Công ty con Hoa Kỳ của công ty nước ngoài: hồ sơ khai hằng năm

Công ty con Hoa Kỳ do công ty mẹ sở hữu toàn bộ phải nộp những gì mỗi năm?

C corporation Hoa Kỳ nộp Form 1120 kể cả khi không có thu nhập chịu thuế. Form 5472 áp dụng khi công ty có giao dịch phải khai báo với bên liên quan (Form 1120; Form 5472).

Xem hướng dẫn về hồ sơ khai thuế của C corporation do người nước ngoài sở hữu để biết các hồ sơ khác.

Mỗi hóa đơn hoặc khoản vay từ công ty mẹ có cần một Form 5472 riêng không?

Không. Công ty con nộp một Form 5472 cho công ty mẹ và khai các giao dịch theo từng loại. Công ty con dùng phương pháp dồn tích (accrual) tính cả các khoản phải trả và phải thu đã phát sinh, nên hóa đơn chưa trả cuối năm vẫn có thể được tính (IRS).

Việc khai báo không xác lập khoản khấu trừ hay cách xử lý thuế khấu trừ. Về vốn góp so với nợ, xem góp vốn vào công ty Hoa Kỳ từ nước ngoài.

Nếu nhiều công ty liên quan cùng giao dịch với công ty con thì sao?

Hãy nộp một Form 5472 riêng cho mỗi bên liên quan có giao dịch phải khai báo. Nếu công ty mẹ lập hóa đơn dịch vụ và một công ty chị em ở nước ngoài cấp phép thương hiệu, đó là hai biểu mẫu đính kèm cùng một Form 1120. Không cần biểu mẫu riêng cho từng hóa đơn (IRS, dòng 1g).

Với hóa đơn chung cho cả nhóm, hãy ghi rõ từng bên pháp lý, giao dịch, số tiền và giá. Biểu mẫu thiếu sót nghiêm trọng hoặc không lưu hồ sơ bắt buộc có thể bị phạt $25.000 (IRS).

Công ty mẹ nước ngoài nên tính phí cộng thêm bao nhiêu?

Không có mức cộng thêm tiêu chuẩn cho công việc phát triển. Mức phí phải phản ánh kết quả như giao dịch độc lập theo một phương pháp phù hợp và các dữ kiện so sánh. Cách tính chi phí cộng thêm (cost-plus) cần có căn cứ về cơ sở chi phí, chức năng, rủi ro và biên lợi nhuận so sánh (Treasury Regulation 1.482-9).

Quy định cho phép tính một số dịch vụ hỗ trợ đủ điều kiện theo giá vốn, nhưng loại nghiên cứu, phát triển và thử nghiệm khỏi phương pháp này. Đừng áp dụng quy tắc chung không cộng thêm phí cho việc phát triển phần mềm (Treasury Regulation 1.482-9(b)). Với khoản vay từ công ty mẹ, hãy so sánh với các khoản vay giữa các bên không liên quan vào thời điểm phát sinh nợ, xét đến số tiền, kỳ hạn, tài sản bảo đảm và mức tín nhiệm của công ty con (Treasury Regulation 1.482-2).

Công ty con Hoa Kỳ nên có bản phân tích định giá khi nộp tờ khai, và cung cấp cho IRS các tài liệu chính trong vòng 30 ngày kể từ khi có yêu cầu để được miễn một số khoản phạt về định giá chuyển giao (Treasury Regulation 1.6662-6). Với công ty mẹ ở Canada, xem định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ.

Công ty con có phải khấu trừ thuế trên phí, tiền lãi hoặc tiền bản quyền không?

Tính chất và nguồn của khoản thanh toán quyết định việc khấu trừ. Khoản phí chỉ cho dịch vụ thực hiện ngoài Hoa Kỳ thường có nguồn nước ngoài. Tiền lãi do công ty Hoa Kỳ trả và tiền bản quyền cho quyền sử dụng tại Hoa Kỳ thường có nguồn Hoa Kỳ (IRS, Publication 515).

Với công ty mẹ Ấn Độ đủ điều kiện và là chủ sở hữu hưởng lợi của khoản thu nhập, hiệp định Hoa Kỳ–Ấn Độ giới hạn thuế đối với tiền lãi vay thông thường ở mức 15% và thuế đối với tiền bản quyền nhãn hiệu ở mức 15%. Công ty mẹ phải đáp ứng quy tắc của hiệp định về việc công ty Ấn Độ nào được hưởng các mức này. Với hóa đơn hỗn hợp, hãy tách dịch vụ theo nơi thực hiện và xác định mọi khoản trả cho quyền sử dụng tại Hoa Kỳ, vì đó có thể là tiền bản quyền. Các khoản thanh toán gắn với cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Hoa Kỳ cần được rà soát riêng. Nhà thầu nước ngoài không liên quan có các yêu cầu về hồ sơ khác.

Công ty mẹ sở hữu toàn bộ không thể dùng ngoại lệ lãi đầu tư danh mục (portfolio interest) cho tiền lãi khoản vay của mình (IRS). Công ty con, với vai trò bên khấu trừ thuế, phải nộp phần thuế không khấu trừ. Việc công ty mẹ sau đó nộp thuế Hoa Kỳ có thể xóa nghĩa vụ thuế đó nhưng không xóa tiền lãi hoặc tiền phạt (section 1461; IRS).

Công ty mẹ cung cấp loại Form W-8 nào?

Công ty mẹ là công ty nước ngoài thường đưa cho công ty con Form W-8BEN-E trước khi nhận khoản thanh toán có nguồn Hoa Kỳ. Công ty con giữ biểu mẫu này, công ty mẹ không gửi cho IRS (IRS).

Để hưởng mức thuế theo hiệp định, công ty mẹ xác nhận nơi cư trú và điều kiện hưởng ưu đãi tại Part III, dòng 14a và 14b. Các mức thuế bản quyền khác nhau theo hiệp định còn yêu cầu dòng 15 (biểu mẫu của IRS; hướng dẫn). Thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể cần Form W-8ECI thay thế. Xem khi nào công ty mẹ nộp tờ khai Hoa Kỳ của riêng mình.

Hạn nộp Form 1042 và Form 1042-S là khi nào?

Cả hai thường đến hạn vào ngày 15 tháng 3 sau năm dương lịch có các khoản thanh toán phải khai báo. Nếu công ty con phải nộp Form 1042-S thì cũng phải nộp Form 1042, kể cả khi hiệp định giảm thuế khấu trừ xuống bằng không. Form 1042-S báo cho IRS và người nhận ở nước ngoài về thu nhập và thuế đã khấu trừ (Form 1042; Form 1042-S).

Nếu thuế chưa nộp đạt $2.000 vào cuối một kỳ (ngày 7, 15, 22 hoặc ngày cuối tháng), hãy nộp trong vòng 3 ngày làm việc. Số dư nhỏ hơn có hạn khác. Gia hạn nộp tờ khai không kéo dài thời gian nộp tiền (IRS).

Công ty con phải lưu những hồ sơ nào tại Hoa Kỳ?

Hãy lưu hồ sơ giao dịch cho Form 1120 và Form 5472. Section 6038A thường yêu cầu lưu chúng tại Hoa Kỳ, với ngoại lệ cho công ty nhỏ và giá trị thấp và một cách xử lý cho hồ sơ thường lưu ở nước ngoài. Các ngoại lệ này không ảnh hưởng đến hồ sơ thuế thông thường và việc khai Form 5472 khi áp dụng.

Hãy giữ các thỏa thuận hiện có, hóa đơn, bằng chứng nơi làm việc, căn cứ định giá, hồ sơ khoản vay và tiền bản quyền, Form W-8BEN-E, các lần nộp thuế và bảng đối chiếu sổ cái. Dữ liệu chi phí liên quan của công ty mẹ nước ngoài cũng có thể được yêu cầu (Treasury Regulation 1.6038A-3). Xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.

Ví dụ

Các số tiền đô la Hoa Kỳ và tỷ lệ chỉ để minh họa. Mỗi tình huống giả định một C corporation Hoa Kỳ và một công ty mẹ Ấn Độ.

Công việc phát triển tại Ấn Độ

Công ty mẹ lập hóa đơn $200.000 cho dịch vụ phát triển phần mềm thực hiện hoàn toàn tại Ấn Độ, không cấp giấy phép hay quyền nào. Công ty con khai khoản phí này trên Form 5472. Công ty con thường không khấu trừ thuế Hoa Kỳ và không lập Form 1042-S cho khoản phí dịch vụ có nguồn nước ngoài này. Hãy giữ hợp đồng dịch vụ, bằng chứng nơi làm việc, chi tiết chi phí và phương pháp định giá có căn cứ.

Khoản vay từ công ty mẹ

Công ty mẹ cho vay $500.000 với lãi suất 8% trong cả năm, và công ty con trả $40.000 tiền lãi. Khai số dư khoản vay và tiền lãi trên Form 5472. Nếu áp dụng giới hạn khấu trừ lãi vay kinh doanh, chỉ khai khoản lãi được khấu trừ ở dòng lãi (IRS). Nếu công ty mẹ đủ điều kiện theo hiệp định Ấn Độ và cung cấp Form W-8BEN-E hợp lệ, mức trần cho tiền lãi thông thường là 15%, tức $6.000 trên khoản thanh toán này. Khai khoản thanh toán và thuế khấu trừ trên Form 1042 và Form 1042-S trước ngày 15 tháng 3 sau năm thanh toán.

Giấy phép thương hiệu tại Hoa Kỳ

Công ty mẹ tính tiền bản quyền 5% trên $1.000.000 doanh thu tại Hoa Kỳ: $50.000. Khai khoản này trên Form 5472 và giữ giấy phép cùng căn cứ định giá theo giao dịch độc lập. Nếu khoản trả là cho nhãn hiệu sử dụng tại Hoa Kỳ và công ty mẹ đủ điều kiện hưởng hiệp định Ấn Độ, mức trần tiền bản quyền 15% nghĩa là khấu trừ $7.500 trên khoản thanh toán đó. Khai khoản này trên Form 1042 và Form 1042-S.

Trường hợp của bạn khác?

• Công ty mẹ có hoạt động kinh doanh riêng hoặc cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ: tờ khai của công ty mẹ và cách xử lý khoản thanh toán có thể thay đổi. Xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty nước ngoài.
• Công ty mẹ ở Canada: hãy phối hợp hồ sơ định giá của cả hai nước qua định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ.
• Công ty con được góp vốn bằng cổ phần thay vì nợ: xem góp vốn vào công ty Hoa Kỳ từ nước ngoài.
• Chi phí phát triển, biểu mẫu bị bỏ sót hoặc điều kiện hưởng hiệp định chưa chắc chắn ảnh hưởng đến tờ khai: hãy tập hợp các thỏa thuận, sổ cái, nơi làm việc, bản phân tích định giá và các Form W-8 để rà soát thuế công ty. Công ty mẹ Ấn Độ cũng nên xác nhận nghĩa vụ định giá chuyển giao và kiểm soát ngoại hối của Ấn Độ với cố vấn tại Ấn Độ.