Form 1099-K và 1099-NEC cho cùng thu nhập: tránh khai trùng

Cùng một khoản thu nhập trên Form 1099-NEC và Form 1099-K có bị đánh thuế hai lần không?

Theo phương pháp tiền mặt, thuế tính theo số tiền bạn đã nhận, không theo số biểu mẫu. Form 1099-NEC và Form 1099-K là các báo cáo mà bên khác gửi cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) về những khoản thanh toán trả cho bạn. Chủ doanh nghiệp một chủ khai tổng doanh thu, tức số tiền đã nhận hoặc được cung cấp cho bạn mà không bị hạn chế, cho công việc đó một lần tại Schedule C, line 1. Nếu cả hai biểu mẫu cùng liệt kê một khoản thanh toán, cộng cả hai vào line 1 sẽ tính khoản đó hai lần và làm tăng thuế thu nhập lẫn thuế tự kinh doanh, với thuế suất 15,3%; phần thuế An sinh Xã hội dừng lại ở mức thu nhập tối đa mỗi năm.

IRS cũng đối chiếu các biểu mẫu mà bên trả tiền và ứng dụng gửi với từng tờ khai, nên một tờ khai đúng vẫn có thể nhận thông báo không khớp khi hai biểu mẫu cùng cho thấy một khoản thanh toán. Hồ sơ là thứ bạn dùng để trả lời. Khi một khoản thanh toán nằm trên cả hai biểu mẫu, Form 1099-NEC thường là biểu mẫu cần sửa, vì thanh toán bằng thẻ, và thanh toán qua mạng lưới thanh toán như ứng dụng hoặc sàn thương mại, thuộc về Form 1099-K (giải thích bên dưới).

Trường hợp không đơn giản khi:

• các biểu mẫu cộng lại nhiều hơn số tiền bạn được trả và không ai chịu sửa;
• chỉ một phần số tiền bị trùng, chẳng hạn một số hóa đơn trả bằng séc và một số trả qua ứng dụng;
• tờ khai đã nộp cộng cả hai biểu mẫu, hoặc bỏ sót một biểu mẫu;
• bạn đã nhận thông báo không khớp (CP2000);
• hồ sơ của bạn không cho thấy khoản thanh toán nào đi qua ứng dụng;
• bạn dùng phương pháp kế toán dồn tích, nên năm tính thu nhập có thể khác năm ghi trên biểu mẫu;
• tiền còn nằm trong số dư ứng dụng vào cuối năm, nên khoản tiền gửi vào ngân hàng và thu nhập rơi vào các năm khác nhau.

Hãy gom đủ cả hai biểu mẫu, hóa đơn, lịch sử giao dịch của ứng dụng, sao kê ngân hàng, và mọi yêu cầu sửa biểu mẫu cùng thư trả lời. IRS liệt kê hóa đơn, phiếu nộp tiền vào ngân hàng, biên lai thanh toán thẻ và Form 1099-NEC trong số các giấy tờ chứng minh tổng doanh thu.

Vì sao tôi nhận cả Form 1099-NEC và Form 1099-K cho cùng một khoản tiền?

Một khoản thanh toán chỉ nên được báo cáo trên tối đa một biểu mẫu, tùy theo cách được trả. Khoản thanh toán bằng thẻ, hoặc qua mạng lưới thanh toán bên thứ ba, thuộc về Form 1099-K do đơn vị xử lý thẻ hoặc mạng lưới nộp, và hướng dẫn Form 1099-NEC nêu rõ các khoản này không được báo cáo trên Form 1099-NEC. Nếu bên trả tiền vẫn liệt kê chúng trên Form 1099-NEC, họ đã báo cáo ở nơi quy định không yêu cầu.

Chuyển khoản ngân hàng trực tiếp không được báo cáo trên Form 1099-K. Phần hỏi đáp của IRS cho biết mạng lưới ngân hàng chuyển các khoản này, tức automated clearing house (hệ thống bù trừ tự động), không phải là tổ chức thanh toán bên thứ ba (thuật ngữ chỉ ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại trực tuyến), nên các khoản thanh toán đó vẫn nằm trên biểu mẫu của bên trả tiền. Việc dùng ứng dụng tự nó không quyết định biểu mẫu: một ứng dụng cụ thể có phải là mạng lưới thanh toán bên thứ ba hay không là câu hỏi về chính ứng dụng đó, nên hãy kiểm tra cách ứng dụng báo cáo. Ngưỡng của ứng dụng không làm thay đổi việc khoản thanh toán thuộc biểu mẫu nào (hướng dẫn Form 1099-K). Nếu ứng dụng không gửi Form 1099-K thì không có gì bị tính hai lần, nhưng khoản thanh toán vẫn là thu nhập: hãy khai một lần tại line 1. Về việc ai nhận Form 1099-K, xem hướng dẫn về ngưỡng Form 1099-K.

Làm sao khai cả hai biểu mẫu mà không khai gấp đôi thu nhập?

Hãy khai doanh thu thực tế của bạn một lần, rồi đối chiếu từng biểu mẫu với số đó.

1. Trước tiên hãy thu thập mọi biểu mẫu, như IRS khuyên, và yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu còn thiếu. Biểu mẫu thiếu hoặc sai không làm dời hạn nộp: IRS cho biết hãy vẫn nộp đúng hạn.
2. Cộng tổng doanh thu trong năm, trước khi trừ phí ứng dụng, từ hóa đơn, lịch sử ứng dụng và các khoản tiền gửi vào ngân hàng. Theo phương pháp tiền mặt, hãy tính số tiền đã nhận hoặc được cung cấp cho bạn mà không bị hạn chế trong năm, kể cả số dư ứng dụng mà bạn có thể rút nhưng chưa chuyển về ngân hàng. Theo phương pháp dồn tích, nhìn chung hãy tính thu nhập phát sinh trong năm.
3. Đánh dấu khoản thanh toán nào nằm trong từng biểu mẫu. Khoản thanh toán có trên cả hai biểu mẫu vẫn chỉ là một khoản.
4. Nhập tổng số một lần tại Schedule C, line 1. Form 1099-K cho thấy tổng số tiền thanh toán trước khi trừ phí, tiền hoàn lại và phí vận chuyển, những khoản này được xử lý riêng; xem tổng doanh số và giá vốn hàng bán.
5. Nếu tổng Form 1099-NEC lớn hơn line 1, hãy đính kèm bản giải trình; với khoản chênh lệch của Form 1099-K thì bản giải trình là tùy chọn (xem phần tiếp theo).
6. Giữ bảng tính đối chiếu cùng các biểu mẫu và hồ sơ.

Làm sao báo cho IRS biết hai biểu mẫu liệt kê cùng một khoản thu nhập?

Hãy đính kèm một bản giải trình vào tờ khai, cùng với Schedule C của bạn. Hướng dẫn Schedule C yêu cầu bản giải trình về khoản chênh lệch khi tiền công dịch vụ trên các Form 1099-NEC của bạn (box 1, hoặc box 1a trên biểu mẫu mới nhất) có tổng lớn hơn line 1, và không quy định định dạng.

Quy định đó không áp dụng cho Form 1099-K cộng thêm vào tổng của các biểu mẫu. Giải thích toàn bộ khoản chênh lệch trong một bản giải trình là lựa chọn, không phải yêu cầu bắt buộc. Hãy liệt kê từng biểu mẫu (bên phát hành và số tiền), số tiền tại line 1, và các khoản thanh toán xuất hiện trên cả hai biểu mẫu.

Tôi nhờ ai sửa biểu mẫu, và sửa như thế nào?

Hãy nhờ bên đã nộp biểu mẫu có lỗi.

• Form 1099-NEC có gộp cả khoản thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng lưới thanh toán: bên trả tiền. Hãy gửi ngày và số tiền đã thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng lưới, đối chiếu với Form 1099-K nếu bạn có nhận, và yêu cầu họ phát hành Form 1099-NEC đã sửa, không có các khoản đó. Bên trả tiền sửa số tiền sai, hoặc biểu mẫu lẽ ra không nên nộp, bằng tờ khai đã sửa và bản báo cáo đã sửa gửi cho bạn.
• Form 1099-K tự nó bị sai: bên nộp có tên ở góc trên bên trái của biểu mẫu. IRS cho biết họ không thể sửa Form 1099-K. Về việc còn có thể hỏi ai và cần gửi gì, xem biểu mẫu của nền tảng bị sai hoặc đã sửa.

Form 1099-K báo cáo đúng các khoản bạn nhận qua ứng dụng thì không phải biểu mẫu cần thay đổi. Biểu mẫu đến hoặc thay đổi sau khi bạn đã nộp tờ khai có thể dẫn đến phải nộp tờ khai điều chỉnh.

Nếu không ai chịu sửa biểu mẫu mà tôi phải nộp tờ khai thì sao?

Đừng trì hoãn tờ khai để chờ sửa. IRS cho biết hãy nộp tờ khai dù không lấy được Form 1099-K đã sửa. Hãy nộp với cùng số tiền tại line 1, kèm bản giải trình nếu cần, như các bước ở trên. Chỉ có thêm các bước sau:

• Với Form 1099-K phát hành nhầm, hãy dùng dòng nhập Form 1099-K ở phần đầu Schedule 1 (Form 1040), nếu biểu mẫu của năm bạn có dòng này, cho số tiền bị đưa vào do nhầm.
• Giữ lại yêu cầu của bạn, mọi thư trả lời và các ngày liên quan.

Các trang IRS được trích ở đây không nói Form 1099-K đúng đi vào đâu khi nó trùng với Form 1099-NEC mà bên trả tiền không chịu sửa. Cách thể hiện khoản thu nhập chỉ một lần trong trường hợp đó là vấn đề cần đánh giá, không phải hướng dẫn đã được xác lập.

Chuyển tiền giữa các tài khoản hoặc ứng dụng của chính tôi có bị tính là thu nhập hai lần không?

Việc chuyển tiền của chính bạn giữa các tài khoản hoặc ứng dụng nhìn chung không phải là khoản thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ, nên không được xuất hiện trên Form 1099-K thứ hai. Form 1099-K báo cáo các khoản thanh toán nhận được cho hàng hóa hoặc dịch vụ, và đạo luật định nghĩa mạng lưới thanh toán bên thứ ba qua những người tham gia mạng lưới đó, là những người cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và đã đồng ý thanh toán các giao dịch này qua mạng lưới. Các trang IRS được trích ở đây không nêu cụ thể việc chuyển tiền giữa các ứng dụng của cùng một người; câu trả lời này suy ra từ định nghĩa đó.

Ví dụ, khách hàng trả bạn qua một ứng dụng, và Form 1099-K của ứng dụng đó tính khoản thanh toán này. Sau đó bạn chuyển số dư sang ứng dụng thứ hai hoặc về ngân hàng. Việc chuyển này không phải là khoản thanh toán thứ hai của khách hàng, nên Form 1099-K của ứng dụng thứ hai không được tính nó.

Nếu Form 1099-K của một ứng dụng có vẻ quá cao:

1. So sánh tổng số tiền hằng tháng trên biểu mẫu (box 5a đến 5l) với lịch sử của ứng dụng.
2. Đánh dấu mọi khoản là tiền chuyển từ tài khoản hoặc số dư của chính bạn, không phải thanh toán từ khách hàng.
3. Nếu biểu mẫu có tính một khoản chuyển tiền, hãy yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu đã sửa và giữ lịch sử giao dịch chứng minh điều đó.

Làm sao chứng minh hai biểu mẫu trùng nhau?

Hãy đối chiếu lịch sử ứng dụng, hóa đơn và sao kê ngân hàng của bạn với hai biểu mẫu.

Khoản tiền gửi vào ngân hàng có thể nhỏ hơn số trên Form 1099-K vì biểu mẫu cho thấy số tiền gộp, nên hãy đối chiếu khoản tiền gửi với lịch sử ứng dụng, không phải với biểu mẫu. Hãy giữ hồ sơ trong thời gian có thể cần để chứng minh tờ khai, nhìn chung là đến khi hết thời hiệu, thường là 3 năm sau khi bạn nộp tờ khai. Về cách thiết lập, xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh và đối chiếu doanh số và các khoản chuyển tiền.

Nếu tôi đã nộp tờ khai và nhận được thông báo thì sao?

Thông báo CP2000 cho biết thông tin thu nhập từ bên thứ ba không khớp với tờ khai của bạn. Đây không phải hóa đơn đòi tiền, và IRS yêu cầu bạn trả lời chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo, nhìn chung là 30 ngày sau ngày phát hành thông báo. Khi hai biểu mẫu cùng liệt kê một khoản thanh toán, thông báo có thể cộng thêm một trong hai vào thu nhập của bạn.

• So sánh các thay đổi được đề xuất với bảng tính đối chiếu của bạn.
• Khi thông báo tính một khoản thanh toán hai lần, hãy ghi không đồng ý trên mẫu trả lời và gửi các biểu mẫu, hồ sơ và yêu cầu sửa cho thấy đó chỉ là một khoản thanh toán.
• Nếu thông báo đúng và bạn còn thu nhập, tín thuế hoặc chi phí khác cần khai, hãy nộp Form 1040-X có ghi "CP2000" kèm thư trả lời.
• Kiểm tra các tờ khai những năm trước xem có cùng lỗi không.

Tờ khai đã cộng cả hai biểu mẫu có thể đã nộp thừa thuế. Yêu cầu hoàn thuế trên Form 1040-X nhìn chung phải được nộp trong vòng 3 năm kể từ khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm kể từ khi nộp thuế, tùy mốc nào đến sau (hướng dẫn Form 1040-X). Tờ khai nộp trước hạn được coi là nộp vào ngày đến hạn, và thuế đã khấu trừ cùng thuế nộp tạm tính được coi là đã nộp vào ngày đó. Khoản hoàn cũng bị giới hạn ở số thuế đã nộp trong một khoảng thời gian tính ngược từ ngày yêu cầu: 3 năm cộng thêm thời gian gia hạn nộp tờ khai nếu bạn yêu cầu trong vòng 3 năm kể từ khi nộp, nếu không thì 2 năm. Xem trả lời thông báo về thu nhập chưa khai, và điều chỉnh tờ khai vì thu nhập bị bỏ sót ở các năm trước nếu tờ khai năm trước đã cộng cả hai biểu mẫu hoặc bỏ sót một biểu mẫu.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ, số tròn và phương pháp tiền mặt.

Khách hàng liệt kê khoản thanh toán qua ứng dụng trên Form 1099-NEC

Khách hàng của một freelancer trả $20.000 qua ứng dụng thanh toán là mạng lưới thanh toán bên thứ ba, và cũng liệt kê $20.000 trên Form 1099-NEC. Form 1099-K của ứng dụng cho thấy $20.000; ứng dụng có thể gửi biểu mẫu này ngay cả khi không bắt buộc. Doanh thu là $20.000, nên Schedule C line 1 ghi $20.000, không phải $40.000. Freelancer nhờ khách hàng phát hành Form 1099-NEC đã sửa, giữ hóa đơn cùng lịch sử ứng dụng, và nộp tờ khai mà không chờ nếu khách hàng không trả lời.

Hai biểu mẫu, không trùng

Một nhà thiết kế được trả $30.000: $12.000 bằng thẻ, ghi trên Form 1099-K, và $18.000 bằng séc, ghi trên Form 1099-NEC. Hai biểu mẫu bao gồm các khoản thanh toán khác nhau, nên line 1 ghi $30.000.

Các biểu mẫu cộng lại nhiều hơn hồ sơ

Một chuyên gia tư vấn nhận Form 1099-NEC $38.000 và Form 1099-K $12.000 từ đơn vị xử lý thẻ, cộng lại là $50.000. Hóa đơn và lịch sử của đơn vị xử lý thẻ cho thấy đã nhận $38.000 trước khi trừ phí, trong đó $12.000 được trả bằng thẻ, nên khoản này nằm trên cả hai biểu mẫu. Line 1 ghi $38.000. Tổng Form 1099-NEC không lớn hơn line 1, nên không bắt buộc có bản giải trình; chuyên gia này vẫn có thể đính kèm một bản giải thích khoản chênh lệch $12.000, nhờ khách hàng phát hành Form 1099-NEC đã sửa, và giữ lịch sử của đơn vị xử lý thẻ cho thấy khoản $12.000.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các biểu mẫu vẫn cộng lại nhiều hơn số tiền bạn được trả, không ai chịu sửa, hoặc bạn đã nhận thông báo: cách thể hiện thu nhập chỉ một lần trên tờ khai và cách trả lời thông báo cần đến đánh giá chuyên môn. Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân và xem hướng dẫn về thông báo thu nhập chưa khai.
• Bạn đã nộp tờ khai của một năm có cộng cả hai biểu mẫu, hoặc bỏ sót một biểu mẫu: xem điều chỉnh tờ khai vì thu nhập bị bỏ sót ở các năm trước và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Một biểu mẫu có lỗi khác (khoản thanh toán cá nhân, thu nhập của hợp danh hoặc công ty ghi dưới mã số của bạn, số tiền của một phần năm): xem biểu mẫu của nền tảng bị sai hoặc đã sửa và khoản thanh toán cá nhân trên biểu mẫu của ứng dụng thanh toán.
• Thu nhập được tạo ra qua LLC chịu thuế như công ty, S corporation hoặc hợp danh: trang này chỉ nói về người nộp Schedule C. Hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Một phần thu nhập hoàn toàn không có biểu mẫu: xem thu nhập không có biểu mẫu thuế.
• Các biểu mẫu cho thấy tổng doanh số cao hơn nhiều so với lợi nhuận của bạn: xem tổng doanh số và giá vốn hàng bán.
• Sổ sách của bạn không cho thấy khoản thanh toán nào đi qua ứng dụng, các khoản tiền gửi vào ngân hàng không khớp với doanh số, bạn ghi sổ theo phương pháp dồn tích, hoặc cùng một sự trùng lặp lặp lại qua nhiều năm: xem đối chiếu doanh số và các khoản chuyển tiền và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.