Khấu trừ chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài

Công ty của tôi có được khấu trừ ngay trong năm nay khoản trả cho lập trình viên ở nước ngoài không?

Với năm thuế đủ 12 tháng, công ty Hoa Kỳ thường được khấu trừ một phần ba mươi chi phí phát triển phần mềm đủ điều kiện cho công việc thực hiện bên ngoài Hoa Kỳ, Puerto Rico và các lãnh thổ thuộc Hoa Kỳ, trong năm đã trả hoặc phát sinh. Phần còn lại phải được vốn hóa và thu hồi dần trong 15 năm theo section 174.

Công việc phải là hoạt động phát triển liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việc chưa có doanh thu không tự nó loại trừ điều này (IRS Notice 2023-63, section 2.02). Về cách xử lý tờ khai năm đầu và khoản lỗ, hãy xem Tờ khai công ty đầu tiên khi chưa có doanh thu. Nơi thực hiện công việc quyết định phần trong nước và phần nước ngoài. Quốc tịch của lập trình viên, địa chỉ đăng ký của công ty dịch vụ và loại tiền trên hóa đơn không xác định điều này (Notice 2023-63, section 3.04).

Phát triển phần mềm có được tính là chi phí nghiên cứu không?

Chi phí phát triển phần mềm đủ điều kiện được tính là chi phí nghiên cứu theo section 174 và 174A, kể cả khi không đạt bài kiểm tra riêng của tín thuế nghiên cứu. Bảo trì thường xuyên và mua phần mềm có sẵn nằm ngoài quy định về phát triển này.

Hướng dẫn tạm thời của IRS bao gồm việc lập kế hoạch yêu cầu, thiết kế, viết mã và kiểm thử trước khi phần mềm được đưa vào sử dụng hoặc sẵn sàng để bán. Hướng dẫn loại trừ bảo trì thường xuyên sau thời điểm đó, đào tạo người dùng, tiếp thị và cài đặt phần mềm đã mua mà không phát triển bản nâng cấp (Notice 2023-63, section 5). Hãy phân loại hóa đơn theo công việc thực tế, không theo nhãn như "kỹ thuật" hay "nghiên cứu".

Vì sao công việc tại Hoa Kỳ được khấu trừ ngay còn công việc ở nước ngoài phải phân bổ trong 15 năm?

Với năm thuế bắt đầu sau ngày 31 tháng 12 năm 2024, section 174A thường cho phép khấu trừ ngay chi phí phát triển trong nước. Section 174 vẫn yêu cầu vốn hóa và phân bổ trong 15 năm đối với chi phí phát triển ở nước ngoài.

Công ty chọn theo section 174A(c) bằng cách đính kèm một bản tuyên bố vào Form 1120 gốc trước hạn nộp, bao gồm cả thời gian gia hạn. Phương pháp này thường được áp dụng tiếp trừ khi IRS chấp thuận thay đổi (Revenue Procedure 2025-28, section 6.02). Một lựa chọn riêng theo section 59(e) cho phép phân bổ phần chi phí trong nước được chọn, vốn đã đủ điều kiện khấu trừ, trong 10 năm. Công ty đính kèm bản tuyên bố vào tờ khai gốc hoặc tờ khai điều chỉnh trước cùng hạn đó (26 CFR § 1.59-1). Cả hai lựa chọn đều không thay đổi quy tắc đối với chi phí ở nước ngoài. Ranh giới địa lý lấy từ section 41(d)(4)(F).

Thuê freelancer, công ty dịch vụ hoặc công ty liên quan có làm thay đổi quy tắc không?

Hình thức pháp lý của bên cung cấp không làm thay đổi nơi công việc phát triển được thực hiện. Khoản trả cho nghiên cứu được thực hiện thay mặt công ty có thể là chi phí phát triển của công ty, dù người làm là cá nhân hay công ty (Notice 2023-63, sections 4 and 6).

Hướng dẫn tạm thời của IRS về hợp đồng xem xét rủi ro thua lỗ của bên cung cấp và quyền sử dụng hoặc khai thác kết quả để xác định bên cung cấp xử lý chi phí của mình thế nào. Riêng tên gọi của hợp đồng không quyết định cách xử lý của mỗi bên (Notice 2023-63, section 6; Notice 2024-12, section 3). Với khoản tính phí của công ty mẹ hoặc công ty con ở nước ngoài, hãy xem Công ty con tại Hoa Kỳ của công ty nước ngoài hoặc Công ty mẹ tại Hoa Kỳ của công ty hoạt động ở nước ngoài.

Khoản khấu trừ 15 năm hoạt động thế nào trong năm đầu tiên?

Chi phí phát triển ở nước ngoài bắt đầu được phân bổ từ điểm giữa của năm thuế mà chi phí đó được trả hoặc phát sinh. Vì vậy, năm thuế đủ 12 tháng chỉ được phân bổ sáu tháng trong năm đầu (section 174(a)(2)(B); Notice 2023-63, sections 3.05–3.06). Điểm giữa năm vẫn áp dụng dù công việc hoặc khoản thanh toán diễn ra vào cuối năm đó.

Hãy theo dõi riêng chi phí nước ngoài của từng năm. Năm thuế ngắn cần cách tính điểm giữa khác theo hướng dẫn của IRS.

Nếu lập trình viên ở Hoa Kỳ và ở nước ngoài cùng làm một dự án thì sao?

Hãy chia chi phí theo nơi thực hiện hoạt động phát triển, rồi áp dụng section 174A cho phần trong nước và section 174 cho phần ở nước ngoài. Một sản phẩm, hợp đồng hoặc hóa đơn có thể chứa cả hai loại chi phí (Notice 2023-63, sections 3.04 and 4.03).

Hãy dùng hồ sơ công việc và thời gian để tách phần việc. Chi phí dùng chung được phân bổ theo quan hệ nhân quả hoặc một thước đo hợp lý khác về lợi ích, áp dụng nhất quán theo từng loại chi phí. IRS chấp nhận thời gian phát triển là một thước đo chi phí lao động (Notice 2023-63, section 4.03(3)).

Nếu dự án bị hủy hoặc mã nguồn được bán thì sao?

Việc hủy bỏ, ngừng sử dụng hoặc bán phần mềm không làm khoản khấu trừ còn lại cho chi phí phát triển ở nước ngoài được tính nhanh hơn. Section 174(d) quy định việc phân bổ vẫn tiếp tục, và phần chi phí còn lại không được khấu trừ hoặc dùng để giảm tiền bán chỉ vì sự kiện đó.

Hãy giữ lịch phân bổ sau khi dự án kết thúc. Nếu chính công ty ngừng tồn tại, hướng dẫn tạm thời của IRS, section 7.04 thường cho phép khấu trừ trong năm cuối đối với giao dịch không thuộc section 381, nhưng phải tuân theo quy tắc chống lạm dụng. Công ty kế thừa theo section 381 tiếp tục phân bổ.

Phát triển phần mềm ở nước ngoài có đủ điều kiện hưởng tín thuế nghiên cứu của Hoa Kỳ không?

Không. Hoạt động nghiên cứu thực hiện bên ngoài Hoa Kỳ, Puerto Rico và các lãnh thổ thuộc Hoa Kỳ bị loại khỏi tín thuế nghiên cứu liên bang, dù chi phí vẫn phải phân bổ theo section 174 (section 41(d)(4)(F); hướng dẫn khai Form 6765).

Chi phí phần mềm trong nước không tự động đủ điều kiện hưởng tín thuế. Tín thuế có bài kiểm tra riêng về nghiên cứu và thử nghiệm công nghệ, cùng các khoản loại trừ như một số phần mềm dùng nội bộ và nghiên cứu do bên khác tài trợ. Hãy giữ hồ sơ tín thuế tách biệt với phần phân tích khấu trừ theo section 174A (hướng dẫn khai Form 6765). Nếu công ty yêu cầu hưởng tín thuế, section 280C thường làm giảm khoản khấu trừ chi phí nghiên cứu trong nước đúng bằng số tín thuế. Để tránh khoản giảm này, công ty chọn hưởng tín thuế ở mức giảm tại Form 6765, Item A, trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn. Công ty không thể chọn trên tờ khai điều chỉnh (hướng dẫn).

Hồ sơ nào chứng minh công việc được làm ở đâu?

Hãy giữ hồ sơ gắn từng khoản chi với một công việc phát triển, nơi làm việc của người thực hiện và năm thuế. Quy định lưu giữ hồ sơ liên bang yêu cầu đủ chứng từ để chứng minh các khoản khấu trừ và tín thuế. Hướng dẫn tạm thời của IRS xác định việc phân loại là nước ngoài dựa trên nơi diễn ra các hoạt động (Notice 2024-12, section 2.02; Notice 2023-63, section 3.04).

Hồ sơ hữu ích gồm: hợp đồng và quyền đối với mã nguồn; phiếu công việc hoặc nhật ký thời gian có ghi ngày và quốc gia của từng người; hóa đơn gắn với từng công việc; hồ sơ lương hoặc hồ sơ nhà thầu; và một bảng phân bổ nhất quán. Hãy giữ tổng chi phí trong nước và nước ngoài của từng năm, cùng lịch phân bổ của từng khoản chi nước ngoài. Riêng địa chỉ thanh toán không cho thấy việc viết mã hay kiểm thử phần mềm diễn ra ở đâu.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi công ty có năm thuế theo năm dương lịch đầy đủ, chi phí gắn với hoạt động kinh doanh của công ty, công ty không chọn phân bổ chi phí trong nước và không yêu cầu hưởng tín thuế nghiên cứu.

Lập trình viên ở Ấn Độ

Công ty Hoa Kỳ trả $120.000 cho việc phát triển phần mềm thực hiện tại Ấn Độ. Khoản khấu trừ năm đầu là một phần ba mươi chi phí, tức $4.000. Công ty khấu trừ $8.000 mỗi năm trong 14 năm đủ tiếp theo và $4.000 trong nửa năm cuối, thu hồi $116.000 còn lại ngay cả khi dự án bị bỏ (section 174).

Lập trình viên ở Hoa Kỳ

Cũng công ty đó, nhưng trả $120.000 cho việc phát triển thực hiện tại Hoa Kỳ. Công ty có thể khấu trừ toàn bộ $120.000 trong năm đó theo section 174A.

Công việc chia giữa Hoa Kỳ và Ấn Độ

Công ty trả $60.000 cho việc phát triển tại Hoa Kỳ và $60.000 cho việc phát triển tại Ấn Độ. Công ty khấu trừ $60.000 cộng với $2.000 phân bổ năm đầu cho phần nước ngoài, tổng cộng $62.000. Hồ sơ công việc và địa điểm riêng biệt chứng minh cách chia này (Notice 2023-63, section 3.04).

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài và cần biết mẫu khai thanh toán hoặc quy tắc khấu trừ thuế: hãy xem Trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Công ty mẹ hoặc công ty con ở nước ngoài của bạn đã tính phí công ty Hoa Kỳ: hãy xem Công ty con tại Hoa Kỳ của công ty nước ngoài hoặc Công ty mẹ tại Hoa Kỳ của công ty hoạt động ở nước ngoài để biết cách báo cáo và định giá giữa các công ty liên quan.
• Một tờ khai trước đây đã vốn hóa chi phí phát triển trong nước: với năm thuế đầu tiên bắt đầu sau năm 2024, công ty có thể chọn khấu trừ phần số dư trong nước còn lại trong năm đó hoặc phân bổ trong năm đó và năm kế tiếp. Chi phí nước ngoài vẫn theo lịch 15 năm. Hãy nhờ dịch vụ thuế công ty rà soát các tờ khai trước đó.
• Bạn cần phép tính thuế đầy đủ của công ty hoặc ý kiến về hợp đồng và địa điểm làm việc hỗn hợp: hãy xem Cách C corporation bị đánh thuế hoặc thuế công ty.