Chuyển QuickBooks Desktop sang Online: số dư không khớp

Vì sao số dư của tôi bị lệch sau khi chuyển QuickBooks Desktop sang Online?

Số dư lệch nhau sau khi chuyển từ Desktop sang Online vì một trong ba lý do: bạn chọn chuyển không đủ mọi thứ, có thứ được chuyển sai hoặc chuyển hai lần, hoặc tệp Desktop vốn đã có vấn đề mà việc chuyển làm lộ ra. Cách kiểm tra của chính Intuit là chạy cùng một báo cáo cho cùng khoảng ngày ở cả hai tệp rồi so sánh (Intuit). Chênh lệch chỉ là lỗi sau khi bạn loại trừ lý do đầu tiên, nên hãy xác định bạn đã chuyển những gì trước khi sửa bất cứ điều gì.

Trường hợp này đơn giản khi bạn đã chuyển toàn bộ dữ liệu, chênh lệch nằm ở một tài khoản và một bút toán có ngày giải thích được. Trường hợp không đơn giản khi:

• Số dư trên Online không khớp với bảng cân đối kế toán trên tờ khai đã nộp gần nhất.
• Tệp Desktop đã bị nén dữ liệu (condense), hoặc chỉ một phần lịch sử được chuyển.
• Tài khoản ngân hàng hoặc thẻ không đối chiếu được kể từ ngày chuyển trở đi.
• Sắp đến hạn nộp tờ khai, hoặc một năm đã nộp sẽ bị thay đổi.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Một bản sao lưu của tệp Desktop, làm ngay bây giờ và để nguyên không đụng đến.
• Ngày chuyển và lựa chọn đã dùng: toàn bộ dữ liệu, một khoảng ngày, hoặc chỉ danh sách.
• Tờ khai đã nộp gần nhất của từng pháp nhân, kèm Schedule L nếu có.
• Sao kê ngân hàng và thẻ từ ngày chuyển lùi về tháng gần nhất đã đối chiếu khớp.

So sánh tệp Desktop và tệp Online bằng cách nào?

Hãy chạy cùng các báo cáo theo cùng cơ sở kế toán và cùng ngày ở cả hai tệp, rồi liệt kê mọi tài khoản bị lệch. Các bước của Intuit nêu báo cáo kết quả kinh doanh (từ đầu năm đến nay, cùng khoảng ngày ở cả hai tệp), bảng cân đối kế toán và các báo cáo A/R và A/P (khoản phải thu và khoản phải trả). Các bước đó không nêu bảng cân đối thử (mọi tài khoản kèm số dư tại một ngày). Thêm một bảng như vậy, tính đến cùng ngày, sẽ đặt mọi tài khoản cạnh nhau.

1. Hãy lưu báo cáo Desktop dưới dạng PDF trước khi thay đổi bất cứ điều gì.
2. Chạy từng báo cáo ở cả hai tệp theo cùng cơ sở (tiền mặt hoặc dồn tích) và cùng ngày.
3. So sánh tính đến ngày chuyển, không phải hôm nay. Mọi thứ nhập trên Online sau đó là chênh lệch thật.
4. Ghi lại từng tài khoản bị lệch và số tiền.
5. Mở chi tiết giao dịch của từng tài khoản và tìm bút toán chỉ có ở một tệp.

Chênh lệch nào là bình thường do những gì tôi đã chuyển, và chênh lệch nào là lỗi?

Một chênh lệch là bình thường khi truy ra được do dữ liệu bạn chọn chuyển, do các mục Intuit nêu là không chuyển được, hoặc do công việc làm trên Online từ sau khi chuyển. Mọi chênh lệch khác cần được truy tìm trước khi bạn gọi là lỗi. Công cụ của Intuit cho phép chuyển toàn bộ dữ liệu, hoặc các danh sách như khách hàng, nhà cung cấp, hệ thống tài khoản kế toán, nhân viên và mặt hàng. Trang chuyển đổi của Intuit cũng mô tả việc chuyển giao dịch trong một khoảng ngày và số dư (Intuit). Các lựa chọn và điều khoản được đưa ra có thể khác nhau theo công cụ và gói của Intuit và có thể thay đổi, nên hãy xác nhận bạn đã dùng cách nào và xem các trang của Intuit để biết điều khoản hiện hành, rồi đối chiếu bảng dưới đây với cách đó.

Trang của Intuit nêu rằng một số mục không được chuyển và có đường dẫn đến danh sách đó; hãy kiểm tra danh sách ấy trước khi gọi một chênh lệch là lỗi. Với bảng lương, Intuit yêu cầu người dùng bảng lương Desktop đợi 2 đến 3 ngày làm việc sau lần chạy bảng lương cuối, và hoàn tất việc chuyển trước lần chạy kế tiếp, để dữ liệu phiếu lương được chuyển không lỗi (Intuit). Nếu bạn chuyển ngay sau một lần chạy bảng lương, hãy kiểm tra tiền lương và các khoản phải nộp quanh các ngày trả lương đó. Số dư thuế lương không xóa được: khoản phải nộp thuế lương không xóa được. Thuế lương đã khấu trừ nhưng chưa nộp có thể ảnh hưởng đến cá nhân, không chỉ doanh nghiệp: người có trách nhiệm cố ý không nộp có thể bị phạt bằng đúng số tiền chưa nộp (Publication 15). Ai được coi là người có trách nhiệm, và các thời hạn: tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.

Khi chênh lệch là lỗi, hãy tìm giao dịch chỉ có ở một tệp, giao dịch có ở cả hai tệp (đã chuyển, rồi bị nạp lại bởi kết nối ngân hàng tự động hoặc bị nhập tay), hoặc giao dịch mang ngày nằm sai phía của ngày chuyển. Thu nhập bị tính hai lần: thu nhập bị trùng trong QuickBooks. Số dư Undeposited Funds bị kẹt: số dư Undeposited Funds.

Tôi có thể chạy lại việc chuyển dữ liệu không?

Chưa nên, trước khi bạn biết nó ghi đè những gì. Intuit nêu rằng tệp Desktop thay thế toàn bộ dữ liệu sau khi chuyển, và việc thay dữ liệu trong công ty Online không thể hoàn tác (Intuit; Intuit). Mọi bút toán và chỉnh sửa trên Online kể từ lần chuyển đầu sẽ bị thay bằng tệp Desktop ở trạng thái hiện tại. Intuit gắn cảnh báo ghi đè với công ty đã có dữ liệu, nên hãy xác nhận lần chạy lại sẽ ghi vào công ty Online nào. Các trang của Intuit không nói lịch sử đối chiếu có được chuyển theo hướng nào không, nên đừng trông chờ nó được giữ lại hay chuyển sang.

Nếu vẫn chạy lại, hãy lưu trước các báo cáo Online và danh sách mọi bút toán đã nhập trên Online, vì lần chạy lại sẽ ghi đè chúng và bạn sẽ phải nhập lại.

Đối chiếu số dư đầu kỳ với tờ khai đã nộp gần nhất bằng cách nào?

Vào đầu năm thuế, bảng cân đối kế toán đầu kỳ phải bằng bảng cân đối kế toán cuối năm đã nộp gần nhất. Với việc chuyển giữa năm, Online phải bằng Desktop tại ngày chuyển, và số dư Desktop cuối năm gần nhất phải khớp với tờ khai của năm đó, như bảng dưới đây. Nếu không khớp, chênh lệch cần được giải thích, không phải được lấp bằng số "đắp". Tờ khai cho bạn cái gì để đối chiếu tùy vào loại pháp nhân.

Với hợp danh, tổng tài sản đầu năm nói chung phải bằng số cuối năm trước, hoặc phải có bản giải trình cho chênh lệch.

Hợp danh hoặc công ty nhỏ trả lời "Yes" cho câu hỏi về pháp nhân nhỏ thì không bắt buộc hoàn thành Schedule L (tùy chọn trên Form 1065). Theo hướng dẫn mới nhất, câu hỏi đó là Schedule B question 4 trên Form 1065, Schedule B question 11 trên Form 1120-S và Schedule K question 13 trên Form 1120; hãy kiểm tra biểu mẫu của năm tương ứng. Khi đó có thể không có bảng cân đối kế toán đã nộp, nên bạn đối chiếu với sổ sách cuối năm trước và các sao kê.

Chênh lệch với Schedule L có thể bắt đầu từ trước khi chuyển. Các bút toán cuối năm do người chuẩn bị thuế ghi ngoài tệp Desktop của bạn sẽ có trên tờ khai nhưng chưa từng có trong tệp, nên chưa bao giờ được chuyển. Vốn chủ sở hữu không còn khớp với tờ khai: lợi nhuận giữ lại không khớp tờ khai năm ngoái. Lập số dư đầu kỳ từ tờ khai: số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán.

Tài khoản ngân hàng và thẻ của tôi không đối chiếu được: tôi bắt đầu lại từ đâu?

Hãy đối chiếu tiến về phía trước, bắt đầu từ sao kê gần nhất mà số dư sổ sách, sau khi điều chỉnh các khoản chưa khớp, bằng số dư sao kê. Publication 583 nêu rằng cần đối chiếu mỗi tháng, bắt đầu từ số dư sổ séc cuối tháng trước, và số dư ngân hàng đã điều chỉnh phải bằng số dư sổ sách đã điều chỉnh. Tài liệu cũng nêu rằng phải sửa lỗi trong sổ sách, không chỉ trong sao kê.

1. Với mỗi tài khoản ngân hàng và thẻ, lấy sao kê gần ngày chuyển nhất.
2. So sánh số dư sổ sách tại ngày đó, đã điều chỉnh các khoản chưa khớp (đã ghi trong sổ nhưng chưa xuất hiện trên sao kê), với số dư sao kê.
3. Nếu hai số khớp nhau, vấn đề nằm sau ngày chuyển: hãy đối chiếu tiến về phía trước, bắt đầu từ sao kê đầu tiên sau ngày chuyển.
4. Nếu không khớp, hãy lùi lại từng sao kê một đến tháng gần nhất mà hai số khớp. Đối chiếu tiến về phía trước từ tháng đó.
5. Đối chiếu tiến theo từng tháng. Khi một tháng không cân, hãy tìm bút toán. Đừng để một bút toán điều chỉnh đối chiếu nuốt mất chênh lệch.

Làm tương tự với tài khoản vay, dùng sao kê của bên cho vay. Số dư đầu kỳ không còn khớp với sao kê: số dư đầu kỳ đối chiếu bị sai.

Nếu quá trình chuyển đã nén hoặc làm mất lịch sử thì sao?

Lịch sử có thể bị thiếu vì ba lý do: bạn chọn một khoảng ngày hoặc chỉ danh sách, tệp Desktop bị nén để nằm dưới giới hạn dung lượng, hoặc một số năm không được chuyển sang mà các lựa chọn của bạn không giải thích được. Lý do đầu là một lựa chọn. Lý do thứ hai có thể gây vấn đề khi bị kiểm tra thuế. Lý do thứ ba là lỗi cần truy tìm.

Trang của Intuit nêu rằng tệp phải nằm dưới một giới hạn dung lượng và tệp lớn hơn phải được nén trước khi chuyển. IRS giải thích rằng việc nén xóa chi tiết của các giao dịch cũ đã đóng và thay bằng các bút toán nhật ký tóm tắt, và phần mềm giữ một bản lưu trữ chi tiết (hỏi đáp của IRS). Hỏi đáp đó cũng nêu:

• Dữ liệu đã nén không được chấp nhận cho các năm thuế đang bị kiểm tra.
• Được phép nén các ngày trước đó, nếu không chạm đến giao dịch được tạo hoặc sửa trong các năm đang bị kiểm tra, hoặc giao dịch của năm trước có ảnh hưởng đến chúng.
• Nếu cuộc kiểm tra mở rộng, IRS có thể yêu cầu bản sao lưu làm trước khi nén, hoặc bản lưu trữ.

Vì vậy hãy tìm bản lưu trữ hoặc bản sao lưu trước khi nén và giữ cùng bản sao lưu Desktop gốc. Chi tiết của các mục chuyển sang tờ khai hiện tại, như tài sản cố định, khoản vay và số dư chuyển tiếp, có thể cần sau này, nên hãy xác nhận chúng còn nguyên sau khi nén. Ngày chuyển đổi và lượng lịch sử cần chuyển: đổi phần mềm kế toán giữa năm.

Các chênh lệch còn lại được xử lý ở đâu?

Trước hết hãy truy từng chênh lệch về một giao dịch. Sửa lỗi đã truy ra ngay tại giao dịch; một điều chỉnh có căn cứ đến từ tờ khai, không phải từ sổ sách, có thể cần một bút toán điều chỉnh có ngày. Chênh lệch không truy ra được cần truy tìm thêm và sự xem xét của người chuẩn bị tờ khai, không phải một bút toán cân bằng, cũng không phải một chỗ trong Opening Balance Equity hay tài khoản chưa phân loại. Không có quy tắc IRS nào nói ai phê duyệt; như một biện pháp kiểm soát, người ký tờ khai nên phê duyệt mọi bút toán làm thay đổi thu nhập hoặc vốn chủ sở hữu.

Chênh lệch bị để lại trong Opening Balance Equity vẫn là chưa được giải thích; cần chuyển nó sang đúng các tài khoản vốn chủ sở hữu (Opening Balance Equity). Một tài khoản thu nhập hoặc chi phí "gom chung" giấu chênh lệch trong báo cáo kết quả kinh doanh, vốn đi vào thu nhập trên tờ khai. Nếu chênh lệch nằm trong một năm đã nộp, đừng sửa năm đó: xem ngày đóng sổ sau khi đã nộp thuế.

Làm sao giữ tệp Desktop gốc làm bằng chứng?

Hãy tự sao lưu tệp Desktop tại thời điểm chuyển, trước khi sửa bất cứ điều gì, và giữ hai bản ở hai nơi riêng biệt. Intuit nêu rằng dữ liệu Desktop được giữ nguyên như khi bạn rời đi, với quyền chỉ xem trong 12 tháng sau khi bạn hủy gói đăng ký Desktop. Đó là điều khoản của Intuit, không phải hồ sơ do bạn kiểm soát, và nó ngắn hơn thời gian bạn phải giữ hồ sơ chứng từ: nói chung là 3 năm sau khi nộp hoặc sau hạn nộp, tùy ngày nào muộn hơn, và lâu hơn trong một số trường hợp (nên giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu).

IRS nêu rằng nhân viên kiểm tra thuế yêu cầu tệp sao lưu phần mềm kế toán từ sớm trong cuộc kiểm tra, trong phần lớn trường hợp sổ sách được lưu bằng phần mềm, và yêu cầu cả tên đăng nhập và mật khẩu của quản trị viên vì hầu hết tệp dữ liệu không đọc được nếu thiếu chúng. Trong một cuộc kiểm tra hẹp, nhân viên kiểm tra có thể không yêu cầu. IRS nêu rằng bản sao lưu là bản sao chính xác của sổ ghi chép gốc và các tệp xuất ra Excel không thể được kiểm tra theo cùng cách (hỏi đáp của IRS).

Hãy giữ các mục trong danh sách ở đầu trang này, cùng bản lưu trữ trước khi nén nếu có, PDF của các báo cáo Desktop và Online tại ngày chuyển, và ghi chú ai đã thực hiện việc chuyển. Cần xuất gì trước khi hủy: hồ sơ cần giữ khi hủy QuickBooks.

Khi nào cần chuyên gia vào cuộc trước khi nộp tờ khai?

Khi việc sửa sổ sách nghĩa là quyết định tờ khai nên thể hiện gì. Trang lưu giữ hồ sơ của IRS nêu rằng hồ sơ phải chứng minh các khoản đã khai trên tờ khai, nên sổ sách và tờ khai phải kể cùng một câu chuyện. Hãy nhờ chuyên gia nếu có bất kỳ điều nào dưới đây:

• Bảng cân đối kế toán trên Online, tệp Desktop và tờ khai đã nộp đều khác nhau.
• Một tháng không đối chiếu được sau khi bạn bắt đầu lại từ sao kê khớp gần nhất.
• Một năm đã nộp sẽ bị thay đổi, hoặc các năm đã bị nén dữ liệu.
• Số dư thu nhập, tiền lương hoặc thuế bán hàng bị lệch sau khi chuyển và sắp đến hạn nộp tờ khai hoặc hồ sơ.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra mở.

Hãy mang theo bản sao lưu Desktop, các báo cáo cùng ngày từ cả hai tệp, các tờ khai đã nộp và các sao kê. Sổ sách nên thể hiện gì tại ngày đầu kỳ, và sửa gì thuộc sổ sách, sửa gì thuộc tờ khai, là việc của người ký tờ khai, không phải của phần mềm.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

LLC nhà hàng chuyển vào ngày 31 tháng 12

A/R trên Desktop là US$52.000 và A/R trên Online là US$48.000. Báo cáo tuổi nợ A/R theo khách hàng, chạy tính đến ngày 31 tháng 12 ở cả hai tệp, cho thấy toàn bộ US$4.000 nằm ở một khách hàng: một hóa đơn có trong Desktop mà không có trong Online. Chủ nhà hàng kiểm tra sao kê của khách hàng để xác nhận hóa đơn là thật. Cách sửa là một bút toán trong tệp Online, với ngày thật của hóa đơn, vào hoặc trước ngày 31 tháng 12 của một năm chưa nộp tờ khai. Chạy lại việc chuyển cũng sẽ ghi đè nhiều tuần công việc đã làm trên Online từ khi chuyển.

S corporation thầu xây dựng có lần đối chiếu đầu tiên lệch US$15.000

Lần đối chiếu ngân hàng đầu tiên trên Online mở ở US$135.000 so với sao kê US$120.000. Chi tiết giao dịch cho thấy US$15.000 tiền gửi bị nhập hai lần: một lần do việc chuyển, và một lần khi kết nối ngân hàng tự động nạp lại các khoản gửi từ đầu năm nay. Công ty xóa các khoản trùng, kiểm tra thu nhập không bị khai cao, và đối chiếu lại từ sao kê đầu tiên của năm, xác nhận mỗi tháng mở bằng số dư cuối của sao kê tháng trước.

LLC hai thành viên chịu thuế như hợp danh, chỉ chuyển danh sách và số dư vào ngày 1 tháng 1

Tệp Online mở lệch US$9.000 so với Schedule L đã nộp năm ngoái. Bảng cân đối kế toán Desktop khớp với số dư đầu kỳ trên Online, nên việc chuyển không phải nguyên nhân. Tờ khai có một điều chỉnh cuối năm US$9.000 chưa bao giờ được nhập vào tệp Desktop. Sổ sách mở theo số trên Desktop, và chênh lệch được giải thích trong một bản giải trình, như hướng dẫn Form 1065 quy định. Người chuẩn bị tờ khai quyết định sổ sách có cần ghi cả điều chỉnh đó hay không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sắp đến hạn nộp tờ khai và các chênh lệch không giải thích được bằng những gì bạn đã chuyển: số dư thay đổi sau khi chuyển, sổ sách không khớp với Schedule L năm ngoái, hoặc các năm đã bị nén dữ liệu. Sửa gì thuộc sổ sách và sửa gì thuộc tờ khai là phán đoán của người chuẩn bị tờ khai. Hãy giải quyết trước khi bắt đầu lập tờ khai, cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Một năm đã nộp sẽ bị thay đổi: xem ngày đóng sổ sau khi đã nộp thuế.
• Sổ sách cũng đang trễ nhiều tháng: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn.
• Tài khoản vốn của thành viên hợp danh không khớp với Schedule K-1: xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh.
• Bạn chưa quyết định có ở lại Desktop hay không: xem QuickBooks Desktop ngừng bán.
• Bạn đã chuyển sang phần mềm khác ngoài QuickBooks Online: việc so sánh cùng ngày và đối chiếu với tờ khai ở trên vẫn áp dụng; công cụ chuyển mang theo những gì là quy định của nhà cung cấp đó. Để chọn phần mềm, xem các lựa chọn thay QuickBooks mà kế toán của bạn hỗ trợ.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra mở: IRS nêu rằng dữ liệu đã nén không được chấp nhận cho các năm đang bị kiểm tra, nên hãy hỏi người đại diện cho bạn trước khi tệp bị nén hoặc xóa. Xem IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ.