نقد کاروبار کے ٹیکس: روزانہ فروخت کے وہ ریکارڈ جو IRS مانگتا ہے

نقد کاروبار ٹیکس کیسے ادا کرتے ہیں، اور میں اپنی نقد آمدنی گوشوارے میں کیسے رپورٹ کروں؟

نقد کاروبار کو نقد فروخت کا ہر ڈالر رپورٹ کرنا ہوتا ہے، چاہے وہ بینک میں پہنچے یا نہ پہنچے۔ ٹیکس کل فروخت پر نہیں لگتا، منافع پر لگتا ہے، یعنی کاروباری آمدنی میں سے کاروباری اخراجات نکالنے کے بعد کی رقم۔ IRS مالکان سے کہتا ہے کہ وہ کاروبار سے حاصل ہونے والی تمام آمدنی رپورٹ کریں، چاہے اس کی Form 1099 آپ کو نہ ملی ہو؛ اور ٹیکس قانون (Internal Revenue Code) ہر ماخذ سے حاصل ہونے والی تمام آمدنی پر ٹیکس لگاتا ہے، جس میں کاروبار کی کل آمدنی بھی شامل ہے۔ انفرادی کاروبار کا مالک نقد فروخت کو Schedule C، لائن 1 پر کل وصولیوں کے طور پر رپورٹ کرتا ہے۔ شراکت داری یا کارپوریشن وہی وصولیاں اپنے گوشوارے میں رپورٹ کرتی ہے۔ یہ صفحہ ان کاروباروں کے بارے میں ہے جو گاہکوں سے نقد رقم لیتے ہیں، اکاؤنٹنگ کے نقد طریقے کے بارے میں نہیں؛ اس انتخاب کے لیے چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی طریقہ دیکھیں۔

نقد کاروبار کو دوسروں سے الگ کرنے والی چیز ثبوت ہے۔ جس پر بھی انکم ٹیکس لاگو ہے اسے ایسی کتابیں یا ریکارڈ رکھنے ہوتے ہیں جو کل آمدنی ثابت کریں، اور IRS ہر وہ نظام قبول کرتا ہے جو آمدنی اور اخراجات واضح دکھائے۔ نقد رقم کا کوئی بیرونی کاغذی نشان نہیں رہتا، اس لیے آپ کا اپنا روزانہ ریکارڈ ہی ثبوت ہے، اور آڈٹ افسر نقد کے لین دین کو سب سے زیادہ جانچتے ہیں۔

نقد کاروبار کا معاملہ سادہ نہیں رہتا جب:

• کئی دنوں یا مہینوں کی نقد فروخت کبھی لکھی ہی نہیں گئی؛
• ڈپازٹ اس نقد فروخت سے کم ہیں جو رجسٹر میں دکھائی دیتی ہے؛
• ڈپازٹ آپ کی رپورٹ کی ہوئی فروخت سے زیادہ ہیں، یا آپ کے ڈپازٹ میں نقد کا حصہ آپ کی فروخت میں نقد کے حصے سے میل نہیں کھاتا؛
• کیش ڈراور سے سامان، عملے یا مالک کے لیے رقم نکلتی ہے؛
• کئی رجسٹر، مقامات یا مالکان نقد رقم سنبھالتے ہیں؛ یا
• IRS کا خط آیا ہے، یا قرض دینے والا یا خریدار ایسے ریکارڈ مانگ رہا ہے جو آپ کے پاس نہیں ہیں۔

ان میں سے کئی صورتوں میں ریکارڈ دوبارہ بنانے پڑتے ہیں یا کسی کو IRS سے نمٹنا پڑتا ہے؛ آخر میں "آپ کی صورت مختلف ہے؟" دیکھیں۔

شروع کرنے سے پہلے یہ جمع کریں: رجسٹر کی دن کے اختتام کی (Z) رپورٹس یا روزانہ فروخت کی شیٹس، ڈپازٹ سلپس، بینک اسٹیٹمنٹس، نقد ادائیگی کی پرچیاں اور ان کے پیچھے کے انوائسز، اور آپ کے سیلز ٹیکس کے گوشوارے۔

میری نقد فروخت کو کون سے روزانہ ریکارڈ ثابت کرتے ہیں؟

ہر دن کی نقد فروخت اسی دن بنائے گئے ریکارڈ سے ثابت ہوتی ہے، جس کے پیچھے وہ دستاویز ہو جس سے فروخت بنی۔ Publication 583 کیش رجسٹر کی ٹیپس، بینک ڈپازٹ سلپس، رسید بکس، انوائسز اور کریڈٹ کارڈ چارج سلپس کو وہ دستاویزات بتاتی ہے جو کل وصولیاں دکھاتی ہیں۔ انہیں سال اور آمدنی کی قسم کے لحاظ سے ترتیب میں رکھیں۔

Z رپورٹ وہ ریکارڈ ہے جو آڈٹ افسر مانگتے ہیں۔ IRS کی ریٹیل آڈٹ گائیڈ کہتی ہے کہ مالک کو ہر دن کی ٹیپ رکھنی چاہیے، کیونکہ ٹیپس کے بغیر آڈٹ افسر یہ نہیں جان سکتا کہ ہر فروخت درج ہوئی یا نہیں، اور افسر ٹیپس کو فروخت کے جرنل سے ملاتے ہیں۔ جہاں فروخت کی دستاویزات پر نمبر ہوتے ہیں، وہاں افسر غائب نمبر بھی تلاش کرتے ہیں۔

کارڈ سے فروخت، پروسیسر کی فیس اور کارڈ ٹپس روزانہ POS اندراج میں شامل ہوتی ہیں؛ روزانہ POS فروخت کا اندراج دیکھیں۔

میں ہر دن کیش ڈراور کی گنتی کیسے کروں اور نقد کی زیادتی یا کمی کیسے درج کروں؟

دن کے اختتام پر ڈراور گنیں، اسے رجسٹر کی نقد کل رقم سے ملائیں، اور جو فرق ہو اسے لکھ لیں۔ Publication 583 کا نمونہ نظام اسی طرح چلتا ہے: گنی گئی نقد رقم، جمع نقد ادائیگی کی پرچیاں، منفی ابتدائی مقررہ رقم، برابر ہے اس دن کی نقد وصولیوں کے، اور یہ رقم اس دن کی نقد فروخت جمع سیلز ٹیکس سے ملتی ہے۔ IRS اسے مثال کے طور پر دیتا ہے، لازمی ترتیب کے طور پر نہیں۔

1. ہر دن ڈراور میں ایک ہی مقررہ ابتدائی رقم (کھلے پیسوں کا فنڈ) رکھیں۔
2. دن کے اختتام پر رجسٹر کی اختتامی رپورٹ چلائیں اور ڈراور کو نوٹوں اور سکوں کے حساب سے گنیں۔ گاہکوں کے چیک الگ لائن میں لکھیں۔
3. گنی ہوئی رقم لیں، اس میں دن کی نقد ادائیگی کی پرچیاں جمع کریں، اور ابتدائی رقم منہا کریں۔ یہ وہ رقم ہے جو آپ نے نقد اور چیکوں میں وصول کی۔
4. اسے رپورٹ کی نقد اور چیک سے فروخت اور وصول شدہ سیلز ٹیکس کے ساتھ ملائیں۔ فرق ہی نقد کی زیادتی یا کمی ہے۔
5. نقد فروخت رپورٹ کی رقم کے مطابق درج کریں، اور فرق کو اس کی اپنی لائن پر، فروخت کے اندر کبھی نہیں۔
6. شیٹ پر دستخط کریں اور تاریخ ڈالیں۔ جہاں عملہ اجازت دے، گنتی وہ شخص کرے جو ڈپازٹ نہیں کرتا؛ آڈٹ افسر پوچھتے ہیں کہ نقد کون گنتا ہے اور بینک کون لے جاتا ہے۔

ایک چھوٹا فرق جو مہینے بھر میں برابر ہو جائے، عام طور پر سنبھالنے کی غلطی ہوتی ہے۔ بڑی یا بار بار کی کمی کا مطلب درج نہ ہوئی فروخت، درج نہ ہوئی ادائیگی یا نقصان ہو سکتا ہے، اس لیے وجہ تلاش کریں، فرق کو کتابوں میں یوں ہی نہ چھوڑیں۔

کیا میں سپلائرز یا عملے کو کیش ڈراور سے ادائیگی کر سکتا ہوں، اور نقد ادائیگی کیسے درج کروں؟

نقد سے بل ادا کیا جا سکتا ہے، بشرطیکہ پہلے فروخت پوری رقم کے ساتھ درج ہو اور ادائیگی کا اپنا الگ ریکارڈ بنے۔ Publication 583 اخراجات کی دستاویز کے لیے چیک سے ادائیگی کو ترجیح دیتی ہے۔ جب نقد سے خرچ ادا ہو تو رسید رکھیں، اور رسید نہ ملے تو ادائیگی کے وقت ہی وضاحت لکھ لیں۔ IRS کی ریٹیل آڈٹ گائیڈ آڈٹ افسروں سے کہتی ہے کہ تصدیق کریں کہ آمدنی ادائیگی سے پہلے رپورٹ ہوئی تھی، اور بتاتی ہے کہ مالکان اکثر نقد ادائیگیوں کے لیے روزانہ کا لفافہ یا فائل رکھتے ہیں۔

ہر بار ایک ادائیگی کی پرچی لکھیں: تاریخ، وصول کرنے والا، رقم، مقصد اور منظوری دینے والا، اور انوائس ساتھ لگائیں۔ پھر دن کی پوری فروخت درج کریں اور ہر ادائیگی کو الگ درجہ دیں: خرچ، انوینٹری یا سامان کی خریداری، آپ کے ذمے کسی رقم کی ادائیگی، یا مالک کو ادائیگی۔ نقد میں ادائیگی سے طے نہیں ہوتا کہ رقم کٹوتی کے قابل خرچ ہے یا نہیں۔ ادائیگی کو فروخت سے منہا کر دینے سے دونوں رقمیں گھٹ جاتی ہیں اور دن کا حساب Z رپورٹ سے نہیں ملتا۔ رسید گم ہو تو کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔

تین ادائیگیوں میں اضافی احتیاط چاہیے:

• اجرت۔ ملازم کو ادائیگی اجرت ہے، چاہے نقد دی جائے یا کسی اور شکل میں، اور اس پر ودہولڈنگ اور پے رول رپورٹنگ لاگو ہوتی ہے۔ جو مالک یا افسر ودہولڈنگ کا ذمہ دار ہو اور جان بوجھ کر اسے جمع نہ کرائے، وہ ذاتی طور پر کاٹے گئے ٹیکس کی غیر ادا شدہ رقم کے ⁦100%⁩ کا ذمہ دار ہو سکتا ہے (⁦26 U.S.C. 6672⁩)۔ نقد ادائیگی پانے والے کارکن جو ملازم ہو سکتے ہیں اور ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ دیکھیں۔
• مالک کا استعمال۔ ذاتی استعمال کے لیے لی گئی نقد رقم کاروباری خرچ نہیں ہے۔ اسے ادارے کی قسم کے مطابق مالک کی تنخواہ، نکاسی یا تقسیم کے طور پر درج کریں، سامان کے طور پر کبھی نہیں؛ کاروباری اکاؤنٹ سے ادا کیے گئے ذاتی اخراجات دیکھیں۔
• نقد میں دی گئی کارڈ ٹپس۔ یہ نقد رقم فروخت میں سے نکلتی ہے اور بینک تک نہیں پہنچتی، اس لیے اس کا الگ ریکارڈ ضروری ہے؛ گاہکوں کی چھوڑی ہوئی ٹپس دیکھیں۔

کیا مجھے ساری نقد رقم ڈپازٹ کرنی چاہیے، اور ڈپازٹ درج شدہ فروخت سے کیسے ملتے ہیں؟

اپنی نقد وصولیاں ڈپازٹ کریں، اور جہاں ممکن ہو بل چیک سے ادا کریں۔ Publication 583 مالکان سے کہتی ہے کہ روزانہ کی تمام وصولیاں کاروباری چیکنگ اکاؤنٹ میں جمع کرائیں، ہر ڈپازٹ سلپ پر لکھیں کہ رقم کاروباری آمدنی ہے، ذاتی رقم ہے یا قرض، نقلیں رکھیں، اور اکاؤنٹ کے حسابات ہر ماہ ملائیں۔ جو نقد رقم کیش ڈراور سے باہر جاتی ہے اس کی اپنی پرچی چاہیے، اور نیچے کا ماہانہ ملان اسے منہا کرتا ہے۔ کاروباری نقد رقم ذاتی اکاؤنٹ میں چلی جائے تب بھی وہ کاروباری آمدنی ہی رہتی ہے، اور آڈٹ افسر مالک کے ذاتی اکاؤنٹس کا بھی تجزیہ کرتے ہیں۔

پھر ڈپازٹ حساب کے ذریعے فروخت سے ملتے ہیں۔ ہر ماہ:

ڈپازٹ میں وصول کیا گیا سیلز ٹیکس شامل ہوتا ہے۔ جو ٹیکس خریدار پر لگتا ہے اور ریاست کو منتقل کیا جاتا ہے، وہ عموماً کل وصولیوں کا حصہ نہیں ہوتا، اس لیے ڈپازٹ درج شدہ فروخت سے اتنے ہی زیادہ ہوتے ہیں؛ جو ٹیکس بطور بیچنے والے آپ پر لگتا ہے وہ کل وصولیوں میں شامل ہوتا ہے۔ زیادہ تر فرق وقت کی وجہ سے ہوتے ہیں۔ مہینے کے آخری دن یا ہفتے کے اختتام پر لی گئی نقد رقم اگلی مدت میں ڈپازٹ ہوتی ہے؛ اسے راستے میں موجود ڈپازٹ (deposit in transit) کے طور پر لکھیں اور اگلے مہینے صاف کریں۔ نقد رقم کا صرف کچھ حصہ ڈپازٹ کر کے باقی خرچ کرنے سے ملان ٹوٹ جاتا ہے۔ IRS آپ کی فروخت میں نقد کے حصے کو آپ کے ڈپازٹ میں نقد کے حصے سے ملا کر دیکھتا ہے۔

IRS نقد پر مبنی کاروبار کو کیسے جانچتا ہے؟

IRS دیکھتا ہے کہ آپ کے ریکارڈ آپس میں اور آپ کے گوشوارے سے میل کھاتے ہیں یا نہیں، اور جب نہ کھاتے ہوں تو بیرونی اعداد و شمار سے آمدنی دوبارہ بناتا ہے۔ ریٹیل آڈٹ گائیڈ اور آمدنی کی جانچ کا مینوئل ان ٹیسٹوں کی وضاحت کرتے ہیں۔ دونوں آڈٹ افسروں کے لیے IRS کی رہنمائی ہیں، قانون نہیں، اور ریٹیل گائیڈ 2009 کی ہے۔

جب ریکارڈ غائب ہوں یا آپس میں نہ ملیں تو آڈٹ افسر ڈپازٹ یا خریداریوں جیسے بیرونی اعداد و شمار سے آپ کی آمدنی دوبارہ بنا سکتا ہے؛ مینوئل اسے بالواسطہ طریقہ (indirect method) کہتا ہے۔ مینوئل کے مطابق بینک ڈپازٹ کا طریقہ وہاں کم موزوں ہے جہاں نقد کا بڑا حصہ ڈپازٹ نہیں ہوتا، اور مارک اپ کا طریقہ ریسٹورنٹس، بارز، شراب کی دکانوں، پیٹرول فروشوں اور زیورات کی دکانوں جیسے کاروباروں کے لیے مؤثر بتایا گیا ہے۔ اسی لیے خریداری کے انوائسز اہم ہیں: وہی مارک اپ ٹیسٹ کی بنیاد ہیں۔

جن کتابوں کا گوشوارے سے ملان نہ ہو سکے، یا جہاں ڈپازٹ رپورٹ شدہ آمدنی سے زیادہ ہوں، وہی آمدنی کی گہری جانچ کی طرف لے جاتی ہیں۔ آڈٹ کیسے چلتا ہے، اس کے لیے چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ کیسے چلتا ہے دیکھیں۔

کیا ⁦$10,000⁩ سے زیادہ ڈپازٹ کرنے پر IRS کی نظر پڑتی ہے؟

بینک کی کرنسی رپورٹ صرف نقد رقم سے بنتی ہے۔ چیک ڈپازٹ کرنے یا کارڈ کی ادائیگیاں وصول کرنے سے رپورٹ نہیں بنتی، رقم چاہے کتنی ہو، کیونکہ کرنسی کا مطلب سکے اور کاغذی نوٹ ہیں۔ بڑے نقد ڈپازٹ پر بینک ایک معمول کی رپورٹ جمع کراتا ہے، جو جرمانہ نہیں ہے اور آپ پر کوئی الزام نہیں لگاتی۔ بینک کو ایک شخص کی طرف سے یا ایک شخص کے لیے ایک کاروباری دن میں ⁦$10,000⁩ سے زیادہ کرنسی (نقد یا سکے) کے لین دین پر کرنسی لین دین کی رپورٹ (Currency Transaction Report) جمع کرانی ہوتی ہے، اور FinCEN کہتا ہے کہ بڑی رقم کی کرنسی سنبھالنے پر کوئی عمومی پابندی نہیں ہے۔ ایک ہی کاروباری دن کے ڈپازٹ بینک کی تمام برانچوں میں جمع کر لیے جاتے ہیں، اور رات کو، ہفتے کے اختتام پر یا چھٹی کے دن کیے گئے ڈپازٹ اگلے کاروباری دن وصول شدہ شمار ہوتے ہیں۔ نقد کا ایک پورا ہفتہ اکٹھا جمع کرانے سے وہ حد پار ہو سکتی ہے جو ہر دن الگ الگ پار نہ کرتا۔ بینک بعض ایسے کاروباروں کو، جو اکثر ⁦$10,000⁩ سے زیادہ کرنسی کے ساتھ لین دین کرتے ہیں، ان رپورٹوں سے مستثنیٰ کر سکتا ہے (⁦31 CFR 1020.315⁩)؛ اس سے یہ نہیں بدلتا کہ آپ کو کیا درج کرنا ہے۔

IRS یہ رپورٹیں دیکھ سکتا ہے۔ آمدنی کی جانچ کا مینوئل آڈٹ افسروں کو انہیں غیر رپورٹ شدہ آمدنی کے سراغ کے طور پر استعمال کرنے دیتا ہے۔ اس لیے بڑے نقد ڈپازٹ درج شدہ فروخت سے ملنے چاہییں؛ روزانہ شیٹس اور ماہانہ ملان ہی یہ دکھاتے ہیں کہ وہ ملتے ہیں۔

ڈپازٹ توڑ کر رپورٹ سے بچنا قانونی خطرہ ہے۔ ⁦31 U.S.C. 5324⁩ بینک کی رپورٹ سے بچنے کے لیے لین دین کو توڑنے (structuring) کو جرم قرار دیتا ہے، جس کی سزا زیادہ سے زیادہ پانچ سال قید ہے، اور سنگین صورتوں میں اس سے زیادہ۔ متعلقہ رقم ضبط بھی ہو سکتی ہے (⁦31 U.S.C. 5317⁩)۔ رقم قانونی ہو تب بھی structuring غیر قانونی ہے، اور اس کے شمار ہونے کے لیے ضروری نہیں کہ ڈپازٹ کسی ایک بینک میں یا کسی ایک دن ⁦$10,000⁩ سے زیادہ ہوں؛ فیصلہ مقصد سے ہوتا ہے (IRM 4.26.13)۔ structuring والے ڈپازٹ پر بینک مشتبہ سرگرمی کی رپورٹ جمع کرا سکتا ہے۔ نقد رقم جیسے جیسے آئے، اتنی ہی رقم میں جتنی واقعی وصول ہوئی ہو، ڈپازٹ کرنا عام صورت ہے۔

ایک گاہک سے نقد رقم ملنے پر Form 8300 کب جمع کراتے ہیں؟

جب آپ کے کاروبار کو ایک ادا کرنے والے سے، ایک لین دین یا متعلقہ لین دین میں، ⁦$10,000⁩ سے زیادہ نقد ملے تو آپ کو Form 8300 جمع کرانا پڑ سکتا ہے۔ فارم نقد وصول ہونے کے 15 دن کے اندر واجب ہے (IRS کی حوالہ گائیڈ)؛ اقساط کی صورت میں اس ادائیگی کے 15 دن کے اندر جس سے کل رقم ⁦$10,000⁩ سے بڑھ جائے۔ نقد ملتے ہی ادا کرنے والے کا نام، پتہ اور ٹیکس دہندہ شناختی نمبر لے لیں، کیونکہ فارم میں یہ مانگا جاتا ہے۔ یہ عموماً اس کاروبار پر لاگو ہوتا ہے جسے ایک گاہک سے بڑی ادائیگی ملے، جیسے کسی تقریب کا ڈپازٹ یا مہنگی چیز کی فروخت۔ ٹیسٹ ہر ادا کرنے والے کے لحاظ سے ہے: بہت سے مختلف گاہکوں کی چھوٹی فروخت جمع نہیں کی جاتی، لیکن ایک ہی گاہک کی متعلقہ ادائیگیاں جمع ہوتی ہیں۔

Form 8300 کے بارے میں مزید، IRS کی حوالہ گائیڈ اور فارم کی ہدایات سے:

• نقد میں کیا شمار ہوتا ہے۔ کرنسی ہمیشہ۔ کیشیئر چیک، بینک ڈرافٹ، ٹریولرز چیک اور منی آرڈر، اگر ⁦$10,000⁩ یا اس سے کم ہوں، تو مخصوص ریٹیل فروخت میں، جیسے جمع کرنے کی اشیا (collectibles)، اور ہر اس فروخت میں شمار ہوتے ہیں جہاں آپ جانتے ہوں کہ گاہک انہیں رپورٹ سے بچنے کے لیے استعمال کر رہا ہے؛ فارم کی ہدایات میں ان فروختوں کی فہرست ہے۔ ذاتی چیک اور وائر ٹرانسفر نقد نہیں ہیں۔ قانون ڈیجیٹل اثاثوں کو بھی نقد گنتا ہے (⁦26 U.S.C. 6050I(d)⁩)؛ IRS کی ہدایات اور حوالہ گائیڈ یہ نہیں بتاتیں کہ کیسے، اس لیے انہیں قبول کرنے سے پہلے پوچھ لیں۔
• برقی طور پر جمع کرانا۔ جو کاروبار سال میں کم از کم 10 دوسرے معلوماتی گوشوارے جمع کراتا ہے، جیسے Forms W-2 اور 1099 (Form 8300 شمار نہیں ہوتا)، اسے Form 8300 FinCEN کے BSA E-Filing System سے برقی طور پر جمع کرانا ہوتا ہے، اور کاغذی فارم پھر دیر سے شمار ہوتا ہے۔ چھوٹ اور مذہبی استثنا موجود ہیں (فارم کی ہدایات)۔
• گاہک کو نوٹس۔ فارم پر نامزد ہر شخص کو اگلے سال 31 جنوری تک تحریری بیان دیں، اور فارم اور بیان کی نقلیں پانچ سال رکھیں۔
• گاہک کی ادائیگی توڑنا۔ فارم سے بچنے کے لیے ادائیگی کو ٹکڑوں میں بانٹنا بھی ⁦31 U.S.C. 5324⁩ کے تحت structuring ہے۔ دیر سے یا نامکمل فارم پر ہر فارم کے حساب سے دیوانی جرمانے ہوتے ہیں، اور جان بوجھ کر جمع نہ کرانا سنگین جرم (felony) ہے۔

رجسٹر ٹیپس، ڈپازٹ سلپس اور بینک اسٹیٹمنٹس کتنی مدت تک رکھوں؟

انہیں تب تک رکھیں جب تک اس گوشوارے پر ٹیکس تشخیص کرنے کی IRS کی مدت ختم نہ ہو جائے۔ یہ عموماً گوشوارہ جمع کرانے کے 3 سال بعد ہوتی ہے، اور جلدی جمع کرائے گئے گوشوارے کو آخری تاریخ پر جمع شدہ مانا جاتا ہے (IRS)۔ اگر آپ نے گوشوارے میں دکھائی گئی کل آمدنی کے ⁦25%⁩ سے زیادہ آمدنی چھوڑی (کاروبار کے لیے، لاگت سے پہلے کی کل وصولیاں)، تو مدت چھ سال ہے، اور جس سال کا گوشوارہ کبھی جمع نہ ہوا ہو یا جو گوشوارہ جعلسازی پر مبنی ہو اس کے لیے کوئی حد نہیں (Topic 305)۔ ملازمت ٹیکس کے ریکارڈ کم از کم چار سال رکھیں؛ دوسرے ریکارڈ کی اپنی مدتیں ہیں۔

اگر آپ اصل کاغذات پھینکنے کے لیے انہیں اسکین کرتے ہیں تو Publication 583 کہتی ہے کہ برقی ذخیرہ کرنے کا نظام IRS کی شرائط پوری کرے اور پہلے آزمایا جائے۔ ریکارڈ رکھنے کے مکمل قواعد کاروباری ریکارڈ کتنی مدت تک رکھیں میں ہیں۔

اگر میری نقد فروخت کبھی درج ہی نہیں ہوئی، یا میرے ڈپازٹ میری رپورٹ کی ہوئی فروخت سے نہیں ملتے تو کیا کروں؟

آج ہی روزانہ شیٹ شروع کریں، پھر جو ریکارڈ باقی ہیں ان سے غائب مدت دوبارہ بنائیں اور نتیجے کو ہر گوشوارے میں رپورٹ ہوئی رقم سے ملائیں۔ دوبارہ بنائے گئے اعداد و شمار تب تک اندازے ہیں جب تک انہیں اصل دستاویزات سے نہ جوڑا جائے، اس لیے انہیں "دوبارہ بنایا گیا" لکھیں، تاریخ اور ذرائع کے ساتھ۔

1. ہر اس مہینے کی فہرست بنائیں جس کا کوئی روزانہ ریکارڈ نہیں۔
2. ہر مہینے کے لیے محفوظ رجسٹر رپورٹس یا رسید بکس سے شروع کریں (کمپیوٹرائزڈ رجسٹر اکثر پچھلے روزانہ کل محفوظ رکھتا ہے)۔ پروسیسر کی رپورٹس صرف کارڈ فروخت دکھاتی ہیں، غائب نقد نہیں۔ اگر ڈپازٹ استعمال کرنے ہی پڑیں تو نقد ڈپازٹ لیں، وہ رقم نکالیں جو فروخت نہیں ہے (قرض، منتقلیاں، مالک کی رقم، خریدار پر لگایا گیا سیلز ٹیکس)، نقد ادائیگیاں جمع کریں، ہاتھ میں نقد اور ڈپازٹ کے وقت کے لیے ایڈجسٹ کریں، پھر کارڈ کی کل فروخت ایک بار شامل کریں۔ خریداری کے انوائسز اور اپنا معمول کا مارک اپ جانچ کے لیے استعمال کریں، ماخذ کے طور پر نہیں۔
3. ہر سال کا کل نکالیں اور اس کا موازنہ اس سال کے گوشوارے کی کل وصولیوں اور سیلز ٹیکس کے گوشواروں سے کریں۔
4. اگر کسی گوشوارے میں دوبارہ بنائی گئی رقم سے کم رپورٹ ہوا تھا تو گوشوارے کی درستی ضروری ہو سکتی ہے۔ کون سے سال، اور ترمیم کرنی ہے یا نہیں، ایسے حقائق پر منحصر ہے جن کا جائزہ کسی پیشہ ور کو لینا چاہیے۔

گوشوارے سے چھوڑا گیا ٹیکس پھر بھی واجب ہے، IRS اس پر سود لگاتا ہے، اور کم ادائیگی پر جرمانے لاگو ہو سکتے ہیں۔ IRS کتنے پیچھے تک دیکھ سکتا ہے اور کون سے جرمانے لگتے ہیں، یہ حقائق پر منحصر ہے؛ چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ کیسے چلتا ہے دیکھیں۔ دوبارہ بنانے کے لیے بینک اسٹیٹمنٹس سے کتابیں دوبارہ بنانا دیکھیں۔

مثال

تمام رقوم امریکی ڈالر میں ہیں اور مثال کے طور پر ہیں۔

نیل سیلون جس کی نقد، کارڈ اور ادائیگیاں آپس میں ملتی ہیں

ایک سیلون ایک مہینے میں ⁦$20,000⁩ کی فروخت کرتا ہے: ⁦$12,000⁩ نقد اور ⁦$8,000⁩ کارڈ۔ وہ نقد میں سے ⁦$10,500⁩ ڈپازٹ کرتا ہے اور ⁦$1,500⁩ دستخط شدہ پرچیوں پر کیش ڈراور سے سپلائرز کو ادا کرتا ہے۔ روزانہ شیٹس میں نقد فروخت ⁦$12,000⁩ ہے، ڈپازٹ سلپس میں ⁦$10,500⁩ ہیں، اور پرچیوں میں ⁦$1,500⁩، اس لیے مہینہ ⁦$20,000⁩ کی فروخت پر ملتا ہے، بشرطیکہ مہینے کے دونوں سروں پر ہاتھ میں نقد برابر ہو اور کارڈ فروخت پروسیسر فیس سے پہلے دکھائی گئی ہو۔ پرچیوں کے بغیر ⁦$1,500⁩ کا فرق ایسی نقد رقم لگ سکتا ہے جو لی گئی مگر رپورٹ نہیں ہوئی، اور ڈپازٹ میں نقد کے کم حصے کی کوئی وضاحت نہ ہوتی۔

ایک ریسٹورنٹ جو روزانہ ڈپازٹ کرتا ہے، اور ایک جو رقم توڑتا ہے

ایک ریسٹورنٹ پیر کو ⁦$9,500⁩ اور منگل کو ⁦$9,500⁩ نقد لیتا ہے۔ ہر دن کی رقم اسی دن ڈپازٹ کرنا عام صورت ہے؛ ہر ڈپازٹ بینک کی رپورٹنگ حد سے کم ہے، اس لیے کوئی رپورٹ نہیں بنتی۔ لیکن اگر مالک دونوں دن کی نقد رقم روک کر اسے ایک ہی سہ پہر دو بینکوں میں ⁦$9,500⁩ کے دو ڈپازٹ کی صورت میں جمع کرائے تاکہ کوئی بینک رپورٹ نہ بنائے، تو یہ وہ عمل ہے جسے ⁦31 U.S.C. 5324⁩ structuring کہتا ہے، جو رپورٹ سے بچنے کے مقصد پر منحصر ہے، چاہے رقم اصلی اور قانونی ہو۔ ایک ہی ⁦$19,000⁩ کا ڈپازٹ بس بینک رپورٹ کر دیتا، بغیر کسی جرمانے کے۔

بازار کا ایک وینڈر جس کی کتابیں نقد تک نہیں پہنچتیں

ایک وینڈر سالانہ تقریباً ⁦$150,000⁩ کی فروخت کرتا ہے، زیادہ تر نقد، لیکن کتابوں اور گوشوارے میں ⁦$110,000⁩ دکھایا گیا ہے کیونکہ سست ہفتے کبھی لکھے ہی نہیں گئے۔ وینڈر کی خریداریاں، صنعت کے معمول کے مارجن کے ساتھ، تقریباً ⁦$150,000⁩ کی طرف اشارہ کرتی ہیں۔ روزانہ ریکارڈ نہ ہونے کی وجہ سے وینڈر یہ ثابت نہیں کر سکتا کہ ⁦$40,000⁩ کا فرق غلط ہے۔ اگر وہ ⁦$40,000⁩ اصل فروخت تھی جو گوشوارے سے رہ گئی، تو یہ رپورٹ شدہ ⁦$110,000⁩ کے چوتھائی سے زیادہ ہے، اس لیے IRS کے پاس عموماً اس گوشوارے پر ٹیکس تشخیص کرنے کے لیے جمع کرانے سے چھ سال ہوں گے، تین نہیں۔ محفوظ رجسٹر رپورٹس، ڈپازٹ اور خریداری کے انوائسز سے دوبارہ بنانا وہ طریقہ ہے جس سے وینڈر ان ہفتوں کو دستاویزی شکل دینے کی کوشش کرے گا۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کے پاس IRS کا خط یا آڈٹ نوٹس ہے، یا آپ کے ڈپازٹ آپ کی رپورٹ کی ہوئی فروخت سے زیادہ ہیں: معاملہ کیسے چلے گا، یہ ریکارڈ، متعلقہ سال اور IRS سے کون نمٹتا ہے طے کرتے ہیں۔ چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ کیسے چلتا ہے دیکھیں، اور جواب دینے سے پہلے حساب کتاب میں مدد لیں۔
• برسوں کی نقد فروخت کبھی لکھی نہیں گئی: دوبارہ بنانا حساب کتاب کا کام ہے۔ بینک اسٹیٹمنٹس سے کتابیں دوبارہ بنانا اور بقایا کتابیں پوری کرنا دیکھیں، حساب کتاب میں مدد کے ساتھ۔
• قرض دینے والا، خریدار یا مالک جائیداد مالی گوشوارے مانگتا ہے اور نقد فروخت کبھی لکھی نہیں گئی: روزانہ ریکارڈ کی کمی پر بنے گوشوارے آپ کے ڈپازٹ سے نہیں مل سکتے، اس لیے پہلے ریکارڈ بنیں۔ بینک اسٹیٹمنٹس سے کتابیں دوبارہ بنانا اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• کئی رجسٹر، مقامات یا شریک نقد سنبھالتے ہیں، یا ماہانہ ملان کبھی برابر نہیں ہوتا: روزانہ شیٹس اور ملان ماہانہ حساب کتاب کا معمول ہیں؛ حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• ان برسوں کے گوشوارے کبھی جمع نہیں ہوئے: غیر جمع شدہ کاروباری گوشوارے پورے کرنا دیکھیں۔
• آپ بینک کی حد سے نیچے رہنے کے لیے ڈپازٹ توڑتے رہے ہیں: اس سے فوجداری قانون کا سوال اٹھتا ہے جس پر بینک یا IRS کو جواب دینے سے پہلے ٹیکس وکیل مشورہ دے سکتا ہے۔ ریکارڈ بعد میں حساب کتاب میں مدد کے ساتھ دوبارہ بنائے جا سکتے ہیں۔
• آپ کی زیادہ تر فروخت کارڈ یا ایپ ادائیگیوں سے ہوتی ہے: روزانہ POS فروخت کا اندراج اور ادائیگی ایپس سے موصول کاروباری ادائیگیاں دیکھیں۔
• آپ وینڈنگ مشینیں چلاتے ہیں: وینڈنگ مشین کاروبار کی کتابیں دیکھیں۔
• آپ نقد فروخت پر سیلز ٹیکس وصول کرتے ہیں: سیلز ٹیکس کے گوشوارے جمع کرانا دیکھیں۔