出租物業記帳：用試算表、軟體還是記帳員？

不管用哪種系統，出租物業的帳簿必須顯示什麼？

您的記錄必須能證明稅表上的每一筆出租收入和每一項扣除，至於用哪種系統，由您自己決定。凡須繳納所得稅的人，都必須保存足以證明總收入、扣除額和抵免的永久帳簿或記錄（26 CFR 1.6001-1）。IRS 表示，您可以使用任何適合該業務、能清楚顯示收入和費用的系統，而每一筆記錄的證明責任都在您（Publication 583；IRS 記錄保存說明）。Publication 583 是針對企業寫的，而出租物業算不算企業，要看具體事實；另外，Schedule E 填表說明也要求您保存記錄，以支持該表上的每一項。

您計算應稅收入和記帳必須採用同一種會計方法（Publication 583），所以請確認軟體產生的每份報表，用的都是您報稅時採用的方法。大多數個人使用現金收付制：租金在收到的年度計入，費用在支付的年度計入（Publication 527）。

選擇系統時，要看帳簿必須產生什麼，不要只看房子的數量。如果您需要資產負債表、每個 LLC 各自的帳簿，或需要給貸款機構或報稅員的報表，就應考慮下表中的軟體和記帳員這兩種方式。第二個範例中，兩個 LLC 名下有十八套房子，就屬於這種情況。

如果出租物業分屬多個 LLC 或由共同所有人持有，貸款機構要求提供損益表或資產負債表，報稅員一再向您要數字，您即將更換系統，帳目落後，或數字與銀行對不上，這樣的出租物業帳目就不算簡單。下面各節會說明每種記帳方式在哪裡不再適用。

先備齊：物業清單；每筆貸款的對帳單；每次購買的交割結算表；租約和所收押金的清單；最近一次提交的稅表；以及每個與出租物業有關的銀行和信用卡帳戶的對帳單。

出租物業用試算表夠不夠？

試算表可以夠用，條件是它能顯示每處物業全年的收入和費用，每月都與銀行核對一致，並有獨立的貸款、押金和資產記錄作為支持。IRS 不排除任何格式：紙本帳簿的每項要求同樣適用於電子記錄（IRS：應保存哪些記錄；Publication 583）。該出版物指出，單式記帳系統只記錄收入和費用的流動，對剛起步的小型企業來說可以既簡單又實用。

每處物業一個分頁的試算表，在以下情況會不再適用：

Publication 583 沒有提到試算表，所以不能確定它對電腦化系統的檢驗標準如何適用於試算表檔案。為每個已結帳的年度保留一份唯讀副本，是個簡單的控制辦法。任何小型企業使用試算表的情況，請參閱用試算表記帳。

出租物業的帳簿，除了收入和費用，還需要記錄什麼？

出租物業的帳簿還要追蹤不屬於收入或費用的款項：貸款本金、租客押金、每處物業及其改善工程的成本，以及所有者自己的資金。Schedule E 只列出每處物業的收入、費用和折舊（Publication 527），所以這些項目不會以原本的形式出現在表上，但表上出現的數字卻取決於它們。

IRS 還說，凡是影響計稅基礎的項目，都要保存準確的記錄（Publication 551）。購入物業怎麼入帳，請參閱出租物業交割結算表的入帳方式；押金請參閱出租帳簿中的押金。

追蹤出租收入和費用，什麼時候需要會計軟體？

如果帳簿除了收入和費用清單，還需要資產負債表，就適合用會計軟體：比如有貸款、所收押金、需要折舊的資產、不止一個實體，或貸款機構、報稅員要求提供報表。Publication 583 把複式記帳系統描述為自我平衡，資產、負債和淨值帳戶永久保持開立，並說它有內建的檢查與制衡機制（Publication 583）。

任何電腦化系統都必須產生清晰可讀、能支持稅表的記錄。系統記錄必須與帳簿和稅表相符，而且您必須保存系統的說明，包括會計科目表（Publication 583）。任何軟體都應該把每筆交易歸到一處物業，把貸款、押金和固定資產作為資產負債表帳戶來保存，並把所有者的資金與收入和費用分開。還有兩項檢查值得做；第一項反映 IRS 在審查中的要求，第二項只是一種控制措施，不是 IRS 的要求：

• 它能匯出完整檔案，而且停止付費後，您還能保留一份副本。IRS 表示，如果帳簿保存在軟體裡，在大多數情況下審查人員會要求提供會計軟體的備份檔案，雖然範圍較窄的審查可能不需要，並且說明已轉換成試算表的記錄，無法充分進行完整性測試（IRS 常見問題）。
• 它能關閉已申報的年度，讓這一年的數據不會在無人察覺的情況下被更改。

有多個實體時，要把每個實體的帳戶、貸款和所有者資金分開；擁有不止一項業務的所有者，應為每項業務各自保存一套完整而獨立的帳簿（Publication 583）。請參閱每處出租物業一個 LLC 的帳簿。沒有任何官方資料會為各個軟體排名。要在它們之間做選擇，請參閱通用會計軟體怎麼選；取消訂閱時該保留哪些記錄，請參閱取消會計軟體時要保留的記錄。按物業設定帳戶，請參閱出租物業的會計科目表。

房東用的記帳應用程式應該追蹤什麼？

房東應用程式要記錄的不只是收入和支出，才算是一套完整的出租物業帳簿。沒有任何 IRS 資料會點名或排名某個應用程式，所以請用帳簿必須包含的內容，來檢驗任何出租物業軟體：

如果應用程式只記錄收入和支出，貸款餘額、所收押金、物業成本和折舊就要另外保存，例如放在貸款表、押金清單和資產清單裡。折舊歷史是稅表所依賴的記錄；如果遺失了，請參閱重建遺失的折舊表。不管免費還是付費的應用程式，都用同樣的方法檢驗，並把它自動分類的銀行交易逐筆與對帳單核對。

記帳員每月為出租物業所有者做什麼？哪些事還是由我負責？

記帳員可以做每月的記帳工作，但保存足夠記錄的責任，以及證明稅表內容的責任，仍然屬於納稅人。IRS 表示，納稅人有責任保存足夠的帳簿和記錄來支持其稅表（IRS 常見問題；26 CFR 1.6001-1）。記帳員負責記帳和對帳；稅表以及任何稅務選擇，則由您和報稅員一起決定。

無論由您自己還是記帳員為出租物業所有者記帳，每月都有這些工作：

銀行記錄只顯示付給誰，不顯示買了什麼，也不顯示用於哪處物業，而且光有付款證明並不能確立扣除資格（Publication 583）。所以文件和說明要由您自己保管。物業、實體、帳戶和每月交易越多，要記錄和核對的就越多，補做往年的帳目還會增加補帳工作。

費用請參閱記帳員每月收費多少。想比較自己動手和請人，請參閱自己記帳還是請記帳員。想檢查記帳員的工作，請參閱檢查記帳員的工作。每處物業或每個 LLC 是否都需要單獨的銀行帳戶，請見每處出租物業一個銀行帳戶。

怎樣讓任何系統都對應 Schedule E 每處物業一欄的格式？

每一行收入和費用都要按物業記錄，因為 Schedule E 為每處出租物業各設一欄。第一部分列出每處物業的地址和類型，以及按公平租金出租的天數和個人使用天數，然後在 A、B、C 欄列出租金、費用和折舊。如果物業超過三處，您可以附上所需數量的 Schedule E，並把合計數填在其中一份上（Schedule E 填表說明）。

用哪種表，要看實體的類型。美國境內的單一成員 LLC，在所得稅上一般不算獨立實體，所以其出租收入填在所有者的 Schedule E 上（Schedule E 填表說明）。有兩位或以上成員的美國境內 LLC，一般歸類為合夥企業，除非選擇按公司課稅（IRS：LLC）；如果 LLC 只由夫妻以夫妻共同財產持有，IRS 接受兩種處理方式（Revenue Procedure 2002-69）。合夥企業一般在 8825 表上申報出租房地產，該表同樣為每處物業設一欄，每頁四處（8825 表填表說明）。成員變動會改變所用的表：只有一位成員的 LLC 增加第二位成員後，從此是合夥企業；合夥企業減為一位成員後，則成為被忽略實體（26 CFR 301.7701-3(f)）。無論哪種情況，帳簿都要按物業來報告。請參閱每處出租物業一個 LLC 的帳簿、夫妻和家庭 LLC，以及共同持有的出租物業：用 Schedule E 還是合夥企業稅表。

如果由物業經理代收租金，經理的月結算表顯示的是淨額；請參閱把業主結算表轉換成 Schedule E 的數字。

怎樣從試算表轉到會計軟體，又不丟失歷史記錄？

選一個乾淨的啟用日期，為每個銀行帳戶、貸款、押金和資產輸入期初餘額，並把已結束的試算表和那一年的記錄一起保存。稅務年度的第一天最理想，因為這樣每份稅表都只來自一個系統。年度中途切換，意味著同一年的 Schedule E 要用到兩套記錄；請參閱年度中途更換會計軟體。

1. 結清舊年度。在切換日把每個銀行和信用卡帳戶與對帳單核對一致。
2. 保存試算表。把它作為唯讀副本，與那一年的記錄一起保存。它是舊期間的原始記錄，也是稅表的依據。
3. 期初餘額要根據文件，不要憑記憶。現金用期末銀行對帳表，包括未兌現的支票和在途存款；債務用每張信用卡和每筆貸款的對帳單；所收押金用押金清單；每處物業的成本和累計折舊，則用交割結算表和最近一份折舊表。權益等於資產減去全部負債（Publication 583）。如果有差額，要查明原因，不要直接記入權益。合夥企業要分別結轉每位合夥人的期末資本，並保存報稅員的稅務計稅基礎資本記錄（1065 表填表說明）。
4. 輸入餘額，不要輸入舊交易。只在報表需要時才帶入明細。未兌現的支票和在途存款作為對帳項目結轉，這樣它們日後兌現時，就不會產生新的收入或費用。
5. 沿用同一種會計方法。從現金收付制改為權責發生制，等於更改會計方法，一般需要 IRS 批准（Publication 538）。
6. 檢查第一個月。貸款餘額應與貸款機構的對帳單一致，現金在扣除未兌現的支票和在途存款後，應等於銀行餘額。

期初餘額的具體做法，請參閱更換會計師後的期初餘額。

出租物業的記錄要保存多久？電子副本夠嗎？

稅表上某一項的依據記錄，要保存到該稅表的時效期間結束，一般是在提交日期與稅表到期日兩者中較晚的那個日期之後 3 年，因為提前提交的稅表視同在到期日提交（IRS；Topic 305）。合夥企業（包括按合夥企業課稅的多成員 LLC）通常要把記錄保存到：每位合夥人稅表及合夥企業自己稅表的到期日與提交日期中較晚者之後 3 年（1065 表填表說明）。

出租物業的購買、改善工程和折舊記錄，要保存到您因出售等應稅處置而處置該物業那一年的時效期間結束。如果是免稅交換，舊物業的記錄也要保存，直到您處置新物業那一年的時效期間結束。其他保存期限，包括未申報收入超過所示總收入的 25% 時適用的 6 年，請參閱企業記錄要保存多久。也請保存已提交稅表的副本。貸款機構和保險公司要求的保存期限可能比 IRS 更長（Publication 583）。

電子副本必須符合與紙本帳簿相同的 IRS 檢驗標準，包括應要求提供清晰可讀的記錄，才算足夠。只有在系統經過測試，且有程序確保它持續合規之後，您才可以銷毀紙本原件（Publication 583）。收據請參閱用掃描的收據取代紙本和出租物業的記錄和收據。

年底要把什麼交給報稅員？

請把帳簿和帳簿所依據的文件都交給報稅員，不要只給一份列印件。Schedule E 及其背後的記錄（填表說明）需要：

• 每處物業的地址、類型、按公平租金出租的天數，以及個人使用天數。
• 全年按物業分列的損益表，並與銀行對帳單核對一致。
• 每家貸款機構的年終對帳單或 1098 表，用來核實已付利息。
• 房產稅和保險費的帳單。
• 買入或賣出的物業的交割結算表，以及任何改善工程的發票。
• 資產清單：成本、土地和建築物的劃分、可供出租的日期、已提折舊，以及以往的 4562 表；原本自住的房子，還要有轉為出租時的價值。
• 年底按租客列出的所收押金。
• 為提供服務而獲付款的工作人員的姓名、地址，以及各自獲付的金額；請參閱房東的 1099 表。
• 物業經理提供的年度結算表，以及平台的付款報告。
• 如果您可能適用合資格營業收入扣除的出租安全港（取決於提供出租服務的時數）：每個出租房地產企業各自獨立的收入和費用記錄，以及當時就記下的時數、服務、日期和執行人的日誌。聲明必須附在按時提交的原始稅表上（Revenue Procedure 2019-38；IRS）。
• 上一年的稅表。

帳簿中的年底步驟，請參閱年底結帳清單。

舉例

以下範例僅作說明；金額以美元計。

三套公寓、一位所有者、一份試算表

一位所有者有三套公寓，每月租金合計 $5,400，每套各有一筆貸款，沒有貸款機構要求提供報表。工作簿為每處物業設一個分頁，租金和費用依 Schedule E 的行次記錄；另有貸款表，依貸款機構的對帳單把每筆還款拆分為利息、本金和託管部分；一份押金清單；以及一個記錄成本、土地比例和折舊的資產分頁。每個月的合計數都與銀行對帳單核對。租客一筆 $1,800 的押金，租約結束時要退還，記在押金清單上，不計入租金。年底，這三個分頁填滿同一份 Schedule E 的 A、B、C 欄。

兩個 LLC 名下十八套房子，貸款機構提出要求

一位所有者在兩個 LLC 名下有十八套房子，每月租金合計 $40,000，貸款機構要求提供損益表。試算表已經無法與銀行餘額核對一致，也無法與兩個實體的貸款和押金核對一致。所有者改用會計軟體，為每個 LLC 各建一套帳簿，每筆交易都標記所屬物業，並請記帳員每月對每個帳戶對帳。貸款機構要的損益表直接從帳簿產生。稅表用 Schedule E 還是 8825 表，要看每個 LLC 有幾位成員以及是否做過稅務選擇；無論哪種，數字都是按物業分列的。

1 月 1 日切換

一位所有者在 1 月 1 日從試算表改用軟體。12 月 31 日，每個銀行帳戶都已對帳，試算表以唯讀方式與那一年的記錄一起保存。期初餘額來自：附有未兌現支票和在途存款的期末銀行對帳表、每家貸款機構的年終貸款對帳單、押金清單，以及附有最近一份折舊表的資產分頁。期初權益等於資產減去負債，任何差額都要查明，不能直接記入權益。第一份按物業分列的損益表只涵蓋 1 月，舊試算表則留作舊年度的存檔。

您的情況不同嗎？

• 一個物業一個分頁已經不夠用：有多個 LLC、貸款機構要求提供損益表或資產負債表、報稅員不斷向您要數字，或即將更換系統。這時記帳方式必須追蹤什麼、每月由誰記帳，以及歷史記錄如何帶過去，取決於您的實體、貸款和使用的軟體。這正是記帳協助能幫上忙的地方；另請參閱為貸款機構編製出租物業損益表。
• 您的出租物業帳目落後，或缺少好幾年：請參閱補做出租物業帳目；重建好幾年的帳目，正是記帳協助能幫上忙的地方。
• 物業在 LLC 名下，或有共同所有人：請參閱每處出租物業一個 LLC 的帳簿和LLC 持有出租物業。
• 您在年度中途切換系統：請參閱年度中途更換會計軟體，然後再看記帳協助，了解如何把歷史記錄帶過去。
• 您住在美國境外，或出租物業在美國境外：請參閱境外所有者持有的美國出租物業和出租境外的房子；跨兩個國家的帳目，正是記帳協助能幫上忙的地方。
• 有平台或物業經理向您付款：請參閱平台付款，按毛額還是淨額記和經理的業主結算表。
• 缺少收據或折舊歷史：請參閱出租物業的記錄和收據和出租物業漏提的折舊。