未保存企業記錄的罰款：帳目不佳要付出什麼代價

沒有保存企業記錄，會被罰款嗎？

多數企業不會僅因帳目凌亂就被處以固定罰款。法律要求保存足以證明總收入、扣除額和抵免的帳簿和記錄（26 CFR 1.6001-1），而記錄不足的代價，是通過其他規則出現的。

主要的例外是需要提交 5472 表的外國人持有的美國公司：沒有提交此表，或沒有保存其要求的記錄，會被處以固定的 $25,000 罰款（IRS：5472 表填表說明）。請見外國人持有的 LLC 必須保存的記錄。

對其他企業來說，最接近「僅針對記錄」的制裁，是記錄不足通知（notice of inadequate records）。審查員發現企業記錄不足時，可以寄出這份通知，要求在 6 個月內提交糾正措施說明，並隨後再次審查。如果企業仍未實質性合規，手冊指出應考慮採取包括罰款在內的進一步執法措施（IRM 4.10.3.19）。

出現以下情況，就不算簡單：IRS 函件要求您提供無法提供的記錄、有好幾個年度落後、1099 表或支付平台的合計數超過您的帳目，或逾期提交的稅表已經被罰款。函件有回覆日期，即使帳目還沒準備好，這個日期也照樣適用，所以請先記下來。如果您已經繳了罰款，下文「是哪一種罰款」一節會按名稱幫您分類。在決定怎麼做之前，請收集每個帳戶的銀行和信用卡對帳單、所有 1099 表、已提交的稅表、IRS 通知、銷售報告和貸款文件。

無法證明的扣除額會怎樣？法院可以估算嗎？

IRS 可以否決它，這會提高要課稅的利潤。舉證責任在企業：IRS 稱之為證明稅表上的記錄、扣除額和聲明的責任，並說您必須能夠證明一項費用的某些要素，才能扣除（IRS：記錄保存）。

付款證明本身不等於扣除額的證明。銀行或信用卡記錄只能顯示錢離開了帳戶；請保留顯示該費用是為企業而發生的發票或銷售單據（Publication 583）。

對於一般費用，法院有時會讓法官估算一個合理的金額（Cohan 規則，以 1930 年的一宗法院案件命名），條件是納稅人證明了費用確實發生，只是無法證明確切數字。法院仍然要求有說服力的證據，而且這一規則不適用於差旅、禮品或汽車（全國納稅人倡導辦公室）。由於結果取決於證據和法院，這是一個不確定的備選方案。

Schedule C 的哪些行最容易被質疑，請見 IRS 會質疑的 Schedule C 費用。

哪些費用需要確切證明：差旅、禮品和汽車費用？

除非您有足夠的記錄，或有足夠的證據佐證您自己的陳述，否則差旅、禮品或列舉財產（例如用於業務的汽車）都不允許扣除（26 U.S.C. 274(d)）。按其性質不太可能被個人使用超過少量的車輛（合格的非個人用途車輛），不適用這些嚴格規則（26 U.S.C. 274(d) 和 (i)）。約略估計的金額不合格（Publication 463）。

此表針對按實際成本申報的情況。如果您符合條件，差旅餐費的標準餐費補貼，或汽車費用的標準里程費率，可以取代實際費用的證明。您仍然要用日期和目的來證明行程或業務里程。這些固定費率不屬於估計（26 CFR 1.274-5(j)；Publication 463）。

出差期間的住宿，以及金額為 $75 或以上的其他任何費用，需要收據或類似證明。交通費用在不易取得收據時可以免除（Publication 463）。這個金額界線屬於這些差旅、禮品和汽車規則，而不是一般費用的規則。較小的差旅、禮品和汽車項目，仍然需要記錄金額、時間、地點和目的。

在當時或接近當時製作的記錄，比事後準備的陳述更有分量（Publication 463）。如何保存和重建日誌，請見里程日誌必須包含什麼和重建里程日誌；含個人行程的出差，請見夾雜個人天數的商務出差。

我的記錄遺失或不完整：可以重建嗎？

可以，前提是損失超出您的控制。如果您因火災、水災或其他意外等無法控制的原因而拿不出收據，可以通過重建記錄或費用來證明扣除額（Publication 463）。這一規則針對的是您無法避免的損失。如果記錄根本沒有保存過，第三方記錄仍有幫助，但規則並不保證 IRS 會接受它們。請把重建的記錄標明為重建，寫上製作日期和依據的資料；不要補寫過去的日期，並保留原件。

IRS 為災害編寫了這份清單，但它列出的第三方記錄，可以在任何缺口中顯示收入和成本（IRS：重建記錄）：

• 收入： 銀行對帳單，因為存款應與銷售額相近，再加上以前的聯邦、州和地方稅表、銷售稅報告和工資稅稅表。
• 成本和存貨： 供應商發票的副本，最好至少追溯一年。
• 以前的稅表： 稅務明細（線上工具涵蓋個人記錄；企業要用另一種途徑），以及用 4506 表索取副本，非災害情況下這需要繳納使用費。

對於記錄不完整的差旅、禮品或汽車項目，您需要提供自己的具體陳述，再加上其他佐證證據。成本、時間、地點和日期，需要直接證據或書面證據，例如證人陳述或已付款的帳單；業務目的和關係，可以依靠間接證據，例如您的工作性質（Publication 463）。

請見遺失的企業費用收據和用銀行對帳單重建帳目。

帳目缺失時，IRS 可以自己推算我的收入嗎？

可以。企業的會計方法不能清楚反映收入時，IRS 可以用能夠清楚反映的方法計算應稅收入（26 U.S.C. 446(b)）。它的審查員手冊說，帳簿和記錄缺失或不完整、發現不規範之處，或對您財務狀況的分析顯示現金流量對不上時，適合使用正式的間接方法。手冊列出五種：資金來源與運用、銀行存款與現金支出、加成率、單位與數量，以及淨值（IRM 4.10.4）。

有三項限制很重要：

• 審查員需要有合理跡象表明可能存在未申報收入。內部控制薄弱，或企業與個人銀行帳戶混用，本身並不足以證明可以使用正式方法；手冊還要求帳簿中存在不規範之處，並把無法平衡的財務分析列為跡象之一（IRM 4.10.4）。
• 結果不必精確，但必須根據事實是合理的。
• 貸款資金、禮物或您自己帳戶之間轉帳的存款不是收入，但銀行存款法從企業和個人帳戶的所有存款開始，所以要靠記錄來顯示每一筆是什麼。

完全沒有帳簿時，手冊要求審查員查明帳簿是否曾經存在；如果已被銷毀，是誰、為什麼、在什麼時候銷毀的（IRM 4.10.4）。

帳目不佳會觸發準確度相關罰款嗎？

可能。當 IRS 發現少繳稅款，並認定是疏忽或重大少報造成的，就會課徵。罰款為該部分少繳稅款的 20%（IRS：準確度相關罰款）。

這項罰款以及下文的民事詐欺罰款，僅在已提交稅表時適用。IRS 根據第 6020(b) 條替您編製的替代稅表不算在內，但您在 IRS 聯絡您之後才提交的原始逾期稅表，可能要承擔這些罰款（26 U.S.C. 6664(b)；IRM 20.1.5.3.2）。未提交的年度則適用逾期提交和逾期繳款罰款；請見補交未提交的企業稅表。

法規說，疏忽包括沒有保存足夠的帳簿和記錄，或沒有適當地證明各項目（26 CFR 1.6662-3(b)）。所以因缺乏證明而被否決的扣除額，可能要負擔這項罰款。漏報資訊申報表（例如 1099 表）上顯示的收入，也被列為疏忽的強烈跡象。

重大少報是另一個獨立的觸發原因。測試標準取決於由誰提交（IRS：準確度相關罰款）：

合理原因和善意可以免除準確度相關罰款。IRS 會考察您為申報正確稅款所做的努力、問題的複雜程度、您的經驗，以及您為了解自己的義務或尋求幫助採取的步驟（IRS：罰款減免）。罰款也要計收利息。依賴顧問的情況，以及如何申請免除，請見記帳員的錯誤與罰款由誰承擔。

我因為記帳跟不上而繳了稅務罰款：是哪一種罰款？

請查看通知上的名稱。帳目不佳之後，可能出現幾種不同的罰款；有些與記錄本身有關，有些只與時間或存款有關。

單純帳目落後，不在 IRS 列出的可免除逾期提交或逾期繳款的有效理由範例之內。這些範例包括火災和自然災害、無法取得記錄以及嚴重疾病。IRS 按每個個案的事實判斷，而合理原因並不適用於每一種罰款，例如預估稅罰款（IRS：罰款減免）。

可能還有不取決於原因的減免。首次減免（first-time abatement）是 IRS 正在以對較新稅表的自動豁免來取代的做法，它要求前三年按時合規，涵蓋逾期提交、逾期繳款和逾期存款罰款（IRS：行政罰款減免）。您是否符合資格，以及如何申請，請見企業稅表逾期罰款。

延期只改變提交日期，不改變繳款日期（IRS：逾期提交）。兩項逾期罰款在同時適用的月份會重疊；逾期超過 60 天 的 1040 表或 1120 表，還有最低罰款；這些金額，以及合夥企業和 S 公司稅表的金額，都在同一份指南中。

如果鬧上法庭，誰要證明什麼？

納稅人一般必須證明扣除額。只有在您提出可信的證據，並同時符合三項條件時，就事實問題的舉證責任才會轉到 IRS：您遵守了證明要求、保存了所有要求的記錄，並配合了 IRS 的合理要求。合夥企業、公司或信託還必須符合法典規定的規模測試，測試看淨資產和雇員人數（26 U.S.C. 7491(a)、26 U.S.C. 7430(c)(4)）。因此，記錄不佳的代價是雙重的：扣除額可能在實質上不成立，而且轉移舉證責任的規則也用不上。

對個人而言，IRS 必須提出證據，證明罰款適用（26 U.S.C. 7491(c)）；這與您的記錄無關，也不適用於合夥企業或公司。

記錄缺失在什麼情況下會變成犯罪？

只有故意不保存時才會。根據第 7203 條，故意不保存記錄是輕罪，可處以罰金、最長一年監禁，或兩者並罰（26 U.S.C. 7203）。IRS 手冊把它當作一項獨立的罪行。故意是指自願、有意地違反已知的法律義務：是蓄意不為，不同於意外、疏忽或無意的過失（IRM 9.1.3）。帳簿雜亂或不完整，僅憑這一點並不構成犯罪。

手冊指出，如果不保存記錄包含隱瞞的動機，就會推定存在故意，而由此造成的重大差額，是定罪可能性的重要因素（IRM 9.1.3）。這裡引用的來源沒有給出記錄案件被起訴的頻率數字。

偽造記錄與缺失記錄是不同的問題。故意向 IRS 提供明知在重要事項上有假的文件，本身就是一項罪行（26 U.S.C. 7207）；手冊把雙重帳簿、虛假記錄、篡改文件和銷毀記錄，列為可以支持逃稅指控的行為（IRM 9.1.3）。對故意不保存記錄的指控，一般須在犯罪後 3 年內提起；對逃稅，以及虛假陳述或欺詐性文件，期限為 6 年（26 U.S.C. 6531）。這只是刑事期限；評定稅款和民事罰款的期限是另一回事，請見企業記錄要保存多久。

民事詐欺罰款為因詐欺而少繳部分的 75%，且對該部分取代準確度相關罰款（26 U.S.C. 6662(b)）。一旦 IRS 證實某一部分涉及詐欺，除非納稅人能證明並非如此，否則全部少繳稅款都被視為詐欺（26 U.S.C. 6663）。IRS 的詐欺手冊列出的跡象包括：多套帳簿或沒有記錄、沒有保存足夠的記錄、虛假記錄、補寫過去日期的文件、拒絕提供記錄，以及銷毀記錄，尤其是在審查開始後不久。手冊也說，沒有任何單一跡象能夠證明存在詐欺（IRM 25.1.2）。

範例

以下範例僅作說明，所有金額均以美元計。

沒有收據的現金費用

一位園藝業者的收入為 US$300,000，扣除了 US$40,000 的現金費用，卻沒有收據。如果 IRS 全部否決，就有 US$40,000 的利潤要多課稅。以假設的所得稅和自僱稅合併稅率 30% 計算，約增加 US$12,000 的稅款，其 20% 的罰款是 US$2,400，另加利息。疏忽是引發這項罰款的一種途徑；重大少報是另一種。正確的稅額不會超過約 US$90,000（收入的 30%），所以 US$12,000 的差額高於那條界線，即正確稅額的 10% 或 US$5,000 中的較大者，除非 IRS 接受合理原因，否則即使沒有疏忽的認定，罰款也可能適用。供應商的副本和工作發票仍可能支持其中一部分金額；銀行取款只表示現金離開了帳戶，所以每一筆都必須與所購買的東西對應。請現在就開始收集資料；IRS 函件上的回覆日期仍然有效。

沒有日誌的差旅

一位自僱的顧問申報了 US$15,000 的差旅費，卻沒有保存日誌或行程單。差旅需要每趟行程的金額、日期、地點和業務目的，而估計不被接受。信用卡對帳單、酒店和航空公司的副本、日曆記錄和客戶發票，可能佐證時間、地點和目的。沒有這些，整筆申報都是最容易被查的。

收據在火災中遺失

一位所有者的紙本收據在火災中燒毀。這個損失超出所有者的控制，所以適用銷毀記錄的規則。所有者或許可以用銀行對帳單、供應商副本、已提交的稅表和對事件經過的書面說明，來重建這一年的記錄，而這些證明是否足夠，由 IRS 決定。

您的情況不一樣嗎？

• IRS 要求您提供無法提供的記錄，或您收到了審查函件： 函件有回覆日期，IRS 說要在到期日前採取行動（IRS：了解您的通知或函件），所以請現在就開始，而不是等帳目重建之後。審查如何進行、您有多長時間回覆，請見 IRS 對小企業的審查，通知的含義請見 IRS 寄給您企業的通知。是否先重建這些年度，請與記帳協助一起決定。
• 您的帳目嚴重落後，稅表已逾期或已被罰款： 請見補做逾期的帳目和補交未提交的企業稅表。先處理哪份稅表，以及某項罰款值不值得爭取，請與記帳協助一起決定。
• 您的 1099 表或支付平台的合計數高於您的帳目： 請見對帳銷售額與撥款。差額是時間差、手續費、退款，還是未申報的收入，需要與記帳協助一起釐清。
• 記帳員的錯誤造成了罰款： 請見記帳員的錯誤與罰款由誰承擔。
• 您在考慮自己記帳還是請人幫忙： 請見自己記帳還是請記帳員。
• 您想知道記錄要保存多久： 請見企業記錄要保存多久。
• 企業由外國人持有，並且漏交了 5472 表： 請見漏交的外國所有者申報及罰款。