QuickBooks 收入重复记录：发票收款与存款怎么查

为什么我的 QuickBooks 里收入显示了两次？

当一笔销售在账簿里有两条记录时，收入就会显示两次，例如发票和它的收款已入账，同一笔钱的银行存款又被当作新收入记了一次。另一个常见原因是支付应用的连接在您的发票之外又记入了销售。最快的检查办法是把某一个月的收入与当月存款对比。

收入总额高于存款，并不一定是重复。未收款的发票，以及扣除处理商手续费和退款后才到账的存款，都会使收入高于存款；反过来，您代收并上缴的、由买家承担的销售税，以及转交给他人的小费，会出现在存款里却不属于收入，使存款高于收入。由您这个卖家承担并向客户收取的销售税，通常属于总收入（第 334 号出版物）。重复是指没有任何额外销售作为依据的收入。

对比时，会计方法很重要。采用收付实现制时，收入计入您实际收到或可无限制支配的那一年；采用权责发生制时，一般计入赚取收入的那一年（第 538 号出版物）。收付实现制的收入报表应与实际收到的款项一致。权责发生制的报表还包括未收款的发票。

以下情况就不简单了：

• 重复跨越了几个月或几年；
• 一个支付应用同步到了多个账户或多个公司文件；
• 其中某些月份已经核对或锁定；
• 已提交的税表可能用了翻倍的数字。

遇到这些情况，请先让记账员或报税人员查看文件，再删除任何内容。

开始之前请准备：

• 受影响期间按月的收入报表，按您的税表所用方法生成；
• 同期的银行和支付应用对账单；
• 未结清和已结清的发票清单；
• 应用连接或同步的设置，以及各自启用的日期；
• 任何 1099-K 表；
• 每个受影响年度已提交的税表。

重复的存款从哪里来：一条作为收款，一条作为存款？

同一笔钱或同一笔销售通过两条途径入账，就会产生重复。常见的有五种情形。

QuickBooks Online 的匹配页面说明，如果银行记录对应的交易已在账簿中，可能会出现 Match（匹配）选项，而 Add（添加）会把该记录登记为一笔新账目（QuickBooks Online 帮助）。添加一条已经存在的记录，正是第一种情形的起因。如果删除添加的记录后，收款仍在 Undeposited Funds 里，请参阅 Undeposited Funds 余额。

怎样确认收入被重复计算了？

把某一个月的收入与收到的款项及其对应的发票对应起来。重复是指一笔销售有两条记录，却只有一笔存款。

1. 选一个月。按交易（而不是汇总数）打开收入报表，涵盖每个收入账户（包括任何统收或未分类账户），按您税表所用的方法（收付实现制或权责发生制）生成。
2. 根据银行和支付应用的对账单，列出当月的存款。把不属于销售的存款剔除：贷款、所有人投入的资金、您自己账户之间的转账，以及代收待缴的、由买家承担的销售税或代他人收取的小费。
3. 把收付实现制的收入与这些存款对比。除处理商手续费、退款和月末时间差外，两者应当一致。
4. 如果您使用权责发生制，用未收款销售的变化来解释它与现金收入的差额：当月开具发票的销售，减去当月就发票收到的款项，只算收入部分（不含销售税），再按贷项通知单调整。预付款和尚未开票的收入需要报税人员审核，而无法解释的差额只是线索，不是证据。
5. 如果收入高于这些因素所能解释的数额，就要找同一笔销售出现在两处的情况。先按金额、再按日期给收入行排序。几天之内出现两次同一金额，其中一条关联发票、另一条没有，通常就是重复。
6. 把每一笔可疑记录与对账单核对：银行里只有一笔存款，账簿里却有两条收入记录。

银行对账可以精确到分都对得上，收入却仍然翻倍，因为第二份记录可能在对账从未覆盖的账户里。请每月对账（第 583 号出版物），并且也要把收入与存款对比：银行数据连接不等于对账。

保留哪一份：匹配、删除还是排除？

通常保留与发票和银行记录相连的那条，删除孤立的第二条。如果不清楚是哪一条，请先停下，向记账员请教，再删除。

QuickBooks Online 的排除步骤从 For review 标签页开始，所以只适用于仍在该页等待处理的银行记录。已经添加进账簿的记录，要在账簿里修正。

容易出错的地方：

• 删除了有关联的那一份。发票和它的收款是相互关联的。请删除孤立的那条，而不是结清发票的收款，否则发票的收款历史会断掉。
• 排除了并非重复的记录。两笔真实存款可能金额和日期相同。只有在账簿里找到同一条记录后才排除，并比对金额、日期和说明。
• 在已核对的月份里随意删除。请看下面关于已结账月份的部分。
• 没有记录改了什么。把每次删除都写下来：日期、金额、客户、保留了哪一条以及原因。美国财政部条例把账簿与税表之间差异的核对列为应保存的证明记录的一个例子（26 CFR 1.446-1）；您的删除记录正好可以用于这项核对。

怎样修复 Stripe 与 QuickBooks 同步造成的重复，并防止再出现？

先确定每笔销售在哪里只记录一次，停止另一条途径，再逐月清理重复。设置因应用和软件而异，应参考它们自己的帮助页面；本文不涉及。

1. 选定销售的唯一来源：您的发票，或应用同步来的销售。
2. 现在就关闭另一条途径，让新的重复不再出现。如果同步还在运行时就先删除，新的副本可能接着出现。
3. 找到收入第一次高于存款的月份。那通常接近连接开始的时间；请对照每个连接启用的日期来确认。
4. 从最早的月份开始清理重复。每清理完一个月，再把当月收入与当月存款对比一次。
5. 检查变更后的下一笔打款。其中每笔销售应已出现一次，存款应与这些记录相符，而不是新增销售收入。

打款是扣除手续费和退款后到账的，所以即使没有重复，打款金额也会小于背后的销售额。这种核对方法见：核对销售和打款。各应用请见：Stripe、Square、Shopify。退款被记成收入的情况见：在账簿中记录退款。

如果重复出现在已核对或已结账的月份怎么办？

已核对或已锁定月份里的重复可以修正，但要在它所在的位置修正，并记录原因。更改已核对的记录，可能使该月与银行对账单不一致，下一次对账也可能从不同的余额开始（对账期初余额不对）。更改已锁定的日期前，结账日期可能要求输入密码（报税后设置结账日期）。

按今天的日期做调整分录，会把修正挪出多记发生的那个期间。收入按收到或赚取的年度申报（第 538 号出版物），所以今年一笔总额调整，会让前一年偏高、今年偏低。如果该年度已经报税，在更正税表之前，或报税人员记录两者为何不同之前，更正后的账簿将不再与税表一致（见下面关于已提交税表的部分）。

IRS 把更正计算错误或过账错误列为不属于会计方法变更（第 538 号出版物）。重复记录就是这类错误；更正体现在哪份税表上，取决于实体类型，以及更早的年度是否仍可更正。

1099-K 表上的金额能说明收入是否翻倍吗？

不能。1099-K 表报告的是某一个申报方通过支付卡或支付应用处理的总付款额。它无法显示您的账簿是否把一笔销售算了两次。1a 框的金额不会扣除手续费、抵免、退款、运费或折扣等项目，所以它也不是净收入（IRS）。

只能把它当作提示，而不是证据。如果您的账簿显示通过该信用卡处理商或应用产生的销售多于表上的总金额，就先查是否重复录入。表和账簿也可能在没有重复的情况下不一致，例如共用信用卡终端、变更所有人或税号（IRS），或年末的时间差；表上金额高于账簿，也可能意味着账簿漏记了销售。

无论是否收到表，您都要申报全部收入（IRS）。关于门槛，以及遇到错误或重复的表怎么办，请参阅：支付平台申报门槛和错误或更正后的平台税表。完整的核对方法见：核对销售和打款。

翻倍的收入有没有进入我已经提交的税表？

如果税表是根据翻倍的账簿编制的，就进入了。先把税表上的行与账簿对应起来：用总收入或收入合计对照更正后的收入报表。根据存款或 1099-K 表编制的税表，可能从未包含多出的部分。如果账簿还没有用于任何税表，请先修正账簿，再把更正后的报表交给报税人员。发送前还要检查什么，请参阅：记账清理清单。

如果税表确实包含了多出的部分，在更正之前，它仍保持提交时的样子。

翻倍的收入可能使已缴税款偏高，所以更正可能是一项退税申请。退税申请有期限：提交原始报税表后 3 年，或缴税后 2 年，以较晚者为准，从申请人自己的税表和付款起算。提前提交的税表视为在截止日提交，逾期提出的申请不能获得抵免或退税，除非有例外给予更多时间（IRS）。因此，合伙企业或 S 公司的所有人，要从所有人自己的税表起算。合伙企业的行政调整申请，一般必须在其税表提交日或未延期的截止日（以较晚者为准）之后的 3 年 内提交，而 IRS 就该年度启动行政程序的通知，一般会使其不能再提交（26 U.S.C. 6227）。联邦税表的更改也可能影响州税表（IRS）。

同一个收入数字也可能出现在销售税申报表、贷款申请材料或投资者报告里，这些也要检查。销售税部分请参阅：应付销售税与申报表不符。

怎样避免收入再次被重复记录？

让每笔销售只记录在一个地方，用匹配代替添加，并且每月把收入与存款对比。

• 销售只有一个来源。确定由发票还是支付应用生成销售记录，并关闭另一个。
• 匹配，不要添加。银行记录对应的交易已存在时，使用 Match（QuickBooks Online 帮助）。
• 不要在实时银行数据连接之上再上传对账单。需要补缺口时，请参阅：银行数据连接停止导入。
• 每月对账。IRS 要求每月核对支票账户，而计算机记录必须能与您的账簿和税表核对（第 583 号出版物）。
• 测试新的连接。连接任何应用后，先把一个月的收入与存款对比，并查看未结发票和 Undeposited Funds，再信任这个同步。
• 报税后锁定该年度。报税后设置结账日期。

示例

这些示例仅为说明，金额为美元。

添加了存款，而不是匹配

一家设计工作室在 5 月向客户开出 US$8,000 的发票。客户付款，收款已关联到发票。之后银行数据连接显示了这笔存款，它被当作收入添加，而不是匹配。5 月收入显示为 US$16,000，而存款只有一笔 US$8,000。工作室删除了添加的收入记录，并把银行记录匹配到已有记录。5 月收入重新变为 US$8,000。

9 月连接的支付应用

一家按日历年度报税的网店在 9 月连接了一个支付应用。连续四个月，每笔销售都既显示为发票，又显示为同步来的销售，多出约 US$22,000 的收入。该店选择发票作为唯一来源，关闭同步的销售，并逐月清理重复，每个月都与当月存款对比。如果该年度的税表已根据这些账簿提交，多出的 US$22,000 就在税表上，下一步是上面所说的更正税表检查。

上传加银行数据连接

一位承包商手动上传了一份银行对账单，添加了其中 60 笔存款，共 US$9,400。之后实时银行数据连接又把同样的 60 条记录送进 For review。承包商逐条与已记录的存款核对，在这 60 条副本被添加之前将它们排除，所以账簿里的存款是 US$9,400，而不是 US$18,800。如果两批记录都已添加，就需要在账簿中更正已过账的多余记录，并重新对账。

您的情况不同？

• 翻倍跨越了多个月，支付应用同步到了多个账户，涉及已核对的期间，或者已提交的税表可能申报了多出的收入：请寻求记账帮助，确定保留哪些记录、是否需要更正税表，以及如何设置才能让每笔销售只记录一次。
• 合伙企业或 S 公司的税表可能包含了多出的收入：请参阅更正已提交的企业税表。
• 有一笔收款始终没有结清，Undeposited Funds 越积越多：请参阅 Undeposited Funds 余额。
• 打款、手续费或 1099-K 表与您的销售对不上：请参阅核对销售和打款和账簿中的打款。
• 删除记录后，对账出现差额：请参阅对账期初余额不对。
• 退款被记成了收入：请参阅在账簿中记录退款。
• 税表提交后，已报税的年度仍在不断变化：请参阅报税后设置结账日期。
• 账簿已落后数月，或 IRS 来信询问该年度：请参阅补做逾期的账和记账帮助，或收到 IRS 寄给您企业的通知。