Ventes en espèces : registres quotidiens exigés par l'IRS

Comment une entreprise qui encaisse des espèces paie-t-elle l'impôt, et comment déclarer ces revenus dans ma déclaration?

Aux États-Unis, une entreprise qui encaisse des espèces doit déclarer chaque dollar de ventes en espèces, qu'il arrive ou non à la banque. L'impôt se calcule ensuite sur le bénéfice, soit les revenus de l'entreprise moins ses dépenses, et non sur les ventes brutes. L'IRS demande aux propriétaires de déclarer tous les revenus tirés de l'entreprise, y compris ceux qui ne figurent sur aucun formulaire 1099, et l'Internal Revenue Code (le code fiscal américain) impose tous les revenus, quelle qu'en soit la source, y compris le revenu brut d'entreprise. Un entrepreneur individuel déclare ses ventes en espèces comme recettes brutes à la ligne 1 de l'annexe C. Une société de personnes ou une société déclare les mêmes recettes dans sa propre déclaration. Cette page traite des entreprises qui reçoivent des espèces de leurs clients, et non de la méthode de caisse en comptabilité; pour ce choix, voyez méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Ce qui distingue une entreprise payée en espèces, c'est la preuve. Toute personne assujettie à l'impôt sur le revenu américain doit tenir des livres ou des registres suffisants pour établir son revenu brut, et l'IRS accepte tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses. Les espèces ne laissent aucune trace extérieure : votre registre quotidien est la preuve, et les vérificateurs font de la manipulation des espèces une priorité.

Une entreprise qui encaisse des espèces n'est pas simple dans les cas suivants :

• des jours ou des mois de ventes en espèces n'ont jamais été notés;
• les dépôts sont inférieurs aux ventes en espèces que montre la caisse enregistreuse;
• les dépôts sont supérieurs aux ventes que vous avez déclarées, ou la part des espèces dans vos dépôts ne correspond pas à leur part dans vos ventes;
• de l'argent sort du tiroir-caisse pour des fournitures, du personnel ou le propriétaire;
• plusieurs caisses, établissements ou propriétaires manipulent les espèces;
• l'IRS vous a envoyé une lettre, ou un prêteur ou un acheteur veut des registres que vous n'avez pas.

Dans plusieurs de ces cas, il faut reconstituer les registres ou faire intervenir quelqu'un auprès de l'IRS; voyez « Votre situation est différente? » à la fin de la page.

À réunir avant de commencer : les rapports de fermeture de caisse (rapports Z) ou les feuilles de ventes quotidiennes, les bordereaux de dépôt, les relevés bancaires, les bordereaux de sortie de caisse et les factures qui s'y rattachent, ainsi que vos déclarations de taxe de vente.

Quels registres quotidiens prouvent mes ventes en espèces?

Les ventes en espèces d'une journée se prouvent par un registre établi ce jour-là, appuyé par le document qui a créé la vente. La Publication 583 cite les rubans de caisse enregistreuse, les bordereaux de dépôt, les carnets de reçus, les factures et les reçus de carte de crédit comme documents qui établissent les recettes brutes. Classez-les dans l'ordre, par année et par type de revenu.

Le rapport Z est un registre que demandent les vérificateurs. Le guide de vérification du commerce de détail de l'IRS précise que le propriétaire doit garder le ruban de chaque jour : sans les rubans, le vérificateur ne peut pas savoir si toutes les ventes ont été inscrites, et il compare les rubans au journal des ventes. Lorsque les documents de vente sont numérotés, les vérificateurs cherchent aussi les numéros manquants.

Les ventes par carte, les frais du processeur et les pourboires payés par carte appartiennent à l'écriture quotidienne du point de vente; voyez inscrire les ventes quotidiennes du point de vente.

Comment compter le tiroir-caisse chaque jour et inscrire un écart de caisse?

Comptez le tiroir à la fermeture, comparez le montant au total des espèces de la caisse enregistreuse et notez toute différence. Le système modèle de la Publication 583 fonctionne ainsi : les espèces comptées, plus les bordereaux de sortie de caisse, moins le fonds de caisse fixe du matin, égalent les recettes en espèces de la journée, et ce chiffre correspond aux ventes en espèces de la journée plus la taxe de vente. L'IRS le donne comme exemple, non comme présentation obligatoire.

1. Gardez chaque jour le même fonds de caisse (fonds de monnaie) fixe dans le tiroir.
2. À la fermeture, imprimez le rapport de fermeture de la caisse enregistreuse et comptez le tiroir, billet par billet et pièce par pièce. Inscrivez les chèques de clients sur une ligne à part.
3. Prenez le montant compté, ajoutez les bordereaux de sortie de caisse de la journée et soustrayez le fonds de caisse. Vous obtenez ce que vous avez encaissé en espèces et en chèques.
4. Comparez ce montant aux ventes en espèces et par chèque du rapport, plus la taxe de vente perçue. La différence est l'écart de caisse, en trop ou en moins.
5. Inscrivez les ventes en espèces au montant du rapport et la différence sur une ligne distincte, jamais à l'intérieur des ventes.
6. Signez et datez la feuille. Si votre personnel le permet, faites faire le comptage par une autre personne que celle qui fait le dépôt; les vérificateurs demandent qui compte les espèces et qui les porte à la banque.

Un petit écart qui se compense sur un mois est une erreur de manipulation courante. Un manque important ou répété peut signaler une vente non inscrite, une sortie d'argent non inscrite ou une perte : cherchez la cause au lieu de la laisser dans les livres.

Puis-je payer des fournisseurs ou du personnel avec le tiroir-caisse, et comment inscrire les sorties d'argent?

Vous pouvez payer une facture en espèces si la vente est d'abord inscrite en entier et que la sortie d'argent a son propre registre. La Publication 583 préfère le paiement par chèque pour documenter les dépenses. Quand des espèces paient une dépense, gardez le reçu et, si vous ne pouvez pas en obtenir un, rédigez une explication au moment du paiement. Le guide de vérification du commerce de détail de l'IRS demande aux vérificateurs de s'assurer que le revenu a été déclaré avant d'être dépensé, et note que les propriétaires gardent souvent une enveloppe ou un dossier quotidien pour les sorties d'argent.

Rédigez un bordereau de sortie à chaque fois : date, bénéficiaire, montant, motif et personne qui a approuvé, avec la facture jointe. Inscrivez ensuite les ventes complètes de la journée et classez chaque sortie séparément : une dépense, un achat de stocks ou d'équipement, le paiement d'une dette ou la rémunération du propriétaire. Payer en espèces ne détermine pas si un montant est une dépense déductible. Déduire une sortie d'argent des ventes réduit les deux chiffres, et la journée ne correspond plus au rapport Z. S'il manque un reçu, voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Trois sorties d'argent demandent plus d'attention :

• Salaires. Ce qu'on verse à un employé constitue un salaire, qu'il soit payé en espèces ou autrement, avec retenues et déclarations de paie. Un propriétaire ou un dirigeant chargé des retenues qui ne les verse pas volontairement peut être personnellement responsable de 100 % de l'impôt retenu non versé (26 U.S.C. 6672). Voyez travailleurs payés en espèces qui pourraient être des employés et la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Usage personnel du propriétaire. Les espèces prises pour un usage personnel ne sont pas une dépense d'entreprise. Inscrivez-les comme rémunération du propriétaire, retrait du propriétaire ou distribution, selon le type d'entité, jamais comme fournitures; voyez dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise.
• Pourboires par carte payés en espèces. Les espèces sortent des ventes sans jamais arriver à la banque et demandent donc leur propre registre; voyez les pourboires que laissent les clients.

Dois-je déposer toutes les espèces, et comment les dépôts correspondent-ils aux ventes inscrites?

Déposez vos recettes en espèces et payez vos factures par chèque quand c'est possible. La Publication 583 demande aux propriétaires de déposer toutes les recettes quotidiennes dans le compte-chèques de l'entreprise, d'indiquer sur chaque bordereau de dépôt s'il s'agit de revenus d'entreprise, de fonds personnels ou d'un prêt, d'en garder des copies et de rapprocher le compte chaque mois. Les espèces qui sortent du tiroir-caisse ont leur propre bordereau, et le rapprochement mensuel ci-dessous les soustrait. Les espèces d'entreprise déposées dans un compte personnel restent des revenus d'entreprise, et les vérificateurs analysent aussi les comptes personnels du propriétaire.

Les dépôts se rapprochent alors des ventes par simple arithmétique. Chaque mois :

Les dépôts comprennent la taxe de vente que vous avez perçue. Une taxe imposée à l'acheteur et transmise à l'État ne fait généralement pas partie des recettes brutes : les dépôts dépassent donc les ventes inscrites du montant de cette taxe, alors qu'une taxe imposée à vous comme vendeur est incluse dans les recettes brutes. Le décalage dans le temps explique la plupart des écarts. Les espèces encaissées le dernier jour du mois ou pendant une fin de semaine sont déposées dans la période suivante : inscrivez-les comme dépôt en transit et éliminez-les le mois suivant. Déposer seulement une partie des espèces et dépenser le reste rompt le rapprochement. L'IRS compare la part des espèces dans vos ventes à leur part dans vos dépôts.

Comment l'IRS vérifie-t-il une entreprise qui encaisse beaucoup d'espèces?

L'IRS vérifie si vos registres concordent entre eux et avec votre déclaration, et il reconstitue vos revenus à partir de chiffres extérieurs quand ce n'est pas le cas. Le guide de vérification du commerce de détail et le manuel de vérification du revenu décrivent ces tests. Ce sont deux documents d'orientation de l'IRS à l'intention des vérificateurs, non des lois, et le guide du commerce de détail date de 2009.

Quand des registres manquent ou ne concordent pas, le vérificateur peut reconstituer votre revenu à partir de chiffres extérieurs, comme les dépôts ou les achats; le manuel parle de méthode indirecte. Il indique que la méthode des dépôts bancaires convient mal lorsqu'une grande partie des espèces n'est pas déposée, et il juge la méthode de la majoration efficace pour des entreprises comme les restaurants, les tavernes, les magasins d'alcool, les détaillants d'essence et les bijouteries. C'est pourquoi les factures d'achat comptent : elles servent de base à un test de majoration.

Des livres impossibles à rapprocher de la déclaration, ou des dépôts supérieurs au revenu déclaré, mènent à un examen plus poussé du revenu. Pour le déroulement d'une vérification, voyez comment se déroule une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.

Un dépôt de plus de 10 000 $ attire-t-il l'attention de l'IRS?

Seules les espèces déclenchent la déclaration d'opérations en espèces de la banque. Déposer des chèques ou recevoir des versements par carte ne la déclenche pas, quel que soit le montant, car les espèces désignent les pièces et les billets. Un gros dépôt en espèces oblige la banque à produire une déclaration de routine, qui n'est ni une pénalité ni une accusation. Une banque américaine doit produire une déclaration d'opérations en espèces (Currency Transaction Report, CTR) pour les opérations en espèces (billets ou pièces) de plus de 10 000 $ faites par une personne ou pour son compte en une journée ouvrable, et FinCEN précise qu'il n'existe aucune interdiction générale de manipuler de grosses sommes en espèces. Les dépôts d'une même journée ouvrable s'additionnent dans toutes les succursales de la banque, et les dépôts faits la nuit, pendant une fin de semaine ou un jour férié comptent comme reçus le jour ouvrable suivant. Les espèces d'une fin de semaine déposées ensemble peuvent dépasser le seuil que chaque jour pris seul n'atteindrait pas. Une banque peut exempter de ces déclarations certaines entreprises qui manipulent souvent plus de 10 000 $ en espèces (31 CFR 1020.315); cela ne change rien à ce que vous devez inscrire.

L'IRS peut consulter ces déclarations. Le manuel de vérification du revenu permet aux vérificateurs de s'en servir comme pistes vers des revenus non déclarés. Les gros dépôts en espèces doivent donc correspondre aux ventes inscrites; ce sont les feuilles quotidiennes et le rapprochement mensuel qui le démontrent.

Fractionner les dépôts pour éviter la déclaration est le risque juridique. La loi 31 U.S.C. 5324 érige en crime le fait de fractionner des opérations pour éviter la déclaration de la banque (en anglais, structuring), avec jusqu'à cinq ans de prison, et davantage dans les cas aggravés. L'argent en cause peut aussi être saisi et confisqué (31 U.S.C. 5317). Le fractionnement est illégal même quand l'argent est légal, et il n'est pas nécessaire que les dépôts dépassent 10 000 $ dans une seule banque ou en une seule journée : c'est l'intention qui compte (IRM 4.26.13). Des dépôts fractionnés peuvent amener la banque à produire une déclaration d'activité suspecte. Déposer les espèces au fur et à mesure, aux montants réellement encaissés, est le cas ordinaire.

Quand dois-je produire le formulaire 8300 pour des espèces reçues d'un seul client?

Vous pouvez devoir produire le formulaire 8300 quand votre entreprise reçoit plus de 10 000 $ en espèces d'un même payeur, en une seule opération ou en plusieurs opérations liées. Le formulaire est exigible dans les 15 jours suivant la réception des espèces (guide de référence de l'IRS); pour des versements échelonnés, dans les 15 jours suivant le paiement qui fait passer le total au-dessus de 10 000 $. Obtenez le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale du payeur à la réception des espèces, car le formulaire les demande. Cela vise surtout une entreprise qui reçoit un gros paiement d'un seul client, comme un dépôt pour un événement ou la vente d'un article de grande valeur. Le test s'applique à chaque payeur : de petites ventes à de nombreux clients différents ne s'additionnent pas, mais les paiements liés d'un même client, oui.

Précisions sur le formulaire 8300, tirées du guide de référence de l'IRS et des instructions du formulaire :

• Ce qui compte comme espèces. Les billets et les pièces, toujours. Les chèques de caisse, les traites bancaires, les chèques de voyage et les mandats de 10 000 $ ou moins comptent dans les ventes au détail désignées, comme les objets de collection, et dans toute vente où vous savez que le client les utilise pour éviter la déclaration; les instructions du formulaire énumèrent ces ventes. Les chèques personnels et les virements ne sont pas des espèces. La loi compte aussi les actifs numériques comme des espèces (26 U.S.C. 6050I(d)); les instructions de l'IRS et le guide de référence n'expliquent pas comment, alors renseignez-vous avant d'en accepter.
• Production électronique. Une entreprise qui produit au moins 10 autres déclarations de renseignements dans l'année, comme les formulaires W-2 et 1099 (le formulaire 8300 n'est pas compté), doit produire le formulaire 8300 par voie électronique dans le système BSA E-Filing de FinCEN, et un formulaire papier est alors tardif. Il existe des dispenses et une exemption pour motif religieux (instructions du formulaire).
• Avis au client. Remettez à chaque personne nommée dans le formulaire une déclaration écrite au plus tard le 31 janvier de l'année suivante, et gardez les copies du formulaire et de la déclaration pendant cinq ans.
• Fractionner le paiement d'un client. Découper un paiement pour éviter le formulaire constitue aussi du fractionnement visé par 31 U.S.C. 5324. Un formulaire tardif ou incomplet entraîne des pénalités civiles pour chaque formulaire, et le défaut volontaire de le produire est un crime grave (felony).

Combien de temps garder les rubans de caisse, les bordereaux de dépôt et les relevés bancaires?

Gardez-les jusqu'à l'expiration du délai dont dispose l'IRS pour établir l'impôt de cette déclaration. C'est généralement 3 ans après la production, une déclaration produite tôt étant traitée comme produite à la date limite (IRS). Le délai est de six ans si vous avez omis un revenu de plus de 25 % du revenu brut indiqué dans la déclaration (pour une entreprise, les recettes brutes avant les coûts), et il n'y a aucune limite pour une année où vous n'avez jamais produit de déclaration ni pour une déclaration frauduleuse (Topic 305). Gardez les registres d'impôt sur l'emploi au moins quatre ans; les autres registres ont leurs propres délais.

Si vous numérisez des documents papier pour jeter les originaux, la Publication 583 précise que le système de stockage électronique doit respecter les exigences de l'IRS et être testé d'abord. Les règles complètes de conservation figurent dans combien de temps garder les registres de l'entreprise.

Que faire si mes ventes en espèces n'ont jamais été inscrites, ou si mes dépôts ne correspondent pas aux ventes déclarées?

Commencez la feuille quotidienne dès aujourd'hui, puis reconstituez la période manquante à partir des registres qui existent encore et comparez le résultat à ce que chaque déclaration a indiqué. Les chiffres reconstitués restent des estimations tant qu'ils ne sont pas rattachés à des pièces justificatives : identifiez-les comme reconstitués, avec la date et les sources.

1. Dressez la liste de chaque mois sans registre quotidien.
2. Pour chaque mois, partez d'abord des rapports de caisse enregistreuse conservés ou des carnets de reçus (une caisse informatisée garde souvent les totaux quotidiens passés). Les rapports du processeur ne donnent que les ventes par carte, pas les espèces manquantes. Si vous devez vous servir des dépôts, prenez les dépôts en espèces, retirez les sommes qui ne sont pas des ventes (prêts, transferts, argent du propriétaire, taxe de vente imposée à l'acheteur), ajoutez les espèces sorties, ajustez selon les espèces en caisse et le moment des dépôts, puis ajoutez une seule fois les ventes brutes par carte. Servez-vous des factures d'achat et de votre marge habituelle comme vérification croisée, non comme source.
3. Additionnez chaque année et comparez le total aux recettes brutes de la déclaration de cette année-là et aux déclarations de taxe de vente.
4. Si une déclaration a indiqué moins que le chiffre reconstitué, elle devra peut-être être corrigée. Les années visées et la décision de modifier dépendent de faits qu'un professionnel doit examiner.

L'impôt laissé de côté dans une déclaration reste dû, l'IRS y applique des intérêts, et des pénalités peuvent s'appliquer à l'insuffisance de paiement. La période que l'IRS peut examiner et les pénalités applicables dépendent des faits; voyez comment se déroule une vérification de l'IRS d'une petite entreprise. Pour la reconstitution elle-même, voyez reconstituer des livres à partir des relevés bancaires.

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains et servent d'illustration.

Un salon de manucure dont les espèces, les cartes et les sorties de caisse concordent

Un salon encaisse 20 000 $ en un mois : 12 000 $ en espèces et 8 000 $ par carte. Il dépose 10 500 $ des espèces et paie 1 500 $ à des fournisseurs avec le tiroir-caisse, sur des bordereaux signés. Les feuilles quotidiennes montrent 12 000 $ de ventes en espèces, les bordereaux de dépôt 10 500 $ et les bordereaux de sortie 1 500 $ : le mois correspond donc à 20 000 $ de ventes, en supposant les mêmes espèces en caisse aux deux bouts du mois et des ventes par carte indiquées avant les frais du processeur. Sans les bordereaux, l'écart de 1 500 $ pourrait ressembler à des espèces encaissées et jamais déclarées, et la plus faible part des espèces dans les dépôts n'aurait aucune explication.

Un restaurant qui dépose chaque jour, et un autre qui fractionne

Un restaurant encaisse 9 500 $ en espèces le lundi et 9 500 $ le mardi. Déposer chaque jour au fur et à mesure est le cas ordinaire; chaque dépôt est sous le seuil de déclaration de la banque, donc aucune déclaration n'est déclenchée. Si le propriétaire garde plutôt les espèces des deux jours et les dépose en deux dépôts de 9 500 $ dans deux banques le même après-midi pour qu'aucune banque ne produise de déclaration, c'est la conduite que 31 U.S.C. 5324 appelle fractionnement (structuring), qui repose sur l'intention d'éviter la déclaration, même si les espèces sont réelles et légales. Un seul dépôt de 19 000 $ serait simplement déclaré par la banque, sans pénalité.

Un vendeur de marché dont les livres n'arrivent pas jusqu'aux espèces

Un vendeur vend environ 150 000 $ par année, surtout en espèces, mais les livres et la déclaration indiquent 110 000 $, parce que les semaines creuses n'ont jamais été notées. Les achats du vendeur, majorés de la marge habituelle du secteur, donnent environ 150 000 $. Sans registres quotidiens, le vendeur ne peut pas démontrer que l'écart de 40 000 $ est faux. Si ces 40 000 $ étaient de vraies ventes omises dans la déclaration, ils dépasseraient le quart des 110 000 $ déclarés, et l'IRS aurait généralement six ans à compter de la production, et non trois, pour établir l'impôt de cette déclaration. Une reconstitution à partir des rapports de caisse conservés, des dépôts et des factures d'achat est la façon dont le vendeur tenterait de documenter ces semaines.

Votre situation est différente?

• Vous avez reçu une lettre de l'IRS ou un avis de vérification, ou vos dépôts dépassent les ventes que vous avez déclarées : les registres, les années visées et la personne qui traite avec l'IRS déterminent la suite. Voyez comment se déroule une vérification de l'IRS d'une petite entreprise, et obtenez de l'aide en tenue de livres avant de répondre.
• Des années d'espèces n'ont jamais été consignées : la reconstitution est un travail de tenue de livres. Voyez reconstituer des livres à partir des relevés bancaires et rattraper des livres en retard, avec de l'aide en tenue de livres.
• Un prêteur, un acheteur ou un locateur veut des états financiers et les espèces n'ont jamais été consignées : des états bâtis sur des registres quotidiens manquants peuvent ne pas correspondre à vos dépôts, alors les registres passent en premier. Voyez reconstituer des livres à partir des relevés bancaires et l'aide en tenue de livres.
• Plusieurs caisses, établissements ou associés manipulent les espèces, ou le rapprochement mensuel ne balance jamais : les feuilles quotidiennes et le rapprochement sont une routine mensuelle de tenue de livres; voyez l'aide en tenue de livres.
• Les déclarations de ces années n'ont jamais été produites : voyez rattraper des déclarations d'entreprise non produites.
• Vous avez fractionné vos dépôts pour rester sous le seuil de la banque : cela soulève une question de droit criminel sur laquelle un avocat fiscaliste peut vous conseiller avant que vous répondiez à la banque ou à l'IRS. Les registres peuvent être reconstitués ensuite avec de l'aide en tenue de livres.
• La plupart de vos ventes sont des paiements par carte ou par application : voyez inscrire les ventes quotidiennes du point de vente et paiements d'entreprise reçus par des applications de paiement.
• Vous exploitez des distributrices automatiques : voyez livres d'une entreprise de distributrices automatiques.
• Vous percevez de la taxe de vente sur des ventes en espèces : voyez produire les déclarations de taxe de vente.