Thu nhập 1099 chưa khai: chi phí Schedule C cho các năm trước

Tôi nhiều năm không nộp tờ khai: tôi có bị đánh thuế trên toàn bộ thu nhập 1099 không?

Bạn bị đánh thuế trên toàn bộ số tiền 1099 chỉ khi tờ khai đại diện cho năm đó bỏ qua chi phí của bạn. Form 1099 cho biết người trả đã trả bạn bao nhiêu trước khi trừ bất kỳ chi phí nào của bạn, và số tiền trên Form 1099-K được nêu mà không tính phí, hoàn tiền hay phí vận chuyển. Nếu bạn không nộp tờ khai, IRS có thể lập tờ khai thay thế (SFR, được lập từ các biểu mẫu thu nhập IRS đã nhận), và tờ khai đó có thể không tính các khoản khấu trừ mà bạn có quyền khai. Tờ khai do chính bạn nộp đưa doanh thu của bạn vào Schedule C dòng 1 và trừ các chi phí bạn chứng minh được, nên thuế được tính trên lợi nhuận ròng.

Hãy khai toàn bộ doanh thu kinh doanh, kể cả các khoản thanh toán không có biểu mẫu nào báo cáo: dù số tiền được báo cáo là bao nhiêu, thu nhập từ bán hàng hóa hoặc dịch vụ vẫn phải được khai. Tổng số trên 1099 là con số cần đối chiếu với hồ sơ của chính bạn, không phải lợi nhuận của bạn.

Trường hợp không còn đơn giản khi nhiều năm còn bỏ ngỏ, IRS đã đề xuất hoặc ấn định thuế trên tổng thu nhập, hoặc hồ sơ rất mỏng. Mỗi trường hợp phụ thuộc vào chứng từ, từng năm một, và đó là những trường hợp cần sự hỗ trợ của chuyên gia: hồ sơ của từng năm chứng minh được những chi phí nào, chứng từ được dựng ra sao, và thứ tự nộp các năm. Xem hỗ trợ thuế cá nhân, hoặc làm bù sổ sách nếu phải dựng lại hồ sơ trước. Hãy chuẩn bị:

• Bảng ghi thu nhập và tiền lương (wage and income transcript) của từng năm: bản sao của IRS về mọi Form 1099 và W-2 được báo cáo dưới mã số của bạn.
• Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ đã trả chi phí kinh doanh, kể cả tài khoản cá nhân.
• Hóa đơn, lịch sử đặt hàng và hồ sơ thanh toán từ các nhà cung cấp.
• Mục lịch, email và lịch sử chuyến đi cho thấy bạn đã lái xe đi đâu và vì sao, cùng hồ sơ bảo dưỡng xe.
• Hồ sơ tiền thuê nhà hoặc tiền trả nợ nhà, tiền điện nước và bảo hiểm của mọi năm bạn làm việc tại nhà.

Về những năm đến hạn nộp, tiền phạt và cách lấy bản sao 1099, xem bù lại các tờ khai chưa nộp.

Tôi có thể khai những chi phí kinh doanh nào trên Schedule C cho một năm đã qua?

Khoản chi phí thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh, và với phương pháp tiền mặt mà nhiều chủ doanh nghiệp một chủ không có hàng tồn kho dùng (thu nhập tính khi nhận, chi phí tính khi trả), được trả trong năm đó. Chi phí thông thường là chi phí phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn; chi phí cần thiết là chi phí hữu ích và phù hợp. Khoản chi vừa cá nhân vừa kinh doanh chỉ được tính phần dùng cho kinh doanh. Chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình, tiền phạt nộp cho cơ quan nhà nước và chi phí giải trí thường không được khấu trừ (Publication 334).

Thiết bị mua trong một năm đã qua: lựa chọn de minimis safe harbor, cho phép khấu trừ ngay các khoản mua nhỏ, được chọn trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, nên tờ khai nộp trễ nhiều năm có thể không đủ điều kiện, trong khi lựa chọn section 179 có thể thực hiện trên tờ khai gốc dù nộp đúng hạn hay không, và khấu hao bổ sung áp dụng trừ khi tờ khai nộp đúng hạn đã chọn không áp dụng. Xem các khoản mua nhỏ, gồm cả việc cần làm nếu đã bỏ lỡ lựa chọn.

Hàng hóa bạn bán lại là giá vốn hàng bán, không phải một dòng chi phí: xem hàng tồn kho khi không có hồ sơ. Tài xế có danh sách riêng trong khoản khấu trừ của tài xế chia sẻ chuyến đi và giao hàng.

Tôi có cần sổ sách kế toán của các năm trước không, hay có thể dựng lại chi phí từ sao kê ngân hàng?

Bạn cần một bản tổng hợp thu nhập và chi phí cho từng năm đã qua, kèm hồ sơ phía sau, và bạn có thể dựng nó ngay bây giờ từ sao kê ngân hàng và hồ sơ nhà cung cấp. Publication 583 nêu rằng sổ sách của bạn phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, và bạn phải lưu các chứng từ hỗ trợ. Hãy bắt đầu từ số tiền đã rời khỏi tài khoản của bạn, rồi đính kèm hồ sơ về những gì số tiền đó đã mua.

1. Tải sao kê của từng năm từ mọi tài khoản hoặc thẻ đã trả chi phí kinh doanh.
2. Liệt kê các khoản trả cho bên nhận kinh doanh, gắn cho mỗi khoản một hạng mục Schedule C, và ghép với hồ sơ về giao dịch mua: lịch sử tài khoản nhà cung cấp, email thanh toán, hóa đơn, báo cáo phí.
3. Chia các chi phí dùng chung theo tỷ lệ kinh doanh mà bạn giải thích được, và loại bỏ các khoản tính trùng. Một khoản trả bằng thẻ trên sao kê ngân hàng và các giao dịch trên sao kê thẻ là cùng một khoản tiền, chỉ tính một lần.
4. Cộng tổng từng hạng mục theo năm và viết một ghi chú ngắn về cách bạn dựng ra.

Khi không có séc đã thanh toán, một sao kê tài khoản rõ ràng có thể chứng minh khoản trả nếu có số tiền, bên nhận và ngày (và số séc nếu trả bằng séc), nhưng chứng từ thanh toán thôi chưa đủ để chứng minh khoản khấu trừ: hãy giữ hóa đơn hoặc phiếu bán hàng cho thấy bạn đã phát sinh chi phí. Về phương pháp sổ cái đầy đủ, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

IRS chấp nhận chứng từ nào khi biên lai đã mất?

Sao kê, hồ sơ nhà cung cấp và hóa đơn cho thấy số tiền, ngày, bên nhận và mục đích kinh doanh. Publication 583 nêu rằng chứng từ hỗ trợ cần cho thấy số tiền đã trả và đó là chi phí kinh doanh, đồng thời liệt kê séc đã thanh toán, sao kê tài khoản, phiếu thẻ và hóa đơn.

Hồ sơ lập vào thời điểm phát sinh có giá trị hơn lời khai lập sau. Hãy ghi ngày hôm nay và nguồn lên bất cứ thứ gì bạn dựng bây giờ, và không bao giờ ghi lùi ngày. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe hơi, bạn không được khấu trừ các khoản ước chừng hay ước tính.

Với các chi phí khác, các ấn phẩm của IRS được dẫn trên trang này không đặt ra quy tắc ước tính. Con số không có chứng từ phía sau là con số dễ bị bác bỏ nhất, và khoản khấu trừ không có chứng từ có thể dẫn đến tiền phạt do sai sót liên quan đến độ chính xác ở mức 20% khi số thuế nộp thiếu xuất phát từ cẩu thả hoặc khai thiếu thu nhập đáng kể (IRS). Xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất và các chi phí IRS thường nghi vấn.

Còn chi phí xe hơi và xe tải thì sao: mức dặm nào áp dụng cho từng năm đã qua?

Hãy dùng mức dặm tiêu chuẩn có hiệu lực vào lúc bạn lái xe. Với năm 2022, chia số dặm theo nửa năm.

Các mức này lấy từ bảng của IRS, bảng này cũng liệt kê các năm trước đó. Hãy nhân số dặm kinh doanh với mức của năm đó rồi cộng phí đậu xe và phí cầu đường ở dòng 9 (hướng dẫn Schedule C). Cách còn lại là chi phí thực tế: phần nhiên liệu, sửa chữa và bảo hiểm dùng cho kinh doanh, cộng khấu hao. Dùng mức dặm tiêu chuẩn cho một năm thì không được khấu trừ chi phí thực tế của năm đó.

Ba điểm cần tránh. Thứ nhất, xe thuộc sở hữu của bạn chỉ được dùng mức dặm tiêu chuẩn nếu đã chọn trong năm đầu tiên xe được dùng cho kinh doanh, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai của năm đó kể cả gia hạn. Các trang của IRS không nói điều này áp dụng thế nào khi năm kinh doanh đầu tiên chưa từng được nộp tờ khai, nên hãy chốt vấn đề này trước khi chọn. Thứ hai, xe thuê phải dùng mức dặm tiêu chuẩn cho toàn bộ thời gian thuê, kể cả gia hạn hợp đồng, nên không thể chọn từng năm. Thứ ba, lái xe giữa nhà và nơi làm việc cố định là đi làm hằng ngày (commuting), không được khấu trừ.

Với mỗi lần dùng cho kinh doanh, hồ sơ cần có ngày, điểm đến, mục đích và số dặm, cùng tổng số dặm trong năm (Publication 463, Table 5-1). Tờ khai cũng hỏi xe được đưa vào sử dụng khi nào, số dặm kinh doanh, đi làm hằng ngày và dặm khác, và bạn có bằng chứng bằng văn bản hay không (Schedule C, Part IV, hoặc Form 4562 nếu bạn nộp). Hãy dựng lại từ lịch, hóa đơn, lịch sử chuyến đi và hồ sơ bảo dưỡng: xem dựng lại nhật ký số dặm.

Tôi có thể khai văn phòng tại nhà cho những năm chưa nộp tờ khai không?

Có, nếu một phần nhà của bạn đáp ứng các điều kiện của năm đó. Phương pháp đơn giản hóa cần có tờ khai gốc nộp đúng hạn, nên với một năm đã qua hãy tính đến việc dùng Form 8829.

Không gian đó phải được dùng riêng biệt và thường xuyên làm nơi kinh doanh chính, hoặc nơi bạn gặp khách hàng trong hoạt động kinh doanh bình thường; Publication 587 còn liệt kê các trường hợp khác. Căn phòng mà gia đình cũng dùng nhìn chung không đạt điều kiện dùng riêng biệt. Khoản khấu trừ bị giới hạn ở thu nhập kinh doanh từ việc sử dụng đó sau khi trừ các chi phí kinh doanh không liên quan, nên không thể tạo ra khoản lỗ.

Phương pháp đơn giản hóa được chọn bằng cách dùng nó trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, và tờ khai nộp sau hạn (kể cả gia hạn) không được coi là nộp đúng hạn. Với một năm đã qua, hãy tính Form 8829 từ chi phí nhà ở của năm đó; việc có cách miễn xử lý cho lựa chọn nộp trễ nào hay không cần người chuẩn bị thuế xem xét trước khi nộp. Nếu bạn sở hữu căn nhà, khoản khấu hao đã được phép hoặc có thể được phép cho phần văn phòng không thể loại khỏi khoản lãi khi bán nhà. Về các điều kiện đầy đủ, xem văn phòng tại nhà: đơn giản hóa hay thực tế.

Tôi dùng biểu mẫu của năm nào, và có nộp riêng từng năm không?

Có, mỗi năm thuế là một tờ khai riêng, trên biểu mẫu của năm đó. Hãy dùng Form 1040, Schedule C và Schedule SE của năm đó, cùng hướng dẫn của năm đó, từ trang biểu mẫu các năm trước. Mỗi hoạt động kinh doanh có một Schedule C riêng cho năm (hướng dẫn Schedule C).

Hãy gửi tờ khai đến địa chỉ ghi trên bất kỳ thông báo nào của IRS; nếu không có, nộp theo cùng cách và đến cùng nơi như tờ khai nộp đúng hạn. Hệ thống e-file của IRS chấp nhận ba năm thuế gần nhất mà IRS đã mở, một khung thời gian dịch chuyển mỗi tháng 1; IRS nói với người nhận thông báo rằng tờ khai cũ hơn được nộp qua bưu điện. Năm được nêu trong thông báo có ngày phản hồi riêng, nên hãy đọc thông báo trước hết. Tờ khai tiểu bang theo quy tắc riêng; xem hướng dẫn bù lại tờ khai.

Lợi nhuận ròng và thuế tự kinh doanh thay đổi thế nào khi tính chi phí?

Thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh đều được tính từ lợi nhuận ròng, nên các chi phí có chứng từ có thể làm giảm cả hai. Mức giảm bao nhiêu tùy vào phần còn lại của tờ khai (thu nhập khác và tín thuế) và, với thuế tự kinh doanh, mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội của năm đó. Schedule C dòng 31 chuyển sang Schedule 1 cho thuế thu nhập và Schedule SE dòng 2.

Thuế tự kinh doanh là 15,3% (12,4% An sinh Xã hội cộng 2,9% Medicare) của lợi nhuận ròng nhân với 92,35%, và một nửa được khấu trừ; phần An sinh Xã hội dừng lại ở mức tiền lương chịu thuế hằng năm (Schedule SE). Thuế này áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400. Tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp trễ tiền thuế được tính trên số thuế chưa nộp, nên thuế thấp hơn nhìn chung nghĩa là tiền phạt thấp hơn, dù có thể áp dụng mức phạt tối thiểu cho nộp trễ tờ khai; mức phạt, mức tối thiểu và cách xin xóa phạt nằm trong bù lại các tờ khai chưa nộp.

Một điểm đánh đổi: Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) dùng Schedule SE để tính quyền lợi. SSA ghi nhận thu nhập tự kinh doanh kê khai trên tờ khai nộp trong vòng 3 năm, 3 tháng và 15 ngày sau năm thuế, nên với năm còn trong giới hạn đó, khai chi phí làm giảm cả khoản thu nhập được ghi nhận lẫn số thuế. Sau giới hạn, SSA chỉ có thể thay đổi hồ sơ để xóa hoặc giảm thu nhập, không thể tăng.

Tôi có bao lâu để yêu cầu hoàn thuế cho một năm cũ?

Để lấy lại tiền thuế đã khấu trừ, thuế tạm tính đã nộp hoặc các khoản tín thuế như tín thuế thu nhập lao động (earned income credit), hãy nộp tờ khai trong vòng 3 năm sau ngày 15 tháng 4 tiếp theo năm thuế (IRS). Các khoản nộp đó được coi là đã nộp vào hạn nộp tờ khai, nên tờ khai nộp muộn hơn nhìn chung không lấy lại được khoản nào, trừ khi gia hạn nộp tờ khai hoặc một ngoại lệ, như thiên tai hoặc phục vụ ở vùng chiến sự, cho thêm thời gian (IRS). Với thuế nộp bằng cách khác, hạn yêu cầu là ngày muộn hơn giữa 3 năm kể từ khi nộp tờ khai và 2 năm kể từ khi thanh toán, và khoản hoàn bị giới hạn ở số thuế đã nộp trong ba năm trước khi nộp tờ khai, cộng thời gian gia hạn nếu có (IRS). Lợi nhuận ròng thấp hơn có thể làm thay đổi các khoản tín thuế phụ thuộc vào thu nhập.

Chi phí không có hạn chót riêng: chúng là một phần của tờ khai năm đó. Nếu tờ khai cho thấy khoản nộp thừa, các giới hạn hoàn thuế nêu trên áp dụng. Nếu thuế đã được ấn định, IRS xem tờ khai của bạn là yêu cầu xem xét lại (phần kế tiếp). Với năm bạn chưa từng nộp tờ khai, IRS có thể ấn định thuế vào bất kỳ lúc nào; việc nộp tờ khai bắt đầu thời hạn ấn định thuế, thường là ba năm.

Nếu IRS đã lập tờ khai thay tôi, hoặc số tiền còn nợ trông rất lớn thì sao?

Tờ khai do chính bạn nộp có thể dùng các số liệu bạn chứng minh được; hãy chuẩn bị cho các câu hỏi ở những chỗ chứng từ mỏng.

• Thông báo thiếu thuế (CP3219N): bạn có 90 ngày (150 ngày nếu ở ngoài Hoa Kỳ) để khởi kiện lên Tax Court. Nộp tờ khai không kéo dài hạn này. Để phản đối mà không khởi kiện, hãy nộp tờ khai chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo.
• Thuế đã được ấn định trên tờ khai thay thế: IRS xử lý tờ khai gốc nộp sau đó như một yêu cầu xem xét lại. Nếu có nghi vấn về chi phí, IRS có thể kiểm tra chúng và dùng thủ tục thông báo theo luật để bác bỏ phần không có chứng từ. IRS từ chối tờ khai không có chữ ký vì không hợp lệ, nên hãy ký từng tờ khai.
• Form 1099 không khớp với số tiền bạn nhận: hãy so sánh hai bên. Nếu tổng Form 1099-NEC lớn hơn doanh thu bạn kê khai, hãy đính kèm bản giải trình sự chênh lệch. Hãy yêu cầu bên trả sửa biểu mẫu sai. Với thông báo IRS về số liệu không khớp, xem phản hồi thông báo CP2000.
• Số tiền còn nợ lớn: IRS nói hãy nộp mọi tờ khai đến hạn dù bạn có thể trả đủ hay không, và IRS nhìn chung điều chỉnh tài khoản của bạn theo số liệu đúng sau khi tờ khai của chính bạn được xử lý. Về các cách thanh toán, xem bù lại các tờ khai chưa nộp. Các khoản thuế tạm tính từ nay trở đi nằm trong thuế tạm tính hằng quý.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa, bằng đô la Mỹ. Thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh được đơn giản hóa.

Tài xế giao hàng, ba năm

Một tài xế nhận US$40.000 thu nhập 1099 mỗi năm trong ba năm chưa nộp tờ khai. Sao kê và lịch sử chuyến đi chứng minh 10.000 dặm kinh doanh mỗi năm cùng US$7.500 tiền điện thoại, vật tư và phí. Giả sử mức dặm tiêu chuẩn dùng được cho chiếc xe (xem các điểm cần tránh ở trên) và tài xế không có tiền lương, vốn sẽ dùng hết một phần mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội.

Với năm 2023, thuế tự kinh doanh giảm từ khoảng US$5.650 trên US$40.000 xuống khoảng US$3.670 trên US$25.950, trước thuế thu nhập. Mỗi năm được nộp trên biểu mẫu riêng của năm đó.

Người viết tự do không có biên lai

Một người viết có US$65.000 thu nhập 1099-NEC và một phòng trống dùng thường xuyên và chỉ để làm việc, nơi cô lập hóa đơn và viết phần lớn bài. Các dòng ngân hàng cho thấy US$9.000 tiền phần mềm, co-working và phần internet dùng cho kinh doanh, mỗi khoản khớp với một hồ sơ thanh toán của nhà cung cấp. Lợi nhuận ròng trước khi tính văn phòng tại nhà là US$56.000. Vì năm đó nộp trễ, phương pháp đơn giản hóa không dùng được, nên cô thu thập tiền thuê nhà và tiền điện nước của năm đó để lập Form 8829.

Chuyên gia tư vấn bị ấn định thuế trên tổng thu nhập

IRS lập tờ khai thay thế trên US$90.000. Cô tự nộp tờ khai có chữ ký, cho thấy US$30.000 chi phí có chứng từ và lợi nhuận ròng US$60.000. IRS xử lý như một yêu cầu xem xét lại. Nếu IRS nghi vấn khoản US$30.000, IRS có thể kiểm tra tờ khai và yêu cầu chứng từ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhiều năm còn bỏ ngỏ, hoặc bạn không có biên lai và không có sổ sách: thứ tự các năm và chứng từ cho từng năm cần phán đoán chuyên môn. Hãy nhận hỗ trợ thuế cá nhân, và xem làm bù sổ sách nếu phải dựng lại hồ sơ trước.
• IRS đã lập tờ khai thay thế hoặc gửi thông báo: ngày trên thông báo là ngày quyết định. Hãy đọc bù lại các tờ khai chưa nộp và mang thông báo đến hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn đã bán lại hàng hóa: giá vốn hàng bán theo quy tắc riêng trong hàng tồn kho khi không có hồ sơ.
• Bạn lái xe cho một nền tảng: xem khoản khấu trừ của tài xế chia sẻ chuyến đi và giao hàng.
• IRS gửi thông báo số liệu không khớp (CP2000): xem phản hồi thông báo CP2000.
• LLC nhiều thành viên, hợp danh hoặc công ty của bạn cũng bỏ lỡ tờ khai: xem tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. LLC một chủ chưa chọn cách tính thuế như công ty kê khai trên Schedule C của chủ sở hữu.
• Bạn không phải người cư trú Hoa Kỳ trong một số năm đó, hoặc có tài khoản ở nước ngoài: biểu mẫu và các báo cáo bổ sung sẽ khác; xem tờ khai không cư trú cho thu nhập kinh doanh và bỏ sót khai báo nước ngoài.
• Bạn sống ở Canada trong những năm chưa nộp: xem tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ lỡ khi sống ở Canada.