Doanh nghiệp thu tiền mặt: sổ doanh thu hằng ngày cho IRS

Doanh nghiệp thu tiền mặt nộp thuế như thế nào, và tôi khai thu nhập tiền mặt trên tờ khai ra sao?

Doanh nghiệp thu tiền mặt tại Hoa Kỳ phải khai mọi đồng doanh thu tiền mặt, dù tiền có vào ngân hàng hay không; sau đó thuế được tính trên lợi nhuận, tức thu nhập kinh doanh trừ chi phí kinh doanh, chứ không tính trên tổng doanh thu. IRS yêu cầu chủ doanh nghiệp khai mọi khoản thu nhập nhận được từ hoạt động kinh doanh, kể cả thu nhập không được báo cho bạn trên Form 1099, và Internal Revenue Code đánh thuế mọi thu nhập, bất kể nguồn nào, trong đó có tổng thu nhập từ kinh doanh. Chủ doanh nghiệp một chủ khai doanh thu tiền mặt là tổng doanh thu tại Schedule C, line 1. Hợp danh hoặc công ty khai cùng khoản doanh thu này trên tờ khai của chính mình. Trang này nói về doanh nghiệp thu tiền mặt từ khách hàng, không phải phương pháp kế toán tiền mặt; về lựa chọn đó, hãy xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Điều làm doanh nghiệp thu tiền mặt khác biệt là chứng từ chứng minh. Bất kỳ ai chịu thuế thu nhập đều phải giữ sổ sách hoặc hồ sơ đủ để xác lập tổng thu nhập, và IRS chấp nhận mọi hệ thống thể hiện rõ thu nhập và chi phí. Tiền mặt không để lại dấu vết giấy tờ từ bên ngoài, nên bản ghi hằng ngày của chính bạn là bằng chứng, và nhân viên kiểm tra coi cách xử lý tiền mặt là trọng tâm.

Doanh nghiệp thu tiền mặt không còn đơn giản khi:

• nhiều ngày hoặc nhiều tháng doanh thu tiền mặt chưa từng được ghi lại;
• tiền nộp vào ngân hàng thấp hơn doanh thu tiền mặt mà máy tính tiền hiển thị;
• tiền nộp vào ngân hàng lớn hơn doanh thu bạn đã khai, hoặc tỷ lệ tiền mặt trong các khoản nộp không khớp với tỷ lệ tiền mặt trong doanh thu;
• tiền mặt được lấy ra khỏi két để mua vật tư, trả nhân viên hoặc cho chủ doanh nghiệp;
• nhiều máy tính tiền, địa điểm hoặc chủ sở hữu cùng xử lý tiền mặt; hoặc
• IRS đã gửi thư, hoặc bên cho vay hay bên mua cần hồ sơ mà bạn không có.

Với một số trường hợp trên, sổ sách phải được dựng lại hoặc cần có người làm việc với IRS; hãy xem phần Trường hợp của bạn có khác không? ở cuối trang.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: báo cáo tổng kết ca (Z) của máy tính tiền hoặc bảng doanh thu hằng ngày, phiếu nộp tiền, sao kê ngân hàng, phiếu chi cùng hóa đơn đi kèm, và các tờ khai thuế bán hàng của bạn.

Những hồ sơ hằng ngày nào chứng minh doanh thu tiền mặt của tôi?

Doanh thu tiền mặt mỗi ngày được chứng minh bằng một bản ghi lập ngay trong ngày, kèm chứng từ tạo ra giao dịch bán hàng. Publication 583 liệt kê cuộn giấy của máy tính tiền, phiếu nộp tiền ngân hàng, sổ biên lai, hóa đơn và phiếu thanh toán thẻ tín dụng là các chứng từ thể hiện tổng doanh thu. Hãy giữ chúng theo thứ tự, theo năm và theo loại thu nhập.

Báo cáo Z là hồ sơ mà nhân viên kiểm tra thường yêu cầu. Hướng dẫn kiểm tra ngành bán lẻ của IRS nói chủ doanh nghiệp phải giữ cuộn giấy của từng ngày, vì thiếu các cuộn này, nhân viên kiểm tra không thể biết mọi giao dịch đã được ghi hay chưa, và họ đối chiếu cuộn giấy với sổ nhật ký bán hàng. Khi chứng từ bán hàng có đánh số, nhân viên kiểm tra cũng tìm các số bị thiếu.

Doanh thu bán bằng thẻ, phí xử lý và tiền boa trả bằng thẻ thuộc về bút toán POS hằng ngày; hãy xem ghi doanh thu POS hằng ngày.

Làm sao đếm két mỗi ngày và ghi khoản tiền mặt thừa hoặc thiếu?

Hãy đếm tiền trong két khi đóng cửa, so với tổng tiền mặt trên máy tính tiền và ghi lại mọi chênh lệch. Hệ thống mẫu trong Publication 583 hoạt động như sau: tiền mặt đã đếm, cộng phiếu chi, trừ quỹ tiền lẻ đầu ngày cố định, bằng tiền mặt thu được trong ngày, và con số này khớp với doanh thu tiền mặt trong ngày cộng thuế bán hàng. IRS đưa ra đây là một ví dụ, không phải bố cục bắt buộc.

1. Mỗi ngày hãy để trong két cùng một quỹ tiền lẻ đầu ngày (change fund) cố định.
2. Khi đóng cửa, hãy in báo cáo tổng kết của máy tính tiền và đếm két theo từng loại tờ tiền và đồng xu. Ghi các séc của khách hàng ở một dòng riêng.
3. Lấy số tiền bạn đã đếm, cộng phiếu chi trong ngày, rồi trừ quỹ tiền lẻ. Đó là số tiền mặt và séc bạn đã thu.
4. So số đó với doanh thu tiền mặt và séc trên báo cáo, cộng thuế bán hàng đã thu (nếu có). Chênh lệch là tiền mặt thừa hoặc thiếu.
5. Hãy ghi doanh thu tiền mặt đúng bằng số trên báo cáo và ghi chênh lệch ở một dòng riêng, không bao giờ gộp vào doanh thu.
6. Ký tên và ghi ngày vào bảng. Nếu nhân sự cho phép, người đếm tiền nên khác với người đi nộp tiền; nhân viên kiểm tra thường hỏi ai đếm tiền mặt và ai mang đi ngân hàng.

Chênh lệch nhỏ tự cân bằng trong một tháng là lỗi xử lý thường gặp. Thiếu hụt lớn hoặc lặp lại có thể là do một giao dịch bán chưa ghi, một khoản chi chưa ghi hoặc bị mất tiền, vì vậy hãy tìm nguyên nhân thay vì để nguyên trong sổ.

Tôi có được trả nhà cung cấp hoặc nhân viên bằng tiền trong két không, và ghi khoản tiền mặt chi ra ra sao?

Có thể dùng tiền mặt để trả hóa đơn khi doanh thu đã được ghi đủ trước, và khoản chi có bản ghi riêng. Publication 583 ưu tiên thanh toán bằng séc để có chứng từ cho chi phí. Khi trả chi phí bằng tiền mặt, hãy giữ biên lai, và nếu không lấy được biên lai thì viết lời giải thích ngay lúc thanh toán. Hướng dẫn kiểm tra ngành bán lẻ của IRS yêu cầu nhân viên kiểm tra xác minh thu nhập đã được khai trước khi chi ra, và ghi nhận rằng chủ doanh nghiệp thường giữ một phong bì hoặc hồ sơ hằng ngày cho tiền mặt chi ra.

Mỗi lần chi hãy viết một phiếu chi: ngày, người nhận, số tiền, mục đích và người duyệt, kèm hóa đơn. Sau đó ghi toàn bộ doanh thu trong ngày và phân loại riêng từng khoản chi: chi phí, mua hàng tồn kho hoặc thiết bị, trả khoản bạn đang nợ, hoặc khoản chi trả cho chủ sở hữu. Trả bằng tiền mặt không quyết định một khoản có phải là chi phí được khấu trừ hay không. Bù trừ khoản chi vào doanh thu làm cả hai con số nhỏ đi và khiến số của ngày không còn khớp với báo cáo Z. Nếu thiếu biên lai, hãy xem biên lai bị mất cho chi phí kinh doanh.

Ba khoản chi cần đặc biệt cẩn thận:

• Tiền lương. Khoản trả cho nhân viên là tiền lương dù trả bằng tiền mặt hay hình thức khác, kèm khấu trừ thuế và báo cáo thuế lương. Chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành chịu trách nhiệm khấu trừ mà cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân ở mức 100% số thuế đã khấu trừ chưa nộp (26 U.S.C. 6672). Hãy xem người lao động được trả bằng tiền mặt có thể là nhân viên và khoản phạt thu hồi thuế đã khấu trừ (trust fund recovery penalty).
• Chủ sở hữu dùng cá nhân. Tiền mặt lấy ra dùng cho cá nhân không phải chi phí kinh doanh. Hãy ghi là khoản chi trả cho chủ sở hữu, khoản rút tiền hoặc khoản phân phối, tùy loại pháp nhân, tuyệt đối không ghi là vật tư; hãy xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.
• Tiền boa thẻ trả bằng tiền mặt. Số tiền mặt này lấy ra từ doanh thu và không bao giờ vào ngân hàng, nên cần có bản ghi riêng; hãy xem tiền boa khách để lại.

Tôi có phải nộp hết tiền mặt vào ngân hàng không, và các khoản nộp khớp với doanh thu đã ghi ra sao?

Hãy nộp tiền mặt thu được vào ngân hàng và trả hóa đơn bằng séc khi có thể. Publication 583 yêu cầu chủ doanh nghiệp nộp toàn bộ tiền thu hằng ngày vào tài khoản séc của doanh nghiệp, ghi trên mỗi phiếu nộp tiền đó là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay, giữ bản sao và đối chiếu tài khoản mỗi tháng. Tiền mặt rời khỏi két phải có phiếu riêng, và phép đối chiếu hằng tháng bên dưới sẽ trừ khoản này. Tiền mặt của doanh nghiệp được gửi vào tài khoản cá nhân vẫn là thu nhập kinh doanh, và nhân viên kiểm tra cũng phân tích các tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp.

Khi đó các khoản nộp khớp với doanh thu bằng phép tính. Mỗi tháng:

Các khoản nộp gồm cả thuế bán hàng bạn đã thu. Loại thuế áp lên người mua và chuyển cho tiểu bang nhìn chung không nằm trong tổng doanh thu, nên số tiền nộp lớn hơn doanh thu đã ghi đúng bằng khoản thuế đó; loại thuế áp lên bạn với tư cách người bán thì nằm trong tổng doanh thu. Phần lớn chênh lệch là do thời điểm. Tiền mặt thu vào ngày cuối tháng hoặc trong cuối tuần sẽ được nộp vào kỳ sau; hãy ghi là khoản nộp đang chuyển (deposit in transit) và xóa vào tháng sau. Chỉ nộp một phần tiền mặt rồi chi phần còn lại sẽ làm phép đối chiếu không khớp. IRS so sánh tỷ lệ tiền mặt trong doanh thu của bạn với tỷ lệ tiền mặt trong các khoản nộp.

IRS kiểm tra một doanh nghiệp thu nhiều tiền mặt như thế nào?

IRS kiểm tra xem hồ sơ của bạn có khớp với nhau và với tờ khai hay không, và dựng lại thu nhập từ các con số bên ngoài khi chúng không khớp. Hướng dẫn kiểm tra ngành bán lẻ và cẩm nang Kiểm tra thu nhập mô tả các phép kiểm tra này. Cả hai đều là hướng dẫn của IRS dành cho nhân viên kiểm tra, không phải luật, và hướng dẫn ngành bán lẻ có từ năm 2009.

Khi hồ sơ bị thiếu hoặc không đối chiếu được, nhân viên kiểm tra có thể dựng lại thu nhập của bạn từ các con số bên ngoài như tiền nộp ngân hàng hoặc hàng mua vào; cẩm nang gọi đây là phương pháp gián tiếp. Cẩm nang nói phương pháp tiền gửi ngân hàng không phù hợp khi phần lớn tiền mặt không được nộp vào ngân hàng, và gọi phương pháp markup là hiệu quả đối với các doanh nghiệp như nhà hàng, quán rượu, cửa hàng rượu, cửa hàng bán xăng và tiệm trang sức. Vì vậy hóa đơn mua hàng quan trọng: chúng là nền tảng của phép kiểm tra markup.

Sổ sách không đối chiếu được với tờ khai, hoặc tiền nộp ngân hàng lớn hơn thu nhập đã khai, là những điều dẫn đến việc xem xét thu nhập sâu hơn. Về cách một cuộc kiểm tra thuế diễn ra, hãy xem cuộc kiểm tra của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ diễn ra thế nào.

Nộp hơn $10.000 vào ngân hàng có khiến IRS để ý không?

Chỉ tiền mặt mới kích hoạt báo cáo tiền mặt của ngân hàng. Nộp séc hoặc nhận tiền từ thẻ thanh toán thì không, bất kể số tiền bao nhiêu, vì tiền mặt là tiền xu và tiền giấy. Một khoản nộp tiền mặt lớn khiến ngân hàng nộp một báo cáo thường lệ; đó không phải hình phạt và không buộc tội bạn điều gì. Ngân hàng phải nộp Currency Transaction Report (báo cáo giao dịch tiền mặt) cho các giao dịch tiền mặt (tiền giấy hoặc tiền xu) trên $10.000 do một người hoặc vì một người thực hiện trong một ngày làm việc, và FinCEN nói không có lệnh cấm chung nào đối với việc xử lý số lượng lớn tiền mặt. Các khoản nộp trong cùng một ngày làm việc được cộng gộp ở mọi chi nhánh của ngân hàng, và các khoản nộp vào ban đêm, cuối tuần hoặc ngày lễ được tính là nhận vào ngày làm việc tiếp theo. Tiền mặt của cả cuối tuần nộp cùng lúc có thể vượt ngưỡng mà từng ngày riêng lẻ không vượt. Ngân hàng có thể miễn các báo cáo này cho một số doanh nghiệp thường xử lý tiền mặt trên $10.000 (31 CFR 1020.315); điều đó không thay đổi những gì bạn phải ghi sổ.

IRS có thể xem các báo cáo này. Cẩm nang Kiểm tra thu nhập cho phép nhân viên kiểm tra dùng chúng làm manh mối về thu nhập chưa khai. Vì vậy các khoản nộp tiền mặt lớn cần khớp với doanh thu đã ghi; bảng hằng ngày và phép đối chiếu hằng tháng là thứ chứng minh điều đó.

Chia nhỏ tiền nộp để tránh báo cáo là rủi ro pháp lý. 31 U.S.C. 5324 quy định chia nhỏ giao dịch để né báo cáo của ngân hàng là tội hình sự, với mức án tối đa năm năm tù và nặng hơn trong các trường hợp tăng nặng. Số tiền liên quan cũng có thể bị tịch thu (31 U.S.C. 5317). Chia nhỏ là bất hợp pháp ngay cả khi tiền hợp pháp, và các khoản nộp không cần vượt $10.000 tại một ngân hàng hay trong một ngày mới bị tính; tiêu chí là mục đích (IRM 4.26.13). Các khoản nộp bị chia nhỏ có thể khiến ngân hàng nộp báo cáo hoạt động đáng ngờ. Nộp tiền mặt ngay khi nhận, đúng số tiền thực thu, là trường hợp bình thường.

Khi nào tôi phải nộp Form 8300 cho tiền mặt từ một khách hàng?

Bạn có thể phải nộp Form 8300 khi doanh nghiệp nhận hơn $10.000 tiền mặt từ một người trả tiền, trong một giao dịch hoặc các giao dịch liên quan. Hạn nộp là trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận tiền mặt (hướng dẫn tham khảo của IRS); với tiền trả góp, trong vòng 15 ngày kể từ khoản thanh toán làm tổng vượt $10.000. Hãy lấy họ tên, địa chỉ và mã số định danh người nộp thuế của người trả tiền ngay khi nhận tiền mặt, vì biểu mẫu yêu cầu các thông tin này. Quy định này thường áp dụng cho doanh nghiệp nhận khoản thanh toán lớn từ một khách hàng, chẳng hạn tiền đặt cọc cho một sự kiện hoặc tiền bán món hàng giá cao. Phép kiểm tra tính theo từng người trả tiền: các khoản bán nhỏ cho nhiều khách hàng khác nhau không được cộng gộp, nhưng các khoản thanh toán liên quan từ cùng một khách hàng thì có.

Thêm về Form 8300, từ hướng dẫn tham khảo của IRS và hướng dẫn của biểu mẫu:

• Điều gì được tính là tiền mặt. Tiền giấy và tiền xu thì luôn luôn. Séc ngân hàng (cashier's check), hối phiếu ngân hàng, séc du lịch và lệnh chuyển tiền (money order) từ $10.000 trở xuống được tính trong các giao dịch bán lẻ được chỉ định, chẳng hạn đồ sưu tầm, và trong mọi giao dịch bán mà bạn biết khách hàng dùng chúng để tránh báo cáo; hướng dẫn của biểu mẫu liệt kê các giao dịch này. Séc cá nhân và chuyển khoản điện tín không phải là tiền mặt. Luật cũng tính tài sản số là tiền mặt (26 U.S.C. 6050I(d)); hướng dẫn và tài liệu tham khảo của IRS không nói cụ thể như thế nào, nên hãy hỏi trước khi chấp nhận.
• Nộp điện tử. Doanh nghiệp nộp ít nhất 10 tờ khai thông tin khác trong một năm, chẳng hạn Form W-2 và Form 1099 (không tính Form 8300), phải nộp Form 8300 điện tử qua Hệ thống BSA E-Filing của FinCEN, và biểu mẫu giấy khi đó bị coi là nộp trễ. Có thể xin miễn và có ngoại lệ vì lý do tôn giáo (hướng dẫn của biểu mẫu).
• Thông báo cho khách hàng. Hãy gửi cho mỗi người có tên trên biểu mẫu một bản thông báo bằng văn bản chậm nhất ngày 31 tháng 1 của năm sau, và giữ bản sao biểu mẫu cùng thông báo trong năm năm.
• Chia nhỏ khoản thanh toán của khách hàng. Chia nhỏ khoản thanh toán để tránh nộp biểu mẫu cũng là hành vi chia nhỏ (structuring) theo 31 U.S.C. 5324. Biểu mẫu nộp trễ hoặc không đầy đủ bị phạt dân sự cho mỗi biểu mẫu, và cố ý không nộp là trọng tội.

Tôi giữ cuộn giấy máy tính tiền, phiếu nộp tiền và sao kê ngân hàng trong bao lâu?

Hãy giữ chúng cho đến khi hết thời hạn IRS được ấn định thuế đối với tờ khai đó. Thời hạn này nhìn chung là 3 năm sau khi bạn nộp, và tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn nộp (IRS). Thời hạn là sáu năm nếu bạn bỏ sót thu nhập hơn 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai (với doanh nghiệp là tổng doanh thu trước khi trừ chi phí), và không có giới hạn đối với năm bạn chưa từng nộp tờ khai hoặc tờ khai gian lận (Topic 305). Hãy giữ hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm; các hồ sơ khác có thời hạn riêng.

Nếu bạn quét giấy tờ để bỏ bản gốc, Publication 583 nói hệ thống lưu trữ điện tử phải đáp ứng yêu cầu của IRS và phải được thử nghiệm trước. Quy tắc lưu giữ đầy đủ nằm trong giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Nếu doanh thu tiền mặt của tôi chưa từng được ghi, hoặc tiền nộp ngân hàng không khớp với doanh thu tôi đã khai thì sao?

Hãy bắt đầu bảng hằng ngày từ hôm nay, rồi dựng lại giai đoạn bị thiếu từ các hồ sơ còn lại và so kết quả với những gì từng tờ khai đã khai. Các con số dựng lại chỉ là ước tính cho đến khi gắn được với chứng từ gốc, vì vậy hãy ghi rõ là số dựng lại, kèm ngày và nguồn.

1. Liệt kê mọi tháng không có bản ghi hằng ngày.
2. Với mỗi tháng, hãy bắt đầu từ báo cáo máy tính tiền hoặc sổ biên lai còn lưu (máy tính tiền điện tử thường lưu tổng hằng ngày trước đây). Báo cáo của nhà xử lý thanh toán chỉ cho doanh thu thẻ, không cho phần tiền mặt bị thiếu. Nếu buộc phải dùng các khoản nộp ngân hàng, hãy lấy các khoản nộp tiền mặt, loại bỏ tiền không phải doanh thu (khoản vay, chuyển khoản, tiền của chủ sở hữu, thuế bán hàng áp lên người mua), cộng tiền mặt đã chi ra, điều chỉnh theo tiền mặt tồn và thời điểm nộp, rồi cộng tổng doanh thu thẻ một lần. Hãy xem hóa đơn mua hàng và mức markup thông thường của bạn như phép kiểm tra chéo, không phải nguồn số liệu.
3. Cộng tổng từng năm và so với tổng doanh thu trên tờ khai của năm đó cùng các tờ khai thuế bán hàng.
4. Nếu một tờ khai đã khai thấp hơn con số dựng lại, tờ khai đó có thể cần được sửa. Năm nào cần sửa, và có nên điều chỉnh hay không, tùy vào những dữ kiện mà chuyên gia cần xem xét.

Số thuế bị bỏ khỏi tờ khai vẫn phải nộp, IRS tính tiền lãi trên số đó, và có thể áp dụng tiền phạt trên số thuế nộp thiếu. IRS có thể xem lại bao xa và áp dụng loại tiền phạt nào tùy vào các dữ kiện; hãy xem cuộc kiểm tra của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ diễn ra thế nào. Về việc dựng lại sổ, hãy xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa.

Tiệm nail có tiền mặt, thẻ và tiền chi ra đều khớp

Một tiệm nail tại Hoa Kỳ thu $20.000 trong một tháng: $12.000 tiền mặt và $8.000 qua thẻ. Tiệm nộp $10.500 tiền mặt vào ngân hàng và chi $1.500 cho nhà cung cấp từ két bằng phiếu chi có chữ ký. Bảng hằng ngày cho thấy doanh thu tiền mặt $12.000, phiếu nộp tiền cho thấy $10.500, và các phiếu chi cho thấy $1.500, nên tháng đó khớp với $20.000 doanh thu, với giả định tiền mặt tồn ở đầu và cuối tháng bằng nhau và doanh thu thẻ được tính trước phí xử lý. Nếu không có các phiếu chi, khoản chênh lệch $1.500 có thể trông như tiền mặt đã thu mà không khai, và tỷ lệ tiền mặt thấp hơn trong các khoản nộp sẽ không có lời giải thích.

Nhà hàng nộp tiền hằng ngày và nhà hàng chia nhỏ tiền nộp

Một nhà hàng thu $9.500 tiền mặt vào thứ Hai và $9.500 vào thứ Ba. Nộp mỗi ngày ngay khi thu là trường hợp bình thường; mỗi khoản nộp đều dưới ngưỡng báo cáo của ngân hàng, nên không có báo cáo nào được kích hoạt. Nếu chủ nhà hàng giữ tiền cả hai ngày rồi nộp thành hai khoản $9.500 tại hai ngân hàng trong cùng một buổi chiều để cả hai ngân hàng đều không nộp báo cáo, thì đó là hành vi mà 31 U.S.C. 5324 gọi là chia nhỏ (structuring), tùy vào mục đích tránh báo cáo, dù tiền là thật và hợp pháp. Một khoản nộp $19.000 duy nhất đơn giản sẽ được ngân hàng báo cáo, không bị phạt.

Người bán ở chợ có sổ sách không bắt kịp số tiền mặt

Một người bán ở chợ bán khoảng $150.000 mỗi năm, phần lớn lấy tiền mặt, nhưng sổ sách và tờ khai chỉ ghi $110.000 vì những tuần bán chậm chưa từng được ghi lại. Hàng mua vào của người này, cộng mức lãi thông thường của ngành, cho ra khoảng $150.000. Không có hồ sơ hằng ngày, người bán không thể chứng minh khoản chênh lệch $40.000 là sai. Nếu $40.000 đó là doanh thu thật bị bỏ khỏi tờ khai, thì nó lớn hơn một phần tư của $110.000 đã khai, nên IRS nhìn chung sẽ có sáu năm kể từ ngày nộp, thay vì ba năm, để ấn định thuế trên tờ khai đó. Dựng lại từ báo cáo máy tính tiền đã lưu, tiền nộp ngân hàng và hóa đơn mua hàng là cách người bán sẽ cố gắng lập hồ sơ cho những tuần đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn nhận được thư hoặc thông báo kiểm tra của IRS, hoặc tiền nộp ngân hàng lớn hơn doanh thu bạn đã khai: hồ sơ, các năm liên quan và người làm việc với IRS sẽ quyết định diễn biến. Hãy xem cuộc kiểm tra của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ diễn ra thế nào, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán hỗ trợ trước khi bạn trả lời.
• Nhiều năm tiền mặt chưa từng được ghi: việc dựng lại là công việc ghi sổ. Hãy xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và bắt kịp sổ sách quá hạn, cùng với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bên cho vay, bên mua hoặc chủ nhà cần báo cáo tài chính mà tiền mặt chưa từng được ghi: báo cáo dựng trên hồ sơ hằng ngày bị thiếu có thể không khớp với tiền nộp ngân hàng của bạn, nên hồ sơ phải được làm trước. Hãy xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Nhiều máy tính tiền, địa điểm hoặc đối tác cùng xử lý tiền mặt, hoặc phép đối chiếu hằng tháng không bao giờ cân: bảng hằng ngày và phép đối chiếu là quy trình ghi sổ hằng tháng; hãy xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tờ khai của những năm đó chưa từng được nộp: hãy xem bắt kịp các tờ khai thuế doanh nghiệp chưa nộp.
• Bạn đã chia nhỏ tiền nộp để dưới ngưỡng của ngân hàng: việc này đặt ra một vấn đề luật hình sự mà luật sư thuế có thể tư vấn trước khi bạn trả lời ngân hàng hoặc IRS. Sau đó có thể dựng lại hồ sơ với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Phần lớn doanh thu của bạn là thanh toán bằng thẻ hoặc ứng dụng: hãy xem ghi doanh thu POS hằng ngày và khoản thanh toán kinh doanh nhận qua ứng dụng thanh toán.
• Bạn điều hành máy bán hàng tự động: hãy xem sổ sách của doanh nghiệp máy bán hàng tự động.
• Bạn thu thuế bán hàng trên các giao dịch bán bằng tiền mặt: hãy xem nộp tờ khai thuế bán hàng.