PayPal 手續費、發票與轉帳的記帳方法

PayPal 的哪個金額才是我的收入：銷售額還是我收到的淨額？

扣除 PayPal 手續費之前的銷售總價才是您的收入。您代買方收取並上繳的、向買方徵收的銷售稅不是收入，退款則會減少銷售額。PayPal 手續費是另一項費用，而轉到銀行的款項根本不是收入。IRS 說明，1099-K 表上的總額沒有扣除手續費、抵免、退款或運費，這些項目可以從中扣除。

一筆付款中的每個金額該怎麼分類：

向買方徵收、您必須代收並上繳的銷售稅不是收入（Publication 334）。不要把它計入銷售額。向您作為賣方徵收、並轉嫁給買方的稅，則是總收入的一部分（同一份公告）。屬於哪一種，要看徵收該稅的法律；請見銷售額、付款和 1099-K 表的核對。

銷售總額就是填入稅表總收入行的數字：獨資經營者或個人名下的單一成員 LLC 填 Schedule C（IRS），合夥企業或有兩位以上所有者的 LLC 填 1065 表，公司或選擇按公司課稅的 LLC 填 1120 表或 1120-S 表（IRS）。由公司或合夥企業擁有的單一成員 LLC，在其所有者的稅表上申報（IRS）。稅務方面請見網上賣家所得稅和LLC 如何課稅。

有五種情況會讓問題變得不簡單：

• PayPal 餘額與銀行帳戶在一個月的核對後仍對不上。
• 發票和它的付款都被記成了收入。
• 同一個帳戶收到了個人付款。
• 12 月 31 日還有錢留在 PayPal 餘額裡，或被扣留。
• 以前的年度是按淨存款入帳的，或 1099-K 表與帳簿相差很大。新的流程不會改變已經按淨額入帳的月份。這些月份可能需要根據活動報告重建（請見記帳）。

開始之前請先準備好：每個月的 PayPal 活動報告（不只是銀行串接資料）、您的發票清單、銀行對帳單，以及該年度的 1099-K 表。

PayPal 手續費在會計帳裡該怎麼記？

每筆手續費在帳戶顯示的當天，單獨記為一項業務費用，絕不能當作銷售額變少。IRS 把手續費列為從付款總額中扣減的金額（IRS），所以帳簿應當同時顯示兩者：完整的銷售額和手續費。

• 付款手續費用一個費用帳戶。 銷售手續費、貨幣兌換手續費和爭議付款的手續費可以共用同一個帳戶；如果您想分開追蹤，也可以各設一行。這是您的選擇，不是規定。
• 手續費要取自活動報告， 每筆付款對應一筆手續費，不要按月估算。

只記淨存款，帳簿上的利潤不變，但總收入和費用會被低估，凡是以總收入為基礎衡量的項目也一樣，而且帳簿也沒辦法再與 1099-K 表比較。處理費應填在稅表的哪一行，由您的報稅員決定。帳簿只需要把手續費記在單獨的帳戶裡。

怎樣避免 PayPal 轉到銀行的款項被重複計算？

在您的帳簿裡，把 PayPal 帳戶當作一個獨立的帳戶，就像第二個銀行帳戶一樣。銷售額和手續費都記入這個帳戶，而轉到銀行的款項則是在兩個帳戶之間轉移資金，絕不是銷售。

1. 在帳簿裡為 PayPal 餘額建立一個帳戶。
2. 每筆銷售按完整金額記入收入和 PayPal 餘額。每筆手續費記為從餘額中支出的費用。
3. 每筆轉到銀行的款項，記為從 PayPal 餘額轉到銀行的轉帳。
4. 銀行串接顯示那筆存款時，把它與轉帳配對。不要把它記為收入。如果存款比轉帳金額少，是因為轉帳本身收取了手續費，就把差額記為手續費，而不是記為較小的轉帳。

重複計算的原因，是銷售額已根據 PayPal 報告入帳，而對應的存款又被記成了收入。Publication 583 說明，記錄應能辨明每筆收款的來源，以便區分業務收款和非業務收款，以及應稅收入和非應稅收入。

對獨資經營者來說，轉到個人帳戶是所有者提款，不是業務費用。對合夥企業或公司來說，如何記錄取決於這筆款項的性質（提款、工資、分配款還是貸款）：請見記錄所有者提款，並詢問您的報稅員。如果帳簿裡已經有重複的記錄，請見帳簿中的重複收入。

PayPal 的收入是在進入 PayPal 餘額時算，還是轉到銀行時才算？

PayPal 的收入，在款項進入您的 PayPal 餘額、且您可以使用時就算，不是在轉到銀行時才算。在現金收付制下，收入在您實際收到或視同收到時計入，包括您授權的代理人替您收到的時候。視同收到，是指該金額已記入您的帳戶，或不受限制地提供給您使用。您不需要提現（Publication 334；Publication 538）。日後再把錢轉到銀行，不會改變它所屬的年度。

客戶在工作或交貨之前支付的款項，一般是收到當年的收入，即使採用權責發生制也一樣，除非企業選擇了有限的一年遞延（Publication 538）。在把 12 月的預付款排除在收入之外以前，請先詢問您的報稅員。

扣留或準備金（支付處理商把錢扣留一段時間）是一個限制問題。Publication 538 說明，如果您收款的控制權受到實質性的限制，收入就不算視同收到。限制本身不會推翻授權代理人已經收到的事實，而且相關資料並沒有對每一種扣留情形都作出定論。如果年底有部分餘額被扣留，請把處理協議，以及顯示客戶何時付款、處理商何時收到款項、款項何時可用的報告，一併交給您的報稅員。現金收付制：收到時計入收入。權責發生制：賺取且金額已知時計入收入，即使尚未收款。C 公司，或有 C 公司作為合夥人的合夥企業，可能不得使用現金收付制；這兩種方法請見小企業用現金收付制還是權責發生制。

PayPal 的付款怎麼沖銷發票，才不會被重複計算？

發票只記一次，付款用來沖銷它。付款結清發票，它不是第二筆銷售。

1. 只建立一次發票。在權責發生制帳簿中，它記錄銷售額和客戶欠您的款項。
2. 客戶付款時，把客戶實際支付的總額（扣除手續費之前）沖銷到發票上。手續費單獨記為一行費用，其餘金額進入 PayPal 餘額。部分付款時，發票的其餘部分仍然未結清。
3. 日後出現在銀行的那筆存款，按轉帳處理，不是另一筆收款。
4. 在發票清單上記下付款日期。現金收付制的稅表看的是收到款項的時間，即使帳簿也追蹤發票。

從付款中扣除的手續費，是常見的陷阱。如果您只把淨額沖銷到按總額開立的發票上，就會有一小筆餘額被當作未付而留在帳上。要沖銷總額，不是淨額，並把手續費另行入帳；只有發票確實全額付清，才結清整張發票。

核對的方法：把 PayPal 活動報告上的每一筆總額付款，與帳簿中對應的發票付款或直接銷售配對，使用交易編號和日期，並先扣除向買方徵收的銷售稅和個人付款。如果一筆付款對應兩筆銷售，可能被重複入帳了。在權責發生制帳簿中，一筆付款可能結清前一個月的發票，而本月並不產生銷售，所以在認定差額是重複之前，要透過月初和月底的未付發票以及客戶預付款，來核對銷售額與付款。

已經記錯了？一次處理一個月：把每筆被記為銷售的銀行存款改記為轉帳，並把每筆付款按客戶實際支付的總額重新沖銷到發票上，手續費單獨一行。

PayPal 的退款、退單和貨幣兌換該怎麼記？

退款單獨記為一行，在發生的當月沖減銷售額，不要與原來的銷售額互相抵銷。退款在稅表上的位置，以及發生在以後年度的退款，請見在帳簿中記錄退款。

• 退單。 退單是客戶對信用卡付款提出異議，款項被收回。手續費收取時入帳。爭議未了結期間，銷售額仍留在收入中；處理商從您的餘額中扣走的金額，作為爭議金額追蹤；爭議敗訴的，按原銷售的退款記錄；爭議勝訴的，款項返還餘額。IRS 的資料沒有給出記帳方法，所以請詢問您的報稅員適用稅表的哪一行。
• 貨幣兌換。 美國稅表上的金額必須以美元計。如果美元是您的功能貨幣（您的業務帳簿以美元記帳，大多數小企業都是如此），就按收到、支付或應計該項目時的通行匯率換算每一項（IRS）。單獨的兌換手續費，與其他手續費一樣，記入手續費帳戶。如果有不止一種匯率，使用最能恰當反映您收入的那一種。如果支付應用程式按自己的匯率換算，成本可能已包含在匯率裡，而不是單獨的手續費行；請詢問您的報稅員差額怎麼入帳。持有一段時間的外幣餘額，可能產生匯兌損益：請見美國帳簿中的外幣帳戶。

怎樣把朋友和家人的付款及個人 PayPal 付款，排除在業務收入之外？

來自朋友和家人的錢，如果是贈與，或是對個人支出的償還，就不是應稅收入，所以絕不要把它記為銷售（IRS）。IRS 還說，可能的話，要在支付應用程式中把這些付款標註為非業務付款。

• 最乾淨的做法： 把業務付款和個人付款放在不同的帳戶。Publication 583 說明，要把業務帳戶與個人支票帳戶分開。
• 如果同一個帳戶兩者都有： 獨資經營者可以把個人付款記入所有者帳戶，而不是銷售額，並保留顯示它是個人付款的訊息（見下面的範例）。合夥企業或公司應當詢問其報稅員怎麼記錄（記錄所有者提款）。
• 付款的用途才是決定因素。 為您銷售的商品或提供的服務所做的付款是收入，不論有沒有收到表格（IRS）。

如果 1099-K 表包含個人付款，請要求開票機構重新開具更正後的表格。這在支付應用程式 1099-K 表上的贈與和分攤帳單中有說明。如果客戶把款項付到了您的個人帳戶，請見個人帳戶裡的業務收入。

每個月怎樣把我的 PayPal 餘額與活動報告及銀行對帳？

每個月要證明三件事：帳簿中的餘額等於帳戶顯示的餘額，銷售額和手續費等於活動報告，每筆轉帳都能對上一筆銀行存款。Publication 583 說明，您應該每月對業務支票帳戶對帳，PayPal 帳戶也需要同樣的核對。

1. 下載當月完整的活動報告，並記下帳戶的期末餘額。
2. 從上個月的期末餘額開始。加上所有進入的款項：含銷售稅在內的銷售額、個人付款，以及您從銀行轉入的資金。減去所有流出的款項：手續費、退款、退單和被扣留的爭議款、處理商預扣的稅款（1099-K 表第 4 欄，備用預扣稅）、您從餘額中支付的款項（供應商、承包人、購物），以及轉出的款項。結果必須等於期末餘額。
3. 把帳簿中的付款和手續費分錄，與報告的合計數比較。在權責發生制帳簿中，一筆付款可能結清之前的發票，所以要透過未付發票的餘額，把銷售額與付款銜接起來。
4. 把每筆轉出的款項與一筆銀行存款配對。31 日轉出、下個月才到帳的款項屬於在途，不是遺失。
5. 結帳之前，要處理每一項差異。

已連接的銀行串接不等於對帳：請見銀行串接不等於對帳。

我的 PayPal 1099-K 表與我的帳簿相符嗎？不符是為什麼？

把 1099-K 表的第 1a 欄與您的銷售總額比較，不要與存款比較。這張表顯示應申報付款的總額，不考慮手續費、退款金額、運費、折扣或任何其他金額，而且每筆交易按其發生當天估值（填表說明）。

銜接兩者的做法：從第 1a 欄開始，減去不是銷售的付款（個人付款、代收待上繳的、向買方徵收的銷售稅），調整時間和貨幣差異，再加上 PayPal 以外的收款。結果應當等於帳簿中的銷售總額。

依照聯邦規則，支付應用程式在貨品或服務的付款超過 $20,000，且交易量超過 200 筆交易 時，必須發送這張表格，低於這個標準也可以發送。信用卡處理商對信用卡交易的報告沒有金額門檻。不論有沒有收到表格，所有的業務收入都須申報（IRS）。第 4 欄顯示聯邦備用預扣稅，填表說明指出，這筆稅款要填在收款人的稅表上作為已預扣稅款：它不是手續費，也不是銷售額的減少，所以請交給您的報稅員（填表說明）。不要把表格本身記為銷售額：這些付款已經在帳簿裡了。

如果處理完這些項目之後仍有差距，不要把它填平進收入裡。帳簿裡可能缺了某個月、某個帳戶或某個實體。完整的銜接方法，包括重複的表格或收款人有誤的情況，請見銷售額、付款和 1099-K 表的核對。如果客戶就同樣的付款還寄來了 1099-NEC 表，請見同一筆收入出現在兩張稅務表格上。

PayPal 帳簿什麼時候需要專業人員？

只有一個帳戶、一種貨幣，而且每個月都能對上時，每月例行流程就管用。以下情況就不管用了：

• 經過上面的核對，餘額與銀行仍然對不上， 或者有些月份從未對帳。
• 在已提交稅表的年度，收入和手續費按淨額入帳，或存款被記成了銷售額。 已提交的稅表是否需要更正，取決於總收入和費用是怎樣申報的。
• 解釋了手續費、退款、銷售稅和時間差異之後，1099-K 表仍與帳簿相差很大。 當第三方的收入資訊與獨資經營者的個人稅表不符時，稅表可能收到 CP2000 系列通知，通知會設定回覆日期（IRS）。
• 管道很多。 PayPal 加上其他處理商、交易平台和發票：請見帳簿中的信用卡處理商付款。
• 交易量大、多種貨幣，或年底有未了結的爭議。
• 合夥企業或公司使用以所有者個人名義開立的帳戶， 或有所有者的資金混在其中。
• 以前的年度從未處理過。 請見補做逾期帳簿。

過去的月份可以透過補上活動報告中缺失的內容，或重新入帳整個年度來修正。用哪種方式，取決於已經提交了什麼，以及帳簿已經顯示了什麼。請把活動報告、發票清單、銀行對帳單和 1099-K 表帶到記帳。

舉例

以下範例僅作說明，所有金額均以美元計。

透過 PayPal 付款的發票

一位自由工作的設計師向客戶開出 $5,000 的發票。手續費是 $175，所以 $4,825 進入 PayPal 餘額，設計師再把它轉到銀行。

收入是 $5,000，手續費是 $175，銀行的存款是轉帳，不是第二筆銷售。發票已全額付清。在現金收付制帳簿中，略過第一行，在第二行貸記銷售額 $5,000。

12 月 31 日仍在 PayPal 裡的錢

一位曆年制、現金收付制的網上賣家，在 12 月收到 $2,000 的銷售款，當月即可提現，沒有手續費、銷售稅、退款或之前的餘額。這筆錢在 12 月 31 日仍留在 PayPal 餘額中，並在 1 月 4 日轉到銀行。只要資金不受限制地可用，這些銷售就算作 12 月收到。第一次收到時屬於更早年度的錢，歸屬於那個年度。1 月的轉款是轉帳，不是收入。帳簿顯示年底 PayPal 餘額中有 $2,000，與帳戶的期末餘額相符。如果其中一部分被扣留，請詢問報稅員那一部分是否算已收到。

業務帳戶裡的朋友和家人付款

一位設計師的 PayPal 帳戶還收到了 $300 朋友和家人的付款，用於分攤共同的租金帳單。如果這 $300 是贈與，或對個人支出的償還，它就不是銷售額。對獨資經營者來說，它記入所有者帳戶：收到時記為所有者投入的資金，轉到個人銀行時記為付給所有者的資金。銷售額和手續費不變。如果該年度的 1099-K 表把這 $300 也算了進去，設計師就要向開票機構申請更正後的表格。

您的情況不一樣嗎？

• 您的 PayPal 餘額與銀行始終對不上、1099-K 表與帳簿相差很大，或多年來收入和手續費都按淨額入帳： 請把活動報告、發票清單、銀行對帳單和 1099-K 表帶到記帳，補做帳簿，並評估已提交的稅表是否需要更正。
• 您還透過其他處理商收款： 請見帳簿中的信用卡處理商付款和銷售額、付款和 1099-K 表的核對。
• 同樣的付款同時出現在 1099-NEC 表和 1099-K 表上： 請見同一筆收入出現在兩張稅務表格上。
• 1099-K 表包含了贈與或分攤的帳單： 請見支付應用程式 1099-K 表上的贈與和分攤帳單。
• 客戶的付款進入了個人帳戶： 請見個人帳戶裡的業務收入。
• 同步的發票和存款讓收入被重複計算： 請見帳簿中的重複收入。
• 您提現到美國以外的銀行帳戶，或您的業務在國外經營： 美國企業在境外的帳戶，可能有其自己的申報要求；請見FBAR：哪些帳戶要申報（涵蓋支付應用程式餘額）和公司境外帳戶的 FBAR，並按美國帳簿中的外幣帳戶記錄兌換。
• 您想了解網店的所得稅： 請見網上賣家所得稅。