跨美加边境雇用员工

员工跨境工作，适用哪国的工资规则？

先看员工实际在哪里工作。外国雇主可能须在工作所在国代扣和申报工资税；企业注册地、银行账户或支付币种并不能决定答案。在美国工作所赚的工资可能须在美国扣税和缴付雇佣税；非居民雇主的员工在加拿大工作，通常须遵守加拿大的代扣、缴款和申报义务（IRS：外国雇主支付的工资；CRA：T4001）。

选定工资处理方式前，先分别回答三个问题：每天在哪里工作、由哪国覆盖退休金或社保缴费、由哪个州或省规定当地扣缴。美加社会保障协议通常将退休金覆盖归于工作所在国，但临时外派有例外。协议不决定所得税代扣、加拿大就业保险（EI），也不决定州或省级义务。

短期到访时，税收协定第十五条可能让工资只在员工居住国纳税：工作所在国的工资按该国币种计算不超过 $10,000；或者停留不超过 在该财政年度内开始或结束的任何 12 个月期间内，累计 183 天，且工资既非由当地居民雇主支付，也非由当地常设机构承担。第四条的居民身份判定规则可能改变协定居民身份。仅有协定免税资格并不能停止工资代扣；须使用下文适用的减免程序。

加拿大企业没有美国公司，也能雇用美国员工吗？

可以。加拿大企业通常可以直接作为雇主，并注册美国工资账户。注册美国工资账户本身不要求成立美国公司；员工是否带来其他美国营业税或注册义务，是另一个需要按事实判断的问题（IRS：外国雇主支付的工资；IRS：雇主识别号）。

适用规则要求时，加拿大雇主须把在美国工作赚取的工资按美国工资处理。IRS 表示，为外国雇主在美国工作，通常须代扣 Social Security 和 Medicare，且除非适用例外，还须缴付联邦失业税（IRS：Social Security 和 Medicare；IRS：失业税）。在美国当地雇用的员工，通常不符合社保协议中从加拿大临时外派的条件。

营业税和企业形式选择，参阅加拿大企业拓展美国业务。

第一次发工资前，需要哪些美国账户？

先取得联邦雇主识别号（EIN），再在发工资前核对工作州的代扣、失业保险、工资申报和新员工申报要求。主要营业地在美国境外的加拿大企业，可通过 IRS 国际申请程序，使用 SS-4 表或电话申请 EIN（IRS：EIN）。

美国境内的办理顺序，参阅设立美国工资处理。员工还在其他州工作，参阅员工在另一个州工作。

美国企业可以直接雇用在加拿大的员工吗？

可以。美国企业通常可直接雇用员工，并以非居民雇主身份向 CRA 注册。CRA 表示，非居民雇主的员工在加拿大提供服务，须承担与居民雇主相同的加拿大代扣、缴款和申报义务（CRA：T4001）。

仅使用美国发薪账户，并不能履行加拿大这些义务。CRA 的非居民雇主认证通常也不能用于住在加拿大并在当地工作的员工：CRA 所述豁免，针对的是在加拿大短期工作且满足协定条件的合资格非居民员工（CRA：T4001）。员工是否带来加拿大营业税义务，以及企业形式如何选择，参阅美国企业拓展加拿大业务。

处理加拿大工资，并不自动终止美国工资义务。在加拿大完成的一般工作不属于美国联邦失业税范围，即使员工是为美国雇主工作的美国公民：法律排除了在与美国签有失业保险协议的毗邻国家工作的情况，加拿大就有这类协议（美国法典：FUTA 雇佣定义；美国劳工部：协议）。美国公民或居民还须单独核对美国所得税代扣；加拿大法律要求代扣所得税时，可能适用例外（IRS：所得税代扣）。Social Security 和 Medicare 须按覆盖协议判断。

美国雇主怎样开设加拿大工资账户？

通过 CRA 的非居民企业注册程序，申请商业号码（BN）和工资扣缴（RP）账户。在加拿大境外注册或营业的企业，可以在同一份网上申请中办理两者；无法网上注册时，CRA 还列出了邮寄或传真 RC1 表的方式（CRA：非居民注册）。

注册前，收集企业法定名称、地址、所有权和联系资料、员工入职日期和工作地点，以及预计首次发薪日。随后取得员工社会保险号码、已填写的联邦 TD1 表，以及适用时的省级表，确定雇佣所属省份，在第一次付款前算好扣缴（CRA：T4001）。注册工资账户并不自动解决 GST/HST 或公司税注册；这些须按其他事实分别判断。

加拿大要扣哪些税、CPP 和 EI，适用哪个省？

员工在加拿大工作，美国雇主通常须扣加拿大所得税；雇佣属于可保就业时，还须扣 EI。CPP 须另行核对：雇主在加拿大没有营业地点时，其授权签字人可使用 CPT13 表，为通常在魁北克以外居住和工作的合资格员工申请自愿参加 CPP。雇主选择覆盖起始日期；CRA 表示，获批后不能取消。如果未建立加拿大覆盖，社保协议会将覆盖归于美国。雇主有加拿大营业地点，或员工从美国临时外派时，须核对适用的退休金覆盖规则。雇主承担规定的 CPP 和 EI 雇主缴费（CRA：CPT13 表；SSA：协议第五条）。

如果也适用美国失业保险，须另行核对 EI：雇佣须按美国州失业保险法缴费时，不属于加拿大 EI 范围。使用适用发薪期间和省份的 CRA 工资计算器或税表；仅凭员工家庭住址，不能确定雇佣所属省份（CRA：T4001；CRA：雇佣所属省份）。

适用魁北克工资规则时，须网上或使用 LM-1-V 表向魁北克税务局注册源泉扣缴，按规定代扣魁北克所得税、QPP 和 QPIP，并在 凭单所属日历年次年二月的最后一天 前提交 RL-1 税单及 RL-1 汇总表。仅有 CRA RP 账户不能完成这些申报（魁北克税务局：注册；RL-1 申报；CRA：魁北克扣缴）。加拿大一般发薪流程，参阅办理工资发放。

搬迁或临时外派后，Social Security、Medicare 或 CPP 有何变化？

美加社会保障协议通常让员工参加工作所在国的退休金制度。如果员工平时在一国受雇并参加当地制度，由在该国有营业地点的雇主派到另一国，为同一雇主或合资格关联企业工作，且预计外派时间不超过 60 个月，符合条件时可继续参加原来制度。保留覆盖的国家出具覆盖证明，用于证明可免于参加另一国制度（SSA：协议第五条及行政安排）。

预计超过普通期限的外派，或派出雇主在派出国没有营业地点，要保留派出国覆盖，须两国主管机关事先共同同意（SSA：协议第五条）。

在美国工作，先应用社保协议：通常归于美国退休金覆盖。符合协议例外时，例如持有加拿大覆盖证明的合资格临时外派，可继续参加加拿大 CPP，替代美国 Social Security 和 Medicare。加拿大 EI 和所得税代扣须按各自规则另行判断（SSA：协议；CRA：在加拿大境外受雇）。

随后要办理哪些缴款、申报和年终税单？

雇主完成注册后，发工资就会产生定期缴款和申报义务。工资账户只是起点；要把缴款与季度或年度申报及员工年终税单核对一致（IRS：第 15 号刊物；CRA：T4001）。

美国缴款逾期，罚款可能为 2% 至 15%，取决于逾期时间和通知情况。CRA 对超过 C$500 的逾期缴款，通常处以 3% 至 10% 的罚款；明知或严重疏忽而重复违规时，升至 20%（IRS：缴款罚款；CRA：逾期缴款）。

员工为非居民外国人并主张协定免税时，可能适用美国特殊规则。员工每个税务年度签署 8233 表；雇主签署接受声明，在 5 天 内把副本寄给 IRS，寄出后至少等待 10 天，才停止代扣。免税工资使用 1042 和 1042-S 表申报，不填入 W-2 表第 1 栏（IRS：8233 表说明；IRS：第 515 号刊物）。先确认员工税务居民身份及所主张的免税资格。

现有员工搬迁，何时须调整工资处理？

在第一次发放包含新国家工作报酬的工资前，重新判断。如果安大略员工搬到德克萨斯并在当地工作，仅处理加拿大工资可能不足以履行美国义务。核对美国联邦和德州雇主义务，再另行判断加拿大 CPP、EI 或所得税代扣是否继续。记录工作日期、员工居民身份、加拿大报到地点、工资支付来源，以及任何覆盖证明；搬迁可能只影响一个发薪期中的部分时间（IRS：外国雇主支付的工资；CRA：在加拿大境外受雇）。

确认搬迁是否临时、是否由同一雇主派出，以及是否持有覆盖证明。还要确认员工是否会回原国家工作。加拿大雇主短期访问认证针对合资格非居民员工，并不豁免加拿大居民员工的日常加拿大工资（CRA：T4001）。员工到加拿大工作，可能按 CRA 雇主指南产生雇佣代扣义务；另一篇服务指南说明支付给非居民企业的服务费（CRA：第 105 条指引）。

美国居民员工来加拿大短期工作且享有协定免税时，合资格美国雇主可使用 RC473 表申请 CRA 认证，申请须在加拿大工作开始前至少 30 天 送达。员工在一个日历年内在加拿大工作须少于 45 天，或停留少于 在包含付款日在内的任何 12 个月期间中，累计 90 天；认证最长有效 两个日历年。否则，员工或获授权雇主可在工作开始或首次付款前至少 30 天，使用 R102-R 表申请第 102 条豁免。两种减免都不适用于加拿大居民员工的日常工资（CRA：认证；CRA：豁免）。

第三方雇用员工或代发工资，谁承担工资税？

合同和实际雇佣关系决定如何申报；向中介付款本身，并不转移雇主税务责任。IRS 表示，使用工资服务商的雇主通常仍须负责缴款和申报，但某些正式指定代理或获认证安排有不同责任规则（IRS：第 15 号刊物）。CRA 同样表示，由服务机构代报 T4 时，雇主仍须对准确性、应付余额和截止日负责（CRA：RC4120）。在魁北克，授权或促成工资支付的工资服务商，也可能按《税务管理法》第 24.0.3 条共同承担源泉扣缴责任。

如果名义雇主服务商声称自己是法律上的雇主，取得雇佣协议、工资单上列示的雇主、使用的税务账户号码，以及缴款和年终税单证明。把中介的工资处理视为自身合规前，要在两国及工作州或省核对安排。工资服务合同与改变法律雇主身份的合同，效果不同（IRS：第三方付款人安排）。

工资欠款可能由个人承担。美国独资经营者直接承担企业雇佣税；普通合伙人可能须承担其任职期间产生的债务，例如纽约州和安大略法律所示，但有限责任合伙不同（IRS：独资经营者）。按《国内税收法》第 6672 条，控制代扣税款并故意不缴付的高级管理人员、董事、合伙人或其他人，可能须承担相当于 全部未缴的代扣所得税及员工承担的社会保障税和 Medicare 税 的罚款；IRS 通常可在核定后 10 年 内追缴，但有法定例外（IRS：罚款；26 USC 6502）。加拿大公司在违规发生时的董事，可能按《所得税法》第 227.1 条、CPP 第 21.1 条及《就业保险法》第 83 条，承担未缴代扣、CPP、EI，以及利息和罚款。加拿大追偿程序须在该人最后停止担任董事后的 两年 内开始；适用法定追缴前提及尽职抗辩。

魁北克按《税务管理法》第 23–24.0.2 条另有董事责任规则。董事可能须承担未缴的魁北克税、QPP、QPIP 和雇主缴费；加拿大居民员工的所得税如果从未被代扣，董事通常只须承担相关利息和罚款，无须承担该笔从未代扣的税本身。魁北克税务局须在董事最后离任后的 两年 内核定其责任；适用法定追缴前提，以及合理谨慎或不知情抗辩。

例子

仅作说明；所有金额均为美元。一家多伦多公司雇用一名只住在纽约州并在当地工作的员工，年薪 US$60,000，每月支付 US$5,000。多伦多公司可以继续作为直接雇主。第一次发工资前，取得 IRS EIN，核对纽约州代扣及失业保险注册，收集 W-4 表，并设立美国缴款。此外，在雇用日期后的 20 天 内，单独向纽约州申报新员工（纽约州：雇用员工）。公司记录每个纽约州工作日，通过适用的美国工资申报及 W-2 表报告美国工资，并核对其具体员工是否适用加拿大 CPP 或 EI 规则。本例不计算税额，也不假定仅雇用员工就能确定公司的美国营业税情况。

您的情况不同？

• 美国员工也在加拿大工作：这些工作日可能适用加拿大雇佣代扣。按实际工作方式核对 CRA 雇主指南。
• 美国员工在不止一个州工作：参阅员工在另一个州工作。
• 适用魁北克工资规则：向魁北克税务局注册，除 CRA T4 外，还须申报 RL-1 税单。
• 加拿大企业可能在美国有应税业务存在：参阅加拿大企业拓展美国业务。
• 美国企业可能在加拿大有应税业务存在：参阅美国企业拓展加拿大业务。
• 员工需要个人申报跨境工资：参阅为海外雇主在美国工作或跨境工作。
• 员工可能属于承包人：参阅可能属于员工的承包人或加拿大工资审计与雇佣身份裁定。
• 已漏缴或漏报美国工资税：参阅拖欠工资税。
• 正在选择直接雇用还是使用第三方雇主：先收集合同、工作地点和日期、过往工资记录、注册资料及覆盖证明，再寻求记账和工资帮助。