Nộp thuế trễ khi không có sổ sách: dựng lại từ sao kê ngân hàng

Tôi không có hồ sơ gì, làm sao nộp bù thuế cho doanh nghiệp nhỏ?

IRS yêu cầu bạn nộp mọi tờ khai đã đến hạn, dù có trả được đủ thuế hay không, vì vậy hãy dựng số liệu từ hồ sơ do người khác giữ. Quy định liên bang yêu cầu phải có hồ sơ đủ để chứng minh tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế. Khi không có sổ sách, sao kê ngân hàng chính là sổ sách: IRS cho biết với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là nguồn chính để ghi vào sổ.

Việc dựng lại hồ sơ quan trọng vì tờ khai thay thế do IRS tự lập có thể không tính các khoản khấu trừ của bạn. Có chi phí được chứng minh thì tờ khai mới bắt đầu từ lợi nhuận thay vì từ tổng doanh thu (tổng tiền bán hàng trước khi trừ bất kỳ chi phí nào).

Trường hợp không đơn giản khi:

• có từ hai năm trở lên chưa nộp tờ khai, hoặc đã nhận thông báo của IRS hay tờ khai thay thế;
• tiền của khách hàng đi qua tài khoản cá nhân, ứng dụng thanh toán hoặc tiền mặt;
• doanh nghiệp có thu thuế bán hàng, có trả lương hoặc có nhiều hơn một chủ sở hữu;
• các khoản tiền vào ngân hàng, Form 1099 và trí nhớ của bạn về thu nhập không khớp nhau.

Nếu có bất kỳ điều nào ở trên, hãy nhờ người chuẩn bị thuế xem lại kế hoạch trước khi bạn lập sổ cái, vì thứ tự các năm và cách xử lý từng khoản tiền vào sẽ ảnh hưởng đến mọi tờ khai. Nên nộp những năm nào và theo thứ tự nào, xem nộp bù các tờ khai chưa nộp; LLC, hợp danh hoặc công ty thì bắt đầu từ các tờ khai kinh doanh chưa nộp.

Hãy thu thập trước: sao kê của mọi tài khoản trong mọi tháng, báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán, mọi Form 1099, transcript của IRS, các tờ khai năm trước, và giấy tờ vay nợ và giấy tờ pháp nhân.

Tôi cần thu thập gì trước, và lấy bản sao ở đâu?

Bắt đầu với mọi sao kê của mọi tài khoản có liên quan đến doanh nghiệp, rồi bổ sung hồ sơ của bên thứ ba để xác nhận những gì sao kê không cho thấy.

Trang transcript của IRS nêu rõ phạm vi. Transcript của tờ khai bao gồm năm thuế hiện tại và ba năm thuế trước. Transcript của tài khoản thuế và transcript thu nhập và tiền lương lùi được chín năm thuế trước trong tài khoản trực tuyến của bạn tại IRS. Transcript không phải là bản photocopy: muốn có bản sao tờ khai cũ thì phải dùng Form 4506. Thư xác nhận chưa nộp tờ khai (verification of non-filing letter) cho biết IRS không có hồ sơ về một tờ khai thuộc nhóm Form 1040 đã được xử lý; thư này không cho biết bạn có bắt buộc phải nộp hay không. Thư có cho ba năm thuế gần nhất, còn các năm cũ hơn thì cần Form 4506-T.

Làm sao biết danh sách các Form 1099 đã gửi cho tôi hoặc cho EIN của tôi?

Hãy yêu cầu transcript thu nhập và tiền lương theo SSN hoặc ITIN của bạn, rồi hỏi các bên trả tiền và nền tảng về những gì đã nộp theo EIN. Transcript thu nhập và tiền lương liệt kê các Form W-2, 1098, 1099 và 5498 mà IRS nhận được, cho năm thuế hiện tại và chín năm thuế trước. Bạn yêu cầu trong tài khoản trực tuyến tại IRS hoặc bằng Form 4506-T, dòng 8; yêu cầu trực tuyến sẽ không được nếu có hơn khoảng 85 tài liệu, và Form 4506-T xử lý các trường hợp đó. Người đại diện đã có Form 2848 lưu hồ sơ có thể nhận và xem thông tin tài khoản của bạn.

Các form nộp theo EIN của doanh nghiệp là phần còn thiếu. Form 4506-T hướng dẫn chủ doanh nghiệp một chủ nộp Form 1040 kèm Schedule C điền SSN, và chỉ dùng EIN cho tờ khai của doanh nghiệp. Các trang của IRS nêu trên không mô tả transcript về những form nộp theo EIN của doanh nghiệp, nên hãy coi các form đó là thứ cần xin từ bên trả tiền. Số trên Form 1099-K có thể là EIN, và Form 4506-T cho biết hãy liên hệ bên trả tiền trước để xin bản sao Form 1099.

Nên tin danh sách này đến đâu:

• Danh sách có thể thiếu. Danh sách chỉ cho thấy các form đã nộp cho IRS, và những form đó có thể không phản ánh hết các form đã phát hành cho bạn. Nhiều bên trả tiền chỉ nộp khi vượt ngưỡng: ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại khi vượt $20.000 và có hơn 200 giao dịch, dù IRS cho biết bạn vẫn có thể nhận form khi thấp hơn mức đó; đơn vị xử lý thẻ thì nộp ở mọi mức (IRS); còn Form 1099-NEC có ngưỡng $600 đến hết năm 2025 (IRS, hướng dẫn năm 2025) và $2.000 từ đó về sau (IRS).
• Thiếu form không có nghĩa là thiếu thu nhập. Bạn phải khai mọi khoản thu nhập kinh doanh, kể cả thu nhập không có trên Form 1099.
• Danh sách có thể sai. Một form có thể chứa khoản thanh toán cá nhân, khoản trùng lặp hoặc tiền của người khác. Xem phần đối chiếu bên dưới.

Làm sao dựng lại thu nhập và chi phí từ sao kê ngân hàng?

Làm từng tài khoản, từng tháng, từng năm một, gắn nhãn cho mọi dòng, và chứng minh tổng của mỗi tháng khớp. Giám định viên của IRS khi đọc hồ sơ ngân hàng cũng làm gần như vậy. Internal Revenue Manual, tài liệu hướng dẫn nội bộ của IRS dành cho giám định viên, mô tả một phân tích tài khoản ngân hàng: cộng tổng các khoản tiền vào, loại các khoản chuyển tiền và các khoản không chịu thuế, rồi coi phần còn lại là các khoản tiền gửi chịu thuế.

1. Kiểm tra bộ sao kê đã đủ chưa. Xếp sao kê của từng tài khoản theo thứ tự ngày. Số dư đầu kỳ phải bằng số dư cuối kỳ trước; nếu lệch, thường là thiếu một bản sao kê. Khoản chuyển đến hoặc đi từ một tài khoản bạn chưa liệt kê cho thấy còn một tài khoản khác cần xin sao kê.
2. Bắt đầu từ năm cũ nhất chưa nộp tờ khai và chuyển số dư cuối kỳ của mỗi năm sang năm kế tiếp.
3. Gắn nhãn cho mọi dòng. Tiền vào là tiền của khách hàng hoặc là một khoản khác (xem phần kế tiếp). Tiền ra là chi phí kinh doanh hoặc không phải. Danh sách các khoản chi không thuộc kinh doanh trong manual gồm chi phí sinh hoạt cá nhân, mua tài sản vốn, chuyển tiền giữa các tài khoản và trả nợ phải trả. Việc mua tài sản được theo dõi riêng vì phải theo quy tắc khấu hao; một số vẫn có thể khấu trừ toàn bộ, nhưng de minimis safe harbor (quy tắc cho phép khấu trừ ngay các khoản mua giá trị nhỏ) phải được chọn trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, nên tờ khai nộp trễ nhiều năm có thể không đủ điều kiện, trong khi lựa chọn theo section 179 có thể đưa vào tờ khai gốc nộp trễ. Hãy liệt kê từng tài sản, giá mua và thời điểm đưa vào sử dụng để gửi người chuẩn bị thuế; xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp. Khoản trả nợ vay của doanh nghiệp được tách ra: phần tiền lãi có thể là chi phí kinh doanh, còn phần làm giảm số dư nợ thì không.
4. Cộng theo đúng các mục của tờ khai. Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ có sẵn các dòng thu nhập và chi phí; tờ khai của hợp danh và công ty có các dòng riêng. Một khoản thanh toán bằng thẻ chỉ tính một lần: sao kê thẻ liệt kê các khoản mua, còn dòng trên sao kê ngân hàng trả hóa đơn thẻ là khoản chuyển tiền.
5. Chứng minh từng tháng. Đối chiếu: số dư đầu kỳ, cộng tiền vào, trừ tiền ra, phải bằng số dư cuối kỳ.
6. Cắt đúng ngày cuối năm. Theo phương pháp kế toán tiền mặt mà nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng, thu nhập được tính khi nhận hoặc khi được sẵn sàng sử dụng không hạn chế, còn chi phí được tính khi trả. Tờ séc bạn nhận trong tuần cuối tháng 12 nhưng gửi vào ngân hàng tháng 1 nói chung thuộc về năm trước. Doanh nghiệp bán hàng hóa có thể phải áp dụng quy tắc hàng tồn kho và kế toán dồn tích; xem hàng tồn kho và giá vốn khi không có hồ sơ.

Tờ khai của hợp danh hoặc công ty cũng có thể đòi hỏi bảng cân đối kế toán cuối năm khớp với sổ sách (hướng dẫn Form 1065, hướng dẫn Form 1120), nên sổ cái của pháp nhân cũng phải có tài khoản và số dư của chủ sở hữu. Xem nộp bù sổ sách quá hạn để biết cách đối chiếu với tờ khai năm trước.

Mỗi năm nộp bù dùng các form và ngưỡng của chính năm đó. Hãy xác nhận phương pháp kế toán với người chuẩn bị thuế trước khi chốt năm đầu tiên.

Khoản tiền vào nào không phải thu nhập, và làm sao chứng minh?

Tiền khách hàng trả là thu nhập. Chuyển tiền nội bộ, tiền vay và một số khoản tiền chỉ đi qua tài khoản thì không. Manual nêu rằng bằng chứng về các khoản tiền gửi, sau khi điều chỉnh các khoản nhận không chịu thuế, là bằng chứng của doanh thu chịu thuế. Vì vậy mỗi khoản tiền vào không phải thu nhập đều cần có giấy tờ chứng minh.

Nếu thuế bán hàng đánh vào bạn với tư cách người bán, số tiền đã thu là một phần của tổng doanh thu; luật tiểu bang quyết định trường hợp nào áp dụng, còn thuế đến hạn nhưng chưa thu thì xem nộp bù thuế bán hàng chưa thu. Về tiền chủ sở hữu góp vào và rút ra, xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Hãy gắn nhãn cho mọi khoản tiền vào. Manual cho biết các khoản tiền vào không rõ nguồn có thể bị coi là thu nhập dựa trên quy mô, số tiền tròn, nguồn và ngày, nên nhóm "linh tinh" là điểm yếu.

Làm sao đối chiếu thu nhập tôi dựng lại với Form 1099-K và Form 1099-NEC?

Tổng doanh thu bạn dựng lại phải giải thích được từng form, nhưng không nhất thiết bằng tổng các form. Form cho thấy những gì bên trả tiền đã báo cáo; sao kê của bạn cho thấy những gì thực sự đã vào tài khoản.

• Form 1099-NEC. Các khoản được ghi đúng ở ô thù lao không phải nhân viên (box 1, hoặc box 1a trên form hiện hành) thuộc về tổng doanh thu. Hướng dẫn Schedule C yêu cầu đính kèm bản giải trình về chênh lệch nếu tổng ở box 1 vượt tổng doanh thu bạn khai.
• Không tính trùng. Các khoản thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng lưới thanh toán được báo cáo trên Form 1099-K, không phải trên Form 1099-NEC hay 1099-MISC. Hãy kiểm tra để một lần bán hàng không xuất hiện trên cả hai form. Cách khai khi cả hai form cùng báo cáo một khoản thanh toán có trong cùng một thu nhập trên hai form thuế.
• Form 1099-K. Box 1a là số gộp: số này chưa điều chỉnh cho phí, tín dụng, hoàn tiền, phí vận chuyển hay chiết khấu, nên khoản tiền vào ngân hàng thấp hơn. Một khoản thanh toán được báo cáo không mặc nhiên chịu thuế. Báo cáo cuối năm của nền tảng sẽ nối số gộp với số tiền chi trả.
• Form sai hoặc trùng. Với khoản thanh toán cá nhân, tiền của người khác hoặc form trùng lặp, hãy yêu cầu đơn vị phát hành sửa form; IRS không thể sửa, và bạn vẫn nộp tờ khai mà không cần chờ. Hãy kiểm tra tên và mã số của người nhận trên form có thuộc về tờ khai đang khai khoản thu nhập đó không: form đứng tên và mã số cá nhân của chủ sở hữu trong khi thu nhập khai trên Form 1065, 1120 hoặc 1120-S thì cần được sửa.

Nếu chênh lệch giữa doanh số và tiền chi trả vẫn chưa giải thích được, xem đối chiếu doanh số và khoản chi trả. Nếu sau này IRS gửi thông báo rằng tờ khai không khớp với một form, xem thông báo CP2000.

Doanh số tiền mặt chưa bao giờ vào ngân hàng thì sao?

Tiền mặt là thu nhập dù đã gửi vào ngân hàng hay chưa và dù có form hay không. IRS cho biết khoản nhận bằng tiền mặt phải được khai ngay cả khi không có Form 1099-K.

Hãy dựng lại tiền mặt từ hồ sơ lập vào thời điểm phát sinh: sổ biên lai, hóa đơn, báo cáo máy tính tiền hoặc điểm bán hàng, lịch hẹn và tờ khai thuế bán hàng. Hướng dẫn của IRS về dựng lại hồ sơ kinh doanh, viết cho trường hợp phục hồi sau thiên tai, nêu rằng tiền gửi ngân hàng cần sát với doanh số, và các tờ khai liên bang, tiểu bang và địa phương trước đó, kể cả báo cáo thuế bán hàng, cho thấy doanh số gộp của một kỳ.

Sau đó so các tổng này với tiền đã gửi vào ngân hàng. Chênh lệch là số tiền mặt đã chi tiêu hoặc đã giữ lại; hãy ghi rõ số tiền đó đã đi đâu. Phương pháp tiền gửi trong manual giả định tiền mặt dùng để chi tiêu đến từ nguồn chịu thuế trừ khi được giải trình, và đặt trách nhiệm chứng minh lên người nộp thuế. Manual cũng nêu rằng phương pháp tiền gửi không phù hợp với doanh nghiệp giữ nhiều tiền mặt mà không gửi, nên giám định viên có thể dùng các phương pháp khác dựa trên hoạt động của doanh nghiệp.

Một ước tính đứng vững hay không tùy vào cơ sở được ghi lại: hồ sơ đã dùng, kỳ tính và phép tính. Người chuẩn bị thuế thấy số liệu có vẻ không đúng, không nhất quán hoặc chưa đầy đủ phải hỏi thêm một cách hợp lý về các số liệu đó. Về hồ sơ hằng ngày từ nay trở đi, xem hồ sơ doanh số của doanh nghiệp thu tiền mặt.

Chi phí không có biên lai và chi tiêu cá nhân chung tài khoản thì sao?

Dòng trên sao kê ngân hàng hoặc thẻ cho biết trả cho ai, bao nhiêu và khi nào; lý do kinh doanh phải đến từ các hồ sơ khác. IRS cho biết tài liệu chứng minh nên nêu rõ người nhận tiền, số tiền, bằng chứng thanh toán, ngày và mô tả cho thấy đó là chi phí kinh doanh, và có thể cần kết hợp nhiều loại tài liệu. Hãy bổ sung lý do bằng hóa đơn của nhà cung cấp hoặc lịch sử tài khoản, email đặt hàng, hợp đồng, hoặc một ghi chú có ghi ngày mà bạn viết bây giờ và đánh dấu là viết bây giờ.

Publication 583 nêu rằng khi không lấy được biên lai cho khoản trả bằng tiền mặt, bạn phải ghi một lời giải thích đầy đủ trong hồ sơ tại thời điểm thanh toán, điều mà việc dựng lại hồ sơ cho các năm đã qua thường không làm được. Chi phí đi lại, quà tặng và xe cộ thì chặt chẽ hơn: Publication 463 nêu rằng bạn không được khấu trừ các khoản chỉ tính xấp xỉ hay ước tính, và cho phép dựng lại khi hồ sơ bị hủy hoại vì lý do ngoài tầm kiểm soát của bạn. Xem mất biên lai chi phí kinh doanh.

Chi tiêu cá nhân phải được gắn nhãn là cá nhân và loại khỏi chi phí. Publication 334 mô tả tài khoản rút tiền (drawing account) cho thu nhập kinh doanh được rút ra để trả chi phí cá nhân và gia đình. Món đồ dùng cho cả hai mục đích, chẳng hạn xe, chỉ được tính phần dùng cho kinh doanh. Nếu tiền cá nhân và tiền kinh doanh lẫn lộn suốt, xem sửa tình trạng trộn lẫn tiền kinh doanh và tiền cá nhân.

CPA có lập được tờ khai nộp bù từ sao kê ngân hàng của tôi không?

Có, khi hồ sơ dựng lại chứng minh được từng số liệu và các câu hỏi còn mở đã có lời đáp. Quy định của Bộ Tài chính Hoa Kỳ dành cho người hành nghề nêu rằng người chuẩn bị thuế nói chung có thể dựa vào thông tin của khách hàng một cách thiện chí mà không cần kiểm chứng. Người chuẩn bị thuế không được bỏ qua những gì thông tin đó hàm ý, và phải hỏi thêm một cách hợp lý nếu thông tin có vẻ sai, mâu thuẫn với một sự kiện quan trọng hoặc chưa đầy đủ. Hãy chuẩn bị trả lời các câu hỏi về khoản tiền vào gắn nhãn "linh tinh", tháng bị thiếu, hoặc các Form 1099 có tổng lớn hơn doanh thu đã ghi nhận.

Chỉ có sao kê ngân hàng thì chưa phải là sổ cái. Hãy đưa cho người chuẩn bị thuế:

• sao kê của mọi tài khoản và mọi tháng, kèm danh sách những tháng còn thiếu;
• sổ cái đã gắn nhãn, kèm ghi chú về từng quyết định mang tính phán đoán;
• mọi Form 1099, báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán và transcript của IRS;
• các tờ khai năm trước, danh sách tài sản, giấy tờ vay nợ và giấy tờ pháp nhân.

Các tờ khai dựa trên sổ cái, với sao kê làm nền đỡ phía sau. Mỗi pháp nhân nộp tờ khai nào và theo thứ tự nào, xem các tờ khai kinh doanh chưa nộp; chi phí Schedule C theo từng năm có trong chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp.

Điều gì xảy ra nếu tôi không nộp và IRS tự lập tờ khai thay tôi?

IRS có thể lập tờ khai thay thế theo section 6020(b), và tờ khai đó có thể không tính các khoản khấu trừ và miễn thuế mà bạn được hưởng. Quy định này áp dụng cho mọi tờ khai bắt buộc, không chỉ tờ khai cá nhân. Với tờ khai cá nhân, kể cả tờ khai có Schedule C, IRS sau đó gửi Notice of Deficiency (CP3219N, thư 90 ngày) đề xuất ấn định thuế. Nếu bạn không đồng ý với số liệu trong thư, hãy nộp tờ khai của chính bạn chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo; IRS cho biết bạn không thể xin gia hạn thời gian nộp. Đơn kiện lên Tax Court có thời hạn riêng: 90 ngày sau ngày thông báo được gửi đi (150 ngày nếu thông báo gửi cho người ở ngoài Hoa Kỳ), hoặc ngày cuối cùng ghi trên thông báo. Nộp tờ khai không làm kéo dài thời hạn đó. Nếu bạn không nộp tờ khai và cũng không kiện, IRS sẽ tiếp tục ấn định thuế. Nếu đã nhận được thông báo, hãy nhờ người chuẩn bị thuế đọc các ngày trong thông báo ngay; xem nộp bù các tờ khai chưa nộp.

Tờ khai trễ của hợp danh hoặc S corporation còn bị phạt hằng tháng, tính theo từng thành viên hợp danh hoặc cổ đông và áp dụng cho pháp nhân (section 6698, section 6699), còn tờ khai trễ của C corporation chịu khoản thuế cộng thêm theo section 6651. Tiền phạt và lý do chính đáng được nêu trong tiền phạt nộp trễ và trả trễ.

Tờ khai do IRS lập không làm bắt đầu thời hạn ấn định thuế, và với năm chưa nộp tờ khai nào, thuế có thể được ấn định bất cứ lúc nào. IRS cho biết hãy nộp tờ khai của chính bạn ngay cả sau khi IRS đã lập tờ khai thay thế, để bạn nhận được các khoản khấu trừ và tín thuế mà bạn được hưởng; IRS nói chung sẽ điều chỉnh tài khoản của bạn cho khớp. Để yêu cầu hoàn lại thuế đã khấu trừ hoặc thuế tạm tính của một năm, hãy nộp tờ khai của năm đó trong vòng ba năm kể từ hạn nộp của năm đó. Luật cộng thêm thời gian gia hạn nộp tờ khai nếu có, và các ngoại lệ có thể thay đổi mốc cuối, nên hãy nhờ người chuẩn bị thuế kiểm tra hạn hoàn thuế của từng năm. IRS cũng giữ lại khoản hoàn thuế khi còn tờ khai quá hạn.

Tôi giữ hồ sơ đã dựng lại trong bao lâu?

Hãy giữ ít nhất đến khi hết thời hạn của từng tờ khai. Quy tắc lưu giữ của IRS tính từ ngày nộp tờ khai, nên với tờ khai nộp trễ, thời gian tính từ ngày bạn thực sự nộp.

Các thời hạn khác, chẳng hạn thu nhập khai thiếu, yêu cầu hoàn thuế và thuế lao động, có trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Hãy giữ sổ cái, ghi chú, sao kê và bản sao các tờ khai đã nộp cùng một chỗ. Quy định yêu cầu hồ sơ phải được giữ chừng nào nội dung còn có thể trở nên quan trọng đối với bất kỳ luật nào về thuế nội địa.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Một nhà thiết kế tự do có ba năm chưa nộp tờ khai

Nhà thiết kế có các Form 1099-NEC tổng cộng $80.000 và chỉ có sao kê ngân hàng. Tiền vào của mỗi năm được tách thành tiền khách hàng trả và các khoản còn lại, rồi chi phí được tìm ra từ các dòng trên thẻ và ngân hàng.

Trong năm thứ hai, $2.500 đến từ một khách hàng nhỏ không gửi form. Khoản này vẫn là thu nhập, nên tổng doanh thu cao hơn số trên các form. Trong ba năm, các form tổng cộng $80.000, tổng doanh thu dựng lại là $82.500 và lợi nhuận ròng là $66.500. Một tờ khai thay thế có thể chỉ bắt đầu từ các form, không tính chi phí kinh doanh.

Cửa hàng bán lẻ là LLC một thành viên

LLC có $150.000 tiền vào trong một năm. Sao kê cho thấy $12.000 được chuyển vào từ tài khoản tiết kiệm của chủ sở hữu và một khoản vay ngân hàng $8.000, tổng cộng $20.000 không phải doanh số. Giả sử các khoản tiền vào còn lại đều là doanh số, và không thu thuế bán hàng, thì doanh thu là $130.000. Hồ sơ dựng lại phải cho thấy lý do: các khoản chuyển tiền khớp với sao kê tiết kiệm của chủ sở hữu, và khoản vay khớp với hợp đồng đã ký. Thiếu một trong hai thì $20.000 đó có thể bị coi là doanh số. Giá vốn hàng bán là một phần dựng lại riêng.

Người bán hàng trực tuyến

Form 1099-K cho thấy $45.000, nhưng tổng tiền vào là $38.000. Nền tảng đã giữ lại $7.000: $4.500 phí và $2.500 hoàn tiền. Báo cáo cuối năm của nền tảng nối hai con số này. Tổng doanh thu bắt đầu từ $45.000; hoàn tiền làm giảm doanh số và phí là chi phí. Nếu chỉ ghi khoản tiền vào $38.000 thì doanh số bị khai thấp và phí bị che đi.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn chậm từ hai năm trở lên và không có sổ cái, đã nhận thông báo của IRS hoặc tờ khai thay thế, hoặc doanh nghiệp còn có thuế bán hàng, tiền lương hay nhiều thành viên hợp danh: nên dựng lại năm nào trước, cách biến sao kê thành sổ sách mà các tờ khai có thể dựa vào, và người chuẩn bị thuế cần gì đều tùy vào các sự kiện mà một trang hướng dẫn không thể quyết định. Xem nộp bù các tờ khai chưa nộp để biết nên nộp những năm nào, chi phí dọn dẹp sổ sách, và ghi sổ cho các năm nộp bù để thực hiện việc dựng lại.
• Doanh nghiệp là LLC, hợp danh hoặc S corporation có nhiều chủ sở hữu: xem các tờ khai kinh doanh chưa nộp và sổ sách nộp bù của S corporation.
• Doanh nghiệp có bán hàng hóa: giá vốn hàng bán cần được dựng lại riêng; xem hàng tồn kho và giá vốn khi không có hồ sơ.
• Đã bỏ lỡ khoản nộp thuế lương hoặc tờ khai thuế lương: xem chậm nộp thuế lương.
• Sao kê cho thấy có tài khoản ở nước ngoài: xem nộp bù các báo cáo nước ngoài bị bỏ lỡ.
• IRS đã gửi thư cho doanh nghiệp: xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp.
• Sổ sách của bạn vẫn còn và chỉ chậm vài tháng: xem nộp bù sổ sách quá hạn.