Khoản vay của cổ đông: khi nào chịu thuế và cách hoàn trả

Tài khoản vay cổ đông cho thấy điều gì?

Tài khoản vay cổ đông (shareholder loan account) ghi lại tiền đi qua lại giữa công ty và chủ sở hữu. Nếu công ty đã ứng tiền cho bạn và bạn còn nợ, bạn có thể có một khoản vay của cổ đông; nếu bạn ứng tiền cho công ty, có thể công ty đang nợ bạn. Chỉ riêng dấu nợ hoặc dấu âm không cho biết khoản nợ chạy theo chiều nào, vì tên gọi tài khoản và cách phần mềm hiển thị khác nhau. Hãy đối chiếu từng bút toán với sao kê ngân hàng và hồ sơ của công ty. CRA cho biết bản chất của giao dịch, chứ không phải tên gọi trong sổ sách, quyết định có tồn tại khoản vay hay không (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.11–1.14).

Với mỗi lần rút tiền, hãy ghi lại ngày, số tiền, mục đích và mọi khoản hoàn trả. Hãy giữ hợp đồng vay hoặc nghị quyết của công ty nếu có. Hợp đồng bằng văn bản giúp chứng minh nghĩa vụ hoàn trả có thật; các bằng chứng thuyết phục khác cũng có thể làm được. Báo cáo tài chính cuối năm của công ty giải thích cách số dư xuất hiện trong sổ sách.

Khi nào tiền lấy từ công ty bị tính thuế?

Nếu bạn thực sự phải trả lại số tiền vì bạn là cổ đông, khoản vay nói chung được tính vào thu nhập của bạn trong năm thuế bạn nhận tiền, trừ khi có ngoại lệ theo luật. Quy tắc này cũng có thể áp dụng cho khoản vay từ công ty của bạn hoặc công ty liên kết cho vợ/chồng hoặc người có quan hệ liên kết khác. Nếu người đó là người vay, hãy kiểm tra tờ khai của họ thay vì mặc định khoản vay thuộc về tờ khai của bạn. Việc gọi số tiền là khoản ứng, khoản rút hay khoản vay không tự nó tạo ra ngoại lệ (Income Tax Act, subsections 15(2) và 15(2.1); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.2 và 1.11–1.16).

Nếu không có nghĩa vụ hoàn trả thật, số tiền hoặc tài sản đó có thể là lợi ích của cổ đông chịu thuế ngay khi nhận. Một khoản lợi ích không được hưởng ngoại lệ hoàn trả khoản vay chỉ vì sau đó có người ghi nó vào tài khoản vay cổ đông (Income Tax Act, subsection 15(1); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.13–1.14).

Quy tắc hoàn trả trong một năm là gì?

Khoản vay thật của cổ đông không phải tính vào thu nhập theo quy định thông thường nếu bạn hoàn trả trong vòng một năm sau ngày kết thúc năm thuế của bên cho vay, tức năm thuế mà khoản vay phát sinh, và khoản hoàn trả không nằm trong một chuỗi các khoản vay hoặc giao dịch và hoàn trả khác. Với khoản vay từ công ty liên kết, hãy dùng ngày kết thúc năm của công ty cho vay đó, không dùng ngày kết thúc năm của công ty mà bạn sở hữu cổ phần hay ngày rút tiền (Income Tax Act, subsection 15(2.6); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.71).

Hạn chót có thể rơi vào sau khi bạn nộp tờ khai cá nhân của năm vay. Nếu bạn dự kiến hoàn trả nhưng lỡ hạn, bạn có thể phải điều chỉnh tờ khai trước đó và nộp thuế cùng tiền lãi chậm nộp. Nếu bạn đã khai khoản vay và sau đó đáp ứng ngoại lệ, tờ khai trước đó có thể cần được điều chỉnh để loại khoản này ra (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.71–1.75).

Hãy theo dõi từng khoản ứng riêng. Trừ khi các tình tiết cho thấy rõ cách phân bổ khác, CRA áp dụng các khoản hoàn trả vào khoản vay cũ nhất còn tồn tại trước. Số dư cuối năm bằng không không chứng minh rằng mọi khoản ứng trước đó đã được hoàn trả đúng hạn (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.81).

Tiền lương, tiền thưởng hoặc cổ tức có thể xóa số dư không?

Có. Tiền lương, tiền thưởng hoặc cổ tức mà công ty thực sự nợ người vay có thể được trừ vào khoản vay thật của người đó, hợp pháp xóa phần nợ tương ứng. CRA không coi kiểu hoàn trả này là chuỗi vay đi vay lại bị cấm chỉ vì sau đó người vay vay thêm một khoản khác (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.82 và 1.86).

Chỉ một bút toán nhật ký thì không thể biến một khoản rút tiền trong quá khứ thành khoản lương hay cổ tức trong quá khứ. Hãy xác định khoản lương hoặc cổ tức trở thành khoản phải trả khi nào, khoản nợ được xóa khi nào, và sau đó phải có những chứng từ và khoản nộp thuế nào. Về cách trả tiền thường xuyên, xem Lương hay cổ tức; về cách xử lý tiền thưởng, xem Chạy bảng lương.

Hoàn trả trước cuối năm rồi vay lại có được tính không?

Thường là không, nếu khoản vay mới của công ty thực tế là nguồn tiền để hoàn trả. Luật không cho hưởng ngoại lệ hoàn trả khi khoản hoàn trả nằm trong một chuỗi các khoản vay hoặc giao dịch và hoàn trả khác. CRA cho biết việc trả bớt khoản vay gần cuối năm rồi vay lại có thể là một chuỗi như vậy, ngay cả khi có một khoản vay ngân hàng ngắn hạn nằm giữa hai bước. Việc khoản vay mới có phải là nguồn tiền hoàn trả hay không tùy vào các tình tiết cụ thể (Income Tax Act, subsection 15(2.6); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.83–1.85).

CRA xử lý khác đối với khoản lương, tiền thưởng hoặc cổ tức thật được trừ vào khoản nợ. Hãy giữ hồ sơ tuyên bố cổ tức hoặc bảng lương và sổ cái khoản vay có ghi ngày; việc số dư chỉ tạm thời về không là bằng chứng yếu (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.86).

Tôi có phải trả lãi cho khoản vay của cổ đông không?

Luật thuế không bắt buộc mọi khoản vay của cổ đông phải có lãi. Nhưng khoản vay nhận được vì bạn là cổ đông có thể tạo ra lợi ích lãi suất chịu thuế trong thời gian còn nợ, ngay cả khi bạn hoàn trả trong khoảng thời gian một năm. Lợi ích này nói chung bằng tiền lãi tính theo lãi suất quy định hằng quý trong thời gian còn nợ, trừ đi tiền lãi bạn trả cho năm đó chậm nhất 30 ngày sau khi năm thuế của bạn kết thúc. Trả đủ lãi trước hạn này có thể loại bỏ khoản lợi ích được coi là đã nhận (Income Tax Act, subsection 80.4(2); hướng dẫn CRA về lợi ích lãi suất, đoạn 2.25–2.27).

Quy tắc lợi ích được coi là đã nhận cũng có thể không áp dụng nếu khoản vay có lãi suất ít nhất bằng mức mà một bên cho vay thương mại độc lập sẽ đồng ý với các điều khoản tương đương tại thời điểm vay, và không ai khác ngoài người vay trả lãi (Income Tax Act, paragraph 80.4(3)(a); hướng dẫn CRA về lợi ích lãi suất, đoạn 2.14). Lãi suất quy định áp dụng có thể thay đổi mỗi quý; hãy xem lãi suất quy định của CRA cho khoảng thời gian khoản vay còn tồn tại. Lợi ích lãi suất của cổ đông nói chung được khai trên T4A. Nếu chính khoản vay đã được tính vào thu nhập theo subsection 15(2), quy tắc riêng về lợi ích lãi suất của cổ đông không áp dụng cho khoản vay đó (hướng dẫn CRA về lợi ích lãi suất, đoạn 2.15 và 2.40).

Nếu khoản vay đã bị tính thuế và sau này tôi hoàn trả thì sao?

Nếu một khoản vay thật đã được tính vào thu nhập của bạn theo subsection 15(2), khoản hoàn trả thật sau đó nói chung được khấu trừ trong năm bạn hoàn trả. Khoản khấu trừ chỉ giới hạn ở phần đã tính vào thu nhập trước đó và không áp dụng cho khoản hoàn trả nằm trong một chuỗi các khoản vay hoặc giao dịch và hoàn trả khác (Income Tax Act, paragraph 20(1)(j); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.76–1.77).

Nếu khoản lương, tiền thưởng hoặc cổ tức sau đó hợp pháp hoàn trả một khoản vay đã được tính vào thu nhập, khoản chi trả đó vẫn có cách tính thuế riêng. Hãy kiểm tra riêng khoản khấu trừ trong năm hoàn trả. Điều này khác với khoản vay được hoàn trả trong ngoại lệ một năm: khoản vay đó nói chung phải được loại khỏi thu nhập của năm vay. Tờ khai điều chỉnh cũng có thể cần gồm khoản lợi ích lãi suất được coi là đã nhận của năm đó. Hãy giữ tờ khai cá nhân trước đó, bằng chứng về việc tính vào thu nhập và bằng chứng hoàn trả để khoản khấu trừ hoặc điều chỉnh gắn được với cùng một khoản nợ (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.73–1.77 và 1.82; hướng dẫn CRA về lợi ích lãi suất, đoạn 2.35).

Khoản vay mua nhà hoặc xe cho nhân viên có đủ điều kiện hưởng ngoại lệ không?

Một số khoản vay thật cho nhân viên có thể không bị tính vào thu nhập phần tiền gốc mà không cần dùng quy tắc hoàn trả trong một năm, nhưng điều kiện rất hẹp. Khoản vay mua nhà phải giúp nhân viên hoặc vợ/chồng hay bạn đời theo luật chung (common-law partner) của họ mua một nơi ở để sinh sống. Khoản vay mua xe phải giúp nhân viên mua một chiếc xe dùng cho nhiệm vụ công việc. Hai ngoại lệ khác gồm khoản vay cho nhân viên không phải là nhân viên chỉ định (specified employee) của bên cho vay và khoản vay dùng để mua cổ phần mới phát hành đủ điều kiện. Trong mọi trường hợp, khoản vay phải phát sinh vì quan hệ việc làm, không phải vì sở hữu cổ phần, và các điều khoản hoàn trả thật phải được đặt ra ngay khi vay (Income Tax Act, subsection 15(2.4); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.37–1.39 và 1.41–1.68).

Chiếc xe cá nhân không được mua cho nhiệm vụ công việc thì không thuộc ngoại lệ về xe. Việc sửa nhà hoặc tái tài trợ một khoản vay nhà hiện có nói chung không thuộc ngoại lệ về mua nơi ở. Các điều khoản chỉ dành cho chủ sở hữu, hoặc các điều khoản ưu đãi bất thường, có thể cho thấy khoản vay phát sinh từ việc sở hữu cổ phần chứ không phải từ quan hệ việc làm. Khoản vay đủ điều kiện cho nhân viên với lãi suất thấp vẫn có thể tạo ra lợi ích lãi suất từ việc làm (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.51–1.60).

Nếu công ty trả chi phí cá nhân của tôi thì sao?

Chi phí cá nhân do công ty trả nói chung là lợi ích của cổ đông nếu không có thỏa thuận rằng bạn sẽ hoàn lại cho công ty. Nếu có một khoản nợ thật phải trả, quy tắc về khoản vay của cổ đông có thể áp dụng thay vào đó. Hãy phân loại từng khoản chi khi nó phát sinh; việc chuyển nó vào tài khoản vay sau này không chứng minh được có khoản nợ trong quá khứ (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.13–1.14; lợi ích của cổ đông theo CRA).

Lợi ích của cổ đông nói chung chịu thuế đối với người nhận và không phải chi phí kinh doanh của công ty. CRA mô tả việc khai lợi ích của cổ đông trên T4A. Hãy xem lại biên lai, mục đích kinh doanh, sao kê thẻ, điều khoản hoàn lại và mọi khoản hoàn trả trước khi sửa một bút toán cũ (lợi ích của cổ đông theo CRA).

Tôi có thể cho công ty vay tiền rồi lấy lại không?

Có. Nếu bạn ứng tiền của chính mình cho công ty và công ty thực sự nợ bạn khoản tiền gốc đó, việc trả khoản nợ này thông thường là hoàn lại tiền của bạn, không phải khoản trả mới cho công việc hay cổ tức. Tài khoản cổ đông phải cho thấy công ty đã nợ bạn trước khi trả cho bạn. Hãy đối chiếu khoản tiền gửi ban đầu và từng khoản hoàn trả; đừng coi khoản rút vượt số tiền được nợ là hoàn trả khoản ứng của bạn. Nếu bạn và công ty thực sự nợ nhau, việc bù trừ có lập hồ sơ có thể xóa số tiền bằng nhau của cả hai khoản nợ. Chỉ riêng số dư ròng trong sổ cái không hủy được các khoản nợ; lợi ích lãi suất có thể tiếp tục cho đến khi khoản vay thực sự chấm dứt (hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.82 và ví dụ 7; hướng dẫn CRA về lợi ích lãi suất, đoạn 2.37).

Tiền lãi công ty trả cho bạn tách biệt với tiền gốc và có cách tính thuế riêng. Hướng dẫn nộp tờ khai T2 của công ty giải thích tờ khai công ty, còn hướng dẫn về báo cáo tài chính giải thích cách trình bày số tiền còn nợ.

Nếu công ty tha nợ hoặc xóa khoản vay của tôi thì sao?

Việc tha nợ có thể tạo ra một khoản lợi ích của cổ đông chịu thuế riêng. Nếu công ty thanh toán hoặc xóa nợ của bạn với số tiền thấp hơn số còn nợ, subsection 15(1.2) coi số tiền được tha là lợi ích theo subsection 15(1). Chỉ riêng việc xóa khoản phải thu trong sổ sách không chứng minh rằng khoản nợ pháp lý đã được thanh toán; hãy xem lại thỏa thuận và việc xóa nợ thực tế (Income Tax Act, subsections 15(1), 15(1.2) và 15(1.21); hướng dẫn CRA về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.99).

Nếu chính khoản vay đó đã được tính vào thu nhập, việc tha nợ sau này cần được xem xét trước khi khai thêm lợi ích nào. Hãy thu thập lịch sử khoản vay và các tờ khai trước đó; cách tính số tiền được tha tùy thuộc vào các tình tiết cụ thể. CRA cho biết không thể sửa T4A đã nộp chỉ để biến một lợi ích thật thành một loại khoản trả khác (lợi ích của cổ đông theo CRA).

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều là đô la Canada. Một công ty có năm tài chính kết thúc ngày 30 tháng 6 cho chủ sở hữu vay $30.000 vào tháng 3 của Năm 1. Chủ sở hữu có nghĩa vụ hoàn trả thật. Hạn hoàn trả trong một năm là ngày 30 tháng 6 của Năm 2, tức một năm sau ngày kết thúc năm của công ty mà trong năm đó có khoản ứng.

Vào tháng 5 của Năm 2, công ty tuyên bố cổ tức chịu thuế $20.000 phải trả cho chủ sở hữu và trừ vào khoản vay. Chủ sở hữu trả $10.000 còn lại từ tiền cá nhân vào tháng 6 của Năm 2. Với hồ sơ cho thấy cả hai lần hoàn trả và không có khoản vay lại liên quan, toàn bộ $30.000 có thể đáp ứng ngoại lệ hoàn trả. Cổ tức vẫn chịu thuế và được khai trên T5; mọi lợi ích lãi suất thấp phải được kiểm tra cho cả Năm 1 và Năm 2 trong thời gian khoản vay còn tồn tại. Nếu khoản hoàn trả bằng tiền mặt $10.000 lại được tài trợ bằng một khoản vay mới của công ty, phần đó có thể không đáp ứng ngoại lệ và bị tính vào thu nhập Năm 1 của chủ sở hữu, và phải điều chỉnh tờ khai nếu đã bỏ sót.

Trường hợp của bạn khác?

• Tài khoản kéo dài nhiều năm hoặc sổ sách bị chậm: hãy dựng lại từng khoản ứng và hoàn trả trước khi chọn cách tính thuế. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn cần chọn cách trả tiền cho chủ sở hữu trong tương lai: hãy so sánh lương và cổ tức.
• Một khoản thưởng sẽ xóa khoản nợ: hãy xử lý khoản trả và các khoản nộp thuế qua Chạy bảng lương.
• Một cổ đông là thành viên gia đình nhận tiền: Trả lương cho thành viên gia đình giải thích các quy tắc riêng về thu nhập gia đình.
• Công ty bỏ lỡ các tờ khai T2 trong khi số dư tăng lên: xem Hoàn thiện các tờ khai công ty chưa nộp.
• CRA đang rà soát một khoản vay hoặc chi phí cá nhân: hãy thu thập sổ cái, sao kê ngân hàng, ngày kết thúc năm của công ty, nghị quyết và các tờ khai cá nhân và T2 của những năm trước; xem Rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• Bạn sống tại Quebec: Revenu Québec cũng có quy định về khoản vay của cổ đông và lợi ích lãi suất, gồm cả việc khai RL-1; hãy xem hướng dẫn về khoản vay cho cổ đông của cơ quan này cùng với các quy tắc liên bang.
• Bên cho vay là công ty Hoa Kỳ: xem Tự trả tiền cho mình từ công ty Hoa Kỳ.