PayPal 手续费、发票和转账怎么记账

PayPal 的哪个金额才是我的收入：销售额，还是我实际收到的净额？

扣除 PayPal 手续费之前的销售总价才是您的收入。您向买家代收并上缴的、由买家承担的销售税不是收入，退款会减少销售额。PayPal 手续费是单独的一项费用，而转入银行的款项完全不是收入。IRS 说明，1099-K 表上的总额没有按手续费、抵免、退款或运费调整，这些项目可以从中扣除。

一笔付款中，每个金额怎样归类：

由买家承担、您必须代收并上缴的销售税不是收入（第 334 号出版物）。不要把它记入销售额。法律规定由您作为卖家承担、再向买家收取的税，则属于总收入额（同一份出版物）。属于哪种情况，取决于征税的法律；见核对销售额、结算款和 1099-K 表。

销售总额是填入税表总收入栏的数字：独资经营者或个人所有的单一成员 LLC 填 Schedule C（IRS），合伙企业或有两个以上所有人的 LLC 填 1065 表，公司或选择按公司纳税的 LLC 填 1120 表或 1120-S 表（IRS）。公司或合伙企业所有的单一成员 LLC，则在其所有人的税表上申报（IRS）。税务方面见网店卖家的所得税和LLC 如何纳税。

有五种情况会让这件事变得不简单：

• 一个月核对下来，PayPal 余额和银行账户对不上。
• 一张发票和它的付款都被记成了收入。
• 同一个账户里还收到了个人的付款。
• 12 月 31 日还有钱留在 PayPal 余额里，或被暂扣。
• 以前的年度是按净存款记的账，或者 1099-K 表与账簿相差很大。新的做法不会改变已经按净额入账的月份。那几个月可能需要根据活动报告重建（见记账服务）。

开始之前请先备齐：每个月的 PayPal 活动报告（不能只靠银行同步的流水）、您的发票清单、银行对账单，以及当年的 1099-K 表。

PayPal 手续费在账上怎么记？

每笔手续费在账户显示的那一天，记为一项单独的经营费用，不要记成较小的销售额。IRS 把手续费列在可以从付款总额中扣减的项目里（IRS），所以账簿应当两样都显示：销售全额和手续费。

• 用一个费用账户记支付手续费。 销售手续费、货币兑换手续费和争议款手续费可以共用这个账户；如果您想分别追踪，也可以各设一行。这是您的选择，不是规定。
• 手续费以活动报告为准， 每笔付款记一笔手续费，不要按月估算。

只记净存款，账簿上的利润虽然不变，但总收入额和费用都会被低估，凡是以总收入额为依据的计算也会受影响，而且账簿再也无法与 1099-K 表比较。处理费用该填税表的哪一行，由您的报税人员决定。账簿只需要把手续费放在它自己的账户里。

怎样避免把 PayPal 转入银行的款项重复计入？

在账簿里把 PayPal 账户当作一个独立的账户，就像第二个银行账户。销售和手续费记入这个账户，转入银行的款项则是在这两个账户之间转移资金。它永远不是销售。

1. 在账簿里为 PayPal 余额建一个账户。
2. 每笔销售按全额同时记入收入和 PayPal 余额。每笔手续费记为从该余额中支出的费用。
3. 每次转入银行的款项，记为从 PayPal 余额转到银行的一笔转账。
4. 银行流水里出现这笔存款时，把它与那笔转账匹配起来。不要把它记为收入。如果存款比转账少，是因为转出本身有手续费，就把差额记为手续费，而不是记成较小的转账。

如果销售已经根据 PayPal 报告入账，对应的存款又被记为收入，就会重复计入。第 583 号出版物说明，记录应当能识别每笔收款的来源，以便区分经营和非经营收款、应税和免税收入。

对独资经营者，转入个人账户的款项是业主提款，不是经营费用。对合伙企业或公司，记账方式取决于这笔款项的性质（提款、报酬、分配还是贷款）：见业主提款的记账，并请教您的报税人员。如果账簿里已经有重复的记录，见账簿里的重复收入。

PayPal 收入什么时候算：到达 PayPal 余额时，还是转入银行时？

PayPal 收入在进入您的 PayPal 余额、且您可以使用时就算，而不是在转入银行时。现金收付制下，收入在您实际收到或推定收到时计入，包括您授权的代理人替您收到的时候。推定收到，是指款项已记入您的账户，或无限制地提供给您使用。您不需要把它提出来（第 334 号出版物；第 538 号出版物）。之后再把钱转入银行，不会改变所属年度。

客户在工作完成或交货之前支付的钱，即使采用权责发生制，一般也是收到当年的收入，除非企业选择了有限的一年期递延（第 538 号出版物）。想把 12 月的预付款不计入收入之前，先问您的报税人员。

暂扣或预留款（支付处理商扣留一段时间的钱）涉及的是限制问题。第 538 号出版物说明，如果您对收款的控制受到重大限制或约束，就不算推定收到收入。限制本身并不能推翻授权代理人已经收款的事实，而且这些资料也没有解决每一种暂扣的情况。如果年底有一部分余额被暂扣，请把支付处理协议，以及显示客户何时付款、处理商何时收到款项、款项何时可以使用的报告，交给您的报税人员。现金收付制：拿到手时计入收入。权责发生制：赚到且金额确定时计入收入，即使还没收到款。C 公司，或有 C 公司合伙人的合伙企业，可能不得使用现金收付制；这两种方法见小企业用现金收付制还是权责发生制。

PayPal 的付款怎样冲销发票，才不会重复计入？

发票只记一次，把付款冲销到发票上。付款是结清这张发票，而不是第二笔销售。

1. 发票只开一次。在权责发生制账簿里，它记录销售和一笔客户欠您的款项。
2. 客户付款时，把客户实际支付的全额（未扣手续费前）冲销到发票上。手续费单独记为一行费用，其余的进入 PayPal 余额。部分付款会使发票的其余部分保持未结清。
3. 之后银行里的存款，当作转账，不要再当作另一笔收款。
4. 在发票清单上保留付款日期。采用现金收付制的税表，依据收到钱的时间，即使账簿也在追踪发票。

从付款中扣掉手续费，是常见的陷阱。如果只把净额冲销到一张全额的发票上，发票上就会留一小笔余额，显示为未付。要冲销全额付款，而不是净额，手续费另外记；只有发票确实已全额付清，才结清整张发票。

核对的办法：扣除由买家承担的销售税和个人付款之后，把 PayPal 活动报告上的每笔付款总额，按交易编号和日期，与账簿里的发票付款或直接销售逐一对应。一笔付款背后有两笔销售的，可能被重复记了。在权责发生制账簿里，一笔付款可能结清更早月份的发票，而不在本月产生新的销售，所以在判断是重复之前，要通过月初和月末的未付发票以及任何客户预付款，来核对销售与付款。

已经记错了？一次处理一个月：把每笔被记为销售的银行存款改记为转账，并把每笔付款按客户实际支付的全额冲销到对应发票上，手续费单独一行。

PayPal 的退款、拒付和货币兑换怎么记？

退款单独记一行，在发生的月份减少销售额，不要与原来那笔销售轧差。退款在税表上显示在哪里，以及落在下一年度的退款，见退款的记账。

• 拒付。 拒付是客户对一笔银行卡付款提出争议，款项被追回。手续费发生时入账。争议未决期间，销售仍然留在收入里，处理商从您余额中划走的金额记为争议款项；争议败诉时，按原销售的退款来记；争议胜诉时，钱回到余额里。IRS 的资料没有给出记账方法，所以请问您的报税人员适用税表的哪一行。
• 货币兑换。 美国税表上的金额必须是美元。如果美元是您的记账本位币（企业账簿以美元记账，大多数小企业都是这样），就按收到、支付或应计当天通行的汇率换算每一项（IRS）。单独的兑换手续费，与其他手续费一样记入手续费账户。如果有多个汇率，用最能恰当反映您收入的那一个。支付应用按自己的汇率兑换时，成本可能包含在汇率里，而不是单列手续费；差额怎么记，请教您的报税人员。持有一段时间的外币余额，可能产生汇兑损益：见美国账簿中的外币账户。

怎样让亲友转账和个人的 PayPal 付款不进入经营收入？

亲友作为赠与或偿还个人开支而给您的钱，不是应税收入，所以绝不要把它记为销售（IRS）。IRS 还说，可能的话，在支付应用中把这类付款标注为非经营。

• 最干净的办法： 把经营和个人的付款放在不同的账户里。第 583 号出版物说明，经营账户要与个人支票账户分开。
• 如果一个账户里两者都有： 独资经营者可以把个人付款记入业主账户，而不是销售，并保留显示这笔钱属于个人的留言（见下面的示例）。合伙企业或公司应当请教报税人员怎么记（业主提款的记账）。
• 付款是为了什么，才是关键。 不管有没有收到表格，为您出售的商品或提供的服务而收到的付款，都是收入（IRS）。

如果 1099-K 表包含了个人付款，请向开表方申请更正后的表格。这在支付应用 1099-K 表上的个人付款：礼金和分摊账单中有说明。如果客户把钱付进了您的个人账户，见个人账户里的经营收入。

每个月，我怎样把 PayPal 余额与活动报告和银行核对？

每个月要证明三件事：账簿里的余额等于账户显示的余额，销售和手续费等于活动报告，每笔转账都能对上一笔银行存款。第 583 号出版物说，您应当每月对经营支票账户做对账，PayPal 账户也需要同样的检查。

1. 下载当月完整的活动报告，并记下账户的期末余额。
2. 从上个月的期末余额开始。加上所有进来的钱：含任何销售税的销售额、个人付款，以及您从银行转入的资金。减去所有出去的钱：手续费、退款、拒付和被暂扣的争议款、处理商预扣的税款（1099-K 表第 4 栏，备用预扣税）、您用余额支付的款项（供应商、承包商、购买的东西），以及转出的款项。结果必须等于期末余额。
3. 把账簿里的付款和手续费分录与报告的合计数对比。在权责发生制账簿里，一笔付款可能结清更早的发票，所以要通过未付发票余额，把销售与付款衔接起来。
4. 把每笔转出的款项与一笔银行存款对应。31 日转出、下个月到账的转账，是在途中，不是丢了。
5. 结账之前，把每一处差异都处理掉。

银行同步的流水不等于对账：见银行同步不等于对账。

我的 PayPal 1099-K 表和账簿对得上吗？对不上是为什么？

把 1099-K 表第 1a 栏与您的销售总额比较，而不是与存款比较。这张表显示的是应申报付款的总额，不考虑手续费、已退款金额、运费、折扣或任何其他金额，并且每笔交易按其发生日期计价（填报说明）。

把两者衔接起来：从第 1a 栏开始，减去不是销售的付款（个人付款、为上缴而代收的买家销售税），按时间和币种调整，再加上 PayPal 之外的收款。结果应当等于账簿里的销售总额。

按联邦规则，支付应用在商品或服务付款超过 $20,000，且笔数超过 200 笔交易 时，必须发出这张表，低于这个标准时也可以发。银行卡处理商对银行卡交易，不论金额多少都要申报。不管有没有收到表格，所有经营收入都必须申报（IRS）。第 4 栏显示联邦备用预扣税，填报说明说这笔钱应当在收款人的税表上作为已预扣税款处理：它不是手续费，也不会减少销售额，所以请交给您的报税人员（填报说明）。不要把这张表本身记为销售：这些付款已经在账簿里了。

如果处理完这些项目之后仍有差额，不要硬凑成收入。账簿里可能缺了某个月、某个账户或某个实体。完整的核对方法，包括重复的表格或错误的收款人，见核对销售额、结算款和 1099-K 表。如果客户还为同样的付款寄来了 1099-NEC 表，见同一笔收入出现在两张税表上。

PayPal 的账什么时候需要专业人士？

当只有一个账户、一种货币，而且每个月都对得上时，每月例行的做法就够用。出现下面这些情况，它就不管用了：

• 做完上面的检查，余额和银行仍然对不上， 或者有些月份从未对账。
• 已提交的年度里，收入和手续费按净额入账，或者存款被记成了销售。 已提交的税表是否需要更正，取决于总收入额和费用当时是怎样申报的。
• 把手续费、退款、销售税和时间差异都解释清楚之后，1099-K 表与账簿仍然相差很大。 当第三方的收入信息与独资经营者的个人税表不一致时，该税表可能收到 CP2000 系列通知，通知会规定答复日期（IRS）。
• 多个渠道。 PayPal 加上其他支付处理商、交易平台和发票：见银行卡处理商的结算款记账。
• 交易量大、多种货币，或者年底有未决的争议。
• 合伙企业或公司使用以业主个人名义开立的账户， 或者账户里混有业主的钱。
• 以前的年度没有处理过。 见补做逾期的账簿。

过去的月份，可以根据活动报告补上缺少的内容，也可以重新入账整年的数据。哪种合适，取决于已提交的内容和账簿现有的内容。请把活动报告、发票清单、银行对账单和 1099-K 表带到记账服务。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为美元。

通过 PayPal 付款的发票

一位自由职业设计师给客户开了一张 $5,000 的发票。手续费是 $175，所以 $4,825 进入 PayPal 余额，设计师再把它转入银行。

收入是 $5,000，手续费是 $175，银行存款是转账，不是第二笔销售。这张发票已全额付清。如果是现金收付制的账簿，跳过第一行，在第二行贷记销售 $5,000。

12 月 31 日仍留在 PayPal 里的钱

一位采用日历年度、现金收付制的网店卖家，12 月收到 $2,000 的销售款，当月就可以提现，没有手续费、销售税、退款，也没有上期余额。这笔钱在 12 月 31 日仍留在 PayPal 余额里，1 月 4 日才转入银行。当这笔钱可以无限制使用时，这些销售就算在 12 月收到。更早一年首次收到的钱，属于那一年。1 月的转入银行是转账，不是收入。账簿显示年末 PayPal 余额为 $2,000，与账户的期末余额一致。如果其中一部分被暂扣，请问报税人员那部分是否算已收到。

经营账户里的亲友付款

一位设计师的 PayPal 账户还收到了 $300 的亲友转账，用来分摊共同的房租账单。如果这 $300 是赠与，或者是对个人开支的偿还，它就不是销售。对独资经营者，它记入业主账户：到账时是业主投入的钱，转到个人银行时是付给业主的钱。销售和手续费不变。如果当年的 1099-K 表把这 $300 算了进去，设计师要向开表方申请更正后的表格。

您的情况不一样？

• 您的 PayPal 余额和银行始终对不上，1099-K 表与账簿相差很大，或者多年来收入和手续费都按净额入账： 请把活动报告、发票清单、银行对账单和 1099-K 表带到记账服务，补做账簿，并判断已提交的税表是否需要更正。
• 您还通过其他处理商收款： 请看银行卡处理商的结算款记账和核对销售额、结算款和 1099-K 表。
• 同样的付款同时出现在 1099-NEC 表和 1099-K 表上： 请看同一笔收入出现在两张税表上。
• 1099-K 表包含了礼金或分摊的账单： 请看支付应用 1099-K 表上的个人付款：礼金和分摊账单。
• 客户的付款进了个人账户： 请看个人账户里的经营收入。
• 同步的发票和存款把收入重复计算了： 请看账簿里的重复收入。
• 您提现到美国境外的银行账户，或者您的企业在国外经营： 美国企业的境外账户可能有单独的申报义务；请看FBAR：哪些账户要申报（其中涵盖支付应用余额）和公司境外账户的 FBAR，并按美国账簿中的外币账户的做法记录兑换。
• 您想了解网店的所得税： 请看网店卖家的所得税。