現金生意報稅：IRS 要求的每日銷售記錄

現金生意如何繳稅？現金收入要怎麼申報？

現金生意必須申報每一筆現金銷售，不論這些錢有沒有存入銀行；稅款是按利潤（即營業收入減去營業費用）計算，而不是按銷售總額計算。IRS 要求業主申報從生意取得的全部收入，包括沒有收到 1099 表的收入；《稅法》（Code）也對不論來源的所有收入課稅，其中包括來自營業的總收入。獨資經營者把現金銷售列為 Schedule C 第 1 行的總收入。合夥企業或公司則在自己的稅表上申報同樣的收入。本頁談的是向客戶收取現金的生意，不是現金收付制的會計方法；該選擇請見小企業該用現金制還是權責制。

現金生意的關鍵在於舉證。凡須繳納所得稅的人都必須保存足以證明總收入的帳簿或記錄，IRS 接受任何能清楚顯示收入和支出的系統。現金不會留下外部的紙本軌跡，所以您自己的每日記錄就是證據，而審查人員會把現金處理列為重點。

遇到下列情況，現金生意就不簡單了：

• 有幾天或幾個月的現金銷售從來沒有寫下來；
• 存款少於收銀機顯示的現金銷售；
• 存款多於您申報的銷售，或存款中的現金比例與銷售中的現金比例不符；
• 現金從收銀抽屜拿出去買物資、付員工或給業主；
• 有多台收銀機、多個營業地點或多位業主經手現金；或
• IRS 已經來函，或貸款機構、買家要求提供您沒有的記錄。

出現其中幾項，表示記錄必須重建，或需要有人與 IRS 交涉；請見文末的「您的情況不同？」。

開始前請準備：收銀機結帳（Z）報告或每日銷售表、存款單、銀行對帳單、現金支出單據及其背後的發票，以及您的銷售稅申報表。

哪些每日記錄能證明我的現金銷售？

每天的現金銷售，要靠當天製作的記錄，再加上產生該筆銷售的文件來證明。Publication 583 把收銀機紙帶、銀行存款單、收據簿、發票和信用卡簽單列為證明總收入的文件。請按年度和收入類型依序保存。

Z 報告是審查人員會索取的記錄。IRS 零售業審查指南指出，業主必須保留每天的紙帶，因為沒有紙帶，審查人員就無法確定每一筆銷售是否都有記錄，而審查人員會把紙帶與銷售日記帳核對。銷售文件有編號時，審查人員也會查找缺號。

刷卡銷售、處理商手續費和信用卡小費要記入每日 POS 記錄；請見記錄每日 POS 銷售。

每天要怎麼清點收銀抽屜，並記錄現金多出或短少？

打烊時清點抽屜，與收銀機的現金總額比對，並寫下任何差額。Publication 583 的範例系統就是這樣運作：清點的現金，加上現金支出單據，減去固定的開店備用金，等於當天的現金收入；這個數字會與當天的現金銷售加銷售稅相符。IRS 把它當作範例，並非規定的格式。

1. 每天在抽屜裡放同樣固定金額的開店備用金（找零基金）。
2. 打烊時，列印收銀機的結帳報告，並按紙鈔和硬幣清點抽屜。顧客支票另列一行。
3. 把清點的金額加上當天的現金支出單據，再減去備用金，得出的就是您當天收到的現金和支票。
4. 與報告上的現金和支票銷售，加上代收的銷售稅比對。差額就是現金多出或短少。
5. 現金銷售按報告的金額入帳，差額另列一行，絕不能混入銷售中。
6. 在表上簽名並註明日期。人手允許時，由負責存款以外的人來清點；審查人員會問誰清點現金、誰把現金送去銀行。

每月都能互相抵銷的小額差異，屬常見的處理失誤。大額或反覆出現的短少，可能表示有未入帳的銷售、未入帳的支出或損失，所以要找出原因，不要把它留在帳裡。

可以用收銀抽屜的現金付供應商或員工嗎？現金支出要怎麼記錄？

現金可以用來付帳，前提是先把銷售按全額入帳，再為這筆支出另做記錄。Publication 583 傾向用支票付款來證明費用。用現金支付費用時，要保留收據；拿不到收據，就在付款當時寫下說明。IRS 零售業審查指南要求審查人員核實收入在支付之前已經申報，並指出業主經常用每日信封或檔案夾來保存現金支出單據。

每次都要填一張現金支出單：日期、收款人、金額、用途和核准人，並附上發票。然後記錄當天的全部銷售，再把每筆支出分別歸類：費用、存貨或設備採購、償還欠款，或業主報酬。用現金付款，並不決定這筆錢是否屬於可扣除的費用。把支出直接從銷售中扣掉，會讓兩個數字都變小，當天的記錄也就不再與 Z 報告相符。收據遺失時，請見遺失的營業費用收據。

有三種支出需要格外小心：

• 工資。付給雇員的錢，不論用現金還是其他方式支付，都是工資，須預扣稅款並做工資申報。負責預扣稅款的業主或高級職員，如果故意不繳交，可能要為未繳預扣稅款的 100% 承擔個人責任（26 U.S.C. 6672）。請見用現金付工資、可能屬於雇員的工作人員和信託基金追回罰款。
• 業主自用。拿去個人使用的現金不是營業費用。依實體類型，把它記為業主報酬、提款或分配，絕不能記成物資；請見用公司帳戶支付的個人開支。
• 用現金發放的信用卡小費。這筆現金從銷售中支出，不會進入銀行，所以需要單獨記錄；請見顧客留下的小費。

現金要全部存入銀行嗎？存款如何與已記錄的銷售核對？

請把現金收入存入銀行，帳單盡量用支票支付。Publication 583 要求業主把每天的收入全部存入公司支票帳戶，在每張存款單上註明這筆錢是營業收入、個人資金還是貸款，保留副本，並每月對帳。從收銀抽屜支出的現金需要單獨的單據，下面的每月核對會把它扣除。營業現金存進個人帳戶，仍然是營業收入，審查人員也會分析業主的個人帳戶。

這樣存款就能用算術與銷售核對。每月這樣做：

存款包含您代收的銷售稅。向買家課徵、再轉交州政府的稅，一般不屬於總收入，所以存款會比已記錄的銷售多出這筆稅；向您作為賣家課徵的稅則包含在總收入內。時間差能解釋大部分的差距。某個月最後一天或週末收到的現金，會在下一期存入；請把它列為在途存款，下個月再沖銷。只存入一部分現金、其餘拿去花掉，這個核對就對不上了。IRS 會把您銷售中的現金比例與存款中的現金比例做比較。

IRS 如何檢驗現金比重高的生意？

IRS 會檢查您的各項記錄是否彼此相符、是否與稅表相符；對不上時，就用外部數字重建收入。零售業審查指南和收入審查手冊說明了這些檢驗。兩者都是給審查人員的 IRS 指引，不是法律，而且零售業指南的年份是 2009 年。

記錄遺失或對不上時，審查人員可能用存款或進貨等外部數字重建您的收入；手冊稱之為間接法。手冊指出，銀行存款法不太適用於大部分現金沒有存入銀行的情況，並稱加成法對餐廳、酒吧、酒類專賣店、加油站和珠寶店等行業有效。這就是進貨發票很重要的原因：它們是加成檢驗的基礎。

帳簿無法與稅表調節，或存款大於申報的收入，就會引來對收入更深入的查核。審查如何進行，請見IRS 如何審查小企業。

存入超過 $10,000 會引起 IRS 的注意嗎？

只有現金才會觸發銀行的現金報告。存入支票或收到信用卡撥款，不論金額多大都不會，因為現金指的是硬幣和紙幣。大額現金存款會讓銀行提交例行報告，這不是罰款，也不是指控您什麼。銀行對一個人在一個營業日內的現金（紙鈔或硬幣）交易超過 $10,000 時，必須提交現金交易報告（Currency Transaction Report），而 FinCEN 表示，法律並不禁止處理大額現金。同一營業日的存款會跨銀行所有分行合併計算，夜間、週末或假日存入的款項視為在下一個營業日收到。週末的現金一起存入，可能超過每天單獨存入時不會觸及的門檻。銀行可以讓一些經常處理超過 $10,000 現金的企業免做這些報告（31 CFR 1020.315）；這不會改變您必須做的記錄。

IRS 看得到這些報告。收入審查手冊允許審查人員把它們當作查找未申報收入的線索。因此，大額現金存款應該與已記錄的銷售相符；每日現金表和每月核對就是證明它們相符的依據。

為了避開報告而拆分存款，才是法律風險。31 U.S.C. 5324 規定，為規避銀行報告而拆分交易是犯罪，最高可處五年監禁，情節加重者刑期更長。涉案款項也可能被扣押並沒收（31 U.S.C. 5317）。即使錢是合法的，拆分也屬違法；而且存款不必在任何一家銀行或任何一天超過 $10,000 才構成，判斷標準是目的（IRM 4.26.13）。拆分的存款可能促使銀行提交可疑活動報告。收到現金就照實際收到的金額存入，才是正常的做法。

向同一位客戶收取現金時，什麼時候要提交 8300 表？

當您的生意從同一位付款人收到超過 $10,000 的現金，無論是一筆交易還是相關聯的多筆交易，您可能需要提交 8300 表。這份表格須在收到現金後 15 天內提交（IRS 參考指南）；分期付款的，則在使總額超過 $10,000 的那一筆付款後 15 天內提交。現金到手時就要取得付款人的姓名、地址和納稅人識別號碼，因為表格要填這些資料。這通常適用於向單一客戶收取大額付款的生意，例如活動訂金或高價商品的銷售。判斷以每位付款人為單位：向許多不同客戶的小額銷售不會合併計算，但同一位客戶的相關付款會。

關於 8300 表的更多內容，來自 IRS 參考指南和表格填表說明：

• 什麼算現金。現金一定算。$10,000 或以下的銀行本票、銀行匯票、旅行支票和匯票，在指定的零售銷售（例如收藏品）中算現金，在您明知客戶用它們來規避申報的任何銷售中也算；表格填表說明列出了這些銷售。個人支票和電匯不算現金。法規還把數位資產算作現金（26 U.S.C. 6050I(d)）；IRS 的填表說明和參考指南沒有說明如何適用，所以接受數位資產之前請先諮詢。
• 電子提交。一年內提交至少 10 份其他資訊申報表（例如 W-2 表和 1099 表，8300 表不計入）的生意，必須透過 FinCEN 的 BSA 電子申報系統（BSA E-Filing System）以電子方式提交 8300 表，此時紙本表格即屬逾期。也有豁免申請和宗教豁免（表格填表說明）。
• 客戶通知。須在次年 1 月 31 日前，向表格上列名的每個人提供書面聲明，並將表格和聲明的副本保存五年。
• 拆分客戶的付款。為了避開這份表格而拆分付款，同樣屬於 31 U.S.C. 5324 所指的拆分交易。逾期或不完整的表格，每份都要面臨民事罰款；故意不提交則是重罪。

收銀機紙帶、存款單和銀行對帳單要保存多久？

請保存到 IRS 對該年度稅表評稅的期限屆滿為止。一般是申報後 3 年，提早提交的稅表視為在到期日提交（IRS）。如果漏報的收入超過稅表所列總收入（對生意而言，是扣除成本前的總收入）的 25%，期限是六年；從未提交稅表的年度或虛假申報的稅表，則沒有期限（Topic 305）。就業稅記錄至少保存 四年；其他記錄各有自己的期限。

如果您要掃描紙本文件再丟掉原件，Publication 583 指出，電子儲存系統必須符合 IRS 的要求並先經過測試。完整的保存規則請見營業記錄要保存多久。

如果我的現金銷售從來沒有記錄，或存款與我申報的銷售對不上，該怎麼辦？

從今天起開始做每日現金表，然後用仍然存在的記錄重建缺漏的期間，再把結果與每份稅表申報的數字比較。重建的數字在與原始文件核對之前只是估計，所以要標明是重建的，並註明日期和資料來源。

1. 列出每一個沒有每日記錄的月份。
2. 每個月先從保存下來的收銀機報告或收據簿著手（電腦化的收銀機通常會保留過去的每日合計）。處理商報告只有刷卡銷售，沒有缺漏的現金。如果必須用存款，就取現金存款，扣除不是銷售的款項（貸款、轉帳、業主的資金、向買家課徵的銷售稅），加上現金支出，並按庫存現金和存款時間差調整，再加上一次刷卡銷售總額。進貨發票和您慣用的加成率只能當作交叉核對，不能當作依據。
3. 把每年的數字加總，與該年度稅表上的總收入以及銷售稅申報表比較。
4. 如果某年的稅表申報的金額低於重建的數字，該稅表可能需要更正。涉及哪些年度、是否要更正，取決於需要專業人員審閱的事實。

漏報的稅款仍然要繳，IRS 會對其收取利息，少繳的部分還可能被罰款。IRS 能追溯多久、適用哪些罰款，取決於事實；請見IRS 如何審查小企業。重建的做法，請見用銀行對帳單重建帳簿。

範例

所有金額均為美元，僅作說明。

現金、刷卡和現金支出都能對上的美甲店

一家美甲店某月營業額為 $20,000：現金 $12,000，刷卡 $8,000。它把現金存入 $10,500，並憑簽名的單據從收銀抽屜付給供應商 $1,500。每日現金表顯示現金銷售 $12,000，存款單顯示 $10,500，單據顯示 $1,500，所以當月與 $20,000 的銷售相符（前提是月初和月底的庫存現金相同，且刷卡銷售是在處理商手續費之前計算）。沒有這些單據，那 $1,500 的缺口看起來就像收了現金卻沒有申報，存款中較低的現金比例也無從解釋。

每天存款的餐廳，和拆分存款的餐廳

一家餐廳週一收到 $9,500 現金，週二也收到 $9,500。每天收到就存入，是正常的做法；每筆存款都低於銀行的報告門檻，所以不會觸發報告。如果業主改為把兩天的現金留下，在同一個下午分別存入兩家銀行、每家 $9,500，使兩家銀行都不必提交報告，那就是 31 U.S.C. 5324 所說的拆分交易；它取決於避開報告的目的，即使這些現金是真實且合法的。若是一次存入 $19,000，銀行只會照常申報，不會有罰款。

帳簿記不全現金的市集攤販

一位攤販一年銷售約 $150,000，大多收現金，但帳簿和稅表只顯示 $110,000，因為生意清淡的週次都沒有寫下來。攤販的進貨，按同業慣用的毛利率加成，推算約為 $150,000。沒有每日記錄，攤販無法證明那 $40,000 的差額是錯的。如果那 $40,000 是真實的銷售卻漏報在稅表上，那就超過所申報 $110,000 的四分之一，因此 IRS 一般有從申報起六年（而非三年）的時間，對該稅表評稅。攤販會用保存下來的收銀機報告、存款和進貨發票來重建，以此嘗試為那幾週留下文件。

您的情況不同？

• 您收到 IRS 的來函或審查通知，或存款大於您申報的銷售：結果取決於記錄、涉及的年度，以及由誰與 IRS 交涉。請見IRS 如何審查小企業，並在回覆之前尋求記帳協助。
• 多年的現金從來沒有記錄：重建是一項記帳工作。請見用銀行對帳單重建帳簿和補做逾期的帳簿，並尋求記帳協助。
• 貸款機構、買家或房東要求財務報表，但現金從來沒有記錄：建立在缺漏的每日記錄上的報表，可能與您的存款對不上，所以要先處理記錄。請見用銀行對帳單重建帳簿和記帳協助。
• 多台收銀機、多個營業地點或多位合夥人經手現金，或每月核對始終對不平：每日現金表和每月核對是每月的記帳例行工作；請見記帳協助。
• 那些年度的稅表從來沒有提交：請見補交未提交的企業稅表。
• 您一直在拆分存款，以免超過銀行的門檻：這涉及刑法問題，在回覆銀行或 IRS 之前，可以先請稅務律師提供意見。之後再透過記帳協助重建記錄。
• 您大部分的銷售是刷卡或用應用程式付款：請見記錄每日 POS 銷售和透過支付應用程式收到的營業款項。
• 您經營自動販賣機：請見自動販賣機生意的帳簿。
• 您對現金銷售代收銷售稅：請見提交銷售稅申報表。