共同房東與物業管理人的業主資金信託記帳

我替業主代收的租金，是我的收入，還是只有我的管理費才是？

一般只有您收取的管理費：當您以業主代理人的身份安排短租或度假出租，而業主仍是房東時，就是如此。下面的分錄以這種代理關係為前提：業主的份額與您的管理費分開記錄，您的管理費在稅表上如何申報，由您的報稅員決定。在資訊申報方面，IRS 也採用相同的模式：代理人代收租金，扣除佣金和維修付款後，把餘額轉給業主，就須針對付給業主的租金和付給維修人員的款項辦理資訊申報（財政部法規第 1.6041-1(e)(5) 條，範例 5）。

除了下面介紹的資訊申報規則，這筆錢是否屬於信託資金、為誰持有，要看您與業主簽訂的書面管理協議和您所在州的法律。

以下情況就不簡單：

• 您可能是委託人，而不是代理人。 如果您向業主租下單位再轉租，或保證付給業主固定金額，住客付款可能是您的收入，付給業主的款項則是您的成本。使用下面的代理分錄前，請先讓報稅員審閱該協議。
• 兩位以上業主共用一個帳戶，或有業主要求提供結算單。 沒有每位業主各自的分類帳，就沒有人說得清哪筆錢屬於誰，也無法提供與銀行核對一致的結算單。
• 您所在的州把這筆錢視為信託資金。 請見下面的執照和信託帳戶部分。
• 平台的 1099-K 表以您的名義開立。 表上可能包含所有業主的預訂金額，而不只是您的管理費。
• 業主就美國稅務而言可能是外國人，不論業主是否住在國外。付給外國人的租金適用另一套預扣和申報規則，控制或收到租金的人可能是扣繳義務人（Publication 515）。第一次撥款前，請先確認每位業主的身份；請見非居民房東。

您也許根本不必代管業主資金。 如果預訂平台直接付款給每位業主，您只收自己的管理費，業主資金就不會經過您的帳戶。本頁談的是住客款項先進入您帳戶的情況。

請準備：每份管理協議、每筆預訂一行的平台撥款報告、銀行對帳單、載明各業主稅務分類的業主清單、存款記錄，以及您的執照狀態。

業主資金該放在哪裡：我自己的帳戶、每位業主一個帳戶，還是信託帳戶？

聯邦沒有規定該用哪種帳戶，由您的協議和所在州決定。如果州房地產法適用於您，州法可能要求使用信託或託管帳戶。業主資金與您自己的錢分開存放，每月最容易核對一致。

佛羅里達州的做法可作參考。經紀人須在收到受託資金後，立即將其存入所有權公司或銀行的託管帳戶，或存入自己管理的信託或託管帳戶，直到獲得適當授權才能支付。經紀人可在物業管理託管帳戶中存放最多 $5,000 的自有資金或經紀公司資金，記錄規則由房地產委員會制定（佛羅里達州法規第 475.25(1)(k) 條）。佛羅里達州經紀人每月須編製一份書面報告，比較信託負債總額與對帳後的銀行餘額，列出在途存款和未兌現支票，再審閱、簽名並註明日期，同時說明任何差額及糾正措施（規則 61J2-14.012）。紀律處分可能包括暫停或吊銷執照，以及每項違規最高 $5,000 的罰款（475.25(1)）。

無論您選哪一種，每月的檢驗都一樣：調整後的銀行餘額，等於各業主餘額、押金和準備金的總和，再加上您刻意留在帳戶內並單獨列示的自有資金。不要為了讓數字吻合而改動業主餘額；每一筆短缺都要清楚列出。若要為每處出租房設立獨立帳戶，請見為每處出租房設立獨立銀行帳戶。

替業主收租或管理出租房，需要房地產執照嗎？

視各州而定。有些州要求，凡是收費替他人出租房產的人都須持有執照，法規看的是您實際做什麼，而不是您的頭銜。自稱共同房東，並不能決定結果。

佛羅里達州豁免這樣一種人：為他人並收取報酬，出租依第 509 章領有執照、供短期入住的公共住宿場所（475.011(11)）。第 509 章另行界定了場所和入住：短期入住指暫時性的入住，包括住在度假出租單位，除非書面協議載明該單位是住客唯一的居所（509.013）。入住時間長短本身並不決定能否豁免。您管理的較長期租約，或沒有領照的單位，不在豁免範圍內。請向州主管機關確認該單位的執照和入住安排。

是否需要執照屬於法律問題。如果是其他州，請在替業主收租之前，先向該州的房地產委員會查詢。

如何設定帳簿，才能顯示每位業主的餘額？

把業主資金記在負債帳戶而不是收入，並在每一行標上業主姓名，一份報表就能顯示每位業主的餘額。業主不多時，也可以改為每位業主設一個子帳戶。

把押金和準備金各自單獨記一行，撥款時就不會動用到它們。

每月檢查四件事：

1. 調整後的銀行餘額（對帳單餘額，減去未兌現的付款，再加上在途存款）與現金分類帳一致，而且業主餘額、押金和準備金能說明該分類帳的組成。
2. 沒有任何業主餘額低於零。餘額為負，表示是您或其他業主替這位業主墊了錢。
3. 每筆平台撥款都對應一筆銀行存款。
4. 付給業主的每筆款項都有結算單作依據。

用試算表、帶業主標記的分類帳，還是會計軟體來處理這些，請見試算表、軟體或記帳員；按 Schedule E 各行設定的帳戶名稱，請見出租房會計科目表。

如何記錄包含業主份額的預訂平台撥款？

先把存款記為已收款項，再按平台撥款報告，依預訂和房產拆分。業主的份額計入該業主的餘額；您以業主代理人的身份行事時，這部分都不是您的收入。

1. 下載撥款報告：預訂、房產、住客收費、平台費用、退款，以及平台代收的稅款。
2. 把報告總額與一筆銀行存款核對。
3. 把每筆預訂計入其業主的餘額；如果協議規定平台費用由業主負擔，則先減去平台費用。
4. 把您的管理費從該餘額中扣除，賺取時再轉入管理費收入。
5. 平台代收並代繳的稅款，不要算進任何人的收入。如果須由您自己收稅並繳稅，這筆稅款是負債；請見租金的銷售稅和入住稅。
6. 把報告與當月記錄一起歸檔。

如果在您付款給業主之後，才出現住客退款或平台索賠，由協議決定誰承擔。每一行都保留住宿日期，結算單和撥款才會一致。

一筆存款通常涵蓋多位業主，所以應以業主分類帳而不是銀行登記簿為準。業主的租金是住客的總付款還是淨撥款，這是業主一方的問題，請見預訂撥款：總額還是淨額。

如何記錄我的管理費、清潔費和我替業主墊付的費用？

以業主代理人的身份行事時，您的管理費是您的收入，而您替業主支付的費用屬於業主，不是您的。

每筆費用都要保留收據，因為業主的結算單會逐項列出。如果您用業主資金僱用並付款給維修人員或清潔人員，提交 1099-NEC 表的人可能就是您（見下一節）。

如何處理我替業主代管的押金和預付租金？

對業主而言，為日後退還而代管的押金，收到時一般不算收入；預付租金則一般在收到的當年計入收入，而不是等它所涵蓋的期間開始時才計入（Publication 527）。如果業主授權您以業主代理人的身份收租，您收到款項就視為業主收到，即使您日後才把錢轉給業主（Publication 538）。如果協議對您的代理人身份含糊不清，請讓報稅員審閱，並記錄每筆付款的收款日期。押金何時變成收入，請見出租帳簿中的押金。

在您的帳簿中，把每筆可退還押金記入該業主的代管押金帳戶，並且不要算進業主可提取的餘額。預付租金在稅務上不是押金：按收款當天的日期，作為租金記入業主餘額，並註明它所涵蓋的期間。州法仍可能限制預收租金。佛羅里達州法規涵蓋的住宅租賃，預收的租金如果不是下一個租期的租金，須在該租期開始前分開存放（佛羅里達州法規第 83.49 條）。受限制的預收租金要放在押金這一行，不要放進業主可提取的餘額。稅務時點與是否允許撥出現金，是兩個不同的問題。

我須提交哪些表格？如果平台的 1099-K 表開在我名下怎麼辦？

您可能須為每位美國業主提交一份 1099-MISC 表，並為您僱用的每位承包人提交一份 1099-NEC 表。平台以您的名義開立的 1099-K 表則是另一個問題。

先記錄每位業主的美國稅務身份。向美國人（包括住在國外的美國公民）索取 W-9 表。外國業主一般改交 W-8 表；付給外國業主的美國租金可能須預扣稅款並使用 1042 表和 1042-S 表，而不是下面的 1099-MISC 表。有效的 W-8ECI 表可能改變預扣的處理方式（Publication 515）。扣繳義務人如未預扣，須對該稅款負責（26 U.S.C. 1461）。第一次撥款前，請先看非居民房東。

如果您全年提交各類資訊申報表合計達 10 份或以上，就必須以電子方式提交，因此您的 1099 表和其他資訊申報表一旦達到這個數量，就適用電子申報日期（1099-MISC 表和 1099-NEC 表填表說明）。

1099-MISC 表和 1099-NEC 表填表說明指出，物業管理人須使用 1099-MISC 表申報轉交給業主的租金。填表說明一般豁免付給公司的款項，包括以 C 公司或 S 公司身份課稅的 LLC，並把以信用卡支付或經第三方網路支付的款項留給 1099-K 表。收款人未提供納稅人識別號碼時，可能適用 24% 的備用預扣稅，因此請在第一筆付款前，向每位美國業主和每位承包人索取 W-9 表（Publication 1099）。

只有當您是付款方時，才須為承包人提交 1099-NEC 表。是否為付款方，要看您是否履行管理或監督職能，或對該筆付款有重大經濟利益，而不只是依他人指示開支票（財政部法規第 1.6041-1(e)(1) 條）。管理人僱用清潔人員並用代收的租金付款，如同法規範例中的代理人，就是在履行這些職能。您的安排中誰是付款方，以及哪些清潔人員和雜工需要表格，請見房東的清潔人員和雜工適用的 1099 表。

業主的 1099-MISC 表該填哪個金額，並不簡單。填表說明寫的是「轉交的租金」。法規則說，申報的金額是收款人總收入中須計入的金額，在許多情況下是扣除費用、佣金和支出前的總額（財政部法規第 1.6041-1(f) 條）。提交前，請先與報稅員確定金額。

如果平台的 1099-K 表開在您名下，表上的總金額不會扣除費用或退款，還可能包含屬於他人的款項（IRS：收到 1099-K 表後該怎麼辦）。收到 1099 表、但表上的款項屬於別人的人，稱為名義持有人；名義持有人須以自己為付款方，為每位其他業主提交並提供 1099 表（Publication 1099）；1099-K 表填表說明對替他人收取平台付款再轉出的人，也有相同的說明（1099-K 表填表說明）。

Publication 1099 指出，名義持有人一般提交與其收到的相同類型的表格，這指向平台款項適用 1099-K 表。彙總收款人規則則更進一步：從支付結算實體為參與收款人收取款項再分發的人，就這些收款人而言被視為支付結算實體（財政部法規第 1.6050W-1(d)(1) 條）。可作為信用卡或第三方網路付款申報的款項，依該規則申報，不再同時適用 1099-MISC 表的規則；判斷適用哪項規則時，不考慮小額付款門檻（1099-K 表填表說明）。您的安排是否符合該規則，以及上面 1099-MISC 表的各列仍涵蓋哪些付款，需要報稅員判斷。就第三方網路付款而言，當年付款超過 $20,000 且交易筆數超過 200 筆交易 時，聯邦一般須提交 1099-K 表，平台也可能在低於這些水準時寄出表格（1099-K 表填表說明）。表上顯示的金額超出您自己的管理費時，如何只申報您自己的管理費，請見別人銷售款項的付款表格和有誤或更正後的平台稅表。

有三點需要看過您的協議和撥款報告的報稅員來判斷：業主表格上的金額、彙總收款人規則是否適用於您的平台款項，以及您是否為付款方。

1099 表缺漏或有誤，按本稅務年度表格的一般標準，每份可能罰款 $340；及早更正可能較低，故意不理會則更高；給收款人的報表另有罰款（Revenue Procedure 2025-32）。業主一方如何處理平台表格，請見付款平台為出租收入開立的 1099-K 表。

每位業主每月需要什麼樣的結算單？

聯邦沒有規定固定格式的表格。業主須申報全部已收租金並扣除費用（Publication 527），所以結算單必須同時提供這兩項資料。

年底時，向每位業主提供一份與 1099-MISC 表相符的年度摘要。業主如何把您的結算單轉成 Schedule E，請見帳簿中的物業管理人業主結算單。

如果業主資金被用在另一位業主身上，或與我的錢混在一起，該怎麼辦？

根據銀行和平台記錄重建每位業主的分類帳，再算出缺口。共用帳戶的銀行餘額看起來可能正常，但其中某位業主的餘額其實是負數，由其他業主墊付。

管理人通常採取的步驟；請先查看您的協議和州法規定：

1. 重建每位業主的餘額：從最後一個核對一致的月份起，根據銀行對帳單和撥款報告重建。
2. 列出所有負餘額。 每一筆都代表從其他業主或從您那裡挪走的錢。
3. 向您所在州的房地產委員會查詢，信託或託管帳戶出現短缺是否須通報，以及是否適用撥款期限，然後再調動資金或暫停撥款。
4. 暫停您暫時無法依據記錄支付的撥款，直到各分類帳與銀行核對一致，除非協議或州法訂有撥款期限。
5. 補回資金。 把自己帳戶的錢轉入業主資金帳戶，只有協議允許您代墊費用時，才把這筆金額記為應收業主款項。州信託規則可能限制您在該帳戶中存放自有資金的金額（佛羅里達州允許最多 $5,000），因此請先問清楚委員會要求怎樣補足短缺。
6. 寫下事情經過，並保存更正後的分類帳。

在佛羅里達州，未能交代不屬於經紀人的資金，或未按期交付，是紀律處分的事由（475.25(1)(d)）。請見修正混用的資金和根據銀行對帳單重建帳簿。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

三位業主的共同房東

3 月，預訂平台在扣除自身費用後，把 $9,000 付入某位共同房東的帳戶。她與業主簽的協議訂明管理費為 15%，並允許她把清潔費記到業主頭上。撥款前，她已為退房清潔墊付 $600。

她以業主代理人的身份計算，收入是 $1,350。$600 用於償還她的墊款，記到業主頭上，不列為她的支出。其餘 $7,050 留在業主資金帳戶，是欠三位業主的款項。

十二位業主共用一個帳戶

一位管理人把所有業主的錢放在同一個帳戶。月初，業主 A 的租金還沒到，她就先付了 A 的 $4,000 維修費。銀行餘額看起來仍然正常，但每位業主的分類帳顯示 A 的餘額是負 $4,000，由其他十一位業主墊付。她一般會立刻把 $4,000 自有資金轉入該帳戶；如果協議允許她代墊費用，就把這筆錢記為應收 A 的款項，再從 A 的下一筆租金中收回。沒有分類帳的話，要等到另一位業主的撥款不足，她才會發現缺口。

佛羅里達州管理人與業主的 1099-MISC 表

一位持有佛羅里達州執照的經紀人替一位業主收到 $2,000 租金，收款後立即存入她的信託或託管帳戶。這一年她替該業主共收取 $30,000 租金，留下 10% 的管理費 $3,000，用業主的錢付給雜工 $2,500，並匯給業主 $24,500。她一般會向該業主提交 1099-MISC 表。法規指向業主的租金總額 $30,000，而不是她匯出的 $24,500，所以她提交前先與報稅員確認金額。她預計向雜工提交 1099-NEC 表；這位雜工是她僱用並以支票付款的個人，$2,500 超過門檻。

您的情況不同嗎？

• 您在同一個帳戶中為兩位以上業主代管資金，或有業主要求提供結算單，而您的記錄無法顯示哪筆錢屬於誰： 帳戶結構、您須提交的 1099 表，以及執照或信託帳戶的問題，都取決於您的協議和所在州。請從記帳協助開始，並向州房地產委員會查詢您是否需要執照或信託帳戶。
• 業主資金已與您的錢混在一起，或有業主透支： 請見修正混用的資金，並尋求記帳協助來重建分類帳。
• 您的帳簿已落後數月，或 1099-MISC 表或 1099-NEC 表已逾期： 請見補做逾期帳簿，並尋求記帳協助。
• 您向業主租下單位再轉租，或承諾付給業主固定金額： 住客付款可能是您的收入，而不是業主資金。請尋求記帳協助，為這種安排設定帳簿。
• 住客透過您繳納住宿稅或入住稅： 請見租金的銷售稅和入住稅。
• 您是業主，正在閱讀管理人寄來的結算單： 請見帳簿中的物業管理人業主結算單。
• 出租房由 LLC 持有： 請見每處出租房一家 LLC 的帳簿。
• 業主就美國稅務而言可能是外國人： 您可能是須預扣稅款的人；請見非居民房東。