קנס השבת מסי נאמנות (TFRP): אחריות אישית וראיון ב-⁠IRS

האם IRS יכול לחייב אותי לשלם אישית את מס השכר של העסק שלי?

כן, באמצעות קנס השבת מסי נאמנות (TFRP). מסי נאמנות (trust fund taxes) הם מס ההכנסה ומס הביטוח הלאומי והמדיקר של העובדים שנוכו מהשכר ומוחזקים בנאמנות עד ההפקדה (IRS). לפי סעיף 6672, אדם שחייב לגבות ולהעביר מס ולא עושה זאת במתכוון עלול להיות חייב בקנס השווה למס שלא נגבה או לא הועבר. הקנס אישי. IRS פועל להטלתו בדרך כלל כשהעסק אינו יכול לשלם מיד, אבל החוק אינו דורש זאת, והעסק אינו חייב להיות סגור (IRS; פרסום 594). אי-גבייה או אי-העברה של המס במתכוון יכולות להיות גם עבירה פלילית חמורה (felony) (סעיף 7202), ו-⁠IRS רשאי להעביר תיק למשרד המשפטים האמריקאי (פרסום 594).

שני מבחנים חייבים להתקיים יחד: האדם היה אחראי ופעל במתכוון. כל אחד מהם נקבע לפי עובדות, ולכן קצין גבייה מראיין אנשים (מדריך IRS, IRM 5.7.3; IRM 5.7.4).

מה הופך מקרה למורכב:

• דוחות שכר לא הוגשו, או שהרשומות אינן תואמות לבנק או ליתרת IRS, ונקבעה פגישה. סכום מסי הנאמנות שלא שולם נובע מהדוחות והרשומות האלה, ולכן בדקו אותם לפני הפגישה. ל-⁠IRS אין הגבלת זמן לקביעת שומת הקנס לתקופה עד שמוגש דוח עבורה (ראו הסעיף על דוחות שלא הוגשו).
• יותר מבעלים או נושא משרה אחד. IRS יכול לקבוע שומה לכל אדם אחראי על הסכום המלא, אבל גובה אותו רק פעם אחת (IRM 5.7.3).
• הוקצה קצין גבייה. צפו לראיון, לבקשת מסמכים ולהצהרות פיננסיות.
• הצורה המשפטית. מס שכר שלא שולם של בעל עסק יחידני הוא כבר חוב שלו (IRS), ולכן הקנס חשוב בעיקר לאחרים. LLC עם בעלים יחיד היא מעסיק נפרד לעניין מס שכר (IRS), ולכן הבעלים שלה עלול להיות חשוף לקנס (IRM 5.7.3). שותפים כלליים אחראים לפי דיני המדינה לכל חובות השותפות, ולכן IRS קובע להם שומה בדרך כלל בתפקיד הזה ולא דרך הקנס; בשותפות בעלת אחריות מוגבלת הם עשויים שלא להיות אחראים כך, ואז הקנס יכול להגיע לשותף (IRM 5.17.7).

לפני הפגישה:

1. אספו דוחות ודיווחי שכר, דפי בנק וכרטיסי חתימה, מי חתם על שקים וכל מכתב מ-⁠IRS (ראו הסעיף על רשומות).
2. בדקו שהדוח של כל רבעון תואם לרשומות השכר, להפקדות ולבנק.
3. החליטו אם נציג יצטרף אליכם (ראו הסעיף על נציגים).

אילו מסי שכר שלא שולמו הקנס מכסה?

הקנס מכסה רק את חלק מסי הנאמנות במס השכר: מס הכנסה שנוכה משכר העובדים וחלק העובדים בביטוח הלאומי ובמדיקר. הוא בשיעור ⁦100%⁩ מהסכום הזה שלא שולם, ועליו רצה ריבית (IRS; הודעה 784).

הסך בטופס 941 כולל את חלק המעסיק, ולכן הקנס קטן בדרך כלל מהסך הזה (IRM 5.7.4). הקנס יכול לחול גם כשהמס לא נוכה מעולם (פרסום 15).

מי נחשב אדם אחראי?

אדם אחראי חב חובה ובעל סמכות לנהל את הגבייה, החשבונאות והתשלום של מסי הנאמנות. IRS בודק מעמד, חובה וסמכות, לא תואר. הוא מונה נושאי משרה ועובדים בחברה, שותפים ועובדים בשותפות, דירקטורים, בעלי מניות, חברים ומנהלים ב-⁠LLC, כל מי שיש לו סמכות על אופן הוצאת הכספים, רואי חשבון וספקי שכר (IRM 5.7.3; IRS; הודעה 784).

LLC שממוסה כשותפות או כחברה כפופה לאותם מבחנים. חבר דירקטוריון מתנדב ללא שכר בארגון פטור ממס מוחרג אם הוא משמש רק בתפקיד כבוד, אינו משתתף בפעילות היומיומית או הכספית ולא ידע על ההפרה, אלא אם כך לא יישאר אדם חב (סעיף ⁦6672(e)⁩).

מה פירוש במתכוון, והאם תשלום שכר דירה, ספקים או שכר נטו קודם נחשב?

במתכוון פירושו מרצון, במודע ובכוונה (הודעה 784); אין צורך במניע רע. אדם אחראי פועל במתכוון אם היה מודע, או היה צריך להיות מודע, למסים שלא שולמו והתעלם מהחוק או התייחס אליו באדישות ברורה (IRS).

תשלום חשבונות אחרים קודם הוא הדפוס ש-⁠IRS מחפש. הודעה 784 רואה בתשלום הוצאות עסקיות אחרות במקום מסי הנאמנות, כולל שכר נטו, פעולה במתכוון. לכן תשלום שכר דירה, ספקים או שכר נטו בזמן שהמס שנוכה לא שולם יכול לעמוד במבחן אצל אדם שידע.

IRS רואה גם באי-בדיקה או באי-תיקון אחרי שנאמר לאדם שהמס שנוכה לא שולם התקיימות של רכיב הכוונה (IRM 5.7.3). אם זה חל תלוי בעובדות.

כשהמזומן לא מספיק גם לשכר וגם למס, IRS אומר לחלק אותו כך שהמס על השכר ששולם בפועל ישולם במלואו. בתי משפט חלוקים בשאלה אם סיבה סבירה, כמו אמונה שהמס משולם, מבטלת את הכוונה; במקום שבו הם מתירים זאת, היא צרה (IRM 5.17.7).

קצין גבייה ביקש להיפגש איתי: מה קורה בראיון (טופס 4180)?

הקצין מנסה למלא את טופס 4180, רישום הראיון, עם כל אדם שעשוי להיות אחראי. ייתכן שיבקשו מכם להסביר את החובות והסמכות שלכם (IRS). השלבים שלמטה נשענים על IRM 5.7.4, שמורה לקצין להפסיק את הראיון אם אתם אומרים שאתם רוצים להתייעץ עם נציג מורשה. הזכות בחוק להפסקה הזו, סעיף ⁦7521(b)(2)⁩, אינה חלה על ראיון שהתחיל בזימון (summons).

• ההכנה. הקצין עשוי לשלוח מכתב 3586 כדי לקבוע את הפגישה. היא מתקיימת פנים אל פנים או בטלפון, וזימון יכול לחייב הגעה. IRS אינו נותן או שולח לכם או לנציג שלכם את טופס 4180 מראש.
• ההתחלה. הקצין מסביר את הקנס, נותן לכם את פרסום 1 ואת הודעה 784, מראה איך הקנס חושב וקובע מועדים להגשת מסמכים.
• השאלות. החובות שלכם, מי יכול היה לחתום על שקים ועל דוחות, מי החליט מה לשלם, אם נעשה שימוש בספק שכר, ומי עוד היה לו סמכות. אם אינכם יכולים לענות, הטופס מאפשר “לא ידוע”. מה שאתם אומרים על אחרים נרשם ועלול להוביל את הקצין לבדוק אותם. אתם חותמים בסוף וצריכים לקבל עותק כשאפשר.
• צדדים שלישיים. IRS נותן בדרך כלל הודעה מראש לפני שהוא פונה לבנק או לצד שלישי אחר, ואפשר לבקש רשימה של מי שנוצר איתם קשר (פרסום 594).
• עוד זמן. הקצין עשוי לבקש שתחתמו על טופס 2750 כדי להאריך את הזמן לקביעת שומה. אפשר לסרב להארכה או להגביל אותה. כשהמועד האחרון לקביעת השומה קרוב, IRS יכול אז להוציא מכתב 1153 על סמך מה שיש בידיו (IRM 5.7.3).

אפשר להביא נציג?

כן. בהליך הגבייה אפשר להיות מיוצגים בידי עורך דין, CPA, סוכן מס מורשה (enrolled agent), בן משפחה מדרגה ראשונה או כל אדם שרשום לפעול מול IRS. נציג מגיש טופס 2848 כדי להופיע בשמכם ולקבל מידע חסוי (פרסום 594). בשורה 3 ציינו את הקנס עצמו, כמו “Civil Penalty” או “Trust Fund Recovery Penalty”: ייפוי כוח שנכתב רק לטופס 1040 שלכם אינו מגיע אליו (הוראות טופס 2848). להשגה בכתב, ייפוי הכוח חייב להתיר ייצוג שלכם כאדם האחראי, לא של העסק (IRM 5.7.6). נציג עם ייפוי כוח שלכם יכול להגיע לראיון במקומכם, ו-⁠IRS אינו יכול לחייב אתכם להגיע גם כן אלא אם זימן אתכם (סעיף ⁦7521(c)⁩).

אילו רשומות הקצין יבקש, ומה כדאי לאסוף?

הראיות המרכזיות של IRS הן הראיון, מסמכי ההקמה, כרטיסי חתימה בבנק ומדגם של שקים שנפרעו (או דפי בנק, בתשלומים אלקטרוניים) שמראים מי שולם לפני המס (IRM 5.7.4). אספו אותם לפני הפגישה.

IRS פונה קודם לעסק לקבלת רשומות. אם הן לא נמסרות עד המועד, הוא יכול לזמן את העסק או את הבנק אחרי הודעה מראש (IRM 5.7.4).

מה אם דוחות שכר לא הוגשו או שהרשומות לא תואמות?

דוח שכר שלא הוגש משאיר את התקופה שלו פתוחה: ל-⁠IRS אין הגבלת זמן לקביעת שומת הקנס עבורה עד שמוגש דוח. אחרת, ההגבלה הרגילה היא 3 שנים מ-⁠15 באפריל שאחרי שנת השכר, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר. דוח ש-⁠IRS הכין עבור העסק, או דוח כוזב או במרמה, אינו מתחיל את השעון (IRM 5.7.3). מכתב הצעה שנשלח לפני תום ההגבלה משאיר אותה פתוחה לפחות 90 ימים אחרי המכתב, או 30 ימים אחרי שמשרד הערעורים (Appeals) מכריע בהשגה בכתב שהוגשה בזמן (סעיף ⁦6672(b)(3)⁩).

בדיקת הקצין שואלת אם כל התקופות מכוסות, כולל דוחות שלא הוגשו, וחבות מדוחות ש-⁠IRS הכין יכולה להתווסף לקנס אחרי שתעובד (IRM 5.7.4). הגשת הדוחות החסרים יכולה להגדיל את מס הנאמנות שלא שולם, אבל IRS ממליץ להגיש כל דוח שמועדו הגיע גם כשאי אפשר לשלם (פרסום 594). התאימו את הדוח של כל רבעון לרשומות השכר, להפקדות ולבנק לפני הפגישה. להפקדות שהוחמצו ולהודעות על קנסות, ראו פיגור במסי שכר. לחשבונות שכר שלא מתאזנים בספרים, ראו התחייבויות שכר שלא נסגרות.

מהם טפסים ⁦433-A⁩ ו-⁠⁦433-B⁩?

טופס ⁦433-A⁩ הוא ההצהרה הפיננסית עליכם כאדם פרטי. טופס ⁦433-B⁩ הוא ההצהרה על העסק. הקצין משתמש בהם כדי להחליט אם אתם יכולים לשלם את הקנס, ושניהם נחתמים תחת עונשי עדות שקר (IRM 5.7.5; טופס ⁦433-A⁩; טופס ⁦433-B⁩).

IRS עשוי לבקש הוכחה למה שאתם מדווחים, כמו דוחות מס, דוחות רווח והפסד ודפי בנק והלוואות. שכיר שהקנס הפוטנציאלי שלו נמוך מסכום מוגדר עשוי להתבקש למלא במקום זאת את טופס ⁦433-F⁩ הקצר יותר (IRM 5.7.5). אם אתם מסרבים למלא טופס ⁦433-A⁩, IRS יכול להשתמש במקורות אחרים או, במקרים מסוימים, בזימון (IRM 5.7.5).

מהו המכתב שמציע את הקנס (מכתב 1153), וכמה זמן יש לי?

מכתב 1153, שנשלח עם טופס 2751, הוא ההצעה בכתב של IRS לקבוע את הקנס נגדכם. לקבוע שומה פירושו לרשום אותו רשמית נגדכם. יש לכם 60 ימים מתאריך המכתב לערער, או 75 ימים אם הוא נשלח לכתובת מחוץ לארצות הברית (IRS). לפי החוק, IRS חייב להמתין לפחות 60 ימים אחרי ההודעה לפני שהוא דורש תשלום, אלא אם הוא קובע שהגבייה בסכנה (סעיף ⁦6672(b)⁩). האפשרויות שלכם, לפי IRM 5.7.6 אלא אם צוין קישור:

ברגע שהמכתב נמסר, IRS מקפיא החזרים בחשבון שלכם (IRM 5.7.4).

איך הסכום מחושב, והאם אפשר להקטין אותו?

הקנס שווה למס הנאמנות שלא שולם לכל רבעון בהצעה: מס הכנסה שנוכה ולא שולם בתוספת חלק העובדים בביטוח הלאומי ובמדיקר (IRS). הקצין מראה לכם את החישוב, עם גיליון שמפרט כל עסקה בכל תקופה. בדקו אותו מול הרשומות שלכם. אפשר להקטין אותו כאשר (IRM 5.7.4):

• רשומות שכר מראות מה הכיל תשלום ושהוא היה בזמן.
• תשלום מרצון יועד בכתב לחלק מסי הנאמנות בעת התשלום. תשלומים מיועדים הולכים למי שיועדו אליו; תשלומים שלא יועדו הולכים קודם לחלק המעסיק, אחר כך לחלק מסי הנאמנות, ואחר כך לקנסות ולריבית.
• אדם היה אחראי רק לחלק מהתקופות, למשל אחרי שהצטרף או לפני שעזב.
• מישהו אחר משלם. כל אדם אחראי חב בכל הסכום שלא שולם, אבל IRS גובה אותו רק פעם אחת, מהעסק, מאדם אחד או משילוב (IRM 5.7.3). אדם ששילם יותר מחלקו יכול לתבוע השבה מאחרים שחבים גם הם, בהליך משפטי נפרד (סעיף ⁦6672(d)⁩).

הריבית על הקנס רצה מתאריך ההודעה ודרישת התשלום, ואינה נגבית אם משלמים בתוך התקופה הקצרה שהחוק מתיר (21 ימים לרוב הסכומים) (סעיף ⁦6601(e)(2)⁩).

האם אפשר להימנע מהקנס בתשלום, ומה קורה אחרי שנקבעת שומה?

IRS מתאר תשלום כדרך להימנע מקביעת שומה. כשאינו יכול לגבות מהעסק, הוא אומר לאנשים אחראים שהם יכולים לשלם את מלוא המס שנוכה ולא שולם עבור העסק או לתת לקנס להיקבע (IRM 5.7.4; פרסום 594). התשלום חייב להיות מרצון, והיעוד ספציפי, בכתב ונעשה בעת התשלום: הסכום, שם העסק וה-⁠EIN, וכל תקופה. אם משלמים בדרך אחרת משיק עסקי, נותנים הצהרה חתומה. הערה כללית “trust fund” בלי תקופות אינה נחשבת (IRM 5.7.4).

עסק ששומר על הסדר תשלומים מאושר בזמן שהוא פעיל יכול להוביל את IRS להימנע מקביעת שומה. אלא אם העסק זכאי לתוכנית המהירה למסי נאמנות בעסק פעיל, שאינה דורשת החלטה על קנס, הקצין עדיין יכול לראיין כל אדם, לאסוף הצהרות פיננסיות ולבקש ויתור בטופס 2750; אדם שמסרב לו עדיין יכול להיות נתון לשומה אם IRS מוצא שהקנס ניתן לגבייה. הפרת ההסדר מעבירה את הקנס הלאה, וחברה אינה יכולה להפנות תשלומי הסדר לחלק מסי הנאמנות (IRM 5.7.4). להסדרים ולשעבודים על החוב של העסק עצמו, ראו הסדרי תשלומים של IRS לחוב מס עסקי.

אחרי קביעת השומה:

• גבייה. IRS יכול להגיש שעבוד מס פדרלי (תביעה משפטית נגד הרכוש שלכם) או עיקול (תפיסת כסף או רכוש, כמו חשבון בנק), כולל נכסים אישיים (IRS; פרסום 594). לפני עיקול הוא חייב לשלוח הודעה בכתב על זכותכם לשימוע, לפחות 30 ימים מראש, ואתם מבקשים את השימוע בתוך הזמן הזה (סעיף 6330); גם לרישום שעבוד יש זכות לשימוע. מכיוון שמכתב 1153 כבר איפשר לכם לערער על הסכום, שימוע אינו יכול בדרך כלל לפתוח אותו מחדש (IRM 5.7.4). ל-⁠IRS יש בדרך כלל 10 שנים מקביעת השומה כדי לגבות (IRS).
• פשיטת רגל. פשיטת הרגל של העסק אינה מונעת מ-⁠IRS לקבוע שומה ולגבות את הקנס מאנשים אחראים שאינם בפשיטת רגל בעצמם. IRS נמנע בדרך כלל מגבייה כל עוד תוכנית Chapter 11 של העסק משלמת את מס הנאמנות במלואו ואינה בהפרה. פשיטת רגל של אדם עצמו אינה מבטלת את הקנס בדרך כלל (IRM 5.17.7).
• אם אינכם יכולים לשלם במלואו. הקצין מחליט לפי ההצהרה הפיננסית שלכם. האפשרויות ש-⁠IRS מונה כוללות הסדר תשלומים או מעמד ״לא ניתן לגבייה בשלב זה״ (currently-not-collectible), שמעכב את הגבייה כל עוד אינכם יכולים לשלם (IRM 5.7.6; פרסום 594).
• אם אתם עדיין חולקים. הדרך היא תביעת החזר ואם היא נדחית, תיק בבית משפט. לכל רבעון, שלמו את החלק בקנס הקשור לעובד אחד והגישו טופס 843 נפרד לאותה תקופה; IRS בוחן בדרך כלל רק תביעות שהוגשו בתוך 2 שנים אחרי התשלום (IRM 5.7.7). אם אתם תובעים, הממשלה יכולה להגיש תביעה שכנגד על יתרת החוב. כדי לעכב את גביית היתרה, התשלום, התביעה וערבות חייבים כולם להגיע בתוך 30 ימים מהדרישה, והתביעה המשפטית חייבת להתחיל בתוך 30 ימים אחרי דחייה, אחרת העיכוב מסתיים (סעיף ⁦6672(c)⁩). המועדים קפדניים, ולכן קבלו עזרה לפני שהדרישה מגיעה.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאים.

שני חברים, חותם אחד

LLC של קייטרינג שממוסה כשותפות, עם שני חברים, ניכתה ⁦US$40,000⁩ מס הכנסה וביטוח לאומי ומדיקר של עובדים בשני רבעונים (⁦US$18,000⁩, ואחר כך ⁦US$22,000⁩) ולא שילמה מהם דבר. חבר אחד חתם על כל השקים. IRS יכול להציע את הקנס נגד כל אדם אחראי. החתימה על השקים היא עובדה אחת שהוא שוקל, לא כל המבחן; גם הסמכות של החבר השני על הכסף חשובה. הוא גובה את ⁦US$40,000⁩ פעם אחת, מה-⁠LLC או מכל חבר אחראי. חבר ששילם יותר מחלקו יכול לתבוע השבה מהשני, אם גם השני חב.

הנהלת החשבונות

איש הנהלת חשבונות שאינו מחזיק בחברה ואינו קרוב של בעלים משלם את החשבונות שהבעלים מעביר אליו, ושואל את הבעלים מה לשלם כשהמזומן חסר. מדריך IRS רואה בכך פעולה טכנית (ministerial act), ולכן עובד כזה אינו אדם אחראי בדרך כלל (IRM 5.7.3). איש הנהלת חשבונות שמחליט מי מהנושים ישולם, או שהוא בעלים או קרוב של בעלים, נבחן לפי העובדות.

שכר נטו שולם, מס לא שולם

בעלים שילם ⁦US$25,000⁩ שכר נטו ברבעון בזמן ש-⁦US$8,000⁩ מס שנוכה לא שולמו. הודעה 784 רואה בתשלום שכר נטו במקום המס פעולה במתכוון. אם הבעלים הוא גם אדם אחראי, הקנס הוא ⁦US$8,000⁩, מס הנאמנות שלא שולם, לא השכר. פרסום 594 אומר שהבעלים יכול להימנע מהשומה אם ישלם את מס הנאמנות מכספו; מדריך IRS מבקש יעוד בכתב של ⁦US$8,000⁩ לרבעון הזה.

המצב שלכם שונה?

• דוחות שכר לא הוגשו, או שרשומות השכר אינן תואמות לבנק וליתרת IRS, ונקבעה פגישה. יתרת מסי הנאמנות שלא שולמה נשענת על הדוחות והרשומות האלה. הכריעו אילו דוחות וחשבונות שכר לתקן קודם, לפני הראיון, בעזרת עזרה במס עסקי או השלמת הנהלת חשבונות, וראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.
• החמצתם הפקדות או קיבלתם הודעה על קנס שכר: ראו פיגור במסי שכר.
• ספק שכר היה אמור להפקיד את המס: ראו כשספק שכר לא שילם את המסים שלכם.
• חשבונות התחייבויות השכר שלכם לא נסגרים: ראו התחייבויות שכר שלא נסגרות.
• העסק לא יכול לשלם את החוב שלו: ראו הסדרי תשלומים של IRS לחוב מס עסקי.
• אינכם בטוחים שמכתב אמיתי, או ש-⁠IRS גם מבקר את הדוח העסקי: ראו הודעת IRS לעסק שלכם וביקורת IRS בעסק קטן.
• אתם מנהלים את העסק בלי LLC או חברה (בעל עסק יחידני): מס השכר הוא כבר חוב שלכם; התחילו בפיגור במסי שכר. LLC עם בעלים אחד היא מעסיק נפרד לעניין מס שכר, ולכן הסעיפים שלמעלה חלים על הבעלים שלה.