IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ: quy trình và hồ sơ cần gửi

Thư này của IRS có phải là thư kiểm tra thuế thật không và tôi nên làm gì trước tiên?

Hãy làm ba việc trước tiên. Tìm ngày phản hồi ghi trên thư. Đừng bỏ qua thư: nếu bạn không phản hồi, IRS sẽ kết thúc cuộc kiểm tra và tự đề xuất các thay đổi. Nếu cần thêm thời gian, hãy xin bằng văn bản trước ngày đó (xem phần về thời gian bên dưới).

Một cuộc kiểm tra thuế của IRS bắt đầu bằng một lá thư gửi qua đường bưu điện. IRS cho biết họ không bắt đầu kiểm tra thuế bằng điện thoại (IRS: Kiểm tra thuế của IRS) và chỉ gửi email hoặc tin nhắn cho những người đã đồng ý nhận (IRS: Cách nhận biết thư thật của IRS). Thư kiểm tra thuế thật nêu năm thuế và các khoản đang được xem xét, có thông tin liên lạc và hướng dẫn phản hồi, đồng thời ấn định ngày phản hồi (IRS: Kiểm tra thuế của IRS; IRS: Topic 654).

Để kiểm tra một lá thư, hãy tìm trên các trang thông báo và thư của IRS, theo lời khuyên của IRS (IRS: Cách nhận biết thư thật của IRS). Nếu thư kiểm tra thuế ghi số điện thoại 866-897-0177 hoặc 866-897-0161, tài khoản IRS trực tuyến cá nhân của bạn sẽ hiển thị ngày bắt đầu kiểm tra, các thư đã gửi và ngày phản hồi tiếp theo (IRS: Kiểm tra thuế của IRS). Cách kiểm tra này dùng tài khoản cá nhân, nên với thư gửi cho hợp danh hoặc công ty, hãy dựa vào việc tra cứu thông báo và thư. Đừng cung cấp hồ sơ hay thông tin tài khoản cho người gọi điện, email hoặc tin nhắn bất ngờ. Thư về số liệu không khớp hoặc số tiền còn nợ không phải là kiểm tra thuế; xem thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp của bạn có ý nghĩa gì.

Trường hợp đơn giản là một tờ khai, một năm, một danh sách ngắn các khoản mục và hồ sơ đã sắp xếp gọn. Hãy thận trọng hơn khi:

• cuộc kiểm tra bao gồm nhiều năm, hoặc những năm chưa nộp tờ khai;
• tiền gửi vào ngân hàng cao hơn doanh thu đã khai, hoặc doanh nghiệp thu tiền mặt;
• thiếu biên lai hoặc sổ sách, hoặc sổ sách được dựng lại sau khi năm đã kết thúc;
• tờ khai là của hợp danh hoặc S corporation, nên tờ khai cá nhân của các chủ sở hữu cũng có thể bị xem xét;
• tiền lương hoặc khoản trả cho nhà thầu nằm trong danh sách;
• chủ sở hữu sống ở nước ngoài, công ty thuộc sở hữu nước ngoài hoặc có tài khoản ở quốc gia khác;
• nhân viên kiểm tra yêu cầu phỏng vấn, kiểm tra thêm năm, hoặc yêu cầu bạn ký thỏa thuận kéo dài thời hạn ấn định thuế (hạn chót để IRS cộng thêm thuế vào tài khoản của bạn).

Mỗi trường hợp trên đều thay đổi những gì bạn gửi và nói, nên hãy quyết định trước ngày phản hồi là tự trả lời hay nhờ luật sư, CPA hoặc enrolled agent làm thay; phần về người đại diện bên dưới cho biết ai được phép. Trước hết hãy gom: tờ khai bị kiểm tra và lá thư, sao kê ngân hàng và thẻ của mọi tài khoản kinh doanh, hóa đơn và báo cáo doanh thu, các Form 1099 bạn nhận được, nhật ký số dặm, giấy tờ vay nợ, và báo cáo tiền lương nếu tiền lương nằm trong danh sách.

Kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ của IRS được thực hiện qua thư, email hay gặp trực tiếp?

IRS kiểm tra thuế qua thư hoặc qua phỏng vấn trực tiếp, và lần liên lạc đầu tiên luôn bằng thư (IRS: Kiểm tra thuế của IRS).

Nếu hồ sơ quá nhiều để gửi qua thư, bạn có thể xin kiểm tra trực tiếp. IRS quyết định cuối cùng về thời gian, địa điểm và hình thức, nhưng sẽ cố gắng tìm cách phù hợp, và bạn có thể xin chuyển hồ sơ đến khu vực nơi bạn lưu giữ sổ sách (IRS: Publication 556).

Vì sao IRS chọn tờ khai doanh nghiệp của tôi?

Bị chọn không có nghĩa là bị buộc tội. IRS cho biết việc được chọn không phải lúc nào cũng cho thấy có vấn đề (IRS: Kiểm tra thuế của IRS), và Publication 1 nêu rằng điều đó không cho thấy bạn thiếu trung thực (IRS: Publication 1). Các cách IRS chọn tờ khai gồm:

• Chọn ngẫu nhiên và máy tính sàng lọc so với mức chuẩn của các tờ khai tương tự.
• Kiểm tra liên quan: một tờ khai có thể được chọn vì tờ khai của đối tác kinh doanh hoặc nhà đầu tư đã được chọn.
• Thông tin không khớp, chẳng hạn Form 1099 khác với tờ khai, và thông tin từ bên ngoài mà IRS đánh giá là đáng tin cậy (IRS: Publication 556).

Việc có khoản hoàn thuế không nhất thiết là dấu hiệu bị chọn, và việc nộp tờ khai điều chỉnh không làm thay đổi việc tờ khai gốc có bị chọn hay không (IRS: Kiểm tra thuế của IRS). Thư liệt kê các khoản đang được xem xét, và đó là những gì bạn phải trả lời.

Tôi có bao lâu để phản hồi và có thể xin thêm thời gian không?

Hãy phản hồi trước ngày ghi trên thư, và xin thêm thời gian trước ngày đó. Với kiểm tra qua thư, hãy fax yêu cầu bằng văn bản đến số ghi trên thư, hoặc gửi qua bưu điện đến địa chỉ ghi trên thư; IRS thường có thể chấp thuận một lần gia hạn tự động 30 ngày và sẽ liên lạc với bạn nếu không thể. Với kiểm tra trực tiếp, hãy hỏi nhân viên kiểm tra, rồi hỏi quản lý của họ. Nếu bạn không phản hồi, IRS sẽ kết thúc cuộc kiểm tra và gửi báo cáo kèm các thay đổi họ đề xuất (IRS: Kiểm tra thuế của IRS).

Thông báo thiếu thuế (notice of deficiency) là văn bản chính thức của IRS nêu số thuế phụ thu mà họ cho là bạn còn nợ, và mở đường để bạn khởi kiện lên Tax Court (tòa án chuyên xét tranh chấp thuế liên bang). Thông báo ghi ngày cuối cùng để nộp đơn (IRS: Publication 556). Sau thông báo gửi bằng thư bảo đảm, IRS không thể cho thêm thời gian nộp tài liệu hay kéo dài hạn nộp đơn lên Tax Court (IRS: Kiểm tra thuế của IRS).

IRS sẽ yêu cầu những hồ sơ nào và tôi gửi bằng cách nào?

IRS gửi yêu cầu bằng văn bản nêu tên các tài liệu họ cần. Đó là những hồ sơ bạn đã dùng để lập tờ khai, nên không cần tạo thêm gì mới (IRS: Yêu cầu hồ sơ trong kiểm tra thuế).

Hãy gửi bản sao, không bao giờ gửi bản gốc. Sắp xếp theo năm và theo loại thu nhập hoặc chi phí, kèm bảng tóm tắt các giao dịch. Không có chứng từ nào tự đứng một mình: hãy nói rõ mỗi biên lai dùng cho việc gì và liên quan thế nào đến doanh nghiệp (IRS: Yêu cầu hồ sơ trong kiểm tra thuế).

Hãy dùng cách phản hồi in trên thư, chẳng hạn gửi thư, fax hoặc tải lên trực tuyến, và giữ bằng chứng IRS đã nhận được gói hồ sơ (IRS: Kiểm tra thuế của IRS; IRS: Topic 654). Chỉ gửi những gì yêu cầu bằng văn bản nêu tên. Bạn có quyền biết vì sao IRS hỏi thông tin, nên nếu yêu cầu có vẻ rộng hơn các khoản mục ghi trên thư, hãy đề nghị nhân viên kiểm tra gắn nó với một khoản mục cụ thể. Về những khoản chi Schedule C nào hay bị hỏi, xem các khoản chi Schedule C mà IRS thường hỏi.

IRS đối chiếu doanh thu bán hàng với tiền gửi ngân hàng của tôi như thế nào?

Internal Revenue Manual của IRS, tức tài liệu hướng dẫn nhân viên kiểm tra (không phải luật), yêu cầu nhân viên kiểm tra đối chiếu thu nhập trên tờ khai với sổ sách của bạn, lần theo phiếu bán hàng vào sổ sách, và phân tích tài khoản ngân hàng kinh doanh lẫn cá nhân. Tiền gửi vượt tổng thu nhập đã khai được xem là thu nhập có khả năng chưa khai (IRS: IRM 4.10.4).

Phân tích này cộng tiền gửi vào mọi tài khoản, loại bỏ các khoản không phải thu nhập (tiền vay, chuyển khoản giữa các tài khoản của chính bạn, tiền gửi bị hoàn lại, quà tặng, tài sản thừa kế, tiền bồi thường bảo hiểm), rồi so phần còn lại với tổng doanh thu trước khi trừ giá vốn hàng bán. Khoản tiền gửi không xác định được nguồn mặc nhiên có vẻ là thu nhập, nên hãy giữ chứng từ cho mọi khoản tiền gửi không phải doanh thu bán hàng. Doanh nghiệp thu tiền mặt có thể không gửi hết mọi khoản bán hàng vào ngân hàng, nên nhân viên kiểm tra có thể thử doanh thu bằng cách khác, chẳng hạn dùng tỷ lệ lãi gộp trên giá mua (áp tỷ lệ lãi gộp của bạn vào giá vốn hàng đã mua để ước tính doanh số) (IRS: IRM 4.10.4).

Hãy lập bản đối chiếu một trang cho mỗi năm: tiền gửi theo từng tài khoản, trừ các khoản tiền gửi không phải doanh thu kèm chứng từ, cộng tiền mặt đã nhận nhưng chưa gửi, bằng doanh thu theo sổ sách, và con số này phải bằng doanh thu trên tờ khai. Báo cáo doanh thu từ thẻ và ứng dụng thanh toán cũng nên khớp với tiền gửi (IRS: IRM 4.10.4). Hãy ghi phí xử lý thanh toán, tiền hoàn lại và chiết khấu thành các dòng riêng: số tiền nhận được có thể nhỏ hơn số gộp mà đơn vị xử lý thanh toán báo cáo, vì Form 1099-K ghi số tiền đó trước các khoản này (IRS: Cách xử lý Form 1099-K). Thuế bán hàng bạn đã thu cho tiểu bang cũng là một dòng riêng, vì nhìn chung đó không phải thu nhập của bạn (IRS: Publication 334). Với phương pháp dồn tích, hãy cộng thêm doanh thu chưa thu tiền vào cuối năm và trừ các khoản thu về của doanh thu năm trước (IRS: IRM 4.10.4). Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh sẽ làm việc này khó hơn. Về cách ghi doanh thu tiền mặt, xem hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp thu tiền mặt.

Nếu tôi không có biên lai hoặc hồ sơ bị mất thì sao?

Trong một cuộc kiểm tra thuế của IRS, hãy nói với nhân viên kiểm tra thứ gì còn thiếu và vì sao, rồi chứng minh khoản đó bằng cách khác. Điều gì có thể thay thế phụ thuộc vào từng khoản:

• Thiếu séc đã thanh toán: sao kê tài khoản có thể chứng minh việc thanh toán nếu có số séc, số tiền, người nhận và ngày ghi sổ, nhưng chỉ có bằng chứng thanh toán thì chưa đủ để xác lập khoản khấu trừ (IRS: Publication 583).
• Hồ sơ mất ngoài khả năng kiểm soát của bạn: nhân viên kiểm tra có thể chấp nhận hồ sơ dựng lại và kiểm tra xem các khoản có thông thường và cần thiết hay không (IRS: IRM 4.10.3). Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, hỏa hoạn, lũ lụt và các thiên tai tương tự đủ điều kiện để dựng lại hồ sơ (IRS: Publication 463).
• Nhật ký số dặm hoặc đi lại không đầy đủ: lời khai của chính bạn kèm chi tiết cụ thể, cùng các bằng chứng khác như hóa đơn giao hàng; hồ sơ lập ngay lúc đó có giá trị hơn hồ sơ lập về sau (IRS: Publication 463). Xem dựng lại nhật ký số dặm.
• Sổ sách lập sau cuối năm từ sao kê ngân hàng: việc lập trễ tự nó không cho phép nhân viên kiểm tra dựng lại thu nhập bằng phương pháp gián tiếp; tiêu chí là có dấu hiệu hợp lý cho thấy có thu nhập chưa khai hay không (IRS: IRM 4.10.4).

Khi sổ sách bị thiếu hoặc không đầy đủ, nhân viên kiểm tra có thể dựng lại thu nhập từ tiền gửi ngân hàng và có thể gửi thông báo hồ sơ không đầy đủ yêu cầu bạn sửa cách lưu giữ hồ sơ (IRS: IRM 4.10.3). Hãy ghi rõ mọi thứ bạn dựng lại là hồ sơ dựng lại, kèm ngày bạn lập. Không bao giờ sửa hay ghi lùi ngày một chứng từ. Xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất, dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và, cho các năm bị kiểm tra, bắt kịp sổ sách bị trễ.

Tôi có cần luật sư thuế, CPA hay enrolled agent không, và Form 2848 dùng để làm gì?

Không có quy định nào bắt buộc phải có người đại diện trong cuộc kiểm tra thuế: bạn có thể tự làm việc, nhờ người đại diện, hoặc nhờ người đi cùng (IRS: Publication 556). Hãy cân nhắc nhờ người đại diện khi có bất kỳ trường hợp nào trong danh sách ở phần đầu.

Luật sư, CPA hoặc enrolled agent (EA) được đại diện cho bạn trước mọi văn phòng IRS và được ký các văn bản miễn trừ, đồng ý kéo dài thời hạn ấn định thuế, và thỏa thuận kết thúc vụ việc (IRS: Publication 947). Người chuẩn bị thuế không thuộc các nhóm này chỉ được nói thay bạn trong cuộc kiểm tra một tờ khai do chính họ chuẩn bị và ký, chỉ khi có mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN) hợp lệ và hồ sơ Annual Filing Season Program cho cả năm họ ký tờ khai lẫn từng năm họ đại diện, và không bao giờ được đại diện trước bộ phận Appeals của IRS; họ không được ký văn bản miễn trừ hay thỏa thuận kéo dài thời hạn ấn định thuế (IRS: Hướng dẫn điền Form 2848). Nhân viên ghi sổ không chuẩn bị và ký tờ khai nhìn chung không thể đại diện cho bạn; Form 8821 chỉ cho phép người khác nhận thông tin thuế của bạn chứ không cho phép nói thay bạn (IRS: Publication 947). Nếu nhân viên kiểm tra nêu vấn đề gian lận hoặc bạn lo có rủi ro hình sự, hãy hỏi luật sư thuế về quyền của bạn trước khi chia sẻ hồ sơ: quyền bảo mật của IRS đối với các trao đổi với người hành nghề được liên bang cho phép, gồm CPA và EA, chỉ áp dụng cho các vấn đề thuế không mang tính hình sự (IRS: Publication 556). Form 2848 có thể nêu tên nhiều người đại diện, nên một kế toán viên nắm sổ sách và một luật sư có thể cùng được nêu tên; chỉ hai người được nhận bản sao thông báo của IRS (IRS: Hướng dẫn điền Form 2848).

Form 2848 là giấy ủy quyền bằng văn bản. Giấy này cho phép người được nêu tên nhận thông tin thuế bảo mật của bạn và thay bạn làm việc về những vấn đề, biểu mẫu và năm mà bạn liệt kê, kể cả ký thỏa thuận và văn bản đồng ý. Giấy này không cho phép họ lĩnh séc của IRS và không miễn cho bạn các nghĩa vụ thuế (IRS: Hướng dẫn điền Form 2848).

• Line 2 ghi tên cá nhân, không phải tên công ty. Line 3 phải nêu vấn đề, biểu mẫu và các năm; "All years" sẽ bị từ chối.
• Chủ doanh nghiệp một chủ ghi cả số An sinh Xã hội và EIN để bao gồm thuế lao động của doanh nghiệp. Cán bộ điều hành có thẩm quyền ràng buộc công ty sẽ ký thay công ty. Với S corporation, hãy ghi "Income including pass-through items", cùng biểu mẫu và năm.
• Với tờ khai chung, mỗi người vợ/chồng ký một Form 2848 riêng (IRS: Hướng dẫn điền Form 2848).
• Hợp danh thuộc quy tắc kiểm tra tập trung (hợp danh, chứ không phải từng thành viên hợp danh, làm việc với IRS) phải nêu tên người đại diện hợp danh (partnership representative), tức người hành động thay hợp danh, trên tờ khai của mình; Form 2848 không làm được việc này. Sau đó người đại diện hợp danh ký Form 2848 cho hợp danh, với vấn đề "Centralized Partnership Audit Regime (BBA)", Form 1065 và năm, để luật sư, CPA hoặc enrolled agent có thể làm việc thay (IRS: Hướng dẫn điền Form 2848).
• Người đại diện chỉ có thể tham dự mà không có bạn khi có ủy quyền bằng văn bản; ô người được ủy quyền (third-party designee) trên tờ khai không thay thế Form 2848 (IRS: Publication 556).

Nếu bạn nói rõ trong buổi phỏng vấn rằng bạn muốn tham khảo luật sư, CPA hoặc EA, IRS phải tạm dừng buổi phỏng vấn, và Internal Revenue Manual của IRS yêu cầu nhân viên kiểm tra cho phép ít nhất 10 ngày làm việc. Quy định này không áp dụng cho buổi phỏng vấn mà IRS bắt đầu bằng lệnh triệu tập hành chính (administrative summons) (US Code: 26 USC 7521; IRS: IRM 4.10.3). Nếu người đại diện của bạn có Form 2848 đã ký và đi phỏng vấn thay bạn, IRS không thể buộc bạn phải đến trừ khi IRS ban hành lệnh triệu tập hành chính gửi cho bạn (US Code: 26 USC 7521).

Phòng tư vấn thuế cho người có thu nhập thấp (low-income taxpayer clinic) có thể giúp miễn phí hoặc với phí nhỏ (IRS: Topic 654).

IRS có thể kiểm tra thuế ngược về bao nhiêu năm trước?

Nhìn chung IRS có ba năm để ấn định thêm thuế, và một số tình huống làm thời hạn này dài hơn (IRS: Thời hạn IRS được ấn định thuế). Bảng dưới đây dành cho các tờ khai không thuộc quy tắc kiểm tra hợp danh tập trung. Hợp danh thuộc quy tắc này có thời hạn riêng (US Code: 26 USC 6235), và thời hạn đó có thể bị kéo dài bởi hồ sơ điều chỉnh nộp sau (administrative adjustment request) hoặc các bước kiểm tra sau này; xem IRS kiểm tra tờ khai hợp danh của quỹ đầu tư.

Với doanh nghiệp, "tổng thu nhập" trong phép thử này nghĩa là tổng doanh thu bán hàng hoặc dịch vụ trước khi trừ giá vốn của các khoản bán đó (US Code: 26 USC 6501(e)). IRS cho biết họ có thể thêm năm nếu thấy sai sót đáng kể và thường không đi ngược quá sáu năm (IRS: Kiểm tra thuế của IRS).

Bạn không bắt buộc phải đồng ý kéo dài thời hạn. Bạn có thể từ chối, hoặc giới hạn việc kéo dài ở một số vấn đề hay một khoảng thời gian nhất định (US Code: 26 USC 6501); IRS cho biết nếu bạn từ chối, nhân viên kiểm tra sẽ đưa ra kết luận dựa trên thông tin đã có (IRS: Kiểm tra thuế của IRS). Người đại diện có thẩm quyền phù hợp có thể ký thỏa thuận kéo dài thay bạn (IRS: Publication 947).

Cuộc kiểm tra thuế kết thúc thế nào, và nếu tôi không đồng ý thì sao?

Một cuộc kiểm tra thuế kết thúc với không thay đổi, các thay đổi được đồng thuận, hoặc các thay đổi bạn không đồng ý (IRS: Kiểm tra thuế của IRS). Nếu đồng ý, bạn ký báo cáo kiểm tra hoặc mẫu thỏa thuận và nộp khoản thuế phụ thu còn nợ; tiền lãi trên khoản thuế phụ thu nhìn chung được tính từ hạn nộp tờ khai, không tính gia hạn, đến ngày bạn thanh toán (IRS: Publication 556). Chỉ ký sau khi bạn đã hiểu từng thay đổi.

Nếu không đồng ý, con đường này có các bước và thời hạn cố định (IRS: Publication 556; US Code: 26 USC 7463):

Bảng trên là lộ trình cho các thay đổi về thuế thu nhập trên tờ khai. Nếu cuộc kiểm tra thuế đặt câu hỏi người lao động là nhân viên hay nhà thầu, IRS gửi Notice of Determination, với 90 ngày để nộp đơn lên Tax Court (150 ngày nếu thư gửi đến địa chỉ ngoài Hoa Kỳ), và bạn không cần nộp tiền trước (IRS: Publication 556). Hợp danh thuộc quy tắc kiểm tra tập trung kết thúc bằng một thông báo khác và có các thời hạn cố định riêng; xem IRS kiểm tra tờ khai hợp danh của quỹ đầu tư.

Nếu IRS đã ấn định thuế vì bạn bỏ lỡ cuộc kiểm tra, hoặc bạn có thêm tài liệu mới, bạn có thể xin xem xét lại kết quả kiểm tra (audit reconsideration) khi thuế chưa được nộp; nếu bạn đã nộp, cần làm yêu cầu hoàn thuế chính thức thay thế (IRS: Publication 3598). Để sửa một tờ khai mà cuộc kiểm tra cho thấy là sai, xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Ngoài thuế, cuộc kiểm tra thuế còn có thể tốn thêm gì?

Tiền lãi và tiền phạt có thể cộng thêm vào số thuế. Tiền lãi được tính trên thuế chưa nộp, tiền phạt và tiền lãi, ghép lãi hằng ngày. Lãi suất đặt lại mỗi quý; mức là 7% khi trang này được kiểm tra, và các khoản nộp thiếu lớn của công ty chịu lãi suất cao hơn (IRS: Lãi suất hằng quý). IRS giảm tiền lãi khi khoản thuế hoặc tiền phạt phát sinh lãi được giảm, hoặc khi chính lỗi hoặc sự chậm trễ không hợp lý của IRS gây ra lãi (IRS: Tiền lãi). Với tờ khai thuế thu nhập của cá nhân nộp đúng hạn, kể cả Form 1040 của chủ doanh nghiệp một chủ, tiền lãi và một số khoản phạt cũng được tạm ngừng tính nếu IRS không gửi thông báo về khoản thuế phải nộp trong vòng 36 tháng kể từ ngày nộp tờ khai hoặc hạn gốc, tùy ngày nào muộn hơn. Quy tắc này không áp dụng cho tờ khai của chính công ty hay hợp danh, và các trường hợp ngoại lệ gồm phạt nộp trễ, phạt thanh toán trễ và gian lận (US Code: 26 USC 6404(g); IRS: Publication 556).

IRS đưa ra hai ví dụ có thể cho thấy sự cẩu thả: bỏ sót thu nhập có trên tờ khai thông tin như Form 1099, và yêu cầu khoản khấu trừ trông quá tốt để là thật mà không kiểm tra. IRS có thể bỏ hoặc giảm một số khoản phạt nếu bạn hành động thiện chí và chứng minh được lý do chính đáng (IRS: Phạt liên quan đến sai sót).

Nếu bạn dự kiến sẽ phải nộp thêm, bạn có thể ngừng tính lãi trên một khoản bằng cách gửi tiền trước khi cuộc kiểm tra kết thúc; lãi vẫn tiếp tục chạy trên số lãi đã phát sinh trừ khi khoản đó cũng được nộp. Bạn có thể gửi dưới dạng thanh toán hoặc dưới dạng khoản ký gửi (deposit), mà bạn có thể yêu cầu hoàn lại bằng văn bản (US Code: 26 USC 6603; IRS: Publication 556). Lựa chọn này quan trọng: nếu bạn gửi ít nhất toàn bộ số tiền được đề xuất và không yêu cầu bằng văn bản coi đó là khoản ký gửi, IRS sẽ không gửi thông báo thiếu thuế, và bạn không thể khởi kiện lên Tax Court. Vì một khoản thanh toán có thể đóng con đường Tax Court, hãy hỏi nhân viên kiểm tra, hoặc người đại diện nếu bạn có, tiền sẽ được xử lý ra sao trước khi gửi. Yêu cầu hoàn thuế cho khoản thuế đã nộp là một con đường riêng (IRS: Publication 556).

Tiểu bang có thể tiếp theo: IRS có thể chia sẻ kết quả kiểm tra với cơ quan thuế tiểu bang (US Code: 26 USC 6103(d)), và thời hạn của tiểu bang để báo cáo thay đổi liên bang khác nhau. Kiểm tra thuế bán hàng của tiểu bang là một việc riêng; xem kiểm tra thuế bán hàng.

Kiểm tra thuế hợp danh hoặc S corporation có khác với chủ doanh nghiệp một chủ không?

Có. Trong một cuộc kiểm tra thuế của IRS, ai là người trả lời và tờ khai của ai thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp.

Internal Revenue Manual của IRS yêu cầu nhân viên kiểm tra xem xét tờ khai của các chủ sở hữu quan trọng và mở các tờ khai đó khi thu nhập kinh doanh không được khai hoặc, chẳng hạn, doanh nghiệp đã khấu trừ chi phí cá nhân (IRS: IRM 4.10.4). Thù lao cho cán bộ điều hành là câu hỏi thường gặp với S corporation: cổ đông kiêm nhân viên phải được trả mức lương hợp lý cho công việc trước khi nhận khoản phân phối, và IRS có thể phân loại lại khoản phân phối thành tiền lương (IRS: Thù lao của S corporation). Thế nào là hợp lý được nêu trong lương của chủ sở hữu S corporation. Với quỹ đầu tư hoặc hợp danh có nhiều nhà đầu tư, xem IRS kiểm tra tờ khai hợp danh của quỹ đầu tư.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Kiểm tra qua thư với một thợ ống nước

Một thợ ống nước có US$180.000 doanh thu trên Schedule C nhận thư kiểm tra qua thư về chi phí xe và vật tư, với 30 ngày để phản hồi. Nhật ký số dặm của anh có chỗ trống, nên anh fax yêu cầu bằng văn bản xin thêm thời gian trước ngày ghi trên thư. Anh sắp xếp bản sao sao kê thẻ, hóa đơn nhà cung cấp và nhật ký theo năm và loại, thêm bảng tóm tắt một trang, rồi gửi theo cách ghi trên thư và giữ bằng chứng đã giao. Với các chỗ trống, anh bổ sung hóa đơn công việc cho thấy chiếc xe tải đã đi đâu, kèm lời khai có chữ ký về cách nhật ký được ghi.

Một S corporation và buổi gặp tại văn phòng

Một S corporation có US$600.000 doanh thu bị hỏi về thù lao cán bộ điều hành và các khoản phân phối, và nhân viên kiểm tra muốn gặp tại văn phòng của kế toán viên. Trước buổi gặp, chủ sở hữu, với tư cách cán bộ điều hành của công ty, ký Form 2848 cho công ty, nêu "Income including pass-through items", Form 1120-S và năm. Nếu các tờ khai tiền lương cũng đang bị kiểm tra, line 3 cũng phải liệt kê chúng, mỗi tờ kèm biểu mẫu và kỳ thuế. Nếu Form 1040 của chính bà cũng bị mở, tờ khai đó cần một Form 2848 riêng. Nhân viên kiểm tra hỏi bà làm công việc gì và so sánh tiền lương của bà với các khoản phân phối. Nếu tiền lương có vẻ thấp so với công việc đó, IRS có thể coi một phần các khoản phân phối là tiền lương, dẫn đến thuế lương và thay đổi trên K-1 của bà.

Tiền gửi của một tiệm bánh

Một LLC tiệm bánh khai trên Schedule C ghi US$250.000 doanh thu, và hai tài khoản ngân hàng cho thấy US$270.000 tiền gửi vào. Nhân viên kiểm tra loại bỏ những khoản không phải doanh thu: khoản vay US$12.000, có giấy tờ vay chứng minh, và khoản chuyển US$5.000 từ tiền tiết kiệm của chủ sở hữu, có cả hai bản sao kê chứng minh. Còn lại US$3.000 tiền gửi vượt doanh thu đã khai: thu nhập có khả năng chưa khai trừ khi chủ sở hữu chứng minh được đó là khoản gì. Nếu đó là doanh thu mà sổ sách bỏ sót, nó được cộng vào thu nhập; nếu không phải doanh thu, chỉ hồ sơ mới chứng minh được điều đó. Vì tiệm bánh còn thu tiền mặt không bao giờ gửi vào ngân hàng, nhân viên kiểm tra có thể thử doanh thu bằng cách khác, chẳng hạn tỷ lệ lãi gộp trên các khoản mua bột và vật tư. Một bản đối chiếu tiền gửi một trang cho mỗi năm xếp mọi khoản tiền gửi vào một trong các nhóm đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Cuộc kiểm tra bao gồm nhiều năm, hoặc những năm bạn chưa nộp tờ khai: thời hạn không có giới hạn khi chưa nộp tờ khai. Xem bắt kịp các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp và nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi bạn phản hồi.
• Tiền gửi ngân hàng cao hơn doanh thu đã khai, sổ sách không khớp với ngân hàng, hoặc thiếu hồ sơ: hãy dựng lại các năm bị kiểm tra với bắt kịp sổ sách bị trễ, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán và hỗ trợ thuế công ty để quyết định gửi gì và có xin thêm thời gian hay không.
• Tờ khai hợp danh hoặc S corporation có liên quan đến các chủ sở hữu: hợp danh thuộc quy tắc tập trung nhìn chung tự nộp thuế trừ khi chuyển các điều chỉnh sang thành viên, và tờ khai của các chủ sở hữu cũng có thể bị mở, nên hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty để phối hợp giữa pháp nhân và các chủ sở hữu. Với quỹ đầu tư, xem IRS kiểm tra tờ khai hợp danh của quỹ đầu tư.
• Nhân viên kiểm tra yêu cầu phỏng vấn, kiểm tra thêm năm hoặc chữ ký của bạn cho việc kéo dài thời hạn: bạn không bắt buộc phải đồng ý kéo dài, và luật sư, CPA hoặc enrolled agent có Form 2848 có thể ký thay bạn. Hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi đồng ý bất cứ điều gì.
• Chủ sở hữu sống ở nước ngoài, công ty thuộc sở hữu nước ngoài hoặc có tài khoản ở quốc gia khác: thiếu các biểu mẫu quốc tế có thể khiến các năm vẫn còn mở. Xem nộp tờ khai công ty từ nước ngoài và FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài, và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Tiền lương hoặc khoản trả cho nhà thầu nằm trong danh sách: người có nghĩa vụ thu và nộp thuế đã khấu trừ nhưng cố ý không nộp có thể bị ấn định khoản thuế đó với tư cách cá nhân (US Code: 26 USC 6672), và section 530 relief có thể chấm dứt trách nhiệm thuế lao động của doanh nghiệp đối với những người lao động mà doanh nghiệp đã coi là nhà thầu nếu đáp ứng ba yêu cầu (IRS: Section 530 relief). Xem nhà thầu có thể là nhân viên và nợ thuế lương. Nếu một revenue officer đang hỏi về thuế lương chưa nộp, xem phạt trách nhiệm quỹ ủy thác (trust fund recovery penalty) để biết thời hạn.
• Bạn nhận được thông báo thiếu thuế: hạn nộp đơn lên Tax Court không thể gia hạn, nên hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty từ sớm trước hạn đó.
• Thư không phải là kiểm tra thuế, hoặc cuộc kiểm tra để lại một khoản phạt, một tờ khai sai hoặc một khoản còn nợ: xem thông báo của IRS có ý nghĩa gì, phạt nộp trễ và thanh toán trễ, sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp và kế hoạch trả góp của IRS cho nợ thuế doanh nghiệp.
• Một đặc vụ (special agent) liên hệ với bạn, hoặc nhân viên kiểm tra nêu vấn đề gian lận: đặc vụ điều tra các tội phạm về thuế (IRS: Cách nhận biết thư thật của IRS). Hãy hỏi luật sư thuế về quyền của bạn trước khi trả lời; xem phần về người đại diện ở trên.