Lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh và chủ doanh nghiệp một chủ

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) mong đợi doanh nghiệp một chủ lưu giữ hồ sơ như thế nào?

Người tự kinh doanh phải giữ sổ sách hoặc hồ sơ đủ để cho thấy tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, và luật nói chung không quy định định dạng bắt buộc (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Một bộ hồ sơ dùng được gồm hai phần: bảng tóm tắt các giao dịch (sổ nhật ký và sổ cái, hoặc phần mềm kế toán) và các chứng từ đứng sau từng bút toán.

Hãy giữ hóa đơn hoặc chứng từ cho mọi khoản tiền bạn nhận, dù có nhận được Form 1099 hay không; Publication 583 yêu cầu có chứng từ cho thấy số tiền và nguồn của tổng doanh thu của bạn.

Trường hợp không đơn giản khi tiền cá nhân và tiền kinh doanh dùng chung một tài khoản, khi đã có một năm biên lai trở lên chưa sắp xếp, khi người chuẩn bị thuế báo thêm phí để phân loại một hộp biên lai lộn xộn, hoặc khi IRS đã yêu cầu hồ sơ. Xem "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối trang.

Hãy thu thập trước: sao kê của mọi tài khoản và thẻ có liên quan đến doanh nghiệp, báo cáo của nền tảng thanh toán, mọi Form 1099 đã nhận, hóa đơn đã gửi, các biên lai và hóa đơn bạn đang có, ghi chú về số dặm hoặc chuyến đi, và tờ khai năm ngoái.

Cách lưu hồ sơ đơn giản nhất cho chủ doanh nghiệp một chủ là gì?

Hãy trả chi phí kinh doanh từ một tài khoản kinh doanh, giữ biên lai của mỗi tháng trong một thư mục, và đối chiếu sao kê mỗi tháng một lần. Cách này theo Publication 583, tài liệu khuyên doanh nghiệp mới mở một tài khoản thanh toán kinh doanh tách biệt với tiền cá nhân, ghi chi phí khi phát sinh, và đối chiếu tài khoản mỗi tháng. Tài liệu gọi ghi sổ đơn (single-entry bookkeeping, theo dõi thu nhập và chi phí qua các bản tóm tắt hằng ngày và hằng tháng) là cách dễ duy trì nhất và là điểm khởi đầu thực tế cho doanh nghiệp nhỏ, dù không phù hợp với mọi người (Publication 583). Người có nhiều hơn một doanh nghiệp nên giữ một bộ hồ sơ đầy đủ và riêng cho từng doanh nghiệp.

Về cách mở tài khoản, xem tài khoản ngân hàng kinh doanh cho chủ doanh nghiệp một chủ. Về cách chọn phần mềm, xem ứng dụng ghi sổ cho Schedule C.

Tôi có thể chỉ dựa vào kết nối ngân hàng tự động, hay vẫn cần biên lai?

Chỉ dựa vào giao dịch ngân hàng sẽ để lại khoảng trống. Kết nối tự động cho thấy tiền đã chuyển đi, và Publication 583 nêu rằng riêng bằng chứng đã thanh toán thì chưa đủ để có khoản khấu trừ. Tài liệu yêu cầu giữ các chứng từ như phiếu bán hàng thẻ tín dụng và hóa đơn để cho thấy bạn thực sự đã phát sinh chi phí (Publication 583). IRS nêu rằng người nộp thuế nói chung đáp ứng nghĩa vụ chứng minh bằng thông tin và biên lai, khi cần, cho các chi phí của mình (IRS: Nghĩa vụ chứng minh).

Một dòng kết nối tự động cho biết nhà cung cấp, ngày và số tiền. Dòng đó không cho biết đã mua gì hoặc có dành cho kinh doanh hay không: một khoản quẹt thẻ tại cửa hàng tạp hóa có thể là vật tư hoặc là mua sắm cá nhân. Với chi phí đi lại, quà tặng và việc dùng xe, các yếu tố bên dưới cũng phải được ghi lại.

Vì vậy hãy ghép mỗi dòng kết nối tự động với chứng từ của nó: hồ sơ bán hàng hoặc hóa đơn cho tiền vào, biên lai hoặc hóa đơn cho khoản mua, và hồ sơ tài khoản hoặc khoản vay cho tiền chuyển và tiền vay. Hãy thêm mục đích ở chỗ tên nhà cung cấp không giải thích được. "Đã phân loại" chỉ là nhãn trong phần mềm; "có chứng từ" nghĩa là có biên lai hoặc ghi chú đứng sau. Kết nối tự động cũng không phải là đối chiếu; xem kết nối ngân hàng tự động không phải là đối chiếu.

Nơi lưu sổ sách của bạn cũng là một loại hồ sơ. IRS nêu rằng giám định viên sẽ yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm kế toán trong phần lớn trường hợp người nộp thuế giữ sổ sách trong đó (IRS: hồ sơ phần mềm kế toán điện tử). Biên lai hợp lệ cho thấy những gì được nêu trong yêu cầu của IRS về biên lai.

Tôi nên ghi gì cho mỗi khoản chi phí?

Hãy ghi lại vài điều giống nhau cho mọi chi phí: bao nhiêu, khi nào, cái gì (và ở đâu), ai, và vì sao. Hầu hết lấy được từ biên lai; phần "vì sao" thường do bạn bổ sung.

Những chi phí có một phần là cá nhân, như hóa đơn điện thoại hoặc internet, cũng cần ghi phần dùng cho kinh doanh; xem chi phí dùng chung và tỷ lệ dùng cho kinh doanh.

Hãy ghi từng khoản vào hoặc gần thời điểm phát sinh. Publication 463 nêu rằng hồ sơ ghi vào lúc đó có giá trị hơn bản kê khai lập sau, khi trí nhớ đã kém, và nhật ký ghi hằng tuần được tính là kịp thời. Tài liệu cũng nêu rằng bạn không cần chép lại những gì biên lai đã thể hiện, miễn là hồ sơ và biên lai của bạn bổ sung cho nhau một cách có trật tự. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, nói chung cần một bản ghi bằng văn bản về mục đích kinh doanh, nhưng không cần khi mục đích đã rõ qua hoàn cảnh (Publication 463).

Chi phí nào cần hồ sơ bổ sung: xe, đi lại, quà tặng và bữa ăn?

Đi xa nhà, quà tặng và việc dùng xe cần nhiều hơn một biên lai. Bộ luật không cho khấu trừ chi phí đi lại, quà tặng hay tài sản thuộc diện liệt kê (listed property) như xe, trừ khi bạn chứng minh được bằng hồ sơ đầy đủ hoặc bằng bằng chứng đủ để xác nhận lời khai của bạn về số tiền, thời gian và địa điểm (hoặc ngày và mô tả), mục đích kinh doanh và mối quan hệ kinh doanh của người nhận (26 U.S.C. 274(d)). Publication 463 bổ sung rằng các khoản bạn chỉ tính xấp xỉ hay ước tính không được khấu trừ (Publication 463).

Nguồn: Publication 463 (chương 2 và 5), 26 U.S.C. 274 và 26 CFR 1.274-5(j)(2): mức tính theo số dặm thay cho hồ sơ chi phí thực tế, nhưng không bao giờ thay cho hồ sơ về số dặm kinh doanh, thời gian và mục đích. Để chọn giữa hai cách, xem mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế. Bữa ăn trong chuyến công tác được ghi cùng hồ sơ đi lại.

Nếu bạn khai chi phí xe, tờ khai sẽ hỏi về chiếc xe. Schedule C, Part IV (dùng khi doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp Form 4562) hỏi ngày xe được đưa vào sử dụng cho kinh doanh, số dặm kinh doanh, đi làm và số dặm khác, và bạn có bằng chứng để chứng minh khoản khấu trừ không và bằng chứng đó có bằng văn bản không (Schedule C; hướng dẫn). Publication 463 cho phép ghi một mục cho chuyến đi khứ hồi và, trong một số trường hợp, cho phép hồ sơ chỉ ghi một phần của năm; quy tắc đầy đủ về nhật ký nằm trong yêu cầu về nhật ký số dặm.

Tôi xử lý các khoản mua bằng tiền mặt và các món nhỏ như thế nào?

Hãy thanh toán từ tài khoản hoặc thẻ kinh doanh khi có thể, vì khi đó sao kê ghi lại khoản thanh toán. Khi trả bằng tiền mặt, hãy lấy biên lai. Publication 583 nêu rằng nếu bạn không lấy được biên lai cho khoản trả bằng tiền mặt, bạn nên ghi một lời giải thích đầy đủ trong hồ sơ vào lúc thanh toán. Tài liệu cũng nêu rằng nên tránh viết séc trả cho "cash", gắn phiếu chi tiền mặt vặt vào biên lai cho các khoản trả nhỏ bằng tiền mặt, và nếu buộc phải viết séc rút tiền mặt để trả một chi phí kinh doanh thì phải giữ biên lai của khoản trả đó (Publication 583).

Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, không bắt buộc có biên lai cho khoản chi dưới $75, trừ tiền thuê chỗ ở, hoặc cho khoản phí vận chuyển khi không dễ có biên lai. Số tiền, ngày, địa điểm và mục đích vẫn phải ghi vào nhật ký của bạn (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Mức tiền đó xuất phát từ các quy tắc này, nên đừng coi là quy tắc chung cho mọi chi phí. Hãy giữ biên lai của món nhỏ khi có thể; khi không có, hãy ghi một dòng với ngày, số tiền, nhà cung cấp và mục đích vào lúc thanh toán.

Tiền mặt bạn nhận là một vấn đề khác: xem hồ sơ doanh số của doanh nghiệp thu tiền mặt.

Tôi có thể giữ biên lai dưới dạng ảnh hoặc bản quét thay cho giấy không?

Có, nếu hệ thống điện tử đáp ứng các yêu cầu của IRS; một đống ảnh trong điện thoại không mặc nhiên là đủ (Publication 583). Điều gì đủ điều kiện, và khi nào được bỏ bản giấy, xem biên lai quét thay cho giấy.

Mỗi tháng và vào cuối năm tôi giao gì cho nhân viên ghi sổ?

Mỗi tháng hãy giao cùng một bộ hồ sơ nhỏ, rồi thêm vài thứ vào cuối năm. Mục tiêu là để nhân viên ghi sổ ghép được mọi dòng trên sao kê với một chứng từ hoặc một ghi chú mà không phải hỏi bạn.

Nguồn: Publication 583 và hướng dẫn Schedule C. Schedule C hỏi bạn có thực hiện khoản thanh toán nào đòi hỏi phải nộp Form 1099 hay không.

Nếu nhà thầu không cung cấp mã số thuế, bạn có thể phải khấu trừ từ các khoản thanh toán phải báo cáo, và có thể phải chịu số tiền lẽ ra phải khấu trừ (26 U.S.C. 3406; hướng dẫn dành cho bên yêu cầu Form W-9). Xem thu mã số thuế từ nhà thầu. Nếu bạn bán hàng hóa, hãy gửi thêm hồ sơ kho và những gì cần để xác định giá trị hàng tồn kho cuối năm; xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Vì sao nên gửi một đợt mỗi tháng thay vì 100 tấm ảnh vào cuối năm?

Một đống ảnh chưa dán nhãn vào cuối năm phải được sắp xếp, ghi ngày và ghép với các dòng sao kê trước khi bắt đầu ghi sổ, và mục đích của từng chi phí khi đó phụ thuộc vào trí nhớ. Một đợt hằng tháng giữ việc ghép nhỏ gọn và ghi chú gần với thời điểm xảy ra. Hãy chụp trọn từng biên lai và chụp phẳng ngay khi nhận, bỏ vào thư mục của tháng đó, và thêm ngay dòng mục đích.

Về việc ai phân loại và ai đi đòi biên lai, xem nhân viên ghi sổ cần gì từ bạn. Để so sánh việc tự ghi sổ với thuê người hỗ trợ, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Tôi phải giữ mọi thứ bao lâu?

Nói chung là cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai, thường là 3 năm sau khi bạn nộp (tờ khai nộp sớm được tính là nộp vào hạn nộp). Có những thời hạn dài hơn trong các trường hợp được liệt kê, chẳng hạn thu nhập bỏ sót khỏi tờ khai vượt 25% tổng thu nhập đã khai (với doanh nghiệp, tính trước giá vốn hàng bán), không nộp tờ khai hoặc tờ khai gian lận; còn hồ sơ về tài sản được giữ đến khi hết thời hạn của năm bạn thanh lý tài sản đó (IRS: Tôi nên giữ hồ sơ bao lâu; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). Hãy giữ cả bản sao các tờ khai đã nộp. Bảng đầy đủ có trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Một hộp biên lai chưa sắp xếp sẽ khiến tôi tốn kém gì về sau?

Biên lai chưa sắp xếp có thể làm bạn quên chi phí, mất những khoản khấu trừ không chứng minh được, và nếu hồ sơ cuối cùng không đầy đủ thì còn bị phạt.

• Chi phí bị quên. Publication 583 nêu rằng bạn có thể quên chi phí khi lập tờ khai nếu không ghi lại khi chúng phát sinh (Publication 583).
• Khoản khấu trừ không có chứng từ. Nghĩa vụ chứng minh thuộc về bạn: bạn phải chứng minh được một số yếu tố của chi phí thì mới được khấu trừ (IRS: Nghĩa vụ chứng minh).
• Tiền phạt. Quy định nêu rằng cẩu thả bao gồm việc không giữ sổ sách và hồ sơ đầy đủ hoặc không chứng minh đúng các khoản mục (26 CFR 1.6662-3). Tiền phạt liên quan đến độ chính xác là 20% của phần thuế nộp thiếu do cẩu thả (IRS: Tiền phạt liên quan đến độ chính xác). Có áp dụng hay không tùy vào các sự kiện, và IRS có thể xóa hoặc giảm một số khoản phạt nếu bạn có thiện chí và lý do chính đáng.
• Công sức phân loại. Người lập tờ khai phải phân loại trước. Nếu báo giá cho sổ sách hoặc tờ khai cao hơn vì hồ sơ chưa sắp xếp, hãy hỏi báo giá đó gồm những việc phân loại nào.

Để thấy toàn cảnh, xem tiền phạt vì không giữ hồ sơ kinh doanh. Nếu biên lai đã mất, xem mất biên lai chi phí kinh doanh.

Ví dụ

Tất cả số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ để minh họa.

Một nhiếp ảnh gia với một tài khoản và mỗi tháng một thư mục

Một nhiếp ảnh gia kiếm được US$60.000 và chi US$18.000. Toàn bộ tiền kinh doanh đi qua một tài khoản kinh doanh và một thẻ. Mỗi tháng nhiếp ảnh gia đối chiếu sao kê, ghép từng khoản chi với một biên lai và thêm một dòng mục đích, chẳng hạn "thẻ nhớ, buổi chụp đám cưới". Cuối năm, mỗi khoản trong US$18.000 chi phí đều có biên lai và ghi chú mục đích đứng sau, trong mười hai thư mục hằng tháng cùng mười hai sao kê đã đối chiếu.

Một nhà thầu trả một số công trình bằng thẻ cá nhân

Một nhà thầu trả một số chi phí công trình bằng thẻ cá nhân và số khác từ tài khoản kinh doanh, nên mỗi sao kê lẫn lộn cả hai và mọi dòng đều đặt ra câu hỏi "kinh doanh hay cá nhân?" Mở một tài khoản kinh doanh và trả mọi chi phí kinh doanh từ đó, bắt đầu từ tháng sau, để tài khoản tự phân loại từ lúc đó trở đi. Các tháng trước vẫn lẫn lộn và vẫn phải được phân loại.

Một người bán hàng với 200 biên lai rời vào tháng 12

Một người bán đến tháng 12 với 200 biên lai rời và một năm kết nối ngân hàng tự động cho thấy 600 giao dịch. Cả 600 giao dịch cần được xem lại và phân loại, mỗi giao dịch phải tìm được hồ sơ bán hàng, biên lai mua hàng hoặc hồ sơ chuyển tiền tương ứng, và 200 biên lai thì không theo thứ tự nào. Ghép hết trong một lần ngồi là dựa vào trí nhớ của cả năm. Cùng công việc đó làm hằng tháng chỉ khoảng 50 giao dịch mỗi lần, khi biên lai còn mới. Người chuẩn bị thuế phải phân loại 200 biên lai trước có thể báo thêm phí cho việc đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Đã có một năm biên lai và hoạt động ngân hàng trở lên chưa sắp xếp, tiền cá nhân và tiền kinh doanh bị trộn lẫn, hoặc người chuẩn bị thuế báo thêm phí để phân loại một hộp biên lai: nói chung mọi dòng phải được phân loại và ghép với sao kê trước khi sổ sách thể hiện rõ thu nhập và chi phí kinh doanh, và cần thiết lập thói quen hằng tháng để tờ khai tiếp theo bắt đầu từ sổ sách có tổ chức. Xem nộp bù sổ sách quá hạn, hoặc dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng nếu bạn chỉ có sao kê; xem thêm sửa tình trạng trộn lẫn tiền kinh doanh và tiền cá nhân và yếu tố quyết định chi phí ghi sổ nộp bù. Để làm việc phân loại, hãy dùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tờ khai của các năm trước chưa từng được nộp: xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp. Hồ sơ của nhiều năm phải được tập hợp trước khi có thể lập các tờ khai đó; hãy mang đến hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• IRS đã gửi thư hoặc mở cuộc kiểm tra: xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp và cuộc kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ. Hãy trả lời chậm nhất vào ngày in trên thư; các hồ sơ được yêu cầu phải được tìm và sắp xếp trước. Hãy mang chúng đến hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu chưa có thứ tự.
• Doanh nghiệp của bạn là công ty (kể cả LLC đã chọn bị đánh thuế như công ty), hoặc là LLC có nhiều thành viên hợp danh: trang này dành cho người nộp Schedule C; xem ghi sổ cho S corporation, sổ sách sau khi bầu chọn S corporation và tài khoản vốn của thành viên hợp danh.
• Bạn được khách hàng ở nước ngoài trả tiền hoặc trả chi phí bằng ngoại tệ: xem thu nhập từ khách hàng nước ngoài không có form thuế và chi phí trả bằng ngoại tệ.