đã ký séc, và mọi thư của IRS (xem phần về hồ sơ).
- Kiểm tra tờ khai của từng quý có khớp với hồ sơ tiền lương, các khoản đã nộp và ngân hàng.
- Quyết định có cử người đại diện đi cùng bạn hay không (xem phần về người đại diện).
Tiền phạt bao gồm những loại thuế lương chưa nộp nào?
Tiền phạt chỉ bao gồm phần thuế quỹ ủy thác của thuế lương: thuế thu nhập khấu trừ từ tiền lương của nhân viên và phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên. Mức phạt là 100% số tiền chưa nộp đó, và tiền lãi được tính trên khoản này (IRS; Notice 784).
| Phần của thuế lương | Có trong tiền phạt không? |
|---|---|
| Thuế thu nhập khấu trừ từ tiền lương của nhân viên | Có |
| Phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên | Có |
| Phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động | Không. Đây vẫn là khoản nợ của doanh nghiệp. |
| Thuế thất nghiệp liên bang (Form 940) | Không |
Tổng trên Form 941 gồm cả phần của người sử dụng lao động, nên tiền phạt thường nhỏ hơn tổng đó (IRM 5.7.4). Tiền phạt có thể áp dụng ngay cả khi thuế chưa từng được khấu trừ (Publication 15).
Ai được coi là người chịu trách nhiệm?
Người chịu trách nhiệm là người có nghĩa vụ và quyền chỉ đạo việc thu, ghi sổ và nộp thuế quỹ ủy thác. IRS xem xét vị thế, nghĩa vụ và thẩm quyền, không xem chức danh. IRS liệt kê cán bộ điều hành và nhân viên của công ty, thành viên hợp danh và nhân viên của hợp danh, giám đốc, cổ đông, thành viên và người quản lý LLC, bất kỳ ai có thẩm quyền về cách chi tiền, kế toán viên và nhà cung cấp dịch vụ tiền lương (IRM 5.7.3; IRS; Notice 784).
| Yếu tố | IRS xử lý thế nào |
|---|---|
| Chức danh cán bộ điều hành, hoặc sở hữu cổ phần | Không thể là cơ sở duy nhất |
| Thẩm quyền ký séc | Chưa đủ nếu chỉ riêng điều này theo sổ tay của IRS. IRS cũng nói người ký séc hoặc có thể khiến tiền của doanh nghiệp được chi có thể phải chịu trách nhiệm (Publication 15). Sự kiện cụ thể sẽ quyết định. |
| Quyết định chủ nợ nào được trả | IRS tìm xem có quyền quyết định độc lập về tài chính hay không. Nhân viên không phải chủ sở hữu, tức không có cổ phần hay lợi ích nào khác trong công ty, chỉ trả hóa đơn theo chỉ đạo thì nhìn chung không phải chịu trách nhiệm. |
| Người không phải chủ sở hữu nhưng có tiếng nói thực sự về việc trả cho chủ nợ nào | Có thể phải chịu trách nhiệm, ngay cả khi chủ sở hữu đã hạn chế lựa chọn về thuế |
| Tuyển dụng và sa thải, ký tờ khai thuế lương, nộp thuế, hoặc giao những việc đó cho người khác | IRS kiểm tra ai đã làm những việc đó. Người có thẩm quyền cao nhất nhìn chung không thể tránh trách nhiệm bằng cách ủy quyền. |
| Rời doanh nghiệp, hoặc tham gia sau các kỳ chưa nộp | IRS xem xét từng kỳ. Mẫu đề xuất của IRS tách những người chịu trách nhiệm cho mọi kỳ khỏi những người chịu trách nhiệm cho một số kỳ, và nhân viên thu thuế xem xét hồ sơ bổ nhiệm và từ chức (IRM 5.7.4). Người nắm quyền kiểm soát sau khi thuế đã không được nộp nhìn chung không chịu trách nhiệm cho khoản thuế trước đó, trừ phần tiền mà doanh nghiệp đang có khi họ tiếp quản và đã không dùng để nộp thuế (IRM 5.17.7). Hãy mang theo các ngày tháng. |
| Nhà cung cấp dịch vụ tiền lương hoặc tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (professional employer organization) | Có thể phải chịu trách nhiệm. Việc dùng dịch vụ này không xóa nghĩa vụ của chính những người trong doanh nghiệp. Tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận nhìn chung được coi là người sử dụng lao động đối với tiền lương mà tổ chức đó chi trả, nhưng bạn cũng có thể phải chịu trách nhiệm cho một số nhân viên (Publication 15); xem khi nhà cung cấp dịch vụ tiền lương không nộp thuế của bạn. |
LLC chịu thuế như hợp danh hoặc công ty cũng theo các điều kiện tương tự. Thành viên hội đồng quản trị tình nguyện không lương của tổ chức được miễn thuế được loại trừ nếu họ chỉ phục vụ với danh nghĩa danh dự, không tham gia hoạt động hằng ngày hoặc tài chính và không biết về việc không nộp thuế, trừ khi điều đó khiến không còn ai phải chịu trách nhiệm (section 6672(e)).
Cố ý nghĩa là gì, và việc trả tiền thuê, nhà cung cấp hoặc lương ròng trước có bị tính không?
Cố ý nghĩa là tự nguyện, có ý thức và có chủ đích (Notice 784); không cần có động cơ xấu. Người chịu trách nhiệm hành động cố ý nếu họ biết, hoặc lẽ ra phải biết, về khoản thuế chưa nộp và hoặc coi thường luật, hoặc rõ ràng thờ ơ với luật (IRS).
Trả các hóa đơn khác trước là mô hình mà IRS tìm kiếm. Notice 784 coi việc trả các chi phí kinh doanh khác thay vì thuế quỹ ủy thác, kể cả lương ròng, là cố ý. Vì vậy, trả tiền thuê, nhà cung cấp hoặc lương ròng trong khi thuế đã khấu trừ vẫn chưa nộp có thể đáp ứng điều kiện này đối với người đã biết.
IRS cũng coi việc không điều tra hoặc không sửa sau khi được báo rằng thuế khấu trừ chưa được nộp là đáp ứng yếu tố cố ý (IRM 5.7.3). Điều này có áp dụng hay không tùy vào sự kiện cụ thể.
Khi tiền mặt không đủ trả cả lương lẫn thuế, IRS nói hãy chia sao cho thuế trên số tiền lương thực sự đã trả được nộp đủ. Các tòa án chia rẽ về việc lý do chính đáng, như tin rằng thuế đang được nộp, có loại trừ được yếu tố cố ý hay không; nơi nào cho phép thì cũng rất hẹp (IRM 5.17.7).
Nhân viên thu thuế yêu cầu gặp tôi: buổi phỏng vấn diễn ra thế nào (Form 4180)?
Nhân viên thu thuế đang cố hoàn thành Form 4180, biên bản phỏng vấn, với từng người có thể phải chịu trách nhiệm. Bạn có thể được yêu cầu giải thích nhiệm vụ và thẩm quyền của mình (IRS). Các bước dưới đây theo IRM 5.7.4, vốn yêu cầu nhân viên thu thuế tạm dừng buổi phỏng vấn nếu bạn nói muốn hỏi ý kiến người đại diện được ủy quyền. Quyền tạm dừng theo luật, section 7521(b)(2), không áp dụng cho buổi phỏng vấn bắt đầu bằng lệnh triệu tập (summons).
- Sắp xếp. Nhân viên thu thuế có thể gửi Letter 3586 để hẹn buổi gặp. Buổi gặp diễn ra trực tiếp hoặc qua điện thoại, và lệnh triệu tập có thể buộc phải có mặt. IRS không đưa hay gửi Form 4180 cho bạn hoặc người đại diện của bạn trước.
- Phần mở đầu. Nhân viên giải thích về tiền phạt, đưa cho bạn Publication 1 và Notice 784, cho thấy cách tính tiền phạt, và đặt hạn nộp tài liệu.
- Các câu hỏi. Nhiệm vụ của bạn, ai có thể ký séc và tờ khai, ai quyết định trả khoản nào, có dùng nhà cung cấp dịch vụ tiền lương hay không, và ai khác có thẩm quyền. Nếu bạn không trả lời được, biểu mẫu cho phép ghi "unknown" (không biết). Những gì bạn nói về người khác được ghi lại và có thể khiến nhân viên thu thuế xem xét họ. Bạn ký ở cuối và nên nhận một bản sao khi có thể.
- Bên thứ ba. IRS nhìn chung thông báo trước khi liên hệ ngân hàng hoặc bên thứ ba khác, và bạn có thể yêu cầu danh sách những bên đã được liên hệ (Publication 594).
- Thêm thời gian. Nhân viên thu thuế có thể yêu cầu bạn ký Form 2750 để kéo dài thời hạn ấn định. Bạn có thể từ chối hoặc giới hạn việc gia hạn. Khi hạn ấn định đã gần, IRS khi đó có thể gửi Letter 1153 dựa trên những gì đã có (IRM 5.7.3).
Tôi có thể đưa người đại diện đi cùng không?
Có. Trong quá trình thu nợ, bạn có thể được đại diện bởi luật sư, CPA, enrolled agent, thành viên gia đình trực hệ, hoặc bất kỳ người nào đã đăng ký hành nghề trước IRS. Người đại diện nộp Form 2848 để xuất hiện thay bạn và nhận thông tin mật (Publication 594). Ở line 3, hãy ghi tên chính khoản phạt, như "Civil Penalty" hoặc "Trust Fund Recovery Penalty": giấy ủy quyền chỉ viết cho Form 1040 của bạn không bao gồm khoản này (hướng dẫn Form 2848). Với văn bản khiếu nại (protest), giấy ủy quyền phải cho phép đại diện bạn với tư cách người chịu trách nhiệm, không phải doanh nghiệp (IRM 5.7.6). Người đại diện có giấy ủy quyền của bạn có thể dự buổi phỏng vấn thay bạn, và IRS không thể buộc bạn đến nữa trừ khi đã triệu tập bạn (section 7521(c)).
Nhân viên thu thuế sẽ yêu cầu hồ sơ nào, và tôi nên chuẩn bị gì?
Bằng chứng chính của IRS là buổi phỏng vấn, giấy tờ thành lập, thẻ mẫu chữ ký ngân hàng, và một số mẫu séc đã hủy (hoặc sao kê ngân hàng, với khoản thanh toán điện tử) cho thấy ai được trả trước khoản thuế (IRM 5.7.4). Hãy chuẩn bị những thứ này trước buổi gặp.
| Hồ sơ | Vì sao nhân viên thu thuế cần |
|---|---|
| Form 941 (hoặc 944) và Form 940 của mọi kỳ, kèm xác nhận các khoản đã nộp | Cho thấy đã khai gì, đã nộp gì và khi nào. Hồ sơ tiền lương cho thấy một khoản nộp gồm những gì và nộp đúng hạn có thể làm giảm tiền phạt. |
| Báo cáo tiền lương theo ngày trả lương: tiền lương, thuế thu nhập đã khấu trừ, thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên | Tách thuế quỹ ủy thác khỏi phần của người sử dụng lao động |
| Sao kê ngân hàng và séc đã hủy hoặc hồ sơ thanh toán điện tử của từng kỳ; khoản rút tiền của chủ sở hữu, khoản vay của chủ sở hữu và việc bán tài sản | Nhân viên thu thuế lấy mẫu để tìm các khoản đã trả cho chủ nợ khác trước khoản thuế, và các khoản tiền bị chuyển hướng |
| Thẻ mẫu chữ ký ngân hàng và hồ sơ về người có quyền truy cập ngân hàng trực tuyến | Cho thấy ai có thể ký và chuyển tiền |
| Điều lệ thành lập, thỏa thuận hoạt động hoặc thỏa thuận hợp danh, biên bản họp, việc bổ nhiệm cán bộ điều hành, và hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ tiền lương hoặc tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp | Vai trò, ngày tháng và ai xử lý tiền lương |
| Mọi thư và thông báo của IRS, kèm ngày tháng | Các ngày tháng bắt đầu thời hạn và cho thấy những kỳ nào IRS đang xem xét |
| Mốc thời gian của riêng bạn: ai ấn định tiền lương, ký tờ khai và chọn khoản nào để trả, và mỗi người bắt đầu hoặc rời đi khi nào | Các câu hỏi xoay quanh nhiệm vụ và thẩm quyền |
IRS yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ trước. Nếu hồ sơ không được cung cấp đúng hạn, IRS có thể triệu tập doanh nghiệp hoặc ngân hàng sau khi thông báo trước (IRM 5.7.4).
Nếu tờ khai thuế lương chưa nộp hoặc hồ sơ không khớp thì sao?
Tờ khai thuế lương chưa nộp khiến kỳ của nó vẫn mở: IRS không có thời hạn để ấn định tiền phạt cho kỳ đó cho đến khi tờ khai được nộp. Ngoài ra, thời hạn thông thường là 3 năm kể từ 15 tháng 4 sau năm tính lương, hoặc kể từ ngày nộp nếu muộn hơn. Tờ khai do IRS lập cho doanh nghiệp, hoặc tờ khai sai hay gian lận, không làm thời hạn bắt đầu chạy (IRM 5.7.3). Thư đề xuất gửi trước khi hết thời hạn giữ thời hạn mở ít nhất đến 90 ngày sau thư, hoặc 30 ngày sau khi Appeals quyết định về một văn bản khiếu nại nộp đúng hạn (section 6672(b)(3)).
Việc xem xét của nhân viên thu thuế hỏi liệu mọi kỳ đã được bao quát chưa, kể cả các tờ khai chưa nộp, và khoản nợ từ tờ khai do IRS lập có thể được cộng vào tiền phạt khi đã xử lý xong (IRM 5.7.4). Nộp các tờ khai còn thiếu có thể làm tăng số thuế quỹ ủy thác chưa nộp, nhưng IRS khuyên nên nộp mọi tờ khai đến hạn ngay cả khi bạn không thể trả (Publication 594). Hãy đối chiếu tờ khai của từng quý với hồ sơ tiền lương, các khoản đã nộp và ngân hàng trước buổi gặp. Về khoản nộp thuế bị bỏ lỡ và thông báo tiền phạt, xem chậm nộp thuế lương. Về tài khoản tiền lương không khớp trong sổ sách, xem khoản nợ tiền lương không thể xóa.
Form 433-A và Form 433-B là gì?
Form 433-A là bản kê tài chính của bạn với tư cách cá nhân. Form 433-B là bản kê của doanh nghiệp. Nhân viên thu thuế dùng chúng để quyết định bạn có thể trả tiền phạt hay không, và cả hai được ký với cam kết chịu trách nhiệm về khai gian (penalties of perjury) (IRM 5.7.5; Form 433-A; Form 433-B).
| Form | Ai hoàn thành | Biểu mẫu hỏi gì |
|---|---|---|
| 433-A | Mỗi người mà nhân viên thu thuế đang điều tra. Người tự kinh doanh cũng điền các phần về doanh nghiệp. | Thông tin hộ gia đình và công việc; kiện tụng, phá sản, quỹ tín thác; các khoản chuyển nhượng tài sản lớn hơn với giá thấp hơn giá trị đầy đủ trong 10 năm qua; tài sản; thu nhập và chi phí hằng tháng |
| 433-B | Mọi doanh nghiệp trừ doanh nghiệp một chủ, do cán bộ điều hành, thành viên hợp danh hoặc thành viên LLC ký | Nhân viên, tiền lương và tần suất nộp thuế; từng chủ sở hữu, cán bộ điều hành hoặc thành viên và việc họ có chịu trách nhiệm nộp thuế lương hay không; nhà cung cấp dịch vụ tiền lương; kiện tụng, phá sản, khoản vay giữa các bên liên quan; tài sản, nợ phải trả, thu nhập và chi phí |
IRS có thể yêu cầu bằng chứng cho những gì bạn khai, như tờ khai thuế, báo cáo kết quả kinh doanh, sao kê ngân hàng và khoản vay. Người làm công ăn lương có khoản phạt tiềm tàng dưới một mức nhất định có thể được yêu cầu điền Form 433-F ngắn hơn (IRM 5.7.5). Nếu bạn từ chối điền 433-A, IRS có thể dùng nguồn khác hoặc, trong một số trường hợp, lệnh triệu tập (IRM 5.7.5).
Thư đề xuất tiền phạt (Letter 1153) là gì, và tôi có bao lâu?
Letter 1153, gửi kèm Form 2751, là đề xuất bằng văn bản của IRS để ấn định tiền phạt đối với bạn. Ấn định nghĩa là ghi chính thức khoản đó lên hồ sơ của bạn. Bạn có 60 ngày kể từ ngày của thư để khiếu nại, hoặc 75 ngày nếu thư gửi đến địa chỉ ngoài Hoa Kỳ (IRS). Theo luật, IRS phải chờ ít nhất 60 ngày sau thông báo mới được yêu cầu thanh toán, trừ khi IRS xác định việc thu nợ đang gặp rủi ro (section 6672(b)). Các lựa chọn của bạn, theo IRM 5.7.6 trừ khi có liên kết khác:
| Lựa chọn của bạn | Tác dụng |
|---|---|
| Ký và gửi lại Form 2751 | Bạn đồng ý với việc ấn định. IRS không coi đó là quyết định cuối cùng cho đến khi hết thời hạn phản hồi và thêm năm ngày nữa, và việc ký không chấm dứt quyền khiếu nại của bạn. |
| Báo nhân viên thu thuế trong vòng 10 ngày | Thư mời làm việc này nếu bạn không đồng ý, có thêm thông tin hoặc muốn giải quyết không chính thức. Việc này không thay thế khiếu nại bằng văn bản; để giữ quyền khiếu nại, vẫn phải khiếu nại chậm nhất vào hạn. |
| Khiếu nại bằng văn bản | Gửi bằng thư bảo đảm (certified hoặc registered mail) chậm nhất vào ngày cuối. Yêu cầu cho vụ việc nhỏ (small case request), một bản trình bày ngắn về các vấn đề, áp dụng khi mỗi kỳ và tổng số đều từ $25.000 trở xuống; trên mức đó phải là văn bản khiếu nại chính thức (formal written protest) (IRM 5.7.6; Publication 5). Khiếu nại với Appeals thường xoay quanh trách nhiệm, tính cố ý hoặc cách tính tiền phạt. |
| Không phản hồi | IRS ấn định tiền phạt và gửi thông báo cùng yêu cầu thanh toán (IRS). |
Khi thư được giao, IRS đóng băng các khoản hoàn thuế trong tài khoản của bạn (IRM 5.7.4).
Số tiền được tính thế nào, và có giảm được không?
Tiền phạt bằng số thuế quỹ ủy thác chưa nộp của từng quý trong đề xuất: thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp cộng phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên (IRS). Nhân viên thu thuế cho bạn xem cách tính, kèm một bảng liệt kê mọi giao dịch của từng kỳ. Hãy đối chiếu với hồ sơ của bạn. Số tiền có thể giảm khi (IRM 5.7.4):
- Hồ sơ tiền lương cho thấy một khoản nộp gồm những gì và nộp đúng hạn.
- Một khoản trả tự nguyện được chỉ định bằng văn bản cho phần thuế quỹ ủy thác khi thực hiện. Khoản trả có chỉ định được áp dụng đúng chỗ đã chỉ định; khoản không chỉ định được áp dụng trước cho phần của người sử dụng lao động, rồi đến phần thuế quỹ ủy thác, rồi đến tiền phạt và tiền lãi.
- Một người chỉ chịu trách nhiệm cho một số kỳ, chẳng hạn sau khi tham gia hoặc trước khi rời đi.
- Người khác trả. Mỗi người chịu trách nhiệm phải chịu toàn bộ số tiền chưa nộp, nhưng IRS chỉ thu một lần, từ doanh nghiệp, từ một người hoặc kết hợp (IRM 5.7.3). Người trả nhiều hơn phần của mình có thể đòi những người khác cũng phải chịu trách nhiệm hoàn lại, trong một thủ tục tòa án riêng (section 6672(d)).
Tiền lãi trên tiền phạt tính từ ngày thông báo và yêu cầu thanh toán, và không bị tính nếu bạn trả trong khoảng thời gian ngắn mà luật cho phép (21 ngày với hầu hết các khoản) (section 6601(e)(2)).
Tôi có thể tránh tiền phạt bằng cách trả không, và điều gì xảy ra sau khi tiền phạt được ấn định?
IRS mô tả việc trả tiền là cách tránh bị ấn định. Khi không thu được từ doanh nghiệp, IRS nói với những người chịu trách nhiệm rằng họ có thể trả toàn bộ số thuế khấu trừ chưa nộp thay cho doanh nghiệp hoặc để tiền phạt bị ấn định (IRM 5.7.4; Publication 594). Khoản trả phải tự nguyện, và việc chỉ định phải cụ thể, bằng văn bản và thực hiện khi bạn trả: số tiền, tên doanh nghiệp và EIN, và từng kỳ. Nếu bạn trả bằng thứ gì khác ngoài séc của doanh nghiệp, bạn đưa một bản tuyên bố có chữ ký. Ghi chú chung "trust fund" không nêu kỳ nào thì không được tính (IRM 5.7.4).
Doanh nghiệp giữ được thỏa thuận trả góp đang kinh doanh (in-business installment agreement) đã được duyệt có thể khiến IRS hoãn việc ấn định. Trừ khi doanh nghiệp đủ điều kiện cho kế hoạch thuế quỹ ủy thác đang kinh doanh dạng nhanh, không cần quyết định về tiền phạt, nhân viên thu thuế vẫn có thể phỏng vấn từng người, thu thập bản kê tài chính và yêu cầu miễn trừ bằng Form 2750; người từ chối vẫn có thể bị ấn định nếu IRS thấy tiền phạt thu được. Việc vi phạm kế hoạch đẩy tiền phạt đi tiếp, và công ty không thể chỉ định các khoản trả của kế hoạch vào phần thuế quỹ ủy thác (IRM 5.7.4). Về kế hoạch và quyền cầm giữ thuế trên khoản nợ của chính doanh nghiệp, xem kế hoạch trả góp của IRS cho nợ thuế doanh nghiệp.
Sau khi ấn định:
- Thu nợ. IRS có thể đăng ký quyền cầm giữ thuế liên bang (federal tax lien, một quyền pháp lý đối với tài sản của bạn) hoặc cưỡng chế thu thuế (levy, tịch thu tiền hoặc tài sản, như tài khoản ngân hàng), kể cả tài sản cá nhân (IRS; Publication 594). Trước khi cưỡng chế, IRS phải gửi thông báo bằng văn bản về quyền điều trần của bạn, trước ít nhất 30 ngày, và bạn yêu cầu điều trần trong thời gian đó (section 6330); việc đăng ký quyền cầm giữ cũng kèm quyền điều trần. Vì Letter 1153 đã cho bạn khiếu nại số tiền, buổi điều trần nhìn chung không thể mở lại vấn đề đó (IRM 5.7.4). IRS nhìn chung có 10 năm kể từ khi ấn định để thu nợ (IRS).
- Phá sản. Việc phá sản của doanh nghiệp không ngăn IRS ấn định và thu tiền phạt từ những người chịu trách nhiệm không phá sản. IRS nhìn chung tạm dừng trong khi kế hoạch Chapter 11 của doanh nghiệp trả đủ thuế quỹ ủy thác và không vi phạm. Việc phá sản của chính một cá nhân nhìn chung không xóa tiền phạt (IRM 5.17.7).
- Nếu bạn không thể trả đủ. Nhân viên thu thuế quyết định dựa trên bản kê tài chính của bạn. Các lựa chọn IRS liệt kê gồm thỏa thuận trả góp hoặc tình trạng tạm thời không thu được (currently-not-collectible), làm chậm việc thu nợ trong khi bạn không thể trả (IRM 5.7.6; Publication 594).
- Nếu bạn vẫn tranh chấp. Con đường là yêu cầu hoàn thuế và, nếu bị từ chối, kiện ra tòa. Với mỗi quý, hãy trả phần tiền phạt gắn với một nhân viên và nộp một Form 843 riêng cho kỳ đó; IRS nhìn chung chỉ xem xét yêu cầu nộp trong vòng 2 năm sau khoản trả (IRM 5.7.7). Nếu bạn kiện, chính phủ có thể phản tố đòi phần chưa nộp còn lại. Để hoãn việc thu phần còn lại, khoản trả, yêu cầu và khoản bảo lãnh (bond) đều phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ yêu cầu thanh toán, và vụ kiện phải bắt đầu trong vòng 30 ngày sau khi bị từ chối, nếu không việc hoãn chấm dứt (section 6672(c)). Các thời hạn rất nghiêm ngặt, nên hãy nhờ trợ giúp trước khi yêu cầu thanh toán đến.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Hai thành viên, một người ký
Một LLC cung cấp dịch vụ ăn uống chịu thuế như hợp danh, có hai thành viên, đã khấu trừ US$40.000 thuế thu nhập và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên trong hai quý (US$18.000, rồi US$22.000) và không nộp khoản nào. Một thành viên ký mọi tấm séc. IRS có thể đề xuất tiền phạt đối với từng người chịu trách nhiệm. Việc ký séc là một sự kiện IRS cân nhắc, không phải toàn bộ điều kiện; thẩm quyền của thành viên kia đối với tiền cũng quan trọng. IRS thu US$40.000 một lần, từ LLC hoặc từ bất kỳ thành viên nào chịu trách nhiệm. Thành viên trả nhiều hơn phần của mình có thể đòi người kia hoàn lại, nếu người kia cũng phải chịu trách nhiệm.
Nhân viên ghi sổ
Một nhân viên ghi sổ không sở hữu phần nào của công ty và không có quan hệ họ hàng với chủ sở hữu trả các hóa đơn do chủ sở hữu giao, và hỏi chủ sở hữu nên trả khoản nào khi tiền mặt thiếu. Sổ tay IRS coi đó là hành vi thừa hành (ministerial act), nên nhân viên như vậy nhìn chung không phải người chịu trách nhiệm (IRM 5.7.3). Nhân viên ghi sổ quyết định chủ nợ nào được trả, hoặc là chủ sở hữu hay người thân của chủ sở hữu, thì được đánh giá theo sự kiện cụ thể.
Đã trả lương ròng, thuế chưa nộp
Một chủ sở hữu đã trả US$25.000 lương ròng trong một quý trong khi US$8.000 thuế khấu trừ chưa được nộp. Notice 784 coi việc trả lương ròng thay vì thuế là cố ý. Nếu chủ sở hữu cũng là người chịu trách nhiệm, tiền phạt là US$8.000, tức thuế quỹ ủy thác chưa nộp, không phải tiền lương. Publication 594 nói chủ sở hữu có thể tránh việc ấn định bằng cách tự trả thuế quỹ ủy thác; sổ tay IRS yêu cầu chỉ định bằng văn bản khoản US$8.000 đó cho quý tương ứng.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Tờ khai thuế lương chưa nộp, hoặc hồ sơ tiền lương không khớp với ngân hàng và số dư tại IRS, và đã có lịch gặp. Số dư thuế quỹ ủy thác chưa nộp dựa trên các tờ khai và hồ sơ đó. Hãy xác định tờ khai và tài khoản tiền lương nào cần sửa trước, trước buổi phỏng vấn, với hỗ trợ thuế doanh nghiệp hoặc ghi sổ kế toán bù cho các kỳ trước, và xem nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
- Bạn bỏ lỡ các khoản nộp thuế hoặc nhận thông báo phạt thuế lương: xem chậm nộp thuế lương.
- Nhà cung cấp dịch vụ tiền lương lẽ ra phải nộp thuế: xem khi nhà cung cấp dịch vụ tiền lương không nộp thuế của bạn.
- Các tài khoản nợ tiền lương của bạn không thể xóa: xem khoản nợ tiền lương không thể xóa.
- Doanh nghiệp không thể trả số dư của mình: xem kế hoạch trả góp của IRS cho nợ thuế doanh nghiệp.
- Bạn không chắc một lá thư là thật, hoặc IRS cũng đang kiểm tra tờ khai của doanh nghiệp: xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn và kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ.
- Bạn điều hành doanh nghiệp mà không có LLC hay công ty (chủ doanh nghiệp một chủ): thuế lương vốn đã là khoản nợ của chính bạn; hãy bắt đầu với chậm nộp thuế lương. LLC một chủ sở hữu là người sử dụng lao động riêng về thuế lương, nên các phần ở trên áp dụng cho chủ sở hữu của nó.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thời hạn khiếu nại tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) được đề xuất Kể từ ngày của thư đề xuất ấn định thuế khi gửi đến địa chỉ trong Hoa Kỳ | 60 ngày | IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty tính theo tỷ lệ thuế khấu trừ chưa nộp Áp dụng cho thuế quỹ ủy thác (trust fund tax) chưa nộp của người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động theo IRC section 6672 | 100% | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp đối với tờ khai thuế lao động nộp đúng hạn, hoặc ngày nộp thực tế nếu muộn hơn; có ngoại lệ | 3 năm | IRS: Thời hiệu ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Ngày được coi là ngày nộp tờ khai thuế lao động hằng năm để tính thời hạn ấn định thuế Trong năm dương lịch tiếp theo; nếu thực tế nộp tờ khai sau đó thì thời hạn ấn định thuế cũng bắt đầu muộn hơn; các ngoại lệ có thể tạm dừng hoặc loại bỏ giới hạn thời gian | 15 tháng 4 | IRS: Quy định về ấn định tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời hạn ấn định thuế được giữ mở sau thư đề xuất Section 6672(b)(3): nếu thông báo đề xuất được gửi hoặc giao trước khi thời hạn ấn định thuế kết thúc, thời hạn đó không hết trước mốc nào đến sau giữa khoảng thời gian này sau thông báo và khoảng thời gian trong us.tfrp.assessment-extension-after-appeal | 90 ngày | US Code: Section 6672, không thu và không nộp thuế Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời hạn ấn định thuế được giữ mở sau khi Appeals quyết định về đơn khiếu nại đúng hạn Section 6672(b)(3)(B): nếu có khiếu nại đúng hạn, thời hạn ấn định thuế không hết trước khoảng thời gian này sau quyết định hành chính cuối cùng | 30 ngày | US Code: Section 6672, không thu và không nộp thuế Đã kiểm tra |
| Thời hạn khiếu nại tiền phạt thu hồi thuế ủy thác được đề xuất khi thư được gửi đến địa chỉ ở nước ngoài Kể từ ngày của thư đề xuất ấn định thuế gửi đến địa chỉ bên ngoài Hoa Kỳ | 75 ngày | IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời gian chờ tối thiểu giữa thư đề xuất và thông báo và yêu cầu nộp thuế (notice and demand) Section 6672(b)(2): thông báo đề xuất bằng văn bản phải đến ít nhất khoảng thời gian này trước thông báo và yêu cầu nộp thuế; thời gian chờ không áp dụng nếu IRS thấy việc thu thuế đang gặp rủi ro (jeopardy) | 60 ngày | US Code: Section 6672, không thu và không nộp thuế Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời hạn liên hệ nhân viên thu thuế sau Letter 1153 Letter 1153 mời người chịu trách nhiệm liên hệ với nhân viên thu thuế trong khoảng thời gian này sau khi nhận thư để không đồng ý, bổ sung thông tin hoặc giải quyết không chính thức; thư này không thay thế đơn khiếu nại bằng văn bản | 10 ngày | IRS: Internal Revenue Manual 5.7.6, hành động ấn định tiền phạt thuế ủy thác Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: số tiền đề xuất lớn nhất cho yêu cầu khiếu nại hồ sơ nhỏ Khiếu nại Letter 1153: yêu cầu xử lý hồ sơ nhỏ (small case request) áp dụng khi mỗi kỳ thuế và tổng số tiền đề xuất bằng hoặc thấp hơn mức này; trên mức này, phải nộp đơn khiếu nại chính thức bằng văn bản (formal written protest) | $25.000 | IRS: Internal Revenue Manual 5.7.6, hành động ấn định tiền phạt thuế ủy thác Đã kiểm tra |
| Khoản phạt có thể ấn định: thời gian nộp sau thông báo và yêu cầu nộp thuế (notice and demand) mà không bị tính lãi Section 6601(e)(2)(A): không tính lãi nếu nộp trong vòng 21 ngày theo lịch kể từ thông báo và yêu cầu nộp thuế (notice and demand) (10 ngày làm việc nếu số tiền từ $100.000 trở lên); nếu không, tiền lãi chạy từ ngày có thông báo và yêu cầu nộp thuế | 21 ngày | US Code: Section 6601, tiền lãi cho khoản nộp thiếu, không nộp hoặc gia hạn thời gian nộp Đã kiểm tra |
| Thủ tục điều trần thu thuế (collection due process): thông báo trước lần cưỡng chế đầu tiên và thời gian để yêu cầu điều trần Section 6330(a)(2) và (3): thông báo cưỡng chế được gửi ít nhất khoảng thời gian này trước lần cưỡng chế đầu tiên, và người nhận có thể yêu cầu điều trần trong khoảng thời gian đó | 30 ngày | US Code: Section 6330, thông báo và cơ hội điều trần trước khi cưỡng chế thu thuế Đã kiểm tra |
| Thời hạn thu thuế liên bang thông thường sau khi ấn định thuế Thông thường bắt đầu từ khi ấn định thuế; có thể có tạm hoãn và gia hạn theo luật | 10 năm | IRS: Thời hạn IRS có thể thu thuế Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời hạn phải nộp yêu cầu hoàn thuế sau khoản thanh toán bắt buộc IRM 5.7.7.5: IRS thường chỉ xem xét yêu cầu hoàn tiền phạt nếu được nộp trong khoảng thời gian này sau khi khoản thanh toán bắt buộc được thực hiện | 2 năm | IRS: Internal Revenue Manual 5.7.7, thu TFRP sau khi ấn định Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời hạn nộp tiền, yêu cầu hoàn thuế và đặt khoản bảo đảm (bond) để hoãn việc thu thuế Section 6672(c)(1): sau thông báo và yêu cầu nộp thuế (notice and demand), khoản thanh toán, yêu cầu hoàn thuế và khoản bảo đảm (bond) đều phải được thực hiện trong khoảng thời gian này để ngăn việc cưỡng chế thu thuế và thu thuế qua tòa án đối với phần còn lại của khoản phạt | 30 ngày | US Code: Section 6672, không thu và không nộp thuế Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty: thời hạn khởi kiện sau khi yêu cầu hoàn thuế bị bác bỏ Section 6672(c)(2): việc tạm hoãn thu thuế chấm dứt nếu không khởi kiện tại tòa án quận hoặc Court of Federal Claims trong khoảng thời gian này sau khi yêu cầu bị bác bỏ | 30 ngày | US Code: Section 6672, không thu và không nộp thuế Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Thuế việc làm và Trust Fund Recovery Penalty (TFRP)
- IRS: Notice 784, bạn có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân cho một số khoản thuế liên bang chưa nộp không?
- US Code: Section 6672, không thu và không nộp thuế
- US Code: Section 6330, thông báo và cơ hội điều trần trước khi cưỡng chế thu thuế
- US Code: Section 7202, cố ý không thu hoặc không nộp thuế
- US Code: Section 6601, tiền lãi cho khoản nộp thiếu, không nộp hoặc gia hạn thời gian nộp
- US Code: Section 7521, thủ tục liên quan đến phỏng vấn người nộp thuế
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, trách nhiệm, sự cố ý và thời hiệu ấn định đối với tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (TFRP)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.4, điều tra và đề xuất áp dụng TFRP
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.5, xác định khả năng thu nợ
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.6, hành động ấn định tiền phạt thuế ủy thác
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.7, thu TFRP sau khi ấn định
- IRS: Internal Revenue Manual 5.17.7, trách nhiệm của bên thứ ba đối với thuế việc làm chưa nộp
- IRS: Publication 594, quy trình thu thuế của IRS
- IRS: Publication 5, quyền khiếu nại của bạn và cách chuẩn bị văn bản khiếu nại
- IRS: Hướng dẫn cho Form 2848, giấy ủy quyền và tuyên bố của người đại diện
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Form 433-A, bản kê thông tin thu nợ cho người làm công ăn lương và người tự kinh doanh
- IRS: Form 433-B, bản kê thông tin thu nợ cho doanh nghiệp
- IRS: Doanh nghiệp một chủ
- IRS: LLC một thành viên
- IRS: Thời hạn IRS có thể thu thuế
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.